MODUL DATA PERJAWATAN

1
MODUL DATA PERJAWATAN
2
OBJEKTIF KURSUS Modul Data Perjawatan

• Menerangkan objektif, ciri-ciri, fungsi dan
  kepentingan Modul Data Perjawatan 
• Menyenaraikan data dalam Modul Data Perjawatan  
• Menjelaskan peranan pengguna Modul Data
  Perjawatan
• Menggunakan aplikasi module ini
• Paparan rekod sedia ada
• Kemaskini rekod
• Menambah rekod
• Menghapus rekod

3
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.
• Sesi latihan amali.

4
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.
• Sesi latihan amali.

5
PENERANGAN RINGKAS TENTANG MODUL DATA PERJAWATAN

• Modul yang membolehkan pengguna menyelenggara
  data-data tetap dan asas yang bakal digunakan
  oleh lain-lain modul,
• Tujuannya ialah untuk memastikan bahawa semua
  modul HRMIS menggunakan data asas yang sama di
  dalam operasi mereka, secara langsung memastikan
  keseragaman, persepaduan dan single information
  entry.

6
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.
• Sesi latihan amali.

7
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Klasifikasi Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
Gred Gaji
Kumpulan Perkhidmatan
Jawatan Standard
Unit Organisasi
Jawatan Sebenar
Aktiviti Organisasi
Tanggungjawab Agensi Pusat
xxx
Jawatankuasa
Tanggungjawab Agensi Operasi
xxxx
8
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• Terbahagi kepada 4 kategori
• Elemen-elemen berkaitan dengan organisasi
• Unit Organisasi (Business Unit)
• Aktiviti Organisasi (Business Activity)
• Jawatan Sebenar (Actual Position)
• Jawatan Standard (Standard Position)
• Jawatankuasa (Committee)
• Elemen-elemen berkaitan dengan perkhidmatan
• Skim Perkhidmatan (Scheme of Service)
• Kumpulan Perkhidmatan (Service Group)
• Klasifikasi Perkhidmatan (Service Classification)
  
• Gred Gaji (Salary Grade)

9
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• Elemen-elemen berkaitan dengan jawatan
• Tugas (Task)
• Skop Bidang Kuasa (Scope of Authority)
• Sumber Logistik (Logistical Resources)
• Keperluan Kompetensi (Competency Required)
• Kriteria (Criteria)
• Bidang Hasil Utama (Key Results Area - KRA)
• Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance
  Indicators - KPI)
• Elemen-elemen rujukan (Look-up Elements)

10
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 1. Unit Organisasi (Business Unit)
• Unit organisasi di dalam sesebuah agensi,
• Contoh Kementerian Kesihatan, Bahagian Saraan
  JPA, Unit Hasil, Sekolah Menengah Jalan Cochrane,
  Hospital Daerah Dungun dsb.,
• Hubungan di antara suatu Unit Organisasi dengan
  yang lain mewujudkan suatu struktur organisasi

• 2. Aktiviti Organisasi (Business Activity)
• Aktiviti atau fungsi yang dijalankan oleh
  sesebuah Unit Organisasi,
• Contoh maksud bekalan, program pengurusan sumber
  manusia, aktiviti kawalan penyakit berjangkit
  dsb.

11
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 3. Jawatan Standard (Standard Position)
• Elemen yang menerangkan tentang keperluan umum
  sesuatu jawatanseperti kompetensi, tugas,
  bidang-kuasa dsb.,
• Terletak di antara Skim Perkhidmatan dan Jawatan
  Sebenar,
• Contoh Pegawai Perubatan Pakar Ortopedik.

• 4. Jawatan Sebenar (Actual Position)
• Suatu jawatan yang unik (atau post) yang wujud di
  dalam sesuatu organisasi, yang boleh diisi oleh
  seorang Pemilik Kompetensi sahaja,
• Contoh Pegawai Perubatan Pakar Ortopedik No. 13,
  HKL.

12
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 5. Jawatankuasa (Committee)
• Entiti yang mempunyai identiti yang unik dan
  formal,
• Mempunyai tugas dan fungsi tertentu dalam
  pengurusan sumber manusia, berdasarkan kepada
  terma-terma rujukan yang tertentu,
• Dianggotai oleh Jawatan-jawatan Sebenar,
• Contoh Lembaga Kenaikan Pangkat PP Kementerian
  Kesihatan Malaysia.

13
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 6. Skim Perkhidmatan (Scheme of Service)
• Elemen yang mengumpulkan Jawatan-Jawatan dan
  syarat-syarat lantikan,
• Contoh Pegawai Sistem Maklumat, Pegawai
  Perubatan dsb.

• 7. Kumpulan Perkhidmatan (Service Group)
• Elemen yang mengumpulkan Skim-skim Perkhidmatan
  pada aras tertentu,
• Contoh Kumpulan Sokongan, Kumpulan Pengurusan
  Tertinggi dsb.

14
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 8. Klasifikasi Perkhidmatan (Service
  Classification)
• Elemen yang mengumpulkan Skim-skim Perkhidmatan
  pada klasifikasi tertentu, berdasarkan kepada
  bidang pengkhususan,
• e.g. Klasifikasi Kesihatan dan Perubatan,
  Pentadbiran dan Diplomatik dsb.

• 9. Gred Gaji (Salary Grade)
• Elemen yang menerangkan kelayakan ganjaran
  seseorang Pemilik Kompetensi,
• Juga menerangkan tentang tahap sesuatu Jawatan,
• Contoh U3, N11, F2, VU7 dsb.

15
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 10. Tugas (Task)
• Tugas-tugas yang perlu dilakukan oleh penyandang
  sesuatu Jawatan Sebenar,
• Contoh menyelenggara peralatan elektrik JKMNS,
  merangka succession planning jawatan kritikal
  Skim PTD, menyediakan laporan perbelanjaan
  bulanan dsb.
• 11. Skop Bidang Kuasa (Scope of Authority)
• Bidang dan had-had di mana penyandang sesuatu
  Jawatan Sebenar itu boleh membuat keputusan atau
  tindakan,
• Contoh meluluskan perolehan peralatan komputer
  Ibu Pejabat Mara berjumlah tidak lebih RM 50 juta.

16
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 12. Sumber Logistik (Logistical Resource)
• Sumber (dari segi peralatan fizikal, atau akses
  kepada maklumat) yang diperlukan untuk
  melaksanakan dengan jayanya tugas-tugas sesuatu
  Jawatan,
• Contoh Peralatan Komputer, Peralatan
  Pertukangan, akses ke dalam Sistem Maklumat dsb.
• 13. Keperluan Kompetensi (Competency Required)
• Pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang
  diperlukan untuk melaksanakan dengan jayanya
  tugas-tugas sesuatu Jawatan,
• Contoh Komunikasi Level 3.

17
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 14. Kriteria (Criteria)
• Kriteria-kriteria yang perlu dipenuhi untuk
  mencapai sesuatu tahap berhubung dengan sesuatu
  Jawatan,
• Contoh untuk kriteria lantikan, berumur antara
  25 hingga 45 tahun.
• 15. Bidang Hasil Utama (Key Results Area - KRA)
• Bidang utama sesuatu Jawatan, di mana pengurusan
  prestasi penyandang Jawatan tersebut akan
  diberikan tumpuan,
• Contoh Kawalan Kos, Khidmat Pelanggan.

18
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN

• 16. Petunjuk Prestasi Utama
• (Key Performance Indicators KPI)
• Petunjuk-petunjuk yang digunakan untuk mengukur
  prestasi penyandang sesuatu Jawatan,
• Contoh Masa diambil untuk meluluskan permohonan
  pinjaman yang lengkap dsb.

19
Definisi Lookup Table Dalam HRMIS
Ia adalah satu jadual senarai rujukan untuk
memberikan nilai kepada sesuatu elemen data yang
disediakan di dalam aplikasi-aplikasi HRMIS bagi
memudahkan pengguna memilih input untuk data yang
berkenaan. Selain itu ia adalah indikator kawalan
bagi mengekalkan keseragaman data untuk
penyediaan laporan yang akan disediakan dalam
Modul-modul HRMIS sama ada melalui Crystal Report
ataupun melalui Modul Executive Information
System (EIS)/Decision Support System (DSS).
20
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
17. Senarai Rujukan Data Perjawatan
(Establishment Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
1 Unit Organisasi (Business Unit) Kategori Unit Organisasi (Business Unit category) Kementerian, Bahagian, Hospital.
1 Unit Organisasi (Business Unit) Status Unit Organisasi (Business Unit Status) Aktif Tetap, Sementara, Jumud.
1 Unit Organisasi (Business Unit) Kumpulan Agensi Unit Organisasi (Agency Group) PAP, PAN, PBT.
21
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
2 Aktiviti Organisasi (Business Activity) Kategori Aktiviti Organisasi (Business Activity Category) Maksud Bekalan, Program, Aktiviti.
2 Aktiviti Organisasi (Business Activity) Status Aktiviti Organisasi (Business Activity Status) Aktif Tetap, Sementara.
22
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
3 Jawatan Sebenar (Actual Position) Status Jawatan Sebenar (Actual Position Status) Tetap, Sementara, Tambahsentara.
3 Jawatan Sebenar (Actual Position) Status Bekalan Jawatan Sebenar (Actual Position Supply Status) Gunasama, Bukan-Gunasama.
3 Jawatan Sebenar (Actual Position) Status Kekosongan Jawatan Sebenar (Actual Position Vacancy Status) Disi, Diisi-Dijangka Kosong-Perlu Diisi-Calon Dikenalpasti.
23
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
Jawatan Sebenar (Actual Position) Kod OS Jawatan Sebenar (AP OS Code) 11000, 29000.
4 Jawatan Standard (Standard Position) Status Jawatan Standard (Standard Position Status) Aktif, Jumud, Mansuh.
24
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
5 Kategori Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicators - KPI) KPI (KPI category) Masa, Kualiti, Kos.
6 Sumber Logistik (Logistical Resources) Kategori Sumber Logistik (Logistical resource category) Komputer, Kenderaan Bermotor, Perumahan.
25
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
Sumber Logistiik (Logistical Resources) Definisi Sumber Logistik (Logistical resource definition) Komputer Notebook Pentium III, Kuarters Kelas A.
7 Skop Bidang Kuasa (Scope of Authority) Kategori Bidang Kuasa (Scope of authority category) Kewangan Perolehan
26
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
8 Bidang Hasil Utama (KRA) Bidang Hasil Utama (KRA) Kawalan Kos, Perkhidmatan Pelanggan.
9 Keperluan Kompetensi (Competency Required) Kategori Kompetensi Teknikal - core
9 Keperluan Kompetensi (Competency Required) Keperluan Kompetensi (Competency required) Teknikal, Komunikasi, Pengurusan.
9 Keperluan Kompetensi (Competency Required) Definisi Kompetensi (Competency level definition) Level 1 - familiarity Level 2 kebolehan melaksana tugas Level 3 kebolehan membuat analisa
27
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
10 Kriteria (Criteria) Kategory Kriteria (Criteria Category) Lantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan.
11 Jawatankuasa (Committee) Jawatan dalam Jawatankuasa (Committee Designation) Pengerusi, Setiausaha.
28
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
12 Skim Perkhidmatan (Scheme of Service) Status Rujukan Pengesahan (Approval Preference Status) Tinggi, Sederhana, Rendah.
29
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
13 Skim Perkhidmatan, Kumpulan Perkhidmatan and Klasifikasi Perkhidmatan (Scheme of Service, Service Group and Service Classification) Status Perkhidmatan (Service Status) Aktif, Jumud, Mansuh.
30
ELEMEN-ELEMEN DATA PERJAWATAN
Senarai Rujukan Data Perjawatan (Establishment
Data Look-ups)
No. Elemen Data Elemen Rujukan Contoh
14 Gred Gaji (Salary Grade) Jenis Perkhidmatan (Service Type) JKK, SSB.
14 Gred Gaji (Salary Grade) Status Gred Gaji (Salary Grade Status) Aktif, Jumud, Mansuh.
14 Gred Gaji (Salary Grade) Kategori Gred Gaji (Salary Grade Category) I, II, III, IV.
31
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.
• Sesi latihan amali.

32
CIRI-CIRI UMUM DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

• Medan Mandatori medan-medan yang wajib diisi.
• Duplikasi Kod memastikan bahawa tiada kod yang
  sama digunakan untuk dua rekod yang berbeza.
• Pengujudan Semula Rekod Terhapus sekiranya
  suatu rekod dihapuskan, dan kemudian suatu rekod
  lain diwujudkan dengan menggunakan kod yang sama,
  sistem akan bertanya sama ada pengguna ingin
  mewujudkan semula rekod tersebut. Sekiranya ya,
  kesemua data asal akan dikembalikan semula.

33
CIRI-CIRI UMUM DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

• Pemeriksaan Integriti sekiranya suatu rekod
  mempunyai rekod lain yang bergantung kepadanya,
  ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan
  tersebut diputuskan. Sebagai contoh, sekiranya
  suatu Skim Perkhidmatan sudah diwujudkan di bawah
  suatu Klasifikasi Perkhidmatan, Klasifikasi
  Perkhidmatan tersebut tidak boleh dihapuskan.
• Kesahihan Tarikh memastikan bahawa tarikh
  dimasukkan dengan betul
• Tarikh mula lebih awal dari tarikh luput,

34
CIRI-CIRI UMUM DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

• Pengesahan Kemasukan Data Ke Medan
• Format memastikan data yang dimasukkan ke
  sesuatu medan adalah dalam format yang betul.
  Contohnya sesetengah medan hanya boleh diisi
  dengan angka sahaja.
• Saiz memastikan bahawa data yang dimasukkan
  mempunyai saiz yang betul. Contohnya, sesetengah
  medan hanya boleh dimasukkan dengan data
  sepanjang 5 aksara sahaja.

35
FUNGSI-FUNGSI UMUM DALAM MODUL DATA PERJAWATAN

1. Paparan Senarai memaparkan senarai rekod-rekod
   yang sudah diwujudkan.
2. Paparan Terperinci memaparkan maklumat
   terperinci rekod yang telah diwujudkan.
3. Carian Carian rekod yang telh diwujudkan
   berdasarakan kepada kriteria carian tertentu.
4. Tambah menambah / mewujudkan rekod baru.
5. Kemaskini mengemaskini maklumat rekod sedia
   ada.
6. Hapus menghapus rekod sedia ada.

36
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.
• Sesi latihan amali.

37
HUBUNGKAIT ANTARA ELEMEN-ELEMEN DATA
Klasifikasi Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
Gred Gaji
Kumpulan Perkhidmatan
Jawatan Standard
Unit Organisasi
Jawatan Sebenar
Aktiviti Organisasi
Jawatankuasa
38
HUBUNGKAIT ANTARA ELEMEN-ELEMEN DATA
Status Rujukan Pengesahan
Klasifikasi Perkhidmatan
Skim Perkhidmatan
Gred Gaji
Status Perkhidmatan
Kumpulan Perkhidmatan
Status Gred Gaji
Kategori Gred Gaji
Jenis Perkhidmatan
39
HUBUNGKAIT ANTARA ELEMEN-ELEMEN DATA
Tugas
Status Jawatan Sebenar
Bidang Kuasa
Status Jawatan Standard
Status Bekalan Jawatan Sebenar
Keperluan Logistik
Jawatan Sebenar
Jawatan Standard
Keperluan Kompetensi
Status Kekosongan Jawatan Sebenar
Kriteria
KRA
Kod Objek Sebagai
KPI
40
HUBUNGKAIT ANTARA ELEMEN-ELEMEN DATA
Kategori Unit Organisasi
Status Unit Organisasi
Kumpulan Agensi
Jawatan Dalam Jawatan Sebenar
Jawatan Kuasa
Unit Organisasi
Kategori Aktiviti Organisasi
Aktiviti Organisasi
Status Aktiviti Organisasi
41
TURUTAN PENGUJUDAN ELEMEN-ELEMEN DATA
Agensi Pusat
Wujudkan Kumpulan Perkhidmatan
Wujudkan Gred Gaji
Padankan Gred ke Skim
Agensi Operasi
Wujudkan Senarai Rujukan
Wujudkan Klasifikasi Perkhidmatan
Wujudkan Skim Perkhidmatan
Wujudkan Jawatan Standard
Wujudkan Jawatan Sebenar
Wujudkan Unit Organisasi
Wujudkan Aktiviti Organisasi
42
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.
• Sesi latihan amali.

43
PENGGUNA DAN PERANAN
No. Modul Kecil Peranan Agensi Penguna
1 Senarai Rujukan Rujuk senarai terperinci
2 Skim Perkhidmatan Pakar Skim Perkh. JPA BPO sebagai Agensi Pusat
3 Gred Gaji Pakar Saraan JPA BS sebagai Agensi Pusat
4 Unit Organisasi Pakar Pembangunan Organisasi (Caw. Perjawatan) JPA BPO sebagai Agensi Pusat JPA BKP sebagai Agensi Operasi Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
44
PENGGUNA DAN PERANAN
No. Modul Kecil Peranan Agensi Penguna
5 Jawatan Standard Pakar Jawatan Standard (Caw. Skim Perkh.) JPA BPO sebagai Agensi Pusat JPA BPK sebagai Ketua Perkhidmatan Semua Ketua Perkhidmatan
6 Jawatan Sebenar Pakar Keperluan Sumber Manusia (Caw. Perjawatan) JPA BPO sebagai Agensi Pusat JPA BKP sebagai Agensi Operasi Unit Sumber Manusia (Perjawatan) di Agensi-agensi Operasi
45
PENGGUNA DAN PERANAN
No Modul Kecil Peranan Agensi Penguna
7 Jawatankuasa Pentadbir Jawatankuasa (Caw. Perjawatan) JPA BPO sebagai Agensi Pusat JPA BKP sebagai Agensi Operasi Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
8 Aktiviti Organisasi Pakar Pembangunan Organisasi (Caw. Perjawatan) JPA BPO sebagai Agensi Pusat JPA BKP sebagai Agensi Operasi Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi
46
PENGGUNA DAN PERANAN
No Modul Kecil Peranan Agensi Penguna
9 Struktur Organisasi Pakar Pembangunan Organisasi (Caw. Perjawatan) JPA BPO sebagai Agensi Pusat JPA BKP sebagai Agensi Operasi Unit Sumber Manusia (Pembangunan Organisasi) di Agensi-agensi Operasi Pengguna Biasa
47
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan

48
AGENDA

• Penerangan ringkas tentang konsep Data
  Perjawatan
• Elemen-elemen data.
• Ciri dan fungsi.
• Hubungkait di antara elemen-elemen data.
• Pengguna dan peranan.
• Demonstrasi ringkas Modul Data Perjawatan.