Meilleures Pratiques en Administration des Ressources Financi - PowerPoint PPT Presentation

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Meilleures Pratiques en Administration des Ressources Financi

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Title: Meilleures Pratiques en Administration des Ressources Financi


1
Meilleures Pratiques en Administration des
Ressources FinancièresDes Projets
2
PLAN DE PRESENTATION
  • 1 INTRODUCTION
  • 2 AU DEMARRAGE DU PROJET
  • 3 PENDANT LEXECUTION DU PROJET
  • 4 A LA REVUE A MI-PARCOURS
  • 5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT
  • 6 A LA CLÔTURE DU PROJET

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1 INTRODUCTION
  • LE DEVELOPPEMENT DUN PAYS NECESSITE DES
    RESSOURCES. CELLES-CI SONT
  • MATERIELLES ET IMMATERIELLES
  • PAR RESSOURCES MATERIELLES IL FAUT ENTENDRE
    CELLES DU SOUS-SOLS ET CELLES CREES PAR LHOMME
    ET QUI GENERENT DE LA RICHESSE
  • PAR RESSOURCES IMMATERIELLES IL FAUT ENTENDRE LES
    STRATEGIES, LES TECHNOLOGIES

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1 INTRODUCTION (Suite)
  • LES TEXTES ORGANIQUES JURIDIQUES ET
    INSTITUTIONNELS ET TOUTES LES BONNES ISSUES DES
    RECHERCHES.
  • A CES DEUX RESSOURCES APPAREMMENT DISTINCTES
    SINTERPOSE UNE RESSOURCE COMMUNE APPELEE
    RESSOURCES FINANCIERES.

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1 INTRODUCTION (Suite)
  • DANS LA PLUPART DES PAYS EN VOIE DE
    DEVELOPPEMENT DONT CEUX DAFRIQUE, CETTE
    RESSOURCE EST TRES RARE ET LE PEU DISPONIBLE EST
    SOIT MAL AFFECTE ET/OU MAL UTILISE.
  • AUSSI EST-IL INDISPENSABLE
  • - DE SENSIBILISER LES GESTIONNAIRES SUR CES
    ASPECTS
  • - DE METTRE EN PLACE DES MECANISMES DE TRAç
  • REMPLISSANT DES CONDITIONS DE BONNES

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1 INTRODUCTION (Suite)
  • ETHIQUES, DE BONNES PRATIQUES
  • - DE LA FORMATION DE CES GESTIONNAIRES POUR
    LAPPROPRIERATION DES MECANISMES ET DES BONNES
    PRATIQUES POUR UNE MEILLEURE GESTION DES
    RESSOURCES FINANCIERES
  • LA PRESENTATION QUI VA SUIVRE, SERA UNE
    PROPOSITION DE PRATIQUES QUON PEUT

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1 INTRODUCTION (Suite et Fin)
  • QUALIFIER DE MINIMA ACCEPTABLES A CHAQUE ETAPE
    DE LEVOLUTION DE LA VIE DUN PROJET

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2 DEMARRAGE DU PROJET
  • RECRUTEMENT DES CADRES CLES DU PROJET (faire pour
    chacun un contrat régulier approuvé par lorgane
    habilité)
  • APPROPRIATION DES DOCUMENTS DE BASE DU PROJET
    (Pré évaluation, Accord de DON dans le cas du
    PROHYBA et la Lettre au Bénéficiaire etc)

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
  • PRÉPARATION DE LATELIER DE DÉMARRAGE OU DE
    LANCEMENT DU PROJET
  • OUVERTURE DU COMPTE SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ
    (possibilité de rémunération du compte)
  • TRANSMISSION DES SPÉCIMEN DE SIGNATURES

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
  • PRÉPARATION DE LATELIER DOPÉRATIONALISATION DES
    ACTIVITÉS (Cadre Logique, Procédures
    dElaboration des PTBA et ses annexes)
  • VÉRIFICATION DES CONDITIONALITÉS DE MISE EN
    VIGUEUR ET DU 1er DECAISSEMENT (devrait être
    faite dès la prise de service du Coordonnateur et
    du RAF)
  • CONFECTION 1ère DRF ET TRANSMISSION AU FIDA

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite)
  • MISE EN PLACE DES DIFFERENTS MANUELS ET LEUR
    APPROPRIATION IL SAGIT DE
  • Procédures de gestion Administrative, Financière
    et Comptable (Importance du logiciel de gestion
    financière et comptable)
  • Suivi Evaluation (Importance du choix du logiciel
    en raison de la passerelle souhaitée avec celui
    de la gestion financière et comptable)
  • Procédures dapprobation des micro projets

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2 DEMARRAGE DU PROJET (Fin)
  • ÉLABORER DE CONCERT AVEC LE COMPTABLE, LES PLANS
    COMPTABLES ET ANALYTIQUES
  • VEILLER AVEC LAPPUI DU FIDA À FAIRE ADMETTRE AU
    BENEFICIAIRE LE PRINCIPE DE LA MISE EN PLACE
    DUNE COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DE MARCHÉS
    POUR ALLER VITE DANS LA CONSOMMATION DES FONDS

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3 EXECUTION DU PROJET
  • VEILLER À CE QUE LES ACTIVITÉS PROGRAMMÉES AU
    PTBA SONT CELLES QUI SONT PREVUES AU COSTAB (donc
    éligibles au compte spécial ou compte désigné)
  • SASSURER QUE LACTIVITÉ À EXÉCUTER A REQUIS LES
    PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS AVEC AVIS DE
    NON OBJECTION DU FIDA CONTRAT (SI APPLICABLES)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES CONTRATS ET
    LACTUALISER PERIODIQUEMENT (Supervision)
  • MAÎTRISER LES QUATRE PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENT
    ET LES FORMULAIRES QUI LES ACCOMPAGNENT À SAVOIR
  • - LA PROCÉDURE DAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE
    SPÉCIAL (100, 101 et 102)
  • - LA PROCÉDURE DE PAIEMENT DIRECT (100 et
    101)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • -LA PRÉOCDURE DES ENGAGEMENTS SPÉCIAUX
  • - LA PROCÉDURE DE REMBOURSEMENTS
  • ÉDITER SANS ATTENDRE LES DRF DES LORS QUE LES
    CONDITIONS REQUISES SONT REMPLIES. LOBJECTIF
    ETANT DAVOIR DANS LE CIRCUIT UNE DRF (en
    paiement, à lexamen au FIDA, en traitement entre
    le Projet et lorgane national compétent)
  • FAIRE USAGE AU MAXIMUM DES PAIEMENTS DIRECTS
    (DPD)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES DRF POUR LEURS
    SUIVIS (dates denvoi et de paiement)
  • SASSURER QUE LE COMPTABLE A FAIT LA BONNE
    IMPUTATION COMPTABLE (Générale et Analytique) EN
    LAPPUYANT TECHNIQUEMENT
  • SASSURER DE FAÇON HEBDOMMADAIRE QUE LA
    COMPTABILITE EST À JOUR AUTREMENT PRENDRE DES
    DISPOSITIONS POUR QUE CELA SOIT AINSI

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • PROCÉDER À LA RECONSTITUTION (OU RAPPROCHEMENT)
    PÉRIODIQUE DU COMPTE SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ
    (CHAQUE FIN DU MOIS AU MOINS)
  • METTRE HEBDOMMADAIREMENT À LA DISPOSITION DU
    COORDONNATEUR UN TABLEAU DE BORD LUI PERMETTANT
    DE SUIVRE LA SITUATION DU COMPTE SPÉCIAL ET
    LEXÉCUTION DU PTBA PAR COMPOSANTE ET CENTRE DE
    COÛT (toute situation générée par le logiciel
    nécessaire à la prise de décision)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • INFORMER AU MOINS TRIMESTRIELLEMENT ET À LA
    DEMANDE CHAQUE COMPOSANTE SUR LEXÉCUTION DE SES
    ACTIVITES
  • ASSISTER LES MISSIONS DE SUPERVISION ET METTRE A
    LEUR DISPOSITION LES DOCUMENTS REQUIS (la forme
    et les contenus de ceux-ci sont convenus à
    lavance avec le FIDA)

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • SASSURER QUE LES DISPOSITIONS SONT PRISES POUR
    LA DESIGNATION RÉGULIERE DUN CABINET DAUDIT
    POUR LE PROJET (les contrats seront dun an
    renouvelable une fois)
  • VEILLER À LA PRODUCTION ANNUELLE DÉTATS
    FINANCIERS CORRECTS À SOUMETTRE

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3 EXECUTION DU PROJET (Suite)
  • AU FIDA DANS LES DELAIS CONTRACTUELS (30 Avril de
    chaque année au plus tard pour PROHYPA)
  • AUX AUDITEURS POUR EXAMEN (Avril mi-Mai au plus
    tard) CAR LE RAPPORT DE CEUX-CI DOIT PARVENIR AU
    FIDA LE 30 Juin AU PLUS TARD AUTREMENT DES
    SANCTIONS PEUVENT ÊTRE PRISES PAR LE FIDA CONTRE
    LE PROJET
  • LA TYPOLOGIE DE CES ETATS FINANCIERS DOIT ÊTRE
    CONVENUE AVEC LES AUDITEURS POUR ÉVITER DE FAIRE
    DES TRAVAUX INUTILES

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3 EXECUTION DU PROJET (Fin)
  • SÉCURISER LE PATRIMOINE DU PROJET EN LES FAISANT
    CODIFIER PAR LOCALISATION ET PRENDRE DES POLICES
    DASSURANCES POUR LES MATÉRIELS REQUIS
  • ORGANISER REGULIÈREMENT LES NVENTAIRES DE FIN
    DEXERCICE AVEC LAPPUI DES ORGANES COMPÉTENTS DE
    LÉTAT (plus simple avec les cadres de la DHP)

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4 A LA REVUE MI-PARCOURS
  • PRODUIRE LES DOCUMENTS REQUIS ET ÊTRE PRÉSENT A
    TOUTES SÉANCES DE DISCUSSION DE NOUVELLES
    ORIENTATIONS ET DU NOUVEAU CADRAGE FINANCIER ET
    TECHNIQUE EVENTUEL AFIN DE SOULIGNER LES
    DIFFICULTES RENCONTRÉES (PASSATION DE MARCHÉ
    SURTOUT).
  • POUR LES DIFFICULTÉS DE PASSATION, PRÉVOIR DÈS
    MAINTENANT LA MISE EN PLACE DUNE COMMISSION
    SPÉCIALE (Arrêté de création, Attributions,
    Nomination des membres et ses procédures de
    travail)

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4 À LA REVUE MI-PARCOURS (Fin)
  • Commission Spéciale de Passation des Marchés)

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5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT
  • VEILLER AU RESPECT DUN CADRAGE FINANCIER POUR NE
    PAS PROGRAMMER DANS LES DERNIERS PTBA DES
    ACTIVITÉS QUI NAURONT PAS DE RESOURCES POUR ÊTRE
    EXÉCUTÉ
  • VEILLER À NE PAS PRENDRE DES ENGAGEMENTS POUR DES
    ACTIVITÉS QUI SERONT EXECUTÉES AU-DELÀ DE LA DATE
    DACHÈVEMENT
  • VEILLER À CE QUE LE PERSONNEL SOIT SENSIBILISÉ
    POUR LA FIN DE LEUR CONTRAT ET PRENDRE LES
    DISPOSITIONS DANS CE SENS

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5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT(Suite )
  • PRÉVOIR POUR LA PÉRIODE DE CLÔTURE UN PTBA
    RESTREINT AVEC UN PERSONNEL RÉSIDUEL APPROUVÉ PAR
    LE FIDA.SEULES LES ACTIVITÉS DE CE PTBA
    RESTREINT (y compris les honoraires du Cabinet
    dAudit qui sera chargé dexaminer les dernières
    opérations) CONSTITUERONT LES NOUVEAUX
    ENGAGEMENTS À RÉGLER DANS LA LIMITE DE LA PÉRIODE
    DE CLÔTURE

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5 A LAPPROCHE DE LACHÈVEMENT(Suite et fin)
  • SUIVRE LA RÉCUPERATION DE LALLOCATION AUTORISÉE
    À TRAVERS DES COMPTES SPÉCIFIQUES ET CONTINUER LA
    RECONSTITUTION DU COMPTE SPÉCIAL (OU COMPTE
    DÉSIGNÉ) SUR LA BASE DU RESTE À RÉCUPÉRER

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6 A LA CLÔTURE
  • PENDANT LA PÉRIODE DE CLÔTURE, LES ENGAGEMENTS
    PRIS AVANT LA DATE DACHÈVEMENT PEUVENT ÊTRE
    PAYÉS SUR LE COMPTE SPÉCIAL. IL EN EST DE MÊME
    POUR LES ENGAGEMENTS COURANTS DU PTBA RESTREINT

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6 A LA CLÔTURE
  • LE RAF DOIT PRENDRE LES DISPOSITIONS POUR QUE
  • - les Derniers Etats Financiers soient soumis
    aux Auditeurs pour examen
  • - faire parvenir le rapport dAudit au FIDA
  • - rédiger ou participer à la rédaction du volet
    financier du Rapport dAchèvement du PROJET

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6 A LA CLÔTURE (Fin)
  • TOUT ENGAGEMENT NON ÉLIGIBLE AU COMPTE DÉSIGNÉ
    AVANT LA CLÔTURE PEUT ÊTRE PRIS EN CHARGE PAR LES
    RESSOURCES INTÉRIEURES MAIS IL FAUT ÉVITER DEN
    ARRIVER LÀ
  • TOUT MONTANT NON UTILISÉ DU COMPTE DÉSIGNÉ DOIT
    ÊTRE REVERSÉ DANS UN COMPTE COMMUNIQUÉ PAR LE FIDA

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CONCLUSIONS
  • LE MONTANT DE TOUT MARCHÉ EXECUTÉ EN VIOLATION
    DES DIRECTIVES DU FIDA SERA REMBOURSÉ PAR LE
    BENEFICIAIRE À LA DEMANDE DU FIDA (sera mieux
    expliqué lors de lexposé en passation des
    marchés)

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CONCLUSIONS (Suite)
  • ENFIN, IL FAUT NOTER QUE CE QUI EST EN GÉNÉRAL
    REPROCHÉ AUX PROJETS EST
  • RETARD DANS LEXÉCUTION DES ACTIONS PROGRAMMÉES
    DÛ A
  • FAIBLESSE DES CAPACITÉS
  • MANQUE DE TRANSPARENCE
  • NON RESPECT DES PROCÉDURES

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CONCLUSIONS (Suite)
  • MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES RENDUS
  • COÛTS ELEVÉS
  • MAUVAISE UTILISATION DES RESSOURCES FINANCIÈRES
    DISPONIBLES
  • NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU PROJET

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CONCLUSIONS (Fin)
  • AUSSI EST-IL UN GRAND DEFI À RELEVER PAR LE
    PROHYPA
  • POUR NE PAS RESSEMBLER À CES PROJETS LÀ
  • LEQUIPE DOIT PROUVER AU FIDA QUE LES CHOSES
    PEUVENT BIEN CHANGER EN AFRIQUE ET SURTOUT AU
    TCHAD

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FIN
  • JE VOUS REMERCIE
  • POUR VOTRE ATTENTION

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MODÈLES DE DOCUMENTS
  • Modèle de DRF
  • Modèle de Registre de DRF
  • Modèle de Registre des Contrats
  • Modèle de PTBA
  • Modèle de PPM
  • Modèle de Manuel dExécution
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