Presupuestos y Control de Gesti

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Presupuestos y Control de Gestión
Julio 2006
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Agenda

• Historia, definición y objetivos de los
  presupuestos.
• Función y clasificación de los presupuestos.
• Principios y elementos de los presupuestos.
• Importancia de los presupuestos.
• Mecánica y técnicas de presupuestación.
• Control presupuestario.
• Modelo de presupuestos y control en una
  organización.
• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Reseña histórica de los presupuestos

• Los fundamentos teóricos y prácticos del
  presupuesto, como herramienta de planificación y
  control, tuvo su origen en el sector
  gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se
  presentaba al Parlamento Británico los planes de
  gastos del reino y se daban pautas sobre su
  posible ejecución y control.

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Definición de los presupuestos

• Un presupuesto es un plan integrador y
  coordinador que se expresa en términos
  financieros con respecto a las operaciones y
  recursos que forman parte de una empresa para un
  período determinado, con el fin de lograr los
  objetivos fijados por la alta gerencia.
• Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
  prevista, expresada en términos financieros que,
  debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
  ciertas condiciones previstas.

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Objetivos de los presupuestos

• Ser una guía de acción.
• Permite comparar lo real con lo planificado.
• Evaluar la actuación de la compañía.
• Optimizar el empleo económico de los recursos.
• Trabajar en forma anticipada y previniendo los
  hechos.

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  presupuestos.
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• Principios y elementos de los presupuestos.
• Importancia de los presupuestos.
• Mecánica y técnicas de presupuestación.
• Control presupuestario.
• Modelo de presupuestos y control en una
  organización.
• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Función de los presupuestos

• La principal función de los presupuestos se
  relaciona con el control financiero de la
  organización.
• El control presupuestario es el proceso de
  descubrir qué es lo que se está haciendo,
  comparando los resultados con sus datos
  presupuestados correspondientes, para verificar
  los logros o medir las diferencias.
• Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles
  preventivos como correctivos dentro de la
  organización.

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Clasificación de los presupuestos

• SEGÚN LA FLEXIBILIDAD
• Rígidos, estáticos, fijos o asignados/Flexibles
  o Variables
• SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO
• A corto plazo
• A largo plazo
• SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA
• De operación o económicos
• Presupuestos de Ventas
• Presupuestos de Producción.
• Presupuesto de Compras
• Presupuesto de Costo-Producción
• Presupuesto de flujo de efectivo
• Presupuesto Maestro
• Financieros
• Presupuesto de caja
• Presupuesto de erogaciones capitalizables
• SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA
• Presupuestos del Sector Público
• Presupuestos del Sector Privado

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• Modelo de presupuestos y control en una
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• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Principios de los presupuestos

• PRINCIPIOS DE PREVISIÓN
• 1)Predictibilidad, 2)Determinación cuantitativa
  y, 3)Objetivo.
• PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN
• 1)Previsión. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad,
  4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participación,
  7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por áreas de
  responsabilidad.
• PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
• 1)Orden y 2)Comunicación.
• PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
• 1)Autoridad y 2)Coordinación.
• PRINCIPIOS DE CONTROL
• 1)Reconocimiento, 2)Excepción, 3)Normas y,
  3)Conciencia de Costos.

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Elementos de los presupuestos

• IntegradorIndica que toma en cuenta todas las
  áreas y actividades de la empresa.
• Coordinador Significa que los planes para toda
  la empresa deben ser preparados en conjunto y
  coordinadamente.
• Operaciones Uno de los objetivos principales de
  los presupuesto es determinar los ingresos que se
  pretenden obtener, así como los gastos en los que
  se incurrirá.
• RecursosNo es suficiente con conocer los
  ingresos y gastos futuros, la empresa debe
  planear los recursos necesarios y su asignación,
  lo cual se logra, con la planeación financiera.

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• Modelo de presupuestos y control en una
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• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Importancia de los presupuestos

• Las organizaciones son parte de un medio
  económico en el que predomina la incertidumbre,
  por ello deben planear sus actividades si
  pretenden sostenerse en un mercado competitivo,
  puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre,
  mayores serán los riesgos por asumir. En
  consecuencia los presupuestos son importantes
  porque ayudan a minimizar el riesgo en las
  operaciones de la organización.

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Importancia de los presupuestos

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan
  de operaciones de la empresa en límites
  razonables.
• Sirven como mecanismo para la revisión de
  políticas y estrategias de la empresa y
  direccionarlas hacia lo que verdaderamente se
  busca.
• Cuantifican en términos financieros los diversos
  componentes de su plan total de acción.
• Las partidas del presupuesto sirven como guías
  durante la ejecución de programas.
• Los procedimientos inducen a los especialistas de
  asesoría a pensar en las necesidades totales de
  las compañías.
• Los presupuestos sirven como medios de
  comunicación entre unidades a determinado nivel y
  verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

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Mecánica

• Diseñar los formatos e informes.
• Determinar los datos necesarios.
• Estructurar los métodos operativos para completar
  y desarrollar los procesos.

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Técnica

• Métodos para pronosticar ventas.
• Análisis de punto de equilibrio.
• Determinación de costos estándar.
• Presupuestos Flexibles.
• Investigación de operaciones (ventas, producción,
  inventarios.)
• Determinación de la capacidad de producción.
• Presupuesto base cero.

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Fundamentos

• Compromiso de la administración
• Sistema de comunicación efectiva
• Sistema participativo
• Estructura organizacional definida
• Expectativas realistas (objetivos y metas)
• Asignación de recursos
• Horizontes de los presupuestos
• Referencias históricas (tendencias y
  comportamientos)
• Flexibilidad de los presupuestos
• Seguimiento y control
• Centros de responsabilidad

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Control Presupuestario

• La presupuestación y el control son procesos
  complementarios dado que la presupuestación
  define objetivos previstos, los cuales tienen
  valor cuando exista un plan que facilite su
  consecución (recursos), mientras que la
  característica del control presupuestario es la
  comparación entre la programación y la ejecución,
  debiéndose realizar de forma metódica y regular.
• El eje fundamental del control presupuestario se
  centra en la información necesaria acerca del
  nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la
  desviación. Además es necesaria la acción para
  poner en marcha los planes y modificar las
  actividades futuras. En consecuencia el control
  presupuestario va mucho más allá de la mera
  localización de una variación.

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Control Presupuestario (consideraciones)

• Todo lo que ha sido objeto de una programación
  debe ser objeto de control.
• Toda desviación entre programas y ejecución del
  presupuesto tiene un motivo que hay que analizar
  y que puede deberse a una falla en la
  programación, en la ejecución o a ambas.
• Toda desviación debe ser asignada a un
  responsable, que requerirá llevar a cabo un
  análisis minucioso de dicha desviación.
• Las desviaciones pueden exigir medidas de
  corrección es decir, el fin último del control
  presupuestario no es transmitir temor a los
  directivos, sino hacerles ver las deficiencias
  producidas y sugerirles acciones correctivas.

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Modelar y Presupuestar

• Entender y analizar
• los cambios.
• Procesar la información.
• Preparar formatos.
• Repartir la inf.

• Procesar los requerimientos.
• Preparar la información.
• Analizar si es posible cumplirla.
• Comunicar los resultados.

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Consideraciones de la Arquitectura del Modelo
orientados a CPM
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Consideraciones del Modelo (Planeamiento
Financiero)

• Permite Fijar objetivos y un Planeamiento
  colaborativo en un circuito retroalimentado.
• Permite modelar el Escenarios
• Realizar mejores decisiones a través de análisis
  de Sencibilizacion.
• Entender como afectan al negocio distintos
  cambios y situaciones.
• Modelos de planeamiento basados en inductores y
  carga top-down del presupuesto.
• Flexibilidad basada en Excel pero reteniendo
  control sobre los datos.

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Consideraciones del Modelo (Formulación
Presupuestal)
Presupuesto VS Objetivos Fijados por la Gerencia

• Revisar los objetivos de alto nivel.
• Cargar la primera pasada del ppto. ( resultados
  del año anterior)
• Establecer las variables globales.
• Desarrollo del presupuesto.
• Costos fijos
• Gastos de capital
• Salarios y beneficios
• Ingresos y Costos variables
• Enviar informes y reportes.
• Distribuir y consolidar.
• Informar Presupuesto consolidado (repetir pasos)

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Consideraciones del Modelo (Control de gestión)
Presupuesto VS Real

• Revisar los objetivos de alto nivel.
• Cargar los datos de real así como de otros años.
• Establecer escenarios.
• Desarrollo del Control de Gestion.
• Rev. de Gastos
• Rev. de la rentabilidad por UN,CR
• EPYG / Balance / FC
• Reportes específicos
• Analizar la información de gestión
• Consolidar y distribuir la inf. de gestión
• Enviar informes y reportes (repetir pasos)

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• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Tomar decisiones sobre preguntas como

• Cuan cerca estoy de cumplir mis objetivos?
• Dónde se están produciendo los mayores ingresos
  o pérdidas?
• Cuáles son mis unidades de negocio más
  rentables?
• Cuál es la evolución de mi tasa de morosidad?
• Puedo financiar nuevas inversiones?
• Cómo están evolucionando mis indicadores de
  gestión?

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Tomar Decisiones dentro de un marco para la
administración del desempeño
Previsibilidad
Responsabilidad
Transparencia
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Que nos permita tomar decisiones adecuados sobre
preguntas como
Porqué sucedió así?
Qué está sucediendo?
Cuáles son las alternativas?
Cómo lo estamos haciendo respecto al plan?
Qué decisiones podemos tomar?
Dónde estamos?
Cuál es el impacto de nuestras decisiones?
Cómo organizamos nuestros recursos?
Hacia dónde queremos ir?
Cómo logramos nuestros objetivos?
Cómo nos comparamos con nuestros iguales?
Qué tenemos que hacer?
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  presupuestos.
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• Modelo de presupuestos y control en una
  organización.
• Presupuestos y toma de decisiones.
• Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Ventajas

• Presionan por información vital para que la alta
  gerencia defina adecuadamente los objetivos
  básicos.
• Propician que se defina una estructura
  organizacional adecuada, determinando la
  responsabilidad y autoridad de cada área.
• Incrementan la participación de toda la
  organización.
• Obligan a mantener un archivo de datos históricos
  controlables.
• Facilitan la utilización óptima de los diferentes
  recursos.
• Facilitan la coparticipación e integración de las
  diferentes áreas.
• Obligan a realizar un auto análisis periódico y
  facilitan el control.
• Son un reto para ejercitar la creatividad y
  criterio profesional.
• Ayudan a lograr mejor eficiencia en las
  operaciones.
• En general ayudan a la planeación y control en
  las empresas.

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Limitaciones

• Están basados en estimaciones.
• Deben ser adaptados constantemente a los cambios
  de importancia que surjan.
• Su ejecución no es automática, se necesita que el
  elemento humano comprenda su importancia.
• Es un instrumento que no debe tomar el lugar de
  la administración. Es una herramienta.
• El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza
  implantada por la alta gerencia a la
  organización.
• La gerencia debe organizar sus recursos
  financieros, establecer bases de operación
  sólidas y contar con elementos de apoyo que de
  ayuden a cumplir sus objetivos
• Se suele centrar el análisis solamente en
  información de tipo financiera.

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Por qué suelen fracasar los presupuestos?

• Cuando sólo se estudian las cifras y cuadros del
  momento sin tener en cuenta los antecedentes y
  las causas de los resultados.
• Cuando no está definida claramente la
  responsabilidad administrativa de cada área y sus
  responsables no comprenden su papel en el logro
  de las metas.
• Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo
  tanto, se presentan resquemores que perturban e
  impiden el aporte de los colaboradores para el
  logro de las metas.
• Cuando no existe un sistema contable que genere
  confianza y credibilidad.
• Cuando se tiene la "ilusión del control" es
  decir, que los directivos se confían de los
  presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los
  resultados.
• Cuando no se tienen controles efectivos respecto
  de la presupuestación.

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Anotación Final

• En vez de destacar utilidades contables de corto
  plazo, los presupuestos deberían enfatizar los
  flujos de caja futuros. Es ahí, como bien sabe
  Warren Buffet, donde está el potencial de
  crecimiento de una empresa. Cambios tan sencillos
  como reemplazar la palabra presupuesto y
  revisar los formatos de los reportes
  presupuestarios lo pueden colocar en la senda del
  crecimiento.

37

• Muchas Gracias

Eco. Hernán A. Talavera Arriola Teléfono
241-3100 htalavera_at_alignet.ws