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Les bonnes pistes de l

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LES BONNES PISTES DE L ARCHIVAGE DU DOSSIER PATIENT Salon Sant Autonomie 28 mai 2013 – PowerPoint PPT presentation

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Title: Les bonnes pistes de l


1
Les bonnes pistes de larchivage du dossier
patient
Salon Santé Autonomie 28 mai 2013
2
Sommaire
Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP
1
Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine
Autran, CH de Gonesse
2
Aspects réglementaires de larchivage Blandine
Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier,
Service Interministériel des Archives de Frances
3
Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU
de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical
Marie Lannelongue
4
Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc
Rietsch, FEDISA
5
6
Bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey
Spitéri, ANAP
2
3
Sommaire
Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP
1
Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine
Autran, CH de Gonesse
2
Aspects réglementaires de larchivage Blandine
Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier,
Service Interministériel des Archives de Frances
3
Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU
de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical
Marie Lannelongue
4
Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc
Rietsch, FEDISA
5
6
Bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey
Spiteri, ANAP
3
4
Le Projet NHG (Nouvel Hôpital de Gonesse) du
Centre Hospitalier de Gonesse
Le Contexte
  • Bâtiment
  • 82 700m2
  • 640 lits et places
  • Choix Technologiques
  • Les tablettes multimédia au lit des patients
    (téléphone, télévision,...)
  • Le dossier Patient ne circule plus 
  • Une intégration forte des dispositifs
    Bio-Médicaux
  • La robotisation du laboratoire
  • Lautomatisation des transport AGV (Tortues)
  • La Pharmacie
  • La robotisation de la pharmacie pour la
    préparation des médicaments
  • Le Plein-Vide
  • Les armoires sécurisées

Ouverture NHG Automne 2014
5
  • La Stratégie NHG
  • Les Principes - NHG

et
  • Peu de déplacement du personnel transports
    automatisés (Tortues)
  • Optimisation des déplacements
  • Optimisation des surfaces
  • Au niveau des services (Consultations Externes,
    Unités de soins)
  • Au niveau du Rez-de-Jardin
  • Accessibilité aux informations,
  • En temps réel
  • Optimisation du temps de travail
  • Déplacement
  • Rangement
  • Moins de papier
  • Pas de circulation du dossier papier  risque de
    disparition 
  • Intégration à la source, proche du temps réel,
  • Informations produites par le service
  • Documents extérieurs

6
Stratégie et Principes ?Mise en œuvre
  • Pas de circulation du dossier papier
  • Gain / surfaces
  • Numérisation des Dossiers Patients des Archives
  • Accessibilité permanente aux archives numérisées
    et au DMC depuis Cristal-Net
  • Accès direct au dossier numérisé en cas darrêt
    de Cristal-Net

ET
7
Numérisation des dossiers Patients des Archives
? Mise en œuvre, dans le service des archives
  • Phase de numérisation de masse des archives
    vivantes (2,5 ans)
  • Evaluation 88000 dossiers 7.203.000 pages
  • Atelier de numérisation
  • Dépollution des dossiers
  • Identification des documents à publier vers
    Cristal-Net
  • Géo-référencement des radios
  • Avant louverture de NHG
  • Phase de mise en œuvre du logiciel de
    Numérisation
  • Au fil de leau
  • Intégration Cristal-Net
  • Signature électronique des documents numérisés
  • Copie fidèle et conforme
  • Horodatage
  • Tiers de confiance
  • dispositif est conforme aux dispositions de
    larticle 1348 du Code Civil

mouvement des dossiers
8
Numérisation des dossiers Patients des Archives
? Mise en œuvre, dans les services de soins
  • Intégration dans le service des informations
    produites ou reçues (Fil de leau)
  • Dès la création dun document, intégration dans
    le Dossier Patient Informatisé
  • Directement sur Cristal-Net
  • OU Manuscrite ? Scannérisée ?Intégration
    automatique dans Cristal-Net et le Système
    dArchivage Electronique (SAE)
  • Enregistrement et intégration dans Cristal-Net
    des documents extérieurs
  • Lettre du Médecin Traitant
  • Documents des Pompiers
  • Résultats dexamens extérieurs
  • ? Scannérisée ?Intégration automatique dans
    Cristal-Net
  • Prescription et administration des soins
    informatisée
  • Déploiement en cours (85 de déploiement)
  • Evolution des organisations
  • Dictée numérique
  • Circuit de validation informatisé des courriers,
    Comptes rendus

9
Numérisation des dossiers Patients des Archives
? Mise en œuvre, dans les services
Médicotechniques
  • Intégration des comptes rendus dans Cristal-NET
    (Opérationnel)
  • Anapath (DIAMIC)
  • Biologie (LaboServeur)
  • Résumé de Passage aux Urgences (DMU)
  • EFN (Xplore)
  • Imagerie Médicale (Xplore)
  • PACS
  • Anesthésie (OPESIM)
  • Examens de Laboratoire réalisés à lextérieur
  • Arrêt de la production des comptes rendus papier

10
Méthodologie - Préparation
  • Préparation de la Numérisation
  • Accompagnement
  • Numérisation des Archives Médicales
  • Préparations des consultations
  • Gérer au préalable les doublons
  • Accompagnement d un groupe de médecins (4 ou 5
    par AMA)
  • Observation
  • Réponses
  • Meilleures utilisations pour une rapidité de
    réponse
  • Nouveaux médecins
  • Epuration du dossier papier par les AMA
  • Installation
  • Maquettage
  • Test
  • Eté 2013 début de la numérisation

11
La procédure dAppel dOffre Dialogue Compétitif
  • Publication 6 septembre 2012
  • Remise des candidatures 8 octobre 2012
  • Audition des 4 candidats 16 octobre 2012
  • Groupe daudition Médecin responsable GDR, DIM,
    Responsable des Archives, Coordonnatrice des AMA,
    DSI
  • Remise de l'offre initiale 5 novembre 2012
  • Auditions du 1er dialogue les 15 et 16 novembre
    2012
  • Elimination de 2 candidats
  • Auditions du 2ième dialogue les 18 et 19
    décembre 2012
  • Présentation offre finale le 25 février et 1 mars
    2013 Présence du Directeur
  • Commission de choix 18 mars 2013

12
Communication Interne sur le projet
  • Les différentes présentations
  • validations par les instances

et
  • Présentation du Projet au Directoire du 14
    février 2012
  • Présentation de la méthodologie de numérisation
    au Directeur le 31 juillet 2012
  • Présentation de lavancement du projet au
    Directoire du 13 novembre 2012
  • Le projet
  • La méthodologie
  • Lappel doffre en cours
  • Présentation du Projet à la CME du 27 novembre
    2012
  • Présentation de lavancement du projet au
    Directoire du 27 mars 2013
  • Présentation prévu prochaine CME en juin 2013

13
Les principes, la mise en œuvre et les impacts
Principes - Mise en œuvre Impacts
Dès sa numérisation, un Dossier Papier nest plus adressé Les médecins maîtrisent lutilisation de Cristal-Net La numérisation au fil de leau est opérationnelle.
Volume des dossiers à numériser Coût à la page Les AMA suppriment des dossiers papiers les documents inutiles
Destruction des dossiers numérisés. Réponses des archives de France Concernant la destruction des documents papier l'autorisation de destruction du support papier en cas de numérisation doit être envisagée dans les conditions prévues par la circulaire Archives de France que vous trouverez en copie. Je vous adresserai prochainement à cet effet un projet de protocole de destruction qui vous permettra de procéder à la destruction des dossiers papier au fur et à mesure de leur numérisation. 
Destruction des dossiers numérisés. Formalisation de la  Politique dArchivage  en lien avec les travaux du groupe de travail dans le cadre dune numérisation et de linformatisation du dossier patient.
14
Les principes, la mise en œuvre et les impacts
Principes - Mise en œuvre Impacts
Les images Radio Dans la mesure du possible les rendre au patient
Les images Radio Les images Radio qui seront présentes dans les dossiers numérisées seront Géo référencées dans létape de numérisation Conservées dans des containers Stockées dans létablissement
La plateforme Informatique Hébergée à lextérieur, dans le cadre du projet régional piloté par le GCS-D-SISF Société agrée  Hébergeur de données de santé  par lASIP Engagement de disponibilité 7/7 - 24/24
15
Sommaire
Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP
1
Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine
Autran, CH de Gonesse
2
Aspects réglementaires de larchivage Blandine
Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier,
Service Interministériel des Archives de Frances
3
Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU
de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical
Marie Lannelongue
4
Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc
Rietsch, FEDISA
5
6
Bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey
Spiteri, ANAP
15
16
Les dossiers patient sont des archives
  • Le code du patrimoine définit ce que sont les
    archives
  • Article L 211-1  Les archives sont l'ensemble
    des documents, quels que soient leur date, leur
    lieu de conservation, leur forme et leur support,
    produits ou reçus par toute personne physique ou
    morale et par tout service ou organisme public ou
    privé dans l'exercice de leur activité. 
  • Les dossiers patient sont donc des archives, dès
    leur création et quel que soit leur support
    (électronique ou papier)

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
16
17
Les dossiers patient peuvent être des archives
publiques
  • Les établissements publics produisent des
    archives publiques.
  • Les établissements privés chargés d'une mission
    de service public ne produisent des archives
    publiques que dans le cadre de cette mission.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
17
18
Des obligations pour tous les établissements La
gestion de l'information médicale
  • Définition du contenu du dossier patient (code de
    la santé publique - CSP-, article R 1112-2)
  • Des règles d'accès et de communication (CSP ,
    art. L 1111-7, R 1111-1 et 2 et R 1112-1 et 4)
  • Une durée de conservation fixée par décret (CSP,
    art. R 1112-7) 20 ans à compter de la dernière
    venue
  • Un encadrement de l'externalisation (CSP, art.
    article L 1111-8)

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
18
19
Des obligations pour tous les établissements La
protection des données à caractère personnel
  • Un encadrement strict par la loi n 78-17
    modifiée du 6 janvier 1978 relative à
    l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
19
20
Une reconnaissance par la loi de la valeur
juridique de l'écrit numérique
  • Code civil, articles 1316, 1316-1 à 4.
  • Art. 1316-1  L'écrit sous forme électronique
    est admis en preuve au même titre que l'écrit sur
    support papier, sous réserve que puisse être
    dûment identifiée la personne dont il émane et
    qu'il soit établi et conservé dans des conditions
    de nature à en garantir l'intégrité. 

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
20
21
Des obligations pour les établissements publics
ou chargés d'une mission de service public
  • La gestion de l'information numérique
  • Le référentiel général de sécurité (arrêté du 6
    mai 2010)
  • Le référentiel général d'interopérabilité (arrêté
    du 9 novembre 2009)
  • Ces deux référentiels ont valeur réglementaire et
    sont la conséquence de lordonnance n 2005-1516
    du 8 décembre 2005

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
21
22
Des obligations pour les établissements publics
ou chargés d'une mission de service public
  • La gestion des archives publiques
  • Des règles générales énoncées dans le livre II du
    code du patrimoine (CdP, parties législative et
    réglementaire).
  • Des règles particulières établies par le service
    interministériel des Archives de France sous la
    forme de circulaires interministérielles
    contraignantes.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
22
23
Des obligations pour les établissements publics
ou chargés d'une mission de service public
  • La gestion des archives publiques
  • Les hôpitaux sont responsables de la conservation
    de leurs archives (CdP, art. L 212-4 et 8)
    pendant la durée réglementaire de conservation.
  • Ils doivent ensuite verser celles qui ont un
    intérêt historique à un service public
    darchives.
  • Tout document d'archives publiques est sous le
    contrôle scientifique et technique de
    l'administration des Archives de France (CdP,
    art. L 212-4 et R 212-1 à 4).
  • Toute destruction est contrôlée (CdP, art. L
    212-2 et 3).

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
23
24
Des obligations pour les établissements publics
ou chargés d'une mission de service public
  • Lexternalisation des archives publiques est
    encadrée
  • Si un établissement public ou privé chargé d'une
    mission de service public souhaite externaliser
    la conservation de documents ou de données, elle
    doit le faire chez un prestataire agréé par
    l'administration des Archives de France (CdP,
    art. L 212-4 et R 212-19 à R 212-31).
  • Cet agrément s'ajoute pour le numérique à celui
    du ministère de la santé.
  • Lexternalisation ne décharge pas lhôpital de
    ses responsabilités sur ses archives.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
24
25
Des outils pour sy retrouver
  • Des fiches-conseil sur le contexte réglementaire
    du dossier patient.
  • Une annexe présentant lessentiel des textes
    législatifs et réglementaires à connaître pour
    sécuriser la gestion de linformation dans les
    établissements de santé

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
25
26
Sommaire
Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP
1
Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine
Autran, CH de Gonesse
2
Aspects réglementaires de larchivage Blandine
Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier,
Service Interministériel des Archives de Frances
3
Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU
de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical
Marie Lannelongue
4
Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc
Rietsch, FEDISA
5
6
Bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey
Spiteri, ANAP
26
27
Définition de la politique darchivage
  • Cest une brique de la gouvernance de
    létablissement qui contribue à la gestion de son
    patrimoine,
  • Elle constitue lexpression des besoins de cet
    établissement pour son archivage en termes de
    sécurité et de services attendus, tant en interne
    quen externe.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
27
28
La démarche 1/2
  • Elle se divise en trois grandes étapes
  • Mettre en place une démarche en mode projet
    efficace,
  • Construire la politique darchivage,
  • Faire vivre la politique darchivage.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
28
29
La démarche 2/2
30
Construire la politique darchivage
  • Recenser lexistant
  • Documents papiers et numériques/référentiel
  • Pratiques en interne et en externe/niveau de
    sécurité
  • Formaliser
  • Chiffrer
  • Valider
  • Attention
  • 1 - cadre législatif
  • 2 - processus à mettre en œuvre papier/numérique


Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
30
31
Les besoins
  • Estimer les moyens nécessaires en mode routine
  • Quels moyens matériels ?
  • Quels moyens humains ?
  • Quelles compétences ?
  • Quel plan daction ?

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
31
32
Le suivi de la politique darchivage
  • Il faut impérativement accompagner le projet
  • Création dun comité de suivi,
  • Evaluation de la politique darchivage,
  • Contrôle de lapplication de la politique
    darchivage
  • Actualisation de la politique darchivage.

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
32
33
Sommaire
Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP
1
Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine
Autran, CH de Gonesse
2
Aspects réglementaires de larchivage Blandine
Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier,
Service Interministériel des Archives de Frances
3
Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU
de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical
Marie Lannelongue
4
Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc
Rietsch, FEDISA
5
6
Bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey
Spiteri, ANAP
33
34
Principe de la DPA
  • Document décrivant les moyens mis en œuvre pour
    atteindre les objectifs/besoins définis dans la
    politique darchivage

JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
34
35
Positionnement de la DPA
PA
PSSI
DPA
MOO
Cahier des charges
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
36
Prérequis
  • Existence dune PA (cf. définition des besoins)
  • Solution(s) darchivage mise(s) en œuvre
  • Interne
  • Externe

JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
36
37
Les principaux éléments de la DPA
  • Objectifs
  • Périmètre / champ dapplication
  • Intervenants
  • Infrastructures
  • Principes de sécurité (compléments / PSSI)
  • Description des principales fonctions (formats)
  • Suivi / évolution
  • Annexes (éléments complémentaires et évolutifs)

JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
37
38
Exemple dinfrastructure
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
39
Présentation de linformation (ex. OAIS)
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
40
Documents CDA R2 (à implémenter)
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
41
De lOAIS au CDA
Information empaquetage
Information pérennisation
entête
entête
Corps non structuré
Corps non structuré
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
42
Fonctions du SAE
PIV (SIP), paquet information versée
(submission) PIA (AIP), paquet information
archivée PID (DIP), paquet information diffusée
(dissemination)
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
43
Fonction Versement
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
44
Fonction Stockage
JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
45
Complément sécurité
  • Sassurer du respect (comment ?) des critères
  • Intégrité du contenu informationnel
  • Confidentialité (contrôle accès /
    droits-habilitations)
  • Origine de linformation (signature, )
  • Intelligibilité (compréhensible par lhumain)
  • Caractère authentique et pérenne du document

JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
45
46
Prévoir les évolutions incontournables
  • Evolution technologique (matériel / logiciel)
  • Modification des besoins de la PA
  • Changement dinfrastructure technique (ex
    hébergement)
  • Ajout de nouvelles fonctionnalités renforçant les
    fonctions de base (meilleure ergonomie)
  • Traitement de la signature électronique

JM RIETSCH - Déclaration des pratiques
darchivage Salon Santé Autonomie
46
47
Sommaire
Introduction Marie-Noëlle Billebot, ANAP
1
Retour dexpérience du CH de Gonesse Martine
Autran, CH de Gonesse
2
Aspects réglementaires de larchivage Blandine
Maurier, GIP Ascodocpsy Antoine Meissonnier,
Service Interministériel des Archives de Frances
3
Politique darchivage Anne-Marie Bailloux, CHRU
de Tours Olivier Corniou, Centre Chirurgical
Marie Lannelongue
4
Déclaration des Pratiques dArchivage Jean-Marc
Rietsch, FEDISA
5
6
Bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Nathalie Berriau, GIP Ascodocpsy Audrey
Spiteri, ANAP
47
48
  • Cible
  • Directions des établissements de santé publics ou
    privés
  • Objectifs
  • Fournir les éléments essentiels permettant de
    structurer et gérer larchivage des dossiers
    patient
  • Offrir des arguments nécessaires à la
    mobilisation des acteurs

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
48
49
Enjeux de larchivage du dossier patient
Stratégiques
Légaux et réglementaires
Enjeux
Médicaux
Immobiliers
Scientifiques et historiques
Organisationnels et financiers
Techniques
Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
49
50
Gains générés par larchivage
50
Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
51
Points dattention
  • Risques liés à labsence de gouvernance
  • Risques liés à la mise en œuvre de la démarche
    darchivage

51
Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
52
Facteurs clés de succès
  • Gouvernance adaptée et impliquée
  • Démarche darchivage organisée en mode projet
  • Communication autour du projet

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
53
MERCI DE VOTRE ATTENTION
Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
53
54
  • Contacts
  • Martine Autran martine.autran_at_ch-gonesse.fr
  • Anne-Marie Bailloux am.bailloux_at_chu-tours.fr
  • Nathalie Berriau nathalie.berriau_at_arhm.fr
  • Marie-Noëlle Billebot marie-noelle.billebot_at_anap
    .fr
  • Olivier Corniou o.corniou_at_ccml.fr
  • Blandine Maurier blandine.MAURIER_at_arhm.fr
  • Antoine Meissonnier antoine.meissonnier_at_culture.
    gouv.fr
  • Jean-Marc Rietsch jm.rietsch_at_orange.fr
  • Audrey Spiteri audrey.spiteri_at_anap.fr

Les bonnes pistes de larchivage du Dossier
Patient Salon Santé Autonomie
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