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Le suivi

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Le suivi valuation du PNLP Rapport de suivi Faut toujours laborer un rapport apr s une activit de suivi Destinataire: diff rentes parties prenantes ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Le suivi


1
Le suivi évaluation du PNLP
2
Objectifs pédagogiques
  • À la fin des sessions, les participants seront en
    mesure de
  • Définir les principaux concepts de suivi et
    dévaluation.
  • Identifier les principaux indicateurs de suivi
    des réalisations et des extrants.
  • Connaître les informations clés devant figurer
    dans le rapport de suivi dun programme pour
    permettre de prendre des décisions.

3
PLAN
  • Généralités
  • Définition
  • Intérêt
  • Quelques concepts
  • Organisation du SE du PNLP
  • Fonctionnement du SE du PNLP

4
Processus de management
  • Processus de finalisation
  • Processus dorganisation
  • Processus danimation des hommes
  • Processus de contrôle

5
Processus de finalisation
  • Définition des différentes catégories de finalité
    de lorganisation vision, mission, stratégie,
    plan, budgets, etc
  • Précise les orientations que lorganisation
    entend suivre

6
Processus dorganisation
  • Définition des mécanismes de gouvernance de
    lorganisation, des structures, des mécanismes de
    coordination, des organigrammes, des procédures,
    etc.
  • Constitue lossature organisationnelle et humaine
    du fonctionnement interne de lorganisation

7
Processus danimation des hommes
  • Définit les mécanismes de gestion des ressources
    humaines
  • Suscite ladhésion des personnes aux finalités et
    aux modes dorganisation de la structure

8
Processus de contrôle
  • Vérifie à la fois la cohérence entre les
    objectifs et les résultats, le respect des
    principes dorganisation et conduit aux mesures
    correctives et aux processus dapprentissage
    organisationnels internes
  • Ces 4 principes sont en interaction avec le
    système dinformation

9
Le contrôle stratégique
Comparaisons Objectifs / Résultats
Convient-il de modifier objectifs?
Oui
Formulation de Nouveaux objectifs
Diagnostic interne et Externe situation actuelle
Non
Doit-on réviser les stratégies?
Oui
Recherche dune Nouvelle stratégie
Non
Oui
Faut-il adapter Programmes, Plans et budgets
Elaboration de nouveaux Programmes, plans
budgets
Non
10
Système dinformation
  • Ensemble des moyens techniques et humains
    permettant la collecte, le traitement, la
    diffusion et le stockage des informations
    nécessaires aux décisions et au fonctionnement de
    lorganisation
  • Il est en partie interne et externe

11
En quelque sorte
  • Le suivi cest notre affaire, celle de toutes les
    parties prenantes (?)
  • Evaluation laffaire de lautorité (?)
  • Evaluation pré-programme
  • Evaluation à visée diagnostic
  • Evaluation finale

12
LE SUIVI CEST
  • Une fonction de gestion continue et un instrument
    pour suivre les intrants, activités, extrants et
    - dans une moindre mesure - les effets directs
    afin de vérifier si la mise en œuvre du projet
    correspond au programme de travail et au projet
    dans son concept et sa formulation.

13
LEVALUATION CEST
  • Un examen périodique des interventions en cours
    et terminées qui permet détudier la pertinence,
    le bon fonctionnement, l efficacité et la
    durabilité des interventions ainsi que leurs
    effets, attendus ou non, et si possible, leur
    impact à long terme.

14
ENSEMBLE, LE SUIVI ET LÉVALUATION
  • produisent des informations
  • qui peuvent être utilisées pour améliorer la
    gestion dun programme
  • et pour parvenir aux résultats escomptés à court
    et long termes

15
Suivi et évaluation, par rapport à la chaîne des
étapes d'un projet
pour réaliser des activités..
doivent produire des résultats
dont les produits
et un impact sur le dévelop-pement
Des moyens sont mobilisés (intrants)
Cet enchaînement repose sur une suite de
relations logiques (si... alors) dites "de cause
à effet"
Évaluation
Suivi
16
Cadre logique
17
Suivi et évaluation, par rapport à la chaîne des
étapes d'un projet
  • Le suivi et l'évaluation sont des outils qui
    permettent d'identifier et de mesurer les
    résultats des projets, programmes ou politiques.

18
Le suivi
C'est le tableau de bord qui fournit des
informations régulières sur le fonctionnement
19
Lévaluation
Intervient seulement après un certain délai et
demande des investigations plus approfondies
20
Les finalités d'un suivi / évaluation
Les responsables
Le gestionnaire, les opérateurs
Décider
4 grandes finalités
Gérer, contrôler
Connaître, être informé
Le chercheur
Le public, les bénéficiaires, les contributeurs
Savoir, comprendre et tirer des enseignements
21
LA SUPERVISION
  • Définition
  • La supervision est une fonction de gestion
    visant à accroître les connaissances , les
    compétences et la motivation des ressources
    humaines impliquées dans la mise en œuvre des
    activités en vue datteindre des objectifs
    poursuivis conformément à une planification
    (FLAHAULT et coll, 1988)
  • But promouvoir lamélioration continue de la
  • Performance du personnel
  • Une intervention dans le suivi
  • Elle fournit des données pour le suivi des
    activités

22
Rôle de la supervision
  • Une intervention dans le suivi, elle permet de
  • Tenir les activités dun programme en parfaite
    corrélation avec la politique de Travail décidée
  • Maintenir un rendement efficient et un
    perfectionnement permanent dans laction .
  • Vérifier si les objectifs dun programme peuvent
    être atteints ou sont atteints avant les normes
    établies
  • fournir des données pour le suivi des activités

23
Rôle de la supervision
  • Éviter lisolement du personnel travaillant dans
    des zones périphériques
  • Améliorer la compétence des agents et leur donner
    confiance en eux mêmes.
  • Adapter dune manière continue les activités des
    agents aux circonstance et aux situations
    nouvelles.
  • Prévenir les malentendus

24
ETAPES DE LA SUPERVISION
  • Trois étapes
  • 1. Préparation de la supervision
  • étudier les documents disponible sur les
    objectifs, les cibles ,les normes
    opérationnelles, les performances observées en
    surveillance continue,
  • revoir les rapports dactivités, de supervision
    et dévaluation
  • identifier les priorités en matière de
    supervision
  • évaluer les moyens de la supervision
  • établir un programme de supervision ( itinéraire,
    calendrier dexécution, instrument de
    supervision)

25
ETAPES DE LA SUPERVISION (suite)
  • 2. Exécution de la supervision
  • établir les contacts
  • clarifier les objectifs les cibles, et les normes
    de travail
  • observer les supervisés dans laccomplissement de
    leur taches

26
Exécution de la supervision (suite)
  • identifier les atouts, les points à améliorer et
    les besoins de suivi
  • consulter les représentants de la communauté
  • faire le féed back à léquipe de santé

27
ETAPES DE LA SUPERVISION (suite)
  • 3. Suivi de la supervision
  • exploiter le rapport de supervision
  • assurer un suivi des recommandations
  • assurer la mise en œuvre du plan de résolution
    des problèmes

28
METHODES DE SUPERVISION
  • Supervision directe
  • Visiter le supervisé sur leur lieu de travail
  • Elle utilise les techniques de communication
    interpersonnelle, lobservation passive ou
    active,
  • Lanalyse documentaire et remplissage des listes
    de contrôle préétablie

29
METHODES DE SUPERVISION
  • Supervision indirecte
  • Elle est centrée sur les techniques de type
    administratif
  • Exploitation de document ou autre type de
    résultats Produit par le supervisé
  • rédaction et lenvoi dun document de feed back
    avec points et points faibles

30
Supervision indirecte(suite)
  • Discussion au téléphone,
  • La coordination de plusieurs acteurs ayant des
    tâches professionnelles similaires pour leur
    ajustement et leur émulation mutuels

31
Principes de base pour le suivi
  • La collecte d'information et le rapportage du
    suivi ne doivent pas être trop compliqués et
    doivent se limiter à ce qui est vraiment
    important. L'idéal est que cette collecte et ce
    rapportage soient tellement faciles que cela
    devienne un automatisme.
  • Les règles et les procédures de prise de
    décisions à tous les niveaux doivent être
    spécifiées à l'avance ainsi que les modalités de
    prise de décisions.

32
Quest ce quun indicateur
  • Une variable
  • Qui mesure
  • Un aspect dun programme

33
Quelques indicateurs du paludisme
  • Indicateur dimpact
  • Morbidité proportionnelle Nombre de cas palu /
    Nombre total de cas toutes cause confondues
  • Indicateur de résultat
  • Taux dutilisation MII Nombre de personnes
    enquêtées dormant sous MII / Nombre total de
    personnes enquêtées
  • Indicateur de processus
  • Taux de réalisation des session de formation
    Nombre de sessions de formation réalisées /
    Nombre prévu

34
Rapport de suivi
  • Faut toujours élaborer un rapport après une
    activité de suivi
  • Destinataire différentes parties prenantes

35
Structuration du rapport de suivi
  • CHAPITRE 1  INTRODUCTION 
  • (traite généralement du contexte dans lequel le
    projet/lorganisation évolue, le contexte du
    suivi, la tâche de léquipe de suivi, la
    méthodologie, le procédé employé, et les
    problèmes rencontrés.)
  • CHAPITRE 2 OBSERVATIONS 
  • (ici, vous aurez des sections traitant des
    constatations et observations principales, et
    thèmes qui sont ressortis.)

36
Structuration du rapport de suivi (suite)
  • CHAPITRE 3 ANALYSE / CONCLUSIONS 
  • (ici vous tirerez des conclusions à partir
    des observations/constatations, des
    interprétations, et ce quelles signifient. Il
    est assez utile dutiliser lanalyse FFPM, pour
    faire un résumé.)
  • CHAPITRE 4 RECOMMANDATIONS 
  • (ceci donnerait des idées particulières sur
    la façon de faire face à ses faiblesses afin de
    se renforcer.)
  • ANNEXES 
  • ( la liste des personnes interviewées, les
    questionnaires utilisés, éventuellement une carte
    de la zone, etc.)

37
  • LE SUIVI EVALUATION AU PNLP

38
Différents types de suivi (interne et externe)
  • Suivi des tâches administratives (fiche interne
    de suivi)
  • Suivi des activités de gestion financières
    (Hiprojet, fiche hebdomadaire de suivi
    budgétaire)
  • Suivi des activités techniques

39
ORGANISATION
  • Au niveau central
  • - Restructuration
  • Bureau chargé du suivi évaluation
  • Point focaux (pour le suivi rapproché des
    districts)
  • - Ressources humaines
  • - Médecin santé publique,
  • technicien supérieur de santé,
  • Gestionnaire de base de données
  • - Établissement de relation fonctionnelle PNLP/
  • SNIS Université (parasitologie, entomologie)

40
ORGANISATION (suite)
  • Au niveau intermédiaire (régions médicales)
  • Point focal superviseur des soins de santé
    primaires
  • Redynamisation de la fonction de suivi et de
    coordination des activités ( appui technique
    et financier)
  • Restitution systématique des informations
    collectées en routine et par enquête

41
ORGANISATION (suite)
  • Au niveau opérationnel (districts sanitaires)
  • Superviseur des soins de santé primaires
  • Mise en place doutils de collecte adaptés au
    besoin (données sur les MII, ACT, TPI, Morbidité,
    Mortalité, formation, le laboratoire)

42
ORGANISATION (suite)
  • Mise en place dun modèle de rapport standardisé
    sur les données du paludisme
  • Formation / mise en place dun logiciel de base
    de données

43
ORGANISATION (suite)
  • Au niveau communautaire
  • Formalisation du partenariat districts OCB
    (contractualisation avec obligation de collecte
    de données)
  • Renforcement des capacités en SE membres des OCB
  • Mise en place des outils (cahier du relais)

44
Circuit de linformation
45
RESPONSABILITE PAR NIVEAU
  • Niveaux communautaire (Enregistrement info,
    remplissage fiche de synthèse, présentation de la
    fiche lors des réunions mensuelle de suivi au
    niveau district)
  • District ( Analyse critique des rapports des
    OCBs, prise de mesures correctives, compilations
    des rapports des OCB, des postes et des centres
    de santé, remplir le canevas de la revue,
    présenter et transmettre ces documents lors de la
    revue)
  • PNLP (Analyse critique des rapports de districts
    lors des revues, compilation des données,
    renseignement de la base RBMME,élaboration et
    transmission de rapport au FM)
  • Partenaires (Analyse critique des rapports)

46
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