4. Teori Motivasi: Content Theories

1
Materi Kuliah KOMUNIKASI ORGANISASI
Oleh AGUNG SUPROJO,S.Kom Program Studi Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik Universitas Tribhuwana Tunggadewi Malang
2
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
3
Komunikasi dalam Organisasi

• Pengertian Komunikasi
• proses dimana seseorang berusaha untuk memberikan
  pengertian atau pesan kepada orang lain melalui
  pesan simbolis.
• the process by which people attempt to share
  meaning via the transmission of symbolic
  messages
• (Stoner, Freeman Gilbert, 1995)

4
Pengertian Komunikasi Organisasi

• Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan
  penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
  kelompok formal maupun informal dari suatu
  organisasi (Wiryanto, 2005)

5
Komunikasi formal adalah komunikasi yang
disetujui oleh organisasi itu sendiri dan
sifatnya berorientasi kepentingan organisasi

• Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,
• Produktivitas, Prosedure
• dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
  organisasi. Misalnya memo, kebijakan,
  pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi

6
komunikasi informal adalah komunikasi yang
disetujui secara sosial.

• Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
  kepada anggotanya secara individual.

7
Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005)
mengidentifikasikan tiga Fungsi komunikasi
organisasi

• Fungsi perintah
• Fungsi relasional
• Fungsi manajemen ambigu.

8
FUNGSI PERINTAH

• 1. Fungsi perintah berkenaan dengan
  angota-anggota organisasi mempunyai hak dan
  kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan
  bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi
  perintah adalah koordinasi diantara sejumlah
  anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut.

9
FUNGSI RELASIONAL

• Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi
  memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan
  mempertahankan bisnis produktif hubungan personal
  dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam
  pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (job
  performance) dalam berbagai cara. Misal kepuasan
  kerja aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas
  dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat
  pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan
  antarpersona yang baik lebih terasa dalam
  pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak
  hubungan yang perlu dlakukan tidak anda pilih,
  tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi,
  sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih
  memacu konflik, kurang ditaati, dsb.

10
FUNGSI MANAJEMEN AMBIGU

• Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan
  dalam situasi organisasi sering dibuat dalam
  keadaan yang sangat ambigu. Misal motivasi
  berganda muncul karena pilihan yang diambil akan
  mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian
  juga diri sendiri tujuan organisasi tidak jelas
  dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan
  tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak
  jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan
  mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang
  melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu
  dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan
  memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan
  informasi bersama.

11
Proses Komunikasi
Pesan/Informasi
Pesan/Informasi
Pengiriman
Penerimaan
Enkoding
Dekoding
Pengirim
Penerima
Mediator
Gangguan
Gangguan
Gangguan
Penerimaan
Pengiriman
12
Proses Komunikasi
Pengkodean mengubah suatu pesan komunikasi
menjadi bentuk simbol
Pesan apa yang dikomunikasikan
Saluran lewat medium mana suatu pesan
komunikasi berjalan
Pendekodean penerjamahan-ulang pesan komunikasi
seorang pengirim
Kegelisahan Komunikasi ketegangan dan kecemasan
yang tidak pada tempatnya dalam komunikasi lisan,
tulisan atau keduanya
13
Fungsi Komunikasi

1. Kendali (Control)
2. Motivasi
3. Pengungkapan emosional
4. Informasi

14
Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan
Organisasi

• Komunikasi internal.
• proses penyampaian pesan antara anggota-anggota
  organisasi yang terjadi untuk kepentingan
  organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan
  dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb.
  Proses komunikasi internal ini bisa berujud
  komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi
  kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses
  komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan
  media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim
  dibedakan menjadi dua, yaitu
• Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas
  ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari
  pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada
  pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan
  memberikan instruksi-instruksi,
  petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll
  kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan
  laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan,
  dsb. kepada pimpinan.
• Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu
  komunikasi antara sesama seperti dari karyawan
  kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan
  dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang
  sama di dalam organisasi atau mengalir
  antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar
  pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan
  masalah. Hal ini membantu organisasi untuk
  menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang
  lainnya, serta membangun semangat kerja dan
  kepuasan kerja.

15
Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan
Organisasi

• Komunikasi Eksternal.
• Komunikasi eksternal organisasi adalah
  komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
  khalayak di luar organisasi. Pada organisasi
  besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh
  kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan
  sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan
  hanyalah terbatas pada hal-hal yang dianggap
  sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri
  dari jalur secara timbal balik
• Komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
  Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat
  informatif, yang dilakukan sedemikian rupa
  sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan,
  setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini
  dapat melalui berbagai bentuk, seperti majalah
  organisasi press release artikel surat kabar
  atau majalah pidato radio film dokumenter
  brosur leaflet poster konferensi pers.
• Komunikasi dari khalayak kepada organisasi.
  Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
  merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan
  dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

16
Hal-hal mendasar dalam komunikasi
1. Arah komunikasi

• Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau
  lateral.
• Dimensi vertikal dibagi menjadi
• Ke bawah komunikasi yang mengalir dari satu
  tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke
  suatu tingkat yang lebih bawah
• Ke atas komunikasi yang mengalir ke suatu
  tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok
  organisasi

Lateral, komunikasi terjadi diantara anggota
kelompok kerja yang sama, pada tingkat yang sama,
diantara manajer pada tingkat yang sama, atau
diantara setiap personil yang yang secara
horizontal ekuivalen
17
2. Jaringan formal dan informal
Jaringan formal komunikasi yang bertalian
dengan tugas mengikuti rantai wewenang Jaringan
informal selentingan komunikasi
3. Komunikasi non verbal pesan yang dihantar
lewat gerakan tubuh, intonasi atau tekanan pada
kata-kata, air muka dan jarak fisik antara
pengirim dan penerima
4. Pilihan saluran komunikasi

• Kekayaan saluran banyaknya informasi yang dapat
  diteruskan selama suatu episode kemunikasi
• Ada beberapa yang kaya dalam kemampuan untuk
• Menangani isyarat berganda secara serentak
• Memudahkan umpan balik yang cepat
• Sangat pribadi

18
5. Penghalang komunikasi efektif

• Penyaringan manipulasi informasi yang dilakukan
  seorang pengirim dengan maksud agar informasi itu
  akan tampak lebih menguntungkan di mata penerima.
  Penentu utama dari
  penyaringan banyaknya tingkat dalam suatu
  struktur organisasi.
• Persepsi selektif muncul karena penerima dalam
  proses kimunikasi secara selektif melihat dan
  mendenganr berdasarkan kebutuhan, motivasi,
  pengalaman, latar belakang, dan karakteristik
  pribadi mereka yang lain
• Emosi
• Bahasa

19
6. Faktor-faktor yang berkaitan dengan
efektifitas komunikasi dalam beberapa perusahaan
berdasarkan hasil riset

1. Dirut harus menyadari pentingnya komunikasi
2. Para manajer memadankan tindakan dan ucapan
3. Komitmen pada komunikasi dua arah
4. Penekanan pada komunikasi tatap muka
5. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan
6. Menangani berita buruk
7. Pesan dibentuk untuk audiens yang dimaksudkan
8. Perlakuan komunikasi sebagai suatu proses
   berkelanjutan

20
7. Isu-isu terbaru dalam komunikasi

• Penghalang komunikasi antara pria dan wanita.
  
  Pria menggunakan
  pembicaraan untuk menekankan status, sedangkan
  wanita menggunakannya untuk menciptakan hubungan
• Komunikasi yang benar secara politis
• Komunikasi silang budaya
• Komunikasi elektronik

21
Kaitan antara Jarak Fisik dengan Frekuensi
Komunikasi
Sumber diadaptasi dari Heller and Hindle (1998)
22
Bentuk-bentuk Komunikasi

• Komunikasi Interpersonal
• Komunikasi Lisan
• Komunikasi Tertulis
• Komunikasi dalam Bentuk Jejaring Komunikasi
• Pola Roda
• Pola huruf Y
• Pola komunikasi bersambung
• Pola komunikasi melingkar
• Pola komunikasi menyeluruh

23
(No Transcript)
24
Pola Komunikasi dalam Stuktur Organisasi
25
(No Transcript)
26
Bentuk Komunikasi Grapevine
CLUSTER Banyak orang berkomunikasi secara
terbatas
GOSIP Satu orang berkomunikasi kepada banyak
orang
27
Hambatan dalam Berkomunikasi
HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL
Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik
Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen
Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian
Kemampuan Mendengarkan yang rendah Kelebihan Beban Kerja
Penilaian awal terhadap subjek tertentu Hambatan-hambatan lain
28
Upaya dalam mengatasi hambatan dalam
Berkomunikasi
UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL
Peningkatan kemampuan mendengarkan Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan
Dorongan untuk berkomunikasi dua arah Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan
Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi
Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi
Peningkatan pemahaman terhadap orang lain Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi
29
Teknologi Informasi dan Komunikasi

• Sistem Informasi Formal
• sistem pemroses transaksi (transaction-processing
  system)
• sistem informasi manajemen (management
  information system)
• sistem pendukung pengambilan keputusan (decision
  support system)
• sistem informasi eksekutif (executive information
  system)
• sistem jaringan internal(intranet)
• sistem pintar (expert system)
• Teknologi Informasi yang Personal
• Komputer
• Mesin Fotocopy
• Telepon Selular
• WebCam
• dll

30
KOMUNIKASI - ORGANISASI SOSIAL (Berlo, 1960)

• Komunikasi berhubungan dengan Organisasi Sosial
  dengan tiga cara
• Pertama, sistem sosial dihasilkan lewat
  komunikasi. Keseragaman perilaku dan tekanan
  untuk menyesuaikan diri dengan norma-norma
  dihasilkan lewat komunikasi diantara
  anggota-anggota kelompok.
• Kedua, bila suatu sistemsosial telah berkembang,
  ia menentukan komunikasi anggota-anggotanya.
  Sistem sosial mempengaruhi bagaimana, ke, dan
  dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana
  komunikasi terjadi diantara anggota-anggota
  sistem.
• Ketiga, pengetahuan mengenai suatu sistem sosial
  dapat membantu kita membuat prediksi yang akurat
  mengenai orang-orang tanpa mengetahui lebih
  banyak daripada peranan-peranan yang mereka
  duduki dalam sistem.

31
KOMUNIKASI JABATAN DAN HUBUNGAN INFORMAL (1)

• Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan
  dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi
  jabatan (positional communication) (Redfield,
  1953)
• Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan
  antara orang-orang, dan keseluruhan organisasi
  terdiri dari jaringan jabatan
• Mereka yang menduduki jabatan diharuskan
  berkomunikasi dengan cara yang sesuai dengan
  jabatan mereka
• Sekalipun demikian, dalam praktek komunikasi
  jabatan ini membingungkan, karena tidak semua
  jabatan dan interaksi secara saksama sesuai
  dengan diagram jabatan

32
KOMUNIKASI JABATAN DAN HUBUNGAN INFORMAL (2)

• Meskipun analisis Weber tentang teori organisasi
  dapat menguraikan banyak organisasi yang
  beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan
  teori lain memberikan sumbangan untuk memahami
  cara kerja organisasi, dan khususnya, komunikasi
  organisasi
• Terdapat dua jenis teori lagi, disamping teori
  komunikasi, yang memberikan pandangan yang
  berguna, yakni teori manajemen dan teori
  organisasi
• Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan
  antara teori pengelolaan (managing) dan teori
  pengorganisasian (organizing) karena kedua teori
  itu sering sangat mirip, tetapi terkadang
  berbeda.