2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

1
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Rajah variasi organisasi pengurusan projek
  (Turner A, 1990)

Sequential single stage tendering
Accelerate stage tender
Construction management
Turnkey package deal
Design manage
Design Build
Management contracting
Develop construct
2
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• 5 proses pengorganisasian
• Menyenaraikan aktiviti kerja
• Pembahagian kerja
• Pengagregatan kerja (jabatan)
• Penyelarasan kerja
• Pengawasan pengorganisasian kerja

3
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• 3 jenis organisasi
• Organisasi Fungsian
• Organisasi Matrik
• Orgaisasi Projek

4
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Fungsian
• Kaedah tradisi (perbankan, industri, syarikat)
• Kedudukan individu jelas jabatan / unit
• Tugas / fungsi individu ikut polisi / kedudukan
  dlm struktur
• Kedudukan individu ikut kemahiran / fungsi
• Ketua akan mengawasi, mengarah dan mengawal
  pencapaian setiap individu dlam organisasi

5
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Fungsian
• Ciri-ciri utama
• Arahan dari atas ke bawah (vertical line of
  command)
• Maklumbalas dari bawah ke atas
• Struktur organisasi adalah rigid
• Hierarki adalah jelas

6
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Fungsian

Kebaikan Keburukan
Unit / jab / bhgn yg bermasalah mudah dikenal pasti. Blh diatasi dgn segera Ahli unit / jab / bhgn kadangkala memeningkan matlamat mereka sdri
Kepakaran dpt disatukan / digbgkan bertukar pengetahuan, kemahiran pengalaman di kal individu Maklum balas mungkin perlahan kerana wujud level / unit / personal
Fungsi serta kedudukan individu jelas Boleh berlaku konflik jika projek dilakukan serentak (cth, pembahagian sumber yg kuat / dominan akan mempengaruhi)
Membolehkan pengawasan disiplin dibuat dgn ketat Sukar mentakrif semua keperluan individu menyebabkan objektif organisasi tdk tercapai
7
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Struktur Organisasi Fungsian

KETUA EKSEKUTIF
Perunding Luar
8
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Matrik
• Organisasi matrik telah dihasilkan dari gabungan
  ciri-ciri organisasi fungsian dan organisasi
  projek. Apabila satu organisasi mengendalikan
  beberapa projek di satu masa dan juga melibatkan
  projek yang besar organisasi matrik adalah
  cadangan yang sesuai.

9
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Matrik

Kebaikan Keburukan
Pengunaan sumber lebih berkesan dual reporting boleh berlaku dan ini mungkin akan berlaku konflik
Penyampaian maklumat lebih tepat dan meluas Konflik blh berlaku akibat kelewatan / over budget unit fungsian
Menggalakan perkembangan pengetahuan di kalangan individu dlm unit fungsian Pembahagian sumber sukar apabila banyak projek dijalankan serentak
Mengurangkan percangagahan urusan di antara line organisation bagi pengurus projek dan kakitanganfungsian Berlaku dominan apabila ada pengurus yg lebih menonjol dalam organisasi fungsian
10
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Struktur Organisasi Matrik

PENGURUS BESAR
Pengurus Purchasing
Pengurus Kewangan
Pengurus Plant/Materials
Pengurus Services
Tanggungjawab projek
Pengurus Projek A
Tanggungjawab projek
Pengurus Projek B
Tanggungjawab projek
Pengurus Projek C
Tanggungjawab fungsian
Tanggungjawab fungsian
Tanggungjawab fungsian
Tanggungjawab fungsian
11
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Projek
• Ciri-ciri yang ada pada organisasi ini, kuasa
  diterajui oleh pengurus projek. Integrasi di
  antara kepakaran yang ada dalam organisasi lebih
  efektif dan kuasa pengurusan projek ke atas semua
  unit/bahagian/jabatan diberikan kepada pengurus
  projek.

12
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Organisasi Projek

Kebaikan Keburukan
Bidang kuasa pengurus projek adalah meluas Pengunaan sumber yang tidak efektif
Semua unit / jabatan bertanggungjawab terus kepada pengurus projek Tidaka ada career jangka masa panjang
Integrasi antara kepakaran adalah lebih efektif Pembahagian tugas tidak seimbang
Penyelarasan lebih mudah Individu perlu menunjukan kepentingannya jika berlaku pertukaran pengurus
Kesemua sumber menumpu perhatian kepada projek
Tindakan boleh diambil dgn segera jika berlaku masalah
13
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Struktur Organisasi Projek

14
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Klasifikasi Projek Pembinaan

Jenis Pembinaan Ciri-ciri jenis pembinaan
Pembinaan Berat Melibatkan kawasan yang luas Cth empangan, terowong, pelabuhan, lapangan terbang, jalanraya
Pembinaan Bangunan (pembinaan mendatar) Kawasan tidak luas tetapi tinggi Cth menara KL, pjbt kerajaan, kompleks
Pembinaan Perindustrian Untuk industri Cth kilang (memerlukan ruang yg luas, pengunaan steel
Pembinaan Marin Melibatkan laut Cth platform minyak, kerja-kerja menghalang hakisan pantai, mendalamkan perairan dll
15
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• 5 Cara pembinaan dilaksanakan

Bagaimana??? Ciri-ciri???
Dibuat sepenuhnya oleh pemilik Untuk projek kecil (r/b, selia, membina) Cth pemilik KUiTTHO (bangunan asrama)
Hanya pengurusan dibuat oleh pemilik Bhgn pengurusan dibuat oleh pemilik Utk pembinaan upah buruh agihkan kepada subkontraktor
Pembinaan melalui kontraktor utama Paling meluas digunakan Firma rekabentuk firma pembinaan merupakan syarikat yang berasingan Firma rekabentuk akan menyelia kerja-kerja kontraktor utama
bersambung
16
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Cara pembinaan dilaksanakan
• (sambungan)

Bagaimana??? Ciri-ciri???
Kontrak Turnkey Fast track projek (masa pembinaan yang singkat) Design built (reka bina) Firma rekabentuk pembinaan boleh syarikat yang sama Syrikat besar mempunyai kepakaran
Kontrak pengurusan pembinaan Pengurus pembinaan bertindak bagi pihak pemilik Pengurus pembinaan menyelaras kerja-kerja firma rekabentuk pembinaan Penjimatan masa dan kos bagi pemilik
17
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Cara pembinaan dilaksanakan

Dibuat sepenuhnya oleh pemilik
Pemilik
Kakitangan Pembinaan
Pengarah Projek
Tenaga Kerja Pembinaan
18
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Cara pembinaan dilaksanakan

Hanya pengurusan dibuat oleh pemilik
Pemilik
Kakitangan Pembinaan
Pengarah Projek
Sub Kontraktor
Tenaga Buruh (diupah)
19
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Cara pembinaan dilaksanakan

Pembinaan Melalui Kontraktor Utama
Pemilik
Firma Rekabentuk
Kontraktor Utama
(penyeliaan)
Sub Kontraktor
Tenaga Kerja Kontraktor
20
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Cara pembinaan dilaksanakan

Kontrak Turnkey
Pemilik
Firma Rekabentuk / Pembinaan
Kontraktor Utama
Tenaga Kerja Pembinaan
Sub Kontraktor
21
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Cara pembinaan dilaksanakan

Kontrak Pengurusan Pembinaan
Pemilik
Firma Rekabentuk
Firma Pembinaan
Pengurus Pembinaan
22
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Pengurusan projek pada asasnya bermula daripada
peringkat idea hingga siap. Pengurus projek mesti
terlibat dari peringkat awal sehingga projek
dapat disiapkan. Pembinaan sebuah projek adalah
rumit kerana sifatnya yang dinamik dan sentiasa
berubah-ubah. Tahap projek berubah daripada
idea/konsep, kajian kemungkinan, perlaksanaan
sehingga siap.
23
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Peringkat Idea (Planning) Peringkat idea berlaku
dalam perancangan pangkal untuk mengenal pasti
keperluan pembinaan sebuah projek. Konsep
permulaan/ idea akan digunakan untuk kajian
kebolehlaksanaan serta keterangan pendek
kemampuan yang diperlukan, gambaran proses dan
seumpamanya. Proses mengenal pasti adalah seperti
berikut 1. Periksa semua pilihan dan buat
pilihan yang paling utama 2. Periksa keperluan 3.
Kenal pasti kedudukan dalam perancangan
korporat 4. Apakah had projek yang akan dibiayai
24
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Peringkat Kajian Kemungkinan (Feasibility
Analysis) Kajian Kemungkinan akan
mempertimbangkan kesesuaian proses, keperluan
ruang, dan kemungkinan penggunaan rekabentuk
piawai. Sekiranya kajian ini mendapati cadangan
tidak boleh dilaksanakan contohnya dari segi
kejuruteraan, cadangan akan dikembalikan ke
bahagian permulaan untuk dikaji selidik semula.
Carta alir proses kajian kemungkinan ditunjukkan
oleh Rajah 2.5.
25
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Carta alir proses kajian kemungkinan
Step 1
Perlu laksana
Tidak
Ya
sambungan
Rekabentuk???
Rekabentuk????
26
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
sambungan
Program disemak semula kerana tidak praktikal
Perlu laksana
Tidak
Ya
Rekabentuk/ kejuruteraan konseptual dan strategi
projek
Reakbentuk atau parameter tertentu tidak
bersesuaian
Pelan awalan/ kasar projek
Anggaran projek (Kos fasa)
Dapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan
tertinggi
diluluskan
Sediakan rekabentuk terperinci
Step 2
Carta alir proses kajian kemungkinan
27
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

• Kajian Kemungkinan mempunyai beberapa peringkat
• Rekabentuk / Kejuruteraan Konseptual
• Startegi Projek
• Anggaran
• Kelulusan

28
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Peringkat Kajian Kemungkinan
Rekabentuk/kejuruteraan Konseptual Tahap ini
bertujuan membentuk gambarajah proses awal, susun
atur awal, siasat kegunaan rekabentuk piawai dan
merumuskan garis asas rekabentuk atau arahan
rekabentuk.
29
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Peringkat Kajian Kemungkinan

• Strategi Projek
• Dalam strategi projek, penilaian akan dibuat
  terhadap
• Rekabentuk dibuat sendiri atau diserahkan kepada
• kontraktor
• Penyelidikan bekalan bahan, iaitu bahan
  dibekalkan
• sendiri atau oleh Kontraktor
• Jumlah kontrak yang digambarkan dan fasa yang
  akan
• dijangkakan
• - Program keseluruhan projek
• - Penetapan skop projek dan merumuskan pelan
  projek

30
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Peringkat Kajian Kemungkinan

• Anggaran
• Anggaran dibuat untuk mendapatkan
• - Ketetapan anggaran yang diperlukan
• Keterangan pembiayaan jadual, model, hasil dan
  lain
• lain
• Penubuhan pangkalan data bagi merekodkan
  informasi
• masa lepas dan masa kini.
• - Kos pakej-pakej dan anggaran simpanan

31
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Peringkat Kajian Kemungkinan
Kelulusan Kelulusan adalah tahap akhir dalam
kajian kemungkinan di mana satu jawatankuasa
pengurusan tertinggi akan menimbangkan
perkara-perkara berikut sebelum diberi kelulusan
- Penilaian kewangan - Keterangan pembiayaan
jadual, modal, hasil dll - Penilaian akhir
pilihan - Membuat pilihan utama dan mengesyorkan
32
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)
Carta alir proses pelaksanaan projek
Ya
Tidak
Setuju
33
Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

• 4 Peringkat Proses Perlaksaan
• Rekabentuk Kejuruteraan
• Persedian Tender dan Penilaian Tender
• Persetujuan Perbelanjaan
• Pentadbiran

34
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Rekabentuk Kejuruteraan - Persetujuan
spesifikasi rekabentuk terperinci - Perlaksanaan
rekabentuk - Persediaan lukisan tender dan jadual
bahan - Merekodkan perubahan daripada permulaan
skop dan laporan - Kerap mengadakan mesyuarat
kaji semula rekabentuk
35
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Persediaan tender dan penilaian tender -
Persediaan spesifikasi kontrak dan persetujuan
syarat kontrak - Persediaan bil kuantiti -
Anggaran nilai kontrak - Tender dikeluarkan dan
adakan mesyuarat serta penilaian
36
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Persetujuan perbelanjaan - Mengesyorkan
kontraktor - Penilaian harga kontrak terakhir
yang mungkin - Mendapatkan persetujuan untuk
perbelanjaan - Lukisan pembinaan dikeluarkan dan
tetapkan kontrak
37
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Pentadbiran - Pengawalan harga dan kualiti
kerja - Merekodkan sebarang perubahan - Kerap
mengadakan penilaian dan persetujuan harga
38
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Peringkat Penyiapan Peringkat penyiapan adalah
peringkat pembinaan di mana kerja-kerja
pemasangan dijalankan dan prestasi projek di
awasi. Berikut adalah proses kerja untuk
penyiapan. - Pemasangan/ pembinaan - Persetujuan
kerja - Mengawasi prestasi projek - Kerap
mengadakan mesyuarat kemajuan dengan kontraktor -
Penyerahan/ commissioning
39
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Peringkat atau proses penyerahan 1.
Commissioning/ Penyerahan untuk operasi melalui 3
fasa - Pre Commissioning pemeriksaan
setiap unit tanpa bebanan untuk memastikan
setiap komponen di pasang dengan betul -
Mula/ start up Sistem diuji terhadap keupayaan
tanggungan (kapasiti) - Percubaan / Trials
Pengukuran hasil keluaran (output) dengan
kapasiti Objektif utama penyerahan operasi
bertujuan - Membuktikan keupayaan yang
diramalkan - Mendapatkan mode operasi yang
memberi keuntungan - Untuk pemeriksaan dan
kelulusan - Mengenalpasti halangan dan bahaya -
Melatih operator - Untuk menyediakan pembayaran
akhir
40
2.1 Pengenalan Struktur Organisasi

• Proses Pengurusan Projek (Kitar Hayat)

Peringkat atau proses penyerahan 2. Pembetulan
Rekabentuk Perlu disebabkan rekabentuk dan
spesifikasi kerja yang tidak lengkap atau
perubahan terpaksa dibuat untuk penyesuaian
dengan keadaan sebenar di tapak. Penyediaan
As-Built Drawing. 3. Latihan staf Perlu untuk
kemudahan operasi, selenggaraan dan sokongan
teknikal. 4. Perjanjian Selenggaraan Menjadi
tanggungjawab kontraktor untuk selenggara
sebarang kecacatan (defects) selagi dalam
tempoh perjanjian. 5. Sijil siap kerja
dikeluarkan Klien bersetuju untuk mengambil
alih projek dan tempoh masa kecacatan bermula.