Title: Atelier rgional du Fonds Mondial Enseignements tirs des expriences GAS pour amliorer la performance
1Atelier régional du Fonds Mondial - Enseignements
tirés des expériences GAS pour améliorer la
performance des subventions
- Abuja, Nigeria
- du 12 au 14 décembre 2007
2Planification et coordination
3Objectifs
- Discuter de l'importance de la planification et
de la coordination - Formuler les types de programmes requis pour une
planification et une mise en uvre optimales de
la gestion des achats et des stocks (GAS) - Discuter des acteurs impliqués dans la
planification de la GAS - Identifier les éléments clés requis pour
promouvoir de tels systèmes - Présenter les étapes de la mise en place de
systèmes coordonnés de gestion pharmaceutique - Décrire certains mécanismes de coordination
4Sommaire
- Planification
- Pourquoi planifier la GAS ?
- Types de plans
- Coordination
- Pourquoi coordonner la GAS ?
- Eléments clés
- Etapes
- Exemples
- Mécanismes
- Activité de groupe
5Pourquoi planifier ?
6Planification de la GAS
- Efficience
- Garantir la disponibilité et éviter les ruptures
de stock - Permettre de réagir rapidement au changement
renforcer les capacités - Prévenir la résistance aux médicaments
- Efficacité
- Eviter les doublons
- Garantir un stock tampon
- Dépenses
- Prévenir le gaspillage résultant d'inefficacités
ou de l'expiration de médicaments
7Plans applicables à la GAS
- Mise en uvre
- Plans de travail
- GAS du Fonds Mondial
- Approvisionnement
- Distribution
- Formation
- Suivi et reporting
- Pour les activités GAS
- Suivi et évaluation du Fonds Mondial
8Plan de mise en uvre
- Décrit chaque étape de la mise en uvre avec des
échéances et des activités - Souligne les activités nécessitant une assistance
technique - Spécifie les ressources requises pour chaque
activité (budget, informations, matériel,
personnel) - Affecte des rôles et des responsabilités à chaque
personne ou partenaire - Peut nécessiter des plans de travail spécifiques
pour certaines périodes
9Plans de GAS
- Requis après l'approbation de la proposition,
dans l'idéal avant la signature de la subvention
(avant le décaissement des fonds pour l'achat) - Fournissent des informations générales sur les
procédures, les politiques et les réglementations
GAS en vigueur dans le pays - Mettent en évidence les quantités de marchandises
à acheter, avec le budget correspondant
10Composantes d'un plan de GAS
Capacité
Capacité
de gestion
de gestion
Systèmes
Systèmes
Systèmes
Systèmes
et
politiques
et
politiques
d'information
de gestion
pour la gestion
dapprovisionnement
d'approvisionnement
de linformation
Capacité
Capacité
institutionnelle
institutionnelle
des BP
des BP
Assurance
Assurance
pour la GAS
pour la GAS
Coordination
Coordination
qualité/
qualité/
contrôle
contrôle
qualité
qualité
Lois internationales
Lois internationales
et
nationales
et
nationales
11Plan d'achats
- Présente chaque étape du processus
d'approvisionnement - Met en évidence les quantités de marchandises à
acheter - Répertorie tout document susceptible d'être utile
- Affecte les rôles et les responsabilités de tous
les acteurs dans le processus d'approvisionnement - Attribue une échéance à chaque activité
- Spécifie les ressources requises pour chaque
activité (budget, informations, matériel,
personnel)
12Plan de distribution
- Dresse les étapes de la distribution
- Répertorie les quantités à distribuer aux
différents districts - Spécifie les ressources requises pour la
distribution (budget, informations, matériel,
personnel) - Spécifie la source des ressources pour le
transfert des marchandises vers les centres de
santé - Décrit les rôles et les responsabilités des
personnes/partenaires impliqués dans la
distribution
13Plan de formation
- Inclut la stratégie de formation pour
- introduire de nouvelles directives thérapeutiques
standard (DTS) - promouvoir une gestion efficace des médicaments
- promouvoir une prescription et une utilisation
appropriées - Fixe des échéances claires pour les activités de
formation - Planifie la formation pour qu'elle
- coïncide avec l'arrivée du produit dans le pays
- réponde à des besoins de capacité spécifiques.
- Spécifie les ressources requises pour chaque
activité (budget, informations, matériel,
personnel)
14Plan de suivi et de reporting GAS
- Identifie les objectifs et les étapes clés
- Répertorie les activités
- Spécifie les rôles et les responsabilités
- Indique les besoins en matière de données, ainsi
que les sources correspondantes - Spécifie la fréquence de collecte des données
- Fixe des calendriers de supervision
- Spécifie les rapports requis et leurs fréquences
- Spécifie les ressources requises pour chaque
activité (budget, informations, matériel,
personnel)
Une relation logique doit exister entre les
indicateurs et les objectifs proposés dans le
plan de suivi et de reporting et dans le
déploiement du plan de GAS
15Processus d'élaboration des plans (1)
- Analyser qui sont les acteurs
- Mettre en place un groupe de planification
(rédaction des plans) et des groupes de mise en
uvre - Analyser les buts et les objectifs pour chaque
composante du plan dans le cadre des plans
nationaux - Fixer des objectifs et des cibles à court terme
- Répertorier les principaux médicaments, produits
médicaux et activités pour chaque objectif
16Processus d'élaboration des plans (2)
- Analyser le plan et le budget au regard des
besoins en assistance technique - Préparer une chronologie des activités (diagramme
de Gantt, par exemple) présentant les
responsabilités et le calendrier de chaque
activité - Analyser et préparer le budget
- Réviser le plan d'après les ressources
disponibles (personnel, temps et financement) - Mettre en uvre, puis assurer le suivi du plan
17Pourquoi coordonner la GAS des médicaments et des
produits médicaux ?
- On dénombre plusieurs sources de dons de
médicaments contre le paludisme, le VIH et la
tuberculose (TB) - On observe une multiplication des acteurs pour
les trois maladies prioritaires - Le personnel GAS local joue un rôle essentiel
- La disponibilité des médicaments et des produits
médicaux au niveau du patient est fonction de
différents facteurs - Les principales composantes GAS sont
interconnectées et s'influencent mutuellement
18Cycle GAS
19(No Transcript)
20Opportunités de coordination
- Volonté politique
- Engagement et implication de tous les partenaires
- Structures et organismes GAS en place
- Plan opérationnel
- Système d'information unique en cours de
développement
21Exemple coordination aux fins de planification
des besoins en médicaments contre le paludisme
- Transfert périodique des données des centres de
santé au niveau du district, puis au niveau
central - Dialogue entre le responsable du programme
consacré au paludisme, le directeur des achats et
l'équipe de quantification - Une équipe de quantification qui connaît le plan
de mise en uvre et qui quantifie en conséquence - Informations fournies par les pharmacies
centrales (PC) - Transfert des données du niveau central au niveau
du district, puis des centres de santé
22(No Transcript)
23Eléments clés pour promouvoir le système de
coordination (1)
- Processus transparent et intégré
- Identification des principaux acteurs
- Définition des rôles et des responsabilités
- Mise en place d'espaces de discussion, de partage
d'informations, de prise de décisions - Définition des processus clés pour promouvoir le
système - Flux d'informations
- Planification
- Elaboration de procédures
24Eléments clés pour promouvoirle système de
Coordination (2)
- Souplesse permettant différentes règles d'achat
- Suivi, reporting et évaluation
- Assistance technique et renforcement des
capacités - Comités
- Organisme de mise en uvre
25Mécanismes de planification et de coordination
- Efficacité optimale de la coordination
lorsqu'elle s'articule autour de tâches définies - Recours à des comités de mise en uvre et de
travail transitoire - Constitution de groupes de travail pour les
domaines spécialisés - Avant de commencer la mise en uvre, les comités
de travail transitoire doivent identifier les
documents et les budgets requis à chaque stade du
processus de mise en uvre. Des groupes de
travail peuvent être mobilisés autour de
questions spécifiques.
26Structures et organisation Rwanda (1)
- Coordination assurée par la Commission de gestion
des ressources - Comité de quantification
- Evalue les besoins et les budgets pour chaque
programme et chaque période d'achat - Examine les hypothèses
- Identifie les obstacles au processus de
quantification formule des recommandations - Comité d'approvisionnement et de distribution
- Supervise les processus d'approvisionnement
- Elabore/met en uvre des plans de distribution
- Assure le suivi/reporting sur la distribution
27Structures et organisation Rwanda (2)
- Comité thérapeutique
- Promeut des stratégies communes destinées à
renforcer le respect des directives
thérapeutiques standard - Informe sur les problèmes susceptibles d'influer
sur les schémas de consommation - Approvisionnement intégré CAMERWA (PC)
28Structures et organisation Kenya (1)
- Coordination assurée par le Programme national de
lutte contre le SIDA et les MST (NASCOP) - Le NASCOP ratifie les recommandations des
sous-comités et les transmet au Ministère de la
santé (MS) pour mise en uvre
29Structures et organisation Kenya (2)
- Sous-comité Médicaments
- MS, bailleurs de fonds, personnel du centre de
santé, Agence kenyane de fournitures médicales
(KEMSA) ont un rôle consultatif - Responsabilités
- Détermine les traitements standard de première et
de deuxième intention pour la thérapie
antirétrovirale (ARV) - Quantifie les besoins en médicaments, planifie la
distribution, assurance qualité - Promeut un recueil des données, une analyse et un
reporting efficaces par les sites - Transmet les données des centres de santé au
NASCOP pour éclairer les prises de décisions
30Structures et organisation Kenya (3)
- Sous-comité Politique
- Sous-comité Formation
- Standardise les programmes et les supports de
formation - Cours sur la gestion des produits ARV
31Structures et organisation Kenya (4)
- Sous-comité Systèmes
- Evalue l'aptitude des sites à proposer une
thérapie ARV - Développe les procédures pharmaceutiques standard
pour les ARV - Coordonne le développement et la diffusion des
outils - Assure le suivi et la planification des
ressources humaines - Fournit des informations et des outils pour
promouvoir l'utilisation rationnelle des
médicaments - Approvisionnement intégré KEMSA, Mission pour
les médicaments et les stocks essentiels
32Etapes de la mise en place de systèmes coordonnés
- Identifier les principaux acteurs et leurs rôles
et responsabilités - Signer des protocoles d'entente ou d'autres
mécanismes avec les partenaires - S'entendre sur la structure globale
- Développer des termes de référence pour
- les comités de gestion
- les sous-comités et groupes de travail
- Définir les processus clés
- Offrir l'assistance technique requise aux
sous-comités et aux responsables de la mise en
uvre
33Principaux acteurs potentiels dans la GAS
- Bénéficiaire principal
- Sous-bénéficiaire(s)
- Programme national de lutte contre le
paludisme/la tuberculose - OMS
- Partenariat technique local
- Agence de réglementation des médicaments
- Agent d'approvisionnement/de distribution
- Service des achats
- Ministère de la santé
- Ministère des finances
- PC
- Organisme de distribution
- Prestataires
- Patients
- Fonds Mondial
- Autres bailleurs de fonds
34Conclusion
- Une planification précoce est un facteur de
réussite essentiel des plans écrits sont
requis, spécifiant les activités, les
partenaires, les budgets et les échéances. - L'implication de l'ensemble des acteurs GAS
locaux est déterminante pour une gestion efficace
des achats et des stocks. - La coordination des acteurs autour de tâches
spécifiques peut améliorer la mise en uvre.