7- Conduite du changement

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7- Conduite du changement

1. Évaluation des changements et plan dactions.
2. Actions de la conduite du changement.
3. Actions de support et de reprise des données

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Où en est-on ?
ORGANISATION
OPPORTUNITE LANCEMENT DU PROJET
ELABORATION DUNE SOLUTION
INTEGRATION INDUSTRIALI-SATION DU SI
MISE EN OEUVRE
CONDUITE DU CHANGEMENT
MANAGEMENT DE LEQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET
ASSURANCE MAITRISE DE LA QUALITE
URBANISME DU SYSTEME DINFORMATION
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Évaluation des changements

• Identification et évaluation
• Plan général daction

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Objectif appropriation !
Élaboration du plan de communication
Identification et évaluation des changements
Élaboration du plan de formation
Plan général dactions
Élaboration et production de la doc
Organisation du support
Reprise des données
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Identification et évaluation

• Nature et ampleur des changements qui vont
  affecter les postes de travail concernés par le
  nouveau système.
• Étude dimpact.
• Réquisits
• Spécifications détaillées,
• Organigramme des services.

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Réalisation dentretiens

• Pour chaque type de poste de travail, un
  entretien est mené avec les personnes concernées.
• Objectif
• Présentation du nouveau système,
• Recueil dinformation sur le poste de travail.

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Le poste de travail
Réglementation et activités
Outils utilisés
Échanges dinformation et de documents
Environnement externe
Profil type et charge de travail
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Déroulement des entretiens

• Cadrage général du futur système
• Présentation des objectifs et enjeux,
• Présentation des avantages attendus,
• Cadrage des grandes échéances.
• Recueil dinformation sur la situation actuelle
• Caractéristiques activité, réglementation,
  documents produits, flux échangés, outils
  utilisés, volume de données, profil des
  compétences,
• Recueil de lappréciation actuelle limites,
  contraintes.
• Présentation du poste de travail cible
• Description des nouvelles activités ou règles,
• Précision des responsabilités, de lautonomie,
• Description des caractéristiques techniques des
  outils.

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Synthèse cartographie

• A lissue des entretiens une cartographie des
  postes de travail futurs peut être dressée.
• Sous forme dun tableau

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Cartographie des Postes
Cartographie des postes de travail Cartographie des postes de travail Cartographie des postes de travail
Situation actuelle Situation cible
SERVICE
Nom
Mission
POSTE
Nom
Mission
Activité
Flux entrants
Flux sortants
Niveaux dautomatisation et outils
Compétences requises
Autres informations
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Description évaluation

• A partir des entretiens, la nature et lampleur
  de limpact des changements sont décris par
  poste.
• Les impacts sont appréciés en évaluant lécart
  entre les caractéristiques des postes présents et
  futurs. 3 écarts sont considérés
• Écart sur les activités (nouveauté, ampleur)
• Écart sur les niveaux dautomatisation,
• Écart sur les profils demploi (compétences).
• Impact Fort, Moyen, Faible gt tableau.

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Synthèse des impacts
Service Poste actuel Poste cible ACTIVITE AUTOMATISATION COMPETENCE
ltImpactgt



ltImpactgt Fort, Moyen, Faible
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Objectif appropriation !
Élaboration du plan de communication
Identification et évaluation des changements
Élaboration du plan de formation
Plan général dactions
Élaboration et production de la doc
Organisation du support
Reprise des données
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Plan général daction
Points majeurs de changement Difficultés ou freins pressentis Points dappui et points forts déjà existants Orientation de conduite du changement

• Les orientations portent sur les trois moyens mis
  en œuvre
• La communication,
• La formation,
• La documentation.

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Orientations

• Planification des actions
• Communication, formation, documentation
• Cadrage général,
• Spécification-conception,
• Réalisation,
• Test.
• Support
• Définition des missions.
• Reprise des données
• Peut constituer un projet à part entière.
• Moyens mis en Œuvre
• Globalement pas plus de 5 de la charge.
• Conseil sappuyer sur les utilisateurs motivés.

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Objectif appropriation !
Élaboration du plan de communication
Identification et évaluation des changements
Élaboration du plan de formation
Plan général dactions
Élaboration et production de la doc
Organisation du support
Reprise des données
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Communication lenjeu

• Réussir la communication sur un projet est aussi
  important sinon plus que la réussite technique du
  logiciel.

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Élaboration du plan de communication

• Matérialiser la stratégie en 5points
• Récapitulatif des grands changements
• Fonctionnels, organisationnels, techniques.
• Identification des populations concernées
• Position organisationnelle, géographique.
• Élaboration des messages clés
• Relatifs à un changement, une population
• Support
• Bulletins dinformation, intranet, forums,
• Calendrier général
• Les grandes échéances de la communication.

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Vue densemble
Population 1 Population 2 Population N
Message 1 Support Période Type (S/I)
Message 2

Message y
S sensibilisation, I information
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Démarche

• Préciser les objectifs
• Informer,
• Sensibiliser utilisateurs et services,
• Créer des conditions favorables daccueil.
• Préciser le contenu de la communication
• Cibler la communication,
• Positionner le produit par rapport à lexistant,
• Présenter les grandes fonctions,
• Présenter les plans de développement et de
  déploiement.
• Définir les modalités de communication
• Identifier tous les supports adaptés,
• Rechercher toutes les circonstances opportunes.

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Formation lenjeu

• Composante déterminante qui peut constituer un
  projet à part entière
• Produit novateur,
• Nombre dutilisateurs.

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Plan général 4 parties (1)

• Précision des objectifs de formation
• Type de formation application ou métier,
• Niveau visé débutant, perfectionnement,
  expertise,
• Couverture totale ou partielle.
• Identification des personnes concernées
• Description précise des profils types,
• Préconisation des pré-requis (expérience,
  compétence),
• Relais internes (train the trainer).

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Plan général 4 parties (2)

• Contenu et forme de la formation
• Orientée sur les cas pratiques,
• Scénarios construits selon les cas de gestion les
  plus fréquents,
• Différences avec lexistant,
• Mise en situation (cas réel, documentation
  réelle),
• Consolidations intermédiaires, lessentiel doit
  être assimilé par tous,
• Exercices supplémentaires (vitesses
  dassimilation).

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Plan général 4 parties (3)

• Modalités de la formation
• Prévoir un délai suffisant pour la planification,
• Planifier juste à temps !
• Prévoir la logistique technique. Postes installés
  et opérationnels !
• Veiller au confort de linstallation et du
  déroulement. Nombre maximum de participants,
  pauses.
• Évaluer la formation sur tous ses aspects.

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Démarche

• Cadrage général
• Contenu par rapport aux populations types,
• Mode de formation,
• Calendrier général,
• Moyens mis en œuvre.
• Conception de la formation
• Identification et description des modules,
• Logistique générale,
• Fabrication
• Support animateur, participants, exercices
• Test
• Validation par formation test auprès
  dutilisateurs volontaires.
• Animation
• Loccasion de répondre à toute les questions !

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La Documentation lenjeu

• Tous les documents de description et
  dexplication du fonctionnement du nouveau
  système.

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Documentationcomposants

• Contenu classique
• Manuel dutilisation,
• Aide-mémoire,
• Guide utilisateur,
• Aide en ligne.
• Tendance à lintégration dans le logiciel, afin
  de supprimer complètement le support papier.

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Élaboration des Composants

• Élaboration du manuel dutilisation
• Présentation densemble,
• Description des dispositions communes à toutes
  les fonctions,
• Description par fonction saisie, messages
  danomalie,
• Règles de confidentialité et sécurité,
• Description des utilitaires et interfaces,
• Glossaires des mots et expressions techniques.
  Élaboration du plan de communication.

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Élaboration des Composants

• Réalisation daide mémoire
• Quelques feuillets toujours appréciés,
• Aide à construire la vision densemble,
• Schémas.
• Réalisations de guides dutilisateurs
• Fiches guides par procédure,
• Élaborées avec les utilisateurs,
• Dans leur vocabulaire.

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Élaboration des Composants

• Aide en ligne
• Structurée en deux niveaux
• Laide sur les zones affichées,
• Laide par écran ou par fonction.
• Renvoi vers le dictionnaire de données.

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Objectif appropriation !
Élaboration du plan de communication
Identification et évaluation des changements
Élaboration du plan de formation
Plan général dactions
Élaboration et production de la doc
Organisation du support
Reprise des données
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Le support lenjeu

• Toutes les actions dassistance aux utilisateurs
  visant à faciliter lexploitation dun produit
  donné.

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Démarche

• Cadrage général
• Champ couvert par rapport aux populations,
• Mode dassistance,
• Calendrier de préparation et de démarrage,
• Les moyens mis en œuvre.
• Organisation générale
• Répartition des missions,
• Structure centralisée, ou répartie,
• Nécessité dindicateurs de mesure de lactivité
  et de lefficacité.
• Distinguer support métier, et support applicatif.

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Schéma type
Hot-line 1er niveau
Expertise 2ème niveau
Assistance sur site (cas exceptionnel)
Assistance de proximité
SITE
Échanges inter-sites
Journée thématique de soutien
Rappel de formation
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La reprise des données

• Transposer les données dune base de données
  existante vers la base du nouveau système de la
  façon la plus automatisée possible.

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La reprise des Données

• 7 actions
• Établir le calendrier de la reprise,
• Définir les procédures,
• Mettre en place lorganisation,
• Développer et installer les outils de reprise,
• Remettre à niveau les bases existantes
• Exécuter la reprise et charger les nouvelles
  bases,
• Prévoir une solution de repli.

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Objectif appropriation !
Élaboration du plan de communication
Identification et évaluation des changements
Élaboration du plan de formation
Plan général dactions
Élaboration et production de la doc
Organisation du support
Reprise des données
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Où en est-on ?
ORGANISATION
OPPORTUNITE LANCEMENT DU PROJET
ELABORATION DUNE SOLUTION
INTEGRATION INDUSTRIALI-SATION DU SI
MISE EN OEUVRE
CONDUITE DU CHANGEMENT
MANAGEMENT DE LEQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET
ASSURANCE MAITRISE DE LA QUALITE
URBANISME DU SYSTEME DINFORMATION