Pembangunan Sistem dan Teknik Dokumentasi

1
Pembangunan Sistem dan Teknik Dokumentasi

• Oleh Ibrahim Mohamed

2
Pengenalan

• Dalam pembangunan sistem, apakah jenis alatan dan
  teknik yang sepatutnya digunakan untuk mendokumen
  sistem semasa supaya ianya mudah difahami dan
  dinilai?
• Apakah alatan dan teknik pembangunan sepatutnya
  digunakan untuk mereka bentuk sistem maklumat
  baru berasaskan komputer?

3
Pengenalan

• Alatan dan teknik pembangunan sistem yang biasa
  digunakan
• Gambar rajah aliran data (DFD), carta alir, dan
  jadual keputusan
• Alatan ini menjimatkan masa dan wang, menambah
  nilai kepada sesebuah organisasi.

4
Pengenalan

• Lima alat dokumentasi yang dibincangkan di sini
• Gambar Rajah Aliran Data/Data flow diagrams
• Carta Alir Dokumen/Document flowcharts
• Carta Alir Sistem Komputer/Computer system
  flowcharts
• Carta Alir Atur cara/Program flowcharts
• Jadual Keputusan/Decision tables

5
Gambar Rajah Aliran Data

• DFD secara grafiknya menerangkan aliran data
  dalam sesebuah organisasi.
• Ia digunakan untuk mendokumen sistem sedia ada
  dan untuk merancang dan merekabentuk yang baru.
• Tiada cara yang ideal untuk membangun suatu DFD.

6
Gambar Rajah Aliran Data

• DFD dibentuk daripada empat elemen berikut
• Sumber dan destinasi data
• Aliran data
• Proses transformasi
• Stor data

7
Gambar Rajah Aliran Data
Sumber data (A)
Proses (C)
Aliran data (B)
Aliran data (D)
Aliran data (E)
Destinasi Data (J)
8
Gambar Rajah Aliran Data
Simpan data (H)
Aliran data (G)
Destinasi data (K)
Proses (F)
Aliran data (I)
Aliran data (D)
9
Gambar Rajah Aliran Data
Customer payment (B)
Remittance data (D)
Customer (A)
Process payment (C)
Deposit (E)
Bank (J)
10
Gambar Rajah Aliran Data
Accounts receivable (H)
(G)
Receivables information (I)
Remittance data (D)
Update receivables (F)
Credit manager (K)
11
Gambar Rajah Aliran Data

• DFD yang paling atas dirujuk sebagai Gambar Rajah
  Konteks (context diagram).
• Contoh bagi pemprosesan gaji

12
Gambar Rajah Aliran Data
Kad masa
Sistem Pemprosesan gaji
Jabatan-jabatan
Sumber manusia
Data pekerja
13
Gambar Rajah Aliran Data
Agensi kerajaan
Laporan dan pembayaran cukai
Sistem pemprosesan gaji
Pekerja
Pembayaran gaji pekerja
Bank
Cek gaji
Pengurusan
Laporan gaji
14
Gambar Rajah Aliran Data

• Gambar rajah konteks tadi bagi pemprosesan gaji
  menunjukkan bahawa sistem pemprosesan gaji
  tersebut...
• menerima kad masa daripada berbagai jabatan.
• menerima data pekerja daripada jabatan sumber
  manusia.

15
Gambar Rajah Aliran Data

• Apabila data ini diproses, sistem menghasilkan...
• laporan dan pembayaran cukai bagi agensi
  kerajaan.
• bayaran gaji pekerja.
• satu cek bagi mendeposit dalam akaun gaji di
  bank.
• laporan gaji pengurusan.

16
Gambar Rajah Aliran Data

• DFD dibahagikan kepada beberapa paras bawahan
  supaya ianya menyediakan perincian yang lebih.

17
Stor Data

• Stor data ialah tempat penyimpanan data sementara
  ataupun kekal.
• DFD tidak menunjukkan medium storan fizikal
  (cakera, kertas) digunakan untuk menyimpan data.

18
Perpustakaan Data

• mengandungi suatu deskripsi kesemua elemen,
  stor, dan aliran data dalam sesebuah sistem.
• Ia termasuk storan dan pemprosesan data, dokumen,
  dan item fizikal seperti inventori.

19
Carta Alir

• ialah teknik analitikal digunakan untuk
  menerangkan beberapa aspek sistem maklumat dengan
  jelas, ringkas, dan berbentuk logik.
• Ia menggunakan satu set simbol piawai bagi
  menggambarkan prosedur pemprosesan transaksi.

20
Simbol-simbol Carta Alir

• Simbolnya boleh dibahagikan kepada empat kategori
  berikut
• Simbol input/output
• Simbol pemprosesan
• Simbol storan
• Simbol aliran dan lain-lain

21
Simbol-simbol Carta Alir

• Input/output
• Simbol Nama
  

Dokumen
On-line keying
Display
Input/output Journal/ledger
22
Simbol-simbol Carta Alir

• Pemprosesan
• Simbol Nama

Manual operations
Computer processing
Auxiliary operation
23
Simbol-simbol Carta Alir

• Storan
• Simbol Nama

Magnetic disk
Magnetic tape
24
Simbol-simbol Carta Alir

• Aliran dan lain-lain

Document or processing flow
On-page connector
Off-page connector
Terminal
Decision
25
Carta Alir Dokumen

• Ia menerangkan aliran dokumen dan maklumat sesama
  kawasan tanggungjawab (areas of responsibility)
  dalam sesebuah organisasi.
• Amat berguna dalam menganalisis kecukupan
  prosedur kawalan.
• Carta alir yang menerang dan menilai kawalan
  dalaman selalunya dirujuk sebagai carta alir
  kawalan dalaman.

26
Carta Alir Sistem Komputer

• Carta alir sistem menunjukkan hubungan antara
  input, pemprosesan, dan output sesebuah SMP.
• Ia bermula dengan mengenalpasti kedua-dua input
  yang masuk ke sistem dan asalnya.
• Input ini diikuti oleh bahagian carta alir
  pemprosesan.

27
Carta Alir Sistem Komputer

• Hasil maklumat baru ialah komponen output.
• Carta alir sistem adalah alat penting bagi
  analisis, reka bentuk, dan penilaian sistem.

28
Carta Alir Sistem Komputer
Input
Proses
Storan
29
Carta Alir Atur cara

• Menerangkan logik tertentu bagi melaksanakan
  suatu proses ditunjukkan pada sebuah carta alir
  sistem.
• Garisan aliran menyambung simbol-simbol dan
  menunjukkan jujukan operasi.
• Simbol pemprosesan mewakili suatu pergerakan data
  atau pengiraan aritmetik.

30
Carta Alir Atur cara
Data input
Tidak
Ya
Melaksanakan pengiraan
Kemaskini rekod
31
Carta Alir Atur cara

• Simbol input/output mewakili sama ada pembacaan
  input atau penulisan output.
• Simbol keputusan mewakili suatu perbandingan satu
  atau lebih pembolehubah dan pemindahan aliran ke
  laluan logik alternatif.
• Kesemua titik di mana aliran bermula atau tamat
  diwakili oleh simbol terminal.

32
Carta Alir bagi Pemprosesan Tempahan Kredit
Enter sales order
Reject order
No
Yes
Back- order
No
Yes
Fill order
33
Perbezaan DFD dan Carta Alir

• DFD menekankan aliran data dan apa yang berlaku
  dalam sesebuah sistem, manakala carta alir
  menekankan aliran dokumen atau rekod mengandungi
  data.
• DFD mewakili aliran logikal data, manakala carta
  alir mewakili aliran fizikal data.

34
Perbezaan DFD dan Carta Alir

• Carta alir digunakan terutama untuk mendokumen
  sistem semasa.
• DFD, sebaliknya, digunakan terutama dalam reka
  bentuk sistem baru dan tidak menitikberatkan
  peranti fizikal digunakan untuk memproses,
  simpan, dan tukar data.

35
Perbezaan DFD dan Carta Alir

• DFD menggunakan empat simbol sahaja.
• Carta alir menggunakan banyak simbol dan ini
  membolehkannya menunjukkan lebih terperinci.

36
Jadual Keputusan

• Ialah perwakilan berjadual bagi logik keputusan.
• Bagi situation diberikan, jadual keputusan
  menyenarai kesemua keadaan (jika) yang
  berkemungkinan dalam pembuatan keputusan.
• Ia juga menyenarai langkah alternatif (maka).

37
Jadual Keputusan

• Jadual keputusan mempunyai empat bahagian
• Syarat
• Langkah
• Kemasukan syarat (Y), (N), atau (-)
• Kemasukan langkah (X), atau (kosong)

38
Jadual Keputusan
Stub Kemasukan
Peraturan
Syarat
Syarat 1 2 3 4 5
(Keadaan Spesifik)


Peraturan Langkah
Langkah 1 2 3 4 5
(Langkah Spesifik)
39
Jadual Keputusan bagi Pemprosesan Tempahan Kredit
a b c d
Credit approved N Y Y Y
Order Inventory N Y Y
Order gt 500 units N Y
Reject order X
Back-order X
Fill order X X
Give 20 discount X