Forum of Canadian OmbudsmanForum Canadien Des Ombudsmans

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Forum of Canadian Ombudsman/Forum Canadien Des
Ombudsmans

• Barbara A. McIsaac, Q.C.
• March/Mars 31, 2003

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Ombudsmanand/et

• Privacy Legislation/Les Lois sur La Protection
  des Renseignements Personnels

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Privacy Act/

• Loi Sur la Protection Des Renseignements
  Personnels

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S. 3 Personal Information Renseignements
Personnels

• Personal Information means information about
  an identifiable individual that is recorded in
  any form including, without restricting the
  generality of the foregoing
• Reseignements Personnels des
  renseignements, quels que soient leur forme et
  leur support, concernant un individu
  identifiable, notamment

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(g)

• The views or opinions of another individual about
  the individual
• Les idées ou opinions dautrui sur lui

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22 (1) (b)

• The head of a government institution may refuse
  to disclose any personal information requested
  under subsection 12(1)
• Le responsable dune institution fédérale peut
  refuser la communication des renseignements
  personnels demandés en vertu du paragraphe 12 (1)

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22 (1) (b)

• (b) the disclosure of which could reasonably be
  expected to be injurious to the enforcement of
  any law of Canada or a province or the conduct of
  lawful investigations, including, without
  restricting the generality of the foregoing, any
  such information
• (b) soit dont la divulgation risquerait
  vraisemblablement de nuire aux activités
  destinées à faire respecter les lois fédérales ou
  provinciales ou au déroulement denquetês
  licites, notamment

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22 (1) (b)

• (i) relating to the existence or nature of a
  particular investigation
• (ii) that would reveal the identity of a
  confidential source of information, or
• (iii) that was obtained or prepared in the course
  of an investigation

• des renseignements relatifs à lexistence ou à la
  nature dune enquête déterminée
• des renseignements qui permettraient de remonter
  à une source de renseignements confidentielle
• des renseignements obtenus ou préparés au cours
  dune enquête

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Official Languages Act/

• Loi sur les langues officielles

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S. 72 Confidentiality/Secret

• Subject to this Act, the Commissioner and every
  person acting on behalf of or under the direction
  of the Commissioner shall not disclose any
  information that comes to their knowledge in the
  performance of their duties and functions under
  this Act

• Sous réserve des autres dispositions de la
  présente loi, le commissionaire et les personnes
  agissant en son nom ou sous son autorité sont
  tenus au secret en ce qui concerne les
  renseignements dont ils prennent connaissance
  dans lexercice des attributions que leur confère
  la présente loi

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The Lavigne Case/LAffaire Lavigne

• Mr. Lavigne made a complaint in 1992 to the
  Office of the Commissioner of Official Languages
  with respect to language of work
• In 1996, Mr. Lavigne applied to the Federal Court
  seeking damages as provided for in Part 10 of the
  Official Languages Act. The Federal Court awarded
  damages in the amount of 3,000.00

• plainte déposée en 1992 par M. Lavigne auprès du
  Commissariat aux Langues Officielles plainte
  portant sur la langue de travail jugée fondée
• recours juriciaire déposé par Lavigne en vertu de
  la Partie X de la LLO en 1996, la Cour fédérale
  ordonne à DHRC de lui verser le montant de 3,000
  à titre de dommages-intérêts

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The Lavigne Case/LAffaire Lavigne

• Unsatisfied with the amount, Mr.Lavigne appealed
  the decision to the Federal Court of Appeal, who
  upheld the Trial Divisions award of damages. Mr.
  Lavignes application for leave to appeal to the
  Supreme Court of Canada was denied
• In 1993, Mr. Lavigne also made a request under
  the Privacy Act for access to personal
  information about him in the files of the Office
  of the Commissioner of the Official Languages.
  There was personal information about him in the
  files. This included both the view and opinions
  of co-workers and the view and opinions of
  supervisors

• insatisfait du montant accordé, Lavigne en
  appelle à la Cour dappel fédérale qui confirme
  le jugement de la Division de première instance
  la demande dautorisation den appeler de M.
  Lavigne est rejetée par la Cour suprême du Canada
• en 1993, M. Lavigne présente au Commissaire à la
  vie privée une demande de communication en vertu
  de la Loi sur la protection des renseignements
  personnels afin dobtenir les renseignments
  personnels contenus dans les dossiers de plainte
  du CoLO opinions et observations de ses
  collègues et superviseurs à son sujet

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Federal Court/Cour Fédérale

• Section 22(1)(b) cannot be applied once the
  investigation is complete
• No proof of injury

• paragraphe 22(1)(b) ne sapplique pas une fois
  lenquête close
• aucun risque de nuire au déroulement denquête
  licites

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The Supreme Court of Canada

• Cour Suprême du Canada

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The/LOmbudsman

• Unique mission is to resolve tension in an
  informal manner one reason that the office of
  ombudsman was created was to address the
  limitations of legal proceedings
• His or her duty is to examine both sides of the
  dispute, assess the harm that has been done and
  recommend ways of remedying it. The ombudsmans
  preferred methods are discussion and settlement
  by mutual agreement

• pour mission propre de résoudre les tensions
  dune manière informelle. Cest, entre autres,
  pour répondre aux limites des recours judiciaires
  que lombudsman a été créé
• il a le devoir dexaminer les deux côtés du
  litige, apprécier les torts et recommander les
  moyens dy remédier. Il privilégie la discussion
  et lentente à lamiable

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Confidentiality/Confidentialité

• The Privacy Act must be applied to the Office of
  the Commissioner of Official Languages in such a
  way as to recognize the unique context in which
  the Commissioners investigations are conducted
• Using the procedure for compelling attendance
  compromises the ombudsman role of the
  Commissioner
• The Commissioner must protect witnesses and
  assist victims in exercising their rights

• Lapplication de la Loi sur la protection des
  renseignements personnels au Commissariat aux
  langues officielles doit se faire de façon à
  reconnaître le contexte particulier des enquêtes
  du commissaire
• lutilisation de la procédure de contrainte
  compromet le rôle dombudsman du commissaire
• le commissaire doit protéger les témoins et aider
  les victimes à faire respecter leurs droits

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S. 22(1)(b)

• No temporal limitation
• Can be applied even after investigation over if
  injury can be demonstrated

• aucune justification de limiter la portée de
  cette disposition
• La non-divulgation des renseignements personnels
  prévue au paragraphe 22(1)(b) est autorisée
  lorsquil existe un risque que la divulgation
  nuise à lenquête et un lien clair et direct avec
  le préjudice allégué

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But/Mais

• Parliament has made the Office of the
  Commissioner of Official Languages subject to the
  Privacy Act, and only when a government
  institution is able to justify the exercise of
  its discretion to refuse disclosure may it do so.
  In the case before us, the appellant has not
  succeeded in showing that it is reasonable to
  maintain confidentiality

• Le législateur a assujetti le Commissariat aux
  langues officielles à lapplication de la Loi sur
  la protection des renseignements personnels et
  ce nest que lorsque linstitution fédérale peut
  justifier lexercice de sa discrétion de refuser
  la divulgation quelle peut le faire. Dans le cas
  qui nous concerne, lappelant na pas réussi à
  démontrer quil est raisonnable de maintenir la
  confidentialité. Pour ces motifs, je suis davis
  de rejeter le pourvoi principal

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Personal Information Protection and Electronic
Documents Act

• Loi sur la protection des renseignements
  personnels et les documents électronic

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Personal information/renseignement personnel

• Information about an identifiable individual, but
  does not include the name, title or business
  address or telephone number of an employee of an
  organization

• Tout renseignement concernant un individu
  identifiable, à lexclusion du nom et du titre
  dun employé dune organisation et des adresse et
  numéro de téléphone

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Commercial activity/activité commerciale

• Any particular transaction, act or conduct or any
  regular course of conduct that is of a commercial
  character, including the selling, bartering or
  leasing of donor, membership or other fundraising
  lists

• Toute activité régulière ainsi que tout acte
  isolé qui revêtent un caractère commercial de par
  leur nature, y compris la vente, le troc ou la
  location de listes de donneurs, dadhésion ou de
  collecte de fonds

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4.9 Individual Access/Accès aux renseignements
personnels

• Upon request, an individual shall be informed of
  the existence, use, and disclosure of his or her
  personal information and shall be given access to
  that information. An individual shall be able to
  challenge the accuracy and completeness of the
  information and have it amended as appropriate

• une organisation doit informer toute personne qui
  en fait la demande de lexistence de
  renseignements personnels qui la concernent, de
  lusage qui en est fait et du fait quils ont été
  communiqués à des tiers, et lui permettre de les
  consulter. Il sera aussi possible de contester
  lexactitude et lintégralité des renseignements
  et dy faire apporter les corrections appropriées

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S. 9 (3) (d)

• the information was generated in the course of a
  formal dispute resolution process

• Les renseignements ont été fournis uniqement à
  loccasion dun règlement officiel des différends

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The Privacy Commission of Canada/Commissaire à la
protection de la vie privée du Canada
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Decision 88

• The grievance documentation by its nature sought
  to resolve differences between parties
• Therefore, deems to be a type of formal
  dispute-resolution process
• Documentation that was created as part of a human
  rights investigation was not
• Not generated for the purpose of settling a
  dispute
• Purpose of responding to allegations and
  providing a defence

• si la documentation relative au grief visait, de
  par sa nature, à résoudre des différends entre
  les parties
• par conséquent, était considérée comme un type de
  règlement officiel de différends
• celle qui avait été produite dans le cadre de
  lenquête liée aux droits de la personne ne
  létait pas
• navait pas été produite aux fins de régler un
  différend
• en vue de répondre aux allégations et dassurer
  une défense

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Decision 92

• Neither Principle 4.9 nor any other provision of
  the Act intends a general right of access to
  representations made to the Commissioner in the
  course of a complaint investigation
• Information at issue was thus not subject to
  right of access at all
• Was unnecessary for the company to appeal an
  exemption under the Act in order to exclude the
  information

• ni le principe 4.9 ni tout autre disposition de
  la Loi ne vise à accorder un droit général
  daccès aux observations présentées au
  Commissaire dans le cadre de lenquête dune
  plainte
• les renseignements en cause ne faisaient pas
  ainsi lobjet dun droit daccès quelconque
• Inutile pour la compagnie dinvoquer une
  disposition dexemption en vertu de la Loi dans
  le but dexclure les renseignements

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Conclusion