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CURSO PARA AUTOCAPACITACION EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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... 54,000 Indice de desempe o del costo ... los requisitos de la SDP. ( calidad es el grado en que se satisfacen las ... de servicio a la ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: CURSO PARA AUTOCAPACITACION EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS


1
CURSO PARA AUTOCAPACITACION EN ADMINISTRACION DE
PROYECTOS
Monroy Asesores, S.C.
2
DATOS ACERCA DEL AUTOR
  • Lic. Agustín Monroy Enríquez.
  • Estudios profesionales en Derecho y Ciencias
    Sociales, así como en Psicología Industrial.
  • Estudios de posgrado en Finanzas, Calidad Total,
    Docencia y Psicoterapia de Grupo en diversas
    instituciones de enseñanza superior.
  • Egresado del IPADE, en el cual cursó estudios de
    Alta Dirección de Empresas.
  • Certificado por el CONOCER en la Norma Técnica
    de Competencia Laboral de Diseño e Impartición
    de Cursos de Capacitación y en la de Evaluación
    de Competencias Laborales.
  • Agente Capacitador Externo número de registro
    MOEA 440423 0005 en la STy PS.
  • Ha ocupado cargos directivos y de consejero en
    CANACO Guadalajara, ARIOAC y COPARMEX Jalisco, de
    la cual es actualmente miembro de la Comisión de
    Capacitación.
  • Ha sido Director de Recursos Humanos en diversos
    grupos empresariales como Grupo Gas Licuado,
    CONESA, Consorcio Canadá.
  • Fue Director General de varias empresas como la
    División Inmobiliaria del Consorcio Canadá,
    Guadalajara World Trade Center y Expo
    Guadalajara.
  • Es Socio Director de Monroy Asesores S. C.,
    empresa dedicada a la asesoría y capacitación
    empresariales desde hace más de 20 años, habiendo
    atendido a más de 100 empresas clientes en
    diversas entidades federativas de la República
    Mexicana.

3
CONTENIDO GENERAL
No. TEMATICA PAG.
1. Conceptos generales acerca de la administración de proyectos 6
2. La identificación de necesidades. 19
3. La ejecución del proyecto. 45
4. Ejemplo práctico de la elaboración de un programa para un proyecto mediante red optimizada. 74
5. La terminación del proyecto. 102
6. La comunicación del proyecto. 112
4
JUSTIFICACION CONCEPTUAL
La Administración de Proyectos no consiste
meramente en repartir los trabajos entre varias
personas y después confiar en que de alguna
manera éstos logren el resultado deseado. De
hecho, creerlo así, es la principal razón por la
que fracasan los proyectos. La Administración de
Proyectos se ha ido consolidando a través del
tiempo como una técnica con metodología definida
para lograr un objetivo que se considera
necesario, mediante la realización de un plan y
un programa que implica una serie de actividades
interrelacionadas, optimizando la utilización de
recursos, supervisando su avance real contra el
planeado y aplicando las medidas correctivas
pertinentes.
5
OBJETIVO TERMINAL DEL CURSO TALLER
Al término del presente curso taller, los
participantes habrán desarrollado sus
competencias ( conocimientos, habilidades y
actitudes) adecuadas para elaborar y administrar
proyectos en la práctica en forma eficiente y
cumpliendo los requisitos de calidad
establecidos.

6
  • CONCEPTOS GENERALES ACERCA DE LA ADMINISTRACION
    DE PROYECTOS.
  • Concepto de proyecto.
  • El objetivo de un proyecto.
  • El ciclo de vida de un proyecto.
  • Los atributos de un proyecto.
  • El plan para administrar un proyecto.
  • Los factores decisivos para éxito.
  • Resumen del capítulo
  • Ejercicio para fijación de conocimientos.
  • Caso práctico.

7
CONCEPTO DE PROYECTO
  • El concepto de PROYECTO en Administración de
    Proyectos se explica como sigue
  • Proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo
    por lograr un objetivo específico.
  • Que satisface una necesidad del cliente.
  • Utilizando una metodología definida.
  • Que permite administrar una serie de actividades
    interrelacionadas.
  • Así como la administración y utilización
    eficiente de los recursos.
  • Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE
    PROYECTO, encabezado por un LIDER o COORDINADOR
    DEL PROYECTO.

8
EL OBJETIVO DE UN PROYECTO
  • Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en
    el que debe quedar establecido el resultado o
    producto que se espera a su término
  • Por lo general, el objetivo de un proyecto se
    define a partir de
  • Alcance ( de qué se trata ).
  • Programa de actividades ( tiempos ).
  • Costos.
  • Por ejemplo el objetivo de un proyecto podría
    ser
  • Ampliar la mezcla de productos que la empresa
    ofrece cliente por medio de la introducción un
    nuevo producto en el mercado de la zona
    metropolitana.
  • En un plazo máximo de 10 meses.
  • Y sin rebasar un presupuesto de 700, 000.00
    pesos.
  • Con determinadas especificaciones de calidad.
  • Que aseguren la plena satisfacción del cliente.


9
EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
  • En términos generales el CICLO DE VIDA de un
    proyecto, se desarrolla en las siguientes fases
  • Identificación de una necesidad.
  • Desarrollo de una propuesta de solución (
    proyecto ).
  • Realización del proyecto.
  • Término del proyecto.

TERMINACION DEL PROYECTO
IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION
REALIZACION DEL PROYECTO
10
LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
1. OBJETIVO Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en términos de alcance, tiempo, costo y calidad.
2. ACTIVIDADES INTERDEPENDIENTES Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades interdependientes, que han de cumplirse en secuencia predeterminada ( programa ), a fin de alcanzar el objetivo.
3.RECURSOS En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser presupuestado.
4. MARCO TEMPORAL ESPECIFICO Un proyecto tiene un marco temporal específico o vida útil finita. Un tiempo de elaboración y una fecha en que debe concluirse.
5. ESFUERZO UNICO O DE UNA SOLA VEZ Un proyecto puede ser un esfuerzo único porque nunca antes se ha intentado o porque las circunstancias en que debe realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.
6. TIENE UN CLIENTE El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su realización y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.
7. SUPONE ALGO DE INCERTIDUMBRE En la planeación del proyecto se debe considerar la incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las contingencias.
11
EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto Conocer a fondo la necesidad del cliente. Explorar alternativas de solución en base a la solicitud del mismo ( solicitud de propuesta SDP). Definir el objetivo del proyecto en términos de alcance, tiempo, costo y calidad.
2. Dividir o subdividir el alcance del proyecto en paquetes de trabajo Definir una estructura de división del trabajo (EDT), paquetes de tareas a realizar. La estructura de división del trabajo describe la organización y personas que serán responsables de cada paquete.
3. Cada paquete de trabajo deberá ser desmenuzado a detalle para describir todas las actividades que incluye. Definir actividades a realizar. Definir tiempos para cada actividad. Establecer claramente actividades antecedentes secuencias, interrelaciones y posibles simultaneidades. Verificar que el orden secuencial de operaciones que asegure el menor tiempo y costo posibles, sin demérito de la calidad.
4. Graficar las actividades. Elegir el tipo de diagrama más adecuado para el proyecto. Elaborar el diagrama general del proyecto.
12
5.Estimar costos y elaborar presupuesto Estimar el costo para cada actividad ( explosión de recursos), y para cada paquete. Elaborar el presupuesto total del proyecto.
6. Aprobación del proyecto. Presentación del proyecto incluyendo, objetivo, especificaciones de calidad, tiempo y presupuesto. Aprobación y ajustes en su caso.
7. Comunicar el proyecto Determinar personas y organizaciones que deben estar enteradas del proyecto. Determinar los medios de comunicación más adecuados y tiempos más convenientes para comunicar el proyecto a cada público objetivo. Comunicar el proyecto
8. Poner en ejecución el proyecto Lanzar el proyecto. Ejecutar el proyecto.
9. Supervisar el avance del proyecto Determinar metodología y frecuencia de control de avance. Comparar real contra planeado ( acción, calidad, costo). Determinar y poner en práctica acciones correctivas que hagan necesarias, dentro del presupuesto.
10. Término del proyecto. Presentar el proyecto concluido. Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias. Documentar las experiencias y las mejores prácticas.
13
LOS FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UN
PROYECTO
  • Que tenga un objetivo bien definido en términos
    de alcance, programa y costo, acordado con el
    cliente.
  • Desarrollar el proyecto completo antes de
    iniciarlo.
  • La Planeación y comunicación del proyecto son
    fundamentales. Previenen la ocurrencia de
    problemas.
  • Involucrar al cliente como parte del resultado
    exitoso, mediante su participación activa en el
    proyecto.
  • La clave del control eficaz del proyecto es
    comparar el avance real del proyecto contra el
    que se planeó y programó, implantando de
    inmediato las medidas correctivas.
  • A la conclusión de un proyecto, debe ser
    evaluado su desarrollo y resultados, a fin de
    aprender qué podría mejorarse en proyectos
    similares.


14
RESUMEN DEL CAPITULO
Un proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo
por lograr un objetivo específico que satisface
la necesidad del cliente, utilizando una
metodología definida que permite administrar una
serie de actividades interrelacionadas, así como
la administración y utilización eficiente de los
recursos a utilizar. La responsabilidad del
equipo de proyecto y específicamente del
coordinador del proyecto asegurar que se logre el
objetivo en alcance, tiempo y costo, con los
niveles de calidad que darán satisfacción al
cliente. La primera fase del ciclo de vida del
proyecto incluye la identificación de una
necesidad, problema u oportunidad, que da lugar a
que el cliente solicite propuestas de solución a
personas o equipos de proyecto. La segunda fase,
es el desarrollo de una propuesta de solución o
propuestas de solución. La tercera es la puesta
en práctica de la solución elegida ( desarrollo
del proyecto ) bajo controles metodológicos de
alcance, tiempo, costo y calidad. La fase final
es la terminación del proyecto, seguida de su
evaluación en proceso y resultados obtenidos,
documentando las mejores prácticas para mejorar
futuros proyectos.
15
En la administración de proyectos, primero se
establece un plan completo y luego se pone en
práctica. El plan consiste en definir con
claridad los objetivos, dividir y subdividir el
alcance del proyecto en piezas o paquetes de
trabajo definir las actividades específicas que
incluirá cada paquete de trabajo calculando sus
tiempos y presentándolas en forma gráfica
definir los recursos que se utilizarán,
presupuestando su costo. Comunicar el proyecto a
todos los afectados es conveniente para lograr
comprensión y colaboración. Es necesario
involucrar al cliente en el diseño y en la
ejecución del proyecto para asegurar su éxito. La
clave para el control efectivo del proyecto es
medir el progreso real y compararlo con el
planeado, de manera oportuna y periódica, y si es
necesario, implantar de inmediato las medidas
correctivas. La mayor utilidad de utilizar la
ADMINISTRACION DE PROYECTOS es lograr la
satisfacción del cliente y para el ejecutor,
adquirir cada vez mejores prácticas en la
ejecución de proyectos.
16
EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO
1. Defina el término Proyecto
2. Explique cómo tiene que definirse el objetivo de un proyecto
3. Qué etapas se dan en el Ciclo de Vida de un proyecto
4. Describa sintéticamente los principales atributos de un proyecto
5. Indique que importancia tiene la comunicación para el éxito de un proyecto
6. Indique como debe llevarse a cabo el control de un proyecto
7. Mencione al menos cinco factores fundamentales para el éxito de un proyecto 1. 2. 3. 4. 5.
17
CASO PARA ESTUDIO
Al finalizar un año, el Consejo de Dirección de
una organización no lucrativa local que recolecta
o compra alimentos y los distribuye a personas
necesitadas, en su última reunión de resultados,
dieron a conocer que la demanda de alimentos y la
cocina de beneficencia habían estado aumentando,
por lo que era urgente pensar en cómo obtener más
fondos. Una Consejera, expresó que era necesario
tener a la brevedad posible un proyecto para
obtener fondos. Otro Consejero mencionó la
imposibilidad de obtener más fondos oficiales o
gubernamentales , pues habían agotado
presupuestos e incluso estaban en una reducción
de gastos. No se hizo esperar la pregunta de otro
Consejero, preguntando acerca de cual era la
cantidad necesaria para pasar el siguiente año
satisfactoriamente. La respuesta fue que se
calculaba la cantidad en alrededor de 10 millones
de pesos y que se necesitaría empezar a utilizar
parte de esa cantidad en unos dos meses. Otro
Consejero mencionó que no se debería olvidar que
se requerían muchas otras cosas además de dinero,
como más voluntarios, más espacio para operar y
almacenar, así como otras instalaciones
adicionales. La Presidenta del Consejo comentó
que todo ello podría ser parte del proyecto. Sin
embargo, una vez más otro Consejero mencionó que
a lo mejor no se necesitaba
18
un proyecto, sino encontrar la manera de operar
con menos fondos y ahorrar en algunos gastos no
necesarios. La Presidenta le contestó que era muy
buena su idea, que le pedía que trabajara en
ella, mientras otros trabajaban en ideas para
conseguir fondos. La junta terminó dentro de un
ambiente de incertidumbre pues las opiniones se
dividieron y no estaba claro lo que debía hacerse
en el futuro.
  • Preguntas a resolver acerca del caso
  • Qué necesidades se han identificado ?
  • Debe hacerse un proyecto ?
  • Cuáles supone usted que deberían ser en
    términos generales los alcances del proyecto,
    tiempo y costo ?
  • Tiempo para trabajar en el caso 20 minutos.

19
  • LA IDENTIFICACION DE NECESIDADES.
  • Identificación de las necesidades.
  • Procedimiento para la identificación de una
    necesidad.
  • La preparación de una Solicitud de Propuesta.
  • Los factores decisivos para el éxito de una
    Solicitud de Propuesta.
  • Licitar o no licitar por parte del contratista.
  • La preparación de la Propuesta.
  • Evaluación de las propuestas por parte del
    cliente.

20
IDENTIFICACION DE NECESIDADES
  • La IDENTIFICACION DE NECESIDADES es la fase
    inicial del ciclo de vida de un proyecto, el cual
    inicia con el reconocimiento de
  • UNA NECESIDAD.
  • UN PROBLEMA.
  • UNA OPORTUNIDAD.
  • Y termina con la emisión de una SOLICITU D DE
    PROPUESTA (SDP).

21
EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
  • En términos generales el CICLO DE VIDA de un
    proyecto, se desarrolla en las siguientes fases
  • Identificación de una necesidad.
  • Desarrollo de una propuesta de solución (
    proyecto ).
  • Realización del proyecto.
  • Término del proyecto.

TERMINACION DEL PROYECTO
IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION
REALIZACION DEL PROYECTO
22
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD
  • Recopilar toda la información necesaria para
    definir con claridad en qué consiste la
    necesidad, problema u oportunidad
  • En qué consiste.
  • Qué dimensión tiene ( dónde, cuándo, en qué
    circunstancias).
  • Qué efectos está produciendo y cómo han ido
    evolucionando en el tiempo.
  • Qué beneficios podría aportar su solución.
  • Para quienes.
  • De qué cuantía.
  • Cómo se medirán.


23
  • 3. Qué características y límites debe tener la
    solución que se proponga, los cuáles funcionarán
    como bases para la SDP.
  • COSTO.
  • TIEMPO.
  • BENEFICIOS.
  • TANGIBLES O CUANTIFICABLES.
  • INTANGIBLES O CUALITATIVOS.
  • FACILIDAD PARA APROVECHAR LO QUE YA SE TIENE.
  • AUTONOMIA PARA DARLE SEGUIMIENTO SIN AYUDA
    EXTERNA.
  • Una vez determinado lo anterior, por cada
    necesidad, problema u oportunidad detectada, se
    podrán evaluar y decidir cuál o cuáles deberán
    CONVERTIRSE EN PROYECTOS.


24
LA PROPUESTA DE SOLUCION DENTRO DEL CICLO DE VIDA
DE UN PROYECTO
  • En términos generales el CICLO DE VIDA de un
    proyecto, se desarrolla en las siguientes fases
  • Identificación de una necesidad.
  • Desarrollo de una propuesta de solución (
    proyecto ).
  • Realización del proyecto.
  • Término del proyecto.

TERMINACION DEL PROYECTO
IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION
REALIZACION DEL PROYECTO
25
LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE PROPUESTA
El propósito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es
describir en forma amplia y detallada lo que
desea obtener el cliente con el proyecto. Una
buena SDP permite a los equipos de proyecto, a
los contratistas o prestadores de servicios en su
caso, qué espera el cliente, de modo que con base
en ello, puedan éstos elaborar una buena
propuesta, trabajando todos con las mismas bases,
con lo que se facilitará su evaluación, es decir,
comparar peras con peras. Una solicitud de
propuesta debe incluir 1. OBJETIVOS DEL
PROYECTO Resultados o productos que deben
alcanzar con el proyecto. 2. DESCRIPCION DEL
TRABAJO (DDT) Alcance del proyecto, exponiendo
en forma muy general las tareas que el cliente
desea que realice ell contratista o el equipo de
proyecto, para alcanzar el objetivo. 3.
REQUISITOS DEL CLIENTE Se refieren a las
especificaciones de calidad del trabajo que se
exigirán en el proyecto.

26
  • 4. ESPECIFICACION DE LAS ENTREGAS QUE DEBEN
    HACER EL CONTRATISTA O EL EQUIPO DE PROYECTO
    Elementos o contenidos que deberá entregar el
    contratista o equipo de proyecto al cliente
    reportes, folletos, carpetas, discos para
    computadora
  • 5. INFORMACION QUE EL CLIENTE ENTREGARA AL
    CONTRATISTA O AL EQUIPO DE PROYECTO, BAJO EL
    COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD.
  • 6. APROBACIONES QUE DEBERA OTORGAR EL CLIENTE.
    Por ejemplo, aprobación de programas,
    metodologías, presupuestos
  • 7. TIPO DE CONTRATO QUE SE DEBERA ENTREGAR AL
    CLIENTE, HACIENDO CONSTAR LAS OBLIGACIONES
    CONTRATADAS.
  • 8. PRECIO MAXIMO QUE DEBERA TENER EL PROYECTO Y
    FORMA DE PAGO QUE SE PREFIERE POR PARTE DEL
    CLIENTE. Por ejemplo, 25 al aceptarse el
    contrato y 75 contra la entrega total del
    trabajo.
  • 9. FECHA MAXIMA DE ENTREGA DEL TRABAJO.
  • 10. CRITERIOS DE EVALUACION
  • Experiencia en proyectos similares.
  • Metodología y enfoque técnico.
  • Programa de trabajo y fecha de entrega.
  • Precio y forma de pago.


27
FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UNA SDP
  • Definir claramente la necesidad antes de preparar
    una solicitud de propuesta.
  • Se elegirá la necesidad, problema u oportunidad
    que aporte mayores beneficios en relación con el
    costo y consecuencias.
  • Definir un proceso y factores de evaluación de
    necesidades, así como un Comité Evaluador.
  • Una buena SDP permite a los contratistas o equipo
    de proyecto, preparar propuestas ajustadas a la
    necesidad del cliente en forma completa y
    ajustada a presupuesto.
  • La SDP debe incluir una descripción del trabajo,
    de las exigencias del cliente, de las entregas
    previstas y los criterios con los que se
    evaluarán las propuestas presentadas.
  • La empresa deberá elaborar sus formatos de SDP,
    para que las propuestas puedan ser evaluadas con
    criterios uniformes y justos.
  • Los contratistas o equipos de proyecto deben
    recibir la misma información por parte del
    cliente.


28
LICITAR O NO LICITAR POR PARTE DEL CONTRATISTA
1. Competencia Qué otros contratistas podrán presentar también una propuesta como respuesta a la SDP ? Cuál es su posición en el mercado ? Tienen ventaja competitiva debido a esfuerzos de mercadeo previos a la SDP o por su trabajo anterior con el cliente ?
2. Riesgo Existe el riesgo de que el proyecto no se autorice ? Desea realmente la empresa dar a concurso el proyecto u obtener información ? Tiene experiencia compradora el cliente ?
3. Misión El proyecto sería coherente con la misión del negocio o le llevaría a dispersión de recursos ?
4. Ampliación de capacidades y mercado El proyecto propuesto proporcionaría al contratista la oportunidad de ampliar o mejorar sus capacidades ? El proyecto realizado mejorará el atractivo de su currículum ? La rentabilidad que se obtuviera permitiría invertir en la ampliación de la empresa ?
5. Historia de servicio a la empresa Qué imagen tiene el contratista con el cliente en razón de servicios o productos que le ha suministrado en el pasado ? Qué referencias podría obtener el cliente acerca del contratista ?
6. Recursos para la propuesta Tengo como contratista los recursos humanos materiales, técnicos y financieros para llevar a cabo con éxito el proyecto ?

29
LA PREPARACION DE LA PROPUESTA
SECCION TECNICA
CONTENIDO DE LA PROPUESTA
SECCION ADMINISTRATIVA
SECCION DE COSTOS
30
LA SECCION TECNICA
OBJETIVO Convencer al cliente de que el
contratista o equipo de proyecto comprende la
necesidad o el problema y que puede
proporcionarle la solución menos riesgosa y más
benéfica.
1. COMPRESION DEL PROBLEMA El contratista no debe simplemente repetir la descripción del problema que el cliente hace en el SDP., sino debe abundar con toda aquella información que convenza al cliente de que comprende su necesidad. Por ejemplo hablando de causas, consecuencias, alcances, tendencias, alternativas
2. ENFOQUE O SOLUCION PROPUESTA Algunos problemas solo implican la propuesta de una solución específica, pero otros hacen necesario llevar a cabo análisis y desarrollo de alternativas, antes de que se pueda proponer una solución específica. En estos casos esta parte de la propuesta contendrá Metodología para recopilar y analizar información. Metodología para evaluar alternativas. Forma en que la propuesta cumple con los requisitos establecidos en la SDP.
31
3. BENEFICIO PARA EL CLIENTE En esta parte de la propuesta, el contratista o equipo de proyecto debe expresar en la forma más explícita los beneficios CUANTITATIVOS Por ejemplo ahorro en costos, reducción de tiempos, reducción de inventarios, incremento de servicio al cliente, reducción de desperdicios CUALITATIVOS Por ejemplo, formación de capital intelectual, adquisición de experiencia, mejoría en trabajo de equipo, formación de futuros líderes de proyecto

32
LA SECCION ADMINISTRATIVA
OBJETIVO Convencer al cliente de que puede hacer
trabajo propuesto ( el proyecto) y lograr los
resultados deseados.
1. DESCRIPCION DE LAS TAREAS DEL TRABAJO En esta sección se deberán describir las tareas importantes que se realizarán para llevar a cabo el proyecto. No debe limitarse a repetir la descripción del trabajo que aparezca en la SDP que entregó el cliente. Tampoco debe ir al detalle, tal como hará en el programa ejecutivo detallado.
2. PRODUCTOS Y SERVICIOS A ENTREGAR Incluirá una relación de los productos y servicios a entregar durante y al final del proyecto, tales como informes, planos, dibujos, manuales, soft ware
3. PROGRAMA DEL PROYECTO Proporcionará un programa que contendrá los tiempos para cada una de las tareas importantes que incluye el proyecto. Puede hacerse en una Gráfica de Gantt o un diagrama de red.
33
El programa incluirá eventos clave, como las reuniones importantes para revisión, las actividades de probación del cliente, la terminación de partidas a entregar, por ejemplo informes de avance, dibujos, manuales o equipos.
4. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Describirá la organización que se pondrá en funcionamiento para el proyecto. Puede incluir un organigrama que incluirá las principales funciones del proyecto y el puesto, así como el nombre de la persona a quien se le asignará la responsabilidad de dada una. Mejor si se anexan los currícula de las personas nombradas. También puede hacerse, incluyendo una matriz de responsabilidades que relaciona las principales tareas del proyecto, el puesto y el nombre de la persona responsable de cada una de ellas.
5. EXPERIENCIA RELACIONADA Se refiere al curículum de quien presenta el proyecto.
34
LA SECCION DE COSTOS
OBJETIVO Convencer al cliente de que el precio
o costo del proyecto para el cliente es realista
y razonable.
1. COSTOS DE MANO DE OBRA Salarios u honorarios de las personas que trabajarán en el proyecto, incluyendo cargas sociales y prestaciones. Puede presentarse por etapas, para mayor claridad y comprensión.
2. MATERIALES Incluye todo tipo de materiales que se requieran. Igual que los anteriores, pueden presentarse por etapas, para mayor claridad y comprensión.
3. SUBCONTRATISTAS Y ASESORES Honorarios de subcontratistas y asesores que será necesario utilizar para el proyecto. Se justificará su conveniencia y los beneficios que aportará su intervención.
4. ALQUILER DE EQUIPOS E INSTALACIONES Incluye el costo del alquiler de equipos, instalaciones, herramientas que serán necesarias para el proyecto.
5. VIAJES Incluye los viáticos que será necesario erogar.
35
6. DOCUMENTACION Costo de impresión de manuales, dibujos, informes, publicaciones, videos
7. GASTOS INDIRECTOS Se calcula un porcentaje sobre la suma de los costos anteriores y se añade al presupuesto. Este porcentaje será suficiente para cubrir los gastos de operación del contratista. Obviamente, esta partida no existirá cuando se utiliza un equipo interno de proyecto.
8. AUMENTOS En el caso de proyectos que abarquen tiempos largos, en épocas de economías rápidamente cambiantes. Deberán proponerse índices para el ajuste de precios, por ejemplo aumentos de la inflación general, o inflación al fabricante, inflación en determinada rama de negocios, paridad monetaria
9.CONTINGENCIAS Es una cantidad o reserva administrativa que el contratista quiera incluir para cubrir lo inesperado.
10. HONORARIOS O UTILIDADES Las partidas anteriores, son costos. Ahora el contratista añadirá sus honorarios, es decir, la utilidad que pretende obtener por la ejecución del proyecto. Obviamente esta partida no existirá cuando se trabaja con equipo interno de proyecto.
36
LA EVALUACION DE LA PROPUESTA POR PARTE DEL
CLIENTE
  • Los clientes evalúan las propuestas en diferentes
    formas
  • Algunos, observan primero los precios de las
    diversas propuestas y seleccionan por ejemplo,
    sólo las tres de precios más bajos, para proceder
    después a una evaluación técnica.
  • Otros, eliminan inicialmente las propuestas con
    precios que exceden a sus presupuestos o aquellas
    otras, cuya sección técnica no cumpla con todos
    los requisitos establecidos en la SDP., para
    proceder luego a evaluarlas en base a factores de
    evaluación bien definidos.
  • En otras ocasiones se evalúan las propuestas
    técnicas y administrativas, sin tomar en cuenta
    el costo. Después, las que alcancen mayor
    puntuación en la revisión técnico /
    administrativa, se evalúan ya nada más en cuanto
    a sus costos.


37
CRITERIOS MAS USUALES USADOS POR LOS CLIENTES
PARA EVALUAR PROPUESTAS
Cumplimiento de la descripción del trabajo y los requisitos del cliente, establecidos en la SDP.
Comprensión por parte del proyectista del problema o necesidad del cliente.
La adecuación y practicidad del enfoque propuesto por el proyectista para solucionar el problema.
Experiencia y referencias obtenidas del proyectista en proyectos similares.
Experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto.
Capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del proyectista para planear y controlar el proyecto.
Realismo del programa del proyectista.
Metodología y realismo para calcular los precios.
Competitividad del precio ( en un juicio de costo beneficio).
Muchas veces es conveniente pedir a las personas
que presentaron propuestas, el que hagan, además
de la presentación escrita del proyecto, una
presentación oral de las mismas, para que el
cliente tenga oportunidad de ampliar información
38
EJEMPLO DE TABLA PARA LA EVALUACION DE PROPUESTAS
Proyecto Fecha de recibido Presentado
por Fecha de evaluación
Califique los siguientes criterios con base en una escala de 1 ( bajo ) a 10 ( alto )
CRITERIOS DE EVALUACION PONDERACION A CALIFICACION B PUNTOS A POR B COMENTARIOS
1. ENFOQUE. 30 4 120 Descripción superficial de la metodología
2. EXPERIENCIA. 30 3 90 Poca experiencia con empresas industriales.
3. PRECIO. 30 9 270 Ofrece el precio más bajo respaldado por datos.
4. PROGRAMA. 10 5 50 El programa es demasiado optimista.
SUMA TOTAL 100 530
Ventajas de esta propuesta Es la que ofrece el precio más bajo, por tener los gastos de operación más bajos entre los candidatos.
39
Desventajas de esta propuesta Es la que refleja los gastos de operación más bajos, pero habrá que verificar que ello no sea a causa de tener personal con sueldos bajos por tener poca experiencia e instalaciones y equipo que no respalden suficientemente al proyecto.
Comentarios y sugerencias Se sugiere visitarle en sus instalaciones para verificar personalmente sus condiciones de operación. Entrar más a detalle sobre la metodología que utilizó para calcular los tiempos y verificar el realismo de sus proyecciones.
Nombre y firma del evaluador.
40
FACTORES DECISIVOS PARA EXITO DE UNA PROPUESTA
  • Estudiar a fondo la SDP y ampliarla en una
    entrevista personal con los clientes principales
    del proyecto.
  • La propuesta deberá responder punto por punto a
    todos los requisitos de la SDP. ( calidad es el
    grado en que se satisfacen las necesidades y
    expectativas del cliente al primer intento y
    siempre ).
  • Es importante que la propuesta resalte los
    factores únicos que la diferencian de las de los
    competidores.
  • Las propuestas deben ser realistas. No ofrecer o
    prometer lo que no se podrá cumplir.
  • Deberá redactarse de manera sencilla, sin
    utilizar complicaciones técnicas que obscurezcan
    su comprensión para el cliente, el cual puede no
    ser un técnico en la materia.
  • Deberá acompañarse de testimonios de calidad y
    experiencia que avalen la competencia del
    proyectista.

41
FACTORES A PREVER EN EL CONTRATO CON UN
PROYECTISTA EXTERNO
Rescisión si se descubre falsedad dolosa en los costos.
Cómo resolver incremento en los costos o demoras en los programas.
Necesidad de que el cliente apruebe previamente a contratistas que intervendrán en el proyecto.
Información que será proporcionada por el cliente al proyectista.
Compromiso de confidencialidad del proyectista respecto de la información recibida.
Respeto a patentes y marcas.
Condiciones en que se dará por rescindido el contrato y forma de liquidarlo.
Condiciones de pago y forma de resolver retrasos en el pago.
Pago de primas si se termina anticipadamente el proyecto con la calidad contratada.
Penalidades si no se termina el proyecto en los tiempos previstos.
Cómo tratar los cambios al proyecto sea por parte del cliente o del proyectista.
42
RESUMEN DEL CAPITULO
El desarrollo de las soluciones propuestas por
los proyectistas ( contratistas o equipos de
proyecto ), es la segunda fase del ciclo de vida
de un proyecto. Esta fase se inicia cuando se
recibe una SDP y se contesta, precisamente con la
PROPUESTA. El proyectista debe valuar la decisión
de licitar o no hacerlo , en base a la
competencia, el riesgo, su misión de negocio, la
posibilidad de ampliar sus capacidades, su
reputación con el cliente, la disponibilidad de
fondos del cliente y su propia disponibilidad de
recursos. Las propuestas se organizan en tres
secciones TECNICA, ADMINISTRATIVA y DE
COSTOS. La técnica tiene como propósito convencer
al cliente de que se tiene una cabal comprensión
de su necesidad o problema y de que se le puede
proporcionar la solución menos riesgosa y más
benéfica. El objetivo de la administrativa es
convencer al cliente de que el proyectista puede
realizar el trabajo expuesto y lograr los
resultados deseados, a través de ofrecerle una
descripción de las tareas importantes del
trabajo, las entregas que se le harán, el
programa del proyecto, la organización que se
43
utilizará para el proyecto, la experiencia con
que cuenta el proyectista y su equipo y
finalmente un informe de las instalaciones y
equipo de que dispone el proyectista para lograr
los resultados. El objetivo de la sección de
costos es convencer al cliente de que el precio
que se ofrece al cliente es realista y razonable.
Incluye costos de mano de obra, materiales,
subcontratistas y asesores, alquiler de quipos e
instalaciones, viáticos, documentación, gastos
indirectos, aumentos previstos, contingencias y
honorarios o utilidad. Los clientes evalúan las
propuestas de los proyectistas en diferentes
formas, combinando la propuesta técnica con la
administrativa y buscando obtener la mejor desde
el punto de vista técnico al mejor precio
posible. En los contratos con externos deberán
preverse una serie de cláusulas de seguridad que
prevean y eviten el surgimiento de problemas y
conflictos legales.

44
EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO
1. Señale al menos tres factores que los contratistas tienen que tomar en cuenta para licitar o no ante una SDP 1. 2. 3.
2. Defina en que consiste un propuesta y cuál es su propósito
3. Señale qué propósito tiene la parte técnica de una propuesta y qué debe contener
4. Señale qué propósito tiene la parte administrativa de una propuesta y qué debe contener
5. Señale que finalidad tiene la parte de costos de una propuesta y qué debe contener
6. Explique cómo se evalúan las propuestas por parte del cliente.
7. Señale al menos tres cláusulas de seguridad que se deben prever en los contratos con externos 1. 2. 3.
45
  • LA EJECUCION DEL PROYECTO
  • El ciclo de vida del proyecto.
  • La Planeación del Proyecto.
  • Qué incluye la planeación del proyecto.
  • El Objetivo del proyecto.
  • La estructura de la División del Trabajo.
  • Ejemplo de Organigrama de división del trabajo.
  • Ejemplo de Matriz de Responsabilidades.
  • La definición de actividades.
  • La gráfica Gantt y Redes.

46
LA REALIZACION DEL PROYECTO DENTRO DEL CICLO DE
VIDA DE UN PROYECTO
  • En términos generales el CICLO DE VIDA de un
    proyecto, se desarrolla en las siguientes fases
  • Identificación de una necesidad.
  • Desarrollo de una propuesta de solución (
    proyecto ).
  • Realización del proyecto.
  • Término del proyecto.

TERMINACION DEL PROYECTO
IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION
REALIZACION DEL PROYECTO
47
LA PLANEACION DEL PROYECTO
QUE SE NECESITA HACER
QUIEN LO HARA
PLANEACION DEL PROYECTO
CUANTO TIEMPO SE NECESITARA
CUANTO COSTARA
La responsabilidad de la PLANEACION del proyecto
es del equipo de proyecto, bajo la coordinación
del Líder del mismo.
48
QUE INCLUYE LA PLANEACION DEL PROYECTO
  • La tercera fase del Ciclo de Vida del proyecto
    tiene dos partes
  • Hacer su planeación detallada.
  • Poner en práctica el plan elaborado.
  • La parte de la planeación incluye

1. DEFINIR CON CLARIDAD EL OBJETIVO La definición tiene que ser aceptada por el cliente.
2. DIVIDIR EL ALCANCE DEL PROYECTO EN PARTIDAS, PIEZAS O PAQUETES IMPORTANTES Y AFINES DE ACTIVIDADES Aunque los proyectos muy grandes perecen ser abrumadores por el número de actividades, cuando se dividen de acuerdo a una estructura de división del trabajo, se ven más accesibles. Con frecuencia la estructura de división del trabajo, determina la estructura de la ORGANIZACIÓN que se utilizará y las responsabilidades que corresponderán a cada entidad.
49
3. DEFINIR LAS ACTIVIDADES ESPECIFICAS QUE SON NECESARIAS DE REALIZAR EN CADA PARTIDA DE TRABAJO, CON EL FIN DE LOGRAR EL OBJETIVO DEL PROYECTO Cada pieza o paquete de trabajo tiene que ser analizado hasta el detalle en sus actividades integrantes.
4. PRESENTAR DE MANERA GRAFICA LAS ACTIVIDADES MEDIANTE UN DIAGRAMA DE ACTIVIDADES En el diagrama se mostrará el orden ( antecedente secuencia ) y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del proyecto.
5. CALCULAR EL TIEMPO ESTIMADO Y RECURSOS QUE REQUERIRA COMPLETAR CADA ACTIVIDAD Cuando se calcula el tiempo y recursos para cada actividad se tienen los elementos necesarios para estimar el costo.
6. ESTIMAR EL COSTO PARA CADA ACTIVIDAD El costo se basa en el tiempo y los recursos requeridos para cada actividad.
7. CALCULAR UN TIEMPO TOTAL Y UN PRESUPUESTO TOTAL Se obtienen por la suma de los tiempos y los costos.
50
EL OBJETIVO DEL PROYECTO
  • Es el primer paso del proceso de planeación.
  • Tiene que definirse en términos de alcance,
    programa y costo.
  • El objetivo tiene que ser claro, específico,
    medible y alcanzable.
  • Ejemplo Introducir el mercado en diez meses, con
    un presupuesto máximo total de 800.000.00 de
    pesos un nuevo producto eléctrico para cocinar en
    el hogar, que cumpla las siguientes
    especificaciones de desempeño
  • Ejemplo Producir un catálogo línea blanca, a
    cuatro colores, de dieciocho páginas máximo y
    enviarlo por correo a todos los posibles clientes
    seleccionados del banco de datos interno de la
    empresa, a más tardar el 31 de julio del presente
    año, sin rebasar un presupuesto máximo de
    400,000.00 pesos.
  • Un objetivo como terminar la casa lo más
    pronto que se pueda no sirve para la
    elaboración de un proyecto. No sirve de base para
    determinar alcances, tiempos, ni costos.


51
LA ESTRUCTURA DE LA DIVISION DEL TRABAJO
1. Consiste en determinar las actividades de trabajo a realizar para ejecutar un proyecto. 2. Para ello, se comienza por dividir el proyecto en partidas, piezas o paquetes afines de actividades que resulten manejables. El logro de todas las partidas de actividades culminarán el proyecto. 3. Cada partida de actividades se detallará en todas sus actividades. 4. Puede hacerse a través de dos métodos principales 4.1 ORGANIGRAMA. 4.2 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.

52
EJEMPLO DE ORGANIGRAMA PLANEACION REUNION DE
PERSONAL
NIVEL 0
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
Líder de proyecto Martha
Alimentos Roberto
Servicios Marcos
Invitaciones Luis
Seguridad Antonio
Servicios Carlota
Locales José
Foráneos Carlos
Comida Cristina
Música Jaime
Botana Adriana
Empresa Adriana
Distribuidores Margarita
Limpieza Mario
Platillos Miriam
Proveedores Manolo
Autoservicios Lourdes
Estacionamiento Esteban
Bebida Gabriel
53
EJEMPLO DE MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
PARTIDA ACTIVIDAD LUIS ROBERTO MARCOS JOSE CARLOS CRISTINA JAIME ANTONIO CARLOTA
1 INVITACIONES L P A A
1.1 LOCALES P
1.2 FORANEOS P
2. ALIMENTOS P A A A A
2.1 COMIDA A A P A
3 MUSICA A A P
4 SEGURIDAD P
5 SERVICIOS P A A A A
L Líder del proyecto. P Responsable o
coordinador de la actividad. A Apoyo
54
ELABORACION DE GRAFICAS GRAFICA DE GANTT
La Gráfica de Gantt ( su diseño se atribuye al
Ing. Henry Gantt ) también es conocida como
Gráfica de Barras. Es una herramienta
desarrollada a principios del siglo pasado, pero
sigue siendo muy popular, por su claridad,
sencillez, así como porque es al mismo tiempo un
plan y un programa. Las actividades secuenciadas
del plan se enlistan numeradas en la primera
columna de la izquierda, en la siguiente columna
se anota al responsable o responsables de cada
actividad y luego se grafica el tiempo de inicio
y la duración con barras que corresponden a
escalas de tiempo que aparecen arriba y abajo.
55
GANTT DEL PROYECTO DE ESTUDIO DE MERCADO
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
130
140
ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Seleccionar mercado meta R. Rosales
2. Desarrollar borrador del cuestionario M. Díaz
3. Cuestionario para prueba piloto J. Luna
4. Terminar cuestionario M. Díaz
5. Imprimir cuestionario G. Martínez
6. Preparar etiquetas para envío por correo M. Correa
7. Envío de cuestionario por correo G. Martínez
8. Programa computo para analizar datos J. García
9. Programa de computación para comprobar datos J. García
10. Programa de computación para pruebas J. García
11. Captura de datos G. Martínez
12. Análisis de resultados R. Rosales
13. Preparar y presentar informe R. Rosales
GRADO DE AVANCE AL 30 DE MAYO
56
LAS GRAFICAS DE REDES
  • En los años 50s. Del siglo pasado se
    desarrollaron dos técnicas de planeación en
    redes. La TECNICA DE EVALUACION Y REVISION DE
    PROGRAMAS ( PERT) y el METODO DE RUTA CRITICA
    (CPM).
  • En el pasado, existieron diferencias en las
    metodologías antes citadas. En la actualidad, la
    mayoría de las personas se refieren a una o a
    otra como un diagrama de red.
  • El diagrama de red tiene dos formas de
    presentarse
  • RED EN CUADRO.
  • RED EN FLECHA.

LAVAR AUTOMOVIL 1 LUIS
SECAR AUTOMOVIL 2 MARCOS
LAVAR AUTOMOVIL
SECAR AUTOMOVIL
2
1
3
Luis
Marcos
57
ELEMENTOS DE LAS REDES EN CUADRO Y EN FLECHA

Descripción de la actividad.
SELECCIONAR AL MERCADO META
3
1
ROSALES
Tiempo de duración
Responsable de la actividad
Número de secuencia de la actividad
1. SELECCIONAR AL MERCADO META
Número y descripción de la actividad.
Número de secuencia de la actividad
2
1
Responsable de la actividad
ROSALES
3
Tiempo de duración
58
LAS ACTIVIDADES SIMULTANEAS EN RED DE CUADRO Y
FLECHA
DESARMAR PUESTO 5 LUIS
CONTRATAR PERSONAL 1 LUIS
CONSTRUIR PUESTO 3 LUIS
PINTAR PUESTO 4 LUIS
COMPRAR MATERIALES 2 MIGUEL
LIMPIAR 6 MARCOS
DESARMAR PUESTO
CONTRATAR PERSONAL
1
6
CONSTRUIR PUESTO
PINTAR PUESTO
3
4
5
7
2
COMPRAR MATERIALES
LIMPIAR
59
RED DE CUADROS PARA ESTUDIO DE MERCADO ( 1 )
PREPARAR ETIQUETAS 5 MARTINEZ 2
SELECCIONAR AL MERCADO META 1 ROSALES
3
DESARROLLAR CUESTIONARIO 2 DIAZ
10
CUESTIONARIO PRUEBA PILOTO 3 LUNA
20
REVISAR CUESTIONARIO 4 DIAZ 5
IMPRIMIR CUESTIONARIO 6 CORREA 10
1
PROGRAMA DE COMPUTO PARA ANALISIS DATOS 7
GARCIA 12
1
Conector Donde se encuentre este signo continua
la red
PROGRAMA DE COMPUTO PARA COMPROBAR DATOS 8
GARCIA 2
60
RED DE CUADROS PARA ESTUDIO DE MERCADO ( 2 )
PREPARAR Y PRESENTAR INFORME 11 R. ROSALES
ENVIO DE CUESTIONARIOS 9 G. MARTINEZ
CAPTURA DE DATOS 11 G. MARTINEZ
ANALISIS DE RESULTADOS 10 R. ROSALES
1
1
PROGRAKMA COMPUTACION PARA PRUEBAS 9 J.
GARCIA
61
RED DE FLECHAS PARA ESTUDIO DE MERCADO ( 1 )
PREPARAR ETIQUETAS
6
IDENTIFICAR MERCADO META
ELABORAR BORRADOR CUESTIONARIO
CUESTIONARIO PRUEBA PILOTO
REVISAR CUESTIONARIO
ENVIAR CUESTIONARIO POR CORREO
IMPRIMIR CUESTIONARIO
4
5
7
10
1
1
2
3
PROGRAMA COMPUTACION PARA ANALISIS DE DATOS
9
PROGRAMA COMPUTACION PARA COMPROBAR DATOS
8
62
RED DE FLECHAS PARA ESTUDIO DE MERCADO ( 2 )
CAPTURAR DATOS DE RESPUESTAS
ANALIZAR RESULTADOS
PREPARAR INFORME
1
11
12
13
63
PROCEDIMIENTO PARA TRAZAR LA RED MEDIDA
  • Para trazar la red medida, se usa papel
    cuadriculado indicándose en la parte superior la
    escala con la unidades de tiempo elegidas ( días,
    semanas, meses ).
  • Se inicia la red dibujando las actividades que
    parten del evento cero. A continuación se muestra
    un ejemplo con la iniciación de las actividades
    1,2,3 y 4 con duración de 3,dos,3 y 5 días
    respectivamente.

0
1
2
3
4
5

64
3. Las actividades se van graficando, tomándose
los datos necesarios de la MATRIZ DE SECUENCIAS,
también llamada MATRIZ DE INFORMACION, la cual
contiene los siguientes datos
ACTIVIDAD SECUENCIA TIEMPO ( t)
0 1, 7, 6 0
1 2 3
2 4 1
3 10 1
4 9 0
5 - 0
6 8 3
7 3 3
8 5 1
9 - 2
10 - 6
Nota Ver la red en la siguiente página
65
4. Las actividades van graficándose dándoseles la
duración que les corresponda e identificándolas
con su número correspondiente sobre la línea que
marca su inicio y término
11
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

1
2
9
4
3
7
10
5
6
8
66
5. Rigurosamente una actividad no puede tener
tiempo de duración de 0, ya que no existiría sin
embargo, algunas actividades tienen tan escasa
duración, que no alcanzan ni una unidad del
tiempo en la que está construida la red. Por
ello, se le considera tiempo 0. A continuación,
presentamos un ejemplo en el día 4 de la
siguiente red
11
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

1
2
9
4
3
7
10
5
6
8
67
6. Cuando se trata de dos actividades que se
realizarán simultáneamente, pero una dura más que
la otra y ambas tienen la misma actividad
secuente, la más corta se une con el inicio de la
secuente con línea punteada, ya que no debe
quedar ningún evento suelto. A continuación,
presentamos un ejemplo

68
EJERCICIO DE APLICACION
Construir una red de vencimientos sucesivos con
la siguiente Matriz de Información
ACTIVIDAD SECUENCIA t
0 1,2,3 -
1 4 5
2 5 11
3 6,7 5
4 9 17
5 9 79
6 8 17
7 10 55
8 10 108
9 - 95
10 - 70
69
LA RED DE VENCIMIENTOS SUCESIVOS
  • La RED DE VENCIMIENTOS SUCESIVOS se usa cuando
    las actividades de un proyecto son muy
    desproporcionados entre sí y por ello, la red
    resultara excesivamente extensa e impropia para
    la lectura.
  • En una red de vencimientos sucesivos se suprime
    la escala superior de tiempos, dejando sólo los
    tiempos de inicio y terminación de actividades.
  • Para su construcción, se dibuja una red
    exclusivamente de secuencias, indicando en las
    actividades el número de identificación y el
    tiempo estándar de duración.
  • En la pagina siguiente presentamos una Matriz de
    Secuencias o de Información y a continuación la
    red correspondiente.
  • Cuando en un evento convergen dos o más
    actividades, se hace la anotación de la cantidad
    acumulada a cada proceso con el objeto de
    separarlas posteriormente con ligas si se trata
    de cantidades diferentes, pero dentro de un
    círculo se pondrá la cantidad mayor que servirá
    para continuar la cuenta en el proyecto.

70
INFORMACION PARA RED DE VENCIMIENTOS SUCESIVOS
ACTIVIDAD SECUENCIA t
0 1,2 -
1 3,4,5 10
2 6,7 2
3 8 5
4 9 22
5 10,11 7
6 14 1
7 12 14
8 15 32
9 15 90
10 13 3
11 14 90
12 16 2
13 15 100
14 16 52
15 - 3
16 - 2
71
15
47
3
8
5
32
10
32
122
4
9
1
10
22
90
120
47
17
20
122
125
5
10
13
15
7
3
100
3
159
107
161
11
14
16
90
2
52
2
3
2
6
2
1
16
18
7
12
14
2
72
EJERCICIO DE APLICACION
Construir una red de vencimientos sucesivos con
la siguiente Matriz de Información
ACTIVIDAD SECUENCIA t
0 1,2,3 -
1 4 5
2 5 11
3 6,7 5
4 9 17
5 9 79
6 8 17
7 10 55
8 10 108
9 - 95
10 - 70
73
RESUMEN DEL CAPITULO
  • El ciclo de vida de un proyecto consta de cuatro
    fases
  • Identificar una necesidad, problema u oportunidad
    de mejora.
  • Desarrollar una propuesta de solución.
  • Planear y realizar el proyecto.
  • Terminar el proyecto.
  • La planeación del proyecto consiste en
    determinar
  • Qué se necesita hacer ( objetivo y actividades
    ).
  • Quién lo hará ( distribución del trabajo
    organigrama o matriz de responsabilidades ).
  • Cuánto tiempo se necesitará ( programa de
    trabajo Gantt o redes, ya sea de cuadros o de
    flechas).
  • Cuánto costará ( presupuesto).

74
El objetivo del proyecto se define en alcance,
tiempo y costo. Las actividades del proyecto se
determinan haciendo paquetes de actividades
afines, las cuales después se definirán hasta el
detalle. La división del trabajo se realiza
mediante la elaboración de un organigrama o de
una matriz de responsabilidades. La programación
de las actividades por medio de la elaboración de
una gráfica de Gantt o de red, ya sea de cuadros
o de flechas. Se estiman los recursos que serán
necesarios y el tiempo total que consumirá el
proyecto y con base en ello, se elabora el
presupuesto.
75
EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO
1. Indique cuáles son etapas de vida de un proyecto
2. Describa qué incluye la planeación de un proyecto
3. Indique cómo se define el objetivo de un proyecto
4.Señale como se puede hacer la estructura de división del trabajo para un proyecto
5. Describa dos herramientas de las que se dispone para programar un proyecto
6. Describa en qué consiste una gráfica de Gantt
7. Describa en que consiste una gráfica de red
76
EJEMPLO PRACTICO DE ELABORACION DE PROGRAMA
PARA UN PROYECTO
77
LISTA DE ACTIVIDADES INTEGRANTES DE UN PROYECTO
DE AMPLIACION DE UNA FABRICA
ACTIVIDAD
A. JEFE DE MANTENIMIENTO Y DE PRODUCCION.
1. Elaboración del proyecto parcial de ampliación.
2. Cálculo del costo y preparación de presupuestos.
3. Aprobación del proyecto.
4. Desempaque de máquinas nuevas.
5.Colocación de máquinas viejas y nuevas.
6. Instalación de las máquinas.
7. Pruebas generales.
8. Arranque general.
9. Revisión y limpieza de máquinas viejas.
10. Pintura de máquinas viejas.
11. Pintura y limpieza del edificio.
B. INGENIERO ELECTRICISTA.
12 Elaboración del proyecto eléctrico
78
13. Cálculo de costos y presupuestos.
14. Aprobación del proyecto.
15. Instalación de un transformador nuevo.
16. Instalación de nuevo alumbrado.
17. Instalación de interruptores y arrancadores.
C. INGENIERO CONTRATISTA.
18. Elaboración de proyecto de obra muerta.
19. Cálculo de los costos y presupuestos.
20. Aprobación del proyecto.
21. Cimentación de las máquinas.
22. Pisos nuevos.
23Colocación de ventanas nuevas.
Recuerde usted que el propósito es poner en orden
secuencial las actividades enlistadas por
paquetes, para realizarse la totalidad del
proyecto en el menor tiempo posible, buscándose
en todo lo posible que haya eventos simultáneos.
79
MATRIZ DE SECUENCIA O DE INFORMACION DEL PROYECTO
DE AMPLIACION DE UNA FABRICA
ACTIVIDAD SECUENCIAS t
0 1,12,18 -
1 2 3
2 3 1
3 4,9 0
4 5 2
5 6 6
6 7 4
7 8 6
8 - 0
9 10 7
10 11 2
11 - 12
12 13 3
13 14 1
14 15 0
15 16 3
80
16 17 6
17 6 2
18 19 3
19 20 1
20 21 0
21 5,23 6
22 7 4
23 22 3
81
PROGRAMA RED DEL PROYECTO DE AMPLIACION DE UNA
FABRICA
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

15
16
17
1
2
3
4
12
13
5
6
7
21
8
23
22
14
20
18
19
9
10
11
Ruta Crítica para la red sin optimizar o
comprimir.
82
LOS TIEMPOS PARA PROGRAMAS EN RED ( PERT )
  • En la planeación en red, se usan tres tiempos
    estimados para cada actividad, se supone que los
    tres siguen una distribución de probabilidades
    beta. Con base en tal suposición, es posible
    calcular una tiempo esperado o estándar igual a
    la media.
  • La fórmula que se utiliza para calcular el tiempo
    estándar es
  • 1 tiempo óptimo 4
    tiempos promedio 1 tiempo pésimo
  • t
  • entre 6
  • El tiempo óptimo es el que se daría utilizando
    todos los recursos disponibles ( normalmente es
    el más caro, porque se emplean más personas o más
    equipo) y no hubiese ningún problema. El tiempo
    medio es el promedio y el pésimo se daría en las
    condiciones menos favorables a la actividad.

83
EJERCICIO PARA CALCULAR TIEMPO ESTANDAR
ACTIVIDAD OPTIMO PROMEDIO PESIMO ESTANDAR
1 1 3 5
2 1 1 1
3 0 0 0
4 2 2 2
5 4 6 8
6 2 4 5
7 2 5 11
8 0 0 0
9 5 7 8
10 2 2 2
11 10 12 14
12 1 3 5
13 1 1 1
14 0 0 0
15 1 2 4
16 4 6 8
17 1 2 3
84
ACTIVIDAD OPTIMO PROMEDIO PESIMO ESTANDAR
18 1 3 5
19 1 1 1
20 0 0 0
21 5 6 7
22 3 4 5
23 2 3 4
Observaciones
85
COMENTARIOS AL PROGRAMA DE RED DE LA PAGINA
ANTERIOR
  • Las actividades que tienen duración cero se
    indican en forma vertical ascendente o
    descendente, puesto que no ocupan tiempo. Ver las
    actividades 3, 14, 20 y 8.
  • Las actividades que son secuentes a dos o más
    anteriores, aparecen dibujadas a continuación de
    la antecedente que tenga en su evento final la
    fecha más alta, como la actividad 5 que es
    secuente de las actividades 4 y 21. la 4 termina
    al día 6 y la 21 termina el día 10. La actividad
    7 es secuencia de las actividades 6 y 22 y está
    colocada en seguida de la que tiene la fecha más
    alta para terminar, es decir, la actividad 6.
    Esta misma actividad 6, es posterior a las
    actividades 17 y 5 y está colocada a continuación
    de la 5, por la razón ya dada.
  • Las ligas que aparecen en la red significan lo
    siguiente la actividad 5 es continuación de la
    4 la 6 es continuación de la 17 la 7 continúa
    de la 22 y la 11 terminará al concluir el
    proyecto.
  • La RUTA o CAMINO CRITICO es la serie de
    actividades que se inician al comenzar el
    proyecto y terminan con éste, sin sufrir
    interrupción, por lo que señalan el tamaño o
    duración total del mismo. Está representado por
    las actividades 12,13,21,5,6,7 y 8.
  • Si se quiere, se pueden dibujar con diferentes
    colores para distinguir los diferentes
    responsables, por ejemplo, las del Ingeniero
    Electricista en rojo, las del Ingeniero Civil con
    verde y las del Ingeniero de Planta con azul.

86
EJERCICIO DE APLICACION
Construir una red de vencimientos sucesivos con
la siguiente Matriz de Información
ACTIVIDAD SECUENCIA t
0 1,2,3 -
1 4 5
2 5 11
3 6,7 5
4 9 17
5 9 79
6 8 17
7 10 55
8 10 108
9 - 95
10 - 70
87
EL CALCULO DE COSTOS NORMALES Y COSTOS LIMITE
  • Para poder elaborar el presupuesto del proyecto,
    es necesario solicitar a los responsables de cada
    actividad, los costos de las mismas, tanto en
    tiempo estándar como en tiempo óptimo.
  • Tales costos se anotan en una Matriz de
    Información, en la que se denominará COSTOS
    NORMALES a aquellos que derivan su cálculo del
    tiempo estándar y, se denominará COSTOS LIMITE a
    los que se calculan tomando como base el tiempo
    óptimo. En la siguiente página se podrá ver una
    Matriz de Información que se refiere al Proyecto
    de Ampliación de Planta, que ya contiene ambos
    tipos de costo.
  • Normalmente, en un proyecto, la compresión de la
    red aumenta los costos, pues es necesario el uso
    de mayor cantidad de recursos.

88
MATRIZ DE INFORMACION QUE CONTIENE COSTOS
ACTIVIDAD COSTO NORMAL COSTO LIMITE
A. Del Ingeniero de Planta.
1. Proyecto 600.00 800.00
2. Costo 100.00 100.00
3. Aprobación - -
4. Desempaque 200.00 200.00
5. Colocación 600.00 800.00
6. Instalación 1,400.00 2,800.00
7. Pruebas 6,100.00 6,300.00
8. Arranque - -
9. Revisión 2,100.00 2,800.00
10. Pintura de Máquinas 960.00 960.00
11. Pintura de edificio 3,160.00 3,520.00
TOTAL 11,220.00 18,280.00
89
ACTIVIDAD COSTO NORMAL COSTO LIMITE
B. Del Ingeniero Electricista
12. Proyecto 6,000.00 6,500.00
13. Costo 100.00 100.00
14. Aprobación - -
15. Transformador 18,600.00 19,000.00
16. Alambrado 8,900.00 9,300.00
17. Interruptores 4,100.00 4,400.00
TOTAL 37,700.00 39,300.00
C. Del Ingeniero Contratista
18. Proyecto 4,000.00 4,600.00
19. Costo 100.00 100.00
20. Aprobación - -
21. Cimentación 3,400.00 3,800.00
22. Pisos 2,800.00 3,200.00
23. Ventanas 1,900.00 2,200.00
TOTAL 12,200.00 13,900.00
SUMA TOTAL 61,120.00 71,480.00
COMPRA MAQUINARIA NUEVA 80,000.00 80,000.00
TOTAL DEL PROYECTO 141,120.00 151,480.00
90
COMENTARIOS A LA MATRIZ DE INFORMACION QUE
CONTIENE COSTOS
  • La cantidad de 141,120.00 indica el costo total
    del proyecto, ejecutado en tiempos estándar.
  • La cantidad de 151,480.00 considera las
    actividades realizadas en TIEMPO OPTIMO.
  • Sin embargo, el COSTO LIMITE no es un costo real
    pues no será necesario que todas las actividades
    se realicen en tiempo óptimo, sino sólo algunas
    de ellas.
  • Con los costos ya conocidos y los intervalos de
    tiempo, se determinan las PENDIENTES de las
    actividades.
  • Se denomina PENDIENTE a la relación que existe
    entre el incremento del costo y la compresión (
    acortamiento del tiempo ).

91
LA FORMULA PARA EL CALCULO DE PENDIENTES
  • Se denomina pendiente a la relación entre el
    incremento del costo y la compresión del tiempo.
  • Para determinar la pendiente se utiliza la
    siguiente fórmula

  • Costo Límite menos Costo normal
  • PENDIENTE
  • Tiempo estándar menos Tiempo óptimo
  • Ejemplo ( actividad 1 del proyecto de ampliación
    de planta )
  • 800.00 menos 600.00 200
  • PENDIENTE
    100.00
  • 3 menos 1 2
  • Lo cual significa que la actividad 1 del
    proyecto de ampliación de planta, sufrirá un
    incremento de 100.00 por cada día que se comprima
    el tiempo estándar.
  • Por lo que su costo será de
    600.00 ejecutada en 3 días.
  • 700.00 ejecutada en 2 días.
  • 800.00 ejecutada en 1 día

92
MATRIZ RESUMEN PROYECTO AMPLIACION PLANTA
ACTIVIDAD SECUENCIAS t
0 1,12,18 -
1 2 3
2 3 1
3 4,9 0
4 5 2
5 6 6
6 7 4
7 8 6
8 - 0
9 10 7
10 11 2
11 - 12
12 13 3
13 14 1
14 15 0
15 16 3
OPTIMO
0
1
1
0
2
4
2
2
0
5
2
10
1
1
0
1
COSTO NORMAL

600.00
100.00
-
200.00
600.00
1,400.00
6,100.00
-
2,100.00
960.00
3,160.00
COSTO LIMITE PENDIENTE

800.00 100
100.00 0
- 0
200.00 0
800.00 100
2,800.00 700
6,300.00 50
- 0
2,800.00 350
960.00 0
3,520.00 180
6,500 250
6,000.00
100.00
-
18,600.00
100.00 0
- 0
19,000.00 200
93
ACTIVIDAD SECUENCIAS t
16 17 6
17 6 2
18 19 3
19 20 1
20 21 0
21 5,23 6
22 7 4
23 22 3
OPTIMO
4
1
1
1
0
5
3
2
COSTO NORMAL
8,900.00
4,100.00
COSTO LIMITE PENDIENTE
9,300.00 200
4,400.00 300
4,600.00 300
100.00 0
- 0
3,800.00 400
3,200.00 400
2,200.00 300
4,000.00
100.00
-
3,400.00
2,800.00
1,900.00
94
GRAFICA DE RED CON SUS PENDIENTES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
0

2 0 1 - 1
15 200 3 - 1
1
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