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T

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... de neg cios: Worshop: Reuni o: Lan amentos de produtos e servi os: 5. Social Coquetel: Lan amento: Vel rio: Anivers rio: Bodas: Jantar: ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: T


1
Tópicos Especiais IIIPlanejamento e
Organização de Eventos
  • Professora Raquel T.D.M. Schnorr
  • E-mail raquelschnorrturismo_at_terra.com.br

2
Bases Históricas dos Eventos
  • Jogos Olímpicos da Era Antiga-776 A.C
  • Santa Ceia
  • Concílio 300 D.C
  • Paixão de Cristo 1634
  • Os eventos são acontecimentos que têm suas
    origens na Antiguidade e atravessaram diversos
    períodos da história da civilização
  • Características econômicas, sociais e políticas
    das sociedades representativas de cada época e
    que hoje poderão ser observadas, salvaguardando
    os interesses e o perfil econômico e
    sociocultural de cada ocasião.
  • Encontro entre os homens desde os primórdios da
    sua existência
  • Eventos da Igreja
  • Na Idade Média surgiram as feiras
  • Turismo de Eventos surgiu com Thomas Cook somente
    no século XIX
  • Revolução Industrial- aumento no número de feiras
    e exposições

3
Bases históricas dos eventos no Brasil
  • 1ª Missa-primeira festa
  • Jesuítas
  • Casamentos, saraus,procissões,
  • Públicos de caráter oficial
  • Eventos festivos de caráter medieval cavaleiros
    alardes, encamisadas, cavalhadas, touradas, jogos
    de argolinhas.
  • Desfiles barrocos da colônia carros alegóricos
  • Concentrações urbanas procissões, entrudo,
    festas religiosas,

4
Os Eventos na Economia
  • Os eventos tem importância significativa na área
    de turismo e são das atividades que mais crescem
    neste segmento
  • Estima-se que cerca de 60 do fluxo turístico
    mundial correspondem a viagens de lazer e 40 são
    deslocamentos de caráter comercial ou viagens de
    negócios
  • Nas viagens de executivos, cerca de 45 do total
    correspondem à participação em eventos,
    principalmente em congressos e feiras
  • Quem participa de congressos, convenções
    Realizam uma despesa média três vezes superior à
    de um turista comum, ou seja, para cada US100,00
    gastos pelo turista de lazer,US300,00 são gastos
    pelos participantes de congressos, convenções e
    feiras.
  • Desses 46 são direcionados para o setor
    hoteleiro e os restantes 54 são aplicados em
    outros segmentos de atividade local, conforme
    Zanella(2003,p.15

5
  • 330.000 mil eventos realizados
  • Média de 243,8 participantes por evento
  • Renda total de R37 bilhões/ano, representando
    3,1 do PIB brasileiro
  • Estimativa de R4,2 bilhões em recolhimento de
    impostos
  • 3 milhões de empregos diretos, indiretos e
    terceirizados
  • 300 feiras de grande porte
  • 800 feiras de pequeno e médio porte
  • 2.000 congressos
  • 40.000 outros eventos.

6
  • O setor é uma importante fonte geradora de
    empregos em todo o país. Uma pesquisa realizada
    pelo SEBRAE, em 2001, mostrou que cada espaço
    para eventos contrata, em média, 6,8 funcionários
    fixos. Este número, multiplicado pelos 1.780
    espaços, resulta em 12.104 postos de trabalho
    diretos, aos quais deve-se acrescentar 58.240
    empregos terceirizados. Os espaços para eventos
    do país geram 70.344 empregos diretos e
    terceirizados.

7
  • As empresas organizadoras contratam em média 24,2
    empregados fixos e 386,6 terceirizados.
    Considerando apenas o universo de 400 empresas e
    entidades que constam desta pesquisa, o número de
    empregos chega a 164.320 diretos e 492.960
    terceirizados (um total de 657.280).Tudo somado,
    pode-se afirmar que a indústria de eventos no
    Brasil é responsável por 727.624 empregos diretos
    e terceirizados.
  • Considerando os empregos indiretos conforme
    padrões da industria turística brasileira - três
    indiretos para cada direto e terceirizado -
    pode-se inferir que o setor de eventos no país é
    responsável pela geração de 2.910.496 empregos.
    Para melhorar vislumbrar tal situação,
    apresentamos o seguinte gráfico

8
(No Transcript)
9
  • Os eventos são, incontestavelmente, o maior e
    melhor meio de desenvolvimento nacional, do
    fomento da economia e da geração de empregos
    (Britto Fontes, 2002) e, é visto que,
    autoridades governamentais, empresas privadas e
    diversos profissionais já estão cientes dos
    benefícios causados por tal atividade, desta
    forma há inúmeros investimentos neste setor, que
    está em constante incremento no país.

10
No Estado de São Paulo
  • O turismo de negócios cresce de 5a 7 ao ano
  • 45 do total de pernoites nos hotéis paulistas
  • Só na cidade de São Paulo , os eventos são
    responsáveis por 70 da ocupação hoteleira
  • São Paulo realizou 74.000 eventos em 2000,
    conforme Martin(2003,p.17-19)

11
  • A origem da palavra eventos vem do termo
    eventual, o mesmo que casual, um acontecimento,
    que foge à rotina e sempre é programado para
    reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE
    ARAÚJO, 2002).

12
CONCEITUAÇÃO DE EVENTO
  • O evento é considerado qualquer iniciativa
    que reúne pessoas em torno de um objetivo em
    comum como uma festa, um almoço ou um concurso
    (MELO NETO, 1999).
  • VINADÉ (1996) destaca que o evento é um
    acontecimento importante, sendo em sua grande
    maioria planejado e dirigido a públicos de
    interesse previamente identificados,visando
    objetivos específicos.

13
Conceitos
  • Para Britto e Fontes
  • Eventos são todos os acontecimentos
    previamente planejados, organizados e coordenados
    de forma a contemplar o maior número de pessoas
    em um mesmo espaço físico e temporal, com
    informações, medidas e projetos sobre uma idéia,
    ação ou produto,apresentando os diagnósticos de
    resultados e os meios mais eficazes para se
    atingir determinado objetivo.

14
Para Vanessa Martin
  • Evento será definido como uma reunião ou
    agrupamento num mesmo espaço temporal, de duas ou
    mais pessoas,com interesses comuns, com objetivo
    específico de adquirir produtos ou serviços
    atualizar ou divulgar informações conseguir
    aperfeiçoamento, congraçamento ou motivação para
    alcançar ou superar metas a capacitação técnica
    do participante e/ou a compra de bens e
    equipamentos complementares ao desenvolvimento da
    sua atividade profissional.

15
Importância do Evento(Vinadé,1996)
  • Acontecimento importante em que se aproveita para
    atrair a atenção do público e da imprensa sobre
    nossa organização, seus serviços e projetos
  • Na maioria das vezes é planejado e dirigido a
    públicos de interesse previamente identificados,
    visando objetivos específicos
  • Envolve positivamente as pessoas, aproximando-as,
    tornando-as receptivas a novas idéias e relações
  • Propicia a participação direta dos públicos nas
    realizações da empresa
  • É um excelente instrumento de marketing da
    empresa
  • Quando bem planejado e executado cria um conceito
    positivo para a empresa que o promove.

16
Vantagens de organizar um evento
  • Gerador de divisas o turista gasta em torno de 3
    vezes mais que os turistas convencionais
  • Média de permanência a duração do evento, ocorre
    um aumento da permanência de visitantes na
    comunidade receptora
  • Aumento do nível de emprego aumento da demanda
    de profissionais especializados - direto e
    indireto
  • Diminuição da baixa estação eventos realizados
    em baixa temporada, ameniza o efeito da
    sazonalidade

17
  • O profissional pela possibilidade de
    autodesenvolvimento e ascensão
  • A organização ou empresa pela comprovação do
    padrão de sua qualidade e elevação do grau de
    credibilidade
  • O cliente pela gratificação obtida com o preço
    ou pela perspectiva de obtê-la
  • A sociedade pela ação política e socioeconômica
    dos eventos junto a comunidade.

18
  • Para entender o poder dos eventos e sua
    importância como produto e serviço, é necessário
    apresentá-los como instrumento de diferenciação e
    apelo, com alto poder integrador e catalisador de
    demandas, Canton(2002,p.91)

19
(No Transcript)
20
Características
  • Porte
  • - Pequeno até 200 participantes
  • - Médio 201 a 500 participantes
  • - Grande de 500 participantes
  • - Megaevento mobiliza milhares de pessoas
  • Período da realização
  • -Permanentes
  • -Esporádicos
  • -Únicos
  • -De oportunidade.

21
Áreas de trabalho

22
Perfil do profissional
  • Técnica
  • Visão global
  • Imã de atração
  • Foco de irradiação e motivação
  • Conseguir uma equipe harmoniosa,coesa,eficiente,á
    gil
  • Organograma adequado-a pessoa certa no lugar
    certo e com o preparo certo
  • Segurança
  • Disciplina
  • Flexibilidade
  • Raciocínio rápido
  • Preparo físico
  • Criatividade
  • Realista
  • Paciência infinita

23
  • Para Britto Fontes (2002), o profissional de
    eventos, entre outras qualidades, deve ser
    seguro, gerando confiança para o cliente e para
    os funcionários disciplinado, respeitando
    prazos, verbas, reuniões ter flexibilidade,
    aceitando sugestões, adequando propostas, mudando
    etapas de trabalho ter raciocínio rápido,
    entendendo a capacidade, os anseios e as
    expectativas dos clientes e funcionários ter
    preparo físico, disposição e saúde ser realista,
    percebendo os limites, as opções e saber usá-las
    sabiamente ter paciência infinita, exercendo o
    autocontrole e a serenidade.

24
Objetivo do Evento
  • 1. Cultural e Lazer
  • 2. Desportivo
  • 3. Técnico-científico
  • 4. Empresarial e Negócios
  • 5. Social
  • 6. Outros tipos de eventos

25
Tipologia dos Eventos
  • 1. Cultural ou lazer
  • Concurso Poesia, Bandas,Fantasia
  • Festival Folclore, Música, Dança
  • Festa Junina,Natal, Dia das Crianças, Páscoa
  • Carnaval

26
  • 2. Evento desportivo
  • Jogo
  • Campeonato
  • Olimpíada
  • Rodeios

27
  • 3.Técnico-científico
  • Congresso Conferência
  • Video-conferência Debate
  • Fórum Encontro
  • Jornada Mesa
  • Redonda
  • Oficina Painel
  • Seminário Semana

28
  • 4. Empresarial e negócio
  • Convenção
  • Exposição
  • Feira
  • Mostra
  • Rodada de negócios
  • Worshop
  • Reunião
  • Lançamentos de produtos e serviços

29
  • 5. Social
  • Coquetel
  • Lançamento
  • Velório
  • Aniversário
  • Bodas
  • Jantar

30
Outros tipos de eventos
  • Eventos do terceiro setor

31
Planejamento X Plano
  • Planejamento
  • Fase mais intelectual, de reflexão, mais demorada
    e complexa
  • Levantamento dos dados/informações, estabelecidos
    objetivos, escolhidos os públicos de interesse,
    definidos os meios de divulgação
  • Nesse momento deve-se envolver um número maior de
    pessoas no processo, fazendo com que se
    comprometam
  • Toca de idéias, incentivo a criatividade,
    aproveitamento de RH existentes
  • É o processo de elaboração do documento

32
Plano ou elaboração do documento
  • - É a ação de planejar, formalmente, apresentando
    em um documento
  • - Objetiva disciplinar e racionalizar esforços
  • Não existe uma maneira universal e correta de
    elaborar um plano
  • Deve ser objetivo, claro e ordenado numa
    seqüência lógica

33
Fases de um evento
  • Pré-evento é a fase essencial do evento,
    definição do projeto e o planejamento de todas as
    atividades
  • Evento é o evento em si, se a primeira fase foi
    bem feita o evento terá grandes possibilidades de
    ser um sucesso.
  • Pós-evento Caracteriza-se pela desmontagem de
    toda a estrutura montada, dos acertos financeiros
    e dos pagamentos dos fornecedores.

34
Itens para o planejamento
  • Levantamento inicial de dados, instruções e
    informações (briefing)
  • Definição dos objetivos a serem atingidos
  • Definição dos públicos a serem atingidos
  • Definição das atividades a serem desenvolvidas
  • Estudo e determinação possíveis locais e datas
  • Definição da comissão organizadora
  • Temário
  • Levantamento dos recursos necessários

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Itens do planejamento
  • -Levantamento de custos
  • -Contatos com entidades que podem apoiar ou
    patrocinar o evento
  • -Iniciativas locais a serem valorizadas
  • -Recursos locais que podem ser aproveitados
  • -Confecção do cronograma
  • -Confecção de um organograma
  • -Levantamento de recursos disponíveis
  • -Definição da estratégia de divulgação e dos
    veículos a serem empregados .

36
Plano
  • Aspectos a serem observados
  • Conteúdo essência do documento. São objetivos,
    públicos, instrumentos, estratégia, etc. É o
    texto, a redação.
  • Apresentação é a forma de expor o conteúdo e de
    apresentá-lo no papel.
  • Escrever de forma objetiva, coerente
  • Atentar para a apresentação visual
  • Criatividade sai na frente de outros eventos

37
Fatores fundamentais para um evento
  • Produto definir claramente o tipo
  • Local região geográfica, espaço fisico
  • Data importância capital, uma data mal fixada
    pode determinar o insucesso do evento
  • Temário fixação antecipada dos assuntos que
    serão objeto de estudo do evento
  • Programa distribuição, por data e horário, de
    todas as atividades a serem desenvolvidas durante
    o evento.

38
  • Para que o evento seja um diferencial e gerador
    de dividas é preciso ter em mente que
  • A tecnologia vem mudando os ambientes
  • A competitividade vai além da qualidade e do
    funcionamento
  • A experiência vai perdendo valor, enquanto que a
    capacidade de conviver e ou promover mudanças se
    destaca
  • Capacidade de mutação, para a criatividade e a
    inovação

39
Elaboração de um plano de evento
  • 1.Dados de identificação informações necessárias
    sobre o evento local, data, contatos, público (a
    quem se destina o evento, determinando se
    externo, interno ou misto, e quem compõe estes
    públicos).
  • 2. Justificativa quais os motivos que levaram a
    realizar o evento
  • 3. Objetivos geral e específicos. Onde se
    determina o que se pretende com o evento, de
    forma ampla e específica
  • 4. Estratégias/ Atividades a serem desenvolvidas
    Consiste naquilo que serve de atração para o
    público de interesse do evento
  • 5. Recursos materiais,físicos e as pessoas
    utilizados no evento.

40
Elaboração de um plano de evento
  • 6. Levantamento de custos dos recursos
    necessários.
  • 7.Viabilidade econômica/financeira estudo de
    viabilidade do evento
  • 8. Divulgação estratégias e meios de divulgação
  • 9. Implantação é a descrição dos procedimentos,
    desde a aprovação do projeto até seu término
  • 10. Acompanhamento e controle determinação de
    quem e como será feita a coordenação de todo o
    processo de organização do evento
  • 11.Avaliação Realizada após o evento, em
    relatórios

41
Elaboração do plano de um evento
  • 12. Prestação de contas feita para o fechamento
    contábil e financeiro do evento.
  • 13. Anexos facilitam a compreensão do plano
    croqui, cronograma, lista de imprensa, modelos de
    crachás, correspondências, logomarca, quadro de
    distribuição de tarefas, recursos disponíveis,
    relações diversas( autoridades, convidados, etc),
    programação.
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