Bab 3: Pengurusan PenyepaduanProjek

1
Bab 3Pengurusan PenyepaduanProjek
2
Kunci Kepada Kejayaan Projek Pengurusan
Penyepaduan Projek Yg Baik

• Pengurus projek perlu menyelaras semua bidang
  pengetahuan sepanjang kitar hayat projek
• Byk pengurus projek baru bermasalah untuk melihat
  gambaran umum dan mahu fokus kepada terlalu
  banyak butiran (Lihat kes pembukaan)
• Pengurusan penyepaduan projek tidak sama dengan
  penyepaduan perisian.

3
Proses Pengurusan Penyepaduan Projek

• Pembangunan Perancangan Projek menggabungkan
  hasil proses perancangan lain ke dalam dokumen yg
  konsisten perancangan projek
• Perlaksanaan Perancangan Projek menjalankan
  perancangan projek
• Kawalan Perubahan Bersepadu menyelaras
  perubahan dalam keseluruhan projek

4
R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan Projek
Note The PMBOK Guide includes similar charts
for each knowledge area.
5
Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan Penyepaduan Projek
Fokus kepada menggabungkan semua faktor untuk
mencapai kejayaan projek!
6
Pembangunan Perancangan Projek

• Perancangan projek adalah dokumen yang digunakan
  untuk menyelaras semua dokumen perancangan projek
  
• Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan projek
• Perancangan projek membantu pengurus projek dalam
  mengetuai kumpulan projek dan menilai status
  projek
• Persembahan projek patut diukur dengan rancangan
  dasar projek (baseline).

7
Atribut Perancangan Projek

• Perancangan sepatutnya dinamik.
• Perancangan sepatutnya fleksibel.
• Perancangan patut dikemaskini selaras dengan
  perubahan yang berlaku.
• Perancangan memandu perlaksanaan projek.

8
Unsur Umum Perancangan Projek

• Pengenalan atau gambaran projek
• Penerangan tentang bagaimana projek diselaraskan
• Proses pengurusan dan teknikal mengenai projek
• Kerja untuk dilakukan, jadual dan maklumat
  belanjawan

9
Jadual 3-1. Contoh Perancangan Pengurusan Projek
Perisian
10
Analisa Pemegang saham

• Analisa pemegang saham mendokumenkan maklumat
  penting (sensitif) tentang pemegang saham seperti
  
• Nama dan organisasi pemegang saham
• Peranan dalam projek
• Fakta unik tentang pemegang saham
• Tahap pengaruh dan minat dalam projek
• Cadangan untuk mengurus hubungan

11
J 3-2. Contoh Analisa pemegang saham
12
Perlaksanaan Perancangan Projek

• Perlaksanaan perancangan projek melibatkan
  pengurusan dan perlaksanaan kerja yang
  diterangkan dalam perancangan projek
• Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk
  perlaksanaan
• Bidang aplikasi atau projek memberi kesan ke atas
  perlaksanaan projek kerana produk dihasilkan
  semasa fasa perlaksanaan.

13
Apa Yang Silap?

• Ramai orang beranggapan negatif terhadap
  perancangan kerana pengalaman lalu. Pengurus
  kanan memerlukan peancangan, tetapi tiada siapa
  yang pastikan bahawa perancangan diikuti.
• Cth pengurus projek mengatakan bhw dia akan
  berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan
  utk mengulas perancangan, jadual rapi dibuat
  untuk perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan
  kerana urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah
  kerana sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan,
  perjumpaan masih belum dibuat.
• Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan
  projek jika pengurus projek sendiri tidak
  mengikut perancangannya?

14
Kebolehan Penting Untuk Perlaksanaan Projek

• Kebolehan pengurusan umum seperti kepimpinan,
  komunikasi dan politik
• Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat cthWhat
  Went Right?)
• Penggunaan alat dan teknik khas

15
Alat dan Teknik untuk Perlaksanaan Projek

• Sistem Penguatkuasaan Kerja kaedah untuk
  menentukan bahawa orang yang berkelayakan membuat
  kerja pada masa yang betul dan mengikut turutan
  betul
• Perjumpaan Ulasan Status perjumpaan kerap
  digunakan untuk bertukar maklumat projek
• Perisian Pengurusan Projek perisian khas untuk
  membantu dalam menguruskan projek

16
Kawalan Perubahan Bersepadu

• Kawalan perubahan bersepadu melibatkan
  mengenalpasti, menilai dan menguruskan perubahan
  sepanjang kitar hayat projek
• (kawalan perubahan keseluruhan)
• Tiga objektif utama kawalan perubahan
• Pengaruh faktor yang mengakibatkan perubahan utk
  menentukan bhw ia berfaedah
• Tentukan bhw perubahan telah berlaku
• Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia terjadi

17
Rajah 3-3. Proses Kawalan Perubahan
18
Kawalan Perubahan Keatas Projek TM

• Pandangan dahulu Kump projek patut berusaha
  untuk buat apa yg telah dirancang mengikut
  belanjawan yg ditetapkan
• Masalah pemegang saham jarang bersetuju tentang
  skop projek, dan anggaran masa dan kos tidak
  tepat
• Pandangan moden Pengurusan projek adalah proses
  komunikasi dan perundingan yg konstan
• Penyelesaian Perubahan berfaedah dan kump
  projek patut merancang utk perubahan

19
Sistem Kawalan Perubahan

• Proses formal yang didokumen yang menerangkan
  bila dan bagaimana dokumen projek rasmi boleh
  diubah
• Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat
  perubahan dan bagaimana membuat perubahan
• Melibatkan majlis kawalan perubahan, pengurusan
  konfigurasi dan proses untuk komunikasi perubahan

20
Majlis Kawalan Perubahan (MPK)

• Sekumpulan orang bertanggungjawab untuk
  meluluskan atau menolak perubahan pada projek
• Menyediakan panduan untuk menyediakan permintaan
  perubahan, menilai dan uruskan implementasi
  perubahan yang diluluskan
• Melibatkan pemegang saham dari seluruh organisasi

21
Membuat Perubahan Yang Sesuai Dengan Masa

• Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala,
  mengambil masa yang terlalu lama untuk perubahan
  berlaku
• Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk
  perubahan yang sensitif- iaitu masa
• polisi 48 jam bolehkan ahli kump projek utk
  membuat keputusan, kemudian mereka ada 48 jam
  untuk mengubah keputusan dan mendapat
  persetujuan pengurusan atasan
• Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua
  orang diberitahu tentang perubahan

22
Pengurusan Konfigurasi

• Tentukan bhw produk dan penerangannya lengkap dan
  tepat
• Tumpukan kepada pengurusan teknologi dengan
  mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk fizikal dan
  fungsian
• Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti dan
  dokumenkan keperluan konfigurasi, kawal
  perubahan, rekod dan laporkan perubahan dan audit
  produk untuk tentukan bhw keperluan dipenuhi

23
Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal Kawalan
Perubahan Penyepaduan

• Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi
  dan rundingan konstan
• Rancang untuk perubahan
• Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk
  Majlis Kawalan Perubahan (MKP)
• Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik
• Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan
  tentang perubahan kecil
• Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan
  untuk kenalpasti dan urus perubahan
• Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain
  untuk membantu mengurus dan komunikasi perubahan