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Evaluaci

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Evaluaci n del Plan de Iniciativa Notarias en L nea Diciembre 27 de 2011 * 1. Para comenzar me gustar a que Usted me contara en el desempe o de sus actividades ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Evaluaci


1
Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en
Línea
  • Diciembre 27 de 2011

2
Contenido
  • Antecedentes
  • Objetivos
  • Ficha técnica
  • Aspectos metodológicos
  • Resultados
  • 5.1. Conocimiento de la iniciativa de Notarias
    en línea
  • 5.2. Sitio Web del Notaria
  • 5.3 Portal Notarial Colombiano
  • 5.4 Ventanilla Única de Trámites Notariales
  • 5.6 Limitaciones y restricciones de la
    iniciativa
  • 6. Conclusiones
  • 7. Recomendaciones


3
Antecedentes
  • El Ministerio de Tecnologías de la Información y
    las Comunicaciones (MINTIC) y la Unión Colegiada
    del Notariado Colombiano se suscribieron en el
    año 2009 al Pacto Notaría Digital para la
    Comunidad, que tiene como objetivo adoptar,
    impulsar, implementar y ejecutar las Tecnologías
    de la Información y las Comunicaciones TIC a la
    función y el servicio notarial para que de este
    modo redunde en beneficios para la comunidad.
  • Para el cumplimiento de los objetivos
    mencionados se plantearon las siguientes
    acciones promover el uso y la apropiación de las
    TIC en la actividad del servicio notarial,
    facilitar el intercambio o comunicación
    electrónica de documentos, ofrecer los servicios
    notariales al ciudadano por medios virtuales,
    digitales, electrónicos y cibernéticos y por
    último poner a disposición del notariado medios
    digitales para la interacción con entidades
    públicas y privadas.
  • De acuerdo con lo anterior, en el marco
    del Plan Vive Digital, se crea la iniciativa de
    Notarías en Línea, la cual es liderada por el
    Programa Gobierno en línea a partir del año 2011
    y se compone de tres hitos fundamentalmente
    información notarial en línea, Portal Notarial
    Colombiano, y la Ventanilla Única de Trámites
    Notariales.
  • Con el propósito de identificar las
    percepciones, oportunidades de mejora y las
    restricciones de la iniciativa, se realizó un
    sondeo que permitiera al Programa Gobierno en
    línea obtener información que oriente el
    cumplimiento del objetivo final de la iniciativa
    y transformar la forma de operar de las notarias
    en su relación con los ciudadanos.
  • A continuación se presentan los resultados del
    estudio desarrollado entre el 28 de noviembre al
    26 de diciembre.

4
Objetivos
  • GENERAL
  • Identificar entre los notarios y notarios
    suplentes, sus opiniones, expectativas,
    recomendaciones y experiencias sobre la
    viabilidad y oportunidades de mejora del Plan de
    Iniciativa Notarias en Línea.
  • ESPECIFICOS
  • Identificar el nivel de conocimiento por parte de
    notarios de la Iniciativa de Notarias en Línea.
  • Determinar el nivel de avance de las notarias en
    la publicación de información básica a través de
    sus sitios Web.
  • Determinar el nivel de conocimiento y uso del
    Portal Notarial Colombiano.
  • Establecer entre los notarios y/o suplentes su
    percepción del Portal Notarial Colombiano como
    espacio de encuentro entre ciudadanos y notarías.
  • Identificar entre los notarios y/o suplentes su
    percepción sobre la viabilidad de Ventanilla
    Única de Trámites Notariales y las ventajas y
    desventajas que encontrarían en su
    implementación.
  • Identificar las restricciones y dificultades que
    las notarías perciben para la implementación de
    la Iniciativa de Notarias en Línea.

5
Ficha Técnica (1)
Empresa contratante Programa Gobierno en línea
Empresa ejecutora Centro Nacional de Consultoría S.A.
Naturaleza de la Investigación Cuantitativa y Cualitativa
Técnica de recolección Entrevista presencial en el Primer Congreso del Notariado Colombiano realizado en Cartagena y entrevista telefónica con aplicación de cuestionario semi-estructurado Entrevistas en profundidad
Grupo Objetivo Notarios y notarios suplentes
Cubrimiento Bogotá, Facatativá, Barranquilla, ( Soledad Atlántico ) Cali, Medellín, Antioquia ( Copacabana) y Bucaramanga
Muestra Efectiva Cuantitativo 375 Notarias (Subsidiadas / No subsidiadas ) -Cualitativo12 entrevistas en profundidad
Fecha de campo -Cuantitativo 28 de noviembre 13 diciembre -Cualitativo 5 al 13 de diciembre
Método de muestreo Estratificado, por tipo de notarias subsidiado o no subsidiado, controlando el error muestral en cada grupo.
6
Ficha Técnica (2)
Tipo de incentivos Bono de Bigpass por un valor de 40.000 entregado por el Centro Nacional de Consultoría
Número de encuestadores 14
Método de supervisión Revisión en campo.
Instrumentos Cuantitativo Cuestionario estructurado (Anexo1) -Cualitativo Guía de entrevistas en profundidad (Anexo 1)
Procedimientos de ponderación N/A
Marco Muestral Universo de notarias en Colombia
Error Muestral Se calculó un tamaño de muestra de 375 encuestas, alcanzando un error muestral total de 3.82, para la el estrato de notarias subsidiadas del 4,67 para notarias no subsidiadas 6.59.
7
Aspectos metodológicos
  • La metodología para la realización de Campo de
    dividió en dos etapas.
  • En una primera etapa y en el marco de la
    realización del Primer Congreso del Notariado
    Colombiano en Cartagena, se aplicaron 242
    encuestas presenciales con los notarios
    asistentes al evento ( subsidiadas 197 / No
    subsidiadas 45).
  • En la segunda etapa del sondeo se realizaron 133
    encuestas telefónicas a notarios o suplentes
    (subsidiadas90/ No subsidiadas 43), entre las
    notarías que no asistieron al Primer Congreso del
    Notariado Colombiano. La cuota que se propuso
    para la segunda etapa del trabajo de campo
    permite obtener representatividad de las notarias
    del país. Los resultados obtenidos en la etapa
    cuantitativa del sondeo se pueden extrapolar o
    inferir al universo de notarias subsidiadas y no
    subsidiadas.
  • De esta forma se tendría como marco muestral el
    universo de notarías de Colombia, garantizando a
    cada notaria una probabilidad mayor que cero de
    ser seleccionada.
  • En el informe cualitativo los hallazgos se
    soportan en verbatims, que son frases textuales
    que expresan los entrevistados ante una pregunta.
    En el informe se anotan en cursiva y entre
    comillas y se anotan tal como los expresó el
    informante.

8
Conocimiento de la Iniciativa Notarias en Línea
9
Tipo de la Notaria
2011
Base Total Encuestados 375
Base Expandida 872
10
Caracterización de la muestra Entrevistas en
Profundidad
NÚMERO DE NOTARÍA NOMBRE DEL ENTREVISTADO CIUDAD
Notaría 32 Abelardo de la Espriella Bogotá
Notaría 2 Javier Alejandro Castro Bogotá
Notaría Luis Eduardo Calderón González Facatativá
Notaría 6 Juan Fernando Sierra Medellín
Notaría 18 Héctor Ivan Tobón Ramirez Medellín
Notaría Erika Martínez Copacabana
Notaría 6 Adolfo León Oliveros Cali
Notaría 18 Bernardo Vallejo Restrepo Cali
Notaría 12 Álvaro de Jesús Ariza Fontalvo Barranquilla
Notaria 2 Juan Bernardo Altamar Santodomingo Soledad
Notaría 2 Silvia Estela Rugeles de Rugeles Bucaramanga
Notaría 3 Carlos Arturo Padilla Ortiz Bucaramanga
10
10
11
HALLAZGOS CUALITATIVOS
12
Consideraciones Importantes
Si, ahí tocaría revisar los temas legales de la
competencia de los notarios, porque actúan
legalmente dentro de determinado circulo.sería
entonces derogar esas normas.. Lo que pasa es
que ese es un tema legal complicado por el titulo
y temas jurídicos complejos, pero en últimas esa
función va a quedar en nosotros, y que va a
requerir muchas reformas legislativas Cada
negocio puede tener una variable, si no entonces
no habría jueces no habría notarios y todo seria
digital Estamos acostumbrados a lo
antiguo la gente no usa muchas cosas en línea,
siente inseguridad
13
Consideraciones Importantes
El sistema como tal es muy vulnerable, nosotros
siempre vamos a encontrar los hackers, la persona
que de pronto haga un mal uso del sistema, así no
haga un mal uso, o un virus, puede estar
trasmitiendo información que no es, entonces esas
son las falencias que pueden darse.
14
Consideraciones Importantes
La intermediación es darle la dimensión humana
a ciertas transacciones que requieren el
conciente asentimiento de las partes. El notario
al estar presente verifica que ese acuerdo se
hace de manera conciente y transparente.
La naturaleza del trabajo está sujeta a temas
legales que son mandatorios dentro del marco
jurídico del ejercicio.
Verifica mediante conocimiento directo ciertos
trámites
Es depositario de la Fé pública
Valida las facultades mentales de las personas
intervinientes
Confirma la presencia de testigos
La intermediación es un acto de fe que lo ve lo
oye y se da cuenta de su capacidad mental etc. no
creo que desaparezca el notario, se
desnaturalizaría totalmente el derecho notarial
de la función
15
Consideraciones Importantes
Adicionalmente
Veo difícil que se acabe con el papel del
notario, es difícil, me parece más del
registrador, porque cuando uno saca la escritura
de aquí, el registrador qué hace? , solo tiene
que mirar por la Web, y mirar que coordinen los
datos e inscribir pero el notario no, porque
quién va hacer los testamentos? quién va hacer
los matrimonios? las ventas, quién va hacer las
donaciones, las hipotecas, quién va a dar fe de
esos actos así sea por la vida virtual, tendría
que estar .
16
Consideraciones Importantes
Bajo este contexto se hace referencia al marco
legal bajo el que opera el sistema notarial
actualmente
Reconocimiento de contenido y firma de documento
privado
Juramentos y declaraciones extra-juicio
Fe de vida
Escrituración
Registro Civil
Autenticaciones
Sucesiones
Elaboración de Testamentos
Notas de presentación personal
.por ejemplo, un registro civil con notas no
se le puede entregar sino al interesado o a la
familia del interesado, entonces si un tipo me
escribe por la página, cómo hago yo para saber
quién es, en este momento no tengo ningún trámite
montado, no he pensado en esa posibilidad porque
es que no se puede, lo único que tú puedes hacer
es informar, que tú tengas un asunto aquí y
quieras saber en qué estado está, no más, igual
hace lo mismo la rama judicial, nadie puede
mandar un memorial a un juez por la línea, tiene
que irlo a llevar y hacerle presentación
personal, no es que sea complicado, sino que la
ley lo exige.
17
ACTITUD FRENTE A LA TECNOLOGÍA
18
Percepción de la Tecnología por parte de los
notarios
La receptividad de los notarios frente al uso de
las TIC para la solicitud de servicios y trámites
por parte de los ciudadanos es alta,
constituyéndose en un importante elemento de
acogida frente a la Iniciativa de Notarías en
Línea
Verbatims Todo en línea espectacular, es más,
nosotros tenemos un arraigo al papel.. estamos
desperdiciando mucho tiempo en eso ..creo que
debemos hacer provecho de estas tecnologías, del
mundo moderno Todo es una evolución..la
persona en un futuro en vez de tener una
escritura pública, va a tener un chip, una USB, y
que uno lleve ahí toda la información de su
predio y el día que lo quiera vender, simplemente
lo va a certificar con un software y ahí va a
estar todo mi registro ..es como con los
estacionamientos que uno le da la plata a una
máquina, y le da las vueltas, ya no es una
persona de carne y hueso, entonces es una
constante evolución, en donde esa tecnología hay
que desarrollarla y explotarla al máximo.  
19
Percepción de la Tecnología por parte de los
notarios
De otra parte como se anotó en un principio, los
notarios admiten que los medios virtuales no
están completamente blindados contra la acción
delincuencial situación que representa una
desventaja para la Iniciativa.
Claves y Contraseñas
Debilidades en este sentido pueden representar
serios inconvenientes dentro de la implementación
de la Iniciativa. La confianza y su gradual
adopción depende de los mecanismos para
neutralizar ataques al sistema
El tema seria... la suplantación es un riesgo,
si hoy en día roban virtualmente en los bancos,
yo creo que van a existir los pequeños hackers,
tratando de suplantar algún trámite notarial,
..deben implementarse, las mayores medidas contra
eso. No faltará el pirata, delincuente
informático que quiere meterse a las páginas,
entonces la posibilidad de falsificación no la
descartaría del todo tienen que tomarse la
medidas de seguridad, de tal forma que se pudiese
confiar Tendría esa limitante no se como
considerarlas desde el punto de vista tecnológico
para que solo pudiera entrar el inscrito o el
apoderado del inscrito como de pronto darle una
clave al inscrito para que sea esa sola persona
que saque el registro , los bancos lo hacen así y
aunque siguen los robos no hay otra mejor forma
20
Actitud frente a la Tecnología el usuario
El usuario final es actor importante de este
proceso, por lo cual para los notarios es preciso
encaminar mayores esfuerzos en educación y
sensibilización en el uso de las TIC con el fin
de lograr el objetivo y facilitarle la oferta de
servicios notariales en línea.
Personas Mayores
Aunque se puede presentar a nivel nacional, hay
menos familiaridad con los medios tecnológicos y
eventualmente menor acceso a éstos , en ciertos
grupos
Niveles socioeconómicos y educativos más bajos
Pequeños Municipios  
La gente que viene acá es en su gran mayoría
humilde de bajos recursos de pronto ya muy
adultos gente que no utilizaría este servicio
Tú le puedes decir a la gente vea tenga este
modelo de esta minuta de una tutela ... Pero es
como si te hubiera entregado un documento en
chino, entonces eso es como para ilustrar un poco
a la gente sobre sus derechos, pero para que la
gente haga ella misma las cosas es muy difícil
Se les facilita y más a las personas jóvenes
como usted que ya no hablan sino que se meten en
el aparatico ese
Municipio de Copacabana Antioquia
Municipio de Soledad Atlántico
Como está establecida la información
actualmente, no más que se informa la gente que
visita la notaria porque allí está mirando la
cartelera, ya esta cartelera no tiene razón de
ser estamos en el mundo
21
De qué manera se imaginan la mecánica de
utilización de la tecnología?
Los notarios plantean diferentes propuestas para
que Notarías en Línea sea una Iniciativa
accionable, haciendo uso de diferentes medios.
Como recurso complementario para
agilizar o adelantar el trámite
Mencionado con frecuencia, dado que resulta un
medio ágil e ideal de comunicación especialmente
en caso de que los documentos no puedan ser
entregados físicamente
Scanner
Tienen que tener el original .. a través de la
página ustedes piden la documentación , igual
tienen que venir a sacarla a la notaria primero
pero bueno se puede decir le agilizamos el
tramite si mando escaneado a través de la página
Web Me imagino, de pronto erradicar la minuta
directamente por esa vía, para que el usuario
diga, mire, ahí envió escaneado tales cosas,
denme una fecha y yo en esa fecha llevo los
documentos y voy a firmar la escritura.
  • Puede ser una alternativa para algunos trámites .
    Ejm. Escrituración
  • Para tal efecto previamente se debe
  • Haber enviado los documentos con anterioridad
  • Constatado la identidad a través de la firma
    digital
  • Que diferentes Entidades certifiquen que el
    usuario está a paz y salvo (impuestos)

Cámara de Vídeo
..llegará un momento que las escrituras no
tendrán que hacerse ante un notario, sino que la
persona elabore una minuta, presente la debida
documentación fiscal, y el notario desde una
pantalla leyendo lo que le están mandando,
asignándoles unos códigos a esos documentos..
escánear el documento, le certifico la firma y le
envía a su correo con la firma digitalizada del
notario, y eso se guarda en un disco duro, yo
creo que por ahí apunta la cosa.
22
Conocimiento e Impacto de la Iniciativa Notarias
en Línea
23
1. Conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN
LINEA, liderada por el Programa Gobierno en línea
del Ministerio de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones (TIC)?
Si
No
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
24
2. Qué conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS
EN LINEA ?
Total Subsidiada No subsidiada
Permite la integración del sistema de notarias / integración del servicio
Posibilita la disponibilidad de información en línea para el ciudadano
Facilita el acceso a los servicios notariales al ciudadano
Posibilita a las notarias ofrecer un mejor servicio al ciudadano mediante el uso de las TIC
Permite estar en línea con la oficina de Registro y Superintendencia de Notarías
Agiliza los trámites
Facilita la realización de trámites notariales
Facilita el relacionamiento entre notarías y con otras entidades
Permite utilizar la firma digital
Garantiza la seguridad / transparencia
No responde
Base Encuestados que conocen la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA 308 198 110
Base Expandida 716 429 287
25
3. Usted considera que la iniciativa de NOTARIAS
EN LINEA traería para la interacción de los
ciudadanos con las notarias... ?
Muy buenos beneficios
Buenos beneficios
Regulares beneficios
Malos beneficios
No responde
Base Encuestados que conocen la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA 308 198 110
Base Expandida 716 429 287
26
Conocimiento e impacto
NOTARÍAS EN LÍNEA
IMPACTO
CONOCIMIENTO DE LA INICIATIVA
Tiene una aceptación muy buena porque
consideran que le economiza tiempo, o sea dicen
que se demoran muy poco dentro de la notaria, o
sea nosotros tenemos aquí todo digitalizado y
como tu puedes ver la cantidad de personas que
circulan muy rápido .. Es un cambio
importantísimo Primero que todo la afectación
es positiva, porque primero obliga a la notaria a
revisar sus diversos trámites de manera
interna.ese es el primer impacto positivo, y el
segundo es que en últimas ha favorecido al
ciudadano
He estado inclusive formando parte de unas
reuniones que se han hecho en Bogotá con los
representantes del Ministerio de las TIC y lo
fundamental es poder tener en vía electrónica la
comunicación con la mayoría de entidades del
Estado y poder hacer todos los trámites en forma
ágil eficiente y segura a través de las notarias
26
27
Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en
línea
Página Web
Se hace referencia a beneficios importantes de
esta alternativa
Es una excelente manera de que el usuario
consulte, no haga tanta vuelta Para nosotros
es menos desgaste, no estamos pendientes de
contestar y atender todo el tiempo al público
28
Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en
línea
Aspectos Positivos / recursos utilizados
Las páginas más evolucionadas, que no son muchas
dentro de la muestra, cuentan con
Chat
Hoy en día, en mi página de la Notaría Sexta,
tengo la forma de que la gente pueda acceder a
documentos, chat, que pueda conversar con el
Notario
Enlace con periódicos nacionales e
internacionales
En el momento yo me siento contento con mi
página porque tiene todo lo que yo necesito,
tiene traductor, tiene todos los servicios, estoy
conectado con varios periódicos, inclusive
internacionales, el New York Times, el Diario Le
Monde, está todo, no le veo la necesidad de
hacerle mejoras
Mapas de ubicación
29
Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en
línea
Aspectos Positivos / recursos utilizados
A manera de ilustración, la siguiente es un
ejemplo de una notaría en la costa Atlantica que
tiene en funcionamiento su página Web.
Evidencia el desarrollo y acogida que tiene esta
alternativa, especialmente la funcionalidad que
representa y el compromiso de los notarios con la
ciudadanía .
30
Aspectos menos favorables
Página Web
En cuanto a los aspectos que se reportan como
posibles inhibidores
Por una pagina Web, la gente prefiere hablar con
un funcionario y que el funcionario le de el
informe y le explique , por eso la verdad no me
he afanado, nosotros vamos a tratar de tener
acceso a la pagina Web de la unión colegiada si y
a través de ellos me ofrecieran publicar
gratis..., me ofreció la pagina Web por tener la
publicación en el directorio telefónico,
Aunque no es una queja generalizada
Cabe mencionar el limitado apoyo que reciben
algunas notarías por parte de las Entidades que
promueven la iniciativa . Al no tener soporte
técnico adecuado, los funcionarios se muestran
desmotivados hacia la utilización y se ven
obligados a buscar sus propios recursos
la unión de notarios nos instaló un portal y ese
correo se llena con una facilidad tremenda que
hay que estar corriendo para desocuparlo, ante
esas dificultades yo tengo un correo particular
que no es grande, que es con Metrotel y es más
estable y está identificado, en esa forma no
tengo inconveniente pero el de la
Superintendencia que es el oficial que tiene las
TIC no funciona no tiene soporte técnico
inclusive uno llama a Bogotá y no hay quien le
diga nada no, no eso no funciona
Municipio de Soledad Atlántico
31
Aspectos menos favorables
Barreras o dificultades para alimentar
información en el sistema
En relación con las dificultades que más se
presentan para la publicación de la información
se mencionan
Cuando se trabaja con un servidor de otra ciudad
se hacen más lentos los procesos
Inconvenientes de tipo técnico caída del
sistema, inestabilidad.
Cuando el manejo es por parte de un tercero, y no
se tiene la suficiente autonomía para decidir qué
tipo de información se alimenta
Desconocimiento , falta de asesoría
la persona que me hizo el diseño de la página me
ha incumplido y eso me ha tenido en dificultad
con el portal, me ha retrasado las cosas, tengo
que retomar el tema y de pronto me tocará cambiar
la persona y ver cómo mejoro en ese campo.
32
Comentarios
  • La Iniciativa de Notarias en Linea es ampliamente
    conocida. A nivel global el 82 de los notarios
    dice conocerla. No hay diferencias importantes
    entre los porcentajes obtenidos en las notarias
    subsidiadas y en las no subsidiadas. Este
    hallazgo es soportado en los resultados de las
    entrevistas en profundidad, en las cuales se
    reporta un amplio conocimiento de la iniciativa y
    aunque no todos los entrevistados manejan el
    mismo nivel de información entienden sus
    objetivos y alcance.
  • El 30 de los notarios consultados considera que
    el aspecto mas conocido de la iniciativa
    Notarias en Línea es que permite la integración
    del sistema de notarias y del servicio. Los
    notarios entrevistados en la etapa cualitativa de
    la investigación consideran que la propuesta va a
    transformar sustancialmente la manera como se
    conciben los trámites notariales.
  • Visto por segmento, en las notarias subsidiadas
    el aspecto de integración del sistema de notarias
    y del servicio, es el mas relevante con una
    aceptación del 38. En las notarias no
    subsidiadas los aspectos mas relevantes son la
    disponibilidad de información en línea para el
    ciudadano la facilidad para el acceso a los
    servicios notariales al ciudadano, con un 27
    respectivamente.
  • Se considera que esta iniciativa trae excelentes
    y muy buenos beneficios para la interacción de
    los ciudadanos con las notarías. A nivel de top
    two boxes (sumatoria de los rangos de respuesta
    excelentes y muy buenos) se obtienen porcentajes
    cercanos al 80 tanto para el total como para los
    dos segmentos.

33
Sitio Web de la Notaria
34
Desarrollo del sitio WEB de las notarías
Página Web
Solo algunas notarías no tienen una página activa
(con base en información reportada en la encuesta
el 67 tiene sitio Web), lo que evidencia que
esta herramienta tiene aceptación dado que
complementa el servicio social al ciudadano
  • Han invertido de sus propios recursos para el
    desarrollo de las páginas
  • Tienen expectativa de incorporar gradualmente
    mayor cantidad de información
  • Desean tener mayor interacción con las entidades
    centralizadas
  • No han recibido asesoría técnica idónea para
    evolucionar en el desarrollo de la página
  • Algunos opinan que no tendrá total acogida por el
    perfil de los ciudadanos en los municipios
  • El proceso ha sido más lento

Hemos verificado a las personas les gusta
consultar la página estamos llegando ya casi a
las tres mil consultas..eso nos tiene en el
ejercicio del 100 porque cada día las consultas
van aumentando. Alimento con mucha información,
noticias, de todo, se hizo una inversión contraté
a gente que sabe
Está pagina está limitada simplemente a dar una
información de la notaria su ubicación, el
horario de atención, servicios hasta ahí está
hecha la base, pero no está llena Estoy como
relajado con el tema, uno se mete en el cuento y
no mira otras páginas que le den ideas
35
Desarrollo del sitio WEB de las notarías
Página Web
Particularmente tres de las notarías contactadas,
pertenecen al grupo de las más involucradas y con
claras expectativas de desarrollo de esta
herramienta
Cali Notaría Sexta
Barranquilla Notaría 12
Facatativá Notaría Segunda
Le muestra los servicios, el personal, los
horarios, adicionalmente yo le alimento la página
diariamente con artículos, temas que yo mismo voy
preparando y es visitada bastante, tiene buena
acogida. pero la nueva página además tiene
traducciones, la que la quiera ver en varios
idiomas es muy buena es para la gente del común
y también a mucho abogado, .. yo les hago
modelitos ..la idea es esa, brindar información,
educar, asesorar, ayudarle a la gente
36
Desarrollo del sitio WEB de las notarías
Algunas notarías tienen mayor interacción con
otras Entidades, lo cual promueve una gestión más
versátil en términos de comunicación tanto con
entidades nacionales así como entre notarías
Página Web
Quienes están más familiarizados con los sistemas
en línea, valoran que se siga desarrollando,
hasta llegar a que todas las notarías tengan una
conexión con la REGISTRADURIA para intercambiar
información en tiempo real
Agiliza notablemente los trámites tanto al
interior de la notaría como para el ciudadano
Comparativamente con las demás, Cali y
Bucaramanga muestran cierta ventaja en este
sentido
aquí nosotros estamos expidiendo certificados de
libertad y tradición tenemos conexión en línea
con la oficina de registros de Bucaramanga y
debería ser a nivel nacional estamos
conectados en línea con la casa del libro que es
la entidad que vigila y recauda el impuesto de
registro entonces desde aquí nosotros escaneamos
la escritura , llega vía electrónica a la casa
del libro , ellos también nos escanea el recibo
de el impuesto del registro y nosotros tenemos
los dineros de los depósitos en la cuenta única
notarial y también con solo una cuenta que
mandamos a la entidad bancaria la entidad
bancaria gira directamente a la gobernación y a
la oficina de registro y pues esto le da al
cliente agilidad y le evita cantidad de procesos

37
4. Tiene su notaria sitio Web?
Si
No
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
38
5. Qué información está publicada en el sitio
Web de la notaria?
Total Subsidiada No subsidiada
Dirección de la notaria
Teléfono de la notaria
Nombre del notario
Horario de atención de la notaria
Servicios-Tramites que se pueden realizar
Correo electrónico del notario
Dirección Web de la superintendencia de notariado y registro
Procedimiento de los tramites
Requisitos de cada tramite
Tarifas notariales
Régimen legal de las notarias
Noticias relacionadas
Marco legal de cada tramite
Pagos en línea
Consultas generales
Información sobre trámites
No responde
Base Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web 252 159 93
Base Expandida 587 344 242
39
6. Cuál es la información del sitio Web de la
notaria más consultada por los ciudadanos?
Total Subsidiada No subsidiada
Servicios-Trámites que se pueden realizar
Horario de atención de la notaria
Dirección de la notaria
Requisitos de cada trámite
Procedimiento de los trmites
Teléfono de la notaria
Tarifas notariales
Nombre del notario
Noticias relacionadas
Dirección Web de la superintendencia de notariado y registro
Marco legal de cada trámite
Información sobre trámites
Correo electrónico del notario
No responde
Base Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web y mencionaron que información esta publicada 246 155 91
Base Expandida 573 336 237
40
7. En una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y
10 es muy alto. Cuál es el nivel de avance de su
notaria en la publicación de información básica a
través del sitio Web?
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Base Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web 252 159 93
Base Expandida 587 344 242
41
8. Usted considera que el Programa Gobierno en
línea del Ministerio de TIC le ha dado la
orientación necesaria para cumplir la meta de
publicación de información en el sitio Web de su
propia notaria?
Si
No
No Responde
Base Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web 252 159 93
Base Expandida 587 344 242
42
9. Se pueden realizar trámites en línea a través
del sitio Web de la notaria?
Si
No
No Responde
Base Encuestados que mencionaron si tienen sitio Web 252 159 93
Base Expandida 587 344 242
43
9A Cuáles?
Total Subsidiada No subsidiada
Solicitud de documentos / certificados
Solicitud registros
Pago de impuestos
Otro
No informa
Base Encuestados que realizan trámites en el sitio Web 77 36 41
Base Expandida 185 78 107
44
10. Planea en un futuro próximo ofrecer trámites
en línea en sitio Web de la notaria?
Si
No
Base Encuestados que no realizan trámites en el sitio Web 298 204 94
Base Expandida 687 442 245
45
11. Por qué razones NO Planea en un futuro
próximo ofrecer tramites en línea en sitio Web de
la notaria?
Total Subsidiada No subsidiada
Falta de capitación para el desarrollo de trámites en línea
Falta acceso a Internet a través de banda ancha
Restricciones de la normatividad
Falta de recursos económicos
Falta de interés
La demanda de servicios notariales es muy baja
No responde
Base Encuestados que no planean ofrecer trámites en línea 16 9 7
Base Expandida 38 20 18
46
Comentarios
  • El 67 de las notarias tiene sitio Web. El
    resultado es muy similar en los dos segmentos.
  • Tres grupos o niveles de información claramente
    definidos se publican en los sitios Web de las
    notarias
  • El primero con porcentajes muy altos, cercanos
    al 90, son los datos generales (dirección,
    teléfono, nombre del notario y horario).
  • El segundo con porcentajes de alrededor del 80
    es la información general relacionada con los
    servicios / trámites que se pueden realizar y el
    correo electrónico.
  • Y el tercer grupo con porcentajes de entre el
    50 y el 30 tiene que ver con información más
    especifica dirección Web de la superintendencia
    de notariado y registro (49), procedimiento de
    los trámites (47), requisitos de cada tramite
    (46), tarifas notariales (46), régimen legal
    de las notarias (31), noticias relacionadas
    (31) y marco legal de cada tramite (29).
  • El 35 de los encuestados no respondió la
    pregunta referida, la siguiente respuesta con el
    porcentaje más alto es Servicios / Trámites que
    se pueden realizar. Todas las demás obtienen
    bajos porcentajes.

47
Comentarios
  • Con relación al nivel de avance de la notaria en
    la publicación de información básica a través del
    sitio Web, en una escala de 1 a 10 donde 1 es
    muy bajo y 10 es muy alto, las notarias
    subsidiadas estiman un 5.9 y las, no subsidiadas
    6.5.
  • La respuesta mayoritaria es que el Programa
    Gobierno en línea no le ha dado la orientación
    necesaria para cumplir la meta de publicación de
    información en el sitio Web de la notaria. A
    nivel total el porcentaje obtenido es del 57, en
    el segmento subsidiada 53 y entre las no
    subsidiadas 62.
  • Se observa que en el 68 de las notarías no se
    pueden realizar trámites en línea. Entre las
    subsidiadas el porcentaje para esta respuesta es
    más alto (77), mientras que entre las no
    subsidiadas es del 56.
  • Los trámites que más se realizan son solicitudes
    de documentos / certificados (67) y solicitud de
    registros (27).
  • El 95 de las notarias que no realizan trámites
    en su sitio Web planean en el futuro ofrecerlos.

48
Portal Notarial Colombiano
49
Portal del Notariado Colombiano
Actualización de Jurisprudencia
PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO
Consulta de resoluciones
Normatividad
Información sobre circulares
Información general
Instrucciones administrativas para participar en
concursos
Desarrollo de noticias locales, nacionales,
internacionales
Horarios
Tarifas
Allí hay mucho concepto, mucha resolución, una
persona que quiera aprender alguna cosa, allí
también hay mucha cultura sobre notariado, es una
página que además de brindar información, es
educativa en el sentido de que allí hay
conceptos de la Superintendencia el abogado que
quiera conocer un tema x, puede acceder Me
parece valiosa porque si los funcionarios
utilizaran el portal pues evitaríamos de pronto
esa pérdida de tiempo y esa congestión porque
ellos mismos accederían a una fuente fidedigna,
verían los procesos notariales , las tarifas la
forma de liquidarlos además para los ciudadanos
en las consultas porque nosotros vivimos
congestionados y los funcionarios muchas veces no
tienen tiempo
49
50
PNC Portal del Notariado Colombiano
PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO
CONSULTA
ORIENTACIÓN
  • Requisitos para tramitar
  • Matrimonio
  • Compra-venta de inmuebles
  • Sucesión
  • Registro civil
  • Protocolo
  • Disponibilidad de
  • Paz y salvo del impuesto predial
  • Certificado de Tradición
  • Orientación sobre
  • Cómo realizar una tutela
  • Elaboración de minutas antes de que sea firmada
  • En general de todo los procesos jurídicos que
    ameriten la asesoría de un especialista

Estado de trámites
Novedades
Tarifas
Como te decía la información de normatividad,
tener actualizada a la gente, que tal o cual
trámite tiene una base normativa diferente,
poderla conocer por parte del usuario, y decir,
ah bueno, es que yo me basaba en el decreto X,
pero hoy este decreto agrego tal cosa entonces
información para tener al tanto a la gente, que
se debe hacer, es una gran ventaja
50
51
PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO - Expectativas
Los comentarios con relación al Portal Notarial
Colombiano no apuntan en una sola dirección. Hay
sugerencias de quienes lo consultan
permanentemente y consideran que es muy completo
porque contiene información básica y de aquellos
que no lo consultan frecuentemente
Qué debe hacer en el futuro?
Qué debe mantener ?
Qué debe dejar de hacer?
Aisladamente se comenta
Otras sugerencias
  • Particularmente se menciona que no se ha recibido
    orientación para alimentar la información en la
    página.
  • Incluso otra notaría sugiere que la
    Superintendencia publique directamente las
    actualizaciones y la información, de manera que
    las notarías no tengan que alimentar esa
    información
  • Que se publiquen edictos de matrimonios ,
    sucesiones, avisos de remates
  • Instalar un chat para realizar consultas

Mantener para el ciudadano la opción de quejas y
reclamos
Filtrar más la información para que no se
sature de datos, dado que para un par de
notarios se quiere mostrar tantas cosas y datos
que no llega a ser tan amigable visualmente
Que no se llene tanto la veo como llena y de
pronto le empiezan a poner cosas que no vienen al
caso Lo de quejas y reclamos es un buen
sistema, aunque de verdad deben mejorarlo pues
uno puede escribir y no pasar nada, pero es
importante mantener eso
52
12. Conoce el Portal Notarial Colombiano
http//www.notariadocolombiano.com.co/portal/?
Si
No
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
53
13. Ha visitado el Portal Notarial Colombiano
http//www.notariadocolombiano.com.co/portal/?
Si
No
Base Encuestados que conocen el Portal Notarial Colombiano 272 187 85
Base Expandida 627 405 222
54
16. Qué tipo de información ha consultado en el
Portal?
Total Subsidiada No subsidiada
Normatividad (estatuto notarial y normas a nivel nacional)
Directorio de Notarias
Servicios (notariales en línea, tramites notariales, consultas)
Información acerca del Portal Notarial Colombiano
Calendario de eventos
Preguntas Frecuentes
Noticias (internacionales, económicas y políticas)
Circulares
Perfiles de notarios
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
55
15. Por qué razones usted no ha consultado el
Portal Notarial Colombiano?
Total Subsidiada No subsidiada
Falta de tiempo
Falta de interés
Dificultades para ingresar
Me siento muy lejano a la tecnología
No he tenido la necesidad de hacerlo
Falta de conocimiento sobre su existencia
Base Encuestados que no han visitado el Portal Notarial Colombiano 32 19 13
Base Expandida 75 41 34
56
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
La disponibilidad de la información de las notarias
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
57
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
El volumen de información
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
58
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
La veracidad de la información del portal
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
59
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
El nivel de actualización de información
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
60
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
La utilidad de los contenidos
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
61
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
La facilidad de navegación
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
62
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
El diseño (Tamaño, letra, colores, organización)
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
63
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
El funcionamiento de los Enlaces a otras notarias
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
64
14. Cómo califica el Portal Notarial Colombiano,
http//www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
Lenguaje
5 Excelente
4 Muy Buena
3 Buena
2 Regular
1 Mala
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
65
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es
completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3
es ni de acuerdo ni en desacuerdo 4 es De acuerdo
y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame
para cada una de las siguientes afirmaciones
según su grado de acuerdo o desacuerdo.
Es una herramienta valiosa para los notarios
5 Totalmente de acuerdo
4 De acuerdo
3 Ni de acuerdo ni en desacuerdo
2 En desacuerdo
1 Totalmente en desacuerdo
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
66
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es
completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3
es ni de acuerdo ni en desacuerdo 4 es De acuerdo
y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame
para cada una de las siguientes afirmaciones
según su grado de acuerdo o desacuerdo.
Es una herramienta valiosa para los ciudadanos y empresas porque agrega la información de las notarías de todo el país
5 Totalmente de acuerdo
4 De acuerdo
3 Ni de acuerdo ni en desacuerdo
2 En desacuerdo
1 Totalmente en desacuerdo
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
67
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es
completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3
es ni de acuerdo ni en desacuerdo 4 es De acuerdo
y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame
para cada una de las siguientes afirmaciones
según su grado de acuerdo o desacuerdo.
Es un espacio que genera comunidad al interior de los notarios
5 Totalmente de acuerdo
4 De acuerdo
3 Ni de acuerdo ni en desacuerdo
2 En desacuerdo
1 Totalmente en desacuerdo
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
68
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es
completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3
es ni de acuerdo ni en desacuerdo 4 es De acuerdo
y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame
para cada una de las siguientes afirmaciones
según su grado de acuerdo o desacuerdo.
Es una herramienta que impacta la calidad de vida de los ciudadanos
5 Totalmente de acuerdo
4 De acuerdo
3 Ni de acuerdo ni en desacuerdo
2 En desacuerdo
1 Totalmente en desacuerdo
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
69
18. Usted que le agregaría o mejoraría al
Portal Notarial Colombiano?
Total Subsidiada No subsidiada
Mantener actualizada la información
Facilidad de uso / amigable
Publicar información de temas puntuales
Un portal más interactivo
Darle mayor difusión / darlo a conocer
Ofrecer capacitación a los notarios
Un Chat directo para consultar información que no figure en el portal
Mayor cobertura / vincule todas las notarías
Poder acceder a través de tecnología móvil
Mejorar el diseño / presentación
Otro
Nada
No sabe
Base Encuestados que han visitado el Portal Notarial Colombiano 240 168 72
Base Expandida 552 364 188
70
Comentarios
  • En un porcentaje cercano al 70 el portal es
    conocido. Este porcentaje es más alto entre las
    notarias subsidiadas que entre las no subsidiadas
    (78 y 63 respectivamente). Entre quienes lo
    conocen lo ha visitado el 88.
  • Entre quienes han visitado el Portal Notarial
    Colombiano se observa que el promedio más alto en
    la calificación lo obtiene La veracidad de la
    información (3.7) y el más bajo La facilidad de
    navegación (3.1), resultados que revelan la
    necesidad de hacer ajustes en todos los atributos
    evaluados. Las calificaciones obtenidas en
    promedio son en su orden
  • La veracidad de la información del portal 3.7
  • La utilidad de los contenidos 3.5
  • El diseño 3.5
  • Lenguaje 3.4
  • El nivel de actualización de información 3.3
  • El funcionamiento de los enlaces a otras notarias
    3.2
  • La facilidad de navegación 3.1
  • La información que más se consulta en el Portal
    es en su orden Normatividad - Estatuto notarial
    y normas a nivel nacional (48), Directorio de
    Notarias (34), Servicios notariales en línea,
    tramites notariales, consultas (32) e
    Información acerca del Portal Notarial Colombiano
    (29).

71
Comentarios
  • A nivel de top two boxes (sumatoria de los rangos
    de respuesta totalmente de acuerdo y de acuerdo)
    se observa que El Portal Notarial Colombiano
    genera importantes niveles de acuerdo en cuatro
    temas claves de su misión
  • Es una herramienta valiosa para los notarios
    (96)
  • Es una herramienta valiosa para los ciudadanos y
    empresas porque agrega la información de las
    notarías de todo el país (96)
  • Es un espacio que genera comunidad al interior de
    los notarios (89)
  • Es una herramienta que impacta la calidad de vida
    de los ciudadanos (86)
  • El anterior hallazgo significa que los atributos
    de la herramienta relacionados con su utilidad
    para mejorar la relación de los notarios con sus
    pares y con los ciudadanos e impactar la calidad
    de vida de los usuarios de las notarias, tienen
    una evaluación muy favorable. Sin embargo con
    relación a las características de la herramienta,
    los notarios sí perciben áreas de mejora en
    aspectos como la facilidad de navegación, el
    funcionamiento de los enlaces con otras notarías,
    el volumen y disponibilidad y nivel de
    actualización de la información, la utilidad de
    los contenidos y el diseño de la página. Si éstos
    temas se optimizan tendrán probablemente un
    impacto muy positivo sobre el nivel de uso y
    apropiación de la herramienta entre los notarios.
  • El 45 de los consultados no dio sugerencias para
    agregar o mejorar el Portal. Aquellas con las
    menciones más altas son mantener actualizada la
    información (14) y facilitar de uso, que sea
    amigable (11).

72
Ventanilla única de tramites notariales (VUT)
73
Ventanilla Única de Trámites Notariales
Ventanilla Única de Trámites Notariales
Para los notarios en general, esta propuesta no
tiene desventajas pues lo que pretende es
disminuir la tramitología
UNA GRAN VENTAJA DE ESTA PROPUESTA SE RELACIONA
CON LA POSIBILIDAD DE ARTICULAR LA GESTIÓN DE
VARIAS ENTIDADES
hoy en día el Estado tiene que estar en línea
con todo para saber qué está pasando nosotros
estamos en línea con la Alcaldía de Cali, para
darnos cuenta cuando hay un pago de un predial,
si el paz y salvo es o no verdadero, eso es
importante y con la Registraduría tenemos línea
pero aquí a nivel del Valle, pero se está
implementando una línea a nivel nacional, tú por
ejemplo vives en Riohacha y vienes a Cali y
necesitas un registro civil, yo te lo puedo
expedir desde aquí, entonces no tienes que ir a
Riohacha, eso se está implementando, entonces qué
pasa, con el tiempo todas las entidades van a
estar en línea
74
Servicios equiparables
Con los trámites de los inmuebles y los
registros civiles se está garantizando seguridad
jurídica, porque tiene que ver con que la
situación del inmueble que se dice, sea verdad,
si por ejemplo alguien dice que el inmueble no
está hipotecado, que no esté hipotecado, entonces
cómo se comprueba en línea, en tiempo real se
consulta con el número de matrícula inmobiliaria
y se verifica directamente desde la misma
Notaría
75
19. Conoce o ha oído mencionar la Ventanilla
Única de Tramites Notariales (VUT)?
Si
No
No Responde
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
76
20. La Ventanilla Única de Trámites Notariales,
es una iniciativa del ministerio de las TIC y el
programa Gobierno en Línea, que busca se ofrezcan
servicios notariales en línea. Qué impacto
tendría la puesta en marcha de La Ventanilla
Única de Trámites Notariales en la gestión de su
notaria?
Total Subsidiada No subsidiada
Agilizaría los trámites notariales
El servicio al usuario sería más eficiente
El acceso a los servicios notariales sería mas fácil
Ahorraría tiempo a los usuarios
Ahorraría costos a los usuarios
Mejoraría la cobertura del servicio notarial
Aumentaría la confianza / seguridad de los usuarios
Incentivaría el uso de las TIC
Contribuiría a la transparencia
Aumentaría los costos para las notarías
Otro
Ninguno
No sabe
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
77
21. De los tramites que ofrece la notaria
Cuáles serian los tres que usted considera se
deberían ofrecerse en línea a través de la
Ventanilla Única de Trámites Notariales?
Total Subsidiada No subsidiada
Nacimientos
Compraventa
Escrituras (pagos, certificados, solicitudes)
Corrección en el registro civil
Certificados (tradición y libertad, supervivencia)
Cancelación de Hipoteca
Matrimonios
Autorización permanente para salida del país de un menor de edad
Hipoteca
Cambio de nombre
Actualización de nomenclatura
Defunciones
Declaraciones Extra Juicio
Autenticaciones
Reconocimiento de hijos
Afectación a vivienda familiar
Inventario solemne de bienes
Cancelación a la afectación de vivienda familiar
Reglamento de propiedad horizontal
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
Continúa
78
21. De los tramites que ofrece la notaria
Cuales serian los tres que usted considera se
deberían ofrecerse en línea a través de la
Ventanilla Única de Trámites Notariales?
Total Subsidiada No subsidiada
Poder general
Divorcios
Disolución y liquidación de la sociedad conyugal
Constitución de patrimonio de familia
Transformación de sociedad comercial
Pagos (impuestos, ...)
Cancelación patrimonio de familia
Reforma de Estatutos
Solicitud paz y salvos
Testamento
Constitución de Sociedad
Liquidación de sociedad comercial
Reforma al reglamento de propiedad horizontal
Disolución de sociedad comercial
Remates
Cesión de cuotas
Sucesiones
Otro
No sabe
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
79
Comentarios
  • La Ventanilla Única la conoce a nivel total el
    74 de los notarios consultados. Se observa, que
    el porcentaje de conocimiento es más elevado
    entre las notarias subsidiadas que entre las no
    subsidiadas (78 y 67 respectivamente).
  • Con relación al impacto que tendría la puesta en
    marcha de La Ventanilla Única de Trámites
    Notariales en la gestión de su notaria todas las
    respuestas se relacionan principalmente con dos
    temas claves en la prestación de los servicios
    notariales agilidad y eficiencia en los
    trámites.
  • Entre los trámites que los notarios consideran se
    deberían ofrecer en línea a través de la
    Ventanilla Única de Trámites Notariales cuatro
    tienen los porcentajes más altos nacimientos
    (33), compraventas (20), escrituras (20) y
    corrección en el registro civil (20). Sin
    embargo, visto por segmentos, se observan
    diferencias importantes. Nacimientos en las
    notarias subsidiadas obtiene 26 y en las no
    subsidiadas 42. Compraventa en las notarias
    subsidiadas obtiene 28 y en las no subsidiadas
    10. Escrituras en las notarias subsidiadas
    obtiene 8 y en las no subsidiadas 39.
    Corrección en el registro civil en las notarias
    subsidiadas obtiene 28 y en las no subsidiadas
    8.

80
Limitaciones y restricciones de la Iniciativa
Notarías en Línea
81
Tecnologías de la Información y los dispositivos
Móviles
82
Aspectos Favorables
Firma Digital Aspectos Positivos
Notario
FIRMA DIGITAL O IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA
Facilitaría notablemente los trámites cuando los
interesados se encuentran en otra ciudad o país
Evita fraudes
Facilitará y modernizará el trámite de registro
de nacimiento defunción , para matrimonio
La firma digital es un avance, eso trabajan pues
obviamente con una gran seguridad, personas que
con unos hologramas, etc., logran establecer ese
tipo de firma y el Notario con unos códigos acá
también de seguridad la puede confirmar, la firma
digital para mí es buena
83
Aspectos menos Favorables
Aspectos menos favorables
Los notarios perciben que los beneficios de la
iniciativa no son tan visibles y manifiestan
sentirse insatisfechos por expectativas no
cumplidas de proyectos adelantados en el pasado
La identificación biométrica o huella digital,
yo la tengo implantada aquí pero no la tengo en
comunicación con la Registraduría Nacional ,
entonces esa es una cuestión que sirve
internamente, pero si yo tengo la comunicación
en línea, esa sí es una gran ventaja porque yo sé
que ese señor sí es
Por lo que hemos leído y hemos oído, eso no
pasa de ser un cántico a la bandera, eso no tiene
ninguna utilidad práctica, yo tengo, yo compré
la clave de certi-cámara y todas esas cosas, no
ha venido la primera persona a decirme nada ,
llevo dos años con esa vaina Aquí hay una
figura que se llama la firma digital que existe
hace más de 10 años en el país, una norma, una
ley, pero es difícil implementarla porque es que
una de las características del servicio notarial
es la identificación del cliente

84
Teléfonos Móviles
Aunque lo ven viable, algunos opinan que no se
podrían realizar con procesos complejos, su
funcionalidad apuntaría más a temas de consulta y
requerimientos . Sin embargo, en general
afirman que el beneficio es notable en la medida
que hace asequible el servicio al usuario en todo
momento y lugar, permitiendo mayores beneficios.
Yo no estoy de acuerdo, porque esos trámites de
celulares son más que todo para operaciones
bancarias, el quitar y poner, pero es que para un
negocio jurídico eso no funciona, el negocio
jurídico requiere por ejemplo presentación de la
persona, verificación, necesitamos consenso,
acuerdo y esa vaina por celular, eso no
información si puedes conseguir, tú coges tu
BlackBerry te metes a Internet e igual entraste a
la página y sacas información, solamente
información, pero no para trámites.
85
22. En términos generales Que ventajas percibe
de la Iniciativa Notarias en Línea?
Ventajas
Total Subsidiada No subsidiada
Mejoraría los tiempos de atención (rapidez y agilidad)
Permitiría ofrecer un mejor servicio a los usuarios
Ahorraría tiempo a los usuarios
Proporcionaría comodidad a los usuarios para solicitar servicios / hacer trámites
Aumentaría la confianza y seguridad de los usuarios / disminuiría el fraude
La información estaría disponible todo el tiempo
La información estaría unificada
Ahorraría costos a los usuarios / economía
Mejoraría la comunicación con los ciudadanos
Ahorraría tiempo a los funcionarios de la notarìa1
Ninguna
No responde
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
86
22. En términos generales Que desventajas
percibe de La Iniciativa Notarias en Línea?
Desventajas
Total Subsidiada No subsidiada
Inseguridad para el manejo de documentos e información
Implicaría tener una infraestructura de TIC robusta a las notarías
Trato impersonal / se pierde relacionamiento con los usuarios
Ocasionaría problemas en el servicio cuando se caiga el sistema
Falta de transparencia / legalidad
Implicaría capacitar al personal de la notaría
Costos de inversión muy altos para las notarias
Generaría desempleo / disminuiría el número de notarías
Otro
Ninguna
No responde
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
87
23. Que aspectos o servicios le agregaría a la
Iniciativa Notarias en Línea?
Total Subsidiada No subsidiada
Publicaría información de procesos notariales (pasos, requisitos, documentos)
Aumentaría la cobertura / vincular a todos los municipios
Posibilitaría enlace con otras entidades del Estado
Mejoraría la plataforma / tecnología de punta
Limitaría el acceso indiscriminado al archivo notarial / seguridad
Le daría mayor difusión
Pondría a disposición un directorio de notarias
Posibilitaría a los usuarios de interactuar con los notarios
Dispondría de una biblioteca jurídica con motor de búsqueda
Daria opción de trabajar con huella digital
Otro
Ninguno
No responde
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
88
Comentarios
  • El 46 de los notarios manifiesta que la
    principal ventaja que se percibe de la iniciativa
    Notarías en Línea es el impacto en los tiempos de
    atención que redundaría en rapidez y agilidad en
    la atención al usuario.
  • El 52 de los notarios consultados no percibe
    desventajas de la iniciativa. Sin embargo el 16
    señala el tema de la inseguridad para el manejo
    de documentos y el 12 que implicaría disponer de
    infraestructura tecnológica robusta en las
    notarias para alinearse con los principales
    objetivos de la iniciativa.
  • El 61 de los encuestados responde que no le
    agregaría servicios a la iniciativa Notarías en
    Línea. Y el 87 no le quitaría servicios.

89
Firma Digital
90
24. Tiene usted firma digital?
Si
No
Base Total Encuestados 375 240 135
Base Expandida 872 520 352
91
25. Utiliza frecuentemente su firma digital?
Muy frecuente
Poco frecuente
Casi nunca
Nunca
Base Encuestados que tienen usted firma digital 236 145 91
Base Expandida 551 314 237
92
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