Por qu adoptar la Norma ISO 15489

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Por qué adoptar la Norma ISO 15489?

• Kattia Castro Cruz
• 5 de julio del 2007

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Agenda

• Calidad
• Normalización
• ISO la organización
• Norma ISO 15489
• Importancia de la Norma
• El caso de Costa Rica

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Calidad

• Antecedentes
• - Revolución de calidad Occidente, 80s
• - Orígenes Japón, finales II Guerra Mundial
• - Enfoques y concepciones han evolucionado
  producto, proceso, calidad total (satisfacción
  del usuario)

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Calidad

• Definición
• - Hacer las cosas bien o lo mejor posible.
• - La aptitud de un producto o servicio para
  satisfacer las necesidades del cliente.
• (American Society for Quality Control)
• - Adecuar los productos/servicios a las
  necesidades del cliente/usuario.

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Calidad

• Por qué el tema interesa en los Archivos y a los
  Archivistas?
• Los archivos son unidades al servicio de la
  organización y de los usuarios, que apoyan el
  cumplimiento de objetivos de la organización,
  pero también tienen los suyos propios.
• No escapan de la tendencia por buscar eficiencia
  y eficacia obtener satisfacción del usuario.
• Normalización --- camino hacia la obtención de
  calidad.

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Normalización

• Qué significa?
• Ajustar a una norma.
• Norma regla que se debe seguir a la que se
  deben ajustar tareas, actividades o conductas.
• Normativa vs. Normalización.

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Normalización

• Normas estándares
• Establecen criterios reguladores de actividades
  comunes llevados a cabo por organizaciones y
  personas,
• Deberán ser aplicados consistentemente en un
  campo determinado,
• Permiten mostrar ante un tercero su cumplimiento.
  

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Normalización

• Cuál es su importancia en lo que respecta a la
  gestión de documentos?
• Archivos deben cumplir normas específicas (Ente
  Rector) o pueden adoptar normas de manera
  voluntaria (ISO).
• Normalización permite
• Unificar lenguaje técnico
• Reducir costos
• Solucionar problemas repetitivos
• Proporcionar datos técnicos para la elaboración
  de estrategias.

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• Normalización permite (2)

• Brindar instrumentos técnicos para alcanzar el
  objetivo de calidad.
• Asegurar una buena comunicación entre los
  elementos que intervienen en el proceso.
• Simplificar la producción y el uso de materias
  primas.
• Defender al usuario garantizándole la calidad
  requerida.
• Disminuir litigios.
• Mejorar el producto/servicio.

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Organización Internacional para la Normalización
(ISO)

• Nació en Londres en 1946 con la representación
  de 25 países
• Finalidad facilitar la coordinación
  internacional y la unificación de estándares
  industriales.
• Su primera norma fue publicada en 1951.

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Organización Internacional para la Normalización
(ISO)

• ISO?
• Funciona ONG en Ginebra, Suiza.
• Agrupa a 157 países alrededor del mundo. CR
  INTECO.

• Ha emitido alrededor de 16000 estándares diversos
  campos (1951 a la fecha).
• Normas más comunes ISO 9000.
• Beneficios.

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ISO 15489

• Antecedentes
• Surge para estandarizar las mejores prácticas
  internacionales en materia de gestión de
  documentos.
• Tomó como punto de partida una norma nacional de
  origen australiano, la AS 4390 Records Management
  del año 1996.

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ISO 15489

• Estructura
• En setiembre del 2001, La Organización
  Internacional para la Normalización aprobó la
  Norma 15489 en dos apartados
• ISO 15489-1 2001 Information and documentation
  Records management Part 1 General, e
• ISO/TR 15489-2 2001 Information and
  documentation Records management Part 2
  Guidelines (Technical Report).

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Qué propone ISO 15489?

• Establecer un marco para la gestión de documentos
  en todos los formatos o soportes y en cualquier
  tipo de organización (pública o privada).
• Empleo en todos los niveles y por todos los
  miembros de la organización.
• Pautas para proyectos basados en TI.

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Qué propone ISO 15489?

• Guía de buenas prácticas para determinar las
  responsabilidades de las organizaciones respecto
  a los documentos y las políticas, procedimientos,
  sistemas y procesos relacionados con éstos.
• Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el
  dónde y el por qué del tratamiento que se les
  debe dar.
• La Norma señala expresamente que no incluye la
  gestión de los documentos históricos en el seno
  de las instituciones archivísticas.

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Cómo adoptar ISO 15489?

• Requisitos implantación y seguimiento
• Análisis marco reglamentario
• - Normas que afectan actividades org. y
  requisitos de documentación varían según cada
  entidad
• Políticas y responsabilidades
• - Objetivo creación de documentos auténticos,
  fiables y utilizables, respaldo de activ. org. y
  entorno por tiempo que se requiera.
• - Implica definir quién llevará a cabo las
  actividades y, en este orden, dirigir la gestión
  de documentos y definir las diferentes
  actividades en todos sus niveles.

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Cómo adoptar ISO 15489?

• Requisitos implantación y seguimiento (2)
• Formación continua (cultura)
• - Programa requisitos particulares el
  personal que será capacitado profesionales de la
  gestión de documentos métodos de capacitación y
  evaluación (ISO 15489-2).
• - Efectividad compromiso e interés mostrado
  por la administración para implementar las
  políticas y procedimientos contemplados en él.
• Supervisión y auditoría (revisiones periódicas)
• - Objetivo Velar por que los procedimientos y
  procesos son conformes con las políticas y
  requisitos de la organización y que los
  resultados obtenidos obedecen a lo previsto.

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Cómo adoptar ISO 15489?

• Consideraciones acerca del documento y gestión de
  documentos (autenticidad, confiabilidad,
  integridad, disponibilidad).
• Procesos y controles de la gestión de documentos
  (cuáles documentos, por cuánto tiempo, ubicación
  del documento y sus relaciones, registro,
  clasificación, almacenamiento y manipulación,
  acceso, trazabilidad (derechos y rastros),
  disposición y documentación).

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Cómo adoptar ISO 15489?

• Consideraciones sobre los sistemas de gestión de
  documentos
• Políticas, procedimientos y prácticas, así como
  el diseño e implementación de sistemas acordes
  con nec. de la org. y marco reglam. ---
  (estrategias sobre qué documentos son necesarios,
  cuándo, cómo y dónde se deberían incorporar al
  sistema).
• Requisitos SD confiabilidad, integridad,
  conformidad, exhaustividad, sistematización.

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Cómo adoptar ISO 15489?

• Diseño e implementación de sistemas de gestión de
  documentos
• Requisitos documentación de operaciones,
  soportes del almacenam.(integridad), gestión
  distribuida (ubicación), conversión y migración
  acceso, recuperación y uso conservación y
  disposición.
• --- confiabilidad, integridad, conformidad,
  exhaustividad, sistematización.

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Metodología para el diseño e implementación de
sistemas de gestión de documentos

• Investigación preliminar
• Análisis de las actividades de la organización
  (funcional/secuencial).
• Identificación de requisitos para documentos
• Evaluación de los sistemas existentes

• Identificación de estrategias para satisfacer los
  requisitos (niveles de riesgo)
• Diseño de un sistema de gestión de documentos
  (incluye rediseño de procesos)
• Implementación de un sistema de documentos
• Revisión de post-implementación (supervisión)

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Importancia ISO 15489

• Empleo los principios e instrumentos
  archivísticos (tablas de plazos, cuadros de
  acceso, implementación de los procesos de
  selección), ---- garantiza tratamiento adecuado
  de los documentos en todas las fases de su ciclo
  de vida (acceso y conservación).
• Guía de buenas prácticas podría ser considerada
  como un reconocimiento a un tema de vital
  importancia para las organizaciones de hoy.
  Podría conllevar mayor estatus para la profesión
  archivística, que en algunos países se ha visto
  relegada frente a otras.
• Responsabilidad en relación con la gestión de
  documentos se debería asignar a una persona que
  cuente con la autoridad adecuada dentro de la
  organización. Por ende, la Norma es del interés
  de los Archivistas.

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Importancia ISO 15489

• Calidad Proporciona guía para planificar y
  ejecutar las labores relacionadas con la gestión
  de los documentos durante las distintas fases de
  su ciclo de vida, --- búsqueda de eficiencia y
  eficacia que engloba a todos los procesos de la
  organización y considera a los usuarios de los
  servicios que brindan los Archivos.

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Importancia ISO 15489

• Análisis de riesgos contemplado es fundamental
  para la gestión de la organización (planes de
  continuidad)--- labor más estratégica de los
  Archivos.
• Posibles mejoras en la gestión de la
  organización, a través de revisión general de los
  procesos.

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Importancia ISO 15489

• Ventajas y facilidades para la organización que
  decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo haya
  hecho.
• Posibilidad de hacer estudios comparativos del
  interés de la profesión (estándares e
  indicadores).
• Posibilidad de fortalecer la cultura de
  información en los usuarios, al tomar parte en
  los distintos momentos y fases que propone la
  metodología de la Norma.

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Otras consideraciones

• Apoyo de los niveles superiores de la org.
• Análisis costo beneficio
• Grado de esfuerzo de toda la organización está
  preparada? es el momento?
• Uso responsable de tecnología

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ISO 15489

• El caso de Costa Rica
• Sondeo efectuado en un 10 de la población de
  estudiantes y profesionales (230 y 300).
• - Falta conocimiento de la Norma
• - No la han aplicado ni conocen casos en el país
• - Alto grado de interés por profundizar

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ISO 15489

• El caso de Costa Rica
• - Instrumento útil para planificar y llevar a
  cabo la gestión de documentos en las
  organizaciones.
• - Podría ayudar a promover la profesión.
• - Involucra a toda la organización
  (conciencia).
• - Facilita el cumplimiento del marco jurídico.
  Ley de Firma Digital.

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ISO 15489
Mayor uso y difusión de la Norma podría
contribuir a - Cambiar la visión del papel de
los Archivos y de la profesión. - Fomentar
cultura en el ciudadano acerca de la importancia
de los Archivos para transparencia
administrativa, derecho de acceso a la
información y pronta respuesta, y rendición de
cuentas.
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MUCHAS GRACIAS