Humanitarian Grants Program The Rotary Foundation

1
Humanitarian Grants ProgramThe Rotary Foundation
James Robinson and Karen McLeodHumanitarian
Grants Staff
2
Les subventions humanitairesLa fondation Rotary
James Robinson and Karen McLeodSubventions
humanitaires
3
Learning Objectives

• Creating viable projects and partnerships
• Completing a Matching Grant application
• Reporting to TRF
• Stewardship

4
Objectifs

• Monter un projet viable
• Comment remplir une demande de subvention de
  contrepartie
• Rapports
• Gérance des fonds de subvention

5
Creating a Viable Project
6
Monter un projet viable
7
Keys to Success

• Project meets real needs of receiving community
• Rotarian, club, district, and community support
  (host and international)
• Proper fiscal oversight
• Effective partnerships and communication
• Project plan with goals and anticipated outcomes

8
Clés du succès

• Laction répond à des besoins réels de la
  collectivité bénéficiaire
• Soutien des Rotariens, club(s), district(s) et
  collectivité (locale et internationale)
• Supervision de lutilisation des fonds
• Partenariats et communication efficaces
• Plan daction avec objectifs précis et résultats
  escomptés

9
Steps to Success

• Step One Needs assessment

10
Étapes pour réussir

• 1ère étape Évaluation des besoins

11
Needs Assessment

• Gather information about a community problem
• Evaluate the clubs and communitys
• Strengths and assets
• Challenges and needs
• Opportunities for projects
• Hindrances to projects

12
Évaluation des besoins

• Rassembler des informations sur un problème
  auquel la collectivité est confrontée
• Évaluation du club et de la collectivité
• Compétences et ressources
• Problèmes et besoins
• Opportunités dactions
• Obstacles aux actions

13
Steps to Success

• Step One Needs assessment
• Step Two Develop a partnership and build needed
  networks

14
Étapes pour réussir

• 1ère étape Évaluation des besoins
• 2ème étape Développer un partenariat et les
  réseaux nécessaires

15
Effective Partnership

• Clearly defined responsibilities
• Detailed plan of action
• Clear and open lines of communication
• Knowledgeable and motivated partners
• Mutual respect

16
Partenariat efficace

• Responsabilités clairement définies
• Plan daction détaillé
• Lignes de communication ouvertes
• Partenaires compétents et motivés
• Respect mutuel

17
Equitable Partnerships

• International partner does not impose project on
  host partner
• Host partner expects active involvement of
  international partner
• International partner participates in addition to
  providing funds

18
Partenariat équitable

• Le parrain international nimpose pas le projet
  au parrain local
• Le parrain international simplique activement
  dans laction
• Le parrain international fait plus que réunir des
  fonds

19
Effective Communication

• Know project partners
• Anticipate cultural misunderstandings
• Discuss problems openly and freely
• Communicate in a timely manner
• Practice patience and good humor

20
Communication efficace

• Connaître ses partenaires
• Anticiper les difficultés dordre culturel
• Discuter de tout problème ouvertement
• Communiquer en temps et en heure
• Être patient et avoir le sens de lhumour

21
Steps to Success

• Step One Conduct a needs assessment
• Step Two Develop a partnership and build needed
  networks
• Step Three Match community needs with the
  interest and strengths of the partners

22
Étapes pour réussir

• 1ère étape Évaluation des besoins
• 2ème étape Développer un partenariat et les
  réseaux nécessaires
• 3ème étape Adéquation des besoins de la
  collectivité avec les centres dintérêt et
  compétences des parrains de laction

23
Steps to Success

• Step One Conduct a needs assessment
• Step Two Develop a partnership and build needed
  networks
• Step Three Match community needs with the
  interest and strengths of the partners
• Step Four Create a project plan and budget

24
Étapes pour réussir

• 1ère étape Évaluation des besoins
• 2ème étape Développer un partenariat et les
  réseaux nécessaires
• 3ème étape Adéquation des besoins de la
  collectivité avec les centres dintérêt et
  compétences des parrains de laction
• 4ème étape Monter un plan daction et un budget

25
Steps to Success

• Step One Conduct a needs assessment
• Step Two Develop a partnership and build needed
  networks
• Step Three Match community needs with the
  interest and strengths of the partners
• Step Four Create a project plan and budget
• Step Five Obtain funding

26
Étapes pour réussir

• 1ère étape Évaluation des besoins
• 2ème étape Développer un partenariat et les
  réseaux nécessaires
• 3ème étape Adéquation des besoins de la
  collectivité avec les centres dintérêt et
  compétences des parrains de laction
• 4ème étape Monter un plan daction et un budget
• 5ème étape Obtenir le financement nécessaire

27
Completing a Matching Grant Application
28
Comment remplir une demande de subvention de
contrepartie
29
Overview of Process

• Application received and acknowledged
• Application reviewed
• Grant approved
• Agreement form, payee information and
  contributions submitted to TRF

30
Processus

• Réception du dossier envoi dun accusé de
  réception
• Étude du dossier
• Approbation de la subvention
• Envoi du contrat, des renseignements sur le
  destinataire des fonds et des contributions à la
  Fondation

31
Overview of Process (contd)

• Payment issued
• Reports submitted
• Final report reviewed
• File closed

32
Processus (suite)

• Déblocage des fonds
• Soumission des rapports
• Étude du rapport final
• Clôture du dossier

33
Application Timeline

• Submit applications well in advance of the annual
  deadlines
• Applications received 1 July to 31 March
• Applications approved 1 August to 15 May

34
Calendrier

• Soumettre les dossiers le plus tôt possible dans
  lannée
• Dossiers acceptés du 1er juillet au 31 mars
• Dossiers approuvés du 1er août au 15 mai

35
Section 1-Description

• Purpose of project who, what, where, why, when
  and how
• Community needs
• Detailed description of Rotarian activities

36
Section 1-Description

• Objectifs de laction Qui, quoi, où, quand et
  comment
• Présenter les besoins de la collectivité
• Décrire en détails les activités rotariennes

37
Section 2-Cooperating Org.

• Cooperating organization vs. beneficiary
• Letter from organization
• Responsibilities
• Interaction with Rotarians
• Financial review
• Letter of endorsement
• Organization is reputable and responsible

38
Section 2-Org. partenaires

• Différences entre organisations partenaire et
  bénéficiaire
• Lettre des Rotariens avalisant lorganisation
• Lettre de lorganisation présentant
• ses responsabilités
• létendue de sa collaboration avec les Rotariens
• son engagement à coopérer à tout audit

39
Section 3-Other Projects

• Optional section
• Demonstrates interaction between TRF and RI
  programs

40
Section 3Autres actions

• Section facultative
• Lien entre les programmes du Rotary et de la
  Fondation

41
Sections 4 5-Partner Info.

• Club vs. district project
• Good standing
• Members of primary partner club or district
• Include all contact information
• E-mail is very helpful!

42
Sections 4 5-Infos parrains

• Préciser si laction est parrainée par un club ou
  le district
• Fournir des coordonnées complètes
• Les contacts doivent être en règle vis-à-vis du
  Rotary
• Le contact principal doit être membre du club
  parrain

43
Section 6-Project Budget

• Itemized expenditures
• Eligibility of budget items
• Supplier names
• Exchange rate RI rate

44
Section 6-Budget

• Détailler les coûts
• Fournir les noms des fournisseurs
• Les factures nont pas à être soumises mais elles
  peuvent être demandées
• Indiquer le taux de change utilisé

45
Eligibility Guidelines

• Grant funds must not be used for
• Construction/renovation
• Purchase of land or buildings
• Salaries
• Cooperating organization expenses
• Post-secondary education
• International travel (except Individual Grants)

46
Critères déligibilité

• Les fonds de subvention ne peuvent servir à
• Construction/rénovation de bâtiments
• Achat de terrain ou de bâtiments
• Salaires
• Frais de lorganisation partenaire
• Formation post-secondaire
• Déplacements internationaux (sauf subventions
  individuelles)

47
Eligibility Guidelines

• Grant funds must not be used for
• Establishment of foundation or trust
• Personal benefit
• Duplication of TRF or Rotary program
• Reimbursement of existing project
• Excessive support of beneficiary
• Inauguration parties or meetings

48
Critères déligibilité

• Les fonds de subvention ne peuvent servir à
• Établir une fondation ou un trust
• Un bénéfice personnel quelconque
• Reproduire un programme du Rotary ou de la
  Fondation
• Rembourser des frais encourus dans le cadre dune
  action en cours
• Apporter un soutien excessif au bénéficiaire
• Financer des inaugurations ou réunions

49
Section 7-Equipment

• All questions must be answered
• Equipment cannot be owned by Rotarians or a
  Rotary club
• Customs clearance must be arranged

50
Section 7-Équipement

• Répondre à toutes les questions
• Léquipement ne peut appartenir à des Rotariens
  ou à un Rotary club
• Prendre ses dispositions pour le dédouanement

51
Section 8-Financing

• Financing must equal budget
• Indicate currency used
• Indicate cash or DDF
• Include district Rotary Foundation committee
  chair authorization

52
Section 8-Financement

• Le montant total doit être égal au budget
• Indiquer la devise utilisée
• Préciser les montants FSD et contributions en
  liquide
• Inclure lautorisation du responsable Fondation
  de district

53
Section 9-Needs Assess.

• US25,001-150,000 grant requests only
• Viability
• Sustainability
• Community involvement and ownership

54
Section 9Évaluation besoins

• Uniquement pour les subventions de 25 001 à 150
  000 USD
• Expliquer comment laction sera reprise par la
  collectivité bénéficiaire
• Montrer comment la collectivité sera impliquée

55
Section 10-Authorizations

• Current year authorizations
• Club president vs. district grants subcommittee
  chair
• Include name as well as signature
• Both signatures included with application

56
Section 10-Autorisations

• Signature du président de club ou responsable
  Subventions de district actuel
• Inclure leur nom
• Le dossier doit parvenir avec toutes les
  signatures
• Sil manque des signatures, le dossier sera
  renvoyé aux parrains

57
Section 11-DGSC Cert.

• Ensures completeness and compliance with TRF
  guidelines
• Decreases processing time at TRF

58
Section 11Certification

• La certification vise à accélérer le traitement
  des dossiers
• Le Responsable Subventions certifie que le
  dossier est complèt et que le club est en règle

59
Section 12-Reports

• Reports are the responsibility of both partners
• Reports should include input from both partners
• Club or district receiving grant funds should
  take the lead in reporting

60
Section 12-Rapports

• Les deux parrains ont la responsabilité de
  soumettre des rapports
• Les rapports doivent inclure des informations
  provenant des deux parrains
• Le club ou le district qui reçoit les fonds de
  subvention doit prendre la direction des
  opérations en ce qui concerne les rapports

61
Section 13-Checklist

• Ensures that application is accurate and complete
• Keep a copy of all application materials

62
Section 13Liste de contrôle

• Pour garantir que les informations soumises sont
  exactes et le dossier complet
• Garder une copie du dossier

63
Helpful Hints

• Stay current on grant reporting
• Pay RI Membership dues on time
• Maintain regular communication with partners
• Complete all sections of the grant application

64
Recommandations

• Soumettre les rapports sur les subventions dans
  les délais
• Payer les taxes per capita en temps et en heure
• Maintenir une bonne communication avec les autres
  parrains
• Remplir toutes les sections du dossier de demande

65
Reporting
66
Rapports
67
Reporting

• Celebrates successes
• Communicates accomplishments to TRF
• Demonstrates good use of TRF funds
• Provides transparency
• Meets government requirements
• Offers lessons learned

68
Objectifs des rapports

• Évaluer les succès
• Prouver la bonne utilisation des fonds de
  subvention
• Faire preuve de transparence
• Répondre aux obligations gouvernementales
• Tirer parti des leçons apprises

69
When TRF Reports Are Due

• Progress Reports are due every twelve months for
  the life of the project
• A Final Report is due within two months of the
  projects completion

70
Échéances des rapports

• Un rapport intermédiaire est dû tous les douze
  mois tant que dure laction
• Un rapport final est dû dans les deux mois de la
  fin de laction

71
Report Components

• Project information
• Project narrative
• Rotarian involvement and oversight
• Community impact
• Financial statement
• Additional information

72
Contenu du rapport

• Informations sur laction
• Déroulement de laction
• Impact sur la collectivité
• Participation rotarienne
• Rapport financier
• Autre information

73
Reporting

• If sponsors do not comply with reporting
  requirements, they will not be eligible to
  receive future grants.

74
Rapports

• Les parrains qui ne soumettent pas leurs
  rapports en temps et en heure ne pourront
  recevoir dautres subventions.

75
Stewardship
76
Gérance des fonds de subvention
77
Stewardship

• Treating TRF funds as a sacred trust
• Competent and thorough supervision of the project
• Standard business practice
• Reporting problems to TRF

78
De quoi sagit-il ?

• Traiter les fonds de la Fondation comme un dépôt
  inviolable
• Supervision poussée de laction
• Respecter les normes comptables en vigueur
• Signaler toute irrégularité à la Fondation

79
Stewardship

• Implementing projects as approved
• Financial review of projects
• Timely and complete reporting

80
De quoi sagit-il ?

• Réaliser les actions conformément au projet
  approuvé
• Supervision financière de laction
• Soumission des rapports en temps et en heure

81
Stewardship

• The trustees rely on the integrity of the clubs
  and Rotarians engaged in project implementation
  to ensure that funds are used effectively for the
  purpose for which they were given.

82
Gérance

• Les administrateurs comptent sur lintégrité des
  clubs et des Rotariens participant à la mise en
  oeuvre du projet pour sassurer que les fonds
  sont utilisés conformément aux objectifs pour
  lesquels ils ont été accordés.

83
Questions?