Algunos apuntes sobre eventos

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Algunos apuntes sobre eventos

• Síntesis de apuntes sobre organización de eventos
  (desde fiestas sociales, ferias, campañas
  filantrópicas, etc.)

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Por qué Eventos

• La palabra Evento significa Acontecimiento o
  suceso imprevisto, suceso imprevisto o de
  realización contingente. A pesar de su
  significado, el uso frecuente hizo que la Real
  Academia aceptara la palabra Evento cuando
  alguien se refiere a una reunión de naturaleza
  variada, desde una fiesta, un desfile, una
  convención o una exposición.

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Evento acontecimiento con previa organización en
donde confluyen que personas con algo en común.

• Son planificados porque requieren de un orden y
  pautas para maximizar recursos y minimizar
  riesgos.
• Un grupo de personas tienen un interés que los
  une.
• Hay objetivos cada uno desde su lugar tiene
  metas por alcanzar basadas en cierta necesidad
  el expositor, el organizador, el visitante, etc.

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Los eventos pueden clasificarse según diversos
criterios

• Gubernamentales, no gubernamentales, corporativos
  y particulares.
• Internos o Externos.
• Amplio o limitado.
• Temáticas,religiosas,de colectividades,etc.
• Carácter formales, informales, etc.

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Otro criterios los clasifica

• de intercambio(mesa redonda, foro, debate)
• de capacitación(seminarios, coloquios y las
  macroreuniones)
• de exposición y/o venta(Ferias y exposiciones)
• Gastronómicos (desayunos, brunch, cenas,
  almuerzos, cocteles).
• Sociales (desfiles, entrega de distinciones,
  etc.)
• Empresarios (Conf. Prensa, worshop, promociones)
• de esparcimiento (espectáculos)
• Culturales (recitales, festivales de música y
  danza, etc)

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Análisis de cada tipo de evento

• Eventos gubernamentales
• convocados por organismos oficiales, que cuentan
  en su estructura con áreas que manejan estos
  temas en particular.

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Análisis de cada tipo de evento

• No gubernamentales
• Dentro de esta categoría podemos ubicar a toda
  entidad incluida dentro de las instituciones que
  no persiguen fines de lucro como por ejemplo,
  fundaciones , ONGs, cámaras profesionales,
  federaciones, asociaciones, cámaras de comercio,
  universidades, etc.

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Análisis de cada tipo de evento

• Los eventos de tipo Corporativo (o mejor dicho
  los empresarios)son aquellas múltiples reuniones
  y acontecimientos convocados por las empresas con
  diferentes finalidades y objetivos, como por
  ejemplo los lanzamientos de un producto o
  servicio al mercado, una conferencia de prensa,
  celebraciones,etc.

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Otra forma de clasificarlos

• Otra manera de clasificar a los eventos acepta
  una división básica al distinguirlos en ABIERTOS
  en donde existe un acceso libre abonando arancel
  de inscripción.
• La segunda acepción es distinguirlos como
  CERRADOS donde sólo puede asistir por medio de
  una invitación.

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Objetivos de los eventos

• Existen Objetivos Generales o Globales donde hay
  del tipo Informativo, Resolutivo (análisis y
  búsqueda de una solución al planteo de un
  problema), de Imagen (institucionales y
  comerciales), de optimización de los recursos
  humanos (motivación, capacitación,
  especialización, información, etc.)

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Objetivo general y objetivos específicos

• Objetivo general optimizar la imagen
  institucional.
• Objetivos específicos mejorar las comunicaciones
  internas, lograr fidelización con sus públicos
  internos y externos. Posicionar las marcas.etc.

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Marketing de Eventos

• Todo plan de Eventos debe orientarse al cliente.
• Un buen organizador debe ser ante todo un buen
  asesor.
• Para asesorar eficientemente para hablar claro se
  debe escuchar bien.
• Una acción de MKT es lo que ayude a la promoción
  del servicio para lograr su contratación.

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Plan de Marketing

• Implicará analizar el proyecto a priori para ver
  si es viable.
• Análisis F.O.D.A.
• FORTALEZAS
• OPORTUNIDADES
• DEBILIDADES
• AMENAZAS

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Ceremonial

• Actúa como facilitador de las interrelaciones.
  Contemplar el ejercicio de las reglas prácticas
  del buen tono social revelan respeto y cortesía.

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En qué consiste?

• En actos, recepciones y ceremonias de carácter
  formal, que tienen lugar en un ámbito público,
  institucional o empresario, dentro y fuera de la
  sede de la entidad, será necesario reconocer las
  normas protocolares que eviten la provocación de
  algún incidente grave.

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en qué ocasiones puede aplicarse?

• Actos de diversa índole botaduras,
  inauguraciones.
• Actos patrios.
• Entrega de premios, distinciones
• Firmas de acuerdo.
• Conferencias de Prensa y Congresos.
• Comidas y recepciones formales.
• Bendición de instalaciones.
• Homenajes, conmemoraciones y Honras fúnebres.
• Corte de cinta.

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Planificación de una fiesta

• VENTA Entrevista al Cliente. Escuchar, Informar
  - Guiar y Asesorar.
• PLANIFICACIÓN Asignación y supervisión de tareas
  en todas las etapas previas y durante el evento.
  DESDE Proyecto Contacto /Contratación y
  seguimiento de personal y proveedores.HASTASuperv
  isión del evento.
• SERVICIO Puesta en marcha y desarrollo del
  evento.

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Calendarización

• Cronogramaes la regulación de los tiempos.
• Se traza a partir de los objetivos. Deben
  enlistarse todas las actividades fijando el
  momento justo y la duración fijando un margen
  adecuado para imprevistos.
• Sobre una plantilla se trasladan las actividades,
  si hay simultáneas, enganchadas, etc.

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Presupuesto

• Formular planes para un período a futuro en
  términos contables.
• Involucra
• - Ingresos.
• - Egresos.
• - Previsiones.
• - Ganancias.

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Pasos a seguir

• Con la aceptación del presupuesto se deberá
  concertar una segunda entrevista para lograr
  definiciones.
• Menú asentar por escrito cada detalle y/o
  cambio, reconfirmar para seguridad del cliente y
  al vendedor para transmitir un mensaje y
  garantizar prolijidad y eficacia.
• Proponer opciones ambientación, animación, etc.

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El plan se hace conforme al Brief realizado

• Es la manera organizada, consciente y continuada
  de seleccionar las mejores alternativas
  disponibles para lograr metas específicas.
• Es un curso de acción propulsado por una cadena
  de decisiones y responde a la formulación común
  de qué hacer, cómo hacerlo, cuando, quién debe
  hacerlo, qué medios utilizar.
• El brief es una herramienta fundamental para
  armar una archivo completo de trabajos
  realizados, de datos para potenciales eventos,
  información.
• Algunos datos son imprescindibles mientras que
  otros son info complementaria.

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Ferias y exposiciones

• evento que consiste en la instalación en un
  predio abierto o cerrado mediante el alquiler de
  espacios, de una cantidad de stands o lacales,
  organizada por un ente independiente de manera
  periódica en un mismo lugar geográfico. Los
  participantes deben cumplir los requisitos y
  podrían exhibir, vender o dar a conocer sus
  productos o servicios.

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Servicio alternativas

• Los comensales son servidos por el personal del
  salón.
• Autoservicio los comensales toman un plato
  colocados en la mesa del buffet o en una mesa
  auxiliar y en la recorrida van sirviendose.
• Servicio combinado se trata de autoservicio de
  las ensaladas, terrinas y guarniciones y el
  personal trincha carnes y las sirve Ordena y
  preserva la imagen de los platos.

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Las Invitaciones

• CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIÓN.
• NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO,
  DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIÓN, EVENTO, MOTIVO,
  OBJETIVOS.
• INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL
  EVENTO ,NO MENOS DE 6 MESES.
• INVITADOS LOCALES NO MENOS DE 15 DÍAS.
• RESPUESTA 48 HS. DE RECIBIDA.
• CONFIRMADA LA ASISTENCIA NO SE DECLINARÁ SALVO
  FUERZA MAYOR.

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Las invitaciones

• TARJETONES DE CARTULINA BLANCA DE DISTINTOS
  GRAMAJES.
• TIPOGRAFÍA SOBRIA, ELEGANTE, HABITUALMENTE EN
  TINTA NEGRA.
• PUEDE O NO COLOCAR EL MOTIVO DE LA REUNIÓN.
• TARJETAS PRE-IMPRESAS CON PUNTEADO A COMPLETAR EN
  FORMA MANUSCRITA CON PLUMA.

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Saber más acerca de las invitaciones

• INDICAR QUE ESPERA CONFIRMACIÓN
• S.R.C. (SE RUEGA CONTESTAR)
• P.R. (PARA RECORDAR)
• P.M. (POUR MÉMOIRE)
• R.S.V.P (RESPONDEZ SIL VOUS PLAIT)
• CONTESTAR A 48 HS. DE RECIBIDA.
• INVITACIÓN POR TELEFONO O PERSONAL TARJETA POR
  MEMOIRE, NO REQUIERE RESPUESTA.
• SI CONTESTA POR ESCRITO El Sr. XX y Sra.
  agradecen y aceptan complacidos su invitación...

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Las ferias

• evento que consiste en la instalación en un
  predio abierto o cerrado mediante el alquiler de
  espacios, de una cantidad de stands o lacales,
  organizada por un ente independiente de manera
  periódica en un mismo lugar geográfico. Los
  participantes deben cumplir los requisitos y
  podrían exhibir, vender o dar a conocer sus
  productos o servicios.

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Exposiciones

• Consiste en la disposición de diversos stands en
  donde se muestran productos, servicios o bienes
  sin que estos puedan ser vendidos.
• Tienen participación abierta similar a la feria,
  organización independiente y realizada en forma
  NO periódica en diversas ciudades.

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Predio / Stands

• Planificación racional de los espacios.
• Contemplar medidas generosas para el paso.
• Ubicación puntos calientes y fríos.
• Valores acorde a las medidas/ubicación.
• Servicios a veces son determinante de valor.

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Comunicaciones de eventos

• Publicidad.
• Promoción.
• Prensa

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Prensa principales herramientas

• Gacetillas
• Comunicados de prensa
• Conferencias de Prensa
• Declaraciones verbales
• Entrevistas
• Dossiers
• Artículos y publirreportajes

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Conocer a los medios

• - Tirada - Difusión - Tasas de audiencia - tasas
  de circulación
• - Perfil de Lectores o audiencia
• - Política empresarial del medio.
• - Contenido de las informaciones
• - Toma de posiciones en materia política, social
  o económica.

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Las gacetillas

• Son breve mensajes escritos que comunican con
  criterio periodístico una novedad. Ese criterio
  está dado por una redacción objetiva que reporta
  hechos comprobables.
• Es un recurso muy común y mal utilizado por un
  exceso de envíos y por los defectos en la
  redacción

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Organización de campañas de fondos.

• Organizaciones con objetivos puntuales, que
  suelen disolverse grupos de emergencia por
  catástrofes, estudiantes y viajes de egresados,
  sociedades de fomento.

• Organizaciones religiosas, gremiales,
  profesionales, cámaras de comercio.
• Cooperadoras
• Instituciones sociales culturales,fundaciones,
  deportivas.

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Búsqueda de sponsors

• Prospectar categorizar el mercado.
• Diseñar carpeta del proyecto habla por él.
• Cuantificación y cualificación del proyecto,
  argumentar las intenciones, estadísticas, planes
  de contingencia, costos, seguros, etc.
• Planteo original y factible.
• Abordaje eficaz capacidad de negociación.

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Presentación de un proyecto

• Marco general presentación, qué hacemos, cómo,
  cuando, quien.
• Programa general. Cronograma.
• Recursos necesarios.Seguros, soportes.
• Comunicación público que será alcanzado, medios
  que apoyarán, estimación de resultados, cantidad
  de audiencia.
• Organizadores antecedentes, respaldo
  institucional, apoyos (declaración de interés)
  respaldos, etc.