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Subsecretaria de la Función Pública Dirección
General de Eficiencia Administrativa y Buen
Gobierno
Taller de Proyectos de Procesos TPP I
Desarrollo de Procesos
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Contenido

• Presentación.
• Objetivo
• Objetivos específicos
• Buen Gobierno
• Gobierno que cueste menos
• Gobierno de calidad
• Gobierno profesional
• Gobierno digital
• Gobierno con mejora regulatoria
• Gobierno honesto y transparente

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Contenido

• Desarrollo de procesos y sus herramientas
• Diagrama de bloque PEPSU
• Diagnóstico del proceso
• Hoja de trabajo para el análisis de procesos
  (Ser)
• Diagrama causa-efecto
• Diagrama de Pareto
• Diagrama causa-efecto invertido
• Hoja de trabajo para el análisis de procesos
  (Deber ser)
• Documentación de acciones de mejora
• Gráfica de Gantt
• Lecturas sugeridas

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I. Presentación
Objetivo
Fortalecer y consolidar las acciones de
desarrollo administrativo en las dependencias y
entidades de la APF, a través de la
identificación, revisión, y mejora de sus
procesos a fin de satisfacer las necesidades de
la población, contribuir a transparentar la
gestión gubernamental, así como prevenir y abatir
prácticas de corrupción.
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I. Presentación
Objetivos específicos

• Modernizar procesos complejos o que son
  obsoletos.
• Eliminar las causas que generan ineficiencia o
  corrupción en los procesos y servicios.
• Promover la simplificación y/o desregulación de
  normas inadecuadas.
• Aprovechar al máximo los recursos existentes.
• Orientar los proyectos, procesos y servicios al
  cumplimiento de las políticas públicas.

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II. Buen Gobierno
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II. Buen Gobierno
Gobierno que Cueste Menos

• Reducir el gasto que no agrega valor para ofrecer
  mayores beneficios a la sociedad.

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II. Buen Gobierno
Gobierno de Calidad

• Satisfacer o superar las expectativas de los
  ciudadanos en los servicios que se les brindan.

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II. Buen Gobierno
Gobierno Profesional

• Atraer, retener, y motivar a las mejores mujeres
  y a los mejores hombres en el servicio público,
  garantizando que la administración publica
  transite sexenalmente con el mínimo trastorno y
  la máxima eficacia, y asegurando que, siendo
  políticamente neutra, se convierta en un factor
  estratégico de la competitividad del país.

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II. Buen Gobierno
Gobierno Digital

• Posibilitar que, desde la comodidad de su casa u
  oficina, los ciudadanos obtengan información del
  gobierno y tengan acceso a los servicios que éste
  ofrece.

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II. Buen Gobierno
Gobierno con Mejora Regulatoria

• Garantizar que la ciudadanía y los servidores
  públicos efectúen trámites con facilidad,
  seguridad y rapidez.

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II. Buen Gobierno
Gobierno Honesto y Transparente

• Recuperar la confianza de la sociedad en su
  gobierno.

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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Premisas

• La alta dirección de la institución debe sentirse
  convencida y tomar compromiso para el cambio.
• Se requiere una labor de información y
  sensibilización en todos los niveles de la
  institución, a efecto de lograr su
  involucramiento y participación.
• El proceso debe ser evaluado con acciones y
  responsabilidades claramente definidas.

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III. Desarrollo de procesos
Premisas

• Es importante definir con precisión lo que se
  quiere cambiar para hacer factible la obtención
  de resultados.
• El proceso debe ser sujeto de un seguimiento
  permanente y sus resultados evaluarlos siempre.
• Las acciones de modernización deben atender
  criterios de racionalidad de recursos, incremento
  de productividad y satisfacción del usuario.

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III. Desarrollo de procesos
Alternativas de operación
Las vías que pueden seguirse para lograr el
cambio en los procesos establecidos pueden ser

• Cambio radical del proceso seleccionado
  (reingeniería)
• Mejora continua

La decisión debe estar en función de las
condiciones, características y propósitos de la
institución y, en particular del proceso de que
se trate.
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III. Desarrollo de procesos
MEJORA CONTINUA
REINGENIERIA

• Grado de cambio
• Resultados
• Costo
• Compromiso
• Uso de T.I.
• Riesgo

TIEMPO
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Definición de proceso

• Conjunto de actividades que transforman o
  convierten uno o más insumos en resultados que
  proporcionan un valor a quien usa, aplica o
  demanda dichos resultados.

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III. Desarrollo de procesos
PEPSU
Es una representación visual sencilla de cómo
opera el proceso con relación a sus proveedores,
entradas, procesos, salidas y usuarios. Este tipo
de diagrama es muy útil ya que nos presenta un
mapa de primer nivel del proceso.
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Diagnóstico del Proceso
Es el análisis de los diversos factores que en
conjunto determinan la percepción que se tiene
del proceso con respecto a su nivel de eficiencia.
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III. Desarrollo de procesos

• Cuál es el principal objetivo del proceso
  seleccionado?
• Qué considera que no se esta cumpliendo del
  objetivo dentro del proceso?
• Del proceso seleccionado describa cuales son los
  productos o servicios que se generan.
• De acuerdo a su percepción las características
  de los productos o servicios cumplen con los
  estándares establecidos?
• De acuerdo a su percepción las características
  de los productos o servicios satisfacen las
  necesidades de sus usuarios?

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III. Desarrollo de procesos

• El proceso tiene una clara relación con la
  misión, visión, objetivos estratégicos y
  políticas de la institución?
• Considera usted que el proceso cuenta con
  controles que permitan identificar posibles
  desviaciones?
• Actualmente existen acciones de mejora que se
  estén ejecutando en el proceso?
• Cuáles considera usted que son los problemas
  principales que existen en el proceso
  seleccionado?
• Cómo considera usted que debería operar el
  proceso seleccionado (en cuanto a tiempo, costo,
  calidad, etc.)?

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III. Desarrollo de procesos
Analizar fuerzas y debilidades de los siguientes
factores
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Hoja de trabajo
Es una herramienta que nos permite identificar
las actividades que componen al proceso con la
secuencia en que se presentan, sus responsables,
tiempos y volúmenes así como las áreas de
oportunidad en las que pudiera implementarse
acciones de mejora.
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III. Desarrollo de procesos

• Valor Agregado
• Satisface una necesidad del usuario.
• Transforma un insumo.
• Se hace bien desde la primera vez.

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III. Desarrollo de procesos
Símbolo
Descripción
Actividad
Cualquier paso que agrega valor al proceso o hace
avanzar en forma directa al proceso
Operación
Cualquier acción que desplaza información u
objetos, incluyendo personas.
Traslado
Cualquier tiempo de espera de las personas o de
información, retrasos no programados.
Demora
Incluye supervisiones, revisiones, autorizaciones
e inspecciones de calidad y cantidad.
Verificación
Almacenaje de información, que puede ser temporal
o permanente.
Archivo
Cualquier paso innecesario y repetido de la
operación.
R
Corrección
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III. Desarrollo de procesos
Aplicación

• Seleccionar el proceso a analizar.
• Levantamiento de flujos del proceso, listando las
  actividades componentes.
• Identificar los tipos de actividades que se
  realizan (operación, traslado, demora,
  verificación, archivo o corrección).
• Identificar el tiempo que se utiliza para
  desarrollar cada actividad, así como acciones de
  mejora.

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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Diagrama causa-efecto
Esta es una herramienta de análisis que
representa todas las posibles causas que provocan
un efecto, es muy útil para identificar, analizar
y dar solución al problema (efecto).
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Diagrama causa-efecto
Técnica Lluvia de Ideas. 1. Formar un grupo de
trabajo. 2. Explicar el motivo de la junta
(identificar el problema). 3. Explicar que toda
opinión, idea o sugerencia que se diga será
aceptada por el grupo.
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III. Desarrollo de procesos
Diagrama causa-efecto

• Se prohíbe criticar ideas, ofender, limitar
  ideas, rechazar ideas, hablar todos a la vez, o
  burlarse.
• Todos deben participar libremente, opinar, dar
  ideas, hablar en orden y uno por uno.
• Preguntar por las posibles causas del problema.
• Anotar todas las causas.

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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Diagrama de Pareto
Esta herramienta consiste en una gráfica de
barras que muestra con qué frecuencia ocurren los
distintos tipos de eventos y los ordena del más
frecuente al menos frecuente. PARETO es útil
para identificar los distintos tipos de eventos
más claramente, para analizar los datos
observados en número y porcentaje, para dar
solución inmediata al tipo de evento más crítico
y sirve como ayuda en la solución de problemas
más obvios en grupo.
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III. Desarrollo de procesos
Formato de frecuencias
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Diagrama de causa-efecto invertido
PROPUESTAS DE MEJORA
ACCIÓN DE MEJORA
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III. Desarrollo de procesos
Diagrama de causa-efecto invertido

• Selección de las principales causas del problema.
• Este se inscribe en el cuadro que representa la
  cabeza del pescado.
• Participación de los integrantes del grupo en una
  sesión de lluvia de ideas.
• Cada persona deberá proponer las acciones de
  mejora que contribuyan a la solución de la
  problemática.
• Determinación del conjunto de acciones de mejora.

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III. Desarrollo de procesos
Diagrama de causa-efecto invertido

• Sobre la línea que va al recuadro de la causa del
  problema, coloque como flechas las acciones de
  mejora propuestas.
• Determinación del planes de acción.
• El grupo propondrá todas aquellas actividades que
  deberán llevarse a cabo para la instrumentación
  de la acción de mejora propuesta, dichas
  actividades deberán anotarse en orden secuencial. 

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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Hoja de trabajo para análisis de procesos deber
ser
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III. Desarrollo de procesos
Comparativo ser-deber ser
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Registro de acciones de mejora
Este formato sirve como herramienta para el
registro formal de cada una de las acciones de
mejora que fueron generadas durante el análisis
de procesos, nos permite contar con un documento
que contenga la información mínima necesaria
relativa a las acciones a realizar.
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
Gráfica de Gantt
Esta herramienta nos permite contar con
información acerca del avance, desarrollo, atraso
o terminación de las diferentes actividades de la
implementación de una acción de mejora.
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III. Desarrollo de procesos
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III. Desarrollo de procesos
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IV. Lecturas sugeridas

• KRIEGEL, Robert
• De las vacas sagradas se hacen las mejores
  hamburguesas
• SENGE, Peter
• La quinta disciplina
• SENGE, Peter
• La quinta disciplina en la práctica
• Institute of Industrial Engineers
• Más allá de la reingeniería. Tácticas de
  supervivencia en el siglo XXI
• MANGANELLI, Raymond
• Cómo hacer reingeniería
• JACKSON, Harry
• Logrando la ventaja competitiva
• HAMMER, Michael CHAMPY, James

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IV. Lecturas sugeridas

• DE BONO, Edward
• El pensamiento práctico
• KUME, Hitoshi
• Herramientas estadísticas básicas para el
  mejoramiento de la calidad.
• HARBOUR, Jerry
• Manual de trabajo de reingeniería de procesos
• DAVIDSON, Jeff
• La gestión de proyectos
• GROUARD, Benoit MESTON, Francis.
• Reingeniería del cambio. Diez claves para
  transformar la empresa
• KOEHLER, Jerry W. PANKOWSKI, Joseph.
• Mejora continua en el gobierno. Herramientas y
  métodos