Mise en

1
Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion
documentaire du système de management de la
qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorraine

• Jean-Yves BRON directeur du pôle
• Olivier NARTZ responsable systèmes dinformation

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Pôle AIP-PRIMECA Lorraine

• Service commun
• inter-établissements

Membre du réseau national
2 sites géographiques AIP-Lorrain et ENSAM de Metz
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Centre de ressources mutualisées

• Matériels et compétences
• Productique, Conception et fabrication intégrées
  en mécanique, Robotique, Automatique, Systèmes
  dinformations,
• Lieu de transfert de la recherche vers la
  formation et lentreprise
• Contribue à la formation de futurs cadres du
  monde industriel
• En 2004/2005 1400 étudiants et 148000
  heures.élèves
• Utilisation de plates-formes de dimension
  industrielle

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Démarche qualité

• Objectifs
• Satisfaire nos clients Formations, Enseignants,
  Étudiants, Industriels, , Personnels
• Mettre à disposition des plates-formes de qualité
• Améliorer en continu le service rendu
• Sans alourdir notre fonctionnement
• Projet interne
• Initié par la direction avec une forte
  implication de lensemble du personnel
• Pour impulser une nouvelle dynamique
• Accompagné par un organisme externe lAFPA

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Projet qualité

• Déroulement
• Réalisation dun audit externe de diagnostic (mai
  2003)
• Sensibilisation et formation du personnel (juin
  2003)
• Validation du projet par le conseil du pôle (oct.
  2003)
• Formation et accompagnement 12 demi-journées sur
  12 mois (nov. 2003 à oct. 2004)
• Audit à blanc dévaluation (oct. 2004)

• Certification ISO 9001 2000 en avril 2005
• Conception, réalisation et mise à disposition
• de plates-formes technologiques en productique
• et conception intégrée en mécanique pour
• lenseignement et le transfert vers lentreprise

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Modélisation orientée processus
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Un système qualité  instrumenté 
Gestion des processus et des données
Espace de travail collaboratif
Site Web
8
Gestion des données

• 2 classes dobjets identifiées
• Des Documents
• Des Dossiers
• Fonctionnalités attendues
• Gestion des documents qualité (au sens de la
  norme)
• Maîtrise du cycle de vie (de la création à la
  suppression)
• Gestion des révisions et de lhistorique
• Confidentialité
• Gestion des enregistrements
• Instanciation automatisée à partir des modèles de
  documents
• Fichiers au format Microsoft Word
• Stockage de tous les enregistrements qualité dans
  un référentiel unique
• Fonctions de classification, de recherche etc
• Gestion dynamique du manuel qualité (dossier)
• Arborescence de documents
• Mise à jour automatique du manuel qualité lors de
  la publication des documents le composant

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Objectifs des processus (WorkFlow)

• Communiquer plus efficacement
• Avec nos clients
• Toutes les demandes aboutissent à une action à
  réaliser (du simple accusé de réception au
  déclenchement dun projet sur plusieurs années)
• Le client est automatiquement notifié par
  courriel des décisions prises aux étapes qui le
  concernent
• Entre nous
• Les tâches (étapes) sont affectées aux membres de
  léquipe qui sont prévenus par courriel
• Elles sont planifiées et bornées dans le temps
• Lensemble du processus lui-même est borné dans
  le temps
• Des guides sont mis en place
• En mode Intranet/extranet
• Standardiser linterface
• Pour le client, quelle que soit la demande
• Le point daccès est le site Web Qualité
• Le principe est de remplir un formulaire web et
  de le poster

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Nos processus Advitium actuels

• Enquêtes satisfaction client
• Mise en œuvre particulière
• Réclamations, suggestions
• Fiche action
• Déclaration de projets étudiants
• Projets de conception développement
• Prêt de matériels, logiciels
• Évaluation de formation
• Main courante
• Fiche Installation de logiciels
• Approbation des documents

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Démarche de mise en œuvre

• Analyse et modélisation des processus sous
  Mega2005
• Définir les processus du pôle
• Définir les flux dinformations (évènements
  déclenchant, déclenchés, flux processés) entre
  processus
• Définition des procédures de mise en œuvre des
  processus
• Définir les données nécessaires
• Définir les opérations et leur type
• Saisie manuelle
• Tâche automatisée
• Réaliser le logigramme
• Affecter les rôles (acteurs)
• Implémentation sous Advitium
• Traduire le logigramme Mega en processus Advitium
• Déclarer et typer les variables
• Créer les Formulaires utilisateurs et des
  contrôles associés
• Créer les Automations (tâches automatisées)
• Créer les Rapports

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Exemple Processus SMQ
13
Des processus aux procédures
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De MEGA à Advitium
Soumission par le RQ dun nouveau document (état
 En création ) ou dune modification à apporter
à un document existant
Tâche automatique de mise à jour du référentiel
Extraction/Rangement et passage à létat
 Validé 
Le RQ effectue les corrections en fonction des
remarques du directeur
Le processus est archivé
Les membres du groupe SMQ sont notifiés de la
mise à jour ou de la création du document
Le RQ publie le document à la date choisie (date
dapplication)
Le directeur peut approuver dans létat, refuser,
ou demander des corrections
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Demande dapprobation
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Pièces jointes

• Dans cet exemple, des pièces sont jointes au
  processus pour aider le directeur dans son choix.
• Il sagit
• De la version actuellement publiée du document
• Des fichiers associés
• Du fichier modifié par le RQ (PcsAchat.html)

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Approbation directeur
18
Publication
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Mise à jour du référentiel

• function AutomationResource(strSystemId,
  strParticipantId)
• AutomationResource "Approved"
• Const WITH_COMPRESSION 1
• Const WITHOUT_COMPRESSION 2
• Const CONF_OPTIONS_NONE 0
• Const WITH_CONFNODE_PROPERTIES 1
• Const WITHOUT_XML_RETURNED 2
• Const PART_OPTIONS_NONE 0
• Const WITHOUT_LAYOUT 2
• on error resume next
• ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
  ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
  '''''''''''''''''''''''''
• ' initialisations
• ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
  ''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
  '''''''''''''''''''''''''
• Set objPartMgr CreateObject("PartManager.PartMan
  ager")
• set objDocMgr CreateObject("DocumentManager.Doc
  umentManager")
• set objWebTools CreateObject("LS.WebTools")

20
Archivage du processus

• Stockage des informations
• de chaque étape
• Dates dentrée et de sortie
• Acteur(s)
• Décision
• du processus
• Variables locales (CustomProperties)
• Possibilités de faire des rapports

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Rapport Enquêtes Clients
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Site Web Qualité http//qualite.aipl.uhp-nancy.fr

• Besoin de regrouper dans un portail les
  informations  Qualité 
• Besoin de faire interagir le client avec le
  système sans utiliser Advitium
• Pages HTML standard
• Présentation générale
• Modélisation Méga
• Intégration de  composants  Advitium
• Requêtes sur des objets du référentiel
• Accès aux modèles de documents publiés
• Accès aux compte-rendus de revue de directions,
  audit etc
• Liste des réclamations/suggestions
• Indicateurs
• Déclenchement de processus par la page
  relations-clients
• Personnalisée en fonction du profil

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(No Transcript)
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(No Transcript)
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Problèmes rencontrés

• Le nombre de prérequis nécessaires
• Mega
• Advitium
• Html
• XML/XSLT
• Asp, vbscript, javascript
• Lobligation de développer une sur-couche
   utilisateur  simplifiée car le produit dans sa
  version de base est trop complexe
• Login unique (invité, client)
• Portail web
• Pas de connexion avec un annuaire type LDAP
• Labsence dintégration entre la modélisation
  Mega et loutil de design des processus Advitium
  Connect Designer
• Où sarrêter dans la modélisation?

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Les bénéfices

• Pour les clients (enseignants, responsables de
  filières, étudiants)
• Pouvoir exprimer leurs attentes plus facilement
• Meilleure réactivité face à leurs attentes
• Pour léquipe de lAIP Lorrain
• Une visibilité plus claire des tâches à réaliser
  au quotidien
• Quoi faire et pour quand
• Gestion des retards!
• Plus de perte de temps à chercher le bon document
• Procédures de fonctionnement formalisées (guide)
• Pour la direction
• Les rapports Advitium fournissent immédiatement
  une partie des indicateurs qualité
• Toutes les demandes sont formalisées et
  enregistrées
• Exigence de la norme
• Utile pour la rédaction du rapport annuel
  dactivités
•  Contractualisation  de la relation avec le
  client
• Pour la planète
• 0 Papier (ou presque!!)

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Pistes daméliorations

• Couplage avec un outil de gestion de
  projet/planning
• Couplage avec un outil de modélisation (MEGA)
• Amélioration de linterface utilisateur
• Simplification
• Personnalisation
• Développement de composants réutilisables pour
  les formulaires, les rapports, les automations
• Utilisation des processus Advitium comme
  assistants
• Fusion avec la base aip-primeca

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Conclusion

• Réelle prise en compte des clients
• Au centre de nos préoccupations
• Na pas remplacé la relation humaine
• Système efficace
• Nombreuses améliorations en cours pour le
  rendre efficient
• Aide au management de notre activité
• Instrumentation adaptée en cours de
  généralisation
• Retombées pédagogiques
• Support à lenseignement en management de la
  qualité
• Gestion des projets du Master IS