ESTRATEGIAS DE VISIBILIDAD, DIFUSIN E IMPACTO INSTITUCIONAL Y SOCIAL DE LOS SERVICIOS DE ARCHIVO EN

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ESTRATEGIAS DE VISIBILIDAD, DIFUSIÓN E IMPACTO
INSTITUCIONAL Y SOCIAL DE LOS SERVICIOS DE
ARCHIVO EN EL ÁMBITO DIPLOMÁTICO.

• Ramon Alberch i Fugueras
• Director del Sistema de Archivos de Catalunya
• Director de la Escuela Superior de Archivística y
  Gestión Documental (ESAGED) de la Universidad
  Autónoma de Barcelona

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XI Reunión de la Red de Archivos Diplomáticos
IberoamericanosLisboa y Madrid, 19 a 22 de
octubre de 2009
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Programa

• La identidad y la imagen institucional
• El posicionamiento estratégico del archivo en el
  seno de la organización
• La implantación de un sistema de gestión integral
  de los documentos

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• La potenciación de la difusión de contenidos.
• La formación de técnicos y personal de la
  organización
• Archivos para la recuperación de la memoria y de
  los derechos humanos

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La identidad y la imagen institucional

• Uno de los obstáculos de mayor relieve que
• impiden la normalización de la función
• archivística proviene del gran arraigo de una
• deformada percepción y visualización pública
• de la profesión que se concreta en una
• fluctuación que oscila entre el estereotipo y la
• invisibilidad.

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• Por su parte, ciudadanos, gestores
• públicos y políticos tienen frecuentemente
• grandes dificultades para establecer una
• correlación positiva entre sus necesidades de
• información y la existencia de un servicio de
• archivos ágil y eficaz.

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• Para mejorar la imagen del archivo, además de
• continuar con el trabajo cotidiano de
• organización es evidente la necesidad de
• elaborar un plan estratégico de promoción, de
• manera que es vital contar en primer lugar con
• una identidad institucional plenamente
• consolidada.

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• El desarrollo desigual de los archivos ha
• propiciado una imagen poco estructurada, de
• manera que se hace imprescindible plantear
• políticas de identidad e imagen
• institucionalizada.

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• Algunas acciones son casi ineludibles
• Una política de comunicación que visualice los
  avances realizados. Puede estructurarse en base a
  cuatro ejes el archivo como noticia el archivo
  como recurso el archivo como colaborador y el
  archivo como protagonista.

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• La formulación de políticas de márketing que
  permitan un conocimiento profundo de los
  potenciales de la organización.
• La implantación de las cartas de servicios y de
  los planes de calidad a través de la norma ISO
  90012000.

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2. El posicionamiento estratégico del archivo en
el seno de la organización.

• Hasta hace escaso tiempo la ubicación del
• servicio de archivo en las organizaciones no
• ha figurado en las urgencias de la acción
• profesional, cuando en realidad constituye un
• tema de vital importancia.

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• Tradicionalmente se ha tendido a adscribir los
• archivos a áreas de marcado carácter
• histórico-cultural, lo que ha generado una
• lectura parcial de su función, limitándola en
• muchos casos al tratamiento exclusivo de los
• documentos históricos y situándolos en un
• plano marginal en cuanto a recursos.

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• En todo caso, si existe la voluntad que el
• archivo actúe a lo largo de todo el ciclo de
• vida, se le debe conferir un carácter de
• servicio central, transversal e
• interdepartamental, de plena competencia
• sobre toda la organización.

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• En este sentido, su adscripción podría
• efectuarse en órganos como Presidencia,
• Función Pública, Servicios Generales,
• Gerencia u otros de competencias
• globales.

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• Un modelo renovado de organización de
• manera que el organigrama del servicio de
• archivo deje de ser una acción unipersonal y
• se estructure en base a todas las funciones
• que debe desarrollar. Esto deviene posible en
• la medida que se acometa la creación de
• servicios o departamentos de organización,
• conservación, difusión, digitalización o
• innovación tecnológica.

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3. La implantación de un sistema de gestión
integral de los documentos

• A. Un entorno cambiante
• La voluntad imperiosa de modernizar la
  administración pública
• La tendencia internacional a fomentar acciones
  para el desarrollo del e-government y del
  e-commerce

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• El formidable desarrollo de las tecnologías de la
  información y la comunicación y el incremento en
  el uso de Internet por parte de las empresas y
  los ciudadanos
• El impulso a las políticas de transparencia,
  libertad de información, accesibilidad y
  participación ciudadana

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B. Algunas dudas razonables

• Unas tecnologías y una legislación que van por
  delante de la realidad.
• La preocupación tecnológica por el front-office y
  la reivindicación profesional de una mayor
  atención al back-office
• Es una maratón o un esprint?.

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C. El contexto jurídico-legal y normativo

• Complementariedad de directrices, normas
• generales y normas específicas que han
• permitido homologar y consolidar las buenas
• prácticas, internacionalizar las soluciones y
• ofrecer cobertura legal a las organizaciones
• más renovadoras.

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• Las directrices y normas generales
• El Informe sobre los Archivos en la Unión
  Europea Ampliada (2005) presenta cinco acciones,
  de entre las cuales destacamos
• - Acción nº 2 Refuerzo de la cooperación
  interdisciplinar a escala europea en materia de
  documentos y de archivos electrónicos (extensión
  Moreq Ampliación red DLM).

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• - Acción nº 3 Creación y mantenimiento de un
  portal Internet para facilitar el acceso a los
  documentos y archivos en Europa (creación
  Portal Internet/Web).
• - Acción nº 4 Legislación comunitaria y
  nacional relativa a la gestión de los
  documentos y los archivos, y a su acceso
  http//www.mcu.es/archivos

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• El Plan de Acción sobre Administración
  Electrónica i2010 (2006) identifica los servicios
  clave de gran impacto para ciudadanos y empresas,
  y apunta la importancia de determinadas
  herramientas clave críticas

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• Compartir e intercambiar información y favorecer
  la interoperabilidad
• La autenticación de los documentos electrónicos
• La gestión y almacenaje adecuado de los
  documentos electrónicos

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• - La Moreq (Model requirements for the
  management of electronic records). Constituye un
  modelo europeo de requisitos para la gestión de
  documentos electrónicos. http//www.moreq2.eu

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• - La ISO 154892001, 1 y 2. La primera parte
  presenta los principios generales y las políticas
  que inspiran su aplicación y la segunda ofrece
  los instrumentos metodológicos y las herramientas
  que hacen posible su implantación.

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- Otras normas más específicas que desarrollan
aspectos básicos

• ISO 147212003. Reference Model for an Open
  Archival Information Systems (OAIS). Marco
  conceptual para la conservación a largo plazo de
  archivos digitales

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• La ISO 158012004.Electronic Omaging-Information
  stored electronically- Recommendations for
  trustworthiness and reliability. Los
  procedimientos esenciales para garantizar la
  veracidad y la fiabilidad de los documentos.

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• ISO 19005-12005. Document management-Electronic
  document file format for long term
  preservation-Part 1 us of PDF/A
• ISO 184922005. Conservación a largo plazo de
  información electrónica basada en documentos

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• ISO/TS 23081-12006 y 2 (2007). Information and
  documentation-Metadata for documents. Normas
  orientadas a comprender, implementar y usar
  metadatos
• UNE/ISO/IEC 177992005. Tecnología de la
  información. Código de buenas prácticas para la
  gestión de la seguridad de la información

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• ISO 90012000, de calidad
• ISO-UNE 261222008 . Análisis de los procesos de
  trabajo
• http//www.iso.org

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D. Una alianza interdisciplinaria y un modelo
institucional

• Es imprescindible una interlocución múltiple
• con los actores implicados en el desarrollo de
• la administración electrónica.

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Una apuesta corporativa y transversal
Gestión Documental Dirección de Archivos
Centro de Tecnologías
Modernización de la Administración
Administración Electrónica
Agencia de Certificación
Atención Ciudadana
Servicios Jurídicos
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La necesidad de formular un modelo institucional.

• Objetivos
• Dotar a la Administración de un sistema para el
  control, uso y conservación de la documentación
  original en formato electrónico, soporte físico
  o híbrido

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• Garantizar la adecuada gestión de los documentos
  del Gobierno asegurando su autenticidad,
  fiabilidad, integridad y disponibilidad futura a
  lo largo de su ciclo de vida.
• Ofrecer una aplicación informática que posibilite
  una capa de gestión de documentos y archivos
  común.

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El modelo

• Análisis de la situación actual
• - Estudio de buenas prácticas
• - Análisis por oficinas/departamentos
• Diseño del modelo
• 1. Las políticas
• 2. El modelo de organización

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• - Ciclo de vida
• - Tecnología
• - Seguridad
• - Preservación
• - Digitalización
• - Firma electrónica

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E. La metodología de gestión documental y
archivos

• . La clasificación. Orgánica vs funcional. La
  norma ISDF
• . La descripción y los metadatos
  http//www.gencat.cat/cultura/arxius
• . La valoración documental. La evaluación
  funcional

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• . La preservación http//www.interpares.org
• . La convivencia de diferentes aplicativos
• . La integración de procesos y herramientas
• . La firma electrónica

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• Consenso normalizador por lo que se refiere a
  algunos de los instrumentos metodológicos
• . Descripción ISAD-G, ISAAR-CPF
• . Clasificación ISDF http//www.ica.org

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• Diferentes aspectos emergen
• . Accesibilidad
• . Valoración documental
• . Legislación
• . La formación y especialización profesional

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F. Los ejes críticos

• Los cambios son estructurales, no coyunturales.
  Es necesario estrategia, no táctica.
• Estamos hablando de documentos electrónicos de
  archivo cuyos valores esenciales para asegurar su
  certeza, compleción y precisión son la
  fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la
  identidad y la capacidad de uso a lo largo del
  tiempo.

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- Diferentes aspectos devienen críticos

• . La solidez y continuidad de los soportes la
  preservación digital y la memoria histórica
• . La autenticidad y la integridad de los
  documentos
• . La seguridad de la información

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• . La privacidad de las informaciones
• . Frecuente disociación entre los aplicativos
  informáticos de procedimiento y trámite
  administrativo y los de gestión documental y
  archivo.
• . El necesario cambio de ubicación orgánica de
  la función archivística

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4. La potenciación de la difusión de contenidos

• Acrecentar el uso de los archivos supone
• mejorar la inteligibilidad de los instrumentos
• de descripción, sin menoscabo de realizar una
• aplicación intachable de la metodología
• encaminada a la organización de los fondos
• documentales. Entre las numerosas acciones a
• realizar hay dos que entiendo prioritarias

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• 4.1 Mejorar la inteligibilidad de los
  instrumentos de descripción mediante la
  aplicación intensiva de los métodos de
  descripción normalizada(ISAD-G ISA ISAAR-PF
  ISDF).

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• 4.2 Planificar la política de digitalización
  de contenidos con el objetivo de priorizar los
  documentos y las series más ricas en información
  y en un estado de conservación más precario.

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5. La formació de técnicos y personal de la
organización

• La formación de los profesionales tiene un
• emplazamiento claro e inequívoco la
• universidad, tanto para las titulaciones
• superiores como para los estudios de tercer
• grado y de especialización.

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• Más allá del sector profesional, existen dos
• grandes bloques de usuarios que precisan de
• un determinado nivel de formación los
• usuarios internos y los usuarios externos.

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• 5.1. Los usuarios internos es un colectivo que
  permite una oferta muy afinada en la medida que
  existe una gran cohesión de intereses. La mayor
  demanda y urgencia en la actualidad proviene de
  la necesidad de formación en gestión documental

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• y en gestión de documentos electrónicos en el
  marco de la asunción de los principios de la
  archivística integrada (ciclo de vida de los
  documentos)

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• En este sentido se trata de generar una oferta
  formativa secuencial que parta de los cursos de
  nociones básicas de organización de archivos de
  oficinas hasta promover una formación
  acumulativa en los aspectos más normalizados
  del tratamiento documental (ISO, ISAD-G,
  ISAAR-CPF, ISDF).

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• Especial mención del personal administrativo que
  constituye un grupo básico ya que son, a su
  vez, proveedores y usuarios del sistema de
  gestión documental. En este ámbito de usuarios
  internos no debemos olvidar la necesidad de
  formar y sensibilizar a los gerentes y
  gestores con una cierta capacidad de decisión.

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• 5.2. Los usuarios externos la formación de
  este sector deviene un factor básico para
  mejorar el uso de los recursos informativos,
  aumentar la accesibilidad de los archivos e
  incrementar notablemente el número de usuarios.
  Más allá de los investigadores profesionales
  hay una serie de colectivos con intereses

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• comunes para los que conviene preparar
  materiales y recursos para mejorar su
  formación los periodistas y los
  documentalistas de televisión los
  investigadores aficionados los estudiantes
  universitarios y los ciudadanos con intereses
  muy plurales.

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6. Archivos para la recuperación de la memoria y
de los derechos humanos.

• Los archivos se han asociado tradicionalmente
• con los conceptos de identidad, patrimonio,
• memoria y conocimiento, si bien el
• fortalecimiento de su carácter de depositarios
• de informaciones auténticas, fiables e íntegras
• y su utilidad para defender los derechos

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• de los ciudadanos ha permitido, en un
• desarrollo y una actualización de estas
• potencialidades en un nuevo escenario
• político, cívico y jurídico, entroncarse de
• manera natural con los ideales de verdad y
• justicia.

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• La organización y difusión de los documentos
• de archivo alcanza una dimensión social y
• democrática en la medida que
• Contribuyen a promover la recuperación de la
  memoria histórica.
• Provee de documentos originales, auténticos y
  fiables, para el ejercicio de los derechos
  ciudadanos.

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• Fomenta la consecución de los valores de verdad y
  justicia.
• Colabora en la lucha contra la impunidad, el
  olvido y la amnesia colectiva.

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• La utilización de documentos en los procesos
• de transición de dictaduras a regímenes
• democráticos en la antigua Europa del este, el
• tratamiento y uso ejemplar de los archivos de
• la Stasi alemana o la recuperación de
• documentos en el marco de la superación

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• de los efectos de las dictaduras militares del
• cono sur latinoamericano evidencian la
• extraordinaria aportación que se puede realizar
• desde los archivos a la causa de los derechos
• humanos.