Atelier rgional du Fonds Mondial Enseignements tirs des expriences GAS pour amliorer la performance - PowerPoint PPT Presentation

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Atelier rgional du Fonds Mondial Enseignements tirs des expriences GAS pour amliorer la performance

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Souligne les activit s n cessitant une assistance technique ... Pr parer une chronologie des activit s (diagramme de Gantt, par exemple) pr sentant les ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Atelier rgional du Fonds Mondial Enseignements tirs des expriences GAS pour amliorer la performance


1
Atelier régional du Fonds Mondial - Enseignements
tirés des expériences GAS pour améliorer la
performance des subventions
  • Abuja, Nigeria
  • du 12 au 14 décembre 2007

2
Planification et coordination
3
Objectifs
  • Discuter de l'importance de la planification et
    de la coordination
  • Formuler les types de programmes requis pour une
    planification et une mise en uvre optimales de
    la gestion des achats et des stocks (GAS)
  • Discuter des acteurs impliqués dans la
    planification de la GAS
  • Identifier les éléments clés requis pour
    promouvoir de tels systèmes
  • Présenter les étapes de la mise en place de
    systèmes coordonnés de gestion pharmaceutique
  • Décrire certains mécanismes de coordination

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Sommaire
  • Planification
  • Pourquoi planifier la GAS ?
  • Types de plans
  • Coordination
  • Pourquoi coordonner la GAS ?
  • Eléments clés
  • Etapes
  • Exemples
  • Mécanismes
  • Activité de groupe

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Pourquoi planifier ?
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Planification de la GAS
  • Efficience
  • Garantir la disponibilité et éviter les ruptures
    de stock
  • Permettre de réagir rapidement au changement 
    renforcer les capacités
  • Prévenir la résistance aux médicaments
  • Efficacité
  • Eviter les doublons
  • Garantir un stock tampon
  • Dépenses
  • Prévenir le gaspillage résultant d'inefficacités
    ou de l'expiration de médicaments

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Plans applicables à la GAS
  • Mise en uvre
  • Plans de travail
  • GAS du Fonds Mondial
  • Approvisionnement
  • Distribution
  • Formation
  • Suivi et reporting
  • Pour les activités GAS
  • Suivi et évaluation du Fonds Mondial

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Plan de mise en uvre
  • Décrit chaque étape de la mise en uvre avec des
    échéances et des activités
  • Souligne les activités nécessitant une assistance
    technique
  • Spécifie les ressources requises pour chaque
    activité (budget, informations, matériel,
    personnel)
  • Affecte des rôles et des responsabilités à chaque
    personne ou partenaire
  • Peut nécessiter des plans de travail spécifiques
    pour certaines périodes

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Plans de GAS
  • Requis après l'approbation de la proposition,
    dans l'idéal avant la signature de la subvention
    (avant le décaissement des fonds pour l'achat)
  • Fournissent des informations générales sur les
    procédures, les politiques et les réglementations
    GAS en vigueur dans le pays
  • Mettent en évidence les quantités de marchandises
    à acheter, avec le budget correspondant

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Composantes d'un plan de GAS
Capacité
Capacité
de gestion
de gestion
Systèmes
Systèmes
Systèmes
Systèmes
et
politiques
et
politiques
d'information
de gestion
pour la gestion
dapprovisionnement
d'approvisionnement
de linformation
Capacité
Capacité
institutionnelle
institutionnelle
des BP
des BP
Assurance
Assurance
pour la GAS
pour la GAS
Coordination
Coordination
qualité/
qualité/
contrôle
contrôle
qualité
qualité
Lois internationales
Lois internationales
et
nationales
et
nationales
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Plan d'achats
  • Présente chaque étape du processus
    d'approvisionnement
  • Met en évidence les quantités de marchandises à
    acheter
  • Répertorie tout document susceptible d'être utile
  • Affecte les rôles et les responsabilités de tous
    les acteurs dans le processus d'approvisionnement
  • Attribue une échéance à chaque activité
  • Spécifie les ressources requises pour chaque
    activité (budget, informations, matériel,
    personnel)

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Plan de distribution
  • Dresse les étapes de la distribution
  • Répertorie les quantités à distribuer aux
    différents districts
  • Spécifie les ressources requises pour la
    distribution (budget, informations, matériel,
    personnel)
  • Spécifie la source des ressources pour le
    transfert des marchandises vers les centres de
    santé
  • Décrit les rôles et les responsabilités des
    personnes/partenaires impliqués dans la
    distribution

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Plan de formation
  • Inclut la stratégie de formation pour 
  • introduire de nouvelles directives thérapeutiques
    standard (DTS)
  • promouvoir une gestion efficace des médicaments
  • promouvoir une prescription et une utilisation
    appropriées
  • Fixe des échéances claires pour les activités de
    formation
  • Planifie la formation pour qu'elle 
  • coïncide avec l'arrivée du produit dans le pays 
  • réponde à des besoins de capacité spécifiques.
  • Spécifie les ressources requises pour chaque
    activité (budget, informations, matériel,
    personnel)

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Plan de suivi et de reporting GAS
  • Identifie les objectifs et les étapes clés
  • Répertorie les activités
  • Spécifie les rôles et les responsabilités
  • Indique les besoins en matière de données, ainsi
    que les sources correspondantes
  • Spécifie la fréquence de collecte des données
  • Fixe des calendriers de supervision
  • Spécifie les rapports requis et leurs fréquences
  • Spécifie les ressources requises pour chaque
    activité (budget, informations, matériel,
    personnel)

Une relation logique doit exister entre les
indicateurs et les objectifs proposés dans le
plan de suivi et de reporting et dans le
déploiement du plan de GAS
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Processus d'élaboration des plans (1)
  • Analyser qui sont les acteurs
  • Mettre en place un groupe de planification
    (rédaction des plans) et des groupes de mise en
    uvre
  • Analyser les buts et les objectifs pour chaque
    composante du plan dans le cadre des plans
    nationaux
  • Fixer des objectifs et des cibles à court terme
  • Répertorier les principaux médicaments, produits
    médicaux et activités pour chaque objectif

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Processus d'élaboration des plans (2)
  • Analyser le plan et le budget au regard des
    besoins en assistance technique
  • Préparer une chronologie des activités (diagramme
    de Gantt, par exemple) présentant les
    responsabilités et le calendrier de chaque
    activité
  • Analyser et préparer le budget
  • Réviser le plan d'après les ressources
    disponibles (personnel, temps et financement)
  • Mettre en uvre, puis assurer le suivi du plan

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Pourquoi coordonner la GAS des médicaments et des
produits médicaux ?
  • On dénombre plusieurs sources de dons de
    médicaments contre le paludisme, le VIH et la
    tuberculose (TB)
  • On observe une multiplication des acteurs pour
    les trois maladies prioritaires
  • Le personnel GAS local joue un rôle essentiel
  • La disponibilité des médicaments et des produits
    médicaux au niveau du patient est fonction de
    différents facteurs
  • Les principales composantes GAS sont
    interconnectées et s'influencent mutuellement

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Cycle GAS
19
(No Transcript)
20
Opportunités de coordination
  • Volonté politique
  • Engagement et implication de tous les partenaires
  • Structures et organismes GAS en place
  • Plan opérationnel
  • Système d'information  unique  en cours de
    développement

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Exemple  coordination aux fins de planification
des besoins en médicaments contre le paludisme
  • Transfert périodique des données des centres de
    santé au niveau du district, puis au niveau
    central
  • Dialogue entre le responsable du programme
    consacré au paludisme, le directeur des achats et
    l'équipe de quantification
  • Une équipe de quantification qui connaît le plan
    de mise en uvre et qui quantifie en conséquence
  • Informations fournies par les pharmacies
    centrales (PC)
  • Transfert des données du niveau central au niveau
    du district, puis des centres de santé

22
(No Transcript)
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Eléments clés pour promouvoir le système de
coordination (1)
  • Processus transparent et intégré
  • Identification des principaux acteurs
  • Définition des rôles et des responsabilités
  • Mise en place d'espaces de discussion, de partage
    d'informations, de prise de décisions
  • Définition des processus clés pour promouvoir le
    système
  • Flux d'informations
  • Planification
  • Elaboration de procédures

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Eléments clés pour promouvoirle système de
Coordination (2)
  • Souplesse permettant différentes règles d'achat
  • Suivi, reporting et évaluation
  • Assistance technique et renforcement des
    capacités
  • Comités
  • Organisme de mise en uvre

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Mécanismes de planification et de coordination
  • Efficacité optimale de la coordination
    lorsqu'elle s'articule autour de tâches définies
  • Recours à des comités de mise en uvre et de
    travail transitoire
  • Constitution de groupes de travail pour les
    domaines spécialisés
  • Avant de commencer la mise en uvre, les comités
    de travail transitoire doivent identifier les
    documents et les budgets requis à chaque stade du
    processus de mise en uvre. Des groupes de
    travail peuvent être mobilisés autour de
    questions spécifiques.

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Structures et organisation  Rwanda (1)
  • Coordination assurée par la Commission de gestion
    des ressources
  • Comité de quantification
  • Evalue les besoins et les budgets pour chaque
    programme et chaque période d'achat
  • Examine les hypothèses
  • Identifie les obstacles au processus de
    quantification  formule des recommandations
  • Comité d'approvisionnement et de distribution
  • Supervise les processus d'approvisionnement
  • Elabore/met en uvre des plans de distribution
  • Assure le suivi/reporting sur la distribution

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Structures et organisation  Rwanda (2)
  • Comité thérapeutique
  • Promeut des stratégies communes destinées à
    renforcer le respect des directives
    thérapeutiques standard
  • Informe sur les problèmes susceptibles d'influer
    sur les schémas de consommation
  • Approvisionnement intégré  CAMERWA (PC)

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Structures et organisation  Kenya (1)
  • Coordination assurée par le Programme national de
    lutte contre le SIDA et les MST (NASCOP)
  • Le NASCOP ratifie les recommandations des
    sous-comités et les transmet au Ministère de la
    santé (MS) pour mise en uvre

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Structures et organisation  Kenya (2)
  • Sous-comité Médicaments
  • MS, bailleurs de fonds, personnel du centre de
    santé, Agence kenyane de fournitures médicales
    (KEMSA) ont un rôle consultatif
  • Responsabilités
  • Détermine les traitements standard de première et
    de deuxième intention pour la thérapie
    antirétrovirale (ARV)
  • Quantifie les besoins en médicaments, planifie la
    distribution, assurance qualité
  • Promeut un recueil des données, une analyse et un
    reporting efficaces par les sites
  • Transmet les données des centres de santé au
    NASCOP pour éclairer les prises de décisions

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Structures et organisation  Kenya (3)
  • Sous-comité Politique
  • Sous-comité Formation
  • Standardise les programmes et les supports de
    formation
  • Cours sur la gestion des produits ARV

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Structures et organisation  Kenya (4)
  • Sous-comité Systèmes
  • Evalue l'aptitude des sites à proposer une
    thérapie ARV
  • Développe les procédures pharmaceutiques standard
    pour les ARV
  • Coordonne le développement et la diffusion des
    outils
  • Assure le suivi et la planification des
    ressources humaines
  • Fournit des informations et des outils pour
    promouvoir l'utilisation rationnelle des
    médicaments
  • Approvisionnement intégré KEMSA, Mission pour
    les médicaments et les stocks essentiels

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Etapes de la mise en place de systèmes coordonnés
  • Identifier les principaux acteurs et leurs rôles
    et responsabilités
  • Signer des protocoles d'entente ou d'autres
    mécanismes avec les partenaires
  • S'entendre sur la structure globale
  • Développer des termes de référence pour 
  • les comités de gestion
  • les sous-comités et groupes de travail
  • Définir les processus clés
  • Offrir l'assistance technique requise aux
    sous-comités et aux responsables de la mise en
    uvre

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Principaux acteurs potentiels dans la GAS
  • Bénéficiaire principal
  • Sous-bénéficiaire(s)
  • Programme national de lutte contre le
    paludisme/la tuberculose
  • OMS
  • Partenariat technique local
  • Agence de réglementation des médicaments
  • Agent d'approvisionnement/de distribution
  • Service des achats
  • Ministère de la santé
  • Ministère des finances
  • PC
  • Organisme de distribution
  • Prestataires
  • Patients
  • Fonds Mondial
  • Autres bailleurs de fonds

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Conclusion
  • Une planification précoce est un facteur de
    réussite essentiel  des plans écrits sont
    requis, spécifiant les activités, les
    partenaires, les budgets et les échéances.
  • L'implication de l'ensemble des acteurs GAS
    locaux est déterminante pour une gestion efficace
    des achats et des stocks.
  • La coordination des acteurs autour de tâches
    spécifiques peut améliorer la mise en uvre.
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