Systemy informatyczne zarzadzania

1
Systemy informatyczne zarzadzania
W. Bartkiewicz
Wyklad 3. Systemy transakcyjne. Podsystem
sprzedazy
2
Diagram kontekstowy podsystemu sprzedazy
3
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy

• Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
  klientów,
• Przyjmowanie zamówien,
• Wysylka towarów,
• Wystawianie rachunków,
• Rejestracja platnosci od klientów

4
Udzielanie informacji klientom

• Wspomaganie odpowiedzi na pytania o stan
  realizacji zamówien, czy tez biezace bilanse
  kont, uzyskiwane poprzez wyszukanie informacji w
  zbiorach danych dotyczacych klientów i zamówien
  sprzedazy.
• Rejestracja i analiza zapytan i komentarzy
  klientów w celu polepszenia jakosci obslugi
  klienta i wdrazania programów CRM (Customer
  Relationship Management).
• Bezposrednie udostepnianie klientom informacji
  marketingowej i katalogowej na temat oferty
  przedsiebiorstwa.

5
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy

• Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
  klientów,
• Przyjmowanie zamówien,
• Wysylka towarów,
• Wystawianie rachunków,
• Rejestracja platnosci od klientów

6
Przyjmowanie zamówien (1) Zlozenie zamówienia

• Proces sprzedazy uruchamia zamówienie sprzedazy,
  przekazywane w okreslonej sformalizowanej formie
  przez klienta.
• Formy tego dokumentu moga byc róznorodne, np.
  przeslany pisemny formularz, zgloszenie ustne w
  punkcie sprzedazy, czy tez forma elektroniczna,
  np. zgloszenie telefoniczne, EDI (Electronic Data
  Interchange), zakup przez Internet.
• W wiekszosci przypadków, zwlaszcza przy sprzedazy
  kredytowej, odbiorca skladajacy zamówienie, musi
  byc zdefiniowany w systemie przetwarzania
  zamówien.
• W takim przypadku niezbedne jest utrzymywanie w
  systemie kartoteki klientów. System sprawdza czy
  istnieje rekord klienta o danym identyfikatorze,
  i ewentualnie zada podania informacji potrzebnych
  do jego utworzenia.

7
Przyjmowanie zamówien (2) Kartoteka klientów

• Kartoteka klientów typowe dane
• numer klienta identyfikator jednoznacznie
  okreslajacy go w systemie,
• inne identyfikatory (np. REGON, NIP, PESEL),
• pelna nazwa i adres klienta,
• dane dotyczace sposobu kontaktu (np. telefon,
  fax, e-mail),
• kody kraju regionu oraz waluty w jakiej nastapia
  rozliczenia,
• limit kredytu kupieckiego,
• aktualne saldo kredytu (moze byc pobierane z
  systemu kont naleznosci).
• Dodatkowe informacje czesto przypisywane
  konkretnemu klientowi
• kod grupy klientów,
• kod listy cenników lub listy dyskont,
• sposób platnosci,
• uzgodnione warunki platnosci,
• kod sprzedawcy obslugujacego klienta.

8
Przyjmowanie zamówien (3) Kartoteka zamówien
Po sprawdzeniu czy istnieje rekord klienta (i
ewentualnym jego utworzeniu) wstepnie
rejestrowane jest samo zamówienie.

• Kartoteka zamówien typowe dane
• kod zamówienia sprzedazy,
• data zlozenia,
• data realizacji,
• kod klienta,
• kod sprzedawcy (jesli nie jest na stale
  przypisany klientowi),
• adres dostawy (moze byc rózny od adresu klienta),
• warunki dostawy (jesli nie sa jednolite dla
  klienta).
• Pozycje towarowe zamówienia (w odrebnym zbiorze
  danych)
• kod wyrobu,
• kod zamówienia,
• ilosc.

9
Przyjmowanie zamówien (4) Weryfikacja zamówienia

• Po wprowadzeniu danych zamówienia, a przed jego
  zarejestrowaniem system przetwarzania zamówien
  wykonac musi kilka istotnych sprawdzen, które
  prowadzic moga do odrzucenia zamówienia.
• Pierwszym z nich jest sprawdzenie wiarygodnosci
  kredytowej klienta. W tym celu system oblicza
  wartosc zamawianych towarów, konfrontujac ja z
  limitem i saldem kredytu dostepnego dla danego
  klienta. Informacje te moga byc przechowywane w
  kartotece klientów w systemie sprzedazy, badz byc
  pobierane z systemu obslugujacego konta
  naleznosci.
• W przypadku zbyt wysokiego poziomu zadluzenia
  klienta, system umieszcza zamówienia sa na
  specjalnym raporcie odmów kredytowych. Nie musi
  to oznaczac automatycznie odrzucenia zamówienia.
  Decyzja o ewentualnym podniesieniu limitu
  kredytu, podejmowana jest jednak przez czlowieka.

10
Przyjmowanie zamówien (5) Weryfikacja zamówienia

• Decyzje tego typu sa bowiem bardzo powazne i
  istotne dla bezpieczenstwa organizacji. Wiaza sie
  ze wzrostem ryzyka kredytowego powstania
  niesciagalnych naleznosci. Moga wiec byc
  podejmowane przez niewielka, uprawniona do tego
  grupe osób.
• Stad tez istotne znaczenie ma identyfikacja w
  systemie pracownika odpowiedzialnego za przyjecie
  zamówienia, oraz przechowywanie w rekordzie
  zamówienia informacji o tym pracowniku.
• Kolejne kwestia jest sprawdzenie dostepnosci
  zamawianych towarów i zamrozenie ich na potrzeby
  zamówienia. W tym celu system przetwarzania
  zamówien musi odwolac sie do kartoteki wyrobów
  gotowych w systemie magazynowym.

11
Przyjmowanie zamówien (6) Kartoteka wyrobów
gotowych

• Kartoteka wyrobów gotowych typowe dane
• kod wyrobu,
• opis,
• cena (w przypadku stosowania zróznicowanych
  cenników, cena moze byc elementem poszczególnych
  cenników),
• jednostka miary,
• ilosc na stanie rzeczywista ilosc towaru
  znajdujaca sie w magazynie,
• ilosc zaalokowana ilosc towarów zarezerwowana
  na potrzeby zamówien,
• ilosc w drodze towary przesylane do magazynu z
  innego skladu, które nie dotarly jeszcze na
  miejsce,
• ilosc zamrozona towary zablokowane z innych
  przyczyn niz zamówienie (np. nowy towar do chwili
  sprzedania towaru starszego),
• ilosc dostepna ilosc na stanie ilosc
  zaalokowana ilosc zamrozona

12
Przyjmowanie zamówien (7) Dostepnosc towaru

• System sprawdza, czy dostepna jest odpowiednia
  ilosc towaru, jesli tak to akceptuje zamówienie.
  W kartotece wyrobów, dla zamówionego wyrobu ilosc
  dostepna jest pomniejszana, a ilosc alokowana
  powiekszana o wielkosc podana na zamówieniu.
• W przypadku jesli nie ma mozliwosci realizacji
  zamówienia z powodu zbyt malej ilosci dostepnych
  wyrobów w magazynie (i nie ma mozliwosci ich
  odmrozic, nie ma równiez mozliwosci ze zostana
  dostarczone w najblizszym czasie) tworzone jest
  zapotrzebowanie na niezbedne uzupelnienia, które
  stanie sie podstawa do ich produkcji lub zakupu.
  Zamówienia zostaja do tego czasu zawieszone.
• Jesli ilosc towaru jest ograniczona i pojawi sie
  jednoczesnie kilka zamówien próbujacych alokowac
  ilosc przekraczajaca dostepne zasoby mozliwe jest
  priotytetowanie odbiorców. Priorytet dla klienta
  okreslany jest wówczas podczas definiowania go w
  systemie informacyjnym.

13
Przyjmowanie zamówien (8) Akceptacja zamówienia

• Sprzedaz dla jednego klienta moze byc prowadzona
  z wielu magazynów, niekoniecznie znajdujacych sie
  w tym samym miejscu. System przetwarzania
  zamówien powinien uwzgledniac te mozliwosc i
  pozwalac na alokacje towarów w wielu magazynach.
• Informacje wspomagajace prace sprzedawcy powinny
  wiec zawierac zestawienia stanów zapasów danego
  towaru zarówno sumarycznie, jak i w rozbiciu na
  poszczególne magazyny.
• W przypadku jesli zamówienie zostanie ostatecznie
  zaakceptowane, tworzony jest jego rekord w pliku
  zamówien otwartych, czyli bedacych w trakcie
  realizacji.
• Po zakonczeniu realizacji zamówienie zostanie
  zamkniete, tzn. jego rekord zostanie zapisany do
  pliku historii zamówien, przechowywanego dla
  celów analitycznych.

14
Przyjmowanie zamówien (9) Tworzone dokumenty

• System przyjmowania zamówien tworzy na wyjsciu
  szereg dokumentów. Do najwazniejszych nalezy
  oczywiscie sam dokument zamówienia, drukowany w
  kilku kopiach na potrzeby róznych komórek
  organizacji.
• Innym przykladem sa noty kompletacyjne. Dokument
  taki autoryzuje zwolnienie towarów z magazynu do
  dzialu wysylki i stanowi dla pracowników magazynu
  formalne polecenie podjecia odpowiednich dzialan.
  Nota kompletacyjna jest zwykle drukowana w takiej
  kolejnosci, aby jak najefektywniej mozna bylo
  wyszukac towary w magazynie.

15
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy

• Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
  klientów,
• Przyjmowanie zamówien,
• Wysylka towarów,
• Wystawianie rachunków,
• Rejestracja platnosci od klientów

16
Wysylka towarów (1) Dokument Wz

• System informatyczny obslugujacy proces dostawy
  towarów do odbiorcy, przede wszystkim ma za
  zadanie kontrole wyplywu towarów na zewnatrz
  przedsiebiorstwa.
• Jednym z jego podstawowych zdan jest tworzenie
  dokumentu wydania zewnetrznego (Wz).
• Na podstawie not kompletacyjnych identyfikowane
  sa towary, które wydane maja byc z magazynu.
  Odpowiednie ilosci poszczególnych towarów wraz z
  nota kompletacyjna przekazywane sa do dzialu
  wysylki, gdzie dostawa rejestrowana jest w
  systemie.
• Tworzona moze byc ponadto dokumentacja spedycyjna
  dostawy (np. list przewozowy).

17
Wysylka towarów (2) Kartoteka wysylanych
towarów

• Przechowywane sa zwykle takie dane dotyczace
  dostawy, jak
• numer dokumentu Wz,
• kod przewoznika,
• kod zamówienia sprzedazy,
• numer pracownika dzialu wysylki,
• warunki dostawy,
• adres dostawy.
• Pozycje towarowe dostawy (przechowywane w
  odrebnym zbiorze danych)
• numer wyrobu,
• numer dokumentu Wz,
• ilosc.

18
Wysylka towarów (3) Rejestracja dostawy

• System informatyczny powinien porównywac ilosci
  poszczególnych towarów z wartosciami podanymi na
  nocie kompletacyjnej i z faktycznymi ilosciami
  przechowywanymi dla zamówienia na rzecz którego
  realizowana jest dostawa.
• Róznice moga powstac zarówno z tego powodu, ze
  okreslone wyroby nie byly przechowywane w
  lokalizacji wskazanej na nocie kompletacyjnej,
  jak równiez z powodu nieustannej niedokladnosci
  zapisów magazynowych, spowodowanej stratami
  magazynowania.
• W takim przypadku dzial dostaw inicjuje
  zapotrzebowanie brakujacych wyrobów i wprowadza
  poprawne wartosci dostarczone na specyfikacji
  wysylkowej.
• Po zarejestrowaniu wysylki system aktualizuje
  odpowiednie stany magazynowe w kartotece wyrobów.

19
Wysylka towarów (4) Spedycja

• Jednym z podstawowych problemów podczas
  przygotowywania dostawy jest równiez wybór
  sposobu dostarczenia towaru klientowi.
• Tradycyjnie, wiele przedsiebiorstw do jej
  realizacji utrzymuje swoje wlasne srodki
  transportowe.
• Jest to obszar zastosowan systemów
  informatycznych ewidencji i wykorzystania srodków
  transportu.
• Coraz wiecej jednak przedsiebiorstw wynajmuje
  wyspecjalizowanych przewozników. Wybór
  odpowiedniego przewoznika wymaga zbierania i
  przechowywania informacji o jego dzialaniu
  (procent dostaw po czasie, uszkodzenia towarów,
  itp.).
• Wspomaganie procesu wysylki moze wiec równiez
  wymagac zastosowania systemu informatycznego
  ewidencji firm przewozowych.

20
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy

• Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
  klientów,
• Przyjmowanie zamówien,
• Wysylka towarów,
• Wystawianie rachunków,
• Rejestracja platnosci od klientów

21
Rachunki i konta naleznosci (1) Rozrachunki z
klientem

• Kolejna operacja przetwarzania danych w cyklu
  wplywów zwiazana jest z ewidencja i obsluga
  rozrachunków z klientem.
• Na tym etapie funkcjonuja dwa podstawowe systemy
  transakcyjne
• fakturowanie wystawianie faktury dla klienta,
• konta naleznosci obciazanie jego konta
  naleznoscia za kupiony towar.
• Faktura sprzedazy powiadamia klientów o kwocie
  jaka ma zaplacic i gdzie ja ma zaplacic. Pozycje
  towarowe na fakturze sa zazwyczaj bezposrednio
  przenoszone z dokumentu Wz (lub grupy dokumentów
  Wz).
• Dane z faktur przechowywane sa zazwyczaj w
  zbiorze danych okreslanym jako kartoteka
  sprzedazy.

22
Rachunki i konta naleznosci (2) Kartoteka
sprzedazy

• Kartoteka sprzedazy (faktur) typowe dane
• numer faktury,
• data i czas wystawienia,
• kwota,
• numer klienta,
• numer dokumentu Wz.
• Pozycje towarowe na fakturze
• numer faktury,
• ilosc,
• cena.

23
Rachunki i konta naleznosci (3) System
rozrachunków

• Faktury przygotowywane byc moga po otrzymaniu
  dokumentu Wz z dzialu dostaw. Jest to przyklad
  systemu postbillingu, poniewaz faktury sa
  wystawiane po potwierdzeniu wysylki towarów.
  Systemy tego typu powszechne sa w
  przedsiebiorstwach produkcyjnych, gdzie dozwolony
  jest zwykle pewne opóznienie miedzy dostarczeniem
  zamówienia a wysylka dóbr.
• W przeciwienstwie do tego np., w
  przedsiebiorstwach handlu wysylkowego
  wykorzystywany moze byc system prebillingu.
  Faktura wystawiana (ale nie wysylana) jest
  natychmiast po zaaprobowaniu zamówienia (tzn. po
  sprawdzeniu zdolnosci kredytowej i dostepnosci
  towarów). Równiez wtedy aktualizowane sa spisy
  magazynowe, konta naleznosci i ksiega glówna.
  Eliminuje to koniecznosc tworzenia pewnych
  dokumentów, np. faktura moze pelnic jednoczesnie
  role zamówienia sprzedazy. Wymaga jednak
  ekstremalnie dokladnych spisów magazynowych,
  poniewaz wszystkie nieistniejace towary
  umieszczone na fakturze wymagaja wpisów
  wyrównawczych w ksiegowosci i dodaniu informacji
  o ich zapotrzebowaniu na fakturze.

24
Rachunki i konta naleznosci (4) Tworzenie
faktury

1. W kartotece faktur tworzony jest nowy rekord
   danych, na podstawie którego drukowanych jest
   kilka kopii faktury.
2. W kartotece klientów konto klienta jest obciazane
   wartoscia sprzedazy.
3. Otwarte zamówienia sprzedazy sa zamykane do pliku
   historii zamówien sprzedazy.
4. Po przetworzeniu wszystkich faktur, system
   generuje wpis podsumowujacy do dziennika,
   odzwierciedlajacy laczna kwote wysylana na konto
   sprzedazy i konta naleznosci w zakladowym planie
   kont (ksiedze glównej).

25
(No Transcript)
26
(No Transcript)
27
Rachunki i konta naleznosci (5) System
rozrachunków

• Na podstawie wszystkich transakcji, które
  nastapily w poprzednim miesiacu, wykonywane jest
  sprawozdanie miesieczne, wykorzystywane równiez
  do poinformowania klienta o jego biezacym saldzie
  naleznosci.
• Czasami niezbedne jest dokonanie wpisów
  wyrównujacych na koncie klienta. Np. jesli klient
  oddaje pewne towary, lub dokonuje zwrotów
  gwarancyjnych towarów uszkodzonych, jego konto
  kredytowe musi zostac zaktualizowane w celu
  odzwierciedlenia tego faktu. Wymaga to utworzenia
  kolejnego dokumentu, tzw. noty kredytowej,
  autoryzujacej dokonanie odpowiednich wyrównan na
  koncie klienta, po otrzymaniu informacji z punktu
  przyjecia, ze towary zostaly rzeczywiscie
  zwrócone i przyjete na stan w magazynie. Kopie
  noty kredytowej przesylane sa równiez do
  ksiegowosci, w celu autoryzacji dokonania wpisów
  wyrównujacych na kontach naleznosci, oraz do
  klienta.

28
Rachunki i konta naleznosci (6) System
rozrachunków

• Podobnej procedury wymaga sytuacja gdy
  uszkodzenia sa minimalne klient godzi sie na
  zatrzymanie towarów przy redukcji cen.
• Okazjonalnie moze wystapic sytuacja, ze wszelkie
  próby pozyskania naleznosci od klienta za
  dostarczone towary zawioda. Konto klienta musi
  zostac wówczas wypisane jako niesciagalne.
  Równiez w takiej sytuacji niezbedne jest
  utworzenie noty kredytowej, autoryzujacej
  wypisanie konta.

29
Rachunki i konta naleznosci (7) Konta
naleznosci

• Dwie podstawowe metody utrzymywania kont
  naleznosci
• W metodzie otwartej faktury (open invoice method)
  klient placi za kazda fakture. Platnosci klienta
  sa ksiegowane w odniesieniu do poszczególnych
  faktur. Sprawozdanie miesieczne wyszczególnia
  wszystkie zalegle faktury, rozwazajac ich terminy
  platnosci indywidualnie.
• Inaczej jest w metodzie bilansowej
  (balance-forward). Klienci placa w niej zwykle
  kwote wskazana na w sprawozdaniu miesiecznym, a
  nie na pojedynczych fakturach. Wplaty dokonywane
  sa w odniesieniu do calego bilansu konta, a nie
  faktury. Sprawozdanie miesieczne zwykle zawiera
  bilans poczatkowy, wszystkie biezace oplaty i
  bilanse naleznosci, ale nie analizuje terminów
  platnosci poszczególnych faktur.

30
Rachunki i konta naleznosci (8) Konta
naleznosci

• Przewaga metody otwartej faktury polega na
  mozliwosci dostosowania polityki platniczej do
  poszczególnych transakcji (np. oferowanie znizek
  za platnosci natychmiastowe), poniewaz w systemie
  informacyjnym sledzona jest kazda faktura. Daje
  ona w wyniku równiez bardziej jednostajny
  strumien pieniedzy z oplat w czasie miesiaca. Jej
  wada jest dodatkowa zlozonosc systemu
  informacyjnego, zwiazana z utrzymywaniem statusu
  kazdej faktury dla kazdego klienta.
• Przedsiebiorstwa majace znaczna liczbe klientów,
  dokonujacych wielu malych zakupów w miesiacu,
  takie jak np. instytucje kart kredytowych takich
  jak Visa czy MasterCard, czy tez duze sieci
  detaliczne, uzywaja zwykle metody bilansowej.
  Metoda ta dla nich jest bardziej efektywna,
  pozwala bowiem na unikniecie koniecznosci
  rejestracji wplat pienieznych za kazda sprzedaz.

31
Podstawowe zadania przetwarzania transakcyjnego w
podsystemie sprzedazy

• Udzielanie informacji i odpowiadanie na zapytania
  klientów,
• Przyjmowanie zamówien,
• Wysylka towarów,
• Wystawianie rachunków,
• Rejestracja platnosci od klientów

32
Ewidencja wplywów pienieznych (1) Aplikacje
kasowe

• Ostatnim krokiem w cyklu sprzedazy jest ewidencja
  wplat od odbiorców.
• Na tym etapie wykorzystywane sa przede wszystkim
  aplikacje kasowe rejestrujace wplaty, jak równiez
  generujace róznego rodzaju dokumenty zwiazane z
  kontrola tego procesu wewnatrz przedsiebiorstwa,
  oraz niezbedne do wykonania operacji bankowych.

33
Ewidencja wplywów pienieznych (2) Kartoteka
wplat

• Kartoteka wplat typowe dane
• numer potwierdzenia wplaty,
• data,
• kwota,
• numer klienta,
• numer faktury,
• numer konta bankowego,
• numer kasjera.

34
Ewidencja wplywów pienieznych (3) Rozliczanie
wplat

• Obok aplikacji kasowych na w procesie rejestracji
  wplat wykorzystywane sa takze systemy
  transakcyjne obslugi kont naleznosci oraz
  ewidencji sprzedazy.
• Wszystkie konta klienta w kartotece klientów oraz
  odpowiednie konta syntetyczne w ksiedze glównej,
  sa aktualizowane wplacona kwota, otwarte faktury
  sprzedazy sa zaznaczane jako splacone, zamykane
  poprzez przeslanie do pliku historii.