EL PROCESO DE NEGOCIACION Y CONTRATACION EN LA EMPRESA ENFOCADO A LA LOGISTICA DE OPERACIONES Y PROYECTOS

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EL PROCESO DE NEGOCIACION Y CONTRATACION EN LA
EMPRESA ENFOCADO A LA LOGISTICA DE OPERACIONES Y
PROYECTOS

• ACIS
• Ing. Ricardo Alfonso Herrera
• Mayo de 2003
• A.A. 140403 Chía

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Sumario

• La necesidad de contratar
• El contrato
• Rangos en la contratación
• Con quien contratar
• Ambiente de negociación
• Análisis de las propuestas
• Requisitos mínimos de un contrato

• Garantías
• Cláusulas indispensables
• Perfeccionamiento del contrato
• Responsabilidades
• Convenios de confidencialidad

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La necesidad de contratar

• Puede surgir, en consideración a
• La especialidad y/o complejidad del asunto
• El beneficio económico
• La carencia de recursos propios, humanos o
  tecnológicos para el desarrollo de la actividad
  deseada
• Necesidades legales

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La definición de contrato que aparece en el texto
del artículo 1495 del Código Civil colombiano
dice Contrato o convención es un acto por
el cual una parte se obliga para con otra a dar,
hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede
ser de una o muchas personas. Una definición
más empresarial y relacionada con el tema que nos
ocupa podría ser Un contrato es un acuerdo de
voluntades entre mínimo dos partes, por el cual
una de ella se obliga para con la otra a dar,
recibir, hacer o suministrar bienes o servicios,
a cambio de una contraprestación o pago.

• Pregunta Cual es la razón fundamental para la
  celebración de un contrato escrito?

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Respuesta Porque se requiere plasmar el
resultado del proceso de negociación

• La negociación La celebración de un contrato
  es siempre precedida de un proceso de
  negociación. Lo importante en la negociación no
  es el acuerdo al que se llegue en sí mismo, sino
  el proceso por medio del cual llegamos a él y las
  consecuencias que éste genera (en caso de que se
  presente). No se trata de realizar cualquier
  acuerdo, si no uno que sea ampliamente
  satisfactorio para las partes involucradas en la
  negociación.

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• Los eventos que requieren de la celebración de
  contratos escritos con más frecuencia en las
  compañías, son los siguientes
• Construcción de Obra en bien inmueble
• Construcción de infraestructura en bien inmueble
• Suministro
• Servicios de consultoría y/o asesoría
• Servicios de Outsourcing de suministro de
  personal calificado o no calificado.
• Transporte
• Arrendamiento
• Arrendamiento financiero
• Prestación de Servicios
• Compra-venta
• Mandato
• Asistencia o soporte Técnico
• Consignación de mercancías
• Licencia de uso de propiedad intelectual.

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ELEMENTOS DE LA NEGOCIACION

• Competitivos Resultan del deseo de cada una de
  las partes de obtener cosas, satisfacerse, pero
  partiendo de la base que para ello siempre se
  debe ganar en las negociaciones, cualquiera que
  sea el significado que se le otorgue a la palabra
  ganar. Generalmente nos preocupamos más por
  imponer nuestro criterio por encima de cualquier
  consideración, o por lograr que nuestros deseos
  se vean cumplidos, sin que importe que los
  problemas de fondo sean resueltos de manera
  satisfactoria.
• Cooperativos Resultan del deseo de ambas
  partes de llegar a un acuerdo mutuamente
  conveniente. Sin este deseo, se entra es en
  exigencias, en posiciones, en peleas, "lo mío es
  mío y lo suyo es negociable". La verdadera
  negociación debe estar totalmente cargada de
  elementos cooperativos es bueno aclarar que no
  se debe confundir cooperar con regalar, que es lo
  que normalmente sucede.

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TECNICAS DE NEGOCIACION

• Son muchas y muy variadas, pero se pueden
  clasificar en dos grupos importantes, así
• BASADA EN POSICIONES (Duro, Truco, Ataque)
• BASADA EN PRINCIPIOS (Método Harvard)
• Si no identificamos la técnica, será muy difícil
  evitarla

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TÉCNICA DE NEGOCIACIÓN BASADA EN
POSICIONES.(DURO)Buscan sólo éste negocio,
son duros con la personas (altamente
competitivos), negocian asumiendo la
imposibilidad de ceder y atender los intereses de
las otras partes, dejando entrever la
imposibilidad de seguir con la negociación si no
se les conceden sus pretensiones ejemplos de
esto son frases como "lo siento son políticas
de la empresa", "esta es la última oferta tómela
o déjela", "hemos estudiado su propuesta y se ha
decidido no aceptarla (sin ninguna explicación
real)"," en verdad creí que usted quería negociar
pero bajo esos parámetros es imposible siquiera
discutir su oferta".

• Este tipo de negociadores basan su poder en
  tratar de no demostrar ningún interés o verse
  imposibilitados para llegar a un acuerdo, cuando
  en realidad en el 99 de los casos sí están
  interesados, o sí tienen poder real para decidir,
  esto es sólo una forma de presionar para
  verificar hasta dónde usted puede ceder. En
  muchas ocasiones la persona que está negociando
  no tiene la capacidad real para decidir, y en eso
  basan su técnica. En Japón, por ejemplo, la
  persona que decide casi nunca se encuentra en el
  lugar de la negociación o estando presente es muy
  difícil identificar quién es el que decide, en el
  Japón negocian los técnicos y no los
  administradores. Por ello es muy importante
  investigar cual es la capacidad real de
  negociación de la otra parte.

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(TRUCOS) Se utilizan triquiñuelas para
llegar a la culminación del negocio. No se
puede confundir lo anterior con el fraude, la
estafa o con otra clase de delito, pues lo
delictual nada toca con el interés de este tema,
los trucos tienen la característica de ser más
fáciles de llevar a cabo cuando se negocia en
grupos. "CLAVAR ANCLAS" es el tipo más
conocido en ésta clase de negociación. Este
sistema es utilizado en aquellas negociaciones
basadas únicamente en "puro regateo", esto es en
aquellas en que las partes se concentran y hablan
únicamente enfocados en un precio o en unas sumas
fijas de dinero. Veamos un ejemplo clásico

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Negociador 1 Cuál es el valor reclamado por la
indemnización por los perjuicios que se le
causaron a su cliente ? Negociador 2 300
Millones N-1 Le ofrezco 50 Millones y asunto
arreglado N-2 Deme 250 y se evitará ir a
juicio N-1 Está loco?, en un juicio no le
reconocerían ni 70, le ofrezco 90 N-2 Está
bien, para que observe que mí propósito es
arreglar acepto 210 N-1 Le doy 100, que es lo
máximo que le puedo ofrecer, mire que es su
última oportunidad.En ésta negociación ninguna
de las partes habla de un método de determinar el
precio, de forma objetiva y lógica ni siquiera
se interesan por cuáles son las necesidades
reales de la negociación, sólo se presentan
cifras hasta que "posiblemente" se llegue a un
acuerdo. Esto sucede básicamente por tres
razones engañar sobre cuál es nuestra "Zona de
Posible Acuerdo" (hasta dónde podemos ceder),
aparentar ser un negociador suave en cada
concesión y\o sacar el máximo provecho
inmediatamente.

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Otro método muy utilizado, sobre todo en
negociaciones internacionales, es jugar con el
tiempo de la otra parte, de manera que se hable
durante un buen rato de otras cosas diferentes a
la relación negocial pero conexos con ésta,
dejando para lo último y a última hora los
aspectos básicos a tratar, de manera que se
presione a decidir rápida y precipitadamente a la
otra parte. Como evitarlo?Fije una agenda
de negociación que sea lo más amplia posible
sobre todos los pasos que se seguirán durante el
proceso, de modo que no se preste la ocasión para
una negociación desventajosa.

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(ATAQUES) Esta técnica se utiliza sobre todo
en aquellas negociaciones dónde se involucra a
las personas como parte del problema. Lo que
se busca con ellos es hacer presión para terminar
rápidamente con la negociación, por medio de la
intimidación del otro negociador. Lo utilizan
mas que todo aquellos negociadores que
normalmente no tienen mucha capacidad para
decidir y ceder en determinados puntos que se
discuten, por ende prefieren intimidar para la
culminación rápida del negocio, lo que
normalmente logran, bien sea por que hacen
retirar a la otra parte o por que lo dominan o lo
incomodan. Este tipo de personas utilizan
normalmente frases como "es su última
oportunidad para no ser demandado" "sus
superiores no estarán de acuerdo cuando yo se los
comunique" "si usted no me decide en este
instante no le volveremos a dar otra
oportunidad",.. etc.

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Como NO reaccionar ante negociadores por
posicionesCuando se nos presentan esta clase
de negociadores tendemos a reaccionar de tres
manerasContra atacar (error) Se tiende a
pensar que al contra atacar se logra nivelación,
de modo que la otra parte entienda que nosotros
también tenemos poder, lo que evita usar
cualquiera de las tácticas. Falso, usted se
está involucrando en el juego de ellos, mejor
dicho, está jugando a lo que ellos quieren, que
lógicamente es el juego que maneja mejor.Ceder
(Error) Estaríamos haciendo justo lo que la otra
parte quiere que hagamos, pues sólo estamos
ayudándoles a los demás negociadores a satisfacer
sus necesidades e intereses, dejando de lado los
nuestros.No negociar (Error) hay que recordar
que para llegar a buenos acuerdos tenemos que
independizarnos de las personas, si nosotros
debemos satisfacer una necesidad, hay que buscar
la forma de lograrlo independiente del
comportamiento de las personas involucradas.

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Como SI reaccionar ante negociadores por
posiciones Aférrese a sus ideas negóciales y
no se deje afectar por la forma cómo negocian los
demás, piense en como va a negociar usted.
Interrógelos de manera que ellos reflexionen
sobre su propia posición, pero sin atacarlos.
Utilice frases cómo "en verdad no entiendo la
razón de su pedido, cuando en el mercado el valor
es de la mitad al que usted me ofrece", "entiendo
su malestar sobre la situación, pero me gustaría
que usted fuera más claro al expresar su pedido",
"Usted debe tener razones para argumentar su
pretensión, lo que no me queda claro es en dónde
está su fundamento". El objetivo es claro,
hacerlos recapitular sobre su posición, sin
necesidad de que nos igualemos a ellos.
Negocie por principios (método Harvard)

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NEGOCIACIÓN POR PRINCIPIOS (MÉTODO HARVARD)Se
basa en cuatro postulados1. Concéntrese en los
intereses y no en las posiciones Lo primero
que se debe verificar es cuál es nuestro real
interés en está negociación?, qué es lo que
realmente necesito? por qué estoy negociando
ésto y no otra cosa y lo que es mejor, para qué
quiero ésto y porqué elegí a mi posible
proveedor.2. Decida con base en criterios
objetivos Todas las cosas tiene un valor real,
si se hace un pedido exagerado se corre el riesgo
de perder el negocio, o de caer en una
negociación en posiciones basada en puro
regateo.3. Busque opciones de mutuo beneficio
No forme disputas, negocie. Una excelente
forma de no crear disputas es despreocuparse por
QUIÉN GANO O QUIEN PERDIÓ, recuerde que en una
buena negociación ambos ganan. 4. Separe las
personas del problema Recuerde que el
problema en la negociaciones no son las personas,
que están involucrados en ella así se nos
presenten como negociadores obstinados, duros, o
mentirosos, nuestro problema real son las
necesidades e intereses que nos llevaron a esta
situación y que tenemos que satisfacer de la
mejor manera.

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Ambiente de negociación (Recapitulación)

• Ganar-Ganar
• Claridad absoluta
• Evaluación objetiva
• Condiciones del mercado
• Solvencia del contratista
• Exigencias con relación al personal del
  contratista
• Seguridad Social y riesgos profesionales

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RANGOS EN LA CONTRATACION

• La elaboración y el tipo de contrato depende de
  los montos

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Con quien contratar?

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• Análisis de las propuestas

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• Antecedentes del contratista

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Requisitos mínimos de un contrato

• Número consecutivo
• Breve descripción del tipo de contrato
• Identidad de las partes. Calidad en que
  actúan.
• Objeto
• Valor y forma de pago
• Garantías

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• Contratos en moneda extranjera

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Garantías
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Bibliografía Ferrer, Jaime. El Sistema de la
negociación Robinson, Colin. Cómo
negociar Jinete, Mario. Como negociar con
éxito Villegas, Gustavo. Habilidades de
dirección para ingenieros. Gaviria, Marco.
Derecho Laboral
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Gracias !!!!!