MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM ISO - PowerPoint PPT Presentation

Loading...

PPT – MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM ISO PowerPoint presentation | free to view - id: 5251d6-MzYyM



Loading


The Adobe Flash plugin is needed to view this content

Get the plugin now

View by Category
About This Presentation
Title:

MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM ISO

Description:

MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM ISO OLEH : LILIS SOLEHATI YUNIASIH, SE.M.Si V. KONSEP STANDAR MUTU DAN ISO Adanya perbedaan standar untuk hal-hal yang sama dalam negara ... – PowerPoint PPT presentation

Number of Views:3198
Avg rating:3.0/5.0
Slides: 59
Provided by: IBUL
Category:

less

Write a Comment
User Comments (0)
Transcript and Presenter's Notes

Title: MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM ISO


1
MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM ISO
  • OLEH
  • LILIS SOLEHATI YUNIASIH, SE.M.Si

2
V. KONSEP STANDAR MUTU DAN ISO
  • Adanya perbedaan standar untuk hal-hal yang sama
    dalam negara atau tempat yang berbeda dapat
    mengakibatkan hambatan dalam menjalin hubungan
    masing-masing pihak.
  • Standar internasional adalah cara terbaik,
    temudah, dan tercantum pada cara globalisasi saat
    ini.
  • ISO (The International Organization for
    Standardization) adalah badan standar dunia yang
    dibentuk untuk meningkatkan perdagangan
    internasional yang berkaitan dengan perubahan
    baranga dan jasa.
  • ISO sebagai koordinasi standar kerja
    Internasional, publikasi standar harmonisasi
    internasional, dan promosi pemakaian standar
    internasional.

3
  • ISO adalah sebuah organisasi intenasional yang
    terdiri dari 130 negara yang berkedudukan di
    Jenewa, Swiss.
  • ISO organisasi bukan pemerintah yang didirikan
    pada tahun 1947.
  • Banyak beranggapan bahwa ISO adalah singkatan
    dari The Internasional Organization for
    Standardization.
  • ISO bukanlah sebuah singkatan seperti selalu
    disebutkan oleh banyak orang.
  • ISO adalah sebuah kata yang berasal dari bahasa
    Yunani yang berarti sama.
  • Istilah Isoterm berarti suhu yang sama, Isometric
    berarti dimensi yang sama, dan Isobar berarti
    tekanan yang sama.

4
QUALITY MANAGEMENT PROGRAM (ML Q-9855) 1959
ISO 9000 1987
ML Q-9855 1963
ISO/TC-176 1979 Quality Management and Quality
Assurance
AQAP I 1968
BSI
Management Program Defense Standard DEFSTAN
05-8-1970
BS 7750 1979
Gambar 05. Evolusi Standar Sistem Manajemen Mutu
ISO 9000
5
BADAN STANDARISASI NASIONAL
KOMITE AKREDITASI NASIONAL (KAN) KOMITE
AKREDITASI INSTANSI TEKNIS (KANT)
PENILAIAN LEMBAGA SERTIFIKASI BSN 06 (ISO Guide
40)
PENILAIAN LABORATORIUM BSN 17 (ISO Guide 58)
PENILAIAN LEMBAGA INSPENKSI BSN 07 (ISO Guide 39)
LEMBAGA PENGUJI KALIBRASI BSN 01
LEMBAGA INSPEKSI TEKNIS
LEMBAGA SERTIFIKASI
SERTIFIKASI PERSONEL BSN 14
SERTIFIKASI PRODUK BSN 16
LAPORAN PENGUJIAN KALIBRASI
SERTIFIKASI INSPEKSI TEKNIS
SERTIFIKASI SISTEM MUTU BSN 15
PERSONEL
PERUSAHAAN/PEMASOK
LEMBAGA PELATIHAN
BARANG/JASA
Gambar 06. Bagan Badan Standarisasi Nasional (BSN)
6
STANDAR NASIONAL INDONESIA (SNI)
  • Berdasarkan Keputusan Presiden No. 20 tahun 1984
    tentang Dewan Standardisasi Nasional (DSN).
  • Keputusan Presiden No. 7 tahun 1989,
    standardisasi merupakan sarana penunjang yang
    penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional.
  • Ruang lingkup penerapan SNI mencakup semua
    kegiatan pemberlakuan SNI, akreditasi, pengujian,
    sertifikasi, penandaan, inspeksi, teknis,
    pengawasan, dan sanksi terhadap pelanggaran.
  • Pelaksanaan SNI pada suatu Sistem Standardisasi
    Nasional (SSN).
  • Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 15 tahun
    1991 tentang Standardisasi Nasional Indonesia dan
    Keputusan Presiden No. 12 tahun 1991 tentang
    Penyusunan, Penerapan, dan Pengawasan Standar
    Nasional Indonesia.
  • Dewan Standardisasi Nasional (DSN) mengadopsi
    secara total seri ISO 9000, sehingga menjadi seri
    SNI 19-9000.

7
ISO 8402
Perbendaharaan istilah
ISO 9004
Manajemen Mutu Unsur sistem Mutu
ISO 9000
Pedoman seleksi dan Penggunaan Standar
ISO 9001
ISO 9002
ISO 9003
ISO 9004 BAGIAN 2
Model u/ desain/ Pengembangan produksi/ Instalasi
dan pelayanan
Model u/ produksi Dan instalasi
Model u/ inspeksi Akhir dan tes
Standar pelayanan
Gambar 07. Keenam dokumen dan Lima Standar
8
Model sistem mutu u/ desain/ Pengembangan/produksi
/pengantaran Jasa/instalasi dan purna jual
ISO 9001
ISO 9000
ISO 9004
Model sistem mutu u/ Pengembangan/produksi/pengant
aran Jasa/instalasi dan purna jual
ISO 9002
EDISI 1994
ISO 9003
Model sistem mutu untuk pengujian Dan inspeksi
akhir
ISO 9000
ISO 9004
ISO 9001
EDISI 2000
Persyaratan
Konsep dan kosakata
Pedoman
Gambar 08. Perubahan Esensial ISO 9000 series
9
EDISI 1994
SUBKONTRAKTOR
PEMASOK
PELANGGAN
PEMASOK
ORGANISASI
PELANGGAN
EDISI 2000
Gambar 09. Perubahan Terminologi ISO 9000 series
10
DEFINISI ISO 9000 UNTUK SISTEM MANAJEMEN KUALITAS
(QMS)
  • Struktur organisasi, tanggung jawab,
    prosedur-prosedur, proses-proses, dan
    sumber-sumber daya, untuk penerapan manajemen
    kualitas.
  • Suatu sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan
    sekumpulan prosedur terdokumentasi dan
    praktek-praktek standar untuk manajemen sistem
    yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu
    proses dan produk terhadap kebutuhan atau
    persyaratan tertentu.
  • Kebutuhan dan persyaratan ditentukan atau
    dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
  • Karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas
  • Melalui lima pendekatan transcedent quality,
    product-based quality, user-based quality,
    manufacturing-based quality, value-based quality.
  • Fokus pada konsistensi dari proses kerja.
  • Berlandaskan pada pencegahan kesalahan.
  • Mencakup elemen-elemen tujuan (objectives),
    pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs),
    proses-proses (processes), masukan-masukan
    (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran
    untuk umpan balik dan umpan maju (measurements
    for feedback and fesdforward) SIPOCOM (Suppliers,
    Inputs, Processes, Outputs, Customers,
    Objectives, and Measurements)

11
ISO 9000 VERSI 2000 MENCAKUP BEBERAPA SERI
  • ISO 9000 QMS ---- FUNDAMENTAL AND VOCABULARY
    REPLACING ISO 8402 AND ISO 9000-I
  • ISO 9001 2000---- QMS---REQUIREMENTS REPLACING
    THE 1994 VERSION OF ISO 9001, 9002, AND 9003
  • ISO 9004 2000---QMS----GUIDANCE FOR PERFORMANCE
    IMPROVEMENT REPLACING ISO 9004 WITH MOST PARTS
  • ISO 19011 ---- GUIDANCE FOR AUDITING MANGEMENT
    SYSTEMS REPLACING ISO 10011 AND 14011.
  • ADANYA PENGGANTIAN 20 ELEMENT STANDAR MENJADI
    SUATU MODEL PROSES (QMS)

12
LANDASAN TEORI
  • ISO 9000 merupakan suatu kumpulan standar
    manajemen mutu dan standar proses, bukan standar
    produk.
  • ISO 90002000 terdiri dari beberapa bagian yang
    memuat tentang sistem manajemen mutu, diantaranya
    ISO 90012000 dan ISO 9004 2000.

13
  • ISO 90012000 berisikan persyaratan standar yang
    digunakan untuk mengukur kemampuan organisasi
    dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan
    peraturan yang sesuai.
  • ISO 90042000 berisikan pedoman standar yang
    menyediakan acuan dalam peningkatan berkelanjutan
    sistem manajemen mutu untuk memberikan keuntungan
    pada semua pihak, termasuk kepuasan pelanggan.

14
INTERPRETASI KLAUSUL
SISTEM MANAJEMEN MUTU PENINGKATAN BERKELANJUTAN
Tanggung Jawab Manajemen
P E L A N G G A N
P E L A N G G A N
P e r s y r a t a n
P e r s y r a t a n
Manajemen Sumber Daya
Pengukuran, analisis., perbaikan
Realisasi Produk
Produk
GAMBAR 10. URUTAN KEEMPAT PERSYARATAN ISO 9001
2000
15
VI. INTERELASI 8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU
  • Mengutamakan
  • Pelanggan

3. Keterlibatan Personel
5. Pendekatan Sistem Untuk pengelolaan
6. Peningkatan berkesinambungan
4. Pendekatan Proses
Perencanaan Strategi
2. Kepmimpinan
7. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta
8. Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok
16
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU ISO
  • FOKUS PELANGGAN
  • Pelanggan adalah kunci utama untuk meraih
    keuntungan.
  • Kelangsungan hidup perusahaan/organisasi sangan
    ditentukan bagaimana pandangan pelanggan terhadap
    organisasi.
  • Organisasi harus memahami keinginan pelanggan
    saat ini dan masa yang akan datang.
  • Bahwa organisasi dari semua tingkat manajer
    langsung terlibat dalam mengenal, bertemu, dan
    melayani pelanggan.

17
  • Gambar Tingkatan Manajemen yang Fokus Pelanggan

OPERASIONAL
LOWER
MIDDLE
PELANGGAN
TOP
18
  • MANFAAT YANG DIPEROLEH
  • Meningkatnya keuntungan dan mendapat perolehan
    pangsa pasar yang cepat.
  • Meningkatnya penggunaan sumber daya organisasi
    yang efektif untuk mempertinggi kepuasan
    pelanggan
  • Meningkatnya loyalitas pelanggan
  • Penerapan yang dilakukan
  • Menyelidiki dan memahami kebutuhan dan harapan
    pelanggan
  • Memastikan bahwa organisasi berhubungan dengan
    kebutuhan dan harapan pelanggan.
  • Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan
    dengan organisasi secara keseluruhan.
  • Menyeleraskan pendekatan dalam memuaskan
    pelanggan dan pihak yang berkepentingan serta
    mengambil tindakan atas hasil yang didapatkan.
  • Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan
    dengan pihak lain yang berkepentingan, seperti
    pemilik, karyawan, pemasok, pemodal, masyarakat,
    dan negara.

19
  • KEPEMIMPINAN
  • Perbedaan kepemimpinan dan manajemen
  • Kepemimpinan berhubungan dengan top line,
    sedangkan manajemen berhubungan dengan botton
    line.
  • Kepemimpinan melaksanakan sesuatu yang tepat,
    manajemen melaksanakan sesuatu yang benar.
  • Kepemimpinan menentukan apakah tangga disandarkan
    pada dinding yang tepat, manajemen berkaitan
    dengan efisiensi dalam pemanjatan tangga menuju
    keberhasilan.
  • Kepemimpinan berkaitan dengan inovasi dan
    mendorong inisitatif, manajemen berkaitan dengan
    pengkopian dan status quo.
  • Kepemimpinan berkaitan dengan apa dan
    mengapa, manajemen berkaitan dengan
    bagaimana.
  • Kepemimpinan berkaitan dengan kepercayaan
    terhadap manusia, manajemen berkaitan dengan
    sistem, pengendalian, prosedur, kebijakan, dan
    struktur.

20
  • Penerapan prinsip Kepemimpinan akan mengarah
    pada
  • Pertimbangan semua kebutuhan pihak terkait
    sebagai suatu kesatuan
  • Menciptakan visi yang jelas untuk masa depan
    organisasi
  • Menetapkan target, tujuan, atau sasaran yang
    menantang
  • Menyediakan sumber daya dan pelatihan
  • Kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab
    dan akuntabilitas
  • Menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral, dan
    penciptaan budaya
  • Penciptaan kepercayaan
  • Menghilangkan kekhawatiran di antara sesama
    karyawan

21
  • MANFAAT PENERAPAN PRINSIP KEPEMIMPINAN DAN
    MANAJEMEN
  • Karyawan akan paham dan termotivasi atas
    pentingnya tujuan dan sasaran organisasi
  • Pengevaluasian, koreksi, dan penerapan aktivitas
    dilakukan dalam satu kesatuan
  • Salah komunikasi (miscommunication) antar
    tingkatan pada organisasi dapat dikurangi
  • Pegawai dapat diandalkan kinerjanya
  • Timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan
    berkontribusi untuk perbaikan yang berkelanjutan.

22
  • KETERLIBATAN PERSONNEL
  • Personel pada semua tingkatan adalah modal utama
    perusahaan, dimana keterlibatan kemampuannya
    secara penuh sangat bermanfaat bagi perusahaan.
  • Keterlibatan dapat dilakukan dengan cara
    memampukan dan memberikan kesempatan kepada
    personel untuk merencanakan, menerapkan rencana,
    dan mengendalikan rencana pekerjaan yang menjadi
    tanggung jawabnya atau kelompoknya.
  • Keterlibatan personel secara menyeluruh,
    diharapkan akan menghasilkan rasa memiliki dan
    tanggung jawab dalam memecahkan masalah.
  • Keterlibatan personel diharapkan dapat mendorong
    mereka dalam melihat peluang untuk peningkatan,
    kompensasi, pengetahuan, dan pengalaman.
  • Keterlibatan personel dapat dilakukaan dengan
    cara perekrutan SDM yang tepat, memberikan
    pelatihan, memberi tanggung jawab dan wewenang
    yang sesuai (the rigth man on the rigth job)

23
  • Keterlibatan personel dapat bermanfaat
  • Bagi manajer, merupakan proses untuk meningkatkan
    keandalan diri personel yang bersangkutan agar
    dipercaya dalam merencanakan dan mengendalikan
    implementasi rencana pekerjaan yang menjadi
    tanggung jawab karyawan yang bersangkutan.
  • Bagi organisasi akan menimbulkan atuasiasme dan
    rasa bangga karena merasa menjadi bagian/memiliki
    perusahaan yang berfokus pada kreasi dan
    memberikan nilai bagi pelanggan.
  • Tingkat pencapaiannya dipengaruhi oleh sejauhmana
    organisasi mengidentifikasikan sistem dan
    prosedur yang ada, juga tingkat preferensi dan
    kemampuan karyawan berkenaan dengan seberapa
    nyaman karyawan mampu dan bermotivasi dalam
    mengambil inisiatif dan tindakan tanpa prosedur
    yang ketat.

24
MATRIK KETERLIBATAN PERSONEL
Tinggi


ADAPTIVE
ANXIOUS
Tingkat Pemberdayaan Organisasi
FRUSTATED
COMPLIANT
Rendah
Rendah
Tinggi
Tingkat Preferensi dan Kemampuan personel u/
dilibatkan
25
  • PENDEKATAN PROSES
  • Proses dalam ISO 90002000 didefinisikan sebagai
    kumpulan aktivitas yang saling berhubungan/mempeng
    aruhi, di mana berubahnya input (material,
    persyaratan, peralatan, instruksi), menjadi
    output (barang, jasa).
  • Adanya penambahan nilai dari input, dapat
    digolongkan menjadi empat bentuk
  • Perubahan fisik (konstruksi, jasa kesehatan,
    manufaktur)
  • Lokasi (penggudangan, transportasi)
  • Transaksi (bank, asuransi, ritel)
  • Informasi (pemrosesan data)
  • Pendekatan proses menurut ISO 90002000
    didefinisikan sebagai berikut identifikasi yang
    sistematis dan pengelolaan proses yang digunakan
    organisasi dan keterangan yang mempengaruhi
    setiap proses.
  • Menurut ISO 90012000, pendekatan proses
    mensyaratkan organisasi untuk melakukan
    identifikasi, penerapan, pengelolaan, dan
    melakukan peningkatan berkesinambungan (continual
    improvement) proses yang dibutuhkan untuk sistem
    manajemen mutu, dan mengelola interaksi
    masing-masing proses yang bertujuan untuk
    mencapai sasaran organisasi.

26
TIGA PROSES DALAM PENDEKATAN PROSES
  • Proses Inti (Realization Process)
  • berfungsi sebagai increase in value pada
    organisasi yang dimulai dari pelanggan eksternal
    dan kembali pada pelanggan. Proses inti ini
    memberikan kontribusi mayor pada organisasi dan
    mencapai kepuasan pelanggan.
  • Proses Pendukung
  • berfungsi sebagai pendukung pada perusahaan,
    pada proses inti, dan menghasilkan data,
    informasi, atau mengatur administrasi yang
    terprosedur.
  • Proses Manajemen
  • karakteristik dari proses ini adalah untuk
    melakukan pengendalian dan pembuatan keputusan.

27
PENDEKATAN PROSESBERDASARKAN TIGA PROSES
Proses Manajemen
Pelanggan/ Interested Parties
Pelanggan/ Interested Parties
Proses Inti
Masukan
Keluaran
Proses Pendukung
28
  • Keuntungan penerapan prinsip pendekatan proses
  • Turunnya biaya dan waktu putaran yang lebih
    pendek karena penggunaan sumber daya yang lebih
    efekif
  • Hasil yang diperoleh dapat diperkirakan,
    konsisten, dan ditingkatkan
  • Peningkatan kesempatan dapat lebih difokuskan dan
    diprioritaskan
  • PENERAPAN PENDEKATAN PROSES DALAM SISTEM
    MANAJEMEN MUTU ISO MENEKANKAN PENTINGNYA
  • Pengertian persyaratan dan bagaimana memenuhi
    persyaratan tersebut
  • Kebutuhan akan pertimbangan memberikan nilai
    tambah terhadap proses
  • Memperoleh hasil kinerja proses dan kefektifan
    dari proses tersebut
  • Peningkatan yang berkesinambungan dari pendekatan
    proses yang berdasarkan pengukuran tujuan/sasaran.

29
LANGKAH-LANGKAHPENERAPAN PENDEKATAN PROSES
  1. Mendefinisikan aktvitas yang diperlukan dan
    diterapkan dalam organisasi secara sistematis
  2. Mendefinisikan urutan dan interaksi proses
  3. Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan
    untuk memastikan operasi dan pengendalian proses
    ini agar efektif.
  4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi
    yang dibutuhkan untuk mendukung pengoperasian dan
    pemantauan proses
  5. Mengukur, memantau, dan menganalisis proses
  6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk
    mencapai hasil yang direncanakan dan meningkatkan
    proses ini secara berkelanjutan.

30
PENDEKATAN SISTEM UNTUK PENGELOLAAN
  • Manfaat yang diperoleh dari pendekatan sistem
  • Integrasi dan penjajaran proses akan mencapai
    hasil terbaik dari yang diinginkan
  • Kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses
    kunci
  • Memberikan kepercayaan pada interested parties,
    seperti konsistensi, keefektifan, dan efisiensi
    oganisasi.
  • Penggunaan prinsip pendekatan sistem akan
    mengarah pada
  • Menstrukturkan sistem menuju pencapaian sasaran
    dengan lebih efisien dan efektif
  • Memahami keterkaitan proses dengan sistem
  • Pendekatan terstruktur yang dapat mengharmoniskan
    dan mengintegrasikan proses-proses
  • Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih
    dahulu membuat sumber daya terbatas untuk
    ditindaklanjuti
  • Mentargetkan dan mendefinisikan bagaimana
    aktivitas yang sesuai dengan sistem yang harus
    dioperasikan
  • Peningkatan berkelanjutan secara terus menerus
    melalui pengukuran dan evaluasi.

31
PENINGKATAN BERKESINAMBUNGAN
  • Keuntungan penerapan prinsip peningkatan
    berkesinambungan
  • Adanya kinerja yang menguntungkan dalam
    meningkatkan kapabilitas organisasi
  • Fleksibel dan cepat dalam merespon hubungan untuk
    mengubah pasar atau kebutuhan dan harapan
    pelanggan
  • Mengoptimalkan biaya dan sumber data
  • penggunaannya mengarah pada
  • Mengkaryakan pendekatan organisasi secara
    konsisten untuk menerapkan continual improvement
    pada kinerja organisasi
  • Menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam metode
    maupun alat yang digunakan
  • Membuat continual improvement pada produk,
    proses, dan sistem sebagai sasaran untuk setiap
    individu dalam organisasi.
  • Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran
    untuk track continual improvement.
  • Memberikan penghargaan pada improvement

32
PEMBUATAN KEPUTUSANBERDASARKAN FAKTA
  • Keputusan yang efektif adalah keputusan yang
    berdasarkan analisis data dan informasi yang
    dapat dipertanggungjawabkan.
  • Langkah-langkah yang digunakan dalam penerapan
    prinsip ini
  • Melakukan pengujian dan pengumpulan data dan
    informasi yang berhubungan dengan sasaran
  • Memastikan data dan informasi yang akurat, dapat
    dipercaya, dan mudah diakses
  • Menganalisis data dan informasi dengan
    menggunakan metode yang benar
  • Memahami penggunaan teknik statistik
  • Membuat keputusan dan menindaklanjutinya
    berdasarkan hasil analisis dan pengalaman

33
HUBUNGAN SALING MENGUNTUNGKANDENGAN PEMASOK
  • Organisasi dan pemasoknya adalah saling
    tergantung dan merupakan hubungan yang saling
    menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan
    keduanya dalam memberikan nilai
  • Langkah-langkah yang dilakukan untuk implementasi
    prinsip ini antara lain
  • Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang
    penting
  • Melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi
    kebutuhan perusahaan
  • Membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan
    pemasok sebagai mitra kerja
  • Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka
    panjang yang seimbang
  • Berkomunikasi dan berbagai informasi dengan
    pemasok
  • Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai
    dengan persyaratan perusahaan
  • Membuat aktivitas bersama dalam pengembangan dan
    peningkatan
  • Mengilhami, mengajurkan, dan menghargai
    peningkatan dan suatu prestasi oleh para pemasok

34
KONSEP SISTEM MANAJEMEN KUALITAS (QMS)
SISTEM MANAJEMEN MUTU PENINGKATAN BERKELANJUTAN
Tanggung Jawab Manajemen
P E L A N G G A N
P E L A N G G A N
P e r s y r a t a n
P e r s y r a t a n
Manajemen Sumber Daya
Pengukuran, analisis., perbaikan
Realisasi Produk
Produk
GAMBAR 10. URUTAN KEEMPAT PERSYARATAN ISO 9001
2000
35
PERSYARATAN SECARA UMUM
  • Suatu organisasi/perusahaan, apabila ingin
    berhasil mencapai tujuannya (mendapatkan
    keuntungan), dimulai dengan adanya suatu arahan
    yang jelas dari pimpinan puncak mengenai tujuan
    perusahaan.
  • Organisasi/perusahaan tergantung pada
    pelanggannya (customer) dan pihak-pihak yang
    berkepentingan (interested party).
  • Visi dan misi sebagai perencanaan strategis
    memerlukan tersedianya sumber daya untuk dapat
    merealisasikan persyaratan dan harapan pelanggan.
  • Sumber daya harus dikelola untuk menghasilkan
    produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan.
  • Dengan adanya perencanaan strategis dan
    tersedianya sumber daya yang mencukupi, maka
    dapat dilakukan proses realisasi produk yang
    mendapatkan masukan persyaratan dari pelanggan.
  • Produk yang dihasilkan akan diterima pelanggan,
    di mana akan terjadi proses pembandingan antara
    harapan pelanggan dengan produk yang diterima,
    sehingga menghasilkan kepuasan.
  • Adanya analisis data terhadap kepuasan pelanggan,
    efektivitas, dan efisiensi penerapan sistem
    manajemen, proses, dan produk perlu
    ditindaklanjuti dengan suatu program peningkatan.
  • Program-program peningkatan akan menuntut arahan
    dan tersedianya sumber daya. Hal ini membutuhkan
    komitmen dari pimpinan puncak, sehingga perbaikan
    berkelanjutan terus berlanjut.

36
PERSYARATAN UMUM QMS ISO 9001 2000
  1. MENGIDENTIFIKASI PROSES YANG DIBUTUHKAN UNTUK
    QMS, DAN APLIKASNYA PADA KESELURUHAN ORGANISASI
  2. MENETAPKAN SEKUENS DAN INTERAKSI DARI
    PROSES-PROSES INI
  3. MENETAPKAN KRITERIA DAN METODE-METODE YANG
    DIBUTUHKAN UNTUK MENJAMIN EFEKTIVITAS OPERASIONAL
    DAN PENGENDALIAN PROSES DI ATAS.
  4. MENJAMIN KETERSEDIAAN SUMBER-SUMBER DAYA DAN
    INFORMASI YANG DIPERLUKAN GUNA MENDUKUNG
    OPERASIONAL DAN PEMANTAUAN DARI PROSES-PROSES
    INI.
  5. MENGUKUR, MEMANTAU, DAN MENGANALISIS
    PROSES-PROSES INI
  6. MENETAPKAN TINDAKAN-TINDAKAN YANG DIPERLUKAN
    UNTUK MENCAPAI HASIL-HASIL YANG DIRENCANAKAN DAN
    PENINGKATAN TERUS MENERUS DARI PROSES-PROSES INI.

37
KONSEP PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO
  • LANGKAH-LANGKAH MENERAPKAN SISTEM MANAJEMEN
    KUALITAS (QMS)
  • Menentukan untuk mengadopsi suatu standar sistem
    manajemen kualitas yang akan diterapkan.
  • Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin
    senior dari organisasi (top mangement commitment)
  • Menetapkan suatu kelompok kerja (working group)
    atau komite pengarah (steering committee) yang
    terdiri dari manajer-manajer senior.
  • Menugaskan wakil manajemen (management
    representative)
  • Mentetapkan tujuan-tujuan kualitas dan
    implementasi sistem.
  • Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang
    sekarang.
  • Mendefinisikan strtuktur organisasi dan tanggung
    jawab

38
  • Menciptakan kesadaran kualitas (quality
    awareness) pada semua tingkat dalam organisasi
  • Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem
    manajemen kualitas dalam manual (buku panduan)
  • Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas
    dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
  • Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam
    prosedur operasional
  • Memperkenalkan dokumentasi.
  • Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan
    dalam sistem
  • Meninjau ulang dan melakukan audit sistem
    manajemen kualitas.

39
MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO
9001 2000
  • Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan
    melalui jaminan kualitas yang terorganisasi dan
    sistematik.
  • Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001
    2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media
    massa bahwa sistem manajemen kualitas dari
    perusahaan telah diakui internasional.
  • Audit sistem manajeman kualitas dari perusahaan
    yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001 2000
    dilakukan secara periodik oleh registrar dari
    lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak
    perlu melakukan audit sistem kualitas.
  • Perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO
    9001 2000 secara otomatis terdaftar pada
    lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan
    potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO
    9001 2000, akan menghubungi lembaga registrasi.
  • Meningkatkan kualitas dan produktivitas dari
    manajemen.
  • Meningkatkan kesadaran kualitas dalam perusahaan
  • Memberikan pelatihan secara sistematik pada
    seluruh karyawan dan manajer.
  • Terjadinya perubahan positif dalam hal kultur
    kualitas dari anggota organisasi.

40
LANGKAH-LANGKAH MEMPEROLEH SERTIKAT ISO 9001
2000
  1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.
  2. Membentuk komite pengarah (steering committee)
    atau koordinator ISO.
  3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari
    sistem manajemen kualitas ISO 9001 2000.
  4. Melakukan pelatihan (training) terhadap semua
    anggota organisasi.
  5. Memulai peninjauan ulang manajemen (managemen
    review)
  6. Identifikasi kebijakan kualitas,
    prosedur-prosedur, dan intruksi-intruksi yang
    dibutuhkan yang dituangkan dalam dokumen-dokumen
    tertulis.
  7. Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001
    2000.
  8. Memulai audit sistem manajemen kualitas
    perusahaan.
  9. Memilih lembaga registrar.

41
PERSYARATAN DOKUMENTASI MENCAKUP
  1. Persyaratan tertulis tentang kebijakan kualitas
    dan tujuan kualitas.
  2. Manual (buku panduan) kualitas.
  3. Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh
    standar internasional ISO 9001 2000.
  4. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi
    agar menjamin efektivitas perencanaan,
    operasional, dan pengendalian proses-proses,
    termasuk proses-proses di luar organisasi
    (outsource), apabila proses tersebut mempengaruhi
    kualitas produk sesuai persyaratan yang
    ditetapkan
  5. Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar
    Internasional ISO 9001 2000.

42
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
  • KOMITMEN MANAJEMEN
  • Manajemen puncak harus memberikan bukti dari
    komitmennya untuk pengembangan dan penerapan
    sistem manajemen mutu dan terus menerus
    meningkatkan keefektifannya dengan
  • Berkomunikasi pada organisasi tentang pentinganya
    memenuhi persyaratan pelanggan dan memenuhi
    peraturan dan hukuman yang berlaku
  • Menetapkan kebijakan mutu/sasaran mutu
  • Memastikan sasaran mutu dibuat
  • Melaksanakan tinjauan manajemen
  • Memastikan tersedianya sumber daya yang cukup

43
  • Prinsip manajemen mutu dapat dipakai oleh
    manajemen puncak sebagai landasan dari perannya
    untuk
  • Menetapkan dan memelihara kebijakan dan sasaran
    mutu organisasi
  • Mempromosikan kebijakan dan sasaran mutu di
    seluruh organisasi untuk meningkatkan kesadaran,
    motivasi, dan keterlibatannya
  • Memastikan bahwa persyaratan pelanggan difokuskan
    di seluruh organisasi
  • Memastikan bahwa proses yang sesuai diterapkan
    dan memungkinkan persyaratan pelanggan dan pihak
    yang berkepentingan lainnya terpenuhi dan sasaran
    mutu tercapai
  • Memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang
    efektif dan efisien telah diterapkan dan
    dipelihara dalam rangka mencapai sasaran mutu
  • Memastikan tersedianya sumber daya yang
    diperlukan
  • Meninjau secara periodik sistem manajemen mutunya
  • Memutuskan tindakan yang berkenaan dengan
    kebijakan dan sasaran mutu
  • Memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem
    manajemen mutu

44
  • PENGUTAMAAN PELANGGAN
  • Manajemen Puncak harus memastikan bahwa
    persyaratan pelanggan telah ditentukan dan
    dipenuhi untuk mencapai kepuasan pelanggan.
  • KEBIJAKAN MUTU
  • Persyaratan untuk kebijakan mutu mencakup
    komitmen untuk mengikutkan persyaratn dan secara
    terus menerus meningkatkan keefektifan sistem
    manajemen mutu.
  • Sesuai dengan tujuan organisasi
  • Menyertakan komitmen yang sesuai dengan
    persyaratan dan melakukan perbaikan sistem
    manajemen mutu secara berkelanjutan
  • Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan
    meninjau sasaran mutu
  • Disampaikan dan dipahami dalam organisasi
  • Ditinjau agar sesuai terus menerus

45
  • Agar kebijakan mutu dapat dirumuskan dan
    dikomunikasikan secara efektif, maka
  • Konsisten dengan visi organisasi
  • Membuat sasaran mutu yang dipahami organisasi
    secara keseluruhan
  • Memperlihatkan komitmen manajemen puncak terhadap
    mutu dan ketentuan sumber daya yang cukup untuk
    keberhasilan mutu
  • Mempopulerkan komitmen mutu pada semua level
    organisasi dengan kepemimpinan yang jelas oleh
    manajemen puncak
  • Ditujukan untuk peningkatan yang berkesinambungan
    dan kepuasan pelanggan
  • Contoh Kebijakan Mutu
  • Perusahaan kami akan menghasilkan produk dan
    jasa yang terbaik sesuai standar mutu secara
    konsisten yang memenuhi persyaratan dari seluruh
    pelanggan.

46
PERENCANAAN
  • SASARAN MUTU
  • Manajemen puncak harus memastikan bahwa sasaran
    mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi
    persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan
    tingkat yang relevan dalam organisasi. Sasaran
    mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan
    mutu.
  • Sasaran Mutu harus memiliki nilai
  • Specific (spesifik, khusus)
  • Measurable (terukur dan terhitung)
  • Achievable (dapat dipercaya)
  • Realistic (realistis, wajar)
  • Time frame (berjangka waktu)
  • contoh sasaran mutu sasaran mutu perusahaan
    kami adalah
  • Meminimalisasi keluhan pelanggan dari 10 menjadi
    3 per bulannya untuk menjamin kepuasan pelanggan
  • Meminimalisasi produk gagal dari 6 menjadi 4 ton
    sampai akhir bulan Desember 1995

47
  • PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
  • Manajemen Puncak harus memastikan bahwa
  • Rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam
    rangka memenuhi persyaratan yang diberikan,
    begitu juga dengan sasaran mutu
  • Keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara
    apabila ada perubahan pada sistem manajemen mutu
    yang direncanakan dan ditetapkan
  • Manajemen mutu menerapkan perencanaan mutu untuk
    aktivitas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk
    memuaskan kebijakan, sasaran, dan persyaratan
    mutu. Perencanaan mutu dapat mencakup
  • Tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan mutu,
    penyiaran aturan keselamatan kerja, yang secara
    potensial berarti meminimalisasi risiko terhadap
    personel, pelanggan, dan lingkungan.
  • Referensi terhadap prosedur yang sesuai yang
    membentuk bagian yang menyeluruh dari sistem
    manajemen mutu
  • Direvisi secara rutin untuk merefleksikan
    perubahan terhadap sasaran mutu.

48
CONTOH BAGAN ALIR PERENCANAANSISTEM MANAJEMEN
MUTU
Harapan Pelanggan
Harapan Pihak yg berkepentingan
Harapan Pelanggan
Peraturan Hukum Yg sesuai
Sasaran Bisnis
Perencanaan Sistem
Desain Sistem Manajemen Mutu
Meningkatkan Sistem Manajemen Mutu
Pelayanan Sistem Manajemen Mutu
Meningkatkan Kinerja
Spesifikasi Aktivitas Pelayanan
Meningkatkan Kinerja
Mengumpulkan Data
Audit Sistem Manajemen Mutu
Mengukur Kinerja
Meninjau Sistem Manajemen Mutu
49
TANGGUNG JAWAB, WEWENANG, DAN KOMUNIKASI
  • Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung
    jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan
    dalam organisasi.
  • Bentuk organisasi harus dijelaskan dalam manual
    mutu dalam dua cara yaitu
  • Dijabarkan dalam struktur organisasi dengan
    organizational chart yang jelas menunjukkan
    perbedaan antara bagian yang satu dengan bagian
    yang lain dalam tanggung jawabnya pada mutu.
  • contoh

CEO
Account Manager
Human Resources Manager
Production Manager
Quality Manager
Research Development Manager
Etc.
50
  • Dijabarkan tanggung jawab dan wewenang personel
    kunci dalam perusahaan. Dalam konsep sistem
    manajemen mutu, setiap orang bertanggung jawab
    atau terlibat dalam mutu
  • contoh

CEO
Account Manager
Human Resources Manager
Production Manager
Quality Manager
Research Development Manager
Etc.
Billing Section
Training Section
Manufacturing Store
Audit QA Engineering
Drawing Section
Maintenance Section
Incoming QC, Final QC, Calibration
51
  • Pada umumnya perusahaan yang sedang menerapkan
    sistem manajemen mutu ISO 9000 membuat struktur
    organisasi sbb

CEO
Account Manager
Human Resources Manager
Production Manager
Quality Manager (Management Reprentative)
Research Development Manager
Internal Quality Auditing Document Control
52
  • Perusahaan yang mempunyai banyak cabang dapat
    menerapkan struktur sebagai berikut

Corporate Head Office
Corporate Management Representative
Feedback on QMS Status
Divisional Level
Divisional Management Representative
Feedback on QMS Status
Branch Level
Branch Site Management Representative
Representative Level
Audit Feedback
53
AUDIT DAN SERTFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO
  • BEBERAPA KEUNTUNGAN DALAM AUDIT SISTEM MANAJEMEN
    MUTU
  • Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu
    terpadu yang efektif
  • Menyempurnakan proses pengambilan keputusan
    manajemen
  • Membantu pembagian sumber daya yang optimal
  • Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang
    dapat menganggu
  • Memungkinkan tindak koreksi tepat waktu
  • Mengurangi biaya-biaya umum tambahan
  • Meningkatkan produktivitas
  • Meningkatkan keputusan konsumen dan pemasaran

54
JENIS AUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU
  1. AUDIT PIHAK PERTAMA audit yang dilakukan dalam
    suatu perusahaan untuk menentukan efektivitas
    dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan.
  2. AUDIT PIHAK KEDUA audit yang dilakukan oleh
    suatu perusahaan (atau yang mewakilinya) terhadap
    subkontraktor/ vendornya
  3. AUDIT PIHAK KETIGA audit yang dilakukan oleh
    badan sertifikasi yang independen atau badan
    registrasi.

55
JENIS-JENIS AUDIT BERDASARKAN KEDALAMAN AUDIT
  1. AUDIT SISTEM menentukan apakah perusahaan telah
    memiliki sistem dalam melakukan operasinya.
  2. AUDIT KESESUAIAN audit dilakukan untuk melihat
    apakah prosedur, instruksi kerja, dan rencana
    diimplementasikan
  3. AUDIT PRODUK untuk menentukan apakah produk
    sesuai dengan spesifikasi

56
TUJUAN AUDIT QMS
  • UNTUK INTERNAL
  • Melihat kekurangan sistem manajemen mutu
  • Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan
    tindakan korekasi
  • Menilai kesiapan untuk audit eksternal
  • Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari
    pelaksanaan sistem mutu
  • UNTUK EKSTERNAL
  • Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen
    mutu
  • Memenuhi persyaratan badan sertifikasi
  • Memenuhi persyaratan pelanggan
  • Memenuhi undang-undang/badan pemerintah

57
TEKNIK AUDIT
  1. MENGIDENTIFIKASI PROSES
  2. MENGAUDIT SISTEM MANAJEMEN MUTU
  3. MENGUMPULKAN DAN MENVERIFIKASI INFORMASI
  4. TEMUAN AUDIT
  5. PERTEMUAN TIM AUDIT
  6. RAPAT PENUTUPAN
  7. PELAPORAN AUDIT
  8. MENDOKUMENTASIKAN KETIDAKSESUAIAN
  9. TINDAKAN PERBAIKAN

58
EVALUASI KINERJA AUDIT
  1. KINERJA AUDITOR
  2. PROGRAM AUDITOR
  3. PROSEDUR AUDIT
About PowerShow.com