Consejos para la Instalaci

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ICGFM MiamiInstalación de un IFMS

• Consejos para la Instalación de un IFMS
• Mayo de 2007

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Definición del Escenario

• Ud. es el Ministro de la Hacienda del País X
• Ud. acaba de firmar un contrato por un valor de
  varios millones de dólares con un proveedor para
  instalar un IFMS para todo el gobierno.
• Ud. está contento!
• Pero, Qué hará Ud. ahora?

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Ud. empieza a preocuparse!

• Por qué?
• Porque, hasta cierto punto, la mayoría de los
  proyectos de IFMS casi siempre fracasan
• Y
• Porque Ud. ya debe haber hecho una serie de
  preparaciones
• Pero, principalmente
• Porque es justamente aquí donde el trabajo
  empieza de verdad!

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Principales etapas de la instalación de un IFMS
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Diseño de la configuración

• El proveedor debe configurar su paquete para que
  esté de acuerdo con las características
  especificadas
• La configuración debe atenerse a las opciones del
  sistema
• Por eso, se realiza a través de las
  actualizaciones del sistema
• Clasificación del presupuesto/carta de cuentas
• El aspecto más crucial y difícil de la
  configuración
• Esto establece la estructura de contabilidad e
  informes
• Una tarea para contadores y no para especialistas
  en TI
• Cada paquete tiene sus propios límites y
  terminología
• Flujo de trabajo
• Definido en la mayoría de los paquetes
• Cambios al flujo de trabajo del paquete podrán
  causar grandes problemas
• Contrabalancear con la necesidad de cumplir con
  los procedimientos y prácticas gubernamentales
• Asegurar que se cumpla con las Reglas Financieras
  o que las mismas sean corregidas

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Arquitectura del sistema

• Base de datos central o
• Bases de datos distribuídos

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Necesidades de hardware redes

• Sitio de desarrollo
• Para que el proveedor elabore y pruebe los
  sistemas
• Sitio de capacitación
• Servidores de producción
• Dependen de la arquitectura del sistema
• Probablemente habrá servidores múltiples para
  funciones diferentes
• Si hay bases de datos distribuídos habrá
  replicación en cada sitio
• Arreglos de apoyo y recuperación después de un
  desastre
• Equilibrio entre costos y riesgos
• Redes y sitios de enlaces
• Redes de área amplia y metropolitanas
• Opciones de tecnología
• P. ej., fibra óptica , red inalámbrica, satelital
  
• Redes en sitios individuales
• De quién es la responsabilidad?

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Pruebas

• Al Hacer Pruebas
• Pruebas extensivas con datos en vivo
• Habrá probablemente una serie de módulos
  elaborados y probados separadamente, p. ej.
• Presupuesto, compromiso, libro mayor, ingresos,
  informes, nómina, etc.
• Se Requiere
• Guiones de prueba
• Desarrollo de formatos de salida
• Cumplimiento de las IPSAS
• Estructuración de un proyecto de pruebas
• Equipos de usuarios que realicen las pruebas
• Firma de aprobación necesaria en la serie de
  etapas
• Diseño de la configuración, prueba del sistema
  piloto, sistema(s) en vivo

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Cambios en la Organización

• La instalación de un IFMS, en general, requiere
  un cambio organizacional
• Frecuentemente dejado a un lado o subestimado
• Cambios típicos
• Reglas de negocio controladas por el sistema
• Nuevos flujos de trabajo
• Autorización electrónica
• Debe haber estructuras de gestión que sean
  consistentes
• El cambio para un IFMS en todo el gobierno
  requiere un sentido de propiedad por parte de
  todos del gobierno
• Los otros Ministerios, Departamentos y Agencias
  deberán estar envolucrados lo más pronto posible
• Un ejercicio en gestión de cambio

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Capacitación de los usuarios

• Sólo puede empezar cuando el sistema esté
  configurado
• Laboratorio de capacitación con una copia del
  sistema
• Capacitación para
• Usuarios
• Gerentes
• Soporte técnico
• Habilidad de ofrecer capacitación continua
• Necesidades de personal nuevo/transferido
• Estructura de la gestión de capacitación
• Capacitación de los capacitadores
• Unidad permanente de capacitación

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Migración de datos y saldos

• Más sencilla con el régimen de contabilidad en
  base de caja
• Sólo hay que reconciliar saldos bancarios y en
  efectivo
• Si se está pasando a un sistema modificado o
  completo de acumulaciones
• Reconciliar saldos de préstamos, avances y
  prepagos
• Otros activos y saldos bajo el sistema completo
  de acumulaciones
• Mapear el presupuesto a la nueva estructura de
  códigos
• El presupuesto habrá sido preparado de acuerdo
  con los códigos antiguos
• Considerar la creación de una Situación o Estado
  de Cosas
• Si no hay un saldo arrastrado que sea confiable
• Serán asentados los datos del año anterior para
  comparación?

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Los méritos de arquitecturas diferentes

• Las bases de datos centrales típicos de un IFMS
• Aseguran normas y códigos en común
• Más fáciles de controlar
• Los datos son consolidados automáticamente para
  análisis
• Pero
• Son más grandes más complejas
• Software hardware caros
• Dependen crucialmente de los sitios de enlace de
  la red
• Difícil de individualizar para necesidades
  específicas en un sistema centralizado
• P. ej. las obras públicas, la asistencia a la
  salud, la educación, todas tienen sus necesidades
  específicas de información

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En vivo

• Etapa crítica cuando el sistema entra en vivo
  el inicio del uso operativo del sistema
• Entrar en vivo por fases, p. ej.
• Por módulo
• Por fase
• Lo ideal es entrar en vivo al inicio del
  ejercicio
• Las transacciones de todo un año serán procesadas
  en un único sistema
• Misma estructura de códigos para todo el año
• No hay necesidad de transferir los saldos en el
  medio del año

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Necesidad de planificar para la operación
simultánea de un IFMS y el sistema antiguo

• Situación inevitable
• IFMS en algunos sitios
• Sistemas antiguos (de legado) en otros sitios
• Los sistemas de legado podrán ser manuales o
  electrónicos
• Los sistemas de legado deben ser operados y
  mantenidos por varios años
• Mientras se lanza el IFMS
• Para dar acceso a los datos históricos
• Problemas de mantenimiento de sistemas de legado
• Pueden utilizar una tecnología antigua
• Pueden usar una carta de cuentas diferente
• Cómo consolidar los datos para los informes?

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Lanzamiento del IFMS

• El IFMS será lanzado progresivamente a través del
  gobierno
• Cortes horizontales o verticales?

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Plan de lanzamiento para cada grupo de sitios
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Otros problemas

• Seguridad
• Quién es el dueño de las informaciones y quién
  controla la seguridad?
• Deben ser los usuarios, p. ej., el Ministerio de
  Hacienda, no el departamento de TI
• Derechos de acceso
• Niveles de acceso y controles
• La seguridad física
• Apoyo y recuperación después de un desastre
• Gestión de los registros
• Permanecerán accesibles los registros en el
  sistema de legado?
• La retención y el control de los registros
• Electrónicos e impresos en papel

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Gestión del Proyecto

• La instalación de un IFMS es un proyecto de
  grandes proporciones
• Gestión estructurada de acuerdo a las necesidades
  
• Preferencialmente, utilizar una metodología
  normalizada de gestión del proyecto
• P. ej. PRINCE (Projects In a Controlled
  Environment) desarrollado para el gobierno del RU
• La instalación del IFMS con el control del
  gobierno y no del proveedor
• Ejercicio con la gestión de un contrato
  importante
• La gestión del proyecto podrá ser tercerizada

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Componentes del Proyecto PRINCE II
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Organización del Proyecto
Junta del Proyecto
Usuario superior
Ejecutivo
Proveedor
Garantía del proyecto
Gerente del proyecto
Apoyo al Proyecto
Equipo 1 Líder del equipo Integrantes
Equipo 2 Líder del equipo Integrantes
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Equilibrio entre los roles del proveedor y del
gobierno
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Matriz de roles
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Sostenibilidad continua de un IFMS

• Muchos IFMS
• Son difíciles de sostener y/o
• Cubren sólo una parte del gobierno
• Problemas principales
• Costo
• Costos continuos de operación
• Costos de mantenimiento
• Licencias de software
• Organizacionales
• Estructura de soporte técnico insuficiente
• Recursos de capacitación insuficientes
• Escasez/rotatividad de pesonal adiestrado
• Diseño del sistema
• Insuficiencias del diseño del sistema se
  manifiestan con el transcurso del tiempo

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Beneficios de un IFMS

• Mejor gestión financiera
• - Sólo si se utiliza la información
• Mejor distribución de los recursos
• Sólo si el sistema presupuestario está vinculado
  a los objetivos estratégicos
• Mejor gestión de recursos (valor x dinero)
• Sólo si los gerentes utilizan las informaciones
  financieras
• Reducción de fraude y corrupción
• Si el sistema es diseñado y utilizado para
  mejorar los controles
• Mejor transparencia y responsabilidad
• Si la información del sistema está publicada en
  un formato útil,
• p. ej. Estados de cuentas en el sitio web
  del gobierno, de acuerdo a las IPSAS

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Conclusiones

• Un IFMS podrá traer beneficios reales
• La instalación es un desafío
• Debe ser reconocida como un proyecto grande con
  impactos en todo el gobierno
• Requiere recursos importantes
• No subestimar el tiempo necesario
• Los problemas de sostenibilidad deben ser
  tratados desde un principio
• Los beneficios de un IFMS no son automáticos
• Debe haber una estrategia para alcanzar los
  beneficios