Introduction au processus amlior de traitement des plaintes Projet pilote

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Introduction au processus amélioré de traitement
des plaintes Projet pilote
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INTRODUCTION

• Le système des droits de la personne en Ontario
  est en train de changer.
• Une fois le nouveau système en place, les
  plaignants pourront déposer directement leur
  plainte au Tribunal des droits de la personne de
  lOntario.
• Jusque-là, la Commission conserve son devoir de
  mener des enquêtes et de tenter de trouver une
  solution à chaque plainte.

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INTRODUCTION

• Améliorer le service à la clientèle en réponse
  aux inquiétudes soulevées par le public au sujet
  de la longueur du processus de traitement des
  plaintes.
• Faire davantage participer les parties au
  processus de gestion des plaintes (p. ex.,
  production rapide).
• Trouver un moyen daméliorer la gestion des plus
  de 3 000 dossiers actifs.

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OBJECTIFS

• Réduire le délai de traitement moyen dun
  dossier.
• Intensifier la participation des parties au
  processus.
• Augmenter les possibilités de règlement.
• Améliorer le service à la clientèle.

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STRATÉGIES

• Trier les plaintes par degré de complexité.
• Attribuer des dates fixes pour la médiation et la
  réunion denquête sur les faits.
• Assigner des délais pour les plaignants et les
  intimés.
• Recourir davantage à des procédures
  rationalisées.
• Enquêtes ciblées.

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AVANTAGES POUR LES PARTIES

• Processus plus transparent.
• Les nouvelles plaintes (déposées à partir du 12
  février 2007 inclusivement) feront lobjet dune
  enquête plus rapidement.
• Les affaires dordre systémique seront repérées
  plus tôt.
• Confiance accrue du public à légard du système.

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AVANTAGES POUR LES PARTIES

• Des outils sont créés pour accélérer le
  traitement des dossiers.
• Les parties se réunissent, ce qui aboutit plus
  souvent à un règlement et réduit ainsi le besoin
  de mener une enquête complète.
• Les parties sont assujetties à des délais de
  production, en vue daccélérer le traitement des
  dossiers.

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PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
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RÉCEPTION DES DEMANDES

• La plainte est reçue et évaluée par un agent de
  réception des demandes et un médiateur/enquêteur.
• La plainte est signifiée dans un délai de 60
  jours.
• La lettre de signification indique la date de la
  séance de médiation et la date de la réunion
  denquête sur les faits.
• Le report des dates est autorisé pour des raisons
  liées au Code ou en cas de difficultés
  personnelles extrêmes.

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MÉDIATION

• La médiation est fixée au moins six semaines
  après la signification de la plainte.
• Le médiateur conduit une médiation formelle.

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MÉDIATION

• Si la médiation échoue, ou si les parties ne se
  présentent pas à la séance de médiation
• le dossier est transmis au service des enquêtes.
• OU
• Si le personnel de la Commission ou lintimé ont
  demandé que la Commission exerce son pouvoir
  discrétionnaire pour décider de ne pas traiter la
  plainte en vertu de larticle 34 du Code, le
  personnel de la Commission peut préparer un
  rapport et lenvoyer à la Commission qui prendra
  une décision.

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ENQUÊTE

• Lenquêteur prépare une lettre de production. Les
  parties ont au plus 30 jours pour produire les
  documents exigés.
• Les lettres envoyées au plaignant et à lintimé
  énumèrent exactement les documents ou les objets
  qui doivent être reçus avant la réunion denquête
  sur les faits.
• P. ex., Relevé demploi, noms et adresses de
  témoins, dossiers disciplinaires, déclarations
  anticipées.

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ENQUÊTE

• En cas domission, de la part des parties, de
  produire les documents demandés, le dossier peut
  être envoyé à la Commission qui prendra une
  décision sans autre préavis aux parties.
• Lenquêteur tient ensuite une réunion denquête
  sur les faits au moins six semaines après léchec
  de la médiation.

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RÉUNION DENQUÊTE SUR LES FAITS

• Deux volets enquête et conciliation
• Durant lenquête, lenquêteur interroge les
  parties pertinentes et les témoins autorisés à
  assister.
• Lenquêteur réduit les questions en litige,
  examine les documents, cerne les politiques
  pertinentes de la Commission et évalue les
  éléments de preuve.
• Suite

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RÉUNION DENQUÊTE SUR LES FAITS

• Durant la conciliation, lenquêteur offre aux
  parties une autre occasion datteindre une
  entente.
• Les discussions en vue dune conciliation sont
  tenues sous toutes réserves , à moins que les
  parties ny renoncent.

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RÔLE DE LAVOCAT

• Le plaignant et lintimé peuvent choisir dêtre
  représenté par un avocat qui les aidera à
  préparer les documents à produire.
• À la réunion denquête sur les faits, lavocat ne
  peut pas témoigner ou interroger un témoin ou
  lautre partie.
• La réunion denquête sur les faits nest
  normalement pas reportée si les avocats ne sont
  pas disponibles.

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ENQUÊTE

• Si la réunion denquête sur les faits naboutit
  pas au règlement de laffaire, mais que lenquête
  est suffisante pour recommander que la Commission
  renvoie ou non laffaire au Tribunal des droits
  de la personne de lOntario, lagent préparera un
  rapport danalyse de cas ou une lettre de
  divulgation.

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ENQUÊTE

• Lorsque dautres éléments de preuve sont
  nécessaires, lenquêteur poursuit son enquête et
  communique verbalement ses conclusions aux
  parties.
• Lenquêteur formule une recommandation à la
  Commission. La décision finale revient aux
  commissaires.

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APRÈS LE RENVOI

• Après que le dossier est renvoyé, le personnel de
  la Commission peut poursuivre lenquête si cest
  nécessaire pour présenter le cas au Tribunal des
  droits de la personne de lOntario.

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COOPÉRATION

• Les enquêteurs peuvent exercer leur pouvoir
  discrétionnaire pour renvoyer des affaires à la
  Commission, qui rendra une décision sans autre
  préavis aux parties, dans les cas suivants
• Le plaignant ou lintimé ne produit pas tous les
  documents ou objets demandés sans explication
  raisonnable (par. 36 (2), par. 33 (6)).
• Suite

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COOPÉRATION

• Une partie nassiste pas à la réunion denquête
  sur les faits sans fournir dexplication
  raisonnable (art. 36).
• Les parties ne peuvent pas être localisées (art.
  36).

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COOPÉRATION

• Dans ces cas, une analyse de cas ou une lettre de
  divulgation ne doit pas nécessairement être
  préparée.
• P. ex., si lintimé omet de produire des
  documents, la plainte, la réponse, la lettre de
  production et tout autre document produit peuvent
  être remis à la Commission qui devra prendre une
  décision en vertu du paragraphe 33 (6) sans autre
  préavis aux parties.

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TRANSITION POUR LES AFFAIRES ANCIENNES

• Les plaintes déjà déposées seront intégrées au
  système en établissant des dates de médiation et
  de réunion denquête sur les faits dès que les
  plaintes sont assignées à des médiateurs et
  enquêteurs.
• Le fait dimposer des dates de médiation et de
  réunion denquête sur les faits libère des
  ressources et permet daccorder davantage de
  temps aux affaires anciennes dans lobjectif de
  réduire la charge de travail.
• Lintégration des anciennes affaires dans le
  système prendra quelques mois.

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INTÉRÊT PUBLIC

• Le personnel continuera de tenir compte des
  déséquilibres de pouvoir lorsquil sadresse aux
  parties et tient des réunions de médiation et
  denquête sur les faits.
• Les agents représentent toujours lintérêt public
  dans les séances de médiation et les réunions
  denquête sur les faits.
• Il est encore attendu que des recours dintérêt
  public soient appliqués à chaque transaction.
• En repérant tôt les cas dordre systémique, on
  favorise une intervention stratégique dans des
  cas qui touchent globalement lintérêt public.

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OBLIGATION DE RENDRE DES COMPTES

• La Commission se chargera de la surveillance
  continue du système.
• Nous invitons le public à nous faire part de ses
  commentaires, à info_at_ohrc.on.ca.
• Le rapport annuel de la Commission contiendra des
  données dévaluation.

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AUTRES RESSOURCES

• Le site Web www.ohrc.on.ca affiche les documents
  suivants
• Guide interne du traitement des plaintes
  (lancement fin avril)
• Commission ontarienne des droits de la personne
  Guide des services Traitement des plaintes
• Commission ontarienne des droits de la personne
  Guide des services Dépôt des plaintes
• Commission ontarienne des droits de la personne
  Guide des services Règlement des plaintes

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RENSEIGNEMENTS

• Appels locaux 416 326-9511
•  
• Appels sans frais 1 800 387-9080
• ATS (appels locaux) 416 314-6526
•  
• ATS (appels sans frais) 1 800
  308-5561
•  
• Courriel info_at_ohrc.on.ca