Een subsidiedossier opstellen - PowerPoint PPT Presentation

Loading...

PPT – Een subsidiedossier opstellen PowerPoint presentation | free to download - id: 6b2da9-ZDE0Y



Loading


The Adobe Flash plugin is needed to view this content

Get the plugin now

View by Category
About This Presentation
Title:

Een subsidiedossier opstellen

Description:

Title: Een projectdossier schrijven Author: Ellen Vandenplas Last modified by: Corporate Edition Created Date: 10/19/2008 3:17:17 PM Document presentation format – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:14
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 49
Provided by: EllenVan1
Learn more at: http://www.erfgoedcelviersprong.be
Category:

less

Write a Comment
User Comments (0)
Transcript and Presenter's Notes

Title: Een subsidiedossier opstellen


1
Een subsidiedossier opstellen
  • Van een wild idee naar een concrete invulling

Ellen Vandenplas Ellen_vdp_at_yahoo.com
2
Inhoud
  • 1. Een subsidiedossier opstellen? (dag 1)
  • 2. Hoe begin ik eraan? (dag 1)
  • Idee
  • Projectoproep
  • 3. Wat moet er zeker in staan? (dag 1)
  • Projectdefinitie
  • Projectinvulling
  • 4. Planning en Fasering (dag 2)
  • 5. Hoe stel ik een begroting op? (dag 2)
  • 6. Persoonlijk actieplan? (dag 2)

3
I. Een subsidiedossier opstellen
4
Een goed subsidiedossier opstellen
  • Waarom? Om een project geheel of gedeeltelijk
    gesubsidieerd te krijgen
  • Iets nieuws/ bestaands verbeteren
  • Antwoord op knelpunt
  • Tijdelijk
  • Bij wie? subsidiegever vaak naar aanleiding van
    een projectoproep

5
  • Heb je echt extra geld/mankracht nodig?
  • Zijn er geen andere efficiëntere manieren om aan
    geld/mankracht te komen?
  • (kosten-baten analyse)

6
Maar wat is een goed subsidiedossier?
  • Criteria voor een goed subsidiedossier

7
II. Er aan beginnen!
8
Op tijd! Niet alleen!
Je gaat op zoek naar een projectoproep
Je bedenkt een idee dat daarin past
Je hebt een vaag idee en door een projectoproep
krijgt dat idee vorm
OF
Er is een projectoproep
Je hebt een keigoed idee
Er staat iets in uw beleidsplan dat aansluit
bij de projectoproep
9
Voorbeeld
  • Wij hebben een idee om de jongeren van onze
    academie portretten te laten maken van bejaarden.
    Nu de overheid een projectoproep doet in het
    kader van diversiteit kunnen wij dit project vorm
    geven
  • Om te beantwoorden aan de projectoproep voor de
    integratie van allochtonen doen wij een
    brainstorm naar creatieve ideeën

10
Voorbeeld
  • In het kader van diversiteit zijn er meerdere
    projectoproepen met het oog op integratie van
    allochtonen. Als wij het idee van de portretten
    toepassen op allochtone bejaarden, past het
    perfect in de oproep
  • Wij hebben in ons beleidsplan een doelstelling
    rond aandacht voor jonge alleenstaande vrouwen
    met kinderen en willen daarom intekenen op een
    project rond participatie aan het
    sociaal-cultureel leven

11
2.1. Soorten projectoproepen
  • Schaalniveau (provinciaal, vlaams, federaal,
    europees, sectoraal,enz.)
  • Mate van specificiteit (gericht op een doelgroep,
    thema, bepaald resultaat,enz.)
  • Duurtijd (enkele maanden tot enkele jaren)
  • Manier van subsidiëren (, vast bedrag, afh. van
    project)

12
2.2. Een overzicht
  • Vlaams overheid
  • Vbn vlaamse rand, managers van diversiteit,
    enz.
  • Provincie Oost-Vlaanderen
  • Erfgoedprojecten, Culturele projecten, andere
    (cultuur en vrije tijd)
  • Erfgoedcel
  • Andere
  • Vbn Koning Boudewijnstichting, gemeente,
    cultuurraden, Nationale Loterij, Proximus
    Foundation, Cera Maatschappelijke Projecten, enz.

13
2.3. Lezen en beoordelen projectoproepen
  • Win-win-situatie mogelijk? Wij logica?
  • Voorwaarden
  • Formele voorwaarden
  • Inhoudelijke voorwaarden
  • Bindende voorwaarden
  • Voorrangsvoorwaarden

14
Voorbeeld
  • Formele criteria type organisatie, uiterlijke
    datum voor de aanvraag, vereiste bewijsstukken,
  • Inhoudelijke criteria integratie van, verhogen
    van , samenwerking tussen,
  • Projecten rond integratie van krijgen voorrang.
    De kans op toewijzing is groter als hieraan
    voldaan wordt
  • Projecten rond jonge gezinnen kunnen aan meer
    voorrangscriteria voldoen

15
III. Wat er zeker moet in staan
  • 1. Projectdefinitie
  • Wat is het eindresultaat en waarom
  • is dat nodig?
  • 2. Projectinvulling
  • Welke activiteiten moeten er
  • gebeuren om het eindresultaat te
  • bereiken?

3. Subsidiedossier
16
3.1. Projectdefinitie
  • Nodenanalyse wat is het probleem en waarom is
    dat een probleem?
  • Niet Wij denken dat jongeren in onze buurt een
    skatepark willen want ze skaten nu voortdurend op
    de openbare weg
  • Wel Jongeren in onze buurt skaten vaak op de
    openbare weg. Uit een bevraging blijkt dat
    bestaande skateparken te ver uit de buurt liggen
    en dat ze gretig gebruik willen maken van een
    skatepark in de buurt.

17
3 analyses
  • Probleemanalyse Wat is voor wie een probleem en
    waarom?
  • Situatieanalyse Wat zijn de feiten?
  • Positieanalyse Wie kan welke rol spelen bij de
    oplossing?
  • ? Nodenanalyse maakt of kraakt een project

18
Voorbeeld
  • Een jeugdorganisatie die dans promoot, wilde in
    het kader van interculturaliteit allochtonen
    aantrekken voor hun werking
  • Zij nodigden (alleen) allochtone jongeren uit
    voor een workshop met een (bekende) Marokkaanse
    rapperEr was geen interesse van de doelgroep
  • Een eenvoudige bevraging leerde hen dat -
    vooral meisjes interesse hebben voor dans en de
    meeste rappers jongens zijn- door de nadruk te
    leggen op de Marokkaanse lesgever Turkse
    jongeren geen interesse hadden- door de oproep
    alleen te richten aan allochtonen zij zich
    gestigmatiseerd voelden

19
  • Hoofddoelstelling wat wil je bereiken?
  • Antwoord op vastgestelde nood
  • Evenwicht eigen dsn dsn subisidiegever
    noden doelgroep
  • Tips bij het formuleren
  • Max 4 regels
  • Omkering ongewenste situatie
  • SMART is ok maar minder SMART dan concrete dsn
  • Duidelijke werkwoorden
  • ?Is er draagvlak binnen uw organisatie voor
    deze hoofddoelstelling?
  • ? Realistisch?

20
Voorbeeld
  • Tegen het einde van het seizoen 2008- 2009
    hebben we een stijging van 15 van onze
    vormingsuren
  • De leerkrachten LO van de scholen in onze
    gemeente zijn bewuster omtrent het belang van
    sporten in de vrije tijd

21
  • Concrete doelstellingen wat moet er gerealiseerd
    zijn aan het einde van het project?
  • Gebruik een zelfstandig naamwoord of een voltooid
    deelwoord dat de richting van verandering
    aangeeft
  • Vermeld de situatie die moet veranderen
  • Vermeld de doelgroep
  • Vermeld de mate van verandering ( meetnorm)
  • Vermeld een tijdschema

22
Stijging van het aantal vormingsuren met 15
tegen 2009
2006 2 2007 4 2008 5 2009 4
Prov. Apen ICT ( 3) Prov. OVL NL (
2) Prov. WVL Talen ( 4) Brussel ICT ( 1)
Nieuwe PR-kanalen Samenwerking Nieuwe
themas Nieuw prijzenbeleid
Meerdere activiteiten
23
Hoofddoelstelling
De tussenstappen
Meerdere concrete doelstellingen
Wat gaan we inzetten om deze tussenstap te
bereiken?
(Nog) meerdere acties
24
  • Indicatoren wat zijn de kwaliteitseisen aan het
    resultaat? Hoe SMARTER je dsn, hoe eenvoudiger
    het is om een indicator te vinden.
  • Resultaatsindicatoren (eindresultaten)
  • Projectindicatoren (tussentijdse resultaten)

25
Voorbeeld
  • Absolute grootheden
  • aantal bezoekers website, aantal deelnemers,
    aantal publicaties, aantal telefonische
    vragen,...
  • Relatieve grootheden
  • allochtone deelnemers, lesgevers
  • Trend
  • stijging van de uitleningen uit de bibliotheek,
    groei van het bezoekersaantal website
  • Kwalitatieve indicatoren
  • Resultaat van tevredentheidsenquêtes, bevragingen

26
3.2. Projectinvulling
  • Wat?
  • Hoe?
  • Waarom?
  • Waar?
  • Wanneer?
  • Door wie?
  • Voor wie?

27
Wat en waarom?
  • Wat ga je effectief doen?
  • Hoofdlijnen, sleutelactiviteiten,..
  • Gaat het om iets nieuws?
  • Waarom wil je het doen?
  • Motivatie en interesse, ook bij de collegas /
    doelgroep

28
Waar en wanneer?
  • Waar ga je het doen?Sociale context van het
    projectSituatie van de deelnemers
  • Wanneer ga je het doen?
  • Periode lang, middellang, kort?
  • Beschikbaarheid van de doelgroep?

29
Wie en hoe?
  • WIE is erbij betrokken?
  • Voor wie? (Nieuwe) doelgroep
  • Met wie? Met partners, met doelgroep,
  • Hoe ga je het doen?organisatie en
    participatieprocestechnieken en
    instrumenteninbreng ervaring, theorieën,

30
? Communicatieplan
  • Communicatiedoelgroep wie wil je bereiken?
  • Communicatiedoelstelling wat wil je bereiken?
  • Communicatieboodschap wat wil je hen vertellen?
  • Communicatiemiddel hoe ga je dat doen?
  • Timing en Frequentie

31
3.3. Subsidiedossier
  • Invullen van aanvraagformulier
  • Zelfstandig opmaken

32
IV. Fasering en Planning
33
Stap 1 Traject opsplitsen in stappen
  • Fasering
  • Fase een groep bij elkaar horende activiteiten
  • Na elke fase, tussentijds resultaat
    (rapportering!)
  • Fasering opéénvolging fasen waarmee het
    eindresultaat bereikt kan worden
  • Tip niet te veel fasen, niet te weinig
  • ? Projectindicatoren geven aan aan welke
    kwaliteitseisen de tussentijdse resultaten moeten
    voldoen om het eindresultaat te kunnen bereiken

34
Voorbeeld
  • Knelpunt website is niet klantvriendelijk
  • Resultaat klantvriendelijke website
  • Fasen
  • Fase 1 Verwachtingen van interne externe
    klanten in verband met website bevragen
  • Fase 2 Nieuwe klantvriendelijke website
  • Fase 3 Opleiding medewerkers
  • Fase 4 Evaluatie klantvriendelijkheid

35
Stap 2 Beschrijving van activiteiten per fase
  • Per fase beschrijven wat er gedaan moet worden,
    welke activiteiten verricht moeten worden
  • Dit kan ook gebeuren tijdens projectuitvoering
  • Hulpmiddel WBS ( Work Breakdown Structure)
    opdeling in fasen (stap 1) activiteiten in
    onderlinge afhankelijkheid per fase

36
Voorbeeld
37
Voorbeeld
  • Fase 1 Verwachtingen van interne externe
    klanten in verband met website
  • Activiteiten
  • Samenstellen steekproef interne klanten externe
    klanten ? bestaat uit deelactiviteiten
  • Vragenlijst opstellen ? bestaat uit
    deelactiviteiten
  • Bevraging organiseren ? bestaat uit
    deelactiviteiten
  • Rapport opstellen met verwachtingen ten aanzien
    van website ? bestaat uit deelactiviteiten

38
Stap 3 Toewijzen van verantwoordelijkheden
  • Activiteiten uit stap 2 toewijzen aan personen (
    doorlooptijden)
  • Actieplan
  • Belangrijk
  • Persoon wordt aangesproken op verantwoordelijkheid
  • Persoon bepaalt doorlooptijd
  • Persoon bepaalt benodigde materialen
  • Geeft onderlinge afhankelijkheden aan

39
Voorbeeld
  • .

Actie Wie (uitvoering/verantwoordelijkheid Start Eind
40
Stap 4 Plannen
  • Fasen in tijd brengen activiteiten
    verantwoordelijkheid toewijzen gt
    Ghantt-diagramm/balkenschema
  • Tips
  • Met heel het projectteam
  • Marges incalculeren
  • Werkwijze Post-its met activiteiten (eventueel
    ander kleurtje per persoon) onderbrengen onder de
    fases met tijdsbesteding
  • Marges incalculeren!!!

41
V. Begroting opstellen
  • Uitgaven en Inkomsten in evenwicht
  • Uitgaven
  • Personeelskosten (forfait of werkelijk loonkost)
  • Werkingskosten (vergaderingen, vervoerskosten,
    documentatie, overheadkosten, externe expertise,
    informatie en communicatie, activiteiten, extra
    kosten, onvoorziene kosten, enz.)
  • ? Ga te raden bij vorige projecten, collegas,
    subsidiegever!

42
  • Inkomsten eigen middelen, subsidies, sponsoring,
    andere bronnen van inkomsten, enz. Vaak een
    eigen inbreng!
  • Uitgaven en inkomsten zo realistisch mogelijk
    invullen!

43
Enkele tips bij het opstellen van een begroting
  • Zorg voor een visualisering gelinkt aan de inhoud
    van je projectdossier
  • De waarheid staat in de begroting
  • Vraag zoveel mogelijk offertes op
  • Detailleren is goed maar overdrijf niet
  • BTW?
  • Maak drie scenarios

44
VI. Vragen
45
VII. Persoonlijk actieplan
46
Hoe beslist een subsidiegever?
  • Beslissing
  • Vaak een jury
  • Op basis van voorwaarden
  • Op basis van beleidsdoelstellingen
  • Beïnvloeden
  • Neem contact op met subsidiegever (projectdef)
  • Verwijs naar doelstellingen van subsidiegever
  • Een duidelijk verwoord en eenvoudig project
  • Positief, negatief of opmerkingen? (Goed? Fout?)

47
Succes- en faalfactoren?
  • Begin tijdig, laat nalezen en herwerk zonodig
  • Logische opbouw (van algemeen naar concreet)
  • Duidelijke structuur (lay-out, titels, synthese
    (!)
  • Geen naslagwerk of vakjargon, wel duidelijke,
    boodschap met een goede argumentatie (eventueel
    in bijlage extra info). Bondig?
  • Realistisch in omvang, tijd en geld een te
    ambitieus project valt ook door de mand!
  • Eigenschappen titel project spreekt aan, dekt de
    lading (vb ontdek je plekje, weet wat je eet,
    enz.)

48
Projectwerking Structurele werking
  • Gevoelig topic (ook bij subsidiegever)
  • Gevaar dubbele subsidiëring
  • Maar toch
  • ? Project kenmerk iets nieuws of bestaands
    verbeteren
  • Nazorg nieuw project? (vb milieukoopwijzer)
  • Nieuwe doelgroep nieuw project? (vb tuinieren
    voor allochtonen, voor jongeren, voor senioren,
    enz)
  • Nieuwe product nieuw project? (vb opleiding
    duurzame ontwikkeling)
About PowerShow.com