La gouvernance dans un SAFP et dans les centres de formation :

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La gouvernance dans un SÉAFP et dans les centres
de formation

• Un modèle

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Plan de la présentation

• Introduction
• Mise en contexte
• La démarche
• La réorganisation
• Questions, discussions et échanges
• Évaluation de latelier

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Introduction

• Objectifs de la présentation
• Présenter un modèle dorganisation fonctionnel et
  opérationnel entre le SÉAFP et les centres
• Présenter la démarche qui a mené à la mise en
  uvre de ce modèle dorganisation
• Faire ressortir les enjeux entourant la
  gouvernance dun SÉAFP et des centres de
  formation et la nécessité den définir clairement
  les balises
• Préciser les rôles et responsabilités des
  différents intervenants SÉAFP, centres, cadres,
  professionnels

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Mise en contexte

• Considérants présents en 2005-2006
• Politique de léducation des adultes et de la
  formation continue
• Services daccueil, de références, de conseil et
  daccompagnement (SARCA)
• Service de reconnaissance des acquis et des
  compétences (RAC)
• Approche orientante
• Nouvelles passerelles Jeunes/Adultes
• Réforme au secondaire
• Ententes inter établissements dans les
  Laurentides
• Expansion de la FP et de la FGA à la CSRDN
  (augmentation de la clientèle)
• Projets dagrandissement

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Mise en contexte (suite)

• On retrouvait alors comme modèle de gouvernance
• Un SÉAFP réduit, peu proactif et relativement peu
  présent en terme de développement pédagogique,
  ayant également de la difficulté à se donner une
  vision
• Des ressources professionnelles dispersées dans
  les centres et rattachés à eux
• Une coordination réduite entre les centres, en
  terme de développement, entre les ressources
• Un partage financier établi entre le SÉAFP et les
  centres

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Mise en contexte (suite)

• Ce qui occasionnait
• Un manque de cohérence et de complémentarité dans
  les interventions
• Une redondance dans les interventions
• La dispersion des ressources et des énergies,
  souvent dirigées au mauvais endroit
• Une compréhension confuse des rôles, des
  responsabilités et des mandats
• Des interventions parfois confuses, pratiquées
  par les mauvaises personnes

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Mise en contexte (suite)

• Les enjeux entourant la gouvernance du SÉAFP et
  des centres étaient donc, clairement
• Dassurer une cohérence et une complémentarité
  dans les interventions, dans le but déviter la
  redondance
• De canaliser les ressources et les énergies au
  bon endroit, en respect des rôles et des
  responsabilités de chacun
• De se doter dune vision commune prenant appui
  sur un plan daction global

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Mise en contexte (suite)

• Des constats simposent alors
• Le modèle de gouvernance en place entre le SÉAFP
  et les centres nest plus adapté
• Les rôles et responsabilités du SÉAFP et des
  centres doivent être revus
• Des changements doivent être apportés à la
  structure organisationnelle du SÉAFP et des
  centres

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Mise en contexte (suite)

• Obstacles à prendre en considération
• La résistance aux changements
• La différence de points de vue (SÉAFP, centres
  FP, centres FGA, directions, professionnels)
• La perte de contrôle, dautonomie et de pouvoir
• La non adhésion aux changements souhaités

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Mise en contexte (suite)

• La solution privilégiée Une démarche analytique
  structurée, transparente et consensuelle
  effectuée en collaboration et en partenariat avec
  lensemble des acteurs impliqués (directions,
  cadres et professionnels du SÉAFP et des centres)
  et avec lappui tacite de la direction générale

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La démarche

• Première étape effectuée (août 2005)
• Détermination dun maître duvre, en
  loccurrence le SÉAFP
• Planification détaillée de lensemble de la
  démarche
• Détermination dun échéancier réaliste
• Entente sur les objectifs à atteindre, sur la
  démarche et sur les résultats attendus
• Compréhension claire (par tous) du mandat confié
  à la personne chargée de mener le projet
• Annonce du projet et information à tous les
  acteurs impliqués

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La démarche (suite)

• Il est essentiel de créer un climat de confiance,
  la peur du changement étant notre pire ennemi

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La démarche (suite)

• Il est essentiel de prendre le temps de bien
  faire les choses et de ne rien escamoter, sachant
  que la participation et la collaboration de tous
  est essentielle !

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La démarche (suite)

• Deuxième étape effectuée (août à octobre 2005)
• Rencontres individuelles avec tous les
  professionnels du SÉAFP et des centres, en
  investiguant notamment les points suivants
• Rôle et responsabilités du SÉAFP/des centres
• Rôle et responsabilités des professionnels/de
  leur rôle et de leurs responsabilités
• Besoins des professionnels/des enseignants
  besoins de formation
• Liste exhaustive des dossiers actuels ou en
  développement
• Articulation souhaitable des dossiers
• Description des tâches
• Comptes rendus individuels et résumés par
  catégorie de professionnels (voir exemples dans
  votre pochette)

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La démarche (suite)

• Troisième étape effectuée (août à octobre 2005)
• Rencontres individuelles avec tous les
  responsables des SAE dans les centres, en
  investiguant notamment les points suivants
• Rôle et responsabilités du SÉAFP/des centres/des
  SAE
• Rôle et responsabilités des responsables des
  SAE/de leur rôle et de leurs responsabilités
• Besoins des SAE et des responsables des SAE
  besoins de formation
• Liste exhaustive des dossiers actuels ou en
  développement
• Articulation souhaitable des dossiers
• Articulation souhaitable des SAE
• Description des tâches
• Comptes rendus individuels et résumés par SAE

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La démarche (suite)

• Quatrième étape effectuée (août à octobre 2005)
• Rencontres individuelles avec les équipes de
  direction des cinq centres, en investiguant
  notamment les points suivants
• Rôle et responsabilités du SÉAFP/des centres/des
  SAE
• Rôle et responsabilités des professionnels, des
  responsables des SAE/de leur rôle et de leurs
  responsabilités
• Besoins des enseignants, des professionnels, des
  SAE et des responsables des SAE, des centres, des
  directions besoins de formation
• Liste exhaustive des dossiers actuels ou en
  développement
• Articulation souhaitable des dossiers
• Articulation souhaitable des SAE
• Description des tâches
• Comptes rendus individuels et résumés par centre
  (voir exemples dans votre pochette)

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La démarche (suite)

• Cinquième étape effectuée (octobre 2005)
• Compilation et analyse des résultats
• Élaboration de documents synthèse résumés sur
  support papier et sur support informatique
• À la fin de cette étape, nous sommes prêts à
  présenter les résultats et à tenir une réflexion
  élargie en lien avec la détermination des rôles
  ainsi que le partage des responsabilités et des
  dossiers entre le SÉAFP et les centres dune part
  et entre les cadres et les professionnels dautre
  part.Une session de travail de deux jours est
  organisée, où tous les cadres et professionnels
  sont conviés.

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La démarche (suite)

• Sixième étape effectuée Détermination des rôles
  et partage des responsabilités et des dossiers
  dans le cadre dune session de travail de deux
  jours, les 7 et 8 novembre 2005
• Déroulement des activités (voir document dans
  votre pochette explications détaillées données
  verbalement)
• Organisation physique, matérielle et des
  activités
• Présentation et définition commune des dossiers
• Présentation des résultats de la consultation
• Présentation du partage des responsabilités
  actuelles entre le SÉAFP et les centres

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La démarche (suite)

• Déroulement des activités (suite)
• Travail en équipe détermination des rôles et
  des responsabilités du SÉAFP et des centres selon
  les grands dossiers actuels et à venir. Des rôles
  et des mandats des professionnels en regard à ces
  dossiers, de larticulation des dossiers (moyens,
  comment, qui, etc.)
• Analyse des résultats et préparation de la
  plénière du lendemain
• Travail en plénière Recherche de consensus sur
  tous ces aspects, dossier par dossier

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La démarche (suite)

• Dernières étapes effectuées
• Analyse et compilation des consensus établis
  (novembre 2005)
• Élaboration dun document synthèse (novembre
  2005)
• Élaboration dune proposition de partage de
  responsabilités et de dossiers par le SÉAFP, avec
  possibilité de rétroaction (novembre 2005)
• Proposition finale dune offre de services
  globale avec articulation complète des dossiers
  en tenant compte des consensus établis, des
  rétroactions et de la proposition du SÉAFP
  nouvelle possibilité de rétroaction (décembre
  2005)
• Adoption de loffre de services globale (voir
  document dans votre pochette), comportant un plan
  daction et de mise en application de loffre de
  services globale (janvier 2006)
• Mise en application de loffre de services
  globale (février à juin 2006)
• Révision et adoption de loffre de services
  globale à chaque année
• Dépôt et adoption dun plan triennal 2006-2009 en
  lien avec la nouvelle offre de services globale,
  les plans de réussite des centres et des
  orientations stratégiques de la CSRDN (juin 2006)

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La démarche (suite)

• Il est essentiel dêtre transparent une
  consultation qui semble bidon nest pas crédible

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La démarche (suite)

• Il est essentiel que la démarche soit porteuse de
  sens et quelle sinscrive en complémentarité
  avec dautres actions et activités

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La réorganisation
Suite à ladoption dune nouvelle offre de
services globale, il apparaît que, pour pouvoir
exercer son rôle, ses responsabilités et ses
mandats de façon adéquate, le SÉAFP doit avoir
sous sa responsabilité et sa supervision directe
les ressources cadres et professionnelles
nécessaires
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La réorganisation (suite)

• Ces ressources sont
• Le directeur du SÉAFP
• Le coordonnateur du SÉAFP
• Ladjoint administratif
• Lagente dadministration
• Le conseiller en gestion de personnel (SAE),
  affecté au SÉAFP
• Les onze conseillers pédagogiques, dont un
  affecté au SÉAFP et en support aux autres CP
• Les six conseillers en orientation, conseillers
  en information scolaire et professionnelle et
  conseillers en formation scolaire
• Les trois agents dinformation, dont un rattaché
  à 40 au SÉAFP
• Les deux agents de service social
• Dans la proposition initiale, tous les
  responsables des SAE devaient relever du SÉAFP,
  mais cette proposition a été modifiée

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La réorganisation (suite)

• En définitive, les changements apportés
  permettront au SÉAFP de mieux exercer les
  responsabilités qui lui sont dévolues et que
  lensemble du personnel cadre et professionnel
  disent souhaiter
• Recherche et développement
• Support et soutien aux centres
• Référence pédagogique
• Proactivité et vision
• Ressource pour les centres
• Coordination des services et des activités
• Liens entre les centres, les services, les
  écoles, la commission scolaire
• Représentation
• Information

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La réorganisation (suite)

• Cette réingénierie de loffre de services globale
  seffectue par
• Principalement un réaménagement des ressources
  humaines à linterne, essentiellement
  professionnelles
• Dorénavant, tous les professionnels relèveront du
  SÉAFP
• Un conseiller pédagogique est spécialement
  affecté au SÉAFP
• Les tâches de certains professionnels sont
  retouchées
• Lajout de nouvelles ressources
• Un conseiller en gestion de personnel au SÉAFP
• De nouveaux conseillers pédagogiques dans le
  cadre de projets spécifiques

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La réorganisation (suite)
Le changement majeur vient donc du fait que, les
ressources professionnelles relevant du SÉAFP,
celui-ci sera plus à même, en pilotant et en
coordonnant lensemble des activités pédagogiques
et administratives globales, de remplir son
mandat et de jouer son rôle à la satisfaction des
centres et des acteurs impliqués
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La réorganisation (suite)
En regard aux centres de formation, ceux-ci
conservent minimalement les mêmes ressources et
les mêmes services, sinon plus. Par ailleurs,
grâce à une coordination accrue des différentes
activités de la part du SÉAFP, allié à une
réappropriation de dossiers qui aura pour effet
de soulager les centres, ceux-ci bénéficieront
largement de la redéfinition de loffre de
services globale et du rôle accru du SÉAFP
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La réorganisation (suite)

• Voir le nouvel organigramme dans votre pochette

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Questions, discussions et échanges
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Merci de votre participation

• Noubliez pas de compléter la fiche dévaluation !