Departamento del Trabajo de los Estados Unidos Oficina de Est

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Departamento del Trabajo de los Estados Unidos
Oficina de Estándares Obrero-Patronales(OLMS)
Estados y Reportes Financieros
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Misión de la OLMS

• Administrar y asegurar el cumplimiento de la
  LMRDA

• Asegurar la democracia sindical
• Salvaguardar los bienes sindicales
• Estados y reportes financieros

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Requisitos para conservar archivos

• Los requisitos sobre mantener archivos de la
  LMRDA se encuentran en la Sección 206,
  Conservación de Reportes.
• Los sindicatos deben conservar archivos que
  contengan la información básica requerida en los
  formularios LM-2, LM-3 y LM-4 de la OLMS, mismos
  que pueden ser revisados para verificar su
  veracidad.
• Los reportes deben conservarse por lo menos
  durante 5 años a partir de la fecha en que se
  sometió.

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Requisitos de estatutos

• Existen disposiciones criminales y civiles del a
  LMRDA relacionados con violaciones a las reglas
  de la conservación de archivos.
• Las disposiciones criminales están en la Sección
  209
• El cumplimiento civil está localizado en la
  Sección 210

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Requisitos de estatutos

• LMRDA Sección 501(a) responsabilidad fiduciaria
  de los funcionarios.
• Un buen sistema de conservación de archivos puede
  ayudar a los funcionarios sindicales a cumplir
  con las responsabilidades fiduciarias de la LMRDA
  y sienta las bases para otros controles
  financieros internos.

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Qué significa no conservar reportes?

• El reporte requerido nunca se hizo o no se
  solicitó de un tercero.
• El reporte existió y estuvo en posesión del
  sindicato pero no se conservaron.

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Existe un sistema de archivos y reportes
preestablecido?

• No existe un sistema preestablecido para
  conservar archivos y reportes.
• Gran diversidad de sistemas disponibles
• La OLMS no requiere un formato específico
• Algunos sindicatos nacionales/internacionales si
  cuentan con sistemas para sus sindicatos
  subordinados
• El sitio de web de la OLMS lista información y
  muestra cómo adaptar ciertos programas
  financieros (Quicken, MS Money, Peachtree) al
  reporte LM-2

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Qué reportes deben conservarse?
Regla General Todo tipo de reportes utilizados
en las labores y actividades del sindicato.
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Reportes de recibos básicos

• Libro detallado de recibos
• Todo recibo deberá tener la fecha, fuente,
  cantidad y propósito.
• Recibos por duplicado
• Muchos sindicatos preparan y expiden un recibo
  duplicado en orden secuencial y numerado para
  todos los fondos recibidos por el sindicato. El
  recibo duplicado contiene las iniciales o nombre
  de la persona que lo entregó.

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Reportes de recibos básicos
(continua)

• Archivo de fichas de depósito bancarias
• Deben conservarse copias de las fichas de
  depósito y cualquier otro tipo de transacciones
  bancarias.
• Archivo de cuotas descontadas automáticamente,
  cuotas en efectivo, y/o cuotas de inscripción o
  inicio.
• Por ejemplo, conservar un reporte actualizado de
  los miembros a los que el empleador le deduce
  automáticamente el pago de sus cuotas.

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Reportes de recibos básicos

• Estados de cuenta
• Memoranda de créditos
• Formulario 1099 del IRS detallando los intereses
  recibidos por el sindicato
• Notificaciones de intereses pagados por causa de
  CDs (certificados de depósito)
• Estados de cuenta de reinversión de los CDs

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Reportes de recibos básicos

• Venta de material
• Los recibos por duplicado son excelentes para
  establecer que el sindicato vendió un artículo,
  tal como una chaqueta o sombrero, a un miembro.
• Asegurar que la información detallada esté en
  el recibo duplicado.
• Anote la venta en el libro de recibos cuando se
  acepte dinero. Incluya la fecha del día de la
  venta, la cantidad recibida, el comprador y el
  artículo venido.

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Reportes de recibos básicos

• Venta de boletos
• Reportes de los eventos o rifas patrocinadas por
  el sindicato como
• Anuncios o copias de publicidad para eventos
• Hojas de firma o de registro
• Remanentes numerados en secuencia de los boletos
• Los informes de la venta total de boletos
  (cantidad recibida) son de mucha utilidad para
  preparar el reporte sindical LM

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Reportes de recibos básicos

• Ingresos por rentas
• Libros o calendarios con las rentas planeadas
• Acuerdos o contratos de renta
• Recibos duplicados numerados en orden secuencial
  para todos los fondos recibidos, incluyendo
  depósitos o pagos totales.
• Mantener reportes aunque se haya cancelado la
  renta
• Conserve informes y reportes claros y veraces

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Reportes de gastos básicos

• Cheques cobrados
• Talonarios numerados de los cheques
• Libro de desembolsos
• Estados de cuenta bancarios
• Fichas de retiro
• Reportes de impuestos por persona enviados al
  órgano superior u otra organización.

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Reportes de gastos básicos

• Cheques cobrados
• Los cheques cobrados son parte de los archivos
  de gastos básicos de todo sindicato.
• Los cheques cobrados documentan los pagos para la
  mayoría de los gastos sindicales.
• Los cheques cobrados originales son un archivo
  sindical importante que ofrece una gran cantidad
  de información sobre los gastos sindicales.

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Reportes de gastos básicos

• Cheques cobrados y la Ley Check 21
• En vigor el 28 de octubre de 2004
• Ya no se requiere que los bancos conserven o
  regresen los cheques originales cobrados
• Cheques substituto facilitados mediante la
  Check 21 son requisito para los reportes.

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Reportes de gastos básicos

• Talonario de cheques
• Los talonarios de los cheques deben incluir la
  misma información que el cheque cancelado.
• los cheques anulados deben conservarse con los
  archivos sindicales.
• Varios/Misceláneos no es una explicación
  aceptable para un talón de cheques o para la
  descripción de cualquier otro desembolso

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Reportes de gastos básicos

• Libro de gastos
• La mayoría de sindicatos, sin importar la
  cantidad, conservan y mantienen un libro de
  gastos.
• El libro de gastos debe incluir, como mínimo, la
  fecha, el destinatario, la cantidad y el
  propósito.
• Estados de cuenta bancarios
• Conservar todos los estados de cuenta incluyendo
  memoranda de deudas o recibos que muestren otros
  cargos a las cuentas del sindicato.

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Reportes de gastos básicos

• Prestamos y beneficios
• Por ejemplo, documentos relacionados a las
  políticas de prestamos a los empleados, seguros,
  planes de pensión o de prestamos, etc., que son
  pagados por el sindicato a nombre de sus
  funcionarios o empleados.

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Reportes de gastos básicos
(cont.)

• Reportes de nómina
• Los reportes de nómina deberán identificar al
  beneficiado, fecha, cantidad y propósito del
  gasto.
• Los reportes también deben verificar pagos
  brutos, retenciones de impuestos y otras
  deducciones.
• Deben conservarse reportes estatales y federales,
  autorizaciones por escrito que identifican el
  nivel salarial y otras compensaciones pagadas,
  así como todos los recibos de paga, tiempo
  perdido u otros gastos.

22
Reportes de gastos básicos
(cont.)

• Cuentas y facturas
• Conserve todos los estados de cuentas y
  facturas pagadas por el sindicato ya que son
  requeridas y son los mejores documentos para
  explicar y justificar gastos.

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Reportes de gastos básicos
(cont.)

• Minutas de las reuniones generales o de la Junta
  Directiva o
• Las minutas de las reuniones generales o de la
  Junta Directiva deben estar completas y contener
  una descripción adecuada de peticiones,
  autorizaciones, niveles salariales, permisibles,
  gastos, viajes o cualquier otro gasto o recibo de
  los fondos sindicales.
• Sobre el estado de las peticiones, debe estar
  claramente identificado si se ganaron o perdieron.

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Reportes de gastos básicos
(cont.)

• Otros reportes de gastos pueden incluir lo
  siguiente
• Reportes de efectivo menor caja chica
• Reportes de retiros de la máquinas ATM.
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito y
  recibos de cargos individuales.
• Cuentas de hoteles, líneas aéreas y autos
  rentados.
• Documentos relacionados a adelantos por viajes,
  tales como autorizaciones, propósito y
  condiciones o términos para el adelanto. La
  información de reembolsos al sindicato por partes
  no utilizadas debe ser clara y veraz.
• Cualquier otro reporte que explique o clarifique
  el gasto de fondos sindicales.

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Reportes de bienes

• Efectivo
• Cobro de préstamos
• Garantías del Tesoro de los EE.UU..
• Otras inversiones
• Inventarios de bienes

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Reportes de bienes

• Efectivo
• Efectivo depositado
• - Conservar archivos que verifiquen los fondos
  bancarios, incluyendo cuentas de cheques y de
  ahorros, certificados de depósito y cuentas de
  inversiones.
• Fondos menores caja chica
• - Mantenga un record de todos los pagos de la
  caja chica e incluya la fecha, montos,
  beneficiado y razón. .
• - Conserve todas las facturas o recibos,
  incluyendo los de las cajas registradoras.
  Mantenga un récord de cuando se rellena el
  fondo.

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Reportes de bienes

• Cobro de préstamos
• Mantenga archivos por escrito de todos los
  préstamos realizados por el sindicato, incluyendo
  a quién se le dieron, monto, términos de repago,
  seguridad, pagos recibidos y si el préstamo es
  liquidado, reducido o exentado, la razón,
  autorización y monto involucrado.
• Es ilegal que un sindicato haga préstamos
  directos o indirectos a sus funcionarios o
  empleados que resulten en que el empleado deba
  más de 2,000

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Reportes de bienes

• Garantías del Tesoro de los EE.UU..
• Conserve los reportes de ahorros, billetes,
  seguridades y notas del tesoro.
• Guarde todos los informes de acciones
• Conserve archivos de toda compra-venta

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Reportes de bienes

• Otras inversiones
• Guarde todos los reportes de otras inversiones
  como fondos mutuos, acciones corporativas y
  comerciales, seguridades y bonos municipales y
  extranjeras, hipotecas resultantes de compras por
  bloque.
• Mantenga todos los informes de la compra venta de
  acciones

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Reportes de bienes

• Inventarios de bienes
• Un inventario de bienes líquidos u otros archivos
  sindicales deben identificar todas las cuentas de
  cheques, ahorros o inversión, todos los
  certificados de depósito y de acciones, así como
  otro tipo de inversiones.
• Este inventario debe incluir el nombre, lugar,
  tipo y número de cuenta, así como el estado de
  cuenta de cada una.
• Debe conservarse un reporte de cada propiedad de
  la que el sindicato de deshace. Si los activos
  fijos son donados, conserve toda correspondencia
  como la carta de agradecimiento que confirma la
  recepción de la donación.
• Incluya los acuerdos de compra originales y
  títulos de automóviles

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Reportes de bienes

• Inventarios de bienes
• Un inventario de bienes fijos u otros archivos
  sindicales deben incluir los distintos tipos de
  equipamiento propiedad del sindicato, incluyendo
  automóviles u otros vehículos, mobiliario de
  oficina y equipo y bienes inmuebles,
• Este inventario debe incluir fecha de compra
  aproximada, valor original o valor actual
  estimado o el valor anotado en los libros
  sindicales para este bien, así como su ubicación.
• Debe mantenerse un reporte de todos los bienes
  fijos de los que le sindicato se deshizo.

32
Reportes de bienes

• Otros archivos de bienes pueden incluir
• Fichas de depósito por servicios públicos
• Inventario de materiales para revender
• Recibos de adelantos para viaje que no es posible
  reportar como préstamos
• Documentación de las propiedades del sindicato
  incluyendo escrituras y títulos
• En caso de que el sindicato tenga una caja
  fuerte, debe mantenerse información sobre quién
  tiene acceso y un inventario de sus contenidos

33
Reportes de responsabilidades

• Préstamos e hipotecas pagables
• Toda autorización sobre préstamos deberá anotarse
  en las minutas de las reuniones y juntas
  sindicales.
• Los registros deberán incluir el origen o fuente
  del préstamo, fecha, cantidad y objetivo, así
  como los términos de pago. La documentación
  original del préstamo debe ser conservada.
• Archivos de recibos y desembolsos deben indicar
  cuando se hizo el préstamo y cuando se pago.

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Reportes de responsabilidades

• Otras responsabilidades
• Mantener reportes para verificar toda
  responsabilidad del sindicato, incluyendo
  cualquier impuesto por personal no pagado o
  cualquier porción retenida de impuestos u otra
  deducción de nómina no pagada todavía.

35
Otros reportes

• Constitución y reglamentos
• Tener una copia de la constitución y reglamentos
• más recientes del sindicato y copias de los que
  puedan ser base para determinar los niveles
  salariales actuales u otras compensaciones/gastos.
  
• Mantener reportes o interpretaciones de las
  políticas sindicales por escrito.

36
Otros reportes

• Fianza
• Conservar el certificado de fianza, cobertura e
  información re renovación, así como prueba de los
  pagos realizados.

37
Otros reportes

• Información de los miembros
• Conserve todo reporte como tarjetas de
  identificación o material generado por
  computadora que contenga información sobre
  miembros actuales o pasados por lo menos durante
  cinco años.

38
Otros reportes
(cont.)

• Reportes y documentos de trabajo
• Conserve todos los reportes y documentos de
  trabajo producidos internamente, así como todo
  resultado de auditorias y reportes de la
  Internacional.
• Los reportes de contabilidad y de trabajo deben
  conservarse. El sindicato debe asegurar que el
  contador esté consciente de este requisito de la
  LMRDA.

39
Otros reportes
(cont.)

• Transferencias de fondos
• A pesar de que no se reportan como recibos o
  desembolsos, el sindicato debe retener todos los
  reportes relacionados con transferencias de
  fondos entre cuentas, tales como documentos
  bancarios, reportes financieros y minutas de
  reuniones.

40
Otros reportes
(cont.)

• Reportes de computadora y software
• En caso de que el sindicato mantenga sus archivos
  en un formato electrónico o digital, éstos y el
  software que sea necesario para
  usarlos/accesarlos deben ser conservados por lo
  menos durante 5 años a partir de que se sometió
  el reporte LM

41
Otros reportes
(cont.)

• Reportes electorales
• Todos los reportes electorales deben conservarse
  por lo menos durante un año después de la
  elección. Esto incluye, por ejemplo, boletas
  utilizadas y en blanco, sobres para boletas,
  notificaciones electorales, listas utilizadas
  pare verificar elegibilidad y las hojas de
  conteo.

42
Áreas de problemas

• Recibos de pago por bienes o servicios prestados
  por empresas externas.
• proporcionados
• En ocasiones los sindicatos no conservan los
  recibos originales que documentan pagos a
  empresas externas.
• Algunos ejemplos incluyen la falta de conservar
  recibos de comercios por pagos de materiales de
  oficina, refrigerios, compras de la caja chica y
  recibos de individuos que prestan sus servicios
  al sindicato como jardineros o personal de
  intendencia y limpieza.

43
Áreas de problemas

• Los recibos de pago deben incluir la siguiente
  información
• Fecha
• Descripción de los artículos y/o servicios
• Cantidad
• Propósito del negocio del sindicato
• Nombre, dirección y numero de teléfono de quien
  provee los bienes/servicios

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Áreas de problemas

• Recibos de pago
• Si el recibo no contiene suficiente información,
  ésta se debe añadir en el reverso, tal como los
  nombres de los individuos en un almuerzo en un
  restaurante.
• Se requiere de un recibo si el sindicato paga la
  cuenta directamente o un individuo para y
  posteriormente somete una solicitud de reembolso.

45
Áreas de problemas

• Gastos en tarjetas de crédito
• Todo comprobante de pago y recibos de tarjeta de
  crédito que describen en detalle lo pagado deben
  conservarse. El estado de cuenta mensual sindical
  o individual no es suficiente.
• El comprobante de pago con la tarjeta
  generalmente incluye información confiable de la
  transacción.
• De nuevo, si estos documentos no proporcionan
  detalles suficientes, es necesario que se añada
  la fecha, el nombre y dirección de la empresa que
  proporciona los bienes o servicios, la cantidad y
  la naturaleza o propósito del sindicato en
  incurrir el gasto

46
Áreas de problemas

• Hospedaje, transporte aéreo y otros gastos de
  viaje
• Además de la factura o recibo, debe anotarse
  información adicional que identifique el objetivo
  o razón del viaje.

47
Áreas de problemas

• Reportes de alimentos y bebidas deben incluir
• Nombres de los individuos presentes
• Nombres/direcciones de los restaurantes/bares
• Relación del evento al trabajo del sindicato
• Generalmente, los recibos de los restaurante no
  proporcionan esta información.
• Toda persona que solicite un reembolso por este
  tipo de gastos, debe escribir la información
  faltante en el reverso del recibo, al momento de
  hacer el gasto, para asegurar la confiabilidad
  del recibo en los archivos sindicales.

48
Áreas de problemas

• Asuntos/trabajo del sindicato - uso de
  automóviles personales
• Fechas del viaje
• Nombres y sitios visitados
• Numero de millas recorridas
• Razón para el viaje y el uso del automóvil
• Las bases para la aprobación del reembolso deben
  existir en los estatutos del sindicato, las
  minutas de reuniones de miembros o algún otro
  archivo sindical.

49
Áreas de problemas
(cont.)

• Asuntos/trabajo del sindicato llamadas
  telefónicas desde la residencia particular o el
  celular personal, etc.
• En caso de que un funcionario o empleado utilice
  su teléfono particular o su celular para hacer
  llamadas de trabajo y se le reembolsa el gasto,
  el sindicato debe conservar el original del
  recibo telefónico del empleado.
• Las llamadas de trabajo sindical deben ser
  marcadas claramente en el recibo telefónico.

50
Áreas de problemas

• Tiempo/salario perdido
• Fechas
• Horas específicas y número de horas que se
  reclama
• Salario por hora
• Objetivo o razón del tiempo perdido
• Las descripciones como en trabajo sindical o
  varios son insuficientes y no son aceptables.
• Si el sindicato autoriza y paga el tiempo
  perdido, la constitución y estatutos deben
  establecer claramente las circunstancias bajo las
  cuales el tiempo perdido se puede pagar.

51
Áreas de problemas
(cont.)

• Autorizaciones
• Se debe poner especial atención a las siguientes
  autorizaciones
• Compensaciones de los funcionarios/empleados como
  el salario, prestaciones incluyendo bonos y/o
  vacaciones, uso del automóvil del sindicato,
  pensiones, seguros de vida o salud, otros
  beneficios y gastos.
• Estas autorizaciones deben ser claras e
  inequívocas y generalmente estarán como
  disposiciones de la constitución o estatutos o en
  las resoluciones de la Junta Directiva o de los
  miembros que aparecen en las minutas
• Transacciones de grandes cantidades o poco
  usuales.

52
Áreas de problemas
(cont.)

• Minutas de las reuniones de miembros o de la
  Junta Directiva
• El sindicato debe mantener todas las minutas de
  las reuniones de miembros o de la Junta
  Directiva, si éstas contienen información
  necesaria para verificar cualquier información
  incluida en el reporte financiero anual del
  sindicato.
• Grabaciones de audio/video de las reuniones
  también deben conservarse por lo menos durante
  cinco años a partir de la fecha en la que se
  sometió el reporte.

53
Varias

• Responsabilidad personal del presidente y
  tesorero.
• El presidente o tesorero del sindicato, o los
  funcionarios correspondientes, son responsables
  de asegurar que el sindicato conserve estos
  archivos y que cumpla con las disposiciones del
  Título II.

54
Varias

• Demandas criminales o civiles
• Toda persona que deliberadamente no mantenga os
  reportes requeridos o anote información falsa,
  esconda, retenga o destruya los reportes puede
  ser procesado criminalmente.
• Las penas pueden incluir multas hasta por
  100,000 y/o un (1) año en prisión. Estas penas
  solo se aplicarán a los funcionarios sindicales
  responsables por las finanzas y reportes del
  sindicato, pero también se aplicarán a cualquiera
  (miembro, empleado, contador, abogado) que cause
  la creación de un reporte falso.
• La Secretaria del Trabajo también pude entablar
  demandas civiles si una persona ha violado o está
  por violar los requisitos de mantener archivos
  adecuadamente.

55
Varias

• Derecho de los miembros de revisar los
  libros/reportes
• La Sección 201 (c) de la LMRDA establece el
  derecho para que los miembros examinen cualquiera
  de los libros o reportes que son necesarios para
  someter un reporte a la OLMS. Este derecho se
  puede ejercer por un miembro que muestra causa
  justa para la reexaminación, mediante el
  establecimiento de una demanda en una corte
  federal de distrito

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Contactar a la OLMS

• En línea en
• http//www.olms.dol.gov
• El Centro de Llamadas del Departamento del
  Trabajo al 1-866-4-USA-DOL
• También puede enviar sus preguntas por correo
  electrónico a
• olms-public_at_dol.gov