Organisation en imagerie

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Organisation en imagerie
Docteur Sébastien WoynarChargé de projetMeaH
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• MeaH
• Mission nationale dExpertise et dAudits
  Hospitaliers
• par la Loi de Financement de la Sécurité Sociale
  de 2003
• Objectif faire émerger une meilleure
  organisation des activités combinant
• qualité du service
• efficience économique
• conditions de travail satisfaisantes
• Moyen Agir sur les organisations des services
  par un dispositif dappui conseil
• à partir dactions sur le  terrain 
• conduites par des sociétés de conseil
• Sappuyer sur des établissements publics et
  privés volontaires
• confidentialité des résultats

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Triple partenariat
MeaH
Cabinet de consultants
Établissement
Contribue au diagnostic, élabore les plans
daction et les met en uvre
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2 apports de la MeaH

• Apport technique , métier
• Gestion de flux dappel
• Gestion des Ressources Humaines
• Apport gestion de projet
• Objectif
• Phasage
• Acteurs
• Risque
• Évaluation

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La méthode de travail

• Observer les organisations en place
• ? en apprécier les forces et les faiblesses
• Construire des indicateurs de performance
• ? caractériser lemploi des ressources (hommes
  matériels), les délais, la qualité de la
  prestation, etc.
• Comparer entre eux les services participant à
  létude
• ? relier les indicateurs et lorganisation
• Décrire les organisations les plus performantes
• Accompagner les établissements
• ? mettre en uvre leurs plans dactions

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Le partage dexpériences

• 3 vecteurs de diffusion
• les Comités Techniques Nationaux (CTN) sur chaque
  thème
• le site Internet
• la diffusion de références dorganisation
  hospitalière
• Rapports de fin de phase
• Guide des Bonnes Pratiques Organisationnelles
  (éditions Berger-Levrault)

www.meah.sante.gouv.fr
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3 types de chantiers contenu
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Chantier imagerie

• Chantier approfondissement (suit un chantier
  exploratoire)
• 8 établissements
• 5 CH
• 1 CLCC
• 1 CHU
• 1 plateau technique privé
• 2 cabinets de conseil
• Accenture
• Capgemini Consulting
• 3 phases en 18 mois
• Diagnostic (activité, ressources, organisation)
• Lutilisation des équipements
• Les effectifs et lactivité du service
• Les délais de rendez-vous et temps dattente.
• Et dautres indicateurs de qualité à définir
  ensemble

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Phasage
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Objectif du chantier Imagerie

• Approfondir un terrain détude peu exploré et
  affiner les travaux menés avec les services de la
  première vague
• Améliorer lorganisation des services dimagerie
  en termes
• Defficience productivité des équipements et
  des ressources
• Daccès aux soins durée dutilisation des
  équipements
• De qualité de prise en charge réduction des
  délais de RV, coordination avec les services
  demandeurs
• Délivrer aux établissements un appui  de
  terrain  pour résoudre des dysfonctionnements
  locaux.
• Faciliter la mise en uvre de changements
  organisationnels concrets, tangibles (même sils
  sont modestes) dans les délais impartis au
  chantier

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Déroulement du chantier
Lancement
Avril 2005
Phase 1
Diagnostic dactivité, des ressources et de
lorganisation
Janvier 2005
Phase 2
Février 2006
Capitalisation Axes damélioration
Avril 2006
Mai 2006
Phase 3
Mise en uvre des axes damélioration

• CTN 0, lancement
• MeaH établissements
• Préparation CTN
• MeaH consultants
• CTN
• MeaH consultants établissements
• CTN directeurs
• MeaH chefs détablissements
• Ateliers de travail
• MeaH Consultants établissements

Octobre 2006
Phase 3 bis
Novembre 2006
Évaluation Définition des BP
Décembre 2006
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• Périmètre, phasage et déroulement de létude
  2005/2006

• Périmètre IRM, TDM, radio conventionnelle,
  échographie, mammographie, radiologie
  interventionnelle et radios mobiles.
• Phase 1 construction dindicateurs de
  productivité, de délais et de qualité
• Relever et fiabiliser les données nécessaires à
  la construction des indicateurs portant sur
• Lutilisation des équipements
• Les effectifs et lactivité du service
• Les délais de rendez-vous et temps dattente.
• Et dautres indicateurs de qualité à définir
  ensemble
• Procéder à une comparaison des services entre
  eux.
• Jalons juin à octobre 2005

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• Phase 2 analyse des organisations et
  formulation de recommandations
• Réaliser un diagnostic de lorganisation
  existante et zoomer sur les modalités
  organisationnelles susceptibles dexpliquer les
  constats relevés en phase 1
• Repérage des  bonnes pratiques
  organisationnelles 
• Observations sur le terrain, entretiens
  individuels, travail de groupe
• Jalons octobre à mars 2006
• Phase 3 définition dun plan dactions et mise
  en uvre
• Élaboration dun plan dactions assorti
  dobjectifs précis damélioration
• Mise en uvre des changements avec lappui des
  consultants.
• Jalons avril à décembre 2006

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• Les relations MeaH / établissements sont
  précisées dans le cadre dune  Convention de
  partenariat . Au 8 juin 2005, nous disposons des
  conventions du
• Le chef de projet désigné par létablissement
  valide à lissue de chaque phase le relevé des
  prestations sur site

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Organisation en imagerie
Cas détude N1François CollotteAccenture
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Cas 1 Présentation générale

• Présentation de létablissement
• 650 lits
• 180 000 journées dhospitalisation
• 55 000 passages aux urgences
• Structure pavillonnaire
• Présentation du service dimagerie

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Cas 1 Analyse des organisations

• Prise de RDV
• Effectif dédié par jour 4
• Nombre de RDV par jour 150
• Support de prise de RDV Crossway (IRM / scan)
  papier (autres modalités)
• Tâches accueil physique téléphonique,
  réception des bons (hospitalisés), gestion des
  formalités, archivage des dossiers
• Délai de RDV pour IRM (pour hospitalisés)
• IRM (patients hospitalisés) 3,7 jours
• SCAN (patients hospitalisés) 3,1 jours
• Suivi du patient
• Dossier partagé électronique (Crossway)
• Archivage des CR et images électronique
  (Crossway)
• Agenda du patient électronique (Crossway)
• Pas de système électronique de gestion de salle
  dattente (Fonctionnalités RIS)
• Gestion des CR dictée numérique et
  reconnaissance vocale
• Organisation IRM
• Mode de validation des RDVs RDVs donnés sans
  validation sauf exceptions
• Temps programmation par examen 30 min

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Cas 1 Extrait des pistes damélioration et
actions associées

• Prise de RDV / programmation des actes
• Coexistence dune gestion électronique et dune
  gestion papier pour les RDV
• Généralisation de la prise de RDV électronique
  sur lensemble des modalités
• Pour IRM et Scanner Optimisation des délais
  dobtention des RDVS et temps dattente
• Identification des actes les plus fréquemment
  réalisés pour ces modalités
• Evaluation de la durée moyenne de réalisation de
  ces actes (unité de temps de 10)
• Programmation plus précise de lactivité en
  fonction des actes
• Suivi du patient
• 3 lieux de frappe distincts, 4 salles dattente
• Dictée numérique et reconnaissance vocale pour la
  rédaction des CR mais un délai de restitution des
  CR de 24H à 4 jours
• Etude de faisabilité pour le déploiement de
  fonctionnalités RIS
• Gestion électronique de salle dattente avec des
  statuts patients (statut arrivé, pris en charge,
  en attente de CR, sorti)
• Optimisation de la gestion électronique des CR
  gestion de la liste de travail, validation
  électronique des CR par les médecins
• Plage douverture des modalités
• Radio conventionnelle ICR par heure de MER 46,
  moyenne de létude 73
• Scanner ICR par heure de MER 120, moyenne de
  létude 112
• Transférer des MER du conventionnel vers le
  scanner
• Profiter du plan déquipement  nouveau scanner 
  pour fermer 1 salle de conventionnel

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Organisation en imagerie
Cas détude N2Alain Donjon, Capgemini
Consulting
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Ressources et activité du C. H.
Activité de létablissement
Équipement
R. Humaines (ETP)
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Synthèse du diagnostic

• Les points forts et les bonnes pratiques
• Le mode délaboration du planning du personnel
  paramédical
• La communication intra équipe animée par les
  cadres très présents
• Lorganisation efficace du traitement des appels
  téléphoniques (interne / externe)
• Le mode de fonctionnement organisé avec les
  Consultations Externes
• Lenregistrement des patients hospitalisés avant
  leur arrivée en secteur Central
• Lexistence et lapport du poste PC (coordination
  / régulation Radio conventionnelle)
• Le signalement des pannes ou maintenances au SAMU
  
• Le suivi dindicateurs en routine
• La pratique régulière de contrôles qualité
• Les points à améliorer
• Le mode délaboration du planning des médecins et
  sa mise à disposition
• Des délais de RV jugés trop longs par les
  patients externes et leurs prescripteurs.
• Le mode de prise de RV en IRM qui rebute les
  patients et les prescripteurs
• Labsence de RV pour les IRM des hospitalisés,
  générant des incertitudes dans les services,
• Des ressources insuffisamment employées en regard
  de la demande potentielle
• Des délais de production de CR en IRM pouvant
  être longs,
• Labsence de partage du travail de frappe entre
  les équipes de secrétaires (Central / Scanner
  IRM)

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Le plan daction

• Processus de prise de RV pour lIRM
• Conduire une enquête dexternalisation et en
  analyser les résultats
• Déterminer les besoins des différents
  prescripteurs
• Déterminer les délais de prise en charge des
  patients hospitalisés
• Définir un processus optimal, le mettre en uvre
  et lévaluer
• Organisation de lactivité médicale
• Établir une grille de temps dexamens et une
  trame hebdomadaire de planification
• Établir un processus délaboration du planning
  médical
• Mettre au point un outil de centralisation des
  absences prévues
• Mettre le planning médical à disposition sur un
  outil informatique
• Organisation du secrétariat
• Choisir et mettre en uvre un système de dictée
  numérique pour la production des CR
• Optimiser lorganisation de la prise de RV
  (amplitude disponibilité, partage du travail )
• Optimiser les contacts téléphoniques (temps,
  infos, .)
• Optimiser la production de CR ( règles de dictée
  et de frappe, cas des urgences,..)
• Améliorer le fonctionnement des secrétariats (
  adapter les ressources aux besoins)
• Fournir aux externes un CR avant leur départ du
  service