Administrando la propiedad intelectual de la compaa con productos y tecnologas SharePoint

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Administrando la propiedad intelectual de la
compañía con productos y tecnologías SharePoint

• Alexandre Le Bienvenu
• alexleb_at_microsoft.com
• Microsoft

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Agenda

• Qué es la propiedad intelectual?
• Base de protección de propiedad intelectual
• Estructura y Taxonomía
• Metadata selectiva
• Confidencialidad y seguridad
• Búsqueda de información
• Estadísticas de búsqueda

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Qué es la propiedad intelectual?

• La información es uno de los principales activos
  de cualquier institución, el universo de
  información y el conocimiento obtenido de la
  misma es la propiedad intelectual de toda empresa
• Abarca toda información de negocio considerada
  crítica para la toma de decisiones, cumplimiento
  de normas legales, información confidencial de
  clientes y socios, entre otros.

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Problemática en la administración de propiedad
intelectual

• No hay recursos dedicados para llevar a cabo el
  proceso
• El 80 de la información de negocio reside en las
  PCs de los usuarios
• No hay un orden coherente que estructure la
  información
• Proyecto de KM, o proyectos internos de portales
  no se centran en la propiedad intelectual

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La propiedad intelectual

• Requiere ser administrada y estructurada para
  volverlo un activo crítico de toda empresa
• Está distribuida en
• Fuentes de información interna
• Correo electrónico
• Documentos generales y específicos
• Metadata de documentos
• Sitios web internos
• Fuentes externas
• Páginas web de competencia y de clientes
• Principales medios de información externos
• Sitios de ámbito legal y de regulación comercial

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Estrategia para administrar la propiedad
intelectual

• Consolidación de información
• Consolidación masiva
• Consolidación estructurada
• Definición de taxonomía
• Metadata Selectiva
• Por estrategia o almacenamiento de información
• Niveles de confidencialidad
• Aplicada manualmente
• Aplicada por una solución

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Consolidación de información

• La grán mayoría de información se encuentra en
  las estaciones de trabajo
• Los costos de almacenamiento en servidores se ha
  reducido dramáticamente
• Se deben implementar políticas internas de
  consolidación de información en medios
  centralizados.

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Consolidación de información

• Adquisición de un servicio de almacenamiento en
  red (SAN, NAS)
• Definir políticas de almacenamiento centralizado
  (único escenario soportado por IT)
• Se almacena independientemente la información de
  los usuarios (MyDocuments remoto)
• Se almacena la información de negocio por área
  específica y grupo de trabajo.
• Indexar el contenido centralizado para darle
  valor (Sigue siendo información, más no
  conocimiento)
• La información de negocio se podrá migrar a un
  modelo de portales con poco esfuerzo (En algunos
  escenarios es ideal ir inicialmente a portales)

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Demo

• Intellimirror y versiones de documentos
• Políticas de AD para realizar este proceso.

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Taxonomía

• Estructura de información de negocio
• Generalmente es una foto de la estructura de la
  empresa El contexto en la cual se desempeña
• Debe ser el primer paso, o el paso paralelo
  respecto a la consolidación de información
• La estructura de la taxonomía en los primeros dos
  niveles debe ser definida y aprobada por la
  gerencia de negocio, no de IT

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Taxonomía debe contener

• La estructura lógica de la empresa
• Organigrama (Primeros dos niveles)
• La estructura de su modelo de negocio (Productos,
  servicios, competencia)
• La estructura geográfica en al cual se desempeña
  (Ubicaciones geográficas, regiones, paises)

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Demo

• Estructura y definición de Taxonomía
• Utilización de Librerías de documentos para el
  almacenamiento de contenido y metadata

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Confidencialidad de información

• Las corporaciones y empresas no suelen definir
  los niveles de confidencialidad
• No se le realiza un seguimiento puntual (Hasta
  que información de negocio aparece en la prensa o
  en las manos de un competidor)
• En casos donde una empresa cuente con un área
  dedicada de seguridad, esta debe ser responsable
  de definir el alcance.
• En otros escenarios el área de IT debería
  definirlo.

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Niveles de confidencialidad manual

• Office permite controles sencillos en documentos
  que pueden ser aplicados a plantillas
• Se puede definir los niveles de acceso declarados
  en grupos o usuarios
• Permiten proteger secciones del documento (Legal
  puede modificar el párrafo 5, recursos humanos el
  3, entre otros)
• No requiere ningún servicio de servidor
• Se utiliza metadata para registrar y realizar
  búsquedas

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Niveles de confidencialidad en base a una solución

• La información crítica de negocio puede ser
  cifrada y protegida dentro del archivo.
• La infraestructura permite definir escenarios
  distribuidos con socios de negocio.
• Requiere Office 2003 Professional (Para la
  generación o modificación de los documentos.)
• Provee un nivel de auditoría y control avanzado
  de permisos.

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Por qué no es suficiente la tecnología actual?
Firewall
File
Access Control List
File
Firewall
17
Demo

• Generación de platillas protegidas
• Protección avanzada en base a RMS

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Protección de documentos de office

• Demostración rápida de modalidades de protección
  en office
• http//office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011
  957021033.aspx
• Como proteger documentos en Word, guía en línea
• http//office.microsoft.com/training/training.aspx
  ?AssetIDRC011179021033

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Gracias!, Preguntas?
20
Reportes de búsqueda (SPS Only)

• Bet Bets Keyword Report
• Terminos utilizados de búsqueda
• Si las palabras clave están funcionando