A PR

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Administrativo
Haroldo Ribeiro
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Significado do 5S
SEIRI
Utilização, Seleção, Descarte, Classificação,
Organização Ordenação, Arrumação,
Organização Limpeza, Inspeção, Zelo
Saúde, Padronização, Higiene, Asseio,
Bem-estar Autodisciplina, Disciplina,
Autocontrole, Respeito
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
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5S ADMINISTRATIVOFundamentos Básicos

• 5S como um processo educacional
• 5S como ferramenta para eficácia administrativa
  (escritórios como Fábrica de Informações)
• 5S voltado para o ambiente administrativo (Etapa
  1) e para a função administrativa (Etapa 2)
• Busca contínua de padrões de referência mundial

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5S ADMINISTRATIVOEstratégia de Implantação

• Parte 1 - 5S do Ambiente
• 3S nos ambientes físicos
• Combate ao desperdício de recursos materiais
• Combate à bagunça e ao desperdício de tempo
• Combate à sujeira em ambientes coletivos
• 5S nos ambientes físicos
• Manutenção dos 3S nos ambientes físicos
• Criação de um ambiente de trabalho saudável
• Práticas de Atitudes de qualidade

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SEIRIÉ saber utilizar sem desperdiçar.

• Vamos combater o desperdício de recurso!
• Analise cada recurso que você mantém no ambiente.
  Retire todas as coisas e documentos das gavetas,
  armários e outros compartimentos. Coloque de
  volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de
  você apenas o que você usa com muita freqüência e
  na quantidade adequada. O que você usa de vez em
  quando, deixe em um local mais afastado e que
  possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que
  você não usa mais, descarte-o do ambiente,
  enviando-o para possíveis interessados ou
  colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de
  consumo justifica a manutenção da quantidade
  observada no local.
• Evite excessos. Tenha somente o necessário e na
  quantidade necessária.
• Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado.
• Evite manter no local de trabalho objetos ou
  documentos pessoais que você não usa com
  freqüência.
• Mantenha as instalações e os recursos em boas
  condições de uso, de forma que não gerem riscos
  ou perdas.

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SEITONÉ saber organizar para facilitar o acesso
e a reposição.

• Vamos combater a bagunça e o desperdício de
  tempo!
• Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu
  lugar. Defina o local de guarda de cada recurso
  móvel, visando a facilidade de acesso, a
  reposição, a segurança, o conforto e a
  preservação. Isto inclui objetos pessoais como
  bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo,
  guarda-chuva, sapatos, etc.
• Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua
  localização visual. Recursos colocados por trás,
  muito acima ou muito abaixo da linha de visão do
  usuário na posição de pé, obrigando-o a
  inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou
  escada), dificultam a localização visual.
• Evite misturar recursos de características muito
  diferentes ou largar os recursos úteis
  diretamente no piso ou sobre armários.
• Identifique e sinalize recursos, locais e postos
  de trabalho para evitar perda de tempo e riscos
  para você e para outras pessoas que freqüentam o
  ambiente ou utilizam os recursos.

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SEISOÉ saber usar sem sujar.

• Vamos combater a sujeira!
• A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é
  você. A limpeza feita pelo próprio usuário do
  ambiente contribui para a redução da sujeira, o
  combate à fonte de sujeira, a identificação e
  eliminação de locais de difícil acesso, a
  identificação de problemas de conservação, a
  identificação de malefícios provocados pela
  sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.
• Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por
  pessoal especializado, cabe a você evitar a
  geração de sujeira e indicar os pontos onde a
  sujeira se esconde.
• Use adequadamente os locais de uso coletivo.
  Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e
  organizados, adequados para serem usados por
  outros.
• Analise se as lixeiras e outros coletores de
  recursos inúteis ao ambiente facilitam a
  manutenção da limpeza e a remoção do material
  descartado (quantidade, localização,
  conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização,
  identificação, freqüência de retirada do lixo e
  prática da coleta seletiva. Dê sugestões de
  melhorias.

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SEIKETSUÉ saber cuidar da saúde física e mental.

• Vamos criar um ambiente de trabalho saudável!
• Identifique os recursos de acordo com um padrão.
  Caso ainda não existam alguns deles, dê
  sugestões.
• Discuta com a equipe as Regras de Convivência
  para os comportamentos que incomodam algumas
  pessoas, até chegar a um consenso.
• Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com
  relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique
  se existem problemas de ergonomia. Se há
  desconfiança, solicite um estudo de um
  especialista.
• Invista na sua saúde física e mental. Exemplos
  Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e
  calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.)
  Pratique exercícios de relaxamento Previna e/ou
  elimine doenças contraídas fora do trabalho
  (obesidade, dependência química, câncer, stress,
  sedentarismo, etc.) Crie o hábito de se integrar
  com outros colegas de trabalho (confraternizações,
  torneio de jogos, etc.) Discuta com a equipe
  uma decoração adequada para o seu ambiente
  (quadros, plantas, fotos e outros elementos
  ornamentais), etc.

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SHITSUKEÉ cumprir rigorosamente o estabelecido.

• Vamos ter atitudes de qualidade!
• Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra
  rigorosamente todos os compromissos assumidos na
  data e horário definidos. Na impossibilidade,
  faça contato o mais rapidamente possível com as
  pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e
  até estabelecendo um novo acordo, quando for o
  caso. Evite repetir impontualidades.
• Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras
  independente de cobranças. Aquilo que você não
  concorda, apresente sugestões aos responsáveis,
  mas respeite o que foi consensado e/ou definido.
• Analise se as suas atitudes estão prejudicando
  outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja
  humilde e tente mudar a forma de agir quando a
  sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das
  pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma
  hábito adquirido e praticado ao longo de toda a
  sua vida.

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5S ADMINISTRATIVOEstratégia de Implantação

• Parte 2 - 5S da Função
• 5S no Computador
• Estruturação do tratamento das informações
  virtuais
• Autodisciplina no tratamentos das informações
  virtuais
• 5S nas Funções Administrativas
• Posto de trabalho como fábrica de informações

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5S no Computador

• As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
  uma Fábrica Virtual de Excelência!
• O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a
  mesma lógica que os arquivos físicos.
• Dedique um dia para analisar todos os documentos
  de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que você
  não usa. Para facilitar, coloque-os em ordem
  cronológica e suspeite daqueles mais antigos.
• Verifique se os arquivos úteis estão salvos com
  denominações facilmente compreensíveis e se estão
  guardados nos diretório apropriados.
• Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma
  que sejam reconhecidos sem precisar abri-los.
• Separe os arquivos particulares dos arquivos da
  sua função em diretórios diferentes.

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5S no Computador

• As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
  uma Fábrica Virtual de Excelência!
• Defina um padrão de denominação para todos os
  arquivos e diretórios compartilhados.
• Acostume-se em não guardar arquivos
  desnecessariamente em não acumular e-mail em
  caixas de entrada em esvaziar a lixeira em não
  passar "correntes" em não enviar cópias
  desnecessariamente e em não arquivar, em dois
  lugares, os anexos recebidos.
• Dê um destino efetivo no primeiro contato com o
  e-mail. Lembre-se que este é o momento mais
  adequado para você tratá-lo. Faça uma crítica
  quando receber e-mails desnecessários e
  carregados de figuras em que nada acrescentam.
• Estabeleça um período para fazer uma análise dos
  arquivos guardados buscando eliminar os
  desnecessários.
• Evite deixar para o dia seguinte a resposta para
  os e-mail recebidos hoje.

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5S na Função

• As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
  uma Fábrica de Informações!
• Identifique para que (objetivo) e para quem
  (processo seguinte) você realiza cada uma de suas
  atividades de rotina, iniciando por aquelas que
  mais consomem o seu tempo.
• Verifique com o processo seguinte quais as
  necessidades dele (como ele precisaria ser
  atendido) e de que forma você está atendendo
  atualmente, levando em consideração os seguintes
  aspectos qualidade, meio de informação e prazo.

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5S na Função

• As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
  uma Fábrica de Informações!
• Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas
  que atualmente dificultam o atendimento. Exemplo
• Falta de recursos Providencie os recursos
  adequados. Se necessário, discuta com o seu
  líder
• Falta de conhecimento ou habilidade Planeje uma
  forma de corrigir esta deficiência com
  auto-aprendizagem, com outros colegas e, se
  necessário, participando de um curso específico
• Deficiência de outras áreas ou pessoas
  Comporte-se como um cliente interno, apresentando
  às outras áreas e/ou pessoas as suas necessidades
  (qualidade, meio de informação e prazo).
• Falta de tempo Desconfie do tempo que você
  perde por não praticar o 5S ou por ser afetado
  por pessoas que não o pratica. Lembre-se que o
  somatório de pequenas perdas poder representar
  uma grande perda no final do dia, da semana e do
  mês. Esteja seguro de que você está realmente
  sobrecarregado antes de argumentar para o seu
  líder.

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5S na Função

• As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
  uma Fábrica de Informações!
• Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia,
  evitando acumular pendências e sendo eficaz na
  comunicação, utilizando o meio mais apropriado
  (contato pessoal, contato telefônico, documento
  físico e documento virtual).
• Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo,
  verificando a necessidade real da reunião, da sua
  participação, da duração e das informações
  necessárias. Resista a comparecer a reuniões
  marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre
  pontualidade no início e no final. Critique a
  cultura de se marcar um horário para se começar
  em outro e de se estender a reunião além do
  horário previsto.
• Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos
  contatos. Não permita que as pessoas roubem, com
  muita facilidade, um de seus recursos mais
  preciosos o tempo.

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5S na Função

• As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritório
  uma Fábrica de Informações!
• A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a
  dimensionar o seu tempo para 80 do horário de
  trabalho. Estabeleça compromissos em horários de
  saída do trabalho (curso, esporte, encontros
  sociais, etc.).
• Dedique parte de seu tempo para atividades
  estratégicas e de melhorias.
• Dedique parte de seu tempo para atividades de
  descontração (cafezinho, almoço, confraternização
  no trabalho, etc.).
• Evite levar trabalho para casa.

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Metodologia de Implantação
Consolidação dos 3 primeiros S?
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Benefícios do 5S

• Descarte de documentos e recursos obsoletos,
  alguns podendo ser aproveitados em outros locais
• Disponibilização dos excessos e manutenção de
  quantidade estritamente necessária
• Utilização adequada dos recursos e materiais de
  consumo, combatendo o desperdício
• Compartilhamento de recursos utilizados com pouca
  freqüência
• Conservação das instalações e dos recursos
  produtivos e de apoio
• Acesso à recursos e aos documentos com rapidez e
  conforto
• Layout adequado
• Manutenção sobre a mesa de documentos que serão
  processados no próprio dia
• Ordem de locais fechados (gavetas, armários,
  arquivos, etc.)
• Ordem dos recursos no ambiente promovendo
  bem-estar e uma imagem positiva.

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Benefícios do 5S

• Manutenção da limpeza no posto de trabalho
  através da cultura de não sujar e de atacar as
  fontes de sujeira.
• Manutenção da ordem e da limpeza em ambientes de
  uso coletivo (banheiro, copa, copiadora,
  corredores, salas de reunião, etc.).
• Descarte adequado do papel e do lixo.
• Definição de regras de convivência
• Ambientes ergonômicos e exercícios de relaxamento
  físico e/ou mental
• Padronização de identificações e móveis
• Tratamento adequado de arquivos e comunicações
  por meio virtual
• Otimização do tempo pela pontualidade em reuniões
  e cumprimento de prazos
• Respeito mútuo, independente do nível hierárquico
• Cumprimento voluntário ao que for acordado,
  incluindo às regras de convivência
• Menor informalidade e burocracia
• Menor sobrecarga de e-mails
• Redução do stress

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5S - Fatores de Fracasso

• Falta de entendimento dos conceitos,
  principalmente pelas lideranças
• Falta de um plano estratégico
• Acreditar que o dia da grande limpeza consolida
  o 5S
• Ter pressa na execução
• Fazer o 5S para os outros (clientes e auditores)

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5S - Fatores de Sucesso

• Liderança do Número 1
• O homem como o fim. O ambiente como o meio.
• 5S como um processo estratégico
• Participação de toda a Organização
• Promoção contínua
• Escolha da estratégia correta (usar lideranças
  para a condução no dia-a-dia)

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O Papel das Lideranças

• Realizar visitas periódicas às instalações com o
  foco para o 5S
• Inserir o 5S como pauta de reuniões periódicas
• Fazer avaliação nos pontos críticos (realização
  de treinamentos, realização do lançamento de 5S,
  análise das avaliações)
• Introduzir o padrão de 5S na análise de
  resultados das instalações sob responsabilidade
  de cada um dos profissionais de nível
  imediatamente inferior
• Participar ativamente de eventos relacionados ao
  5S
• Dar o exemplo

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CONCLUSÃO

• 5S é um processo educacional
• 5S é um processo participativo (não é voluntário)
• 5S é um termômetro do gerenciamento
• 5S é o melhor vendedor
• 5S é a Base para a excelência de gestão.