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FACULTAD DE ENFERMERÍA
PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA FACULTAD DE ENFERMERÍA
Docentes, estudiantes y administrativos somos
los beneficiados !
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1. INTRODUCCIÓN
El Programa de mejora continua de los procesos
administrativos de la Facultad de Enfermería
consiste en la implementación de medios físicos y
virtuales que faciliten la comunicación,
actualización y mejoramiento de los procesos
administrativos de la Facultad de Enfermería. La
columna vertebral del programa es el MANUAL DE
PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
1.1 OBJETO
El presente Manual de Procesos Administrativos
busca representar de manera clara y coherente el
funcionamiento de gestión administrativa de la
Facultad de Enfermería. El Manual se encuentra a
disposición de todo miembro de la comunidad
académica interesado en el conocimiento y
mejoramiento continuo de los procesos
administrativos.
1.2 ALCANCE
Se describen los procesos, procedimientos y
formatos asociados a la Unidad Administrativa de
la Facultad de Enfermeria cumpliendo con la
normatividad de la Universidad Nacional de
Colombia y que se encuentra vigente.
Nota Descargue Manual, procesos, procedimientos
y formatos en http//www.enfermeria.unal.edu.co/d
ocs/unidad.htm
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RESPONSABLE DEL CONTROL, ACTUALIZACIÓN Y
PUBLICACIÓN DE ESTE MANUAL
La Unidad Administrativa es la dependencia que
esta orientada en la dirección, coordinación,
supervisión y control de las unidades o áreas
internas encargadas de ejecutar y desarrollar las
políticas, planes, programas y proyectos de las
entidades. Por lo tanto la gestión documental de
este Manual es responsabilidad de la Unidad
Administrativa.
FUNCIONES
Participar en la formulación y en la
determinación de los planes y programas del
área de su competencia. Dirigir, supervisar,
promover y participar en los estudios e
investigaciones, que permitan mejorar la
prestación de los servicios a su cargo y el
oportuno cumplimiento de los planes, proyectos y
programas. Asistir a las directivas de la
Facultad en la adecuada aplicación de las
normas y procedimientos propios del ámbito de su
competencia. Administrar, dirigir, controlar
y evaluar el desarrollo de los programas,
proyectos y las actividades de la dependencia y
del personal a su cargo. Proponer e implantar
los procedimientos e instrumentos requeridos
para mejorar la prestación de los servicios a
cargo de la dependencia. Rendir los informes
que le sean solicitados y los que normalmente
deban presentarse acerca de la gestión del área
de desempeño. Hacer seguimiento, actualizar,
validar, diseñar los procesos, procedimientos y
formatos que contiene este Manual de procesos
Administrativos
Más información en http//www.enfermeria.unal.edu
.co/docs/unidad.htm
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EQUIPO DE TRABAJO

• RUTH MERY RUBIANO PINZON
  
• Jefe de Unidad Administrativa
• HERNAN ALBERTO HERNANDEZ MORENO
• Tesorero
• DIANA YUPERLY GUZMAN MORENO
• Secretaria Ejecutiva
• BLANCA LILIA GARZON
• Contratista
• MARCELA FLOREZ
• Secretaria Ejecutiva
• DUMAR BARBOSA
• Operario Calificado (presupuesto)
• DARIO URREGO
• Auxiliar Administrativo (SIA, SICE, Función
  Pública, etc.)
• MAURO CHAPARRO
• Auxiliar Administrativo (mensajería, Almacén)
• GABRIEL BELTRAN
• Contratista (apoyo audiovisuales, mantenimiento
  Facultad, etc)

Más información en http//www.enfermeria.unal.edu
.co/docs/unidad.htm
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SIGLAS
CDP Certificado de Disponibilidad
Presupuestal ODS Orden de Prestación de
Servicios ODC Orden de Compra SAR Servicio
Académico Remunerado ATC Autorización de
Traslado Interno sin Contribución
Especial ATI Autorización de Traslado Interno
con Contribución Especial AVA Avance
Más información en http//www.enfermeria.unal.edu
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REGLAMENTACIÓN SOBRE CDP
(Certificado de Disponibilidad Presupuestal)
Mediante Circular No. 017 de fecha marzo 30 de
2007, la Gerencia Nacional Financiera y
Administrativa, establece algunos ajustes
provisionales al proceso pre-contractual y
actualización de documentos y requisitos para
trámites contractuales. Con el fin de tener más
claridad en los objetos requeridos para el
diligenciamiento de cada uno de los gastos
utilizados al interior de la Universidad
Nacional, y de esta manera poder determinar el
tipo de formato a utilizar, a continuación se
registra los conceptos de cada rubro
presupuestal, los requisitos de contratación por
cada uno de los objetos utilizados y el formato a
utilizar para cada caso, no sin antes mencionar
el procedimiento inicial referente a la solicitud
de Certificado de Disponibilidad Presupuestal
CDP-, en donde se establece lo siguiente El
CDP garantiza la existencia de recursos para la
adquisición del bien o servicio requerido y por




ello
debe tramitarse previamente a cualquier solicitud
de contratación. Para la adquisición de bienes
o servicios especializados, la dependencia o
proyecto solicitante hará un sondeo de precios a
través de cualquier medio de manera que le
permita establecer el valor aproximado de la
disponibilidad presupuestal requerida. Cuando se
trate de requerimientos comunes y recurrentes
(tales como suministros y mobiliarios de oficina
u otros), el estudio de mercado podrá adelantarse
en la Unidad Administrativa, por solicitud de la
dependencia solicitante. En el caso de
adquisición de bienes o servicios de proveedores
extranjeros, la Oficina de Comercio Exterior o
quien haga sus veces deberá elaborar
anticipadamente la preliquidación del valor del
bien o servicio en pesos colombianos, con la cual
se solicitará el CDP. La solicitud del CDP
deberá radicarse en el nuevo formato diseñado
para tal fin, directamente en la Unidad
Administrativa. Se anexa formato. Para la
adquisición de bienes o servicios en las cuales
se requiera autorización previa del Rector y/o
concepto técnico de una dependencia especializada
(Ej. Informática, Recursos Físicos, Salud
Ocupacional, Centro de Equipos Interfacultades
CEIF, Biblioteca, Unimedios, etc.), estos deberán
tramitarse con anterioridad a la solicitud de
elaboración, de la respectiva ODS u ODC, según lo
dispuesto en el arículo 36 de la resolución de
Rectoría No, 040 de 2001 y en las resoluciones de
Rectoría No. 364 de 2001 y 1020 de 2004. Para
contratos de obra, se requerirá el concepto
previo del proyecto por parte del comité asesor
de espacios físicos de la Sede Bogotá.
Más información en http//www.enfermeria.unal.edu
.co/docs/unidad.htm
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Este formato lo diligencia la Dependencia
solicitante. En caso tratarse de un gasto con
cargo a un proyecto, entonces se debe diligenciar
y entregar a la Unidad Administrativa la cual
generará el CDP. Si se trata de un gasto con
cargo a la Facultad este formato se diligenciará
en el momento que la Dependencia solicitante
reciba la aprobación del Consejo de Facultad por
parte de la Secretaría Académica
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CONTENIDO
PA-001 ORDENES POR SERVICIOS TÉCNICOS
(ODS) PA-002 SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS
(SAR) PA-003 ESTIMULO A ESTUDIANTES
AUXILIARES PA-004 ORDENES DE COMPRA (ODC)
PA-005 COMPRA DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA
(ODC) PA-006 AVANCES (AVA) PA-007 LEGALIZACIÓN
DE AVANCES PA-008 AUTORIZACIÓN DE TRASLADO CON
CONTRIBUCIÓN SIN CONTRIBUCIÓN (ATI
ATC) PA-009 COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO
Más información en http//www.enfermeria.unal.edu
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1. DEFINICIONES SERVICIOS PERSONALES
INDIRECTOS ASOCIADOS A CONTRATOS, PROGRAMAS Y/O
PROYECTOS Son gastos destinados a atender la
contratación de personas jurídicas y/o naturales
para que presten servicios calificados o
profesionales, técnicos o asistenciales. Se
encuentra clasificado entre Remuneración por
Servicios Técnicos, Servicios Académicos
Remunerados y Estímulos Estudiantes
Auxiliares. ORDENES POR SERVICIOS TÉCNICOS
(ODS) Son pagos por servicios calificados a
personas naturales o jurídicas que se prestan en
forma continua para asuntos propios de la
Universidad o que se requieran conocimientos
especializados y están sujetos a
régimen contractual vigente. Las órdenes de
prestación de servicios deberán estar asociadas a
una orden, contrato, convenio o actividad que
genere recursos para la Universidad, o, en todo
caso, pagos de funcionamiento los cuales
incluyen todos los pagos efectivos en que debe
incurrir la entidad para su normal
funcionamiento, previa certificación que no se
cuenta con la planta suficiente para el
desarrollo de las actividades contempladas en
la orden por prestación de servicios. 2.
PROCESO A SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO FS-011 A. Diligenciar la solicitud bajo
el formato establecido para tal fin (FS-011), que
se encuentra en la página de la Universidad
Nacional Facultad de Enfermería. B. Realizar el
trámite de solicitud con 20 días hábiles de
anticipación al inicio de la Orden, tal como esta
estipulado en la Circular 006 del 3 de octubre
de 2005, de la Dirección de Gestión. C. Es
importante recordar a los interventores de la
responsabilidad adquirida en el momento de la
asignación de dicha función, la cual debe
dirigirse desde el inicio de la solicitud,
procedimiento de recepción de los bienes o
servicios, si es el caso, hasta la respectiva
liquidación de la misma. D. Los formatos de
solicitud se tramitarán ante la Unidad
Administrativa solo cuando estén correctamente
diligenciados y se acompañen del respectivo CDP y
la autorización y/o concepto técnico cuando a
ello haya lugar. En el caso de encontrarse
errores u omisiones en la solicitud o en los
soportes, la Unidad Administrativa, se abstendrá
de iniciar el trámite y devolverá los documentos,
dentro del día hábil siguiente a su radicación,
utilizando para ello el formato de devolución de
solicitudes FA-001, que se anexa al presente
instructivo. E. Por lo anterior, se debe tener en
cuenta los siguientes requisitos, que se
relacionan a continuación.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
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3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona Natural
Es todo individuo de la especie humana, el cual
tiene el atributo de contraer derechos y
obligaciones. 1) Hoja de vida en formato
simplificado (FA-002) debidamente diligenciado y
firmado (modelo publicado en la página de la
Universidad Facultad de Enfermería), que debe
ser diligenciado en su totalidad, en
computador o en letra imprenta legible. El número
telefónico registrado debe corresponder a un
teléfono fijo y como segunda opción a un celular.
Anexando los soportes respectivos relacionados
en la Hoja de Vida (certificados de Estudio,
laborales etc.). Si la persona esta prestando sus
servicios en otras facultades, se debe
mencionar y anexar certificaciones laborales.
2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de
Extranjería 3) Copia del Registro Único
Tributario (RUT), expedido por la DIAN.
Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene
su domicilio actualmente, los cuales deben
coincidir con los datos registrados en la Hoja
de vida). Verificar igualmente que la actividad
principal éste relacionada con el objeto a
contratar. 4) Carta de presentación (formato
FA-004) debidamente firmada, (modelo publicado en
el página de la Universidad Facultad de
Enfermería) de su oferta en la que declare bajo
la gravedad de juramento, no encontrarse
incurso en ninguna causal de inhabilidad o
incompatibilidad que le impida celebrar la
orden contractual 5) Copia de Certificación
reciente de afiliación al Sistema de Seguridad
Social en Salud y Pensiones, ò de afiliación
reciente ò del ultimo recibo de pago, en la cual
se demuestre su vinculación como cotizante
se entenderá como reciente el documento expedido
con antelación máxima de treinta (30) días al
inicio de la orden contractual (Para todo
contrato, sin importar duración ni cuantía). 6)
Manifestación escrita del contratista (formato
FA-005) de su intención de afiliarse o no al
Sistema de Riesgos Profesionales (para
contratos mayores a tres meses). 7) Copia del
Pasado Judicial, expedido por el DAS, incluyendo
la hoja donde aparece la fecha de expedición
o refrendación (para contratos mayores a tres
meses). 8) Copia del Certificado de Antecedentes
Disciplinarios, expedido por la Procuraduría
General de la Republica (para contratos
mayores a tres meses). 9) Diligenciamiento del
Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por
transferencia electrónica anexando la
certificación de cuenta bancaria, con el fin de
generar el pago mediante giro
electrónico. 10) Copia legible del Registro de
Información Tributaria (RIT), de la Dirección
Distrital de Impuestos de Bogotá, en el
cual se encuentran registrados los códigos de
actividad Económica (código CIIU para
Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas
de acuerdo a las responsabilidades del
Contribuyente. Este documento es exigible a
partir del mes de julio de 2007.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona Jurídica
Es una persona ficticia (compañía, asociación o
Agremiación) reconocida, capaz de contraer
derechos y obligaciones. 1) Formato único Hoja
de vida (FA-003) - Persona Jurídica del
Departamento Administrativo de la Función
Pública, (modelo publicado en el Común de la
Facultad)) anexando los soportes de los
contratos mencionados en ella. 2) Copia de
Certificado de Existencia y Representación Legal,
expedido por la Cámara de Comercio con
antelación menor a 90 días. 3) Copia de Cedula
de Ciudadanía o de Extranjería del Representante
Legal 4) Carta de presentación (formato FA-004)
debidamente firmada,(modelo publicada en la
página de la Universidad Facultad de
Enfermería) de su oferta en la que declare bajo
la gravedad de juramento, no encontrarse
incurso en ninguna causal de inhabilidad o
incompatibilidad que le impida celebrar la
orden contractual. 5) Certificación de aportes
al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales,
suscrita por el Revisor Fiscal (si esta
obligado a tenerlo) o por el Representante Legal,
con fecha de expedición menor a 30 días
(Art. 50, Ley 789 de 2002) 6) Fotocopia de la
tarjeta profesional del Contador Público y/o del
Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central
de Contadores. 7) Fotocopia del certificado de
vigencia de inscripción de la matrícula del
Contador Público y/o del Revisor Fiscal
expedido por la Junta Central de Contadores, con
fecha de expedición menor a 90 días. 8) Copia
del Registro Único Tributario (RUT), expedido
por la DIAN. Actualizado (Dirección y teléfono
donde tiene su domicilio actualmente, los cuales
deben coincidir con los datos registrados en la
Hoja de vida). Verificar igualmente que la
actividad principal esté relacionada con el
objeto a contratar. 9) Diligenciamiento del
Formato (FA-006) de Vinculación de Pagos por
transferencia electrónica anexando la
certificación de cuenta bancaria, con el fin de
generar el pago mediante giro
electrónico. 10) Copia legible del Registro de
Información Tributaria (RIT), de la Dirección
Distrital de Impuestos de Bogotá, en el
cual se encuentran registrados los códigos de
actividad Económica (código CIIU para
Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas
de acuerdo a las responsabilidades del
Contribuyente. Este documento es exigible a
partir del mes de julio de 2007.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIO (ODS) (Formato
FS-011 para solicitud, formato FA-001 para
revisión de documentos)
PA-001
DEPENDECIA SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMITÉ CONTRATACIÓN DECANA
CONSEJO DE FACULTAD
SECRETARIA FACULTAD
Identificación de la necesidad de servicio
técnico o profesional (Docente-proyecto)
Secretaria Elabora formato FS-011 con paquete de
documentos de persona natural o jurídica
(5 días)
Radicación de documentos aspirantes.
(1 Día)
Documentación Completa? FA-001
NO
SI
Cuantía superior a 2 millones?
Es para un Proyecto?
SI
11 a 22 Días hábiles
SI
NO
Comité de Contratación (3 días)
Visto bueno de Decana (1 días)
Consejo de Facultad (8 día)
Elaboración CDP Resolución, firmas (2 Días)
Concepto Favorable?
SI
Elaborar Acta (1 Día)
Elaboración comp. de Egreso y comp. De pago,
(3 días)
FIN DEL PROCESO
NO
FIN DEL PROCESO
Devolución de Documentos a la Dependencia solicit
ante
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Si es un gasto con cargo a un Proyecto, se asigna
el valor de la propuesta elegida por la
coordinación del proyecto. Si se trata de un
gasto con cargo a la Facultad este valor TOTAL
() es un aproximado de acuerdo a la(s)
cotización(es), si se tiene más de una propuesta
de cotización
Para ODS que no son de un proyecto y deben ser
presentadas al Consejo de Facultad. ESTE ESPACIO
VA EN BLANCO
Este espacio es para la firma de la DECANA
solamente cuando se trata de una ODS inferior a 2
millones de pesos y que pertenece al presupuesto
de Facultad
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• 1. DEFINICIONES
• SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS ASOCIADOS A
  CONTRATOS, PROGRAMAS Y/O
• PROYECTOS
• Son gastos destinados a atender la contratación
  de personas jurídicas y/o naturales para que
• presten servicios calificados o profesionales,
  técnicos o asistenciales. Se encuentra
  clasificado
• entre Remuneración por Servicios Técnicos,
  Servicios Académicos Remunerados y Estímulos
• Estudiantes Auxiliares
• SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS (SAR)
• Corresponde al pago efectuado a docentes (Acuerdo
  004 de 2001) en el marco de las normas
• vigentes, con cargo a proyectos para cuyo
  desarrollo es contratada la Universidad por una
  entidad
• externa y por los cuales la Universidad percibe
  un ingreso.
• 2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO
  DEL FORMATO FS-012

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
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SERVICIOS ACADEMICOS REMUNERADOS (SAR)
- EXTENSIÓN (Formato FS-012 para solicitud)
PA-002
DEPENDENCIA SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONSEJO DE FACULTAD
COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Identificación de la necesidad de servicio
académico (Docente-proyecto)
Secretaria Elabora formato FS-012 y
documentos requeridos (4 días)
Radicación de documentos (1 Día)
Documentación Completa? FA-001
NO
10 Días hábiles
SI
Elaborar CDP y resolución con firmas (2 Días)
Elaborar el comprobante Egreso y el
comprobante de pago (3 días)
FIN DEL PROCESO
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Escribir la resolución de aprobación del curso,
diplomado, seminario o proyecto de Extensión
Educación Continua
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• 1. DEFINICIONES
• SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS ASOCIADOS A
  CONTRATOS, PROGRAMAS Y/O
• PROYECTOS
• Son gastos destinados a atender la contratación
  de personas jurídicas y/o naturales para que
  presten
• servicios calificados o profesionales, técnicos o
  asistenciales. Se encuentra clasificado entre
  Remuneración
• por Servicios Técnicos, Servicios Académicos
  Remunerados y Estímulos Estudiantes Auxiliares.
• ESTIMULO ESTUDIANTES AUXILIARES
• Mediante el Acuerdo Número 012 de mayo 2004,
  modificado parcialmente por el Acuerdo 040 de
  diciembre
• de 2004 y por el Acuerdo 010 de marzo de 2005, se
  establece la figura de Estudiante Auxiliar para
• aquellos estudiantes de pregrado y posgrado que
  apoyen actividades de docencia, investigación,
  extensión,
• bienestar universitario y gestión administrativa
  de la Universidad Nacional de Colombia. (Acuerdo
  010 de
• 2005, por el cual se modifica el Acuerdo 040 de
  2004 del Consejo Superior Universitarios.
• Requisitos para ser Estudiante Auxiliar

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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• 1. DEFINICIONES
• Reconocimiento económico (Viene de pagina
  anterior)
• El estímulo recibido por el Estudiante Auxiliar
  no es compatible con los siguientes beneficios
  económicos
• que la Universidad Nacional de Colombia reconoce
  a sus estudiantes
• Estímulo económico a los monitores, reglamento
  por el Acuerdo 025 de 1992 del Consejo Superior
• Universitario. Becas completas, medias becas o
  cuartos de beca, reconocidos de conformidad con
  el
• reglamento de los becarios establecido en los
  Acuerdos 135 de 1983 y 014 de 2003 del Consejo
  Superior
• Universitario.
• 2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO
  DEL FORMATO FS-013
• A. Diligenciar la solicitud bajo el formato
  establecido para tal fin (FS-013), que se
  encuentra en la página de la Universidad
  Facultad de Enfermería.
• B. Realizar el trámite de solicitud con ocho
  (8) días hábiles de anticipación al inicio de la
  actividad.
• C. Anexo al formato de solicitud se deben tener
  en cuenta los siguientes requisitos, que se
  relacionan a continuación.
• D. Los formatos de solicitud se tramitarán ante
  la Unidad Administrativa solo cuando estén
  correctamente diligenciados y se acompañen del
  respectivo CDP y la autorización y/o concepto
  técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de
  encontrarse errores u omisiones en la solicitud o
  en los soportes, la Unidad Administrativa, se
  abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los
  documentos, dentro del día hábil siguiente a su
  radicación, utilizando para ello el formato de
  devolución de solicitudes FA-001 que se anexa
  al presente instructivo.

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
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ESTÍMULOS ESTUDIANTES AUXILIARES (Formato FS-013
estudiante auxiliar y FS-014 convocatoria)
PA-003
DEPENDENCIA SOLICITANTE
DOCENTE RESPONSABLE DEL PROYECTO O DEPENDENCIA
SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA Y CONSEJO FACULTAD
Identificación de la necesidad de Contratación
(Docente-proyecto)
Secretaria Elabora formato FS-013 y formato
FS-014 (1 día)
Visto Bueno Unidad Administrativa (1 Día)
Concepto convocatoria (2 Días)
Unidad Informática Recepción convocatoria (1
Días)
Radicación de documentos aspirantes.
(1 Días)
Publicar convocatoria (3 Día)
15 Días hábiles
Recepción de Hojas de vida FA-002 (1 Días)
Documentación Completa FA-001
NO
SI
Proceso de elaboración CDP Resolución,
firmas (2 Días)
Elaboración comprobante de egreso y
comprobante de pago (3 Días)
FIN DEL PROCESO
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(No Transcript)
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1. DEFINICIONES GASTOS GENERALES Son los
gastos relacionados con la adquisición de
bienes y servicios que adquieren los
Fondos Especiales en desarrollo de Proyectos
asociados a contratos y necesidades de la
Facultad. ORDENES DE COMPRA Se entiende por
Orden de Compra el documento que celebra la
Universidad con personas Naturales o Jurídicas
para la adquisición de bienes destinados a
atender necesidades dentro del funcionamiento de
la Universidad o contempladas en el marco de los
proyectos universitarios. 2. PROCESO POR SEGUIR
PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
FC-021 A. Diligenciar la solicitud bajo el
formato establecido para tal fin (FC-021), que
podrá encontrarse en el Común de la Facultad. B.
Realizar y diligenciar el cuadro comparativo
bajo el formato establecido para tal fin
(FC-002), que podrá encontrarse en el Común de la
Facultad. C. Realizar el trámite de solicitud
con 20 días hábiles de anticipación al inicio de
la Orden, tal como esta estipulado en la
Circular 006 del 3 de octubre de 2005 de la
Dirección de Gestión. D. Es importante recordar a
los interventores de la responsabilidad adquirida
en el momento de la asignación de dicha función,
la cual debe dirigirse desde el inicio de la
solicitud, procedimiento de recepción de los
bienes o servicios, si es el caso, hasta la
respectiva liquidación de la misma. E. Los
formatos de solicitud se tramitarán ante la
Unidad Administrativa solo cuando estén
correctamente diligenciados y se acompañen del
respectivo CDP y la autorización y/o concepto
técnico cuando a ello haya lugar. En el caso de
encontrarse errores u omisiones en la solicitud o
en los soportes, la Unidad Administrativa, se
abstendrá de iniciar el trámite y devolverá los
documentos, dentro del día hábil siguiente a su
radicación, utilizando para ello el formato de
devolución de solicitudes FA-001 que se anexa
al presente instructivo. F. Para la adquisición
de cualquier equipo de tecnología (grabadoras,
cámaras, computadores, video beam, etc.), se
requiere del concepto técnico de la División
Nacional de Informática, el cual puede ser
tramitado a través de la Unidad de Informática de
la Facultad. G. Anexo al formato de solicitud se
deben tener en cuenta los siguientes requisitos
en el proceso de contratación los cuales deben
venir adjuntos
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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22

• 3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
  FORMATO DE SOLICITUD
• Si es Persona Natural Es todo individuo de la
  especie humana, el cual tiene atributo de
  contraer
• derechos y obligaciones
• 1) Hoja de vida en formato (FA-002) simplificado
  debidamente diligenciado y firmado (modelo
• publicado en la página de la Universidad
  Facultad de Enfermería), que debe ser
  diligenciado en su
• totalidad, en computador o en letra imprenta
  legible. El número telefónico registrado debe
• corresponder a un teléfono fijo y como
  segunda opción a un celular. Anexando los
  soportes
• respectivos relacionados en la Hoja de Vida
  (certificados de Estudio, laborales etc.). Si la
  persona
• esta prestando sus servicios en otras
  facultades, se debe mencionar y anexar
  certificaciones
• laborales.
• 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de Extranjería
• 3) Copia del Registro Único Tributario (RUT),
  expedido por la DIAN, (Dirección y teléfono
  donde tiene
• su domicilio actualmente, los cuales deben
  coincidir con los datos registrados en la Hoja de
  vida).
• Verificar igualmente que la actividad
  principal éste relacionada con el objeto a
  contratar.
• 4) Copia de Certificado de Matricula de Persona
  Natural, expedido por la Cámara de Comercio con
• antelación menor a 90 días, en la cual conste
  las actividades comerciales a las cuales se
  dedica y el

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descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
23
3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona Jurídica
Es una persona ficticia (Compañía, Asociación o
Agremiación), reconocida, capaz de contraer
derechos y obligaciones 1) Formato (FA-003)
único Hoja de vida - Persona Jurídica del
Departamento Administrativo de la Función
Pública, (modelo publicado en la página de la
Universidad Facultad de Enfermería)
anexando los soportes de los contratos
mencionados en ella. 2) Copia de Certificado de
Existencia y Representación Legal, expedido por
la Cámara de Comercio con antelación menor a
90 días. 3) Certificación de aportes al Sistema
de Seguridad Social y Parafiscales, suscrita por
el Revisor Fiscal (si esta obligado a
tenerlo) o por el Representante Legal, con fecha
de expedición menor a 30 días (Art. 50, Ley
789 de 2002) 4)Copia de Cedula de Ciudadanía o de
Extranjería Representante Legal 5) Fotocopia de
la tarjeta profesional del Contador Público y/o
del Revisor Fiscal, expedida por la Junta
Central de Contadores. 6) Fotocopia del
certificado de vigencia de inscripción de la
matrícula del Contador Público y/o del
Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de
Contadores 7) Carta de presentación (formato
FA-004) debidamente firmada,(modelo publicado en
la página de la Universidad Facultad de
Enfermería) de su oferta en la que declare bajo
la gravedad de juramento, no encontrarse
incurso en ninguna causal de inhabilidad o
incompatibilidad que le impida celebrar la
orden contractual 8) Copia del Registro Único
Tributario (RUT), expedido por la DIAN.
Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene
su domicilio actualmente, los cuales deben
coincidir con los datos registrados en la Hoja
de vida). Verificar igualmente que la actividad
principal éste relacionada con el objeto a
contratar. 9) Diligenciamiento del Formato
(FA-006) de Vinculación de Pagos por
transferencia electrónica anexando la
certificación de cuenta bancaria, con el fin de
generar el pago el pago mediante giro
electrónico. Esta certificación debe ser
actualizada una (1) vez al año. 10) Copia
legible del Registro de Información Tributaria
(RIT), de la Dirección Distrital de Impuestos
de Bogotá, en el cual se encuentran
registrados los códigos de actividad Económica
(código CIIU para Bogotá D.C.), las cuales
deben estar actualizadas de acuerdo a las
responsabilidades del Contribuyente. Este
documento es exigible a partir del mes de julio
de 2007.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
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ORDEN DE COMPRA ODC (NO COMPRA DE
TECNOLOGÍA) (Formato FC-021 para solicitud de
compra, FC-002 Cuadro comparativo de cotizaciones)
PA-004
DEPENDENCIA SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMITÉ DE CONTRATAIÓN
CONSEJO DE FACULTAD
Identificación de la necesidad de compra
(Proyecto o dependencia)
Secretaria Elabora formato FC-021, FC-002 y
documentos de cotización seleccionada (1 día)
Radicación de documentos proveedor. (1
Día)
Documentación Completa? FA-001
NO
15 a 25 Días hábiles
Emitir concepto sobre contratación (2 Día)
Estudio Consejo de Facultad (8 días)
Es para un Proyecto?
NO
SI
Elaborar CDP y firmas (2 Días)
Aprobada La contratación
SI
FIN DEL PROCESO
Envío de documentos al Almacén General (8 días)
NO
Elaborar comprobante De egreso y Comprobante de
pago (3 días)
Devolución de documentos a la Dependencia
Solicitante
FIN DEL PROCESO
25
Si es un gasto con cargo a un Proyecto, se asigna
el valor de la propuesta elegida por la
coordinación del proyecto. Si se trata de un
gasto con cargo a la Facultad este valor TOTAL
() es un aproximado de acuerdo a la(s)
cotización(es), si se tiene más de una propuesta
de cotización
Para ODC que no son de un proyecto y deben ser
presentadas al Consejo de Facultad. ESTE ESPACIO
VA EN BLANCO
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(No Transcript)
27

• 1. DEFINICIONES
• GASTOS GENERALES
• Son los gastos relacionados con la adquisición
  de bienes y servicios que adquieren los Fondos
• Especiales en desarrollo de Proyectos asociados
  a contratos y necesidades de la Facultad.
• ORDENES DE COMPRA
• Se entiende por Orden de Compra el documento que
  celebra la Universidad con personas Naturales o
• Jurídicas para la adquisición de bienes
  destinados a atender necesidades dentro del
  funcionamiento de
• la Universidad o contempladas en el marco de los
  proyectos universitarios.
• Para la adquisición de cualquier equipo de
  tecnología (grabadoras, cámaras, computadores,
  video beam, etc.), se requiere del concepto
  técnico de la División Nacional de Informática,
  el cual puede ser tramitado a través de la
  división de Informática, diligenciando el formato
  para tal fin (FS-015) del Centro de Extensión e
  investigación.
• Anexo al Formato FC-021 de solicitud se deben
  tener en cuenta los siguientes requisitos en el
  proceso de contratación los cuales deben venir
  adjuntos
• 2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO
  DEL FORMATO FC-021
• A. Diligenciar la solicitud bajo el formato
  establecido para tal fin (FC-021), que podrá
  encontrarse en el Común de la Facultad.

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
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3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona Natural
Es todo individuo de la especie humana, el cual
tiene atributo de contraer derechos y
obligaciones 1) Hoja de vida en formato
(FA-002) simplificado debidamente diligenciado y
firmado (modelo publicado en la página de la
Universidad Facultad de Enfermería), que debe
ser diligenciado en su totalidad, en
computador o en letra imprenta legible. El número
telefónico registrado debe corresponder a un
teléfono fijo y como segunda opción a un celular.
Anexando los soportes respectivos
relacionados en la Hoja de Vida (certificados de
Estudio, laborales etc.). Si la persona esta
prestando sus servicios en otras facultades, se
debe mencionar y anexar certificaciones
laborales. 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de
Extranjería 3) Copia del Registro Único
Tributario (RUT), expedido por la DIAN,
(Dirección y teléfono donde tiene su
domicilio actualmente, los cuales deben coincidir
con los datos registrados en la Hoja de vida).
Verificar igualmente que la actividad principal
éste relacionada con el objeto a contratar. 4)
Copia de Certificado de Matricula de Persona
Natural, expedido por la Cámara de Comercio con
antelación menor a 90 días, en la cual conste
las actividades comerciales a las cuales se
dedica y el nombre de los establecimientos de
comercio de su propiedad. 5) Carta de
presentación (formato FA-004) debidamente
firmada, (modelo publicado en la página de
Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta
en la que declare bajo la gravedad de juramento,
no encontrarse incurso en ninguna causal de
inhabilidad o incompatibilidad que le impida
celebrar la orden contractual. 6)
Diligenciamiento del Formato (FA-006) de
Vinculación de Pagos por transferencia
electrónica anexando la certificación de
cuenta bancaria, con el fin de generar el pago
mediante giro electrónico. 7) Copia legible
del Registro de Información Tributaria (RIT), de
la Dirección Distrital de Impuestos de
Bogotá, en el cual se encuentran registrados los
códigos de actividad Económica (código CIIU para
Bogotá D.C.), las cuales deben estar
actualizadas de acuerdo a las responsabilidades
del Contribuyente. Este documento es
exigible a partir del mes de julio de 2007. Cabe
aclarar que si la actividad de desarrolla en
otra ciudad, no hay necesidad de presentar el
RIT. 8) En el caso que la persona sea cotizante
en otra Empresa, debe hacer el aporte adicional,
pero antes es importante acercarse a la
Tesorería de la Facultad con el fin de informarle
dónde se debe hacer.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
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3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona Jurídica
Es una persona ficticia (Compañía, Asociación o
Agremiación), reconocida, capaz de contraer
derechos y obligaciones 1) Formato (FA-003)
único Hoja de vida - Persona Jurídica del
Departamento Administrativo de la Función
Pública, (modelo publicado en la página de la
Universidad Facultad de Enfermería) anexando
los soportes de los contratos mencionados en
ella. 2) Copia de Certificado de Existencia y
Representación Legal, expedido por la Cámara de
Comercio con antelación menor a 90 días. 3)
Certificación de aportes al Sistema de Seguridad
Social y Parafiscales, suscrita por el Revisor
Fiscal (si esta obligado a tenerlo) o por el
Representante Legal, con fecha de expedición
menor a 30 días (Art. 50, Ley 789 de
2002). 4) Copia de Cedula de Ciudadanía o de
Extranjería Representante Legal. 5) Fotocopia de
la tarjeta profesional del Contador Público y/o
del Revisor Fiscal, expedida por la Junta
Central de Contadores. 6) Fotocopia del
certificado de vigencia de inscripción de la
matrícula del Contador Público y/o del
Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de
Contadores. 7) Carta de presentación (formato
FA-004) debidamente firmada,(modelo publicado en
la página de la Universidad Facultad de
Enfermería) de su oferta en la que declare bajo
la gravedad de juramento, no encontrarse
incurso en ninguna causal de inhabilidad o
incompatibilidad que le impida celebrar la
orden contractual 8) Copia del Registro Único
Tributario (RUT), expedido por la DIAN.
Actualizado (Dirección y teléfono donde tiene
su domicilio actualmente, los cuales deben
coincidir con los datos registrados en la Hoja
de vida). Verificar igualmente que la actividad
principal éste relacionada con el objeto a
contratar. 9) Diligenciamiento del Formato
(FA-006) de Vinculación de Pagos por
transferencia electrónica anexando la
certificación de cuenta bancaria, con el fin de
generar el pago el pago mediante giro
electrónico. 10) Copia legible del Registro de
Información Tributaria (RIT), de la Dirección
Distrital de Impuestos de Bogotá, en el
cual se encuentran registrados los códigos de
actividad Económica (código CIIU para
Bogotá D.C.), las cuales deben estar actualizadas
de acuerdo a las responsabilidades del
Contribuyente. Este documento es exigible a
partir del mes de julio de 2007.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
30
COMPRA DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA (Formato FC-021
para solicitud de compra, Formato FA-001 para
revisión de documentos)
PA-005
DEPENDENCIA SOLICITANTE
CENTRO DE EXTENSIÓN E INVESTIGACIÓN
DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMATICA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONSEJO DE FACULTAD
Identificación de la necesidad de Equipos de
computo
Secretaria Elabora formato FC-021 (Proyecto y
requerimiento de equipo y concepto formato
FS-015) (1 día)
Valoración de necesidad (1 Día)
Remitir oficio a Dirección Nacional de
Informática (1 Día)
Cotizar y emitir concepto (8 Días)
Enviar cotización y concepto (1 Días)
Secretaria Enviar formato FC-021 diligenciado y
concepto de Dirección Nacional de Informática (1
Días)
Radicación documentos (1 Días)
39 Días hábiles
Documentación completa
NO
SI
Consejo de Facultad (8 días)
Comité de Contratación (3 Días)
Elaboración CDP Resolución, firmas (2 días)
Se aprueba La contratación
SI
Envío de documentos Al Almacén (8 días)
FIN DEL PROCESO
Elaboración comp. de Egreso y comp. de pago (3
días)
NO
FIN DEL PROCESO
Devolución de Documentos a la Dependencia solici
tante
31
(No Transcript)
32
Si es un gasto con cargo a un Proyecto, se asigna
el valor de la propuesta elegida por la
coordinación del proyecto. Si se trata de un
gasto con cargo a la Facultad este valor TOTAL
() es un aproximado de acuerdo a la(s)
cotización(es), si se tiene más de una propuesta
de cotización
Para ODC que no son de un proyecto y deben ser
presentadas al Consejo de Facultad. ESTE ESPACIO
VA EN BLANCO
33

• 1. DEFINICIONES
• GASTOS GENERALES
• Son los gastos relacionados con la adquisición
  de bienes y servicios que adquieren los Fondos
• Especiales en desarrollo de Proyectos asociados
  a contratos y necesidades de la Facultad.
• AVANCES
• Se entiende por Avance el mecanismo a través del
  cual la Universidad le entrega dineros a uno de
  sus
• funcionarios (docente o administrativo), para que
  bajo su responsabilidad realice el pago en
  efectivo de
• bienes o servicios requeridos en la institución,
  que excepcionalmente, no puedan ser adquiridos
• mediante los medios convencionales (ODC y ODS).
• Existen tres clases de avances
• 1. Viáticos, gastos de viaje y gastos generales
  de prácticas docentes o comisiones.
• 2. Pago de examinadores que participan en el
  proceso de admisiones, excepción contenida en la
  ley.
• 3. Gastos o adquisiciones urgentes e
  imprescindibles.

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona
Natural 1) Copia del Registro Único Tributario
(RUT), expedido por la DIAN, (Dirección y
teléfono donde tiene su domicilio
actualmente, los cuales deben coincidir con los
datos registrados en la Hoja de vida).
Verificar igualmente que la actividad principal
éste relacionada con el objeto a contratar. 2) Si
el avance es por Comisión de Viaje al Exterior,
se debe anexar la Resolución de Comisión.

• 4. ESCALA DE VIATICOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
  PARA EL 2007
• Mediante Resolución 567 de Rectoría de fecha
  mayo 31 de 2007, por la cual se establece la
  escala de
• viáticos para los servidores de la Universidad
  Nacional de Colombia para el año 2007 y
  subsiguientes,
• se establece lo siguiente
• Los viáticos del personal vinculado en medio
  tiempo o de cátedra se liquidarán con base en el
  salario que les correspondería en dedicación de
  tiempo completo en la misma categoría.
• Tratándose de comisiones en lugares situados a
  menos de setenta (70) kilómetros de la sede
  habitual de trabajo no habrá lugar al pago de
  viáticos.
• En el caso de prácticas docentes a distancias
  menores a setenta (70) kilómetros, los Consejos
  de Sede podrán reglamentar el pago excepcional de
  viáticos al personal al personal docente y
  administrativo en cuantías inferiores al
  equivalente a siete (7) días de salario mínimo
  legal vigente, teniendo en cuenta el criterio
  del día de permanencia y día Terminal o no
  pernotado, las condiciones de transporte y la
  distancia.
• Todas las comisiones deberán ser autorizadas
  previamente por la autoridad competente mediante
  acto administrativo que confiera la comisión y
  ordene el reconocimiento de los viáticos y gastos
  de viaje correspondientes.
• No habrá lugar al pago de viáticos, o su pago se
  autorizará en forma proporcional, cuando el
  comisionado reciba viáticos de otra entidad o
  institución.
• No se autorizarán viáticos a personas que tengan
  pendiente la legalización de avances
  anteriores, a menos que se trate de una prórroga
  de la comisión que se está cumpliendo.

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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35

• 4. ESCALA DE VIATICOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
  PARA EL 2007 (Continuación)
• Mediante Resolución 567 de Rectoría de fecha
  mayo 31 de 2007, por la cual se establece la
  escala de
• viáticos para los servidores de la Universidad
  Nacional de Colombia para el año 2007 y
  subsiguientes,
• se establece lo siguiente
• No se podrán conceder comisiones por períodos
  mayores a treinta (30) días, salvo en casos
  excepcionales plenamente justificados, para lo
  cual se autorizará la prórroga correspondiente.
• Si para el cumplimiento del objeto de una Orden
  Contractual de Prestación de Servicios se
  requiere el desplazamiento del contratista, la
  Universidad Nacional podrá reconocer gastos de
  viaje y manutención, aplicando, en lo pertinente,
  las reglas establecidas en el Decreto que fije la
  escala de viáticos para el año en vigencia.
• i. La cuantía de los viáticos del personal
  docente y administrativo con asignación igual o
  superior al equivalente de tres (3) SMLV, para
  el cumplimiento de prácticas docentes a una
  distancia mayor a setenta (70) kilómetros de la
  sede o sitio habitual de trabajo, será la suma de
  siete (7) salarios mínimos diarios legales
  vigentes por día de permanencia y del 50 de este
  valor por día terminal o no pernoctado. Cuando la
  asignación mensual sea inferior a la cuantía
  indicada, el personal docente o administrativo
  devengará viáticos de acuerdo con la escala
  establecida por el Decreto que la fije.
• Nota de lo anteriormente registrado se
  mencionan algunos aspectos de la Resolución 567
  de Rectoría de fecha mayo 31 de 2007

• 5. ASPECTOS IMPORTANTES SOBRE EL INSTRUCTIVO DE
  LEGALIZACIÓN DE AVANCES
• El docente debe tener en cuenta que todo Avance
  debe ser legalizado.
• Antes de comenzar la ejecución, o la facturación
  con terceros tenga presente las siguientes
• instrucciones
• En el momento de recibir el Cheque, la Tesorería
  le hará entrega del instructivo de legalización
  de Avances. Este instructivo le indica como debe
  hacer el pago de facturas a terceros y aplicación
  de retenciones
• Toda factura debe cumplir con los requisitos
  expresados en dicho instructivo.

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
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36
AVANCE (Formato FA-022 para solicitud de Avance)
PA-006
DEPENDENCIA SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMITÉ DE CONTRATACIÓN
CONSEJO DE FACULTAD
Identificación de la necesidad del Avance
(Proyecto o dependencia)
Secretaria Elabora formato FC-022 y documentos
requeridos (1 día)
Radicación de documentos. (1 Día)
Documentación Completa? FA-001
NO
6 a 10 Días hábiles
SI
Estudio Consejo de Facultad (8 días)
Es para un Proyecto?
NO
SI
INICIAR DEL PROCESO DE LEGALIZACIÒN DE AVANCES
PA-007
Elaborar CDP y firmas (2 Días)
Aprobada El Avance
SI
Elaborar resolución, comprobante de egreso y
Comprobante de pago (3 días)
NO
FIN DEL PROCESO
Devolución de documentos a la Dependencia
Solicitante
FIN DEL PROCESO
37
Si se trata de un AVANCE para un proyecto, el
acto administrativo corresponde al documento que
aprueba el presupuesto. Ejemplo El acta de
Consejo o una resolución
38
1. RESPONSABILIDAD EN EL MANEJO DEL AVANCE Esta
recae en el funcionario que se otorga el avance
y es responsable hasta el momento en que
lo legalice dentro de los cinco u ocho días
hábiles siguientes a la terminación de la
comisión o del último gasto. 2. QUÉ ES Y POR QUÉ
ES IMPORTANTE LEGALIZAR UN AVANCE Documento
mediante el cual se formaliza los gastos
realizados con cargo al avance concedido y
se reintegran los recursos no gastados. A la
terminación de la comisión o del último gasto se
debe hacer llegar los soportes respectivos a
la Oficina de Tesorería, con el fin de llevar a
cabo la legalización. La información sobre los
documentos que deben ser presentados para la
legalización, será suministrada con la entrega
del cheque, mediante un instructivo que se tiene
para este fin, se anexa al instructivo la
información. La legalización de avances por
compras o servicios, se debe realizar dentro de
los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha
de recibo del respectivo cheque. Cuando se trate
de gastos efectuados en desarrollo de prácticas
docentes o de trabajos fuera de la Sede, la
legalización se debe hacer dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes a la fecha
de finalización de la respectiva comisión. Cabe
aclarar que de no cumplirse los tiempos
estipulados, el Tesorero de la Facultad estará
obligado a pasar el reporte a la Tesorería Sede,
con el fin de hacer el respectivo descuento, del
valor del avance, por nómina. Los docentes deben
en lo posible recoger la información del tercero
que presta el servicio o vende el bien, es decir
nombres completos, N de cédula, dirección y
teléfono, facturas o recibos a nombre de la
Universidad Nacional con Nit 899.999.063-3. Con
lo anterior se evita que el gasto asociado se
asuma a nombre del docente, sino a favor del
verdadero prestador del servicio. NOTA El
proceso de legalización de avances PA-007 tiene
una duración promedio de 3 días a partir de la
entrega de documentos para la legalización y
validación de documentos realizada por la
Tesorería. ANTES DE TRES DIAS LA PERSONA QUE ESTA
LEGALIZANDO EL AVANCE, NO SE PUEDE COMPROMETER
CON OTRO AVANCE DIFERENTE.
Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
39
LEGALIZACIÓN DE AVANCES
PA-007
DOCENTE Y SECRETARIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD
CONSEJO DE FACULTAD
Entrega Documentos Soporte de Gastos (Incluye
consignaciones en caso de retenciones tributarias
o reintegros) (Dentro de los 5 días hábiles
siguientes al gasto)
Documentación Completa?
NO
FA-001
SI
Verificación de Terceros En QUIPU (1 día)
Creación de Terceros (1 día)

• Registro
• Ingreso Retenciones.
• Ingreso Reintegros.
• y Legalización.
• En QUIPU

3 Días hábiles
1 día
Elaboración Formato de Legalización -Formato
Tesorería de Facultad FC-001 -
Firma del Formato De Legalización
FIN DEL PROCESO
40

• FC-001
• INSTRUCTIVO PARA LEGALIZACIONES VIGENCIA 2007
• LEGALIZACIÓN POR VIATICOS
• Para su trámite se deben presentar, anexando
  todos los documentos soporte máximo cinco (5)
  días contados a partir del último día decomisión,
  en la Tesorería de la Sede (Resolución 385 de
  2005 numeral H Artículo 2).
• DOCUMENTOS SOPORTE
• Copia del Egreso, la Resolución de autorización
  del avance.
• Constancia original de permanencia con la
  respectiva fecha de comisión, expedida por el
  funcionario competente en la
• entidad visitada o por la primera Autoridad
  Política o Militar del lugar de la comisión.
• Factura original de los tiquetes de transporte
  aéreo (Carátulas) o terrestre y demás recibos que
  soportan los gastos
• autorizados, sin tachones ni enmendaduras.
  (Retención de Industria y Comercio de! 9.66
  1000).

41

• FC-001
• Junto con los requisitos para las facturas
  descritos anteriormente, se deben tener en cuenta
  de igual forma las
• Siguientes aclaraciones
• La fecha de la factura debe ser posterior al giro
  del cheque y esta debe estar dentro de la fecha
  de la Resolución del avance.
• La factura debe estar a nombre de la UNIVERSIDAD
  NACIONAL DE COLOMBIA con NIT 899.999.063-3.
• Al momento de realizar la compra, verificar que
  el número de factura preimpreso este vigente de
  acuerdo a la Resolución de autorización por parte
  de la DIAN. (Esta no debe ser superior a 2 años).
• Si se observa que la numeración de la factura se
  encuentra vencida, se debe solicitar y anexar la
  nueva Resolución donde se observe que la factura
  se encuentra dentro del rango autorizado.
• "Si en la compra que se realiza, el almacén
  expide un tiquete de registradora en el cual no
  se evidencie el nombre de la Universidad ni el
  número del NIT, el proveedor tiene la obligación,
  previa solicitud del comprador, de expedir una
  factura equivalente que cumpla con el lleno de
  los requisitos agotado este recurso, la DIAN
  aceptara mientras estos proveedores ajustan el
  software a las normas tributarias vigentes, que
  la Razón Social y el NIT de la Universidad se
  presenten diligenciados manualmente sobre el
  tiquete y sobre estos datos se encuentre la firma
  del responsable y el sello del almacén donde se
  adquirieron los productos, evidenciando en esta
  forma la identificación del adquirente".
• En caso que la factura presente IVA, este no debe
  estar reflejado con decimales, debe estar
  aproximado al peso.
• SI LAS FACTURAS NO CUMPLEN CON EL TOTAL DE LOS
  REQUISITOS, NO SERAN ACEPTADAS EN LA
• LEGALIZACIÓN y EL RESPONSABLE DEL AVANCE ASUMIRA
  EL VALOR CORRESPONDIENTE.
• La retención en la fuente se debe aplicar en los
  siguientes casos

42

• 1. DEFINICIONES
• GASTOS GENERALES
• Son los gastos relacionados con la adquisición
  de bienes y servicios que adquieren los Fondos
• Especiales en desarrollo de Proyectos asociados
  a contratos y necesidades de la Facultad.
• AUTORIZACIÓN DE TRASLADO SIN CONTRIBUCIÓN
  ESPECIAL (ATC) Y AUTORIZACIÓN DE
• TRASLADO CON CONTRIBUCIÓN (ATI)
• El traslado de Traslados sin Contribución
  Especial (ATC), son las transferencias
  realizadas por la
• prestación de servicios de dependencias internas
  tales como Unibiblos, Unimedios, Icta, etc. . En
  el
• caso de traslados Internos con Contribución (ATI)
  se utiliza cuando se cancela la prestación de un
• servicio interno a través de una transferencia a
  una Entidad Bancaria, diferentes a la utilizada
  por la
• Facultad que recibe el servicio.
• 2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO
  DEL FORMATO FC-023

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
43
TRASLADOS INTERNOS (ATC-ATI) (Formato FC-023
para solicitud)
PA-008
DEPENDENCIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMITE DE CONTRATACIÓN
SECRETARIA FAFULTAD
CONSEJO DE FACULTAD
Identificación de la necesidad de la
transferencia (Docente-proyecto)
Secretaria Elabora formato FC-023 y
documentos requeridos (4 días)
Radicación de documentos (1 Día)
Documentación Completa? FA-001
NO
10 a 18 Días hábiles
SI
Estudio Consejo De Facultad (8 Días)
Estudio Consejo De Facultad (8 Días)
Es para un Proyecto?
NO
SI
Elaborar CDP y resolución con firmas (2 Días)
FIN DEL PROCESO
Aprobación del Consejo
SI
Elaboración Acta (1 Días)
Elaborar el comprobante Egreso y el
comprobante de pago (3 días)
Devolución de Documentos A la Dependencia
Solicitante
NO
FIN DEL PROCESO
44
Si se trata de un TRASLADO INTERNO para un
proyecto, el acto administrativo corresponde al
documento que aprueba el presupuesto. Ejemplo
El acta de Consejo o una resolución
45

• 1. DEFINICIONES
• GASTOS GENERALES
• Son los gastos relacionados con la adquisición
  de bienes y servicios que adquieren los Fondos
• Especiales en desarrollo de Proyectos asociados
  a contratos y necesidades de la Facultad.
• ORDENES DE COMPRA
• Se entiende por Orden de Compra el documento que
  celebra la Universidad con personas Naturales o
• Jurídicas para la adquisición de bienes
  destinados a atender necesidades dentro del
  funcionamiento de
• la Universidad o contempladas en el marco de los
  proyectos universitarios.
• Para la adquisición de cualquier material
  bibliográfico, se requiere del concepto técnico
  de la Dirección Nacional de bibliotecas.
• Anexo al Formato FC-021 de solicitud se deben
  tener en cuenta los siguientes requisitos en el
  proceso de contratación los cuales deben venir
  adjuntos
• 2. PROCESO POR SEGUIR PARA EL DILIGENCIAMIENTO
  DEL FORMATO FC-021
• A. Diligenciar la solicitud bajo el formato
  establecido para tal fin (FC-021), que podrá
  encontrarse en el Común de la Facultad.

Nota Todos los procesos y formatos los puede
descargar en http//www.enfermeria.unal.edu.co/do
cs/unidad.htm
46
3. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON EL
FORMATO DE SOLICITUD Si es Persona Natural
Es todo individuo de la especie humana, el cual
tiene atributo de contraer derechos y
obligaciones 1) Hoja de vida en formato
(FA-002) simplificado debidamente diligenciado y
firmado (modelo publicado en la página de la
Universidad Facultad de Enfermería), que debe
ser diligenciado en su totalidad, en
computador o en letra imprenta legible. El número
telefónico registrado debe corresponder a un
teléfono fijo y como segunda opción a un celular.
Anexando los soportes respectivos
relacionados en la Hoja de Vida (certificados de
Estudio, laborales etc.). Si la persona esta
prestando sus servicios en otras facultades, se
debe mencionar y anexar certificaciones
laborales. 2) Copia de Cedula de Ciudadanía o de
Extranjería 3) Copia del Registro Único
Tributario (RUT), expedido por la DIAN,
(Dirección y teléfono donde tiene su
domicilio actualmente, los cuales deben coincidir
con los datos registrados en la Hoja de vida).
Verificar igualmente que la actividad principal
éste relacionada con el objeto a contratar. 4)
Copia de Certificado de Matricula de Persona
Natural, expedido por la Cámara de Comercio con
antelación menor a 90 días, en la cual conste
las actividades comerciales a las cuales se
dedica y el nombre de los establecimientos de
comercio de su propiedad. 5) Carta de
presentación (formato FA-004) debidamente
firmada, (modelo publicado en la página de
Universidad Facultad de Enfermería) de su oferta
en la que declare bajo la gravedad de juramento,
no encontrarse incurso en ninguna causal de
inhabilidad o incompatibili