B - PowerPoint PPT Presentation

Loading...

PPT – B PowerPoint presentation | free to download - id: 834b5c-NDUwN



Loading


The Adobe Flash plugin is needed to view this content

Get the plugin now

View by Category
About This Presentation
Title:

B

Description:

H C VI N C NG NGH B U CH NH VI N TH NG KHOA QU N TR KINH DOANH B i gi ng m n Qu n Tr V n Ph ng Gi ng vi n: Ph m Th Minh Lan – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:5
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 142
Provided by: Doan7
Learn more at: http://dlib.ptit.edu.vn
Category:
Tags:

less

Write a Comment
User Comments (0)
Transcript and Presenter's Notes

Title: B


1
Bài gi?ng mônQu?n Tr? Van Phòng
HO?C VIÊ?N CÔNG NGHÊ? BUU CHINH VIÊN THÔNG
KHOA QUA?N TRI? KINH DOANH
Gi?ng viên Pha?m Th? Minh Lan Ði?n tho?i-Email
lan_mtp_at_yahoo.com B? môn
Qua?n tri? - Khoa QTKD1 Nam biên so?n 2009
2
N?i Dung Môn H?c
  • Chuong 1 M?t s? v?n d? v? qu?n tr? van phòng
  • Chuong 2 Qu?n tr? van phòng
  • Chuong 3 Nghi?p v? co b?n c?a van phòng
  • Chuong 4 T? ch?c công tác l? tân
  • Chuong 5 So?n th?o và qu?n lý van b?n
  • Chuong 6 Công tác luu tr?

3
Chuong 1 V?n d? chung v? qu?n tr? van phòng
  • 1.1 Khái ni?m, ch?c nang và nhi?m v? van phòng
  • 1.1.1 Khái ni?m van phòng
  • Nghia r?ng Là b? máy làm vi?c t?ng h?p, tr?c
    ti?p tr? giúp cho viêc di?u hành c?a ban lãnh
    d?o m?t co quan, don v?
  • Nghia h?p Là tr? s? làm vi?c c?a m?t co quan,
    don v?, là d?a di?m giao ti?p d?i n?i và d?i
    ngo?i c?a co quan don v? dó

4
  • M?c dù van phòng có th? hi?u theo nh?ng cách khác
    nhau nhung d?u có di?m chung dó là
  • Là b? máy du?c t? ch?c thích h?p v?i d?c di?m c?
    th? c?a t?ng co quan
  • Ph?i có d?a di?m ho?t d?ng giao d?ch v?i co s?
    v?t ch?t nh?t d?nh. Quy mô c?a các y?u t? v?t
    ch?t này s? ph? thu?c vào quy mô, d?c di?m ho?t
    d?ng c?a công tác van phòng.

5
  • 1.1.2 Ch?c nang c?a van phòng
  • Ch?c nang tham muu t?ng h?p

Tham muu là ho?t d?ng tr? giúp nh?m góp ph?n
tìm ki?m nh?ng quy?t d?nh t?i uu cho quá trình
qu?n lý d? d?t k?t qu? cao nh?t. Ch? th? làm công
tác tham muu trong co quan don v? có th? là cá
nhân hay t?p th? t?n t?i d?c l?p tuong d?i v?i
ch? th? qu?n lý
6
Van phòng là d?u m?i ti?p nh?n các phuong án
tham muu t? các b? ph?n chuyên môn, nghi?p v? t?p
h?p thành h? th?ng th?ng nh?t trình ho?c d? xu?t
v?i lãnh d?o nh?ng phuong án hành d?ng t?ng h?p
trên co s? các phuong án riêng bi?t c?a các b?
ph?n nghi?p v?.
Van phòng là noi th?c hi?n công tác tham muu,thu
th?p ti?p nh?n, t?ng h?p ý ki?n c?a các b? ph?n
khác cung c?p cho lãnh d?o co quan
7
  • Ch?c nang giúp vi?c di?u hành

Van phòng là don v? tr?c ti?p giúp cho vi?c di?u
hành qu?n lý c?a ban lãnh d?o co quan don v?
thông qua các công vi?c c? th? nhu Xây d?ng
chuong trình k? ho?ch công tác quý, tháng, tu?n,
ngày và t? ch?c tri?n khai th?c hi?n các k? ho?ch
dó. Van phòng là noi th?c hi?n các ho?t d?ng l?
tân, t? ch?c h?i ngh?, di công tác, tu v?n cho
lãnh d?o v? công tác so?n th?o van b?n
8
  • Ch?c nang h?u c?n

Ho?t d?ng c?a các co quan, don v? không th? thi?u
các di?u ki?n v?t ch?t nhu nhà c?a, phuong ti?n,
thi?t b?, d?ng c?... Van phòng là b? ph?n cung
c?p, b? trí, qu?n lý các phuong ti?n thi?t b?
d?ng c? dó d? b?o d?m s? d?ng có hi?u qu?. Ðó là
ch?c nang h?u c?n c?a van phòng.
9
Tóm L?i
Van phòng là d?u m?i giúp vi?c cho lãnh d?o thông
qua ba ch?c nang quan tr?ng trên dây. Các ch?c
nang này v?a d?c l?p, v?a h? tr? b? sung cho nhau
nh?m kh?ng d?nh s? c?n thi?t khách quan ph?i t?n
t?i van phòng ? m?i co quan, don v?.
10
  • 1.1.3 Nhi?m v? van phòng
  • T?ng h?p chuong trình k? ho?ch công tác c?a co
    quan don v?
  • Thu th?p x? lý, qu?n lý s? d?ng thông tin
  • Truy?n d?t các quy?t d?nh qu?n lý c?a lãnh d?o,
    theo dõi vi?c tri?n khai th?c hi?n các quy?t d?nh
  • Tu v?n v? van b?n cho th? tru?ng, tr? giúp th?
    tru?ng v? k? thu?t so?n th?o van b?n
  • T? ch?c công tác b?o v? tr?t t? an toàn trong co
    quan

11
  • T? ch?c công tác l? tân
  • T? ch?c các chuy?n di công tác c?a lãnh d?o
  • B?o d?m các y?u t? v?t ch?t cho ho?t d?ng c?a co
    quan
  • L?p k? ho?ch d? toán kinh phí ho?t d?ng hàng nam,
    quý
  • Th?c hi?n công tác van thu, luu tr? h? so tài
    li?u theo các quy d?nh hi?n hành

Trên dây là nh?ng nhi?m v? ch? y?u c?a van phòng
trong m?t co quan, don v? nói chung
12
  • 1.2 Qu?n tr? van phòng
  • 1.2.1 Khái ni?m qu?n tr? và qu?n tr? hành chính
    van phòng

Qu?n tr? hành chính van phòng là vi?c ho?ch d?nh,
t? ch?c ph?i h?p tiêu chu?n hóa và ki?m soát các
ho?t d?ng x? lý thông tin.
13
  • 1.2.2 Ch?c nang qu?n tr? hành chính van phòng
  • Qu?n tr? hành chính van phòng có 5 ch?c nang
  • Ho?ch d?nh công vi?c hành chính van phòng
  • T? ch?c công vi?c hành chính van phòng
  • Lãnh d?o công vi?c hành chính van phòng
  • Ki?m soát công vi?c hành chính van phòng
  • D?ch v? hành chính van phòng

14
  • 1.3 T? ch?c van phòng
  • 1.3.1 Co c?u t? ch?c van phòng
  • Co c?u t? ch?c van phòng là t?ng h?p các b? ph?n
    khác nhau c?a van phòng b? trí d? d?m nh?n nh?ng
    nhi?m v? c?a công tác van phòng
  • B? ph?n hành chính van thu
  • B? ph?n t?ng h?p
  • B? ph?n qu?n tr?
  • B? ph?n b?o v?
  • B? ph?n luu tr?
  • B? ph?n tài v?
  • B? ph?n t? ch?c nhân s?

15
  • 1.3.2 B? trí van phòng
  • Các yêu c?u c?a b? trí van phòng
  • T?n d?ng t?i uu m?t b?ng,s? d?ng co d?ng, ti?t
    ki?m di?n tích van phòng
  • T?o môi tru?ng thích h?p cho công vi?c c?a nhân
    viên
  • T?o di?u ki?n thu?n l?i nh?t c?a công tác thu
    th?p, x? lý thông tin
  • Ti?t ki?m chi phí l?p d?t.
  • Tuân th? các quy t?c v? an toàn k? thu?t và an
    toàn lao d?ng

16
  • Các phuong pháp b? trí van phòng
  • Can c? vào s? liên k?t v? không gian gi?a các b?
    ph?n

Van phòng b? trí kín Là cách b? trí truy?n th?ng
theo ki?u tách b?ch t?ng phòng, b? ph?n v?i tu?ng
xây ngan cách có c?a ra vào có th? dóng kín, khóa
khi c?n thi?t
Uu di?m B?o d?m s? d?c l?p gi?a các b? ph?n.
Nhu?c di?m t?n di?n tích m?t b?ng, thi?u nang
d?ng, chi phí l?p d?t l?n...
17
Van phòng b? trí m? Là m?t kho?ng không gian
r?ng l?n du?c ngan thành t?ng ô, t?ng khoang b?ng
các v?t li?u, d?ng c? thích h?p
Uu di?m T?n d?ng du?c di?n tích m?t b?g, co
d?ng, nhân viên có co h?i g?n gui nhau hon...
Nhu?c di?m ?n ào, khó t?p trung, tính b?o m?t
không cao...
18
  • Can c? vào trình d? t?p trung hóa công tác van
    phòng
  • ?Van phòng b? chí theo hu?ng phân tánT?t c? các
    b? ph?n c?a van phòng d?u b? trí nhân viên, trang
    thi?t b? d? th?c hi?n các d?ch v? nhu dánh máy,
    photo...

Uu di?m Nâng cao tính ch? d?ng,b?o d?m ph?c v?
k?p th?i, ti?t ki?m th?i gian ch? d?i...
Nhu?c di?m Không s? d?ng h?t công su?t c?a thi?t
b?, nhân viên,chi phí l?n...
19
? Van phòng b? trí theo hu?ng t?p trung Van
phòng t?p trung theo d?a bàn
  • Uu di?m D? b? trí, s?p x?p nhân s?, d? ki?m tra,
    d? trung trang thi?t b? và don gi?n th? t?c.
  • Nhu?c di?m Khó chuyên môn hoá, công vi?c thi?u
    chính xác

Hình 1.1 Hành chính van phòng t?p trung theo d?a
bàn
20
Van phòng t?p trung theo ch?c nang
Các ho?t d?ng hành chính v?n d?t t?i d?a di?m c?a
các b? ph?n chuyên môn c?a nó nhung ph?i du?c d?t
du?i quy?n ph?i h?p, tiêu chu?n hoá và giám sát
c?a nhà qu?n tr? hành chính
  • Uu di?m Thu hút du?c nhi?u chuyên viên vào công
    tác qu?n lý
  • Nhu?c di?m D? vi ph?m ch? d? m?t th? tru?ng
    nghia là l?n quy?n các c?p qu?n tr? chuyên môn.

21
Hình 1.2 Hành chính van phòng t?p trung theo ch?c
nang
22
  • 1.3.3 Trang thi?t b? van phòng

Là y?u t? v?t ch?t c?n thi?t cho ho?t d?ng
van phòng. Tùy theo m?c d? phát tri?n c?a nên
kinh t? và nhu c?u th?c ti?n c?a công tác van
phòng mà ngu?i ta trang b? nh?ng máy móc, d? dùng
c?n thi?t khác nhau. Có th? phân lo?i các trang
thi?t b? van phòng thành t?ng nhóm
23
  • 1.3.3.1 Các thi?t b? van phòng
  • Máy vi tính
  • Máy in laser
  • Máy Scanner
  • Máy photocopy
  • Máy fax
  • Máy h?y h? so
  • Máy di?n tho?i
  • Máy ghi âm, ghi hình
  • Thi?t b? h?i ngh?

24
  • 1.3.3.1 Các d? dùng van phòng
  • Bàn gh?
  • T? d?ng h? so
  • Giá d?ng tài li?u
  • T? ho?c m?c áo

Các d? v?t dùng cho công vi?c hàng ngày c?a nhân
viên van phòng r?t da d?ng, phong phú và ngày
càng du?c c?i ti?n theo hu?ng b?n d?p, da nang,
thu?n ti?n nhu c?p, k?p, ghim, bút
25
  • 1.3.3.3 Phuong ti?n chuyên ch?
  • Xe con ch? lãnh d?o
  • Xe dua dón công nhân
  • Xe dùng di chuy?n d?ng c?, v?t tu, hàng hóa

26
  • 1.3.4 Hi?n d?i hóa công tác van phòng
  • Hi?n d?i hóa công tác van phòng là m?t dòi h?i
    b?c xúc c?a th?i d?i
  • Van phòng di?n t?
  • Van phòng không gi?y
  • Van phòng t? d?ng hóa
  • Van phòng c?a th? k? 21

27
  • 1.3.4.1 T? ch?c b? máy van phòng khoa h?c, tinh
    g?n, hi?u l?c, dúng ch?c nang
  • 1.3.4.2 T?ng bu?c tin h?c hóa công tác van phòng
  • Máy vi tính và van phòng không gi?y
  • M?ng vi tính v?i h? th?ng thông tin
  • M?ng don gi?n
  • M?ng n?i b?
  • M?ng m? r?ng

28
  • H? th?ng thông tin toàn c?u v?i chuong trình
    World Wide Web
  • Web ch? là m?t chuong trình du?c cài d?t trên m?t
    máy ch? d? cung c?p thông tin, tài li?u cho các
    máy khách khi các máy tính g?i yêu c?u t?i máy
    ch?
  • Thu di?n t? (Email)
  • Van thu di?n t?

29
  • 1.3.4.3 Trang b? các thi?t b? van phòng phù h?p
  • V?i s? phát tri?n c?a công ngh? thông tin, van
    phòng s? du?c phát tri?n theo hu?ng van phòng
    di?n t? hóa. Do dó, khi mua s?m các trang thi?t
    b?, b? trí ch? làm vi?c cùng thi?t b? cho m?i
    nhân viên ph?i du?c ti?n hành cho phù h?p v?i xu
    hu?ng hi?n d?i hóa công tác van phòng.

30
  • 1.3.4.4 Không ng?ng phát tri?n k? thu?t và
    nghi?p v? hành chính
  • Nh?ng ngu?i làm công tác van phòng ngoài k? nang
    nghi?p v? chuyên môn, ph?i liên t?c du?c dào
    t?o l?i các k? nang, k? x?o c?a công ngh? thông
    tin, s? d?ng thành th?o các trang thi?t b? hi?n
    d?i d? phân tích, x? lý thông tin m?t cách khoa
    h?c. Ðây là v?n d? b?c xúc trong công tác tuy?n
    ch?n, dào t?o, b?i du?ng d?i ngu qu?n tr? viên
    van phòng ? các co quan, don v? hi?n nay

31
  • 1.4. T? ch?c b? máy hành chính van phòng
  • 1.4.1 Hình th?c t? ch?c
  • Phân tán nghia là công vi?c hành chính van phòng
    c?a m?i b? ph?n phòng ban do b? ph?n dó qu?n lý
    m?t cách d?i l?p vì th? thi?u h?n s? ph?i h?p.
    Hi?u qu? là công vi?c hành chính van phòng s?
    trùng l?p nhau, hao t?n van phòng ph?m và s?c
    l?c. Vì v?y, c?n ph?i t?p trung công vi?c hành
    chính van phòng sao cho th?ng nh?t

32
  • 1.4.1.1 Hành chính van phòng t?p trung theo d?a
    bàn
  • Uu di?m D? b? trí và s?p x?p nhân s?, d? ki?m
    tra, d? trung trang thi?t b? và don gi?n th? t?c.
  • Nhu?c di?m Khó chuyên môn hoá, công vi?c thi?u
    chính xác

Nhà qu?n tr? hành chính
M?i công vi?c hành chính cho các b? ph?n A,B,C
Hình 1.3 Hành chính van phòng t?p trung theo d?a
bàn
33
  • 1.4.1.2 Hành chính van phòng t?p trung theo ch?c
    nang

Hình 1.4 Hành chính van phòng t?p trung theo ch?c
nang
34
  • 1.4.3.2. Nguyên t?c v? so d? t? ch?c
  • Nguyên t?c 1So d? t? ch?c ph?i có ch?c v?, du?c
    th? hi?n trong hình h?p ch? nh?t.
  • Nguyên t?c 2So d? ph?i cho th?y ai là c?p trên,
    ai là c?p du?i
  • Nguyên t?c 3So d? ph?i cho th?y m?i liên h? gi?a
    các b? ph?n phòng ban
  • Nguyên t?c 4Không nên s? d?ng mui tên khi v? so
    d?
  • Nguyên t?c 5Ch? nên k? du?ng th?ng d?c ho?c
    du?ng th?ng ngang khi v? so d?

35
  • 1.4.4. Các nguyên t?c t? ch?c d?i v?i nhà qu?n
    tr?
  • Nguyên t?c v? m?c tiêu
  • Nguyên t?c v? ch?c nang
  • Nguyên t?c liên quan d?n cá nhân
  • Nguyên t?c v? trách nhi?m
  • Nguyên t?c v? báo cáo
  • Nguyên t?c v? quy?n h?n
  • Nguyên t?c v? ?y quy?n
  • Nguyên t?c v? t?m h?n ki?m soát
  • Nguyên t?c di?u hành t? ch?c

36
  • 1.4.5 Các m?i quan h? c?a nhà qu?n tr? hành
    chính
  • M?i quan h? n?i b?
  • M?i quan h? liên b? ph?n
  • M?i quan h? v?i khách hàng
  • M?i quan h? ngh? nghi?p

37
Chuong 2 Qu?n tr? van phòng
  • 2.1 Qu?n tr? th?i gian
  • 2.1.1 S? c?n thi?t c?a qu?n tr? th?i gian
  • Qu?n tr? th?i gian là m?t ti?n trình ho?ch d?nh,
    t? ch?c và ki?m soát vi?c s? d?ng qu? th?i gian
    vô giá c?a mình m?t cách có hi?u qu?

38
  • 2.1.2 Nguyên nhân làm m?t th?i gian
  • Các cu?c g?i di?n tho?i
  • Các cu?c tham vi?ng xã giao, ti?p khách
  • Các câu h?i c?a nhân viên
  • Ð?c và tr? l?i thu tín
  • Các cu?c h?p kéo dài
  • Bàn gi?y ng?n ngang, b?a b?n
  • Ð?c tài li?u quá ch?m,không có phuong pháp d?c
    nhanh
  • Khung c?nh van phòng làm vi?c gây s? chia trí lo
    ra

39
  • 2.1.3 Các bi?n pháp qu?n tr? th?i gian
  • Các công c? ho?ch d?nh th?i gian bi?u
  • Ti?t ki?m th?i gian trong thu tín
  • Ti?t ki?m th?i gian b?ng cách s? d?ng máy d?c hay
    máy ghi âm
  • Ti?t ki?m th?i gian b?ng phuong pháp d?c nhanh
  • Ti?t ki?m th?i gian ti?p khách
  • Ti?t ki?m th?i gian g?i và tr? l?i di?n tho?i
  • Ti?t ki?m th?i gian h?i h?p
  • S?p x?p ch? làm vi?c khoa h?c

40
  • 2.2 Qu?n tr? thông tin
  • 2.2.1.Gi?i thi?u t?ng quát
  • 2.2.1.1 Khái ni?m thông tin
  • Thông tin là quá trình trao d?i gi?a ngu?i g?i và
    ngu?i nh?n, là s? truy?n tín hi?u, truy?n tin t?c
    v? nh?ng s? ki?n , ho?t d?ng dã, dang và s? x?y
    ra cho nhi?u ngu?i cùng bi?t

41
  • 2.2.1.2 Vai trò c?a thông tin
  • Thông tin là phuong ti?n d? th?ng nh?t m?i ho?t
    d?ng c?a t? ch?c nh?m d?t m?c tiêu chung
  • Thông tin là co s? d? ra quy?t d?nh c?a các nhà
    qu?n lý
  • Có th? nói, thông tin còn g?n v?i ho?t d?ng c?a
    m?i co quan, don v? v?i môi tru?ng bên ngoài

42
  • Thông tin còn là phuong ti?n d?c trung c?a ho?t
    d?ng qu?n lý b?i vì tác d?ng c?a h? th?ng qu?n lý
    d?u du?c chuy?n t?i ngu?i ch?p hành thông qua
    thông tin
  • Ngày nay v?i s? phát tri?n k? di?u c?a công ngh?
    thông tin, các qu?c gia, các vùng, các don v?, t?
    ch?c dã thu h?p khoàng cách d? tìm ki?m l?i ích
    cho mình và cho nhân lo?i

43
  • 2.2.1.3 Phân lo?i thông tin
  • Thông tin r?t da d?ng và phong phú do dó d? thu?n
    ti?n cho công tác thu th?p và x? lý, b?o qu?n và
    s? d?ng thông tin.Du?i dây là m?t s? cách phân
    lo?i thông tin ch? y?u

44
  • 2.2.2 T? ch?c công tác thông tin trong nghi?p v?
    van phòng
  • 2.2.2.1 Yêu c?u
  • a.Thông tin ph?i phù h?p
  • b.Thông tin ph?i chính xác
  • c.Thông tin ph?i d?y d?
  • d.Thông tin ph?i k?p th?i
  • e.Thông tin ph?i có tính h? th?ng và t?ng h?p
  • g.Thông tin don gi?n, d? hi?u
  • h. Thông tin ph?i d?m b?o yêu c?u bí m?t
  • i.Thông tin d?m b?o tính hi?u qu?

45
  • 3.1 Nh?ng v?n d? chung v? h?i h?p
  • 3.1.1 M?c dích ý nghia c?a cu?c h?p h?i h?p
  • H?i h?p, h?i ngh? là m?t y?u t? quan tr?ng trong
    cu?c s?ng c?a doanh nghi?p
  • Ch? nên t? ch?c cu?c h?p khi c?n thi?t và d?m b?o
    r?ng các cu?c h?p dó ph?i ng?n g?n và mang l?i
    hi?u qu?

46
  • M?t cu?c h?p g?m nh?ng ngu?i có liên quan h?p l?i
    d? bàn b?c, th?o lu?n và gi?i quy?t hay quy?t
    d?nh v?n d? nào dó. Ð? cu?c h?p có k?t qu?, c?n
    ph?i ti?n hành m?t cách nghiêm túc, có ?n d?nh
    th?i gian, d?a di?m, thành ph?n tham d? và n?i
    dung...

47
  • 3.1.2. Khái ni?m h?i h?p, h?i ngh?
  • 3.1.2.1. Khái ni?m h?i h?p
  • Là s? t?p h?p ? m?t noi d? làm công vi?c chung
  • 3.1.2.2 Khái ni?m h?i nghi?
  • Là cu?c h?p m?t c?a nhi?u ngu?i d? bàn v? m?t v?n
    d? quan tr?ng, di?n ra theo quy trình, th? t?c
    nh?t d?nh

48
  • 3.1.3 Các phuong pháp t? ch?c h?i ngh?
  • Phuong pháp truy?n th?ng M?i d?i bi?u h?p t?i
    các phòng h?p ho?c trên h?i tru?ng
  • Phuong pháp s? d?ng di?n tho?i, m?ng vi tính
  • Phuong pháp s? d?ng cáp quang nhu c?u truy?n
    hình, h?i ngh? t? xa

49
  • 3.1.4 Cách s?p x?p ch? ng?i trong cu?c h?p và
    ti?c chiêu dãi
  • Cân nh?c tru?c vi?c s?p x?p ch? ng?i n?u c?n
    thi?t, v? so d? ch? ng?i sao cho h?p lí.
  • Ch? t?a luôn luôn ng?i ? d?u bàn. Ð?u bàn thu?ng
    có b?n den, khung màn hình. C?a chính du?c x?p
    d?i di?n v?i ch? t?a. Các nhân viên c?a co quan
    và các thành viên tham d? s? du?c x?p thành m?t
    nhóm và s? ng?i phía bên ph?i và trái c?a ch? t?a

50
  • 3.2 Ho?ch d?nh và t? ch?c các cu?c h?p
  • 3.2.1 Ho?ch d?nh và t? ch?c các cu?c h?p n?i b?
    bình thu?ng không nghi th?c
  • H?u h?t các cu?c h?p này do các c?p qu?n tr?
    trong co quan, doanh nghi?p tri?u t?p.
  • S? thành công c?a h?u h?t các cu?c h?p ph?n l?n
    tùy thu?c vào công vi?c chu?n b?

51
  • Ðang ký phòng h?p, thông báo cho ngu?i tham d?
    bi?t l?ch trình cu?c h?p, chu?n b? tài li?u,
    chu?n b? d?ng c? nghe nhìn,chu?n b? nu?c gi?i
    khát, ghi biên b?n, và theo dõi.

52
  • 3.2.1.1 Ðang ký phòng h?p
  • Ðó không ch? là v?n d? ti?n nghi, mà ngu?i tham
    gia cung ph?i có c?m giác noi dó phù h?p v?i n?i
    dung c?a cu?c h?p
  • Thu ký ph?i dang ký tru?c và chu?n b? phòng h?p
    cho h?p lí, s?ch s?.

Giang vien
www.ptit.edu.vn
53
  • 3.2.1.2 Thông báo cho ngu?i tham d?
  • M?i nh?ng ngu?i tham d? thông qua l?ch công tác,
    di?n thoa?i, thông báo tr?c ti?p, fax ho?c
    E.mail.
  • Thông báo cho các thành viên bi?t l?ch trình cu?c
    h?p và yêu c?u h? mang theo tài li?u c?n thi?t

54
  • 3.2.1.3 Chu?n b? tài li?u
  • Ðôi khi cu?c h?p c?n nhi?u phuong ti?n h? tr?,
    c?n ph?i chu?n b? tru?c các tài li?u phát t?i ch?
    và các d?ng c? nghe nhìn nhu phim Slides, máy
    chi?u (overhead projector), video, b?ng vi?t, so
    d?...

55
  • 3.2.1.4 Chu?n b? nu?c gi?i khát
  • Ph?c v? nu?c trà, nu?c su?i n?u cu?c h?p ng?n
    g?n. Ð?i v?i các cu?c h?p kéo dài, thu ký ph?i
    tùy nghi theo s? ch? d?o c?a c?p trên, ho?c gi?
    gi?i lao m?i ph?c v? nu?c gi?i khát, ho?c d? trên
    bàn s?n cho ngu?i tham d?.

56
  • 3.2.1.5 Ghi biên b?n
  • Thu?ng trong các cu?c h?p không c?n nghi th?c,
    biên b?n ch? c?n ghi ý chính và tóm t?t.
  • 3.2.1.6 Theo dõi
  • Sau cu?c h?p, thu?ng các c?p qu?n tr? yêu c?u thu
    ký s?an th?o b?n tóm t?t trích t? biên b?n, dôi
    khi còn g?i cho các thành viên tham d?. Thu ký
    luu ý gi? l?i b?n chính d? luu.

57
  • 3.2.2 Ho?ch d?nh các cu?c h?p trang tr?ng theo
    nghi th?c
  • Các cu?c h?p l?n
  • Các cu?c h?p có tính cách quan tr?ng và các thành
    viên có ý ki?n khác nhau
  • T?p th? c?n dua ra các quy?t d?nh có tính cách
    pháp lý mà t?t c? các thành viên d?u ph?i b? ràng
    bu?c tuân theo

58
  • H?ach d?nh và t? ch?c các cu?c h?p trang tr?ng
    theo nghi th?c chia làm ba giai d?an
  • Giai d?an chu?n b?.
  • Giai d?an ti?n hành.
  • Giai d?an k?t thúc h?i ngh?.

59
  • Nh?ng v?n d? chính có th? bao g?m nh?ng n?i dung
    gì?
  • Các thành ph?n tham gia k? c? ch? t?ch doàn và
    thu ký doàn.
  • Xác d?nh n?i dung c?n ph?i gi?i quy?t.
  • Xác d?nh thành ph?n tham gia
  • Xác d?nh ngày, tháng và th?i gian ti?n hành cu?c
    h?p.

60
  • 3.2.2.2 Giai do?n ti?n hành
  • Ðón ti?p d?i bi?u Ð?m b?o các nguyên t?c xã
    giao
  • Phân phát van ki?n, tài li?u
  • Quy?t d?nh ch? t?ch doàn và thu ký doàn
  • Khai m?c cu?c h?p
  • Ti?n hành các nghi th?c nhà nu?c ( n?u c?n)
  • Gi?i thi?u ch? d? cu?c h?p.

61
  • 3.2.2.3 Giai do?n k?t thúc h?i ngh?
  • K?t lu?n
  • Thông qua các ngh? quy?t
  • Di?n van t?ng k?t c?a ch? t?a
  • K?t lu?n v?n d?
  • Kêu g?i m?i ngu?i cùng th?c hi?n ngh? quy?t

B? m?c. Th?c hi?n các nghi th?c nhà nu?c (n?u c?n
)
62
  • 3.2.3 Các h?i ngh? t? xa
  • Là các cu?c h?p mà các thành viên v?n ? t?i d?a
    di?m c?a mình không ph?i di xa, và theo dõi t?i
    phòng h?p các bài thuy?t trình qua các phuong
    ti?n nghe nhìn t?i phòng h?p..

63
  • Uu di?m Gi?m b?t chi phí di chuy?n, th?i gian di
    chuy?n, ti?t ki?m công s?c
  • Nhu?c di?m Ngu?i trình bày ch? th?y nh?ng ngu?i
    dang h?p ? trong phòng c?a mình, nghia là ngu?i
    này không nhìn th?y nh?ng ngu?i dang tham d? ?
    noi khác. Cung nhu ngu?i tham d? ch? th?y ngu?i
    trình bày trên màn hình và nh?ng ngu?i ? chung
    quanh mình.

64
  • 3.3 Ho?c d?nh s?p x?p các chuy?n di công tác
  • 3.3.1 S?p x?p, chu?n b?
  • Xây d?ng chuong trình cho chuy?n di công tác
  • Gi?i quy?t các th? t?c gi?y t?
  • Chu?n b? phuong ti?n di l?i cho doàn
  • Liên h? v?i các noi doàn d?n d? chu?n b? di?u
    ki?n an ngh? và làm vi?c cho doàn
  • Chu?n b? tài li?u chuyên môn và phuong ti?n nghe
    nhìn

65
  • Chu?n b? kinh phí
  • Lên k? h?ach d?m nh?n trách nhi?m ? nhà
  • Ki?m tra chuy?n di phút chót
  • 3.3.1.1 Xây d?ng chuong trình cho chuy?n di công
    tác
  • Xác d?nh m?c dích chuy?n di
  • N?i dung chuy?n di
  • S? lu?ng ngu?i tham gia

66
  • Các d?a di?m d?n
  • Ngày, tháng b?t d?u và k?t thúc
  • Phuong ti?n di l?i
  • Các cu?c g?p g?, trao d?i, t?a dàm...
  • Chu?n b? l?ch trình công tác, có hai lo?i
  • L?ch trình s?p x?p di chuy?n
  • L?ch trình s?p x?p các cu?c h?n.

67
  • 3.3.1.2 Gi?i quy?t các th? t?c gi?y t?
  • Gi?y gi?i thi?u di công tác
  • Gi?y di du?ng
  • Gi?y phép xu?t c?nh, h? chi?u (n?u di công tác
    nu?c ngoai)
  • Ch?ng minh nhân dân
  • Các gi?y t? khác v? ch?c danh khoa h?c, chính
    tr?...

68
  • 3.3.1.3 Chu?n b? phuong ti?n di l?i cho doàn
  • L?a ch?n phuong ti?n di chuy?n phù h?p
  • B?ng gi? di d?n c?a t?ng l?ai phuong ti?n
  • Giá vé
  • Ð? dài quãng du?ng
  • Ch? d?, tiêu chu?n th? tru?ng du?c s? d?ng

69
  • 3.3.1.4 Liên h? v?i noi doàn d?n d? chu?n b? di?u
    ki?n an, nghi và làm vi?c cho doàn
  • Ð?i v?i các d?t di công tác nu?c ngoai
  • C?n báo cáo b?ng van b?n cho co quan có th?m
    quy?n trong nu?c xét duy?t và dàm phán v?i nu?c
    s? d?n ho?c g?i công hàm cho nu?c dó
  • Ð?i v?i các nu?c chua có quan h? ngoa?i giao,
    chua có d?i s? quán t?i Vi?t nam, vi?c c?p th?
    th?c nh?p c?nh ph?i thông qua m?t nu?c th? ba

70
  • 3.3.1.5 Chu?n b? tài li?u chuyên môn và phuong
    ti?n nghe nhìn
  • Tài li?u pháp qui, pháp lu?t hi?n hành thu?c linh
    v?c chuyên môn
  • Tài li?u hu?ng d?n nghi?p v?, sách tham kh?o liên
    quan
  • D? li?u liên quan nên du?c sao chép trong CD và
    mang theo Laptop
  • Nên mang theo di?n th?ai di d?ng có kh? nang k?t
    n?i m?ng v?i Laptop

71
  • 3.3.1.6 Chu?n b? kinh phí
  • Ti?n vé máy bay, tàu h?a, ôtô...
  • Ti?n an, ngh? trong su?t chuy?n di
  • L? phí khi gi?i quyêt các th? t?c hành chánh
  • Ðóng góp cho h?i th?o ho?c h?i ngh? (n?u c?n)
  • M?t s? chi phí khác nhu thu?c men, m? ti?c chiêu
    dãi, kinh phí d? phòng...

72
  • 3.3.1.7 Lên k? h?ach d?m nh?n trách nhi?m ? nhà
  • Thông báo v? th?i gian th? tru?ng v?ng m?t
  • Th? tru?ng ph?i ?y thác quy?n h?n và trách nhi?m
    cho ngu?i ? nhà.
  • Nh?ng vi?c khác c?n ph?i th?c hi?n nhu h?y b? và
    lên l?ch l?i các cu?c h?p dã ?n d?nh trong su?t
    th?i gian th? tru?ng v?ng m?t...

73
  • 3.3.1.8 Ki?m tra chuy?n di phút chót
  • Vé máy bay, tàu th?y
  • Xác nh?n v? dang ký khách s?n và các biên nh?n
    d?t ch?
  • Passport, Visa (n?u c?n)
  • Ngân qu? du l?ch, th? tín d?ng
  • Xác nh?n phòng ng?a y t?
  • Gi?y gi?i thi?u

74
  • 3.3.2 Trách nhi?m trong th?i gian th? tru?ng v?ng
    m?t
  • 3.3.2.1 Trách nhiê?m c?a thu ký tru?c khi th?
    tru?ng di công tác
  • Thu ký làm công vi?c h?ach d?nh và s?p x?p chuy?n
    di
  • D? bu?i h?p bàn giao c?a th? tru?ng cho ngu?i
    du?c ?y nhi?m
  • Ghi l?i nh?ng công vi?c th? tru?ng ?y quy?n cho
    thu ký gi?i quy?t và m?c d? th?m quy?n g?ai
    quy?t.

75
  • 3.3.2.2 Trách nh??m c?a thu ký trong khi th?
    tru?ng di công tác
  • Làm vi?c v?i ngu?i du?c ?y thác xem công vi?c dã
    du?c th?c hi?n chua
  • Phân lo?i thu tín theo t?m quan tr?ng
  • Chuy?n các van thu trên cho các cá nhân dã du?c
    ?y quy?n x? lý
  • Công c? d? theo dõi nh?ng công vi?c ph?i làm d?i
    v?i thu tín là s? tóm t?t thu tín và s? nh?t ký

76
  • 3.3.3 Trách nhi?m khi th? tru?ng tr? v?
  • Báo cáo tóm t?t nh?ng di?n bi?n trong doanh
    nghi?p
  • Báo cáo nh?ng thông tin c?n thi?t và quan tr?ng
  • Nh?n gi?y t?, ch?ng t? chi phí công tác d? làm
    th? t?c thanh toan
  • Soa?n th?o thu cám on nh?ng ngu?i dã ti?p và
    giup d? t?o di?u ki?n thu?n l?i trong chuy?n di
  • Luu tr? các tài li?u, h? so c?a chuy?n di

77
CHUONG IV. T? CH?C CÔNG TÁC L? TÂN
  • 4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • 4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan.
  • 4.3.Ðãi khách

78
Chuong IVT? CH?C CÔNG TÁC L? TÂN
  • 4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • 4.1.1. L? tân là ho?t d?ng di?n ra ? m?i linh v?c
    c?a d?i s?ng xã h?i c?a các qu?c gia nhu Chính
    tr?, kinh t?, qu?c phòng, van hóa, xã h?i...
  • L? tân là t?ng h?p các ho?t d?ng di?n ra
    trong quá trình ti?p xúc, trao d?i làm vi?c gi?a
    các d?i tác, t? ch?c, cá nhân trong n?i b? m?t
    nu?c, ho?c gi?a các nu?c.

79
4.1. Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • 4.1.2.Phân lo?i l? tân.
  • L? tân ngo?i giao.
  • L? tân n?i b?.
  • L? tân kinh doanh.

80
4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • A.L? tân ngo?i giao.
  • Là m?t b? ph?n c?a l? tân nhà nu?c, là các ho?t
    d?ng d?i ngo?i gi?a các qu?c gia du?c th?c hi?n
    trên co s? tôn tr?ng các t?p quán c?a t?ng qu?c
    gia và nh?ng quy d?nh, thông l? qu?c t?. Bao g?m
    các v?n d?
  • - Th? t?c thi?t l?p ngo?i giao và b? nhi?m d?i
    s?.
  • - Ð?c quy?n uu dãi.

81
4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • B. L? tân n?i b? d?t nu?c
  • Là t?ng h?p các ho?t d?ng di?n ra trong quá
    trình ti?p xúc, trao d?i gi?a các t? ch?c, cá
    nhân trong n?i b? t?ng qu?c gia. Nh?ng ho?t d?ng
    này du?c th?c hi?n trên co s? nh?ng quy d?nh c?a
    pháp lu?t, t?p quá, phong t?c c?a t?ng vùng, d?a
    phuong.

82
4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • C. L? tân kinh doanh.
  • Là nh?ng ho?t d?ng di?n ra trong quá trình
    ti?p xúc, trao d?i gi?a các t? ch?c, don v? kinh
    doanh trong và ngoài nu?c. Nh?ng ho?t d?ng này
    du?c th?c hi?n trên n?n t?ng pháp lý c?a t?ng
    qu?c gia, nh?ng t?p quán và s? th?a thu?n gi?a
    các bên.

83
4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • 4.1.3. Vai trò c?a l? tân.
  • L? tân không ph?i là n?i dung ch? y?u
    trong ho?t d?ng d?i ngo?i, nhung là công c? r?t
    quan tr?ng, c?n thi?t. T? ch?c t?t công tác l?
    tân s? t?o ?n tu?ng s? t?o ?n tu?ng t?t d?p, gây
    c?m tình v?i khách. Ðây là co s? r?t quan tr?ng
    d? t?o nên b?u không khí thu?n l?i trong quan h?
    công tác, d?c bi?t trong kinh doanh.

84
4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • M?t khác có ba nguyên làm t?n kém th?i gian
    c?a các nhà lãnh d?o.
  • - Th? nh?t Công tác h?i h?p.
  • - Th? hai Công tác l? tân.
  • - Th? ba Công tác hành chính s? v?.
  • T? ch?c t?t công tác l? tân s? ti?t ki?m th?i
    gian làm vi?c c?a lãnh d?o...

85
4.1.Gi?i thi?u t?ng quát v? công tác l? tân.
  • 4.1.4. Nguyên t?c co b?n c?a ho?t d?ng l? tân
  • - Tuân th? các t?p quán, thông l? qu?c t?.
  • - Tôn tr?ng nh?ng quy d?nh t?p quán, c?a t?ng d?a
    phuong, vùng.
  • - Th?c hi?n nguyên t?c bình d?ng, h?p tác cùng có
    l?i.
  • - L?ch s?, nghiêm túc trong m?i khâu, t?o di?u
    ki?n thu?n l?i cho khách.

86
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • 4.2.1.Trang b? l? tân.
  • Ð?a di?m dùng d? ti?p khách c?a co quan g?i là
    khu v?c l? tân. Khu v?c l? tân là d?a di?m ti?p
    xúc d?u tiên gi?a khách và co quan, là noi s? t?o
    ?n tu?ng d?u tiên thu?ng r?t sâu d?m cho khách.
    Ngày nay các co quan thu?ng r?t quan tâm d?n v?n
    d? trang b? nh?ng v?n d?ng c?n thi?t cho công tác
    ti?p khách, có th? k? các trang thi?t b? ch? y?u
    sau

87
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • - Bàn gh? ti?p khách d? khách ng?i d?i.
  • - S? dang ký ti?p khách d?n liên h? công tác.
  • - Ði?n tho?i.
  • - T? d?ng d? u?ng.
  • - So d? c?a co quan
  • - Danh b? di?n tho?i n?i b? co quan.
  • - Máy tính n?n c?n thi?t.
  • - Hoa, ch?u cây c?nh, tranh...
  • - Khu v?c l? tân ph?i luôn t? ch?c khu v?c l?
    tân s?ch s?, ngan n?p, thu?ng xuyên v? sinh các
    thi?t b?

88
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • 4.2.2.Phân lo?i khách
  • 1.Khách ngoài co quan.
  • 2.Khách n?i b? co quan.

89
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • Khách ngoài co quan bao g?m Khách hàng, khách
    d?n liên h? công tác, khách tham quan...
  • Khách n?i b? bao g?m cán b? nhân viên trong các
    don v? c?a co quan d?n liên h? công tác ho?c g?p
    th? tru?ng vì vi?c riêng. Th? tru?ng c?a các don
    v? tr?c thu?c... thu ký ph?i phân bi?t các lo?i
    khách d? co ?ng x? thích h?p

90
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • Ð?i v?i cán b? thân c?n thì có th? g?p th?
    tru?ng b?t k? lúc nào.
  • Ð?i v?i cán b? nhân viên mu?n g?p th? tru?ng
    ph?i dang ký qua thu ký s?p x?p, b? trí
  • Ð?i v?i ngu?i lao d?ng c?n t? ch?c ti?p dân vào
    th?i gian nh?t d?nh.
  • Tuy nhiên trong 3 tru?ng h?p trên c?n ph?i chú ý
    d?n các tru?ng h?p ngo?i l?...

91
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • 4.2.3.T? ch?c dón khách t?i co quan doanh nghi?p
  • - Chào h?i khách
  • - Bày t? s? quan tâm.
  • - Ph?i bi?t tên noi làm vi?c, m?c dích d?n tham
    c?a khách
  • - Không nên ng?t quãng hãy k?t thúc s?m cu?c dàm
    tho?i c?a c?p trên
  • - Phòng d?i
  • - Thu?ng tr?c t?i noi làm vi?c.
  • - Ghi biên b?n các bu?i bàn b?c.

92
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • Phuong châm ?ng x? khi ti?p khách
  • 1. Bình tinh.
  • 2. Kiên nh?n.
  • 3. M?m m?ng, nhã nh?n, l?ch s?.
  • 4. Ân c?n, chu dáo.
  • 5. Linh ho?t.
  • 6. Không t? ái.
  • 7. Không hách d?ch v?i ngu?i có d?a v? th?p.
  • 8. Không quá h? mình v?i ngu?i có d?a v? cao.
  • 9. L?y vi?c b?o v? l?i ích và uy tín c?a doanh
    nghi?p làm m?c tiêu xuyên su?t.
  • 10. C?n ch?m d?t các v? vi?c gây c?n càng s?m
    càng t?t mà không nh?t thi?t ph?i phân rõ dúng
    sai ngay t?c kh?c.

93
4.2.Ho?t d?ng dón ti?p khách t?i co quan .
  • 4.2.4. Nh?ng tình hu?ng thu?ng g?p khi ti?p xúc
    v?i khách.
  • - Khách t? ch?i không ch?u nói rõ h?, tên, n?i
    làm vi?c...
  • - Khách hàng phàn nàn v? ch?t lu?ng s?n ph?m
  • - Khách có thái d? ngang ngu?c hay hách d?ch
  • - Thu ký nói rõ giám d?c b?n...

94
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • 4.3.1.Ð?c di?m và m?c dích c?a giao ti?p qua di?n
    tho?i.
  • A. Ð?c di?m
  • Ði?n tho?i là 1 phuong ti?n k? thu?t dùng thu?ng
    xuyên d? liên l?c h?u ích gi?a hai co quan, don
    v? ho?c gi?a hai cá nhân.
  • Ði?n tho?i dang du?c xem là công c? giao ti?p
    hàng d?u v? m?c d? ti?n l?i...
  • Phong cách giao ti?p qua di?n tho?i ph?n ánh
    nhân cách c?a ngu?i giao ti?p.

95
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • B.M?c dích
  • Trong C.Quan DN di?n tho?i du?c dùng d? thông
    tin lên l?c trong các tru?ng h?p sau
  • Thông báo g?p nh?ng tin t?c quan tr?ng
  • Xin ý ki?n c?p trên
  • Tr? l?i yêu c?u c?a khách hàng, d?i tác
  • Ðang ký h?n ngày, gi? ti?p xúc, làm vi?c
  • M?i h?p d?t su?t.
  • M?i l?n giao ti?p di?n tho?i là m?t l?n t?o co
    h?i quan h? làm vi?t t?t hon cho doanh nghi?p

96
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • 4.3.2.Gi?ng nói qua di?n tho?i ph?i th? nào?
  • Nói cho rõ ràng
  • Nói gi?ng bình thu?ng
  • Nói v?i t?c d? v?a ph?i
  • Ch?n dúng ch?
  • Nói th?p gi?ng xu?ng
  • Nh?n m?nh m?t vài ch?
  • Gi?ng nói c?n có âm di?u.
  • L?ch s?, m?m cu?i trong lúc nói chuy?n.

97
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • 4.3.3 Ngh? thu?t ?ng x? khi nghe di?n tho?i
  • M?t s? nguyên t?c khi nghe di?n tho?i.
  • Tr? l?i ngay
  • T? xung danh
  • Ghi s? di?n tho?i và tên khách hàng.
  • Bi?t cách tr? l?i trong các tru?ng h?p d?c
    bi?t.
  • Tru?ng h?p giám d?c b?n.
  • Tru?ng h?p cho ngu?i g?i bi?t tin t?c.
  • Tru?ng h?p d? l?i l?i nh?n.
  • Chuy?n du?ng dây
  • K?t thúc cu?c di?n dàm

98
  • 4.3.4.Ngh? thu?t ?ng x? khi g?i di?n tho?i.
  • M?t s? nguyên t?c khi g?i di?n tho?i.
  • - Chu?n b? tru?c n?i dung.
  • - Tìm s? di?n tho?i ghi nhanh ra gi?y.
  • - B?m s? di?n tho?i c?n th?n.
  • - T? xung danh.
  • - Trình bày rõ m?c dích cu?c g?i.
  • - K?t thúc cu?c g?i.

99
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • 4.3.5.Nh?ng di?u c?n nghi nh? c?a ngu?i thu ký
    khi s? d?ng di?n tho?i.
  • - Không dùng di?n tho?i vào vi?c riêng.
  • - Không trao d?i nh?ng thông tin c?n b?o m?t qua
    di?n tho?i.
  • - Khi chua ch?n du?c s? và chua rõ n?i dung nói
    gì thì không du?c nh?c ?ng nghe.
  • - Khi c?m máy nghe thì ph?i có thói quyen c?m
    theo bút và phi?u nh?n tin.
  • - Bi?t t? ch?i nh?ng cu?c dàm tho?i mà Giám d?c
    không mu?n có.
  • - Luôn có thái d? h?u ngh?, s?n sàng mang l?i l?i
    ích cho ngu?i nói chuy?n.

100
4.4. Ðãi khách.
  • Ti?p khách và dãi khách là hai công vi?c
    thu?ng g?n li?n v?i nhau. Tuy nhiên tùy theo m?c
    dích c?a các cu?c ti?p xúc mà ngu?i ta s? d?ng
    các hình th?c dãi khách khác nhau.
  • 4.4.1.Gi?i khát trong ti?p khách.
  • Trong m?i cu?c h?p ti?p khách c?a co quan và
    trong các cu?c h?p d?u ph?i quan tâm d?n gi?i
    khát, vì d?y là môi tru?ng thích h?p cho vi?c
    th?o lu?n bàn b?c công vi?c.

101
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • Gi?i khát trong ti?p khách thông thu?ng có 3 hình
    th?c.
  • 1.Ti?p nu?c trà.
  • 2.Ti?p nu?c gi?i khát.
  • 3.Ti?p ru?u

102
4.3.Ti?p khách qua di?n tho?i.
  • 4.4.2. Ð?t ti?c.
  • Ð?t ti?cTùy theo t?ng lo?i khách, phong t?c
    t?p quán c?a khách mà d?t ti?c cho phù h?p. Tùy
    theo m?i lo?i ti?c mà s?p x?p th? t? các món an
    và u?ng khác nhau nhu Ti?c Âu, ti?c Á. Ti?c
    d?ng, ti?c ng?i. Tùy theo t?ng lo?i khách, phong
    t?c t?p quán c?a khách mà d?t ti?c cho phù h?p
    ...
  • Nguyên t?c chung ch?n d? u?ng khi ti?p khách là
  • - Không ti?p khách nu?c u?ng có n?ng d? c?n cao
    tru?c và trong khi bàn b?c d? tránh ?nh hu?ng d?n
    k?t qu? công vi?c.
  • - T?t nh?t là d? khách t? ch?n d? u?ng.

103
4.4. Ðãi khách.
  • 4.4.2.Ð?t ti?c.
  • Ti?p khách là m?t công vi?c thu?ng xuyên c?a
    ngu?i thu ký dòi h?i sau khi ti?p xúc ph?i d? l?i
    cho khách c?m tình t?t d?p. Do v?y, ngu?i thu ký
    ph?i v?n d?ng s? khéo léo, kh? nang ?ng x? và
    nh?ng hi?u bi?t c?a mình d? làm vui lòng khách
    d?n, v?a lòng khách di

104
4.5.l? tân h?i ngh? và ti?c chiêu dãi
  • Vi?c t? ch?c h?i ngh? là công vi?c thu?ng xuyên ?
    m?t CQ, DN. Công tác l? tân có vai trò quan tr?ng
    cho s? thành công c?a các h?i ngh? vì v?y ph?n
    này s? d? c?p d?n m?t s? n?i dung co b?n c?a công
    tác l? tân ? các h?i ngh? và các bu?i ti?c chiêu
    dãi.

105
4.5.l? tân h?i ngh? và ti?c chiêu dãi
  • 4.5.1. M?i khách
  • M?i khách th? hi?n cuong v? c?a ngu?i ch? trong
    m?t môi tru?ng, c?ng d?ng hay m?t nhóm ngu?i nh?t
    d?nh. Công vi?c này luôn g?n li?n v?i ch?c v? do
    ngu?i ch? n?m gi? thu?ng xuyên, t?m th?i hay
    trong m?t hoàn c?nh c? th? nào dó. M?i khách là
    m?t hành vi tiêu bi?u cho cu?c s?ng xã h?i. Chính
    vì v?y v?i tu cách là m?t công c? giao ti?p ph?c
    v? cho m?t ho?t d?ng, b?o d?m s? thành công c?a
    ho?t d?ng, vi?c m?i cung ph?i tuân theo nh?ng
    nghi th?c nh?t d?nh

106
4.5.l? tân h?i ngh? và ti?c chiêu dãi
  • A. Gi?y m?i.
  • Ai m?i
  • Lý do m?i
  • Th?i gian ghi trên gi?y m?i.
  • Ð?a di?m.
  • Các ch? d?n khác.
  • B.Danh sách khách m?i.

107
4.5.l? tân h?i ngh? và ti?c chiêu dãi
  • 4.5.2.Ðón ti?p khách.
  • Ðón l?ch thi?p và hi?u qu? tru?c h?t dòi h?i
    ph?i lo tính các di?u ki?n thu?n l?i cho khách
    d?n du?c d? dàng. Vì v?y, nên g?i kèm thi?p m?i
    so d? du?ng di v?i các di?m m?c d? nh?n th?y,
    nh?ng ch? d?n v? bãi d? xe, th?m chí nên t? ch?c
    m?t b? ph?n gi? tr?t t? giúp cho vi?c di l?i du?c
    nhanh chóng (n?u c?n). T?i các h?i ngh? khách
    du?c m?i d?n cùng m?t gi?, h? thu?ng d?n t?p
    trung m?t lúc nên c?n b? trí h?p lý khâu dón
    khách và ch? d?n cho khách.

108
4.5.l? tân h?i ngh? và ti?c chiêu dãi
  • 4.5.3 Ðón ti?p khách

a.Vi?c khách d?n và khách vào. -Ch? nhân và khách
m?i. b.Gi?i thi?u khách v?i nhau -Gi?i thi?u ng?n
g?n. -Th? b?c trong gi?i thi?u -T? gi?i thi?u
109
CHUONG V SO?N TH?O VÀ QU?N LÝ VAN B?N
  • 5.1. KHÁI QUÁT V? VAN B?N
  • 5.1.1. Khái ni?m v? van b?n
  • Theo nghia r?ng van b?n du?c hi?u là m?t phuong
    ti?n d? ghi tin và truy?n d?t các thông tin t?
    ch? th? này d?n ch? th? khác b?ng m?t ký hi?u
    ho?c ngôn ng? nh?t d?nh. Theo cách d?nh nghia này
    t? các lo?i gi?y t?, tài li?u sách v? d?n các
    lo?i bia, hoành phi, câu d?i, kh?u hi?u, áp
    phích, bang ghi âm, b?n v?d?u du?c coi là van
    b?n.

110
5.1. KHÁI QUÁT V? VAN B?N
  • 5.1.2. Phân lo?i van b?n
  • Theo ngh? d?nh s? 110/2005/NÐ-CP ngày 8 tháng 4
    nam 2005 c?a Chính ph? v? h? th?ng van b?n du?c
    chia thành các lo?i
  • -H? th?ng van b?n quy ph?m pháp lu?t.
  • -H? th?ng van b?n hành chính.

111
  • 5.2.1. Nguyên t?c so?n th?o van b?n
  • 1. N?i dung van b?n ph?i h?p hi?n, h?p pháp
  • Van b?n quy ph?m pháp lu?t du?c ban hành ph?i có
    n?i dung phù h?p v?i hi?n pháp và Lu?t pháp hi?n
    hành.
  • Van b?n c?a co quan nhà nu?c c?p du?i ban hành
    ph?i phù h?p và không trái v?i quy d?nh trong van
    b?n c?a các co quan nhà nu?c c?p trên.
  • Các van b?n quy pham pháp lu?t trái v?i Hi?n
    pháp, trái v?i các van b?n lu?t và các van b?n
    c?a co quan nhà nu?c c?p trên ph?i ddu?c co quan
    nhà nu?c có th?m quy?n bãi b?, dình ch? vi?c thi
    hành.

112
5.2.Th? th?c van b?n
  • 5.2.3.Các y?u t? th? th?c van b?n.
  • A.Th? th?c van b?n quy ph?m pháp lu?t và van b?n
    hành chính.
  • Theo di?u 5 Ngh? d?nh s? 110/2004/NÐ-CP ban hành
    ngày 8/4/2004 c?a Chính ph? quy d?nh th? th?c van
    b?n quy ph?m pháp lu?t v? van b?n hành chính có
    10 ph?n ch? y?u sau

113
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.1.Nh?ng v?n d? chung v? công tác luu tr?.
  • 6.1.1.Khái ni?m v? công tác luu tr?.
  • Công tác luu tr? là gi? l?i và t? ch?c khoa h?c
    van b?n, gi?y t? có giá tr?, hình thành trong
    ho?t d?ng c?a co quan, cá nhân d? làm b?ng ch?ng
    và tra c?u khi c?n thi?t.
  • 6.1.2.Ch?c nang.
  • -T? ch?c hoàn ch?nh phông luu tr? qu?c gia, phông
    luu tr? co quan.
  • -T? ch?c s? d?ng tài li?u luu tr? có hi?u qu?.

114
CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.1.3.N?i dung.
  • -Th?c hi?n các khâu nghi?p v? luu tr?
  • -Xây d?ng h? th?ng lý lu?n khoa h?c v? công tác
    luu tr?.
  • -Xây d?ng h? th?ng t? ch?c thích h?p.
  • 6.1.4.
  • -Tính ch?t co m?t.
  • -Tính ch?t khoa h?c.
  • -Tính ch?t nghi?p v?.
  • 6.1.5.Nguyên t?c qu?n lý
  • Nguyên t?c qu?n lý công tác luu tr? theo nguyên
    t?c t?p trung th?ng nh?t.

115
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.1. Khái ni?m , v? trí , tính ch?t c?a công tác
    luu tr?
  • 6.1.1 Tài li?u luu gi?
  • 1.Tài li?u luu tr?
  • Tài li?u luu tr? là b?n chính c?a
    nh?ng tài li?u có giá tr? du?c hình thành trong
    quá trình ho?t d?ng c?a các co quan Ð?ng, Nhà
    nu?c, các t? ch?c chính tr? - xã h?i, t? ch?c
    kinh t? và cá nhân không k? th?i gian s?n sinh,
    ch? d? xã h?i, v?t li?u và phuong pháp ch? tác
    du?c l?a ch?n d? b?o qu?n, ph?c v? nghiên c?u
    l?ch s?, khoa h?c và công tác th?c ti?n.

116
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 2. Phân lo?i tài li?u luu tr?
  • Có nhi?u cách phân l?i tài li?u d? tr?
  • A. Can c? vào n?i dung, tác gi? c?a tài li?u
  • - Tài li?u c?a co quan hành chính Nhà nu?c.
  • - Tài li?u c?a các co quan t? ch?c Ð?ng, Ðoàn
    th?.
  • - Tài li?u c?a các don v? kinh doanh
  • - Tài li?u c?a các cá nhân, gia dình.
  • B. Can c? vào k? thu?t ch? tác

117
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 3. Ý nghia c?a tài li?u luu tr?
  • - Ý nghia l?ch s?
  • - Ý nghia khoa h?c
  • - Ý nghia th?c ti?n
  • - Ý nghia kinh t?
  • - Ý nghia van hoá

118
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.1.2 Khái ni?m công tác luu tr?
  • Luu tr? là vi?c l?a ch?n, gi? l?i và t? ch?c b?o
    qu?n m?t cách khoa h?c nh?ng van b?n tài li?u có
    giá tr? du?c hình thành trong quá trình ho?t d?ng
    c?a các co quan, t? ch?c, cá nhân d? làm b?ng
    ch?ng và tra c?u các thông tin quá kh?.

119
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.1.3 V? trí, tính ch?t c?a công tác luu tr?
  • Công tác luu tr? là m?t b? ph?n c?a công tácqu?n
    lý nhà nu?c, ch?u trách nhi?m qu?n lý m?t b? ph?n
    tài s?n quan tr?ng c?a Nhà nu?c.
  • Công tác luu tr? là m?t công tác nghi?p v? chuyên
    môn có h? th?ng lý lu?n nghi?p v? riêng và có h?
    th?ng t? ch?c t? Trung uong d?n d?a phuong.
  • Trong d?i s?ng xã h?i, công tác luu tr? ph?c v?
    cho m?i nhu c?u công tác c?a các co quan nhà
    nu?c, các t? ch?c xã h?i, l?c lu?ng vu trang, các
    cán b? nhân viên trên linh v?c Chính tr?, kinh
    t?, van hoá, giáo d?c, y t?, khoa h?c k? thu?t.

120
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.2. CÔNG TÁC THU TH?P, B? SUNG TÀI LI?U LUU TR?
  • 6.2.1 Khái ni?m, nguyên t?c c?a công tác thu
    th?p, b? sung tài li?u luu tr?.
  • 1. Khái ni?m
  • Thu th?p, b? sung tài li?u luu tr? là vi?c suu
    t?m, làm phong phú thêm tài li?u cho các kho luu
    tr? co quan, luu tr? nhà nu?c ? Trung uong và d?a
    phuong theo nh?ng nguyên t?c và phuong pháp th?ng
    nh?t.
  • Công tác thu th?p b? sung tài li?u luu tr? bao
    g?m

121
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.2.2 N?i dung công tác thu th?p b? sung tài li?u
    t?i các co quan luu tr? co quan
  • 1. Các tài li?u van thu hi?n hành dã du?c gi?i
    quy?t xong
  • 2.Các tài li?u cu còn d? l?i ? các don v?, t?
    ch?c, cá nhân, cán b?
  • 3.Ti?p nh?n tài li?u do các cá nhân, gia dình
    dòng h? n?p vào luu tr?
  • 4. Suu t?m, b? sung nh?ng tài li?u c?n thi?t theo
    yêu c?u c?a co quan hay c?a luu tr? nhà nu?c

122
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.2.3 N?i dung công tác thu th?p, b? sung tài
    li?u luu tr? t?i các luu tr? nhà nu?c
  • 1. Tài li?u do các luu tr? co quan n?p theo ch?
    d? n?p luu tr? nhà nu?c
  • 2. Tài li?u c?a các co quan gi?i th?, ng?ng ho?t
    d?ng
  • 3.Tài li?u c?a các cá nhân, gia dình, dòng h?,
    t?p th? ký g?i, bi?u t?ng ho?c nhu?ng l?i cho luu
    tr? Nhà nu?c.
  • 4. T? ch?c suu t?m, b? sung tài li?u còn thi?u
    qua các th?i k? l?ch s?

123
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.3. CÔNG TÁC CH?NH LÝ TÀI LI?U LUU TR?
  • 6.3.1 Khái ni?m, m?c dích, nguyên t?c c?a công
    tác ch?nh lý tài li?u luu tr?.
  • 1.Khái ni?m
  • Ch?nh lý tài li?u luu tr? là s? k?t h?p ch?t ch?
    các khâu nghi?p v? c?a công tác luu tr? nhu phân
    lo?i, xác d?nh giá tr?, l?p h? so d? t? ch?c luu
    tr? tài li?u khoa h?c, an toàn và s? d?ng có hi?u
    qu?.
  • 2.M?c dích
  • Thông qua ch?nh lý tài li?u d? phân lo?i, l?p h?
    so tài li?u l?a ch?n nh?ng tài li?u có giá tr? d?
    b?o qu?n và lo?i ra nh?ng tài li?u h?t giá tr? d?
    tiêu hu?.

124
  • Làm t?t công tác ch?nh lý tài li?u s? t?o di?u
    ki?n th?c hi?n các khaâ c?a công tác luu tr?, t?o
    di?u ki?n khai thác có hi?u qu? các tài li?u luu
    tr?.
  • 3.Nguyên t?c
  • Các tài li?u trong các kho luu tr? ph?i du?c
    ch?nh lý theo các phông luu tr? các tài li?u c?a
    phông nào ph?i du?c s?p x?p và ch?nh lý theo
    phông dó nh?m t?o di?u ki?n cho công tác th?ng
    kê, b?o qu?n, khai thác, s? d?ng.

125
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.3.2 Quá trình ch?nh lý tài li?u
  • 1 Chu?n b? ch?nh lý Bao g?m các công vi?c
  • Nghiên c?u và vi?t l?ch s? don v? hình thành
    phông bao g?m
  • Tên g?i chính xác c?a don v? hình thành phông và
    nh?ng thay d?i tên g?i (n?u có).
  • Ngày tháng b?t d?u và ng?ng ho?t d?ng c?a don v?
    hình thành phông.
  • Ch?c nang, nhi?m v?, quy?n h?n c?a don v? hình
    thành phông.
  • Nh?ng di?u ki?n và nguyên nhân vi?c gi?i th? sáp
    nh?p c?a don v? hình thành phông.
  • V? trí c?a don v? hình thành phông trong b? máy
    nhà nu?c.
  • Co c?u t? ch?c và nh?ng thay d?i v? co c?u t?
    ch?c trong quá trình ho?t d?ng c?a don v? thành
    phông.

126
  • Nghiên c?u và vi?t l?ch s? c?a phông.
  • Kh?i lu?ng tài li?u c?a phông.
  • Ngày tháng b?t d?u và k?t thúc c?a tài li?u trong
    phông.
  • Ngày tháng n?p luu tr?, ai n?p? S? lu?ng tài li?u
    c?a t?ng don v? t? ch?c? M?c d? hoàn ch?nh c?a
    tài li?u?
  • Tình tr?ng tài li?u c?a phông hi?n nay? Ðã ti?n
    hành lo?i, hu? tài li?u khi nào? S? lu?ng lo?i
    hu? là bao nhiêu? Ngày tháng, k?t qu? ki?m tra s?
    lu?ng tài li?u? Có b? ph?n tài li?u nào còn gi? ?
    các phông ho?c các luu tr? khác không?

127
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 2. Các bu?c ti?n hành ch?nh lý tài li?u
  • Bu?c 1 Phân chia tài li?u c?a phông
  • Bu?c 2 Xác d?nh giá tr? tài li?u trong quá trình
    ch?nh lý
  • Bu?c 3Biên m?c h? so
  • Bu?c 4 S?p x?p tài li?u vào c?p ho?c h?p d?ng
    tài li?u và s?p x?p lên giá, t? dua vào luu tr?.

Giang vien
www.ptit.edu.vn
128
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.4. XÁC Ð?NH GIÁ TR? TÀI LI?U
  • 6.4.1 Khái ni?m, nguyên t?c c?a xác d?nh tài li?u
  • 1 Khái ni?m
  • Xác d?nh giá tr? tài li?u là d?a trên nh?ng
    nguyên t?c, phuong pháp và tiêu chu?n nh?t d?nh
    d? nghiên c?u và quy d?nh th?i gian b?o qu?n cho
    t?ng lo?i tài li?u hình thành trong quá trình
    ho?t d?ng c?a các co quan theo giá tr? v? m?t
    chính tr?, kinh t?, van hoá, khoa h?c và các giá
    tr? khác c?a tài li?u t? dó l?a ch?n d? b? sung
    nh?ng tài li?u có giá tr? cho luu tr? nhà nu?c.
  • Xác d?nh giá tr? tài li?u nh?m m?c dích l?a ch?n
    các tài li?u có giá tr? d? b?o qu?n.

129
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.4.2 Các tiêu chu?n d? xác d?nh giá tr? c?a tài
    li?u
  • 1 . Tiêu chu?n n?i dung
  • 2 . Tiêu chu?n don v? hình thành phông
  • - Xác d?nh xem co quan ?y có ph?i là ngu?n thu
    c?a luu tr? hay không?
  • - Là can c? d? l?p b?ng kê danh sách nh?ng co
    quan có tài li?u quan tr?ng c?n ph?i thu th?p d?
    n?p luu tr? nhà nu?c.

130
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.4.3. T? ch?c công tác xác d?nh giá tr? tài li?u
    luu tr?
  • - T? ch?c h?i d?ng
  • - Xác d?nh giá tr? tài li?u ? khâu van thu trong
    các phông luu tr? co quan và các kho luu tr? nhà
    nu?c du?i s? ch? d?o c?a H?i d?ng xác d?nh giá
    tr? tài li?u
  • - Tiêu hu? tài li?u

131
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.5. TH?NG KÊ VÀ KI?M TRA TÀI LI?U
  • 6.5.1 Khái ni?m, m?c dích, nguyên t?c
  • 1 Khái ni?m
  • Th?ng kê tài li?u là s? d?ng các công c?, phuong
    ti?n chuyên môn nghi?p v? d? n?m du?c chính xác
    s? lu?ng, ch?t lu?ng thành ph?n, n?i dung tài
    li?u và h? th?ng b?o qu?n tài li?u trong kho luu
    tr?.
  • 2 M?c dích
  • - Giúp cho các co quan luu tr? có van c? d? xây
    d?ng k? ho?ch b? sung tài li?u.
  • - Xác d?nh giá tr? tài li?u, có k? ho?ch mua s?m
    các trang thi?t b? d? b?o qu?n tài li?u.
  • - Làm co s? cho vi?c qu?n lý nhà nu?c trong công
    tác luu tr? b?o v? bí m?t qu?c gia.

132
  • 3 Nguyên t?c
  • - B?o d?m th?ng kê toàn di?n, k?p th?i, chính xác
    các tài li?u.
  • - B?o d?m s? th?ng nh?t gi?a th?ng kê và b?o qu?n
    tài li?u, tài li?u trong kho luu tr? th?ng kê
    theo kiê?u nào thì du?c s?p x?p b?o qu?n theo
    cách dó.
  • - Các công c? ph?i áp d?ng th?ng nh?t v? th?
    lo?i, n?i dung, d?i tu?ng th?ng kê.

133
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.5.3 Công tác ki?m tra tài li?u
  • Ki?m tra tài li?u nh?m m?c dích n?m du?c s?
    lu?ng, tr?ng thái th?c t? c?a tài li?u và tình
    hình b?o qu?n d? phát hi?n nh?ng sai sót, có bi?n
    pháp kh?c ph?c nh?ng sai sót, ngan ch?n không d?
    x?y ra nh?ng h?u qu? dáng ti?c.
  • Các hình th?c ki?m tra
  • 2. Phuong pháp ki?m tra

134
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.6 B?O QU?N TÀI LI?U LUU TR?
  • B?o qu?n tài li?u là toàn b? các công vi?c du?c
    th?c hi?n d? b?o qu?n an toàn, kéo dài tu?i th?
    c?a tài li?u luu tr? ph?c v? cho vi?c khai thác,
    s? d?ng tru?c m?t và lâu dài.
  • 6.6.1. Nh?ng nhân t? phá ho?i tài li?u luu tr?
  • Nhân t? t? nhiên
  • 2 Nhân t? con ngu?i
  • 3 Các nhân t? thu?c hoá h?c

135
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.6.2 Thi?t b? và ch? d? b?o qu?n tài li?u luu
    tr?
  • Phòng luu tr? (kho) ph?i làm ? noi khô ráo, s?ch
    s? xa h? ao, c?ng rãnh, xa m?ch nu?c ng?m. Ch? d?
    tài li?u ph?i cách bi?t các phòng làm vi?c khác.
    Trong phòng (kho) ph?i có d?y d? các thi?t b? c?n
    thi?t và phù h?p v?i yêu c?u b?o qu?n nhu giá,
    t? s?p x?p tài li?u, thi?t b? di?u hoà nhi?t d?,
    ch?ng ?m và các thi?t b? khác.

136
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.7 T? CH?C S? D?NG TÀI LI?U LUU TR?
  • 6.7.1 Khái ni?m, nguyên t?c
  • T? ch?c s? d?ng tài li?u luu tr? là quá trình
    cung c?p cho các co quan, t? ch?c kinh t?, xã h?i
    các cá nhân nh?ng thông tin c?n thi?t t? tài li?u
    luu tr?.
  • Trong công tác luu tr?, công tác t? ch?c và s?
    d?ng tài li?u là khâu cu?i cùng, là m?c dích c?a
    công tác luu tr? nói chung. Công tác này nh?m
    bi?n các thông tin quá kh? thành nh?ng tri th?c
    van hoá, khoa h?c, k? thu?t c?a con ngu?i ph?c v?
    s?n xu?t, kinh doanh, ph?c v? công tác qu?n lý và
    lãnh d?o.
  • Công tác t? ch?c s? d?ng tài li?u luu tr? c?n
    du?c ti?n hành theo nguyên t?c

137
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 6.7.2 Các hình th?c t? ch?c s? d?ng tài li?u
  • 1. T? ch?c phòng d?c
  • M?i phòng, kho luu tr? c?n ph?i có m?t phòng d?c
    v?i các trang thi?t b? c?n thi?t ph?c v? cho vi?c
    tra tìm nghiên c?u tài li?u. Ngoài ra, d? ki?m
    tra, theo dõi vi?c s? d?ng tài li?u, phòng d?c
    ph?i có các lo?i s? sách c?n thi?t sau dây
  • - Ðon xin nghiên c?u tài li?u d? tr?.
  • - Phi?u yêu c?u s? d?ng tài li?u luu tr?
  • - S? giao nh?n tài li?u hàng ngày v?i ngu?i d?c.
  • - S? dang ký sao ch?p tài li?u

138
  • - Bi?u d? ti?n d? s? d?ng tài li?u (d?i v?i các
    kho luu tr? có s? l?n nghiên c?u s? d?ng tài li?u
    nhi?u)
  • - S? góp ý ki?n c?a ngu?i nghiên c?u, s? d?ng tài
    li?u.
  • 2. C?p các b?n sao l?c ho?c trích l?c tài li?u
    luu tr?
  • N?u các co quan cá nhân có nhu c?u sao l?c ho?c
    trích l?c tài li?u d? làm b?ng ch?ng gi?i quy?t
    công vi?c thì có th? d? ngh? c?p th?m quy?n xem
    xét c?p b?n sao l?c và trích l?c tài li?u dó theo
    quy d?nh.

139
Chuong VI CÔNG TÁC LUU TR?
  • 3. Thông báo tài li?u luu tr?
  • M?c dích là d? thông tin cho các co quan, ngu?i
    nghiên c?u nh?ng tài li?u luu tr? có giá tr? hi?n
    dang du?c b?o qu?n ? kho luu tr? d? h? d?n nghiên
    c?u, khai thác. Trong các thông báo c?n vi?t rõ
    tên tài li?u, s? tra tìm trong kho và th? t?c cho
    phép nghiên c?u, s? d?ng tài li?u.
  • 4. Tri?n lãm tài li?u
  • Tri?n lãm tài li?u nh?m m?c dích
  • - Tuyên truy?n giáo d?c qu?n chúng nhân dân v?
    truy?n th?ng cách m?ng, lòng yêu nu?c.

140
  • 5 .Công b? tài li?u
  • Công b? tài li?u luu tr? nh?m cung c?p cho các
    nhà nghiên c?u, cho qu?n chúng bi?t v? nh?ng tài
    có ý nghia ph?c v? cho công tác tuyên truy?n,
    giáo d?c, cho nghiên c?u l?ch s?..
  • Hình th?c công b? tài li?u luu tr? r?t phong
    phú xu?t b?n các t?p sách công b? tài li?u, dang
    báo, t?p chí, xây d?ng các b? phim

141
H?c vi?n công ngh? buu chính vi?n thông thông
The end !
  • Click to edit company slogan .
About PowerShow.com