K? nang t? ch?c

1
K? nang t? ch?c công vi?c
2
L?i gi?i thi?u
3
I/ KHÁI NI?M

• N?u ph?i làm m?t chi?c xe máy, b?n có hình dung
  vi?c b?n ph?i làm nhu th? nào?
• Ho?ch d?nh là xác d?nh chi?c máy có hình dáng nhu
  th? nào, uu di?m, cách v?n hành
• T? ch?c là quá trình mua NVL, l?p ráp, s?p x?p
  máy móc.
• Lãnh d?o là vi?c hu?ng d?n t?p xe, cách thao tác
  xe, v?n hành xe..
• Ki?m tra là d?m b?o vi?c b?o trì, h?ng hóc c?a
  xe.

4
1. Khái ni?m

• Theo nghia r?ng t? ch?c là quá trình xác d?nh
  nh?ng công vi?c c?n ph?i làm và phân công cho các
  don v? cá nhân d?m nh?n các công vi?c dó, t?o ra
  m?i quan h? ngang d?c trong n?i b? DN.
• Theo nghia h?p t? ch?c là vi?c s?p x?p các công
  vi?c du?c giao.
• Trong tài li?u này, t? ch?c du?c hi?u là k?t h?p
  c? hai d?nh nghia trên, trong dó nh?n m?nh t?
  ch?c công vi?c cá nhân.

5
2. M?c dích

• Khi nghiên c?u tài li?u này, s? giúp b?n
• T? ch?c công vi?c du?c giao.
• T? ch?c m?ng lu?i công vi?c.
• S?p x?p h? so.
• S?p x?p v? trí làm vi?c.
• Xác d?nh th? t? uu tiên công vi?c.
• S?p x?p k? ho?ch công vi?c ng?n h?n

6
II/ T? CH?C CÔNG VI?C B? PH?N

• Xác d?nh ch?c nang, nhi?m v?
• Ð?nh biên nhân s?
• Xác d?nh b?n mô t? công vi?c
• S?p x?p công vi?c cho NV.

7
1. Xác d?nh ch?c nang nhi?m v?

• 1.1 Xác d?nh ch?c nang
• Nhi?u công ty nh?m l?n gi?a khái nhi?m ch?c nang
  và nhi?m v?.
• Ch?c nang có th? du?c hi?u là nh?ng nhi?m v? l?n
  nh?t c?a m?t b? ph?n.
• Ch?c nang có th? hi?u là nh?ng s?n ph?m/d?ch v?
  mà b? ph?n c?a b?n cung c?p. Khi hi?u theo khái
  ni?m khách hàng n?i b?, b? ph?n c?a b?n s? ph?i
  cung c?p các s?n ph?mcho b? ph?n ti?p theo. S?n
  ph?m..dó là gì? Ðó chính là ch?c nang c?a b?n.

8
1.2 Xác d?nh quy trình

• T? nh?ng ch?c nang dó, b?n d?t câu h?i làm th?
  nào d? th?c hi?n du?c nó.
• Ví d? b?n có ch?c nang ph?i tuy?n nhân s? cho
  công ty, v?y làm th? nào d? tuy?n d?ng b?n có
  câu tr? l?i là quy trình tuy?n d?ng là gì?
• M?i bu?c trong quy trình dó, b?n hãy d?t câu h?i
  theo phuong pháp 5W1H.

9
1.2 Xác d?nh quy trình

• PHUONG PHÁP 5W1H
• Who Ai làm vi?c dó.
• Where Làm vi?c dó ? dâu.
• When Làm vi?c dó khi nào?
• How Làm b?ng cách nào?
• Ghi chú b?n không c?n tr? l?i what (là cái gì)
  và why t?i sao?

10
1.2 Xác d?nh quy trình

• LÀM GÌ V?I HOW?
• B?n c?n chú ý k? hon v?i HOW, có th? m? r?ng ý
  nghia c?a nó là
• B?ng cách nào? V?i câu h?i này b?n xây d?ng các
  hu?ng d?n công vi?c hay hu?ng d?n v?n hành cho
  máy móc..
• Ðo lu?ng nhu th? nào? B?n hãy xây d?ng tiêu chu?n
  cho t?ng công vi?c trong quy trình.

11
2. Ð?nh biên công vi?c.

• Bây gi? b?n hãy l?p m?t list các công vi?c mà b?
  ph?n b?n ph?i th?c hi?n.
• Hãy nh? là li?t kê c? các công vi?c c?a qu?n lý,
  nhu ho?ch d?nh t? ch?c lãnh d?o ki?m tra.
• Hãy u?c lu?ng th?i gian th?c hi?n cho t?ng công
  vi?c dó trong m?t nam
• T?ng c?ng th?i gian và chia cho s? ngày làm vi?c
  trong nam. B?n s? bi?t mình c?n bao nhiêu ngu?i.

12
2. Ð?nh biên công vi?c (tt)

• Hãy nhóm các công vi?c có cùng tính ch?t vào m?t
  ch?c danh công vi?c.
• Ð?m b?o r?ng t?ng s? th?i gian phù h?p v?i t?ng
  s? th?i gian c?a m?i ch?c danh.
• Luu ý c?ng thêm 10 th?i gian cho m?i ch?c danh.
  Ði?u này giúp b?n t?o s?c ép cho nhân viên và
  di?u ch?nh s? lu?ng công vi?c co giãn sau này.

13
3. L?p các b?n mô t? công vi?c

• Bây gi? thì b?n hãy l?p b?n mô t? công vi?c cho
  t?ng ch?c danh.
• B?n mô t? công vi?c g?m các n?i dung thông tin
  v? công vi?c (mã s?, ch?c danh, b? ph?n, ngu?i
  qu?n lý tr?c ti?p), m?c tiêu yêu c?u công vi?c,
  nhi?m v?, quy?n h?n, các m?i quan h?, tiêu chu?n
  công vi?c, di?u ki?n làm vi?c.
• Lên so d? t? ch?c b? ph?n.

14
4. S?p x?p công vi?c cho NV

• Công vi?c c?a nhân viên g?m các công vi?c thu?ng
  xuyên và công vi?c không thu?ng xuyên.
• Công vi?c thu?ng xuyên là các công vi?c l?p l?i,
  dã du?c ghi nh?n trong b?n mô t? công vi?c. Công
  vi?c thu?ng xuyên ph?i có tính l?p l?i.
• Công vi?c không thu?ng xuyên do b?n giao cho nhân
  viên th?c hi?n.

15
4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt)

• Ð?i v?i công vi?c thu?ng xuyên
• Hãy d?m b?o là trong quy trình c?a b?n dã có d?y
  d? các tài li?u hu?ng d?n cho nhân viên th?c
  hi?n, bao g?m
• Cách th?c th?c hi?n (how).
• Ngu?n l?c d? th?c hi?n (5M).
• T?n su?t th?c hi?n.
• T?t hon h?t, hãy yêu c?u NV v?n ghi n?i dung công
  vi?c thu?ng xuyên vào k? ho?ch làm vi?c tu?n c?a
  h?.

16
4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt)

• Công vi?c không thu?ng xuyên
• Hãy th? hi?n n?i dung giao vi?c cho nhân viên
  b?ng s? giao vi?c.
• Giái thích cho nhân viên v? lý do th?c hi?n công
  vi?c (why).
• Gi?i thích các yêu c?u, m?c tiêu, th?i h?n (when)
  c?a công ty.
• Gi?i thích phuong pháp th?c hi?n (how).

17
4. S?p x?p công vi?c cho NV (tt)

• Khi phát sinh công vi?c thu?ng xuyên, b?n hãy luu
  ý
• Xác d?nh công vi?c dó có l?p l?i trong tuong lai
  hay không?
• Tru?ng h?p nó l?p l?i, hãy thi?t l?p m?t s? tài
  li?u d? hu?ng d?n cho NV khi nó xu?t hi?n trong
  tuong lai.
• Nhu v?y, b?n dã chuy?n công vi?c không thu?ng
  xuyên thành công vi?c thu?ng xuyên.

18
Tài li?u thao kh?o

• K? nang qu?n lý theo quá trình.
• K? nang giao vi?c u? quy?n

19
III/ T? CH?C CÔNG VI?C CÁ NHÂN

1. S?p x?p công vi?c theo th? t? uu tiên
2. S?p x?p h? so
3. S?p x?p noi làm vi?c
4. Qu?n lý thông tin
5. L?p k? ho?ch công vi?c

20
1.S?p x?p công vi?c theo th? t? uu tiên

• 1.1 Phân lo?i công vi?c
• Theo m?c d? quan tr?ng "Vi?c l?n" là nh?ng vi?c
  quan tr?ng (liên quan t?i m?t s? ti?n l?n ho?c s?
  an nguy c?a doanh nghi?p) còn "vi?c nh?" thì
  ngu?c l?i.
• Theo m?c d? kh?n c?p vi?c kh?n c?p và vi?c không
  kh?n c?p.
• Theo tân su?t Vi?c thu?ng xuyên và vi?c không
  thu?ng xuyên (s? v?).

21
1.1 Phân lo?i công vi?c (tt)

• V?i công vi?c có tính ch?t thu?ng xuyên. Là các
  công vi?c l?p l?i theo m?t chu k? nh?t d?nh. B?n
  c?n luu ý l?i
• T?n su?t th?c hi?n?
• Ngu?i th?c hi?n?
• Ðua vào quy trình hay b?n mô t? công vi?c?
• Ð?t xu?t ho?c không ?n d?nh. C?n ph?i xem xét xem
  có th? chuy?n v? công vi?c thu?ng xuyên hay
  không? Ngu?i làm vi?c không hi?u qu? khi kh?i
  lu?ng công vi?c s? v? chi?m trên 50 .

22
1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên

• Quan tr?ng và kh?n c?p. Ð?i v?i công vi?c này,
  b?n ph?i th?c hi?n ngay.
• Ví d? N?u không thanh toán cho khách hàng ngay
  trong tu?n này s? b? c?t h?p d?ng mua v?t li?u
  cho công trình s?p thi công. N?u không quy?t d?nh
  giá nhanh trong sáng nay s? b? d?i th? cu?p m?t
  h?p d?ng...

23
1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt)

• Quan tr?ng nhung không kh?n c?p. Ví d? Gi? gìn
  s?c kh?e, không hút thu?c nhi?u ho?c th?c quá
  khuya, gi? quan h? t?t d?p và b?n ch?c v?i khách
  hàng và nhà cung c?p, ki?n toàn l?i b? máy doanh
  nghi?p...
• Kh?n c?p nhung không quan tr?ng. Ví d? M?t khách
  hàng ti?m nang v?a m?i quen yêu c?u tr? l?i ngay
  l?p t?c m?t v?n d? c?n th?i gian chu?n b? lâu dài
  ho?c buu di?n yêu c?u dóng cu?c di?n tho?i di
  d?ng ngay n?u không mai s? c?t chi?u g?i di.

24
1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt)

• Các công vi?c này có th? t? uu tiên th? hai sau
  công vi?c quan tr?ng và kh?n c?p.
• Ð?i v?i hai lo?i công vi?c này, b?n có th? th?c
  hi?n song song.
• Vi?c th?c hi?n công vi?c nào tru?c còn tùy thu?c
  vào
• Th?i h?n gi?i quy?t v?n d?.
• Hãy tách công vi?c chính thành nhi?u công vi?c
  khác nhau, trên co s? dó, b?n có th? xác d?nh
  l?ch cho t?ng công vi?c.

25
1.2. Xác d?nh th? t? uu tiên (tt)

• Không kh?n c?p và không quan tr?ng.
• Chu?n b? công vi?c cho cu?i tu?n sau h?p phòng.
• Ði u?ng bia v?i b?n bè
• Mua m?t b? veste m?i
• Ð?i di?n tho?i di d?ng...
• Ðánh ti?c là nhi?u nhà qu?n lý l?i m?t quá nhì?u
  th?i gian vào nh?ng công vi?c không quan tr?ng.

26
1.3 Luu d? th?i gian
Không quan tr?ng Kh?n c?p Quan tr?ng
Không kh?n c?p
A
B
C
27
1.3 Luu d? th?i gian (tt)

• Trên so d? g?m hai tr?c, tr?c hoành là m?c d?
  quan tr?ng c?a công vi?c, tr?c tung là m?c d?
  kh?n c?p.
• Trong ba công vi?c, d? nh?n th?y công vi?c A ph?i
  làm d?u tiên và công vi?c C làm cu?i cùng.

28
2. S?p x?p h? so

• B?N ÐÃ G?P TÌNH HU?NG NÀY CHUA?
• B?n dã bao gi? m?t hàng gi? d?ng h? d? tìm ki?m
  l?i h? so c?a mình?
• S?p mu?n nh?n du?c h? so XYZ ngay, b?n có th? t?
  tin là b?t k? h? so nào ông ?y mu?n, b?n có th?
  cung c?p trong vòng 5 phút?
• M?t nhân viên có ngu?i nhà b? tai n?n xe, anh ta
  không di làm du?c, c? phòng b?n nháo nhào tìm h?
  so c?a NV ?y theo yêu c?u c?a khách hàng?

29
2. S?p x?p h? so (tt)

• M?t NV ngh? vi?c, anh ta ch?ng làm don gì c?, bây
  gi? b?n không bi?t h? so c?a anh ta th? nào
• B?n dã bao gi? roi vào nh?ng tình hu?ng ?y chua?
• N?u có, có l? b?n dã chua t? ch?c du?c m?t h?
  th?ng qu?n lý h? so hi?u qu?.

30
2.1 Qu?n lý h? so gi?y

• B?n nên l?p m?t danh m?c t?t c? các lo?i h? so
  gi?y và máy tính c?a m?i nhân viên (tham kh?o
  trang bên).
• Danh m?c h? so c?a m?i NV và danh m?c h? so c?a
  b?n chính là h? so toàn b? ph?n c?a b?n d?y.
• Khi NV l?p xong cua h?, hãy ki?m tra l?i danh m?c
  h? so c?a h?, và ký tên duy?t danh m?c này.
• Hãy t? ch?c 1 tháng ho?c 1 tháng 2 l?n, b?n yêu
  c?u NV c?p nh?t h? so vào danh m?c.

31
Danh m?c h? so
Stt Tên HS Ngu?i qu?n lý Ngu?i du?c d?c HS V? trí d? HS D?ng h? so D?ng h? so D?ng h? so Cách th?c, phân lo?i s?p x?p Ngày phát sinh HS Ngày c?t HS
Stt Tên HS Ngu?i qu?n lý Ngu?i du?c d?c HS V? trí d? HS Van b?n Trong ? c?ng máy vi tính CD -rom/dia m?m Cách th?c, phân lo?i s?p x?p Ngày phát sinh HS Ngày c?t HS









32
2.2 Qu?n lý h? so máy, CD

• Cách qu?n lý h? so thông thu?ng là l?p theo các
  c?p folder khác nhau.
• Nên có m?c input d? qu?n lý các thông tin d?u
  vào. Ðây là ph?n ch?c d?ng các thông tin nhung
  chua x? lý.
• Ph?n thùng rác (không ph?i là m?c Recycle c?a máy
  tính) d? luu các thông tin c?n xoá, ch? xoá các
  thông tin này sau 3 tháng.

33
2.2 Qu?n lý h? so máy, CD

• Hãy dua ra m?t quy d?nh hu?ng d?n cho t?t c? NV
  làm gi?ng nhau
• Input
• Output.
• Quy d?nh backup d? li?u.
• Quy d?nh sao luu d? li?u d?nh k?.
• Quy d?nh quét virus d?nh k?.
• Quy d?nh th?i gian ki?m tra và quét d? li?u, sao
  luu l?i d? li?u d?nh k?.

34
2.2 Qu?n lý h? so máy, CD

• M?T S? L?I TRONG QU?N LÝ H? SO MÁY
• Không d?t ch? d? autosave trong 1 phút
  (Mic.Office).
• Luu h? so trong ? C (nên luu ? ? D, vì ? C có th?
  b? m?t do vô tình fomat (cài l?i máy)).
• Luu h? so lung tung, không bi?t tìm h? so ? dâu.

35
2.2 Qu?n lý h? so máy, CD

• M?T S? PH?N M?M PH?C H?I H? SO
• Dùng ph?n m?m chuyên ph?c h?i d? li?u trên ?
  c?ng.
• Dùng ph?n m?m chuyên ph?c h?i d? li?u b? hu trên
  dia CD.
• Dùng ph?n m?m chuyên tìm l?i m?t kh?u b? m?t.
• Ban tìm mua trên các c?a hàng CD

36
3. S?p x?p noi làm vi?c

• B?n nên luu ý s?p x?p các v?t d?ng sau dây d?
  vi?c s? d?ng là thu?n ti?n nh?t cho ngu?i s?
  d?ng
• Fax
• Ði?n tho?i bàn
• Máy in
• Photo
• ..

37
4. Qu?n lý thông tin

• 4.1 Phân lo?i thông tin
• Gi?a qu?n lý và nhân viên (giao vi?c, ki?m tra,
  h? th?ng báo cáo n?i b?)
• Gi?a các nhân viên n?i b?.
• Input (thông tin d?u vào)
• Output (thông tin ra).

38
4.2 B?ng ch?ng thông tin

• B?n hãy thi?t l?p h? th?ng các b?ng ch?ng v?
  vi?c chuy?n thông tin trong t? ch?c.
• S? giao vi?c
• S? giao nh?n thông tin
• S? công van d?n di.
• S? giao nh?n s?n ph?m
• S? gi?i quyêt công vi?c

39
4.3 Luu d? thông tin
Lo?i thông tin Ngu?i giao Ngu?i nh?n Th?i h?n
Báo cáo nh?p kho Th? kho Cán b? k? ho?ch 4h sau khi nh?p hàng





40
4.4 Các nguyên t?c qu?n lý thông tin

• Feedback ngay. Khi nh?n du?c thông tin, hãy ph?n
  h?i ngay cho ngu?i nh?n. Tru?ng h?p chua tr? l?i
  du?c, hãy email cho khách bi?t th?i h?n b?n tr?
  l?i.
• Qu?n lý thông tin d?u vào. Nhi?u NV khi nh?n du?c
  thông tin thì b? d?i vào noi nào dó r?i x? lý
  sau. Sau dó thì h? l?i quên m?t, không x? lý.
  Ði?u này dòi h?i nhân viên c?a b?n ph?i chuy?n
  thông tin vào m?t noi Input quy d?nh nào dó.

41
4.4 Các nguyên t?c qu?n lý thông tin

• Ð?m b?o là ngu?i nh?n dã nh?n du?c thông tin.
• B?n dã t?ng nghe nguyên t?c nh?c n? 3 l?n? L?n
  th? nh?t, b?n g?i thu cho k? toán thanh toán c?a
  khách hàng. Ði?u này, chua du?c tính cho l?n th?
  nh?t. L?n th? nh?t ch? du?c tính khi ngu?i nh?n
  dã confirm (xác nh?n) là h? dã nh?n du?c thu.
  B?ng cách nào?
• Nhi?u ngu?i s? g?i di?n cho khách sau 3 ngày h?i
  xem khách dã nh?n du?c chua?
• Ngu?i c?n th?n thì cho ngu?i mang tr?c ti?p cho
  khách và yêu c?u khách ký tên ho?c email cho
  khách và d? ngh? khách xác nh?n là dã nh?n du?c.

42
4.5 S? gi?i quy?t công vi?c

• S? gi?i quy?t công vi?c là cu?n s? theo dõi toàn
  b? công vi?c c?a b?n.
• S? gi?i quy?t công vi?c g?m các n?i dung
• N?i dung công vi?c
• Ngu?i giao, ngày giao (ho?c l?y t? k? ho?ch cá
  nhân)
• Th?i h?n
• Di?n gi?i.
• K?t qu?/ngày hoàn thành.

43
4.6 L?p k? ho?ch công vi?c

• B?n có bi?t 9h sáng mai b?n s? làm gì?
• B?n bi?t ngày mai NV c?a b?n làm gì?
• B?n s? khó có th? bi?t n?u b?n không có k? ho?ch.
• B?n có th? tham kh?o trong ph?n k? nang l?p k?
  ho?ch

44

• CÁM ON B?N ÐÃ THEO DÕI