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Diapositiva 1

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EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE ENTIDADES EXTERNAS 4. Corporaci n Transparencia por Colombia (bianual) - ndice de Transparencia Nacional 2007-2008 ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Diapositiva 1


1
(No Transcript)
2
UN-SIMEGE
UN - SIMEGE SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Nace de la voluntad de la UN por mejorar su
gestión y de la necesidad de dar cumplimiento a
las normas legales Calidad NTC GP 1000 2004,
Control Interno MECI y Desarrollo
Administrativo SISTEDA.
3
ETAPAS PROYECTO UN-SIMEGE
ETAPA 3
Abril 1 3 de 2010
ETAPA 2
Mejoramiento continuo
ETAPA 1
Implementación
Permanente
Diseño del Sistema
Oct 2008
Dic. 2009
Diagnóstico y Alistamiento
Dic. 2007
Feb 2007
Oct. 2007
Dic. 2007
Sostenibilidad para el mejoramiento continuo
4
(No Transcript)
5
UN SIMEGE III ETAPA 6 SUB -PROYECTOS ACTIVOS Y
CORDINADOS A NIVEL NACIONAL
6
UN SIMEGE III ETAPA 7 SUB -PROYECTOS
INDEPENDIENTES QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA
7
UN SIMEGE III ETAPA 5 SUB -PROYECTOS EN
CONSTRUCCIÓN
8
18 SUB-PROYECTOS CONFORMAN EL UN-SIMEGE
9
UN SIMEGE
PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Documentación del Sistema (Res 711 /09 de Rectoría), mediante la cual se dan lineamientos e instrucciones para la implementación y desarrollo del sistema Mapa de Macroprocesos (15), Manual de procesos (64) y procedimientos (815), Guías, Manual de Mejor Gestión, Política y Objetivos de Mejor Gestión, Política de administración de riesgos, Procedimientos obligatorios de un Sistema de Mejor Gestión.
Fichas de producto de los tres servicios misionales, donde se describen sus características principales.
Guías para elaborar documentación de procesos levantamiento de procedimientos diseñar indicadores, administrar riesgos diseñar políticas.
Procedimientos obligatorios validados y estandarizados en el nivel nacional y en todas las sedes Control de documentos y registros acciones correctivas, preventivas y de mejora servicios o productos no conformes auditorias internas revisión por la alta dirección.
Administración del Riesgo mapas de Riesgos de los 64 procesos y planes de tratamiento de los riesgos para su prevención y mitigación.
1/5
10
UN SIMEGE
PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Preparación de la Cultura de Mejor Gestión Capacitaciones básicas dirigidas a Jefes, Coordinadores, Gestores, Auditores en todas las Sedes y el nivel nacional, con cobertura aproximada de 800 servidores públicos.
Sistema de Buen trámite en funcionamiento como mecanismos para el reporte y solución de malos trámites a la fecha 143 solicitudes resueltas, 7 en proceso.
Implementación del Sistema de Evaluación para el mejoramiento, mediante la definición de una metodología de evaluación y autoevaluación de la UN y la realización de auditorias de (1) gestión (inició con premio), (2) desde la fuente y (3) de seguimiento.
Diseño y desarrollo del Premio de Mejor Gestión 2008-2009 con 84 Equipos de Gestión participantes de toda la universidad y como estrategia para la divulgación e implementación del sistema.
Construcción y actualización de Pg. http//www.simege.unal.edu.co, como mecanismo de difusión de todos los elementos del sistema.
Modernización de la Pg. Web de la UN incluyendo mapa del sitio y elementos exigidos por la norma de transparencia y control.
2/5
11
UN SIMEGE
PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Diseño e implementación de Software de Planeación Operativa- SIPLO. Como herramienta para fortalecer la cultura de planeación y seguimiento de la universidad. (En I/09, 90 de E.G. con planeación elaborada y 35 con planeación alimentada y cumplida
Diseño de una estrategia gerencial que define e implementa un estilo de dirección propio para la U.N.
Definición de lineamientos para la consolidación de un Sistema de Indicadores único de la U.N.
Construcción de metodologías para la estandarización de procedimientos en la U.N.
Portafolios de servicios de la UN construidos de los programas de pregrado y postgrado y extensión de toda la U.N., como insumos para la construcción de Call Center.
3/5
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UN SIMEGE
PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Metodología construida para el diseño de la Gerencia del Servicio de la U.N., aplicable a cada equipo de gestión
Propuesta de Estatuto de Planeación pendiente de revisión y aprobación por la instancias pertinentes
Propuesta para Ajuste Institucional pendiente de revisión, definición y aprobación por la instancias pertinentes
Propuesta de Políticas para consolidar el sistema de BU, pendientes de revisión y aprobación por la instancias pertinentes.
Plan Maestro de Salud Ocupacional formulado.
Políticas de informática
4/5
13
UN SIMEGE
PRODUCTOS LOGRADOS PERIODO 2007-2009
Inventario normativo de la universidad sistematizado ( /93 - la fecha)
Construcción, consolidación y divulgación de un Compromiso Ético para la UN, que conlleva acuerdos acerca de los valores y comportamiento éticos que deben darse en la universidad
Manual de requisitos mínimos cargos de personal administrativo de planta y proyecto de reglamentación de los concursos de carrera administrativa revisado por la CNCAd.
Propuesta de mejoramiento de la gestión de la correspondencia y ajuste a la Tabla de Retención Documental del proceso de adquisición de Bienes y Servicios (Contratación).
Herramienta diseñada para la evaluación del Clima Organizacional
5/5
14
EJECUCIÓN II ETAPA 98.4 Saldo 31.326.391,
correspondiente al 1.61 375.200.000 aportes
externos en trabajo
15
MAPA DE MACROPROCESOS
16
CAPACITACIÓN
  • Diplomados
  • Gestión Universitaria
  • Alta gerencia
  • Cursos de formación de Auditores
  • Cursos Gestores
  • calidad, control interno, medición e indicadores,
    procesos y procedimientos, control de documentos,
    administración de riesgos, planeación
    estratégica, dominio personal, gestión del
    cambio, construcción de misión y visión.
  • Talleres
  • interiorización compromiso ético, aprendizaje en
    equipo, modelo de buen servicio, planeación
    operativa, mejoramiento contínuo, competencias
    decanos.
  • Comunidades de Aprendizaje Jefes y directivos y
    gestores

17
CAPACITACIÓN TOTAL PARTICIPANTES
Capacitaciones 2008 1360
Capacitaciones 2009 566
Talleres 2009 3705
Estrategia Gerencial 2009 908
Ciclo de Capacitación a Gestores 2010 274
Diplomado Mejoramiento de la Gestión Universitaria 244
Talleres enero 2010 93
Talleres febrero 2010 776
Talleres marzo 2010 1358
Auditoria marzo 2010 97
TOTAL 9381
18
CONSOLIDADO SEDE MEDELLÍN
CICLOS HORAS PARTICIPANTES
Subtotal 2008 54 1093
Subtotal 2009 96 265
Subtotal 2010 7 82
TOTAL 162 1440
19
CONSOLIDADO SEDE MANIZALES
CICLOS PARTICIPANTES
Subtotal 2008 77
Subtotal 2009 431
Subtotal 2010 59
TOTAL 567
20
CONSOLIDADO SEDE PALMIRA
CICLOS HORAS PARTICIPANTES
Subtotal 2008 90 530
Subtotal 2009 70.5 554
Subtotal 2010 14 268
TOTAL 1740.5 1352
21
CAPACITACIÓN
CAPACITACIÓN/NODO TOTAL ASISTENCIA 2007 - 2009
Bogotá SPN Nivel Nacional 9243
Medellín 1440
Palmira 1352
Manizales 548
TOTAL FUNCIONARIOS CAPACITADOS 12.582
Nota una misma persona pudo haber asistido a
varias capacitaciones
22
UN POR EL BUEN TRAMITE
143
Solicitudes 154 Resueltas 143
(92.9) Pendientes 11 (7.1)
23
PREMIO DE MEJOR GESTIÓN
EQUIPOS DE GESTIÓN PARTICIPACIPANTES 2008 - 2009
SEDES NODO NACIONAL SPN NODO BOGOTA NODO MANIZALES NODO MEDELLÍN NODO PALMIRA TOTAL
Total inscritos 22 27 1 18 16 84
EQUIPOS DE GESTIÓN PARTICIPACIPANTES 2009 2010
SEDES NODO NACIONAL SPN NODO BOGOTA NODO MANIZALES NODO MEDELLÍN NODO PALMIRA TOTAL
Total inscritos 26 31 22 28 25 132
24
UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
En Direccionamiento estratégico Consolidación del sub sistema de direccionamiento estratégico de la UN mediante (1) la implementación del Estatuto de Planeación o equivalente, (2) la construcción de un Plan estratégico de largo plazo y (3) la consolidación de la planeación operativa en todos los equipos de gestión.
En procedimientos Un 50 de los procedimientos (408) de la UN simplificados y estandarizados para toda la Universidad. Un 30 de ellos automatizados (122)
Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera (énfasis en contratación, como apoyo a la academia) con todos sus procesos y procedimientos estandarizados y mejorados para toda la Universidad.
Estatuto Financiero diseñado e implementado.
Diseño e implementación del Sistema de servicio, información y atención a la comunidad mediante (1) tramites electrónicos, (2) Call center, (3) puntos de atención, (4) Buen trámite y (5) fortalecimiento del sub sistema de sugerencias, quejas y reclamos.
1/5
25
UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Fortalecimiento de una cultura de organización ética en su función pública y abierta al aprendizaje.
Para la consolidación del sistema. Diseño e implementación de 3 versiones del premio de mejor gestión de la UN, que fortalezcan el desarrollo y mejoramiento del sistema.
Definición de parámetros y puesta en marcha del SIMEGE electrónico.
Diseño, parametrización e implementación del aplicativo de gestión electrónica de la documentación de correspondencia y archivos para toda la universidad. (no incluye presupuesto del SIMEGE pero si es un subsistema del mismo).
Una cultura de la evaluación, autoevaluación, autocontrol y autorregulación consolidada, mediante la parametrización , alimentación, capacitación e implementación del módulo de Auditorías
Aplicativo de Administración de Riesgos parametrizado, con personal capacitado y alimentado con Mapas de Riegos y Planes de tratamiento, para su respectiva ejecución y seguimiento
Consolidación de una cultura de mejoramiento mediante el Aplicativo de Acciones de mejora parametrizado, con personal capacitado y alimentado con las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de las evaluaciones de gestión y acreditación.
2/5
26
UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Desarrollo de una cultura de medición y toma de decisiones a partir de datos objetivos mediante el aplicativo (Módulo) de Indicadores diseñado, parmetrizado y alimentado con un cuerpo único de indicadores de la U.N, articulados dentro de un Balance Score Card y con personal capacitado para la medición.
Índice de efectividad de UN-SIMEGE (ONCI) (independiente)
Consolidación de un sistema de evaluación por competencias mediante el aplicativo de TH y competencias parametrizado, con personal capacitado y alimentado con las funciones y competencias de los funcionarios de la universidad.
Desarrollos compartidos. Inventario y diagnóstico de los diferentes desarrollos informáticos realizados en la universidad, para estudiar su viabilidad de ser compartidos, como herramientas de mejoramiento
Afianzamiento de un estilo de dirección en la U.N. mediante la capacitación, comunicación y construcción de comunidades de aprendizaje entre los diferentes jefes y directivos de la universidad
Un Nivel Nacional fortalecido en el rol estratégico que debe cumplir
3/5
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UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Una estructura funcional ajustada al modelo multisedes con una propuesta de desarrollo de su planta de personal global y flexible, inicialmente implementada.
Política de responsabilidad ambiental implementada y fortalecida en todas las sedes de la universidad.
Diseño y puesta en marcha de una dependencia que asuma funciones de desarrollo institucional en la Universidad.
Subsistema de donaciones económicas, diseñado, construido e implementado en la Universidad.
Normas jurídicas de la Universidad sistematizadas en Ambiente Web, para su fácil acceso y consulta. (No incluye presupuesto del SIMEGE pero si es parte del mismo).
4/5
28
UN-SIMEGE PRODUCTOS PROYECTADOS
PERIODO 2010- (NIVEL NACIONAL Y SEDES)
Conformación y formación de una masa crítica preparada y promotora de desarrollo institucional gestores, auditores, coordinadores y directivos para garantizar en la medida de lo posible la sostenibilidad del sistema.
Programa de estímulos al personal administrativo articulado al desarrollo de la organización.
Plan anual de rendición de cuentas a la comunidad y revisión del Sistema de mejor gestión por parte de la alta dirección
Egresados articulados a procesos concretos en la universidad.
Plan maestro de desarrollo informático y de capacidad operativa diseñado con su parte inicial implementada.
5/5
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Presupuesto asignado al proyecto periodo
2010-2012
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DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA DESARROLLO DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA
PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012 PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012 PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012 PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012 PRESUPUESTO ASIGNADO PARA EJECUCCION 2010 A 2012
SEDES Y SPN ASIGNADO 2010 ASIGNADO 2011 ASIGNADO 2012 TOTAL 2010- 2012
Sede Bogotá 436.407.276 327.465.376 336.654.260 1.100.526.912
Apoyo a Facultades Servicios Tecnicos 220.880.000 250.257.040 257.764.751 728.901.791
Apoyo a Institutos Servicios Tecnicos 70.280.000 79.627.240 82.016.057 231.923.297
Estimulos Premios Facultades e Institutos 37.080.000 37.080.000 37.080.000 111.240.000
TOTAL SEDE BOGOTA 764.647.276 694.429.656 713.515.068 2.172.592.000
Sede Medellin 242.833.200 313.756.440 309.790.360 866.380.000
Apoyo Eventos Facultades y Unidades Administrativas 20.000.000 20.000.000 20.000.000 60.000.000
Estimulos Premios Facultades, Institutos,Laboratorios 18.540.000 18.540.000 18.540.000 55.620.000
TOTAL SEDE MEDELLIN 281.373.200 352.296.440 348.330.360 982.000.000
Sede Manizales 189.599.542 209.342.237 215.116.777 614.058.556
Apoyo a Facultades 50.982.984 58.477.677 60.816.785 170.277.446
Estimulos Premios Facultades e Institutos / Laboratorios 15.554.666 15.554.666 15.554.666 46.663.998
TOTAL SEDE MANIZALES 256.137.192 283.374.580 291.488.228 831.000.000
Sede Palmira 173.245.284 142.598.627 118.163.323 434.007.234
Apoyo a Facultades 14.000.000 17.541.888 16.786.880 48.328.768
Estimulos Premios Facultades e Institutos / Laboratorios 15.554.666 15.554.666 15.554.666 46.663.998
TOTAL SEDE PALMIRA 202.799.950 175.695.181 150.504.869 529.000.000
NIVEL NACIONAL 1.376.643.954 1.449.143.306 1.254.620.740 4.080.408.000
SEDE AMAZONIA 73.586.000 73.586.000 78.828.000 226.000.000
SEDE CARIBE 103.203.500 106.312.500 16.484.000 226.000.000
SEDE ORINOQUIA 82.020.000 79.880.000 64.100.000 226.000.000
TOTAL 3.140.411.072 3.214.717.663 2.917.871.265 9.273.000.000
31
EVALUACIÓN DEL UN- SIMEGE
  • Evaluación interna
  • VRG (Nodos de Sede y nivel nacional)
    autoevaluación trimestral.
  • ONCI evaluación independiente (12 x 2 años).
  • Evaluación externa
  • Departamento Administrativo de la Función Pública
    DAFP (x 4)
  • Contraloría General de la República (x 4)
  • Ministerio de Educación Nacional MEN (2 años x
    9)
  • Corporación Transparencia por Colombia (2)

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EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE
ENTIDADES EXTERNAS (1)
  • Departamento Administrativo de la Función Pública
    DAFP
  • Informe Ejecutivo Anual Vigencia 2007-
    deficiente implementación del MECI en la UN
  • Encuesta Nivel de Implementación MECI
    CALIDAD, aplicada en junio de 2008.
  • Encuesta Nivel de Implementación MECI
    CALIDAD, aplicada en octubre de 2008 Avance de
    67
  • Informe Ejecutivo Anual Vigencia 2008- Encuesta
    Anual aplicada en febrero 2009
  • (1) Medición centrada en MECI y la Norma Técnica
    NTC GP1000

MECI 96.32
CALIDAD (Normas Técnicas GP 10002004) 96.00
33
EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE
ENTIDADES EXTERNAS (1)
  • 2. Contraloría General de República (Evaluación
    Anual) - Auditoría vigencia 2008 Evaluación al
    Sistema de Control Interno (escala de 0 a 3)
  • La evaluación al SCI incidió de manera
    importante en el fenecimiento de la cuenta de
    2008
  • Ministerio de Educación Nacional ( 2 Auditorias
    anuales), en Dic./09
  • (1) Medición centrada en MECI y la Norma
    Técnica NTC GP1000

Nivel Nacional y Sede Bogotá 0.52
Sede Medellín 0.65
Sede Palmira 0.42
Nivel Nacional y Bogotá En curso
MECI 98.3
CALIDAD (Normas Técnicas GP 10002004) 98.2
34
EVALUACION AL AVANCE DE UN-SIMEGE POR PARTE DE
ENTIDADES EXTERNAS
  • 4. Corporación Transparencia por Colombia
    (bianual) - Índice de Transparencia Nacional
    2007-2008
  • (I) Acceso a la información, Trámites, Sistema de
    Quejas y Reclamos, Publicidad en la Contratación,
    Rendición de Cuentas a la Ciudadanía
  • (2) Fallos de Responsabilidad Fiscal , Fallos de
    Responsabilidad Disciplinaria, Investigaciones de
    Control Interno Disciplinario
  • (3) Gestión de la Contratación, Gestión de
    Recursos Humanos, Selección por Mérito,
    Evaluación y Capacitación de Funcionarios,
    Desempeño Contable, Financiero y de Gestión,
    Avances en Control Interno

Factor Evaluado Valor UN Valor Ideal
Resultado Global 64.16 (riesgo medio) 100
Factor Visibilidad (1) 27.27 49.17
Factor Sanción (2) 9.14 9.88
Factor Institucionalidad (3) 27.75 40.95
35
AL DIA CON GOBIERNO EN LÍNEA
  • Establece especificaciones de los productos y o
    servicios Misionales
  • Investigación
  • Extensión
  • Formación

UN con reconocimiento del Min Com. 2010 por la
gestión.
36
INALCEC-MEN IMPLEMENTACIÓN DE NORMAS NTCGP1000
MECI
NUMERAL DE LA NTC GP 10002009 NUMERAL DE LA NTC GP 10002009 ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA I (ASESOR NELSON LIMAS) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA II (ASESOR RICARDO CASTILLO) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA II (ASESOR RICARDO CASTILLO) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA II (ASESOR RICARDO CASTILLO) AVANCE DE IMPLEMENTACION ETAPA II (ASESOR RICARDO CASTILLO) AVANCE DE IMPLEMENTACION
NUMERAL DE LA NTC GP 10002009 NUMERAL DE LA NTC GP 10002009 Jul 08 Ago 08 Sep 08 Oct 08 Nov 08 Sep 09 Oct 09 Nov 09 Dic 09
4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 36 53 53 66 70 66 100 100 100
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 40 43 47 56 65 78 92 92 100
6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS 54 54 54 57 66 65 86 86 86
7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 19 30 32 54 61 83 80 91 99
8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 11 18 29 50 53 56 78 86 98
37
EVALUACIÓN DE INALCEC , EN AUDITORIA DEL MEN,
2010.
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