TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD KERAJAAN

1
TAKLIMAT PROGRAM PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA
MALAYSIA
2
KANDUNGAN TAKLIMAT

• PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD
• PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD
• PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD
• TATACARA KAEDAH PELUPUSAN REKOD

3
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD
4
REKOD AWAM

• Rekod yang diterima secara rasmi atau yang
  dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi
  perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana
  pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam
  perjalanan tugas rasminya dan termasuk
  rekod-rekod perusahaan kerajaan dan juga termasuk
  segala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta
  ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan
  Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah
  Akta Arkib Negara 1966 Akta 511.
• Sek. 2(Tafsiran) Akta ANM 2003 (Akta 629)

5
APA ITU PENGURUSAN REKOD?

• Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab
  bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan
  sistematik ke atas pewujudan, penerimaan,
  penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod.
  Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan
  maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan
  transaksi sesebuah organisasi.
• Dokumen ISO 9001 2000

6
PERINGKAT KITARAN HAYAT REKOD
Penggunaan dan Pemeliharaan

• Pewujudan

Pelupusan
( 3 peringkat kitaran hayat rekod )
7
PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD
8
PROGRAM PELUPUSAN REKOD
Merupakan satu komponen program pengurusan rekod
jabatan yang menetapkan tempoh penyelenggaraan
serta prosedur pelupusan rekod
9
PELUPUSAN REKOD

• Cara menguruskan pengasingan rekod dengan
  tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya
• Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003
  Akta 629

10
PENGASINGAN REKOD

• Memisahkan rekod-rekod yang aktif
• dan tidak aktif (fail tutup)

11
PEMUSNAHAN

• Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa
  jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan.
• Sek.2 (Tafsiran)
  Akta Arkib Negara 2003 Akta 629

12
PEMINDAHAN REKOD

• Memindahkan rekod-rekod yang bernilai
  arkib ke Arkib Negara Malaysia

13
TAMAT TINDAKAN

• Penetapan yang menjelaskan penyelesaian segala
  urusan atau tiada tindakan lanjut dikehendaki
  diambil tentang rekod tersebut.
• Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib
  Negara 2003 Akta 629

14
NILAI ARKIB

1. Pentadbiran
2. Perundangan
3. Sejarah
4. Penyelidikan/rujukan
5. Dll seperti ditetapkan oleh Mesyuarat Lembaga ANM

15
TUJUAN PEMISAHAN/PENGASINGAN REKOD

• Memudahkan kerja-kerja penilaian rekod
• Membantu dalam penyediaan Senarai Pelupusan Rekod
• Membuat pengkelasan semula rekod
• Pemindahan rekod
• Pemusnahan rekod

16
PELUPUSAN PERLU?

• Rekod aktif dan tidak aktif dapat
• diasingkan
• Rekod tidak aktif dapat dibuat penilaian
• Rekod-rekod yang bernilai dapat
• dipindahkan ke ANM
• Rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan

17
BILA BUAT PELUPUSAN REKOD?

• Tindakan keatas rekod awam telah ditamatkan bagi
  tempoh yang lebih drpd 5 tahun
• Habis tempoh yang dipersetujui antara KP dengan
  Ketua Pentadbir pejabat awam
• Keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaan
  yang berterusan

Seksyen 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
18
SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB?

• Ketua Pentadbir pejabat awam
• Pegawai Rekod Jabatan
• Pegawai Kerani Rekod
• Ketua Pengarah Arkib Negara

19
PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD
20
PELUPUSAN PERUNDANGAN, PERATURAN DAN ARAHAN

• Akta ANM 2003(Akta 629)
• Surat Pekeliling Am Bil 1/1997, 5/2007-
• Panduan Pengurusan Pejabat
• Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986
• Arahan Perbendaharaan 150 299
• Arahan Keselamatan(rekod terperingkat)
• Arahan dan Peraturan Jabatan
• Perintah Tetap KPN (Rekod Polis) dsb.

21
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)

• Seksyen 25(1) melarang mana-mana penjawat awam
  daripada memusnahkan atau membenarkan pemusnahan
  mana-mana rekod awam kecuali dengan kebenaran
  bertulis Ketua Pengarah Arkib.
• Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendak
  memusnahkan mana-mana rekod awam hendaklah
  memberitahu Ketua Pengarah Arkib dalam borang
  yang ditetapkan dan menyatakan sifat rekod awam
  yang berkenaan.
• Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkib meminta
  Jabatan menyediakan rekod awam berkenaan untuk
  pemeriksaan.
• Seksyen 25(5) mana-mana orang yang melanggar
  peraturan ini dan disabitkan kesalahannya boleh
  didenda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjara
  selama 1 tahun atau kedua-duanya sekali.

22
TATACARA DAN KAEDAH PELUPUSAN REKOD
23
KOMPONEN PELUPUSAN REKOD

• Pengasingan Rekod
• Permohonan Pelupusan Rekod
• C. Pelaksanaan Pelupusan Rekod

24
A. Pengasingan Fail i) Mengenalpasti fail
yang tidak aktif Segala tindakan telah
selesai/tamat Tidak
digunakan/dirujuk oleh jabatan
ii) penutupan fail tidak
aktif palang - dakwat merah
catatan - dakwat biru/hitam DITUTUP PADA
25

• Fail juga akan ditutup apabila mengandungi
  100 lampiran atau tebal 4cm(yang mana terdahulu)
  dan jilid 2 dibuka.
• Penutupan dibuat semasa mengkandungkan lampiran
  ke dalam fail Jilid 2.
• Ada fail-fail jilid awal/asal boleh dianggap
  tidak aktif.

26
iii) Penyimpanan Fail Tidak Aktif Fail yang
tidak aktif dan telah ditutup dipindahkan
daripada bilik registri dan disimpan sementara di
bilik rekod/pusat rekod bagi tujuan
berikut i) simpanan sementara bagi tujuan
penyediaan Borang Permohonan
Pelupusan ii) mematuhi tempoh simpanan
yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan
Rekod
27
KAEDAH PELUPUSAN REKOD (TOOLS)
KAEDAH B
KAEDAH A
BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD (TIDAK
MEMPUNYAI JADUAL)
BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN (MEMPUNYAI JADUAL) -
JPR
JPR FUNGSIAN JABATAN
JPR AM
JPR KEWANGAN
28
KAEDAH A Permohonan pelupusan rekod yang
belum mempunyai Jadual Pelupusan
29
JENIS-JENIS REKOD BORANG

• Fail - Arkib 5/08
• Rekod Kartografi - Arkib 6/08
• Rekod Senibina - Arkib 7/08
• Rekod Pandang Dengar - Arkib 8/08
• Rekod Terbitan dan Bahan
• Bercetak - Arkib 9/08
• Rekod Elektronik - Arkib 10/08

30

• setiap unit rekod atau fail disenaraikan secara
  terperinci menggunakan borang yang ditetapkan
  bagi jenis rekod tersebut.

Arkib 5/08
PENILAIAN OLEH JABATAN YANG MEMOHON
31
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN ( BELUM
MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

• Kenalpasti dan asingkan rekod mengikut kumpulan.
• Susun seturut mengikut siri dan nombor rujukan
• fail/nombor rekod/doket dsb.

32
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN ( BELUM
MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

• Nyatakan cadangan musnah/simpan bagi setiap
  unit rekod/fail yang disenaraikan.
• Lengkapkan borang permohonan pelupusan dalam 3
  salinan
• Majukan 2 salinan kepada ANM
• Terima no. permohonan pelupusan daripada ANM
• Kebenaran pelupusan ANM sama ada bagi tujuan
  pemusnahan atau pemindahan akan diberitahu dalam
  tempoh masa 6 bulan dari tarikh penerimaan
  permohonan.

33
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN
PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN
REKOD )
PEMUSNAHAN REKOD

• Rekod dimusnahkan mengikut tatacara pemusnahan
  rekod (Srt.Kem.Kwgn. 3 Nov 1993)
• Rekod terperingkat dimusnahkan mengikut Akta
  Rahsia Rasmi dan Arahan Keselamatan.
• Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib
  12/08) dikembalikan ke ANM bagi pengesahan
  pemusnahan rekod.

34
Arkib 12/08
35
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN
PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN
REKOD )
samb.
PEMINDAHAN REKOD

• Rekod disusun mengikut kumpulan, siri dan nombor
  rujukan fail/nombor rekod/doket dsb.
• Senaraikan setiap fail secara terperinci
  menggunakan Borang Permohonan bagi Pemindahan
  Rekod Awam
• (Arkib 11/08)

36
(No Transcript)
37
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN
PELUPUSAN ( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN
REKOD ) samb.

• Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam
  dimajukan ke ANM untuk pengesahan.
• Terima Surat Arahan Pindah dan salinan Senarai
  Pemindahan Rekod yang telah disahkan.
• Pindahkan rekod ke Cawangan Perolehan dan
  Pemprosesan, Arkib Negara di Petaling Jaya atau
  Arkib Negara cawangan negeri yang berkenaan.

38
KAEDAH B Permohonan pelupusan rekod yang
mempunyai Jadual Pelupusan
39
TAFSIRAN JADUAL PELUPUSAN REKOD

• Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang
  mempunyai nilai arkib untuk dipelihara/disimpan
  dan membenarkan pemusnahan rekod yang telah
  memenuhi tempoh simpanan yang ditetapkan/ditentuka
  n.
• Sek. 27 (3)Akta Arkib Negara 2003 Akta 629

40
KENAPA JABATAN PERLU JADUAL PELUPUSAN REKOD?

• Memenuhi kehendak undang-undang - Akta Arkib
  Negara 2003

Seksyen 27 (I) Ketua Pentadbir sesuatu pejabat
awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan
Jadual Pelupusan Rekod awam kepada Ketua Pengarah
untuk kelulusan.

1. Mewujudkan satu prosidur pemisahan yang teratur
   dan sistematik

41
Jenis-Jenis Jadual Pelupusan Rekod (JPR) JPR
Urusan Am (Housekeeping Records) Berdasarkan
fungsi dan aktiviti-aktiviti asas berkaitan
urusan pentadbiran dan aktiviti sokongan jabatan.
Meliputi rekod-rekod berkaitan dengan pentadbiran
am, perkhidmatan kakitangan, aset, bekalan dan
kelengkapan dan kewangan. JPR Fungsian
(Functional Records) Mencerminkan
aktiviti-ativiti teras jabatan dan berbeza antara
satu jabatan dengan jabatan yang lain.
42
Jadual Tempoh Simpanan Rekod Kewangan Kerajaan
(JANM)
Jenis Rekod Kewangan Kod Simpanan
A. Borang-borang dan daftar Borang kawalan kelompok Baucar Jurnal Waran Peruntukan B. Payroll Sistem Borang permintaan KEW.44 (PAP 051) Penyata Gaji Bulanan (Salinan jabatan) KEW 302 KEW 306 KEW 308 R1 R4 7 Tahun 7 Tahun 1 Tahun 7 Tahun 3 Tahun
43
  Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk
Dimusnahkan   Kementerian / Jabatan
.      
Borang Kawalan Kelompok
1991-1995
1.
7 tahun
2.
Baucar Bayaran (Kew. 304A)
1991-1995
7 tahun
3 tahun
Mac 1991 - 1995
3.
Resit Kew.38
Sept. 1991 Feb 1995
7 Tahun
4.
Laporan Terperinci Amanah
Disyor oleh Tandatangan Nama Jawatan Tarikh
44
Jadual Pelupusan Rekod Am Housekeeping Records
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
Laporan Kemajuan Kerja 1. Laporan kemajuan kerja bulanan Perhubungan Kakitangan 1. Perhubungan kakitangan Majlis Bersama Jabatan Mengandungi laporan dan perangkaan kemajuan/aktiviti pegawai/kakitangan jabatan dan hal-hal yang berkaitan Mengandungi surat panggilan mesyuarat, minit-minit mesyuarat, usul-usul yang dibawa oleh wakil-wakil pekerja, ulasan kepada usul-usul yang dikemukakan oleh wakil-wakil pekerja serta hal-hal berkaitan. Tidak ada tindakan lanjut Tidak ada tindakan lanjut Rekod dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan 2 tahun di jabatan dipatuhi. Rekod dipindahkan ke Arkib Negara setelah tamat tempoh simpanan 5 tahun di jabatan dipatuhi.
45
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan Penilaian
dan Perkhidmatan Harta, Majlis Perbandaran Klang
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
SIRI PENILAIAN   1. Fail Induk Harta (Industri, Kediaman, Perniagaan, Khas, Kerajaan Persekutuan/Negeri, Badan Berkanun)   Fail mengandungi - -    - Salinan Sijil Layak - Menduduki (CFO) -    - Pelan Lokasi -    - Pelan Tapak -    - Pelan Bangunan -    - Kertas Perbandingan -    - Kertas Siasatan Nilaian -    - Senarai pembeli   Selepas tarikh kuatkuasa penilaian terkini dan tiada tindakan lanjut.      
Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 6 tahun
di Jabatan dipatuhi.
Bagi rekod yang melibatkan kes perundangan,
rekod dimusnahkan 6 tahun selepas keputusan
muktamad mahkamah.
46
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Majlis Daerah
Tampin, Negeri Sembilan
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
       

• Fail mengandungi
• Pelan bangunan
• Pelan R.C
• Sijil carian rasmi asal
• Salinan K.P
• Salinan Cukai Taksiran
• Salinan Cukai Tanah
• Bil bayaran proses pelan
• Bil bayaran deposit
• Surat-menyurat
• Borang lawatan tapak
• Surat ulasan dan sokongan daripada JPP, JBA, JKR,
  JPS
• Borang lawatan CFO
• Minit mesyuarat CFO
• Keputusan mesyuarat

Siri Pelan Bangunan 2. Cadangan Rumah Sebuah
(Individu)
Setelah Sjil Perakuan Layak Menduduki bangunan di
keluarkan dan wang pertaruhan dikembalikan.
Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 7 tahun
di jabatan dipatuhi. Pelan As-Built dan salinan
sijil CFO disimpan kekal di Jabatan.
47
FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH
MEMENUHI TEMPOH SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM
JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI DAN DIIKAT BUNDLE
48
Arkib 2/08
49
KAEDAH PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD

• Penubuhan Jawatankuasa
• Pengumpulan maklumat mengenai organisasi,
  objektif dan fungsi jabatan berkenaan.
• Analisa fungsi jabatan
• Penilaian Rekod - Nilai utama (primary value)
• - Nilai sekunder (secondary value)
• - Penyediaan Inventori Rekod
• Penyediaan deraf Jadual Pelupusan Rekod
• Kelulusan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian di
  antara Ketua Jabatan dengan Ketua Pengarah
  Arkib Negara

50
Faedah Program Pelupusan Rekod

1. Meningkatkan kecekapan pengesanan dan pencapaian
   maklumat dan rekod.
2. Meningkatkan keupayaan penyenggaraan dan kawalan
   maklumat dan rekod dengan lebih baik.
3. Keakuran kepada keperluan perundangan
   mengenalpasti perundangan dan tempoh simpanan
   yang sesuai bagi rekod jabatan.
4. Mengurangkan kos, ruang, peralatan dan
   penyenggaraan serta kos penjagaan rekod.

51
SEKIAN TERIMA KASIH Untuk Sebarang Pertanyaan
dan Maklumat Lanjut Sila Hubungi Seksyen
Pelupusan, Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia
atau Arkib Negara Malaysia Cawangan Negeri. No.
Tel [phone] Layari laman sesawang
www.arkib.gov.my