PGI

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PGI Progiciel de gestion intégrée

• Tournée 2009

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Contenu

• LUdeM et le Progiciel de gestion intégré
• Les modules PeopleSoft
• La portée du projet
• Le calendrier de réalisation
• La structure du projet et les équipes
• La gouvernance et le contrôle
• La démarche proposée
• Les défis

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LUdeM et le Progiciel de gestion intégré

• LUniversité de Montréal amorce cet automne un
  virage technologique denvergure qui lui
  permettra doffrir à nos étudiants,
  professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi
  quau personnel de soutien et dadministration
  des systèmes dinformation et des technologies
  fiables, accessibles et conviviales. (Livre
  Blanc, Orientation VII, Objectif 3)
• Dici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout
  ses plateformes informatiques et ses systèmes
  administratifs centraux et procédé à une mise à
  niveau complète de son réseau.
• Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une
  composante clé de ce virage technologique.
• Les systèmes actuels sont dune fragilité extrême
  et ne rendent pas les niveaux de service
  minimaux.
• La concurrence a à sa disposition des systèmes
  intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre
  plus concurrentielle.

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Quest-ce quun PGI?

• Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra
  lintégration de lensemble de processus
  administratifs sur une seule plate-forme.
• Il constituera une source unique dinformation
  pour lensemble des activités administratives de
  lUniversité.
• Le PGI sélectionné par lUniversité comprend la
  suite de logiciels PeopleSoft pour
• Lacadémique
• les systèmes financiers
• les ressources humaines
• la recherche

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Pourquoi lUdeM se dote-t-elle dun PGI
maintenant ?

• LUniversité de Montréal accuse un retard en
  matière de systèmes dinformation par rapport aux
  autres universités canadiennes et
  nord-américaines
• 78 des dix-sept universités canadiennes
  comparables à lUdeM
• 70 des universités nord-américaines.
• Nos applications sont désuètes et dune
  efficacité souvent douteuse, créant
• Des pertes de productivité.
• Le mécontentement des membres de notre
  communauté.
• Une exposition à des pannes majeures.

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Universités canadiennes utilisant un PGI

• Université McGill
• HEC Montréal
• Université Laval
• Université Concordia
• University of British Columbia
• University of Alberta
• University of Calgary
• University of Western Ontario
• University of Waterloo
• Queens University
• Université dOttawa
• Dalhousie University
• York University

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Les bénéfices attendus du PGI

• Limplantation de ce progiciel transformera tous
  les volets de
• lactivité universitaire. Ce progiciel permettra
• Laccès à linformation instantané
• Lamélioration du rendement de processus clés,
  tels ladmission et la gestion des projets de
  recherche
• Un meilleur suivi de la gestion financière et des
  ressources humaines
• Un meilleur soutien à la rétention et à la
  réussite de nos étudiants
• Loptimisation de la productivité de nos
  opérations administratives
• Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant
  pour la gestion courante que pour la
  planification
• La standardisation des plateformes technologiques
  qui supportent nos systèmes administratifs.

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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion académique

• Gestion
• académique

Communauté campus
Aide financière
Recrutement et admission
Orientation universitaire
Gestion financière des étudiants
Dossiers étudiants
Libre service
Campus libre service
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par
lUniversitéFinances et approvisionnements
Gestion des actifs
Gestion monétaire
Facturation
Gestion des achats
Gestion financière
Déboursés
Grand livre
Comptes payables
Comptes recevables
Gestion de lapprovision-nement
Gestion des contrats avec fournisseurs
Inventaire
Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne
dapprovisionnement
eFacturation
eAchats
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Ressources humaines et paie
Recrutement
Accueil des candidats
ePerformance
eCompensation
Gestion du recrutement
Profil bureau de travail
eCompensation
eProfil
eDéveloppement
ePaie
Libre service
eAvantages sociaux
Paie globale
Temps et efforts
Gestion des avantages sociaux
Gestion de la main doeuvre
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion de la recherche
Gestion de la recherche
Subventions
Contrats
Coûts de projets
Intelligence daffaires
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Modules PeopleSoft sélectionnés par lUniversité
Gestion de la relation client/étudiant
Solution Recrutement et Soutien aux étudiants
Recrutement
Recrutement enligne
Recrutement par téléphone
Soutien enligne
Support libre service client
Libre service
Portail Gestion de la relation client/étudiant
Gestion des communications (courriels et
clavardage)
Intelligence daffaires
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Paramétrer un PGI Quest-ce que cest?

• Le paramétrage cest le processus dadaptation et
  de configuration du logiciel dans son cadre de
  référence afin quil réponde aux besoins
  spécifiques de lUniversité.
• Le paramétrage n'est pas de la programmation
  informatique.
• Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins
  de lUniversité.
• Il y aura des choix à faire afin dharmoniser le
  plus possible les processus et dintégrer les
  données
• Exemples de paramétrage
• Configuration des dates limites dinscription aux
  cours et dabandon sans échec.
• Gestion des horaires

Paramétrage
Établissement des règles daffaires
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Portée du projet Gestion académique
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Portée du projetFutur Gestion académique
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Portée du projet Actuel Ressources humaines et
paie
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Portée du projetFutur Ressources humaines et
paie
17
18
Portée du projet Actuel Finances et recherche
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Portée du projetFutur Finance et recherche
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Calendrier de réalisation
Mise en opération
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Gouvernance
Conseil de lUdeM
Comité exécutif
Parrain du projet
Jacques Frémont
Guy Breton Jacques Frémont Éric Filteau Jacques
Gresset Joseph Hubert Monique Kirouac Irène
Cinq-Mars Jean-Claude Lebrun Ghilaine
Roquet Serge Fortier (LGS/IBM) Danielle
Branchaud (LGS/IBM)
Comité directeur
Comité dimplantation PGI
Dominique Bérubé Pascale Carrier Alexandre
Chabot Pierre Chénard A-I Cojocaru Luc
Granger Éric Filteau Raymond Lalande J-C
Lebrun Matthew Nowakowski Ghilaine
Roquet Michel Steben Josée Veilleux Irène
Cinq-Mars Marc Gareau Danielle Branchaud
(LGS/IBM)
Équipe de gestion du programme
Directrice du programme UdeM Directrice du
programme (LGS/IBM) Directeur des
projets Conseiller stratégique Coord. de
ladministration Chefs de projet
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Structure déquipe de projet PGI
Direction du programme
Irène Cinq-Mars Danielle Branchaud
Équipes de la gestion du changement et de la
formation
Équipes fonctionnelles
Équipes de technologie et dinfrastructures
Chefs de projet Technologie Colette Côté/ Houda
Benhadid John Meyer
Chef de projet Académique Lucie Major N
Chefs de projet Formation Isabelle
Brasseur Ingrid Desrosiers
Chefs de projet RH/Paie Annie Sénécal Judith
Gross
Chefs de projet Gestion du changement Pascale
Carrier Marcel Auclair
Chefs de projet Infrastructures Patrick Payette
Chefs de projet Finances/Recherche Isabelle
Lavoie Claire Morin
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Gouvernance Tableau de bord

• Les indicateurs de projet sont
• Échéancier
• Budget
• Biens livrables
• Ressources
• Gestion du changement
• Les indicateurs sont rapportés par domaine et
  consolidés au niveau
• de lensemble du Programme.

• Respect des jalons clés du projet
• Respect du cadre budgétaire, tant au niveau
• monétaire que des efforts.
• Qualité des biens livrables et respect des délais
  
• dapprobation.
• Affectation des compétences et expertises
• requises au sein du projet.
• Soutien aux parties prenantes clés.

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Crans darrêt

• Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des
  mesures de contingences
• Tableau de bord mensuel au Comité directeur du
  projet
• Personne spécialisée au Bureau de la vérification
  interne dans le domaine de linformatique
  disponible pour répondre aux mandats ad hoc du
  comité de la vérification
• Tableau de bord trimestriel au Comité de
  vérification du Conseil
• Facturation et paiement de lintégrateur sur une
  base mensuelle

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La démarche proposée
Intégration du PGI Finances, RH,
Recherche, Académique
Démarrage
Familiarisation et processus
Amélioration continue
Note Les dates dimplantation sont différentes
pour chaque volet du projet.
Communications et Gouvernance du Projet PGI
Parties Prenantes Clés Doyens, Vice-doyens,
Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et
adjoints administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.
Principes directeurs Emphase sur les bénéfices
du changement du point de vue de chaque
clientèle, accompagnement graduel, démarche
orientée sur les processus, maximiser les
interactions.
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Défis

• Le PGI plus quun changement de logiciel
• Le déploiement dun progiciel de gestion intégré
  requiert une analyse complète des processus.
• Ces changements sont cruciaux au déploiement
  réussi du PGI.

Vieux processus
Nouvelle technologie
Vieux processus qui coûtent cher


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Courbe dapprentissage
Déploiement
Amélioration
Performance des ressources de lUniversité
Engagement
Période dadaptation
Vallée du désespoir
Temps
Votre leadership dans la gestion du changement
permettra un passage moins profond et plus rapide
dans la vallée du désespoir et facilitera la
période dadaptation.
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Conclusion

• Limplantation du PGI ne sera pas facile mais
  elle est essentielle à latteinte de nos
  objectifs.
• Léquipe de projet mettra lemphase sur la
  gestion du changement et laccompagnement de vos
  ressources.
• En bout de ligne, nous en sortirons tous
  gagnants.

29
info-pgi_at_umontreal.ca