Modelagem de Processos

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Modelagem de Processos

• Parte III
• John Mendes
• johnmendes.engsoftware.com.br
• johnafmendes_at_gmail.com

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Conteúdo

• Análise e modelagem de processos
• Introdução
• Ferramentas de Modelagem de Processos
• Metodologia de Modelagem
• Metodologia de Análise de Processos

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Análise e modelagem de processos

• Há aproximadamente 300 software que oferecem uma
  variedade de recursos para efetuar análise e
  modelagem de processos
• Há estratégias por parte de algumas ferramentas
  de oferecer o módulo de desenho de processos
  gratuitamente e cobrar pelo módulo de análise,
  simulação de processo, execução e automação

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Metodologia de Modelagem

• A modelagem visa criar um modelo de processos por
  meio da construção de diagramas operacionais
  sobre seu comportamento
• A modelagem serve para validar o projeto,
  testando suas reações para certificar que seu
  funcionamento atenderá aos requisitos globais,
  como, qualidade, performance, custo, etc

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Metodologia de Modelagem

• Além da própria modelagem, também há a simulação
  de processos, que inclui
• Análise de requisitos
• Construção do modelo
• Análise de processos
• Simulação
• Reengenharia (redesenho)
• Documentação
• Divulgação
• Feedback

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Metodologia de Modelagem

• É necessário escolher a metodologia do trabalhos
• Deve fazer o levantamento do estado atual, como
  está
• Passar pela idealização do melhor cenário, Como
  deveria ser
• Por fim passar pela implementação mais adequada,
  Como será
• Deve atingir os objetivos entendimento,
  aprendizado, documentação e melhoria

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Metodologia de Modelagem

• Pode ainda aplicar o ciclo PDCA visando à busca
  da melhoria contínua Plan (Entendimento), Do
  (Aprendizado), Check (Documentação), Act
  (Melhoria)
• A gestão por processos na empresa pode ser
  iniciada com
• 1º.Modelagem (construa o modelo da estrutura
  organizacional)
• 2º.Defina o perfil dos colaboradores,
  treinando-os e criando um ambiente propício para
  discussão e crítica, o intercâmbio e a
  aprendizagem contínua

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Metodologia de Modelagem

• 3º.Modele os processos
• Com o mapa dos processos, pode-se identificar e
  tratar as armadilhas da linguagem natural, como,
  falta de estruturação, ambigüidade, redundância e
  omissões
• É preciso escolher uma das técnicas para
  modelagem de processos (IDEF0, UML, IDEF, BPMN,
  etc)
• Também deve-se escolher a ferramenta adequada,
  como MS Visio, SmartDraw, iGrafx, BizAgi, etc

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Metodologia de Modelagem

• Durante a modelagem pode haver descobertas de
  contradições sobre a maneira correta de se
  executarem os processo o conflitos de
  interface isso pode ser positivo para melhor
  detalhar o processo

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Metodologia de Modelagem

• A modelagem visa
• Entender o negócio através do comportamento dos
  processos, permitindo a identificação de seus
  requisitos, retrabalhos, gargalos, ineficiências
• Padronizar conceitos, compartilhar visões e
  sistematizar o conhecimento, unificando a
  linguagem entre a equipe de processos, usuários,
  área de TI e demais profissionais envolvidos no
  projeto
• Analisar oportunidades de melhorias e
  monitoramento dos processos através de simulações
  de seu funcionamento e reengenharia

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Metodologia de Modelagem

• A modelagem visa
• Implementar soluções estruturadas baseadas em
  tecnologia (software), como sistemas workflow,
  ERP, SOA, etc
• Melhorar a qualidade e produtividade dos produtos
  e serviços, por meio da racionalização dos
  processos
• Implementar a gestão estratégica minimizando
  ameaças e potencializando oportunidades,
  introduzindo as melhores práticas ou modelos de
  gestão como CMMI, MPS.br, BSC, ITIL

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Metodologia de Modelagem

• Os modelos a serem representados num modelo de
  empresa são
• A funcionalidade e comportamento da empresa em
  termos de processos, atividades, operações
  básicas e eventos
• Processo, fluxo e pontos das decisões que têm que
  ser tomadas
• Os produtos, suas logísticas e ciclos de vida
• As aplicações, softwares, em termos de suas
  capacidades funcionais

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Metodologia de Modelagem

• Os modelos a serem representados num modelo de
  empresa são
• Os dados e informações, seus fluxos na forma de
  ordens, documentos, dados discretos, arquivos de
  dados ou bases de dados complexas
• Responsabilidade e distribuição de autoridade
  sobre cada um dos elementos aqui descritos, como
  pessoas, materiais, funções, etc
• Tempo, eventos excepcionais e políticas de reação
  a eles

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Metodologia de Modelagem

• Enganos comuns na modelagem de processos
• Mapear todos os detalhes e esquecer do objetivo
  final
• Usar as mesmas informações e fluxogramas de uma
  modelagem que funcionou perfeitamente em outra
  empresa
• Princípios que geram bons resultados
• Determine que valores criar para os clientes do
  processo
• Mapeie as ferramentas, habilidades, competências
  e informações e determine as métricas de medição
  juntamente com o processo
• Engaje seu pessoal durante a modelagem dos
  processos, peça ajuda para determinar quais
  problemas eles enfrentam e quais as possíveis
  soluções

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Metodologia de Modelagem

• Até que nível devo modelar?
• O primeiro passo é descobrir
• quais processo agregam valor aos clientes
• ou quais processos impactam diretamente os
  clientes
• ou ainda em quais processos estão as melhores
  oportunidades de rápida melhoria

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Metodologia de Análise de Processos

• Uma proposta simplificada de roteiro para análise
  de processos
• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA I Identificar a necessidade de melhoria
• Identificar o(s) processo(s) onde haja clara
  necessidade de melhoria. Caso haja mais de um
  processo, deve-se priorizar um
• A melhoria de processos tem finalidades como
  desempenho financeiro, a satisfação dos clientes,
  a eficiência operacional, a confiabilidade
• Com o processo a ser analisado, as expectativas
  de melhoria deverão servir como objetivos

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA II Obter patrocínio da alta administração
• Para o sucesso do projeto de otimização de
  processo, deve-se obter o apoio dos mais altos
  níveis da administração que permita
• Acesso livre nos escalões superiores da
  organização
• Conhecimento sobre o processo em estudo
• Tempo para se dedicar ao trabalho
• Vontade, flexibilidade e poder de decisão

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA III Designar representantes setoriais para
  formar o comitê de mudanças
• O comitê de mudanças deve decidir entre
  alternativas identificadas e quais serão
  implementadas
• O comitê atua sob orientação do patrocinador da
  alta administração onde deve se aconselhar
  juntamente com outros profissionais técnicos de
  áreas específicas para tomada de decisão
• ETAPA IV Implementação de ferramenta
• Deve-se escolher a ferramenta para análise de
  processos se necessário

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA V Nivelamento sobre o trabalho a ser
  realizado
• Pode ser o nivelamento feito por palestra
  genérica voltada a toda a equipe profissional
  envolvida ou técnica para profissionais
  diretamente envolvidos no projeto
• ETAPA VI Identificar as fases do ciclo de vida
  dos processos
• Deve-se identificar o ciclo de vida completo dos
  processos de negócio e documentá-lo
• Para isso, deve identificar os componentes
  estratégicos da organização, como
• Visão, missão, objetivos, etc

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA VII Criar uma visão estratégica
• Para progredir, a organização deve possuir ou
  construir uma visão para o que deseja ser no
  futuro, onde pretende chegar em seu segmento de
  mercado
• ETAPA VIII Analisar o contexto do projeto
• O comitê de mudança deve examinar e entender o
  ambiente e as condições em que o processo opera,
  identificando os níveis de mudança necessárias e
  os obstáculos que precisam ser superados
• Deve listar e inventariar os recursos
  organizacionais, como pessoal, infraestrutura de
  TI, materiais, etc
• Avaliando os recursos financeiros disponíveis
  para determinar o escopo do projeto
• Com isso, será determinado o escopo da análise,
  inclusive temporal, limitando os esforços do
  trabalho a um horizonte factível

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA IX Implementando um programa de
  gerenciamento de mudanças
• Para agilizar o trabalho, otimizando resultados,
  devem
• Identificar com precisão o que e com quem esta
  tratando
• Quebrar paradigmas injustificáveis
• Motivar cada participante a identificar e propor
  mudanças
• Apresentar as mudanças na forma de desafios com
  recompensas tangíveis associadas ao sucesso da
  implementação
• Demonstrar como a mudança beneficiará a todos

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE I Preparando-se para a análise dos
  processos
• ETAPA IX Implementando um programa de
  gerenciamento de mudanças
• Para agilizar o trabalho, otimizando resultados,
  devem
• Programa a gradativa implementação com pontos de
  controle bem definidos e facilmente
  identificáveis
• Realize as mudanças num ritmo compatível com o do
  funcionamento normal do processo

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE II Seleção do processo a ser otimizado
• ETAPA I Identificar e selecionar o(s)
  processo(s) de negócio a serem analisados
• Preferencialmente, deve-se analisar a menor
  quantidade de processos possível como forma de
  centrar esforços nos processos que ofereçam
  melhores oportunidades de resultado
• Devem ser identificados possíveis critérios de
  escolha, como, resultados mais rápidos, mais
  visíveis, com maior impacto no produto final, com
  maior visibilidade para os clientes
• Deve haver um ranking identificando os mais
  importantes
• Os processos escolhidos deverão ser modelados

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE II Seleção do processo a ser otimizado
• ETAPA II Definição de medidas de desempenho
• Deve-se atribuir uma medida de desempenho,
  preferencialmente numérica, como forma de
  estabelecer uma meta a ser atingida
• Pode ser adotado eficiência, eficácia e
  adaptabilidade
• Eficiência
• É uma medida de volume e serve para avaliar a
  produtividade de um processo
• Eficácia
• Define quanto o processo atende às necessidades e
  expectativas dos clientes internos ou externos.
  Mede a qualidade do processo em gerar produto ou
  serviço de acordo com o padrão de qualidade
  esperado

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE II Seleção do processo a ser otimizado
• ETAPA II Definição de medidas de desempenho
• Adaptabilidade
• É a medida de quanto um produto ou serviço pode
  ser customizado para atender a seu cliente
• FASE III Identificar as melhorias a serem
  implementadas
• ETAPA I Identificar os requisitos dos clientes
• Deve-se obter a opinião e a definição das
  necessidades e expectativas dos clientes quanto
  ao produto ou serviço
• Essa informação é fundamental para atendimento
  aos objetivos estratégicos de qualidade e
  satisfação e devem ser consideradas na avaliação

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE III Identificar as melhorias a serem
  implementadas
• ETAPA II Determinar o nível de melhoria a ser
  atingido
• Cada processo deve ser avaliado e confrontado com
  o objetivo final de otimização
• Recomenda-se elaborar uma tabela de avaliação,
  contendo o nome do processo e suas atividades
• ETAPA III Avaliação de desempenho com outras
  organizações
• Sugere-se avaliar comparativamente o desempenho
  da organização em estudo contra outra de mesma
  atuação e porte ou com empresas líderes em seu
  segmento

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE III Identificar as melhorias a serem
  implementadas
• ETAPA IV Reengenharia do processo
• Obter sugestões dos profissionais que atuam no
  processo para que contribuam na otimização
• Eliminar ou modificar as atividades que não
  agreguem valor ou que sejam explicitamente
  retrabalho
• Identificar e implementar melhorias na sequência
  das atividades, evitando repetições ou
  retrocessos desnecessários
• Selecionar e designar o melhor executor para cada
  atividade
• Reduzir o tempo da atividade com a substituição
  do recurso manual por máquina ou sistema

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE III Identificar as melhorias a serem
  implementadas
• ETAPA V Revisão dos modelos
• Deve-se revisar o modelo proposto de processo e
  as melhorias devem ser descritas no escopo do
  processo
• Nos casos onde haja mais de uma sugestão de
  melhoria, deve ser feita mais de uma versão do
  mapa para que possam ser avaliadas, comparadas e
  escolhida a melhor
• ETAPA VI Simulação das alternativas de melhoria
• Deve se possível utilizar ferramentas de
  simulação que permita a análise e com isso
  avaliar o comportamento do processo em cada
  cenário proposto

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE IV Implementação do processo otimizado
• ETAPA I Disponibilizar a infraestrutura
  necessária
• Definir o método de implementação instantâneo ou
  em paralelo
• Obter a aprovação formal e final para
  implementação
• Identificar e implementar as mudanças
  organizacionais necessárias
• Identificar e implementar a infraestrutura
  necessária
• Disponibilizar os recursos extras necessários,
  inclusive pessoas e treinamento

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Metodologia de Análise de Processos

• FASE IV Implementação do processo otimizado
• ETAPA II Implementação
• Programar uma simulação
• Implementar a nova estrutura do processo
• Definir e programar ciclos de monitoramento e
  reavaliação

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Exercícios e Atividades

• Fazer um levantamento de dados das principais
  ferramentas de modelagem de processos
• Qual plataforma utilizada
• Características quanto a notação utilizada (EPC,
  BPMN, UML, IDEF...)
• Como a ferramenta é comercializada ou
  disponibilizada
• Principais funções das ferramentas

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Bibliografia

• VALLE, Rogerio, et all. Análise e Modelagem de
  Processos de Negócio. 1ª. Ed. Editora Atlas. São
  Paulo, 2009.