Presentaci

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS 2008
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(No Transcript)
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ARCHIVOS
4
Artículo 32
5
Lineamientos para la organización y conservación
de los archivos de las dependencias y entidades
de la administración pública federal Diario
Oficial del 20 de febrero de 2004
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I. Disposiciones Generales
II De la organización de los archivos I. Del
control de gestión II. De los archivos de
trámite III. Del archivo de concentración
IV. Del archivo histórico V. De los
instrumentos de consulta y control archivístico
VI. De los expedientes de archivo

1. De la conservación de archivos
2. De los archivos electrónicos

Transitorios
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LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DELOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL DOF 20/02/2004
V. De los instrumentos de consulta y de control
archivístico

1. El cuadro de clasificación archivística
2. El catálogo de disposición documental

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Artículo 32 ...Dichos criterios tomarán en cuenta
los estándares y mejores prácticas
internacionales en la materia.
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CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LA ESTANDARIZACIÓN
ISAD (G) Norma Internacional General de
Descripción Archivística
ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre los
Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas o Familias
ISAF Norma Internacional para Actividades y
Funciones de las Instituciones (versión
preliminar)
ISO 15489 Norma de Administración de Archivos
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ISO 15489 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y
FUNCIONES DE LAS INSTITUCIONES (VERSIÓN
PRELIMINAR)
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ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

• Identificación
• Valoración
• Regulación
• Control

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Identificación
IDENTIFICACION
Consiste en la Investigación y análisis de las
características de los elementos esenciales que
constituyen la serie documental El
Productor Función Documento de Archivo
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Identificación
IDENTIFICACION

• Compilar la información institucional
• Disposiciones legales
• Normas relativas a la creación y a los cambios
  estructurales de la dependencia

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Identificación
IDENTIFICACION

• Disposiciones que regulan las competencias
  administrativas.
• Normas y procedimientos

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Identificación
IDENTIFICACION
Normas de circulación interna y externa de los
documentos en la fase de producción
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Identificación
IDENTIFICACION

• Entrevistar a los productores de los documentos
• Ubicar la procedencia institucional de la
  documentación
• Caracterizar a los documentos en relación con sus
  soportes

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Identificación
IDENTIFICACION

• Efectuar una descripción que comprenda el
  contenido informativo
• Relación
• Serie-Función
• Serie-Series
• Serie-otras Fuentes de Información

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Resultados de esta etapa
IDENTIFICACION

• Conocer la evolución del sujeto productor
• Identificar las funciones del organismo y de cada
  una de unidades administrativas productoras de
  los documentos
• Identificar series documentales
• Conocer tramites y procedimientos

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Valoración
IDENTIFICACION

• Consiste en el análisis y la determinación de los
  valores, para fijar sus plazos de acceso,
  transferencia, conservación o eliminación

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VALORACIÓN
Es el proceso de análisis de la información desde
diferentes ópticas , y a partir de los resultados
de dicho análisis se establece su utilidad o
valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna
tiempo y espacio de conservación o eliminación
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SECUNDARIA
PRIMARIA
ACTIVA
INACTIVA
SEMIACTIVA
VALORACIÓN
SERIE
SERIE
SERIE
SERIE
SERIE
SERIE
SERIE
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VALORACIÓN PRIMARIA

• IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS Y
  MODALIDADES DE USO DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DE
  LAS INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O CONSERVAN

VIGENCIA es la necesidad institucional de retener
por determinado tiempo sus documentos
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CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA
CUAL QUE QUIEN COMO
ADMINISTRATIVO DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE CONCLUÍDO O PRESCRITO EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE, FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN APLICABLES
JURÍDICO O LEGAL DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE LOS DERECHOS U OBLIGACIONES CERTIFICADOS POR LOS DOCUMENTOS CESEN O PRESCRIBAN EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA DEPENDENCIA MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS
FISCAL DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS DE LOS RECURSOS PÚBLICOS EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL PLAZO O EVENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD PROBATORIA
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VALORACIÓN SECUNDARIA
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CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA
CUAL QUE QUIEN COMO
EVIDENCIAL DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO)
TESTIMONIAL DETERMINAR SI DA CUENTA DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO)
INFORMATIVO DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC. (APLICACIÓN DE MUESTREO)
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RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Conformación de las series con sus
  características generales, incluyendo el
  expediente tipo.
• Estudio comparativo de las series
  complementarias (a) y paralelas (b) de las
  distintas unidades administrativas, indicando
  dónde se encuentran.
• Elaboración de propuestas de valoración de cada
  serie documental con expresión de sus plazos de
  transferencia, conservación o eliminación y
  plazos de acceso.

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RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Disponer de la información necesaria sobre el
  plazo de prescripción de los valores
  administrativo, legal, fiscal o contable.
• Establecer los plazos de permanencia de cada
  serie documental en los archivos de trámite o
  de concentración.
• Eliminar los ejemplares duplicados de cada
  serie.
• Identificar la posibilidad de desarrollo de
  valores secundarios.

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OTROS CRITERIOS A CONSIDERAR

• Criterio de procedencia y evidencia son más
  valiosos los documentos que proceden de una
  institución o sección de rango superior en la
  jerarquía administrativa.
• Los documentos de unidades administrativas de
  rango inferior son importantes cuando reflejan su
  propia actividad irrepetible.
• Criterio de contenido es mejor conservar la
  misma información comprimida que extendida (ej.
  informes anuales y no mensuales).
• Criterio diplomático es preferible conservar un
  original que una copia.
• Criterio cronológico fecha determinada por cada
  dependencia o entidad a partir de la cual no se
  puede realizar ninguna eliminación.

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REGULACIÓN

• En esta fase se elaborará e integrará el
  catálogo de disposición documental en los
  formatos establecidos, determinando con toda
  claridad los plazos de conservación y las
  técnicas de selección.

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REGULACIÓN

• El Catálogo de disposición documental se
  integrará por
• Textos o anexos que sustenten el proceso de
  elaboración y aseguren su comprensión y
  aplicación.
• Registro de todas y cada una de las series
  documentales con sus plazos de conservación y
  técnicas de disposición documental.

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REGULACIÓN

• El Catálogo de disposición documental se
  integrará por
• Introducción o presentación. Aquí se explicará
  el contexto institucional de la dependencia o
  entidad correspondiente.
• Marco legal. Debe incluir, además de la
  referencia a la Ley Federal de Transparencia y
  Acceso a la Información Pública Gubernamental y a
  los Lineamientos generales para la organización y
  conservación de los archivos de las dependencias
  y entidades de la Administración Pública Federal.
  
• la base jurídica institucional.

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RESULTADOS DE ESTA ETAPA

• Integrar, en un formato electrónico susceptible
  de actualizarse permanentemente, el Catálogo de
  disposición documental.
• Contar con un instrumento de consulta y control
  archivístico que permita conocer con precisión
  los plazos de conservación de los documentos en
  cada uno de los momentos del ciclo vital, así
  como controlar su accesibilidad y regular su
  transferencia.

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RESULTADOS DE ESTA ETAPA
5C        RECURSOS FINANCIEROS
T.
AC
valor
DISPOSICIÓN
AT.
5C.2   Programas y proyectos sobre
recursos financieros administrativo 3 0
3 BAJA 5C.3  Gastos o egresos por
partida presupuestal
contable 3 2 5 BAJA
5C.4       Ingresos
contable 2 3 5 BAJA
5C.5       Libros contables
contable 4 1 5
PERMANENTE 5C.6        Registros contables
(glosa) contable 3 2 5
BAJA5C.7        Valores financieros
contable 1 4 5 MUESTREO
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CONTROL

• Es la última fase y consiste en validar y aplicar
  el Catálogo de disposición documental.

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CONTROL

• Recabar las firmas de los funcionarios
  autorizados.
• Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la
  Coordinación de Archivos y el Comité de
  Información.
• Remitir a las instancias correspondientes, si
  fuera el caso, el Catálogo para su validación y
  registro mediante el Coordinador de archivos de
  la dependencia o entidad.
• Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos
  para su permanente actualización.

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RESULTADOS DE ESTA ETAPA

• DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA
  MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO TECNICO QUE NOS
  PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL

SE DEPURAN
SE DETARMINA SU DESTINO FINAL
DOCUMENTOS GENERADOS O RECIBIDOS
SE TRAMITAN
SE CUSTODIAN
SE CONSERVAN
ARCHIVO DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTORICO
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(No Transcript)
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

• ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y
  NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN DE
  TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA
  PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA
  ADMINISTRATIVO

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FONDO
Sección
4C RECURSOS HUMANOS
4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
Serie
Filiación FM2 (en su caso) Dispensa de edad (en
su caso) Cartilla de Liberación (en su
caso) Comprobantes de domicilio Acta de
Nacimiento Constancia máxima de estudios
Licencias sin goce de sueldo Licencias con goce
de sueldo Licencias médicas o cuidados maternos
del ISSTE Suspensiones temporales en sueldos y
funciones Comisiones Estímulos y
recompensas Actas administrativas Días
Económicos Alta acreedor a pensión Integración
de antigüedad
Expediente
Comprobantes de cursos de capacitación
Tipos documentales
Renuncia Licencia pre jubilatoria Hoja de
servicio Dictámenes o actas de accidentes de
trabajo
Contratos Movimientos únicos (FUNP)
40
IDENTIFICACIÓN
JERARQUIZACIÓN
CODIFICACIÓN
VALIDACIÓN
FORMALIZACIÓN
CAPACITACIÓN