COMO FAZER A GFIP

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE
JANEIRO SUPERINTENDÊNCIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO E
FINANAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E
FINANÇAS DIVISÃO DE CONTABILIDADE SEÇÃO DE
ANÁLISE E CONFORMIDADE
MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO
CEF
PREVIDÊNCIA SOCIAL
Apresentação,
Nilton de Souza Mendes, Nilton_at_sr3.ufrj.br
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Objetivos desta exposição
Minimizar as dificuldades encontradas por
parte das unidades administrativas da UFRJ, no
cumprimento da Lei n.º 9.528, de 10 de dezembro
de 1997, que instituiu a obrigatoriedade dos
empregadores prestarem informações à Previdência
Social, criando para isto, a Guia de Recolhimento
do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e
Informações à Previdência Social - GFIP, com
vistas à alimentação do Cadastro Nacional de
Informações Sociais CNIS.
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O QUE É GFIP?

É um conjunto de informações para o INSS,
relativas aos valores pagos, retidos e recolhidos
pela empresa, atribuídos aos trabalhadores que
lhe prestaram serviços no mês.
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DE QUEM É A ATRIBUIÇÃO
É do setor de Recursos Humanos a
responsabilidade pela elaboração e envio da GFIP,
pois lá pressupomos, se encontram todos os
registros de todos os trabalhadores de uma
empresa seja qual for o seu vínculo, até mesmo os
que prestam serviços em caráter eventual,
entretanto, peculiarmente nesta instituição, o
setor de pessoal invariavelmente, desconhece as
contratações de autônomos, contribuintes
individuais. Mas porque ocorre desta forma na
UFRJ? Subentendemos que tanto os Diretores de
unidades, quanto as pessoas que estão lotadas nos
setores de recursos humanos e financeiro,
desconhecem as responsabilidades próprias do
cargo ou função que ocupam. Geralmente, os
dirigentes se preocupam apenas com os pagamentos,
que obviamente só podem ser feitos pelo setor
financeiro, por isso, estes setores ficam
sobrecarregados, e a parte administrativa não
lhes é cobrada tempestivamente. Por este motivo,
desde a entrada em vigor da Lei Complementar
84/96 e alterações posteriores, são os setores
financeiros que, quando cobrados pela
administração central, fazem o necessário,
adquirindo assim indevidamente obrigações de
cunho administrativo de Pessoal.
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PORQUE FAZER A GFIP?

• Porquê a GPS não identifica e não discrimina os
  nomes e valores dos salários dos trabalhadores.
• Já através da GFIP, o INSS tem de forma
  precisa, o registro de seus segurados, e passa a
  saber onde trabalham e quanto ganham.
• Conhecendo e acompanhando a vida laboral dos
  segurados torna possível ao INSS
• Controlar a concessão de benefícios
• Desobrigar, gradativamente, o segurado do ônus da
  prova
• Facilitar a concessão de benefícios especiais
• Fornecer ao segurado extrato de suas
  contribuições

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LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA
A RESOLUÇÃO INSS nº 19, de 29 de fevereiro de
2000, CONSIDERANDO o que estabelece a Lei nº
8.212 de 24 de julho de 1991, que dispõe sobre o
Custeio da Seguridade Social, e alterações
posteriores Lei nº 9.528, de 10 de dezembro de
1997, institui a GFIP. Decreto nº 3.048, de 06
de maio de 1999, que Regulamenta a Previdência
Social. Portaria Interministerial n? 326,
de 19 de janeiro de 2000 estabeleceu a entrega
da GFIP em meio eletrônico. Circular CAIXA nº.
321, de 20/05/2004. Portaria Interministerial
MPS/TEM nº227, de 25/02/2005.
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QUEM ESTÁ OBRIGADO A RECOLHER E INFORMAR?
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QUAL A DATA DA ENTREGA, E DE QUEM É A
ATRIBUIÇÃO DE GUARDA DA GFIP
Como os pagamentos e recolhimentos dependem da
existência de recursos financeiros, é do setor
financeiro, as atribuições de conferir, recolher
e arquivar as informações para futuras auditorias
dos órgãos competentes, as datas são as
seguintes Recolhimentos As (GPS) tem que ser
recolhidas, até o dia 02 (dois) do mês seguinte
ao da competência, ou seja, àquele em que a
remuneração se tornou devida ao trabalhador, ou
mês de efetivo serviço. A GFIP tem que ser
enviada, até o dia 07 (sete) do mês seguinte ao
da competência, ou seja, àquele em que a
remuneração se tornou devida ao trabalhador, ou
mês de efetivo serviço, e/ou tenha ocorrido outro
fato gerador de contribuição à Previdência Social.
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OBSERVAÇÃO IMPORTANTE SOBRE A ENTREGA E
GUARDA DOS DOCUMENTOS

• De acordo com a legislação vigente, todos os
  documentos, que comprovem a entrega de numerário
  a pessoas físicas e/ou jurídicas, devem ser
  guardados por 30 (trinta anos), quando se tratar
  de transações com FGTS, e, 10 (dez anos), quando
  se tratar de transações com o INSS, devendo estes
  documentos que comprovam a remuneração de
  serviços, serem arquivados por competência, e com
  as seguintes peças
• A Folha de pagamento com seu resumo(obrigatório
  conforme Art. 225 inciso I do Regulamento do
  INSS, Dec. 3.048 de 06/05/1999)
• Ordem bancária ou cheque de pagamento
• Guia de Recolhimento de previdência (GPS) e Darf
  se for o caso.
• GFIP, com a respectiva RE
• Protocolo de Entrega via internet.

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LOCAIS DE ENTREGA
Até a competência outubro de 2004, a GFIP podia
ser entregue em Papel / Disquete em qualquer
agência bancária conveniada, de livre escolha do
empregador/contribuinte. Os disquetes eram
identificados conforme modelo de etiqueta gerado
pelo SEFIP, todavia, A partir da competência
novembro de 2004, se tornou obrigatória a
transmissão via Internet - por meio do Sistema
Conectividade Social, transmitido a partir da
própria empresa. Onde após a transmissão
eletrônica do arquivo, a CEF retorna um Protocolo
de Envio de Arquivo, gerado pelo Conectividade
Social, o qual deve ser impresso e arquivado
junto com a GFIP, a GPS, a folha ou resumo da
folha de pagamento e a ordem bancária ou cheque
de pagamento. Para a transmissão eletrônica dos
arquivos SEFIP, a Reitoria já obteve junto a CEF,
certificado eletrônico e distribuiu para todas as
unidades administrativas da UFRJ, conforme
orientação específica do manual do Conectividade
Social.
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IMPORTANTÍSSIMO REFLEXÃO SOBRE O ASSUNTO

• Porque é de extrema importância a execução das
  tarefas de
• Descontar,
• Recolher, e
• Informar a contribuição previdenciária?
• Porquê disso depende a segurança dos nossos
  colegas de trabalho, ou seja, o INSS, mediante
  contribuições, retorna o direito do contribuinte
  (trabalhador) reivindicar vários benefícios, que
  em certos momentos podem significar a própria
  sobrevivência da pessoa, quais são esses
  direitos
• Aposentadoria por idade
• Aposentadoria por invalidez
• Aposentadoria por tempo de contribuição
• Aposentadoria especial
• Auxílio-doença
• Auxílio-acidente
• Auxílio-reclusão
• Pensão por morte
• Salário-maternidade
• Salário-família
• Quem estabelece o direito aos nossos colegas de
  trabalho, de reivindicar em momento oportuno, os
  benefícios acima, são as pessoas que atuam nos
  setores de pessoal e financeiro contábil das
  empresas, estes setores só podem garantir esses
  direitos, se executarem bem, as tarefas de reter,
  recolher e informar a previdência, os valores e
  beneficiários.

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COMO GERAR A GFIP?

• Se a unidade ainda não o fez, deverá buscar na
  Reitoria, a senha do conectividade social, esta
  senha está gravada em disquete, a qual deverá ser
  copiada e gravada em seu computador, bem como o
  disquete terá que ser arquivado em local seguro
  para evitar danificação do mesmo.
• A CEF (CAIXA ECONOMICA FEDERAL) produziu um
  sistema denominado SEFIP, cuja versão hoje é
  SEFIP 8.1, que deverá ser baixado e instalado em
  seu computador em conjunto com a ferramenta de
  transmissão de dados denominada,
• CONECIVIDADE SOCIAL.

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PROCEDIMENTOS DE INSTALAÇÃO.

• Para instalação do programa SEFIP, basta entrar
  na Internet no site da Previdência
  (www.previdenciasocial.gov.br), ou
  (www.mpas.gov.br), e baixar (fazer download) dos
  programas, salvando-os em seu computador, da
  seguinte maneira
• No site da previdência clicar em empregador.
• Clicar na frase Guia de recolhim..............GFI
  P.
• Clicar na frase Aplicativos, manuais e
  formulários.
• Logo após clicar em Programa SEFIP 8.0, vigência
  a partir de....., baixando e instalando em
  seguida.
• Obs. Sempre que houver atualização do
  aplicativo SEFIP, a CAIXA publicará no Diário
  Oficial da União D.O.U. Comunicado informando
  que a nova versão encontra-se disponível no site
  da CAIXA e do MPS, para captura pelo empregador.
• E) Logo após a instalação do programa e da
  atualização, no caso hoje é a versão 8.1, e só
  executar o programa e bom trabalho, NÃO ESQUECER,
  que o SEFIP funciona dentro do CONECTIVIDADE
  SOCIAL, sendo assim, a ordem de instalação é a
  seguinte
• Copiar a chave de certificação PRI do disquete
  para o computador.
• Baixar e instalar o SEFIP.
• Por último, baixar e instalar o CONECTIVIDADE
  SOCIAL.

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CONECTIVIDADE SOCIAL
O Conectividade Social representa um avanço no
modo como as empresas se relacionam com o
Governo, no tocante ao recolhimento das
obrigações sociais e fornecimento/obtenção de
Informações, por intermédio da troca de arquivos
entre a Caixa Econômica Federal e as empresas,
através da Internet. Da simplificação de remessa
e recebimento de informações sobre funcionários à
facilitação do acesso às informações residentes
em bancos de dados, tudo foi concebido e
realizado de forma que o conceito de
Conectividade fosse transposto para o âmbito
social, com os benefícios do conforto, precisão,
segurança e desburocratização.
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Instalação do Conectividade Social

• O caminho para a instalação pode ser o mesmo para
  instalação do SEFIP.DOS/SEFIP.WINDOWS, ou seja
• Entrar o sitio da previdência, www.mpas.gov.br
• Clicar em empregador,
• Depois em GFIP,
• Em manuais, aplicativos e formulários
• E por ultimo clicar no link (frase) GFIP via
  internet, que é a última frase desta tela.
• Feito isto o link vai abrir o site da CEF
  justamente na posição que contem o CONECTIVIDADE
  SOCIAL, daí,
• Você vai clicar em Download de arquivos do
  conectividade social.
• Vai passar para a 2ª tela ou próxima tela, e,
• Baixar e instalar o arquivo denominado
  CNSSETUP.EXE.
• Durante a instalação deste arquivo, ele
  perguntará o caminho onde está instalada a senha
  (chave de certificação PRI) copiada do disquete
  para o seu computador, e, o caminho onde esta
  localizado o SEFIP, você responderá clicando nos
  ... Três pontinho que normalmente aparece, no
  sentido de procurar a localização.
• Ao término da instalação, o programa colocará um
  atalho na área de trabalho, no qual para executar
  (elaborar) a GFIP, basta dar um duplo clique no
  ícone, e aguardar alguns instantes a execução do
  programa, e quando este abrir o SEFIP estará lá.

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AGORA QUE TODOS COMPREENDERAM A IMPORTÂNCIA
DESTA TAREFA. VAMOS REALIZAR O TRABALHO,
PARA ISSO BASTA DAR UM DUPLO CLIQUE NO ÍCONE DO
PROGRAMA CONECTIVIDADE SOCIAL DA AREA DE TRABALHO.
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Nesta 1ª tela do conectividade, operações com
SEFIP está selecionado, então basta dar enter.
18
Nesta 2ª tela do conectividade, basta clicar em
SEFIP para começarmos a trabalhar.
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Tela inicial, e só clicar em Próximo.
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Exemplo de Cadastro do responsável, depois de
preenchido clicar em finalizar.
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Aparência após finalizar cadastro de responsável,
em seguida, clicar em nova empresa
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Na próxima tela teremos que cadastrar a nossa
empresa.

• Nesta tela, além da razão social e logradouro,
  informaremos o CNAE FISCAL, que é o código de
  Classificação Nacional de Atividades Econômicas
  Fiscal, instituído p/IBGE p/ Resolução CONCLA nº
  06/02, de 09/06/2002 (DOU de 10.10.02) e
  alterações CONCLA nº. 01/03, de 17/02/2003 (DOU
  de 21.02.03), que no nosso caso é 8032200, bem
  como, código FPAS (Fundo de Previdência e
  Assistência Social), código referente à atividade
  econômica principal do empregador/contribuinte,
  que identifica as contribuições ao FPAS, no nosso
  caso 582, vejamos então como fica.

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CLICANDO NA EMPRESA CADASTRADA, OBTEMOS A
OPORTUNIDADE DE CADASTRAR OS TRABALHADORES COMO
DEMONSTRA A TELA ABAIXO
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Cadastro de Trabalhadores.

• N de PIS/PASEP/OU INSCRIÇÃO DO CONTRIBUINTE
  INDIVIDUAL-CI, Informar o nº do PIS/PASEP OU CI
  do trabalhador, esta é a 1ª e mais importante
  identificação do trabalhador junto ao INSS, caso
  não o trabalhador não tenha nenhuma inscrição,
  esta poderá ser feita pela internet.
• NOME, Informar o nome civil do trabalhador,
  omitindo-se títulos e patentes Quando o campo
  não comportar o nome completo, manter o prenome,
  o sobrenome e abreviar os nomes intermediários,
  utilizando-se a primeira letra
• CATEGORIA, Informar o código, de acordo com a
  categoria de trabalhador Existem varias, mas no
  caso, pressionando a setinha ao lado do espaço,
  podemos analisar uma a uma, todavia, nas
  unidades, a categoria mais usadas será 13
  Contribuinte individual Trabalhador autônomo ou
  a este equiparado, inclusive o operador de
  máquina, com contribuição sobre remuneração
• CBO
• Informar o Código Brasileiro de Ocupação
  conforme Portaria n? 1.334, de 21/12/94 do
  Ministério do Trabalho e Emprego. A tabela de
  códigos CBO pode ser consultada na Internet, no
  sítio da Previdência (www.mpas.gov.br), abaixo de
  aplicativos e manuais.

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APÓS O CADASTRO DOS TRABALHADORES,OS NOMES VÃO
APARECENDO A ESQUERDA DA TELA CONFORME DEMONSTRA
O QUADRO ABAIXO.
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Os procedimentos executados até agora foram só de
cadastro, o movimento mesmo começaQuando na tela
de cadastro, clicamos no botão MOVIMENTO.
27
Esta e a tela de abertura do movimento, na qual
para abrir Clicamos 1 em novo.
28
Preencha da forma abaixo e logo após salve, então
o movimento está aberto.
29
Com o movimento aberto, conforme tela abaixo, o
próximo passo é clicar na sinal ao lado da
frase Cód. Rec. 115, e em seguida no sinal ao
lado do nome da empresa cadastra que vai
participar do movimento.
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Neste ponto temos que marcar as participações, o
que é isto?

• Eu posso ter várias empresas cadastradas, e, eu
  preciso marcar, a qual das empresas cadastradas
  pertence os empregados que participam deste
  movimento que eu estou começando.
• Para marcar a participação da empresa, basta
• Clicar sobre o nome dela,
• Clicar no botão editar, marcar participação no
  movimento,
• Clicar no botão dados do movimento,
• Em seguida, e só preencher a tela e salvar os
  dados preenchidos, veja como ficou

31
Tela de dados do movimento da empresa, agora e só
salvar.
32
Agora, temos que marcar as participações dos
trabalhadores no movimento.

• Para marcar a participação dos trabalhadores,
  basta
• Clicar no sinal do lado esquerdo da frase
  trabalhadores sem modalidade,
• Clicar sobre o nome do trabalhador, e
• Clicar no botão dados do movimento, como
  demonstra a tela a seguir,
• Não esquecer que e só colocar o valor da
  remuneração sem 13 salário, e salvar os dados
  preenchidos.

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Veja como ficaram os dados do movimento do
empregado Nilton, agora e só salvar, mas, há uma
observação na próxima tela.
34
Neste ponto do trabalho só falta informar a
modalidade do trabalhador, Como?

• Clicar sobre o nome do trabalhador,
• Clicar em arquivo, e modalidade,
• Aparecerá a tela para que seja escolhida a
  modalidade do trabalhador,
• Clicar na setinha do lado direito do campo
  modalidade de destino e,
• Escolher sempre, Declaração ao FGTS e a
  previdência social,
• Clicar na setinha localizada no meio das duas
  telas, para que o trabalhador vá para a parte da
  tela que tem a modalidade destino, e Salvar.

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Bem agora que já foram informados todos os dados
do cadastro e do movimento, podemos fechar o
movimento.

• Para Fechar o movimento basta
• Clicar na 1ª frase da tela, onde está escrito
  Código Rec competência 03/2006,
• Clicar no botão executar que aparecerá na tela
• E PRONTO, FECHOU O MOVIMENTO.
• Se não existir nenhuma inconsistência no que foi
  digitado até agora, parabéns, sua GFIP estará
  pronta.
• Senão, o programa informará onde foi a sua
  bobeada, daí, e só consertar e seguir em frente.

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Finalização

• Caso não tenha ocorrido nenhuma bobeada, após o
  processamento do movimento, e retornará caixas de
  texto onde você clicará
• No botão ok,
• Em salvar,
• Depois em ok,
• Em ok novamente, e depois em fechar.
• Daí, o programa abrirá a tela de relatórios, onde
  poderão ser impressos a RE e o comprovante de
  Declaração a Previdência.

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Com a GFIP finalizada

• É só enviar a CEF, através do conectividade
  social, como demonstra a próxima tela.

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Para enviar os dados o procedimento é o
seguinte Na 2ª tela do CONECTIVIDADE SOCIAL,
denominada envio de RE, clicar em no ícone de
mesmo nome Envio de RE.
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Aparecerá esta caixa de texto, onde você clicará
no botão adicionar
40
Aparecerá esta caixa de texto, onde você clicará
no botão SEFIPCR.RE e depois em ABRIR
41
Aparecerá esta caixa de texto, onde você clicará
no botão OK
42
Aparecerá esta caixa de texto, onde você digitará
RIO DE JANEIRO e depois OK
43
Aparecerá esta caixa de texto, onde você digitará
sim confirmando o envio para o município do RIO
DE JANEIRO
44
Aparecerá esta caixa de texto, onde você vai
clicar uma vez na linha onde está escrito a
competência, afim apenas de selecionar a linha e
depois vai clicar no ícone enviar
45
Aparecerá uma caixa de texto, onde você digitará
uma palavra chave que normalmente é o nome do
instituto ou escola, por ex Inst. De
Macromoléculas, a palavra senha(chave) é apenas
macromoléculas, sem o acento OK.Feito isto o
conectividade vai enviar o relatório e retornará
um protocolo que será impresso e arquivado com a
documentação, mas, este processo demora um
pouquinho, dependendo do tipo de conexão com a
internet.
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RETIFICAÇÃO DE GFIP

• Até a versão 8, a retificação de dados informados
  incorretamente ou a inclusão de eventuais dados
  cadastrais não informados na GFIP, era feita por
  meio dos SEGUINTES formulários
• RDE - Retificação de Dados do empregador
• RDT - Retificação de Dados do Trabalhador
• RRD - Retificação da Remuneração.
• Estes formulários podiam ser obtidos através do
  site www.mpas.gov.br, e após o preenchimento,
  levávamos em qualquer agência da CEF, mas, a
  partir da versão 8 do SEFIP, a retificação ficou
  mais simples, pois, foi adotado o procedimento de
  chave, onde uma GFIP que tenha a mês chave da
  anterior, substitui a anterior por completo.

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RETIFICAÇÃO DE GPS

• A retificação de dados informados incorretamente
  na GPS, deverá ser feita através do formulário
• Requerimento para alteração de recolhimentos
  Modelo II.
• Também obtido no site www.mpas.gov.br, só que
  deverá ser entregue na Delegacia da Receita
  Previdenciária, localizada na Avenida Brasil, n
  17.673, sala 505 Irajá/RJ, CEP 21.241-051, a
  sigla da seção que recebe estes pedidos de acerto
  é denominada ORAR

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DÚVIDAS QUANTO A INCIDÊNCIA E NÃO INCIDÊNCIA DE
DESCONTO/RECOLHIMENTO

• Incide o desconto de 11 sobre todas as
  importâncias pagas ou creditadas a título de
  remuneração, aos segurados empregados,
  trabalhadores avulsos e contribuintes
  individuais, mesmo os valores pagos fora do
  contracheque aos funcionários estatutários, que
  neste caso, fica subentendida a sua vinculação
  como contribuinte individual, tendo por isso,
  adquirido do INSS, os mesmos direitos de qualquer
  contribuinte, incide inclusive, sobre o pagamento
  de fretes, carretos e transporte pagos a pessoa
  física autônoma.
• Não incide o desconto acima, sobre importâncias
  pagas ou creditadas relativas aos seguintes
  títulos
• Bolsa de estágio, quando o estagiário for
  admitido na forma das Leis n 6.494/72 e
  8.859/94.
• Direitos Autorais, pagamento pela exploração de
  obras artísticas. No contrato de direitos
  autorais, inexiste prestação de serviços que
  caracterizem vínculo empregatício ou locação de
  serviços.

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PENALIDADES aplicadas pela fiscalização do INSS.

• A não entrega da GFIP impede a emissão de CND da
  UFRJ.
• O não recolhimento da contribuição descontada
  dos segurados, declarada na GFIP, constitui crime
  de apropriação indébita.
• Não descontar a contribuição de quem trabalhou,
  impede a pessoa de ter acesso ao Seguro Social.
• Sendo assim, além de prejudicar o próprio colega
  de trabalho, geralmente no momento em que ele
  mais precisa.
• Cumulativamente a legislação (Lei 8.212/91, art.
  32 4º) estabelece uma multa que varia de acordo
  com equívoco cometido, que pode ser atribuída em
  alguns casos, a nível executor, cujos valores
  variam de acordo com o discriminado abaixo
• 0 a 5 segurados 1 / 2 valor
  mínimo
• 6 a 15 segurados 1 x o valor
  mínimo
• 16 a 50 segurados 2 x o valor
  mínimo
• 51 a 100 segurados
  5 x o valor mínimo
• 101 a 500 segurados 10 x o valor
  mínimo
• 501 a 1000 segurados 20
  x o valor mínimo
• 1001 a 5000 segurados 35 x o
  valor mínimo
• Acima de 5000 segurados 50 x o
  valor mínimo
• Valor mínimo atual a que se refere o quadro
  acima R 800,45.

50

• Nesta apresentação foi demonstrada como é
  simples a elaboração da GFIP e suas formas de
  acerto, as dúvidas não esclarecidas aqui, podem
  ser elucidadas das seguintes formas
• Acessando a Legislação pertinente, Leis 8.212 e
  8.213, alem do Decreto 3.048.
• Acessando aos manuais e tabelas
• www.cef.gov.br ou www.mpas.gov.br ou
• Ligando para os telefones 0800.574.0101 ou
  0800.574.1041.
• F I M