Pr

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AMERICAN ASSOCIATION OF LAW LIBRARIES 99TH ANNUAL
MEETING AND CONFERENCE JULY 8-12, 2006 ST. LOUIS,
MISSOURI
A4 Preservation of Digital Information Global
Trends in Digital and Analog Archiving
Status and best practices for digital
preservation in Europe Stephane COTTIN,
Constitutional Council, France
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Foreword
It's impossible to present every aspects of the
status and the various ways to build best
practices in digital preservation, especially in
Europe with so many countries and methods. But
as this issue is very important to me, I have a
del.icio.us tag on this issue to mark websites of
interest on the Net http//del.icio.us/cottinste
f/preservation_donnees and another to conduct
this presentation http//del.icio.us/cottinstef/
aall . These tags will be regularly
updated. (see also the obvious tag
http//del.icio.us/search/?alldigital_preservatio
n )
3
The issue What to know on the recent evolutions
of the best practices in digital preservation in
Europe ?

• This problem is
• - accurate for law librarians
• - complex
• - has is really a solution ? Or only some ways to
  think about it ?

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An accurate issue Awareness of current trends
in government information content formats and
dissemination methods is now needed for skilled
international law librarians.

• See in this job offer (may 2006
  http//jobs.stanford.edu/openings/display.cgi?Job_
  Req010614JFamNILJOBCODE1592 )
• International Documents Librarian, Social
  Sciences Resource Center, Green Library, Stanford
  University
• The Stanford University Libraries seek an
  energetic, intellectually engaged librarian with
  graduate training in the social sciences to serve
  as International Documents Librarian. (...)
• Required (...). Knowledge of government
  information acquisition and collection management
  issues, including recent, demonstrated experience
  developing and managing one or more government or
  international documents depository collections.
  Awareness of current trends in government
  information content formats and dissemination
  methods. Significant knowledge of how government
  information and numeric data resources in all
  formats are used by faculty and students

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A complex issue for Europe

• Complex, but not complicated.
• - Archiving governmental information
• too many governements, and inside each
  countries, too many actors,
• too many documents,
• too many ways to make, transform and research
  those documents.

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A way to prevent the complexity building some
norms ?

• Plan
• 1) A rapid presentation of the conception of
  international norms for digital preservation in
  Europe (the needs and the formal answers)
• 2) Focus on France (why so many norms ?)
• 3) A new way to build "best practices" for the
  digital preservation in the French administration
  the wiki of the DGME (General direction of the
  modernization of the State)

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1) A rapid presentation of the conception of
international norms for digital preservation in
Europe (the needs and the formal answers)

• http//europa.eu.int/information_society/newsroom/
  cf/menu.cfm

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Actions of the European Union

• Cordis (Research in EU)
• European Infrastructure for Repositories of
  Scientific Information http//cordis.europa.eu/
  ist/rn/ri-cnd/wshop-080606.htm
• Role of the national libraries
• European Task Force Permanent Access
  http//tfpa.kb.nl/
• Quaero (a (bad?) answer to Google is this
  necessary, is this a good way ?)
• International educational programs, such as
• E-term http//www.ucl.ac.uk/e-term/index.htm

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Role of the European Commission
Regulates the format of data interchange between
administrations. The rules are regularly
published on the official Journal, even the
tiniest ones
- EU regulation http//europa.eu.int/eur-lex/lex/L
exUriServ/site/en/oj/2006/l_106/l_10620060419en000
70009.pdf COMMISSION REGULATION (EC) No
601/2006 of 18 April 2006 implementing Regulation
(EC) No 184/2005 of the European Parliament and
of the Council as regards the format and the
procedure for the transmission of data
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European Call of Projects
http//cordis.europa.eu/fp6/dc/index.cfm?fuseactio
nUserSite.FP6DetailsTenderPagecall_id287
2006/S 88-092641 Study Towards a European
eInfrastructure for eScience digital repositories
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2) Focus on France

• So many norms ...
• http//www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/tex
  tenorme/dafperenisation.htm

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An essential but not unique actor the Archives
Direction (Direction des Archives de France)

• http//www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/arc
  hivistique/DAFarchiveselectronique.html
• http//www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

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It's a very old issue

• http//www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/arc
  hivistique/DAFdocelbiblio.html
• A periodic  Bulletin des Archives de France
  sur l'archivage à long terme des documents
  électroniques  (on line http//www.archivesdefra
  nce.culture.gouv.fr/fr/publications/DAFbulelectron
  ique.html )

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A lot of texts

• Regulations http//www.archivesdefrance.culture.
  gouv.fr/fr/circulaires/DAFarchives20electroniques
  .htm
• Note dinformation DITN/RES/2006/002 du 30 mars
  2006. Recommandation du forum des droits sur
  linternet sur la conservation des documents
  électroniques
• Instruction DITN/RES/2006/001 du 8 mars 2006.
  Standard déchange de données pour larchivage
• Etude relative à la réalisation de plate-formes
  darchivage électronique
• - note dinformation DITN./RES/2005/007 du 13
  octobre 2005
• Instruction DITN/RES/2005/006 du 30 septembre
  2005. Publication électronique des instruments de
  recherche
• Recommandations relatives à la gravure, à la
  conservation et à lévaluation des CD-R
• - Instruction DITN/RES/2005/004 du 29 mars 2005

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A lot of norms...

• Actions entreprises par la direction des archives
  de France en matière darchivage électronique
  dans le cadre du développement de
  ladministration électronique
• - Note dinformation DITN/RES/2005/002 du 3 mars
  2005
• - Cahier des charges dune étude sur la
  réalisation de plates-formes darchivage
  électronique dans les services publics darchives
• Instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier
  2005. Modalités de délivrance du visa
  délimination des documents papier transférés sur
  support numérique ou micrographique
• Note dinformation DITN/RES/2004/004 du 18
  octobre 2004. Résumé du rapport de Jean-François
  Blanchette sur "La conservation de la signature
  électronique Perspectives archivistiques",
  septembre 2004
• Note dinformation DITN/RES/2004/003 du 15
  octobre 2004. Diffusion du vade-mecum juridique
  sur la dématérialisation des marchés publics

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A simplification Suggestion for 2005

• In December 2005, a semi-governmental
  organisation,  le Forum des Droits sur
  l'Internet  (in charge of the co-regulation of
  the Internet in France), gave a  Recommandation
  du forum des droits sur l'internet sur la
  conservation des documents électroniques . Among
  other things, they agree on the three
  international norms on the preservation of
  digital documents
• http//www.foruminternet.org/recommandations/lire.
  phtml?id949
• Model OAIS, Open Archival Information System
  (Norm ISO 14 721)
• Norm ISO 15 489 on the "records management"
• Norm ISO 19 005-1 PDF/A, Part.1.

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An explanation for the (French) number of norms
the legal obligation(s) to preserve information

• A incredible amount of the (French) official
  legal texts on digital preservation (legal texts
  that oblige to do or organize digital
  preservation of the information)
• http//www.asphales.net/index.php?fileliste_texte
  sopcategorieth_code3

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• Arrêté du 26 juillet 2004 relatif à la
  reconnaissance de la qualification des
  prestataires de services de certification
  électronique et à laccréditation des organismes
  qui procèdent à leur évaluation
• Arrêté du 31 mai 2002 relatif à la reconnaissance
  de la qualification des prestataires de
  certification électronique et à laccréditation
  des organismes chargés de lévaluation
• Code Civil articles 1315 à 1336
• Code de la Santé, art. R 1112-7 à R 1112-9 (
  Informations des personnes accueillies dans un
  établissement de santé)
• Code des douanes Article 339
• Code du patrimoine art L131-1 à L133-1 (dépôt
  légal) art L211-1 à 213-8 (archives)
• Code général des impots Annexe 3, CGIAN3, Section
  VI art 96F (factures transmises par voie
  télématique)
• Décret n 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour
  lapplication de larticle 1316-4 du code civil
  et relatif à la signature électronique
• Décret n 2005-973 du 10 août 2005 modifiant le
  décret n 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux
  actes établis par les notaires
• Décret n 93-1429 du 31 décembre 1993 relatif au
  dépôt légal
• Directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999 sur un
  cadre communautaire pour les signatures
  électroniques
• Loi n 92-546 du 20 juin 1992 relative au dépôt
  légal (and its brand new decree of 2006, June
  13th Décret n 2006-696 du 13 juin 2006
  modifiant le décret n 93-1429 du 31 décembre
  1993 relatif au dépôt légal (JO n 137 du 15 juin
  2006 p. 9022 texte n 36)

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3) A new way to build "best practices" for the
digital preservation in the French administration
The  wiki  of the DGME (General direction of
the modernization of the State)
http//www.adele.gouv.fr/wiki/index.php/Accueil
Call of contributions and list of rules and
recommandations for the best interoperability
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Conclusion

• As usual in Europe too many actors to build
  something that have to be unique, stable, solid,
  confident...
• A solution will be found finally, between all the
  projects. Often, it's the best that 's finally
  chosen, or parts from several ones, in order to
  build a common project, unified on the best parts
  of the others. But when ?