PREREQUIS AUX FORMATIONS XLAB LA GESTION FINANCIERE DES CREDITS DANS LES UNITES

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PRE-REQUIS AUX FORMATIONS XLABLA GESTION
FINANCIERE DES CREDITS DANS LES UNITES
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LES ACTEURS
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• Les ordonnateurs secondaires Les Délégués
  Régionaux ont délégation de pouvoir du DG pour
  constater les recettes et ordonnancer les
  dépenses des unités de recherche
• Les directeurs dunités Les DU sont
  responsables de lemploi des crédits qui leur
  sont alloués chaque DU est autorisé à engager
  des dépenses pour le fonctionnement de son unité
  dans la limite dun seuil de 210.000 . Les
  dépenses sont comptabilisées et payées par le
  Délégué Régional.
• LAgent Comptable Secondaire Il encaisse les
  recettes et procède au règlement des dépenses
  après avoir effectué les contrôles règlementaires
  et dans le respect des règles internes au CNRS et
  celles relatives à la comptabilité publique.

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LES RECETTES
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Les différents types de recettes
Les recettes provenant de la subvention versée
par létat au CNRS Subvention de létat Les
recettes générées par lactivité des laboratoires
Ressources propres ? RP non
déconcentrées ? RP déconcentrées
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Les différents types de ressources propres
Les ressources propres non déconcentrées
? Les subventions ANRS ? Les
contrats nationaux ? Les redevances
? Les recettes de la formation
permanente, de laction sociale
? Les recettes perçues au titre
des programmes interdisciplinaires
? Les dons et legs au CNRS
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Les différents types de ressources propres
Les ressources propres déconcentrées ?
Les contrats de recherche (partenaires privés,
publics ) ? Les prestations de
service ? Les participations
extérieures Subventions Conseil Général
,Conseil Régional, Ville ? Les dons à un
chercheur ou un laboratoire ? Les recettes
accidentelles ventes de produits finis,
prestations et produits des laboratoires
? frais de participation à des stages ou des
colloques, etc..
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Les contrats de recherche
Définition Engagement contractuel du CNRS
vis-à-vis dun partenaire ( privé ou public ) à
réaliser , selon des modalités préalablement
définies, une prestation de recherche .
Caractéristiques principales Versement selon un
échéancier, obligation de moyens, présence de
clauses de propriété intellectuelle .
Caractéristiques de gestion Possibilité de
justification financière des dépenses, ouverture
si nécessaire dune adresse budgétaire spécifique
( OTP et EOTP )
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Les recettes versées par lA.N.R. Agence
Nationale de la Recherche
Présentation Les financements de lANR sont
structurés en programmes de recherche
fonctionnant sur projets. Pour chaque
programme, un périmètre scientifique est défini
selon des indications thématiques ou
disciplinaires. Caractéristiques principales
Aides non remboursables, couvrant tout ou partie
du coût de lopération. Caractéristiques de
gestion création de structures de gestion au
sein de chaque organismes (USAR pour le CNRS).
Appel à projets délégué aux porteurs de projet
(CNRS, INSERM, INRIA, INRA, CEA ). La durée peut
varier de 24 à 48 mois, selon un échéancier
financier fixe de 30 par année et 10 au solde
pour les programmes sur 3 ans. Justification
financière des dépenses et ouverture dune
adresse budgétaire spécifique ( OTP et EOTP )
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Les contrats de prestations de service
Définition Engagement contractuel du CNRS
vis-à-vis dun partenaire privé ou public à
réaliser , selon des modalités préalablement
définies, une prestation de service .
Caractéristiques principales Versement selon un
échéancier fixé contractuellement, obligation de
résultats, absence de clauses de propriété
intellectuelle . Caractéristiques de gestion
Possibilité de justification financière des
dépenses, ouverture si nécessaire dune adresse
budgétaire spécifique ( OTP et EOTP )
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Les subventions
Définition Décision unilatérale dune personne
juridique (publique ou privée) de participer
financièrement à la réalisation dune dépense ou
dun projet . Cette décision peut-être ou non
motivée par lexistence dune contrepartie (
directe ou non ) attendue par le financeur .
Caractéristiques principales Versement en une
ou plusieurs échéances selon un échéancier
précisé dans la délibération, obligation
dutiliser la subvention conformément aux
dispositions fixées par le financeur Signature
éventuelle par le CNRS dune acceptation des
conditions fixées par le financeur
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Les Dons
Définition  Octroi sans contrepartie dune
somme dargent à un établissement public par un
tiers (personne physique, fondation, association)
régi par le droit privé ex Les financements
accordés par différentes fondations ou
associations (Arc, Anrs, Afm,).
Caractéristiques principales Un don peut
prendre la forme dun courrier ou dune décision
matérialisant lintention du donateur . Il peut
être assorti de conditions générales
dutilisation des fonds. Le don doit être accepté
par le conseil dadministration.
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Les recettes accidentelles
Définition recettes de nature diverse ( liées
ou non à lactivité scientifique ) à la suite de
réalisation dune vente, dune étude, dune
prestation de service, dune location au profit
dun tiers ( public ou privé ) . Les prestations
correspondantes ont été réalisées après réception
dun bon de commande signé par le client .
Caractéristique principale prestations soumises
à une tarification (prestations récurrentes ) ou
un devis (prestation occasionnelle ) validé par
le délégué . Caractéristiques de gestion
Présence obligatoire dun bon de commande
matérialisant laccord du client, prise en charge
après réalisation de la prestation .
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Les colloques

• Quest ce quun colloque Rencontre entre de
  nombreux participants de toutes origines
  professionnelles... de toutes nationalités dont
  le but est la confrontation et la diffusion de
  résultats de travaux et de recherches se
  déroulant sur plus d'une journée et donnant lieu
  à une organisation globale nécessitant une
  participation payante .
• Le préalable nécessaire pour bénéficier du label
  "Colloque" Un budget équilibré, tenant compte
  de la TVA, validé par le délégué régional .
• Les avantages du label "colloque 
• La mise en place de crédits par anticipation
• Plus grande souplesse de gestion des dépenses
• Possibilité de confier l'organisation globale du
  colloque à un organisateur qui re-facture ensuite
  au CNRS ( l'encaissement des recettes ne peut
  cependant lui être confié)
• Un impératif de gestion l'ensemble de la
  gestion du colloque doit être confié au même
  établissement

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Les autres recettes les factures internes
? Facturation interne échanges financiers
entre deux ou plusieurs structures internes à
l établissement. Soit à la suite d une
prestation de service réalisée par une unité au
profit d une autre Ventes de biens, droits
d inscription colloque, facturation d un
service rendu ( reprographie, analyses ... )
Soit par la mise en commun de fonds pour
effectuer des dépenses communes dépenses
dinfrastructure ( fluide, téléphone, gardiennage
)
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Les autres recettes les factures internes
? Ce type de prestation doit être traité -
comme une dépense pour l unité qui achète la
prestation - comme un recette pour l unité qui
réalise la prestation Particularités comptables
1 - Pas de TVA Remarques 1 - En l absence
de TVA, le coût facturé s entend HT 2 Il est
impératif de joindre le bon de commande à la
demande de facturation transmise à la délégation.
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LES DEPENSES
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1 LES DIFFERENTES ETAPES
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Lengagement

• Double aspect de lengagement
• Engagement juridique
• Acte juridique qui matérialise lobligation de
  laquelle résultera une charge pour
  létablissement
• Commande de fourniture / matériel
• Établissement dun ordre de mission
• Décision de versement de subvention
• Décision de recrutement
• Engagement comptable
• Acte comptable qui correspond à laffectation
  des crédits nécessaires à la réalisation de la
  dépense qui résultera de lengagement juridique
• Lengagement comptable précède toujours
  lengagement juridique
• Formes des engagements
• Commande provisionnelle
• Montant estimatif réajustable en cours dexercice
• Commande standard
• Opération de dépense parfaitement définie et
  chiffrée

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LE FLUX DE LA COMMANDE

• La commande est toujours réalisée dans XLAB par
  les unités et transférée vers BFC.
• Elle est imputée sur une origine de crédits, et
  saisie dune famille de produits qui dérivent
  dans BFC
• Ladresse budgétaire de lorigine de crédits
• Limputation comptable de la famille de produits
• Limputation analytique de lorigine de crédits
• Elle mouvemente les crédits dengagement et
  génère un contrôle de la disponibilité des
  crédits.

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La liquidation

• DéfinitionLa liquidation est un acte
  administratif qui a pour objet
• De vérifier la réalité de la dette
• Darrêter le montant de la dépense
• Elle comporte deux opérations
• La constatation du service fait
• La liquidation proprement dite
• Remarque Au CNRS la déconcentration de la
  gestion a pour effet un  partage  des actes de
  la liquidation entre les laboratoires et la
  Délégation

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Constatation du service fait

• Deux volets pourcet acte administratif
• Autorité compétente
• Lordonnateur et ses délégataires
• Etablir lexistence juridique de la dette
• Réalité de la prestation
• Sassurer que lobligation de laquelle résultera
  une dette pour létablissement a bien été remplie
• Livraison conforme
• Matériel en ordre de marche
• Déplacement effectué
• Vacations réalisées

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La certification du service fait dans le
laboratoire

• La constatation du service fait reste une
  opération qui relève du laboratoire
• Obligation avant transmission de la facture à la
  Délégation
• Point de départ de la dette de l Etablissement
• La certification est attestée par une
  codification dans le logiciel de gestion de
  lunité XLAB pour les commandes standards. Pour
  les commandes prévisionnelles, le service fait
  est implicite.

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• Des contrôles sont introduits entre les quantités
  commandées et les quantités réceptionnées.
• Le  service fait  mouvemente les crédits de
  paiements.
• Règle fondamentale de Comptabilité publique
  sauf dérogations le paiement est toujours après
  service fait.

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La prise en charge de la dépense

• Lordre de payer donné au comptable par
  lordonnateur
• Période de mandatement
• Exercice de rattachement
• Charges constatées davance
• Impact sur la consommation des crédits

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LE PAIEMENT

• Rôle de lAgent Comptable inscrit dans les textes
  
• Décret du 29 décembre 1962.
• Rôle de caissier
• Lopération de paiement réalisée par le comptable
  permet au créancier de létablissement dentrer
  en possession des sommes qui lui sont dues

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2 - LES CONTRÔLES A PRIORI DE LA DEPENSE
28
LES CONTRÔLES EFFECTUES PAR LES UNITES SUR LES
FACTURES

• Présentation et contenu
• Libellées à lencontre du CNRS
• Datées
• Désignation du fournisseur
• Domiciliation du paiement
• Eléments de facturation
• Valeur juridique des factures
• Rôle du laboratoire
• Réception des factures cachet darrivée (DGP)
• Vérification au regard de la liquidation
• Constatation du service fait (signature bordereau
  de transfert)
• Numéro dinventaire le cas échéant
• Production des pièces justificatives

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PIECES JUSTIFICATIVES

• Prise en compte dune meilleure répartition des
  rôles entre
• Le directeur dunité pleinement responsable de
  la bonne utilisation des crédits qui lui sont
  alloués
• Le Délégué Régional garant de la qualité
  densemble du dispositif
• Le comptable fusion du rôle de payeur exercé
  sous la double casquette SFC / Comptable et rôle
  de caissier en pleine responsabilité

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PIECES JUSTIFICATIVES

• Normées dans un référentiel voir la
  bibliothèque pratique dans PRAGMA
• Plus denvoi des pièces à la cour des comptes
  depuis le décret de décembre 1985
• Durée et conditions de conservation

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Les contrôles effectués par lAgent comptable

• Rôle du comptable
• Le paiement nest pas une simple opération de
  sortie matérielle de fonds mais se traduit par
  une série de contrôles et de vérifications
  inscrits dans le décret de 1962
• Le double aspect du rôle du comptable
• Un rôle de payeur ? Visa des dépenses / contrôle
  de régularité
• Un rôle de caissier ? Opération de paiement

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Le comptable rôle de payeur

• Articles 12 et 13 du décret du 29 décembre 1962
• Les contrôles portent sur
• Qualité de lordonnateur accréditation /
  assignation des dépenses
• Disponibilité des crédits
• Exacte imputation des dépenses
• Validité de la créance
• Certification de service fait
• Exactitude des calculs de liquidation
• Production des pièces justificatives
• Présence des visas requis
• Prescription quadriennale
• Sanction des contrôles
• Visa ? prise en charge de la dépense
• Suspension du paiement ? retour motivé à
  lordonnateur
• Le droit de réquisition et ses limites
• Transfert de responsabilité
• Refus du comptable de déférer à la réquisition

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Le comptable rôle de caissier

• Aux termes du code civil le paiement est lacte
  par lequel le débiteur se libère de sa dette
• Caractère libératoire du règlement
• Paiement au véritable créancier ou à ses
  représentants légaux
• Véritable créancier
• Représentants légaux
• Cessions et oppositions
• (entre les mains du comptable)
• Paiement selon un mode prévu par la
  réglementation
• Virement si montant gt 750 euros ? les exceptions
• Chèque ? sous la responsabilité du comptable
• Numéraire ? identité du bénéficiaire / acquit
• Carte bancaire

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3 LES NOUVEAUX INSTRUMENTS DE PAIEMENT
35
Des cartes différentes pour des usages différents
36
Périmètre dutilisation des 3 cartes logée,
affaires, achat
Objectif simplifier par la dématérialisation
des processus dachat et de paiement
LABORATOIRE autres achats au quotidien (courant
2007)
MISSION
Pendant
Avant
CARTE AFFAIRES (compte personnel de lagent)
CARTE DACHAT
CARTE LOGÉE (carte virtuelle aucun impact sur
lutilisateur)
Niveau 1lt 2 000 TTC (mode de règlement)
Niveau 3lt 4 000 HT (carnet de commandes)
Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location,
achat petits matériels ou documentation sur le
lieu de mission, frais de réception
Titres de transport, hôtels, véhicules de
location Paiement du prestataire carte logée
(marché national)
paiement WEB (inscription aux colloques),
menues dépenses
achat auprès de fournisseurs référencés
? réduction du nombre davances sur missions
Titres de transport (notamment vols intérieurs à
létranger), hôtels, véhicules de location hors
flux du marché missions
Frais de réception, petits matériels et
documentation, inscriptions aux colloques
Frais de ré
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Circuit carte logée

• Unité
• Délivre lOM
• Réserve les crédits
• par commande XLAB
• Confirme la réservation
• On-line

Commande Web
Agence de voyages
Chercheur Choisit et Pré-réserve
billet
facture papier
Paie lagence
Télécollecte dès les prestations livrées
XLAB
Commande
facture
BFC
DR Intègre les transactions ROP dans BFC
Banque
Rembourse globalement la banque
Données de facturation sur ROP électronique
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Des flux Unités DR simplifiés

• Commande XLAB prévisionnelle mono-ligne
  (fournisseur unique et code famille unique)
• Service fait implicite
• Les gestionnaires des délégations disposent dun
  outil dassainissement des ROP (via NOUBA)
  facilitant le rapprochement des commandes et des
  transactions de facturation dans BFC
• Des factures créées dans BFC par intégration
  automatique des données du ROP
• Conservation des factures papier par lunité

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LA CARTE AFFAIRES

• Une carte au nom de lagent comportant la mention
   CNRS  et fonctionnant comme une carte bleue
• délivrée à lagent par lopérateur bancaire avec
  lequel le CNRS a signé un contrat
• adossée au compte bancaire personnel de lagent
• utilisable pour effectuer des paiements et faire
  des retraits despèce avec un super débit différé
  de 45 jrs

Pas de solidarité entre le CNRS et le porteur de
carte
40

• Elle permet au porteur de payer ses dépenses
  professionnelles et den être remboursé par le
  CNRS, sur présentation des justificatifs, avant
  que son compte bancaire personnel ne soit débité

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4 LINVENTAIRE LES IMMOBILISATIONS
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DEFINITIONS

• Achat déquipement
• Bien destiné à rester durablement dans le
  patrimoine du CNRS
• Inventaire
• Liste des éléments de lactif patrimonial de
  lorganisme tenu par lordonnateur (Laboratoires
  et le DR)
• Amortissements
• Description comptable de la perte de valeur dun
  élément dactif de par son vieillissement, son
  utilisation ou son obsolescence.
• Dépréciations
• La dépréciation dun actif est la constatation
  que sa valeur actuelle est devenue
• inférieure à sa valeur nette comptable
• Valeur nette comptable
• elle correspond à la valeur brute diminuée des
  amortissements cumulés

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• Inventaire
• - Obligation de tenue de linventaire à compter
  dune valeur unitaire de 800 HT
• - Les équipements durables doivent être suivis
  sur XLAB
• - Seuls les équipements immobilisés ( compte de
  la classe 2) sont inscrits dans le fichier des
  immobilisations du module BFC avec un numéro
  attribué séquentiellement par catégories de biens
  (bâtiments / matériels / immo en cours).

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RÔLE DES GESTIONNAIRES DUNITES

• Tenir un registre dinventaire
• - forme libre mais certaines informations sont
  nécessaires
• (centre financier, fournisseur, localisation,
  numéro inventaire labo, date et numéro facture,
  valeur HT et modalités de sortie , le moment
  venu.)
• - reporter le numéro dinventaire labo sur la
  facture transmise à la DR
• Marquer le matériel ou mobilier
• Pratiquer le récolement des matériels
• sassurer que les matériels sont toujours
  présents et, sil nen a plus lusage, proposer
  leur cession (France Domaine), leur réforme ou
  constater leur inexistence.
• Nécessité de pratiquer des inventaires tournants
  pour les matériels dun montant supérieur à un
  certain seuil.

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• Travaux en relation avec les laboratoires
• - Adresser périodiquement les journaux
  dinventaire aux
• laboratoires au minimum une fois par an.
• - Coordonner linstruction des dossiers de
  gestion et de sorties
• dinventaire avec le laboratoire, le service
   France Domaines 
• et les co-contractants
• - Pratiquer un récolement dinventaire avec le
  laboratoire

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• Modalités de sortie des équipements
• - procédure de réforme plus demploi du bien,
  remise à
• France Domaine  pour la vente
• - PV de destruction ou perte
• - matériel ne peut être donné gracieusement
  (sauf à un autre labo CNRS , après accord du
  département scientifique)
• - vente amiable possible si le bien à une valeur
  lt à 115 TTC

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LA POLITIQUE DACHAT AU CNRS
48

• Deux réglementations au CNRS
• Pour les achats effectués au bénéfice exclusif
  des unités lordonnance du 6 juin 2005 et ses
  deux décrets dapplication (Décrets du 30
  décembre 2005 et du 25 avril 2007)
• Décision du CNRS les achats nécessaires aux
  laboratoires sont tous destinés aux activités de
  recherche gt référence au destinataire de lachat
  et non à la nature de lachat
• 2. Pour les autres achats le Code des marchés
  publics (Décret du 1er août 2006)

49

• Les achats des unités sortent du code des marchés
  publics

une seule réglementation applicable aux achats
effectués par les unités LOrdonnance
50
Sous Ordonnance

• Pas dobligation de Commission dAppel dOffres
  Réduction des délais de procédure
• Mise en uvre des Marchés à Procédure Adaptée
  plus souple

51

• La notion de Personne Responsable des Marchés
  (P.R.M)

• Définition Cest la personne qui dispose, en
  raison de sa fonction, dune délégation de
  pouvoir du Directeur Général pour mettre en uvre
  les procédures de passation des marchés
• La PRM doit veiller à respecter les 3 grands
  principes fondamentaux de la commande publique
• Liberté daccès des fournisseurs à la commande
• Égalité de traitement des candidats
• Transparence des procédures
• La PRM est garante de la bonne gestion des
  deniers publics
• Le Directeur dUnité est Personne Responsable des
  Marchés pour les achats de son unité jusquà 210
  000 Hors Taxes
• Dans la limite des crédits notifiés

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LE RÔLE DE LA P.R.M

• La PRM choisit loffre économiquement la plus
  avantageuse
• La PRM consigne son choix dans le formulaire
  daccompagnement prévu à cet effet
• La PRM informe les candidats non retenus
• Avis dattribution
• Signature du bon de commande ou du contrat

53
Besoin des unités lt à 4 000 HT Achat
libre Publicité et mise en concurrence
ADAPTEE
54
Besoin des unités 4 000 HT Besoin lt 90
000 HT Publicité et mise en concurrence
OBLIGATOIREUtilisation de loutil PUMAOU 3
devis ciblés
55
Besoin des unités 90 000 HT Besoin lt
206 000 HT Publicité et mise en concurrence
OBLIGATOIRE Utilisation de loutil
PUMAVisa et contrôle du Délégué Régional
56
Besoin des unités gt 206 000 HT Le Délégué
Régional prend en charge la procédure
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Principes directeurs

• Liberté de choix des chercheurs pour les achats
  relevant de lactivité de recherche
• souplesse et réactivité dans la gestion des
  achats
• efficacité des achats en terme de qualité, de
  réduction des coûts et délais dapprovisionnement
• sécurité juridique des achats

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Une déconcentration accompagnée

• La mise à disposition doutils aux unités
• PUMA pour assurer la sécurité juridique des
  achats et stimuler la concurrence
• COUGUAR le comparateur de prix
• pour consulter et comparer les offres des
  fournisseurs (marchés, offres préférentielles,
  offres labos,)
• Pour comparer lhistorique des offres entre unités

59
Une déconcentration contrôlée

• Contrôles a priori du Délégué Régional et des
  Services Financiers
• Contrôle systématique de tous les avis de
  publicité et des Dossiers de Consultation des
  Entreprises (si il y a lieu) des unités à partir
  de 90.000 HT
• Commandes gt à 210 000 passées par lunité
  auprès de titulaires daccords-cadres
  vérification avant lenvoi de la commande de la
  conformité de la procédure de désignation du
  titulaire
• Nouveauté Un accord cadre est un dispositif
  qui permet de sélectionner un certain nombre de
  prestataires qui seront ultérieurement remis en
  concurrence lors de la survenance du besoin
• Un accord cadre a pour objet détablir les
  termes régissant les marchés les marchés à passer
  au cours dune période donnée, notamment en ce
  qui concerne les prix et le cas échéant, les
  quantités envisagées

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Une déconcentration contrôlée

• Contrôles des unités a posteriori du Délégué
  Régional et des Services Financiers
• Contrôle sur pièces et/ou sur place selon un
  plan daudit pour les achats inférieurs à 90.000
  HT organisés en fonction des risques et des
  enjeux
• Le Contrôle Interne Achat fait partie intégrante
  du Contrôle Interne Comptable et Financier

61
LES CONTRÔLES A POSTERIORI
62

• Objectifs
• Réalisation et optimisation des opérations
• Protection des actifs et des ressources
  financières
• Fiabilité des informations comptables et
  financières
• Conformité aux lois et règlements
• Qualité des prestations

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• Procédures
• - sécurisation des transactions
• - sauvegarde des droits de lorganisme
• - contrôles physiques sur les actifs
• - maîtriser la régularité des opérations
  financières et comptables

64

• Organisation des contrôles
• - Les contrôles exhaustifs et à priori cessent
  dêtre la règle
• Et sont remplacés par
• - des contrôles contemporains
• - des contrôles à posteriori sous forme daudits
• - des contrôles globaux réalisés périodiquement

65

• DEMARCHE DAUDIT
• - Etablissement de la cartographie des risques
  et enjeux des
• laboratoires
• - Tous les domaines dactivité sont audités
  Achat, dépenses,
• missions, recettes, immobilisations,
• - Constitution dun pôle  Audits  au sein du
  SFC.

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• DEROULEMENT DE LAUDIT
• - Prise de contact (mél, téléphone, lettre)
  avec le Directeur dunité
• - choix aléatoire dun panel dévènements de
  gestion dans
• chaque domaine dactivité,
• - déplacement du pôle daudits sur site,
• - examens des pièces justificatives et du
  respect des procédures
• au sein du laboratoire audité,
• - compte-rendu oral auprès du Directeur dunité
• - rapport daudit