Teoria dos Sistemas

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Teoria dos Sistemas
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Surgimento da Teoria dos Sistemas

• Alta especialização de cada área do conhecimento
• Na ausência de comunicação e interacção entre as
  distintas áreas do saber
• As teorias apenas explicam os processos e
  fenómenos isoladamente
• Devido à falta de uma visão global, que levasse
  em conta as inter-relações entre as partes.

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Teoria dos Sistemas

• A teoria dos sistemas tem como principal
  objectivo
• Sociedade, mercado e organização se revelem que
  cada vez mais a interdependentes e complementares.

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Bertalanffy Noção de Sistema

• Cada ciência deve explicar e compreender as
  diferentes realidades que se observam de uma
  forma integrada e universal.

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Características dos sistemas

• Globalidade - o sistema é mais do que a soma das
  suas partes.
• Interacção - os elementos estão
  inter-relacionados, o funcionamento do sistema
  depende da inter-relação entre as partes.
• Estrutura - a organização e os seus elementos
  estão dispostos segundo uma dada estrutura, a
  qual define o lugar que cada elemento ocupa.
• Abertura - o sistema precisa dos inputs do meio
  ambiente, e fornece os seus outputs.
  Funcionamento de um mecanismo de feedback entre a
  organização e o seu meio externo.

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Propriedades das organizações

• Interacção constante com o exterior
• Auto-regulação Através do mecanismo de feedback
  é possível receber informação do exterior,
  detectando alguns desvios possíveis em relação ao
  cumprimento dos objectivos.

• Entropia negativa tendência negativa que os
  sistemas fechados têm de se desorganizar e cair
  ao longo do tempo.

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Propriedades das organizações

• Variedade e diferenciação as organizações tendem
  a tornar-se cada vez mais complexas de modo a
  lidarem com a crescente complexidade do ambiente
  externo.

• Equifinalidade tendência de adaptação.

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Sistema Aberto/Sistema Fechado

• Sistema aberto
• Mecanismo de feedback que permite receber
  informações do meio ambiente
• Entropia negativa

• Sistema fechado
• Está isolados do meio ambiente.
• Entropia positiva

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Abordagem sistémica das organizações

• As organizações são vistas como sistemas abertos
  compostos de diferentes partes inter-relacionadas,
  as quais operam na prossecução de objectivos
  comuns.
• Este sistema é caracterizado não pelas suas
  partes, mas sim pelas inter-relações existentes
  entre elas.
• O sistema é visto como um todo.
• O feedback seja ele positivo ou negativo é o
  motor da evolução da organização.

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Abordagem sociotécnica
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Abordagem sociotécnica

• A abordagem sociotécnica resultou dos estudos
  efectuados por investigadores do Instituto de
  Tavistock.
• Esta abordagem decorre essencialmente de duas
  premissas básicas.
• O subsistema técnico e o subsistema teórico.
• Apoia-se em técnicas e métodos baseados na
  investigação-acção para intervir nas organizações.

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Abordagem sociotécnica
Interacção

• Sist. tecnológico Sist.
  social
• Sistema tecnológico, é determinado pelas
  exigências típicas das tarefas que são realizadas
  em cada organização, quer a nível de
  competências, conhecimentos, equipamento,
  matérias-primas e instalações físicas.

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Abordagem sociotécnica

• Sistema social, constituído pelas pessoas e
  respectivas interacções.
• Tanto o sistema tecnológico como o sistema social
  são mutuamente dependentes, sofrendo influências
  um do outro.

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As organizações como sistemas técnicos e humanos

• Para um perfeito funcionamento da organização é
  extremamente necessário desenvolver uma boa
  relação entre o sistema humano e não humano.
• Sendo assim, os sistemas tecnológicos e humanos
  devem ser organizados e optimizados no conjunto
  da organização.

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Abordagem sociotécnica

• Método da investigação-acção.
• Este método consiste num programa de estudos,
  experimentação e acção tendo em vista a resolução
  de problemas e a mudança organizacional, em que
  investigadores externos e membros da organização
  têm uma intervenção activa e directa no processo.
  

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Pressupostos da investigação-acção

• A interdependência entre os dois sistemas é
  essencial para o funcionamento da organização.
• Todos os membros da organização são portadores de
  uma capacidade de decisão e de participação.
• A intervenção tem como objectivo estabelecer um
  equilíbrio entre os aspectos técnicos e sociais
  no processo de mudança.
• A investigação é conseguida através da acção
  conjunta entre investigadores externos e das
  diferentes categorias de pessoal que procuram
  solucionar os seus problemas e os da organização.

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Abordagem Contigencial
Nesta abordagem, o ambiente externo
passa a determinar todo o funcionamento da
empresa, nas suas áreas de actuação. Existem
vários modelos de organização para ajustamento ao
meio externo.
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Princípios básicos

• Não existe nenhum modelo organizacional óptimo
  para as organizações.
• O mais eficiente e competitivo é aquele que
  consegue adaptar-se o melhor possível às
  contingências do seu ambiente pertinente, através
  da diferenciação e integração estrutural e
  funcional.
• A gestão da organização baseia-se na adaptação da
  organização ao meio externo.
• O processo de ajustamento às condições do meio
  ambiente é feito de forma continuada.

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Tipos de ambientes externos (Emery e Trist)

• Em repouso, estável e aleatório
• Em repouso estável, mas com existência de
  elementos aglomerados
• Reactivo-desordenado
• Turbulento.

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Conclusão dos estudos
A eficácia de uma organização vai ter em
conta a conciliação dos factores internos da
empresa com o meio exterior. Processos como
decisão, liderança ou controlo são determinados
pelas contigências externas à organização.
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Exemplos de factores externos

• Tecnologia
• Mercados
• Pressão Populacional.

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Teóricos da teoria contingencial

• Charles Perrow - Impacto das tecnologias sobre o
  conteúdo e as forma diferenciadas de
  funcionamento interno das organizações.
• James Thompson - Análise das organizações como
  sistema aberto focado no comportamento dos
  indivíduos e dos grupos.
• Burns e Stalker Modelos organizacionais
  internos partindo do ambiente externo
• Paul Lawrence e Jay Lorsch - Para serem
  funcionais e competitivas, as organizações
  precisam ajustar-se e reagir de forma apropriada
  aos mecanismos contingênciais do seu ambiente
  externo.

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Tecnologia e configurações das estruturas
organizacionais

• Joan Woodward foi responsável pelo estudo
  promenorizada da influência das tecnologias no
  modo de organização da empresa.
• Produção unitária ou de pequenos lotes
• Produção em massa ou de grandes lotes
• Produção em processo contínuo ou atomatizada.

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Produção unitária ou de pequenos lotes

• Ênfase Funcional
• Marketing
• Investigação e Desenvolvimento
• Produção.

• Aspectos Internos
• Qualificação ALTA
• Formalização BAIXA
• Centralização BAIXA
• Níveis Hierárquicos POUCOS

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Produção em massa ou de grandes lotes

• Ênfase Funcional
• Investigação e desenvolvimento
• Produção
• Marketing.

• Aspectos Internos
• Qualificação BAIXA
• Formalização ALTA
• Centralização ALTA
• Níveis Hierárquicos ALGUNS

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Produção em processo contínuo ou atomitazada

• Ênfase Funcional
• Investigação e Desenvolvimento
• Marketing
• Produção.

• Aspectos Internos
• Qualificação ALTA
• Formalização BAIXA
• Centralização BAIXA
• Níveis Hierárquicos MUITOS

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Abordagem contingencial
Organização
Meio externo
Características
adaptação
Organização eficiente
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Adaptação da organização

• Necessidade crescente de organizações complexas,
  diversificadas e flexíveis.

Modelo mecanicista Modelo orgânico
Divisão e especialização de tarefas Elevada padronização Baixa qualificação dos níveis debase Estrutura formal Comunicação vertical Reduzida divisão de tarefas Flexibilidade e ajustamento na definição de tarefas Reduzida formalização Comunicação vertical Níveis de conhecimento dispersos
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Modelos organizacionais tendo em conta ambientes
diferenciados
Ambiente estável Ambiente turbulento
Elevada formalização Elevada hierarquização Elevada padronização Baixa formalização Baixa hierarquização Baixa padronização
Concentração nas tarefas Concentração nos colaboradores
Curto prazo Médio e longo prazo
Concentração nos objectivos de cada departamento específico Concentração em objectivos globais
Formalização da estrutura
Relações interpessoais
Orientação temporal
Prossecução dos objectivos
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Ideias chave da abordagem contingencial

• As organizações têm que se ajustar ao meio
  ambiente para serem competitivas
• Quanto mais complexa e turbulento for o meio
  externo mais complexo e diferenciada vai ser a
  organização
• Não existe modelo organizacional base. O mais
  eficiente e competitivo é aquele que consegue
  adaptar-se o melhor possível às contingências do
  seu ambiente pertinente, através da diferenciação
  e integração estrutural e funcional.

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Biblioteca Municipal de Barcelos
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Entrevista ao Dr. Vítor Pinho

• Biblioteca Municipal funciona desde 1996
• Grande Investimento da Câmara Municipal
• Colmatar ausência de locais semelhantes no
  concelho

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Aspectos gerais sobre a Biblioteca

• 2 Salas de Leitura, para adultos e crianças
• Auditório
• Centro de audiovisuais
• Espaço para exposições

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Interacção com o exterior

• Separação das salas para adultos e para
• Crianças
• Criação da Hora do Conto
• Separação da área geral em relação às
• obras de referência
• Publicitação do trabalho de artistas locais.
• Cooperação com as escolas do concelho.

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Auto-Regulação

• Aposta na constante inovação
• Extrema atenção às reacções do público perante as
  novidades
• Resposta rápida perante novidades menos bem
  aceites

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Entropia Negativa

• Para contrariar a tendência de desorganização ao
  longo do tempo...
• Incentivo ao empreendorismo dos funcionários e à
  aceitação de ideias do exterior

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Variedade e diferenciação

• Utilização do auditório para sessões de cinema,
  espectáculos musicais e de teatro
• Criação de um pequeno centro virtual
• Tentativa de responder às exigências de um
  público cada vez mais vasto

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Estrutura

• Relação muito informal entre director e
  funcionários
• Relação aberta com o público, incentivando a
  cooperação.
• Funcionários com bastante poder de decisão,
  evitando a burocracia.

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Conclusões

• Interacção com o público é fundamental
• Decisões são tomadas de acordo com os seus gostos
  e necessidades
• Tentativa constante de melhorar para melhor servir

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Conclusões

• Informalidade nas relações provoca um sentimento
  de confiança
• Ambição de abarcar um público cada vez mais vasto

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É muito gratificante andar na rua e ser saudado
por todos, que reconhecem o nosso esforço. É
também isso que nos faz querer fazer cada vez
melhor
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Trabalho realizado por

• Hugo Guimarães
• João Simões
• Mariana Sá
• Tatiana Lopes