PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

1

• PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI
• TOPIK PEROLEHAN

2
KAEDAH PEROLEHAN UNIVERSITI (UMUM)

• Perolehan melalui panjar wang runcit
• Kontrak pusat
• Perolehan terus
• Sebutharga
• Tender
• Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak
• Perolehan melalui perkhidmatan perunding

3
Dasar Perolehan Universiti

• Peraturan tender yang saksama
• Membantu Dasar Perolehan Kerajaan iaitu
  menggalakkan perkembangan industri tempatan
  termasuk dasar perolehan barangan import melalui
  penggunaan pengangkutan (perkapalan/pengangkutan)
  dan insurans tempatan
• Memberi keutamaan syarikat Bumiputera
• Menggalak pemindahan teknologi dan latihan
• Sebagai leverage untuk mendapatkan konsesi

4
Objektif Pengurusan Perolehan Universiti

• Best value for money
• Kualiti yang terjamin
• Sebagai alat untuk mencapai dasar kerajaan
• Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan
• Pengurusan stor yang cekap dan berkesan
• Pemindahan teknologi
• Menjimatkan pertukaran wang asing

5
Prinsip Perolehan

• Akauntabiliti awam
• Diuruskan secara telus (transparent)
• Nilai faedah yang terbaik (best value for money)
• Saingan terbuka
• Adil dan saksama

6
Definasi Alatan, Kerja, Perkhidmatan

• Alatan pembelian alatan, barang bahan yang
  hanya perlu dibekal dipasang dan diujilari
  (komisyen)
• Kerja - perolehan yang melibatkan bahan dan
  komponen binaan dimana skop kerja berpelan.
• Perkhidmatan - perolehan yang melibatkan tenaga
  kerja seperti cuci bangunan, mengangkut sampah
  dan lain-lain.

7
Pihak Berkuasa Pusat Bagi Perolehan Universiti
Sains Malaysia

• Kuasa Am
• Universiti Sains Malaysia adalah pihak berkuasa
  pusat bagi perolehan (Bekalan, Kerja dan
  Perkhidmatan) sama ada di Malaysia atau di luar
  negara dalam pengawalan, penguatkuasaan,
  penyeliaan, penyelarasan, penggunaan,
  pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara Pusat
  Tanggungjawab dan pelupusan barang-barang.
• Kuasa Khusus
• Membuat kontrak bagi perolehan Pusat
  Tanggungjawab dengan mengenakan terma-terma dan
  syarat-syarat yang paling menguntungkan/berfaedah
  

8

• Mengeluarkan arahan kepada Pusat Tanggungjawab
  bagi pengawalan, peruntukan untuk
  barang-barang, kerja dan perkhidmatan yang
  diberikan.
• Mengambil tindakan ke atas individu, firma,
  syarikat dan pertubuhan serta perunding yang
  didapati telah bersalah kerana keingkaran dalam
  melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak
  memuaskan daripada memasuki tender atau
  sebutharga atau memberi perkhidmatan kepada
  Universiti Sains Malaysia bagi sesuatu tempoh
  yang berpatutan.
• Mengenakan denda ke atas firma-firma, syarikat
  yang
• tidak menyempurnakan bekalan, perkhidmatan
  atas kerja di dalam sesuatu tempoh yang
  dinyatakan.

9
Tanggungjawab Pegawai Pengawal

• Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sendiri
  termasuk bertanggungjawab membayar balik jika
  berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan,
  penyenggaraan dan pengawalan am barang-barang
  awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau
  dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya
  dikawal olehnya.
• (AP 167.1)

10
Tanggungjawab Pegawai Awam

• Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri
  termasuk bertanggungjawab membayar balik jika
  berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang
  awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di
  bawah kawalannya atau dalam simpanannya.
• (AP 167.2)

11

• Keizinan Membuat Perolehan
• Seseorang Pegawai Pengawal boleh mengizinkan
  membuat perolehan yang mana peruntukan telah
  disediakan dalam anggaran yang diluluskan bagi
  Pusat Tanggungjawabnya, tertakluk kepada
  arahan-arahan kewangan Universiti dan semua
  peraturan Perbendaharaan.
• Kajian Pasaran Dalam Perolehan
• Setiap Pegawai yang menguruskan perolehan
  diwajibkan membuat kajian pasaran yang berpatutan
  bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang
  paling sesuai dan menguntungkan. Andaian ini
  dibuat setelah mengambil kira kualiti, harga,
  kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang
  berkaitan.
• Keutamaan Kepada Barang Buatan Tempatan -
  Perolehan melalui import hanya akan
  dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak
  boleh diperolehi secara tempatan.

12
Senarai Barang-Barang

• Semua Jabatan hendaklah menyimpan senarai
  barang-barang dan menyampaikan senarai
  barang-barang itu kepada Bendahari pada akhir
  tiap-tiap tahun. Senarai itu hendaklah mempunyai
  butir-butir yang menunjukkan kuantiti pada awal
  tahun, tambahan dalam tahun dan juga jumlah pada
  akhir tahun. Satu ruang hendaklah dikhaskan
  juga untuk menunjukkan tempat barang-barang itu
  disimpan. Senarai barang-barang itu hendaklah
  dibahagikan kepada 5 kategori iaitu-
• Perabot dan alat kelengkapan sahaja.
• Alat kelengkapan yang dibeli daripada Kumpulan
  Wang Universiti.
• Barang-barang yang diderma.
• Barang-barang yang dibeli daripada Kumpulan Wang
  yang diderma.
• Barang-barang dari mana pengecualian daripada
  duti kastam telah diberi.
• Semua barang-barang hendaklah ditanda
  menunjukkan harta Universiti.

13
AKTIVITI

• PRA-TENDER
• PELAWAAN SEBUTHARGA
• PELAWAAN TENDER UNIVERSITI
• LAPORAN TEKNIKAL ALATAN/KERJA
• PENYEDIAAN KERTAS KERJA SEBUTHARGA (PTJ)
• PENYEDIAAN KERTAS KERJA (TENDER)
• JAWATANKUASA SEBUTHARGA
• JAWATANKUASA PEROLEHAN
• JAWATANKUASA PERLANTIKAN PERUNDINGAN
• KONTRAK PEROLEHAN/KERJA
• DENDA LAD PEMBEKAL
• PELAWAAN SEBUTHARGA MTO
• LANTIKAN MTO
• LAPORAN SEBUTHARGA/TENDER
• KAWALAN PEMANTAUAN BERKALA SEBUTHARGA
  (NYAHPUSAT KE PTJ)

14
SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA/TENDER

• TIDAK BOLEH MENJURUS KEPADA JENAMA ATAU BUATAN
  (MODEL) SEKIRANYA TERPAKSA, UNGKAPAN ATAU
  PERSAMAAN HENDAKLAH DIGUNAKAN.
• MEMAKLUMKAN KEPADA PEMBEKAL APA YANG DIPERLUKAN
  OLEH PENGGUNA
• MEMBERI KRITERIA ALATAN YANG DITAWARKAN SUPAYA
  PERBANDINGAN ALATAN BOLEH DIBUAT.

(AP 174.1)
15
SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA

• MASALAH-MASALAH BERIKUT HENDAKLAH DIELAKKAN.
• ---------------------------------
• KEKABURAN
• TIDAK LENGKAP
• TIDAK TERANG
• TIDAK TEPAT

(AP 174.1)
16
SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA

• PENENTUAN PERLU MENGAMBILKIRA ACCESSORIES
  YANG DIPERLUKAN DAN LAIN-LAIN KEPERLUAN SEPERTI
• KEPERLUAN UNTUK LATIHAN
• MAKLUMAT TENTANG ALAT GANTIAN
• MANUAL
• LUKISAN

17
PEROLEHAN BEKALAN Kuasa Perolehan

• Pembelian terus boleh dilakukan untuk perolehan
  seperti berikut-
• Harga sehingga RM10,000.00 - PTJ boleh dapatkan
  sebutharga dari mana-mana pembekal.
• gtRM10,000,00 hingga RM20,000.00 - PTJ boleh
  membuat pembelian terus kepada Syarikat
  Bumiputera.
• gt RM20,000.00 ke atas hingga RM50,000.00 -
  Jika tidak melalui proses sebutharga, kuasa Naib
  Canselor meluluskan pembelian terus, tetapi
  kepada pembekal Bumiputera sahaja. Sekiranya
  tiada Bumiputera, kelulusan Kementerian Kewangan
  perlu diperolehi.

18

• samb.
• Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00
  termasuk juga pembelian dari luar negara
• Jika tidak melalui proses sebutharga semua
  pembelian termasuk pembelian terus dari luar
  negara perlu memohon kelulusan Kementerian
  Kewangan yang biasanya dibuat melalui Naib
  Canselor.

19
Keutamaan Kepada BumiputeraSPP Bil 4 Tahun 1995

• perolehan yang melebihi RM100,000, adalah
  dikehendaki memberi keutamaan harga kepada
  syarikat Bumiputera untuk perolehan bekalan dan
  perkhidmatan mengikut peratusan seperti berikut-
  
• Nilai Tender Peratusan Keutamaan
• Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10
• Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta 7
• Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta 5
• Melebihi RM 5 juta hingga RM10 juta 3
• Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta 2.5
• Melebihi RM15 juta Tiada

20
Sebutharga Bekalan Bernilai Tidak Melebihi
RM200,000.00SPP Bil 2 Tahun 2001

• Pembelian setiap jenis item yang berkaitan
  melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi
  RM20,000.00 tetapi tidak melebihi
  RM200,000.00 boleh dibuat dengan mempelawa
  sebutharga daripada sekurang-kurangnya lima (5)
  pembekal yang berdaftar dengan Kementerian
  Kewangan di bawah kod bidang berkenaan.
• Perolehan bekalan yang bernilai melebihi
  RM20,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah
  dibuat secara sebutharga dikalangan lima (5)
  pembekal bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan
  Kementerian Kewangan .
• Jika bilangan sebutharga yang dikehendaki tidak
  boleh didapati, Jawatankuasa Sebutharga
  hendaklah berpuas hati bahawa bilangan
  pembekal yang ada kurang daripada lima (5).

21
Keputusan Jawatankuasa Sebutharga

• Dibuat oleh satu Jawatankuasa yang mengandungi
  tiga (3) orang.
• Dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti.
• Tanggungjawab - meneliti semua sebutharga yang
  diterima samada alat-alat yang dipelawa boleh
  diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan
  kepada ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifika
  si yang telah disediakan dalam dokumen
  sebutharga.
• Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menerima
  tawaran yang paling baik segi harga dan kualiti
  mengikut keperluan PTJ dan penentuan sebutharga.
  Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima,
  sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklah
  dinyatakan dalam keputusan sebutharga.
• Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan
  keputusan sebutharga hendaklah disimpan oleh
  Urusetia Sebutharga untuk tujuan audit.
• (AP 170.3)

22
Perolehan Melebihi RM200,000.00 Dipelawa Secara
Tender SPP Bil 2 Tahun 2001

• Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan
  yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi
  setiap jenis item/barangan, kecuali jika
  dibenarkan dengan menulis kepada Kementerian
  Kewangan memohon kelulusan seperti berikut-
• Keperluan Mendesak - mendesak dan perlu
  disegerakan. Sekiranya perolehan tersebut tidak
  dibuat dengan segera maka akan memudaratkan dan
  menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam.

23
Sambungan.

• Bagi Maksud Penyeragaman - memastikan
  kesesuaian penggunaan antara barangan yang sedia
  ada dengan barangan baru yang akan dibeli, maka
  permohonan untuk membeli barangan yang sama dan
  daripada pembekal yang sama secara rundingan
  terus boleh dipertimbangkan.
• Satu Punca Bekalan/perkhidmatan (Pembuat/Pemegang
  Franchais) - Pembelian khusus yang mana hanya
  satu syarikat sahaja yang dapat membekalkan
  barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki
  seperti membeli alat ganti dan lain-lain.

24
Sambungan.

• Melibatkan Keselamatan/Strategik - Perolehan yang
  melibatkan alat-alat keselamatan atau projek
  tertentu yang strategik yang perlu dirahsiakan.
• Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera -
  Dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat
  Bumiputera yang bertaraf pembuat, Kerajaan
  telah mengadakan tender khusus yang dibuka
  kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan
  tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat
  Bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan
  terus bolehlah dipertimbangkan bagi membantu
  mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya
  saing.

25
Publisiti Tender

• publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat
  supaya semua pembekal yang bona fide berpeluang
  untuk menyertai tender dan dengan demikian
  membolehkan Universiti Sains Malaysia
  mendapatkan tawaran yang terbaik.
• Pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan
  hendaklah juga diambil kira. Sekiranya kontraktor
  yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang
  adalah diketahui tidak lebih lima (5) kontraktor,
  iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal ini,
  demikian kelulusan Kementerian Kewangan
  hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah
  mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada
  kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar
  dengan surat berdaftar. (AP 172)
• Semua dokumen tender/sebutharga hendaklah
  dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan
  dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali
  sebelum ianya dibuka.

26
Peti Tawaran Tender/Sebutharga

• Petender sendiri hendaklah memasukkan tender
  atau sebutharga ke dalam peti tawaran
  berkunci. Peti Tawaran hendaklah ditanda tarikh
  dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang
  berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan
  dan anak kunci dipegang secara berasingan
  oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan.
  Keselamatan hendaklah sentiasa dijaga. Waktu
  tender ditutup bagi penerimaan hendaklah
  ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari
  bekerja.

(AP 196)
27
RINGKASAN JENIS PEROLEHAN UNIVERSITI
28
Pembelian Runcit Bagi Jumlah Perbelanjaan Tidak
Melebihi RM20,000.00 Setahun.

• Boleh dibuat oleh Ketua Pusat Tanggungjawab yang
  melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak
  melebihi RM20,000.00 setahun bagi setiap jenis
  item/barangan yang berkaitan dengan membuat
  pesanan terus kepada syarikat pilihan yang
  diketahui sentiasa mengenakan harga yang
  berpatutan.

29
Pembelian darurat

• Pembelian yang perlu dibuat segera atau serta
  merta di mana kelewatan perolehan akan
  memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan
  kepentingan awam. Dalam hal demikian pembelian
  hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang
  mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang
  berkenaan. Laporan perlunya pembelian itu
  dibuat hendaklah dikemukakan kepada Bendahari
  dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pembelian
  untuk dihantar kepada Kementerian Kewangan untuk
  tujuan penyiasatan dan audit.

30

• Penentuan Untuk Tender Atau Sebutharga
• Penentuannya hendaklah jelas supaya petender
  mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak
  Universiti Sains Malaysia.
• Tender Antarabangsa
• Hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan
  perkhidmatan yang tidak boleh diperolehi di dalam
  negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya
  lima (5) wakil jualan dalam negeri bagi
  barang-barang dan perkhidmatan tersebut yang
  berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

31
SENARAI JAWATANKUASA
32
Perkara-Perkara Yang Perlu Diambil Perhatian

• Kenal pasti alatan mengikut keutamaan dan tahap
  kritikal penggunaannya.
• Sediakan spesifikasi mengikut keutamaan dan
  elakkan menjurus kepada satu penjenamaan.
• Memastikan peruntukan mencukupi dan alatan yang
  diluluskan oleh Belanjawan.
• Anggaran harga alatan yang diimport mestilah
  mengambilkira kos MTO dan KWIBK.
• Mengenalpasti tempoh/tarikh sebenar perolehan
  alatan.
• Dilarang memecah kecilkan perolehan untuk
  mengelak pelawaan melalui sebutharga atau tender.
• Pastikan borang pesanan yang dikeluarkan oleh PTJ
  diterima pada hari yang sama iaitu mengikut
  tarikh borang pesanan dikeluarkan (Mengelak
  kelewatan penghantaran).
• Laporan Penilaian Teknikal Penerimaan atau
  penolakan tawaran perlu disokong dengan
  justifikasi yang jelas.

33
RUMUSAN

• Perkhidmatan Awam harus memberi perhatian kepada
  usaha-usaha untuk meningkatkan tahap kualiti
  pengurusan kewangan disamping meningkatkan tahap
  akauntabiliti
• Kawalan kewangan perlu untuk memastikan program
  dan aktiviti dilaksanakan dengan cekap dan
  berkesan dan pencapaiannya memenuhi objektif
  organisasi.
• Akauntabiliti yang tinggi adalah tunjang kepada
  pembentukan sesebuah pentadbiran yang TEGUH,
  CEKAP DAN TELUS.

34
SEKIAN

• TERIMA KASIH