Informtica Aplicada a la Gestin de Empresas - PowerPoint PPT Presentation

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Informtica Aplicada a la Gestin de Empresas

Description:

... pulsamos con el rat n encima de ella, cambiando de libro activo, por lo que se ... libro,pero no restringe el acceso al contenido de las hojas de c lculo que s ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Informtica Aplicada a la Gestin de Empresas


1
  • Informática Aplicada a la Gestión de Empresas
  • Temario
  • Las funciones en Excel
  • Funciones estadísticas más utilizadas
  • Funciones de búsqueda y referencia (BuscarV y
    BuscarH)
  • Funciones lógicas o condicionales.
  • Referencias a datos de otras hojas del mismo
    libro (internas) y a otros libros (externas).

2
  • Informática Aplicada a la Gestión de Empresas
  • Temario
  • Cómo proteger una celda, una hoja y un libro.
  • Cómo insertar imágenes, cuadros de texto, etc.
  • Cómo importar un archivo a/desde el formato
    Excel.
  • Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo.

3
  • Las Funciones en Excel

Las funciones son fórmulas predefinidas o
integradas por Excel que realizan cálculos
utilizando determinados argumentos mediante una
sintaxis concreta, simplificando la introducción
de fórmulas complejas, aunque también pueden
realizar cálculos simples. La función más
utilizada es la de Autosuma.
4
  • Las Funciones en Excel

Podremos introducir funciones desde la barra de
herramientas estándar (botón fx), o bien, desde
el comando INSERTAR/FUNCION. Al seleccionar
cualquiera de las funciones de la columna derecha
de la paleta de funciones, aparece en la parte
inferior de la ventana una descripción de la
utilidad de la función, así como una muestra de
su sintaxis.
5
  • Las Funciones Estadísticas más utilizadas en
    Excel (I)
  • Existen varias funciones estadísticas que se
    utilizan con mayor frecuencia. Éstas son las
    siguientes
  • Función Promedio.
  • PROMEDIO(Número1Número2......)
  • Función que nos devolverá la media aritmética de
    los números o el rango encerrado entre
    paréntesis.
  • Funciones Mínimo y Máximo
  • MAX(Números)    MIN(Números)
  • devuelven los valores máximo y mínimo
    respectivamente de una lista de números.

6
  • Las Funciones Estadísticas más utilizadas en
    Excel (II)
  • Función Moda.
  • MODA(Números)
  • Proporciona como resultado el valor que más se
    repite en un rango dado.
  • Función Contar y Contara
  • CONTAR(Rango)
  • Cuenta las veces que aparece un elemento numérico
    en una lista.
  • CONTARA(Rango)
  • Cuenta las celdas no vacías en un rango dado.

7
  • Las Funciones Estadísticas más utilizadas en
    Excel (III)
  • Función Contar.si
  • CONTAR.SI(Rango)
  • Cuenta las celdas en el rango que coinciden con
    la condición dada.
  • Función Mediana
  • MEDIANA(Números)
  • Halla el número que se encuentra en medio de un
    conjunto de números, es decir, la mitad de los
    números es mayor que la mediana y la otra mitad
    es menor.

8
  • Funciones de búsqueda y referencia

En este caso, elegiremos la Categoría Búsqueda y
referencia en el lado izquierdo de la ventana y
BuscarV en el lado derecho. Al seleccionarlo,
Excel nos muestra los argumentos de la función,
así como, progresivamente al ir agregando dichos
argumentos, nos explica lo que significa cada uno
de ellos.
9
  • Funciones de búsqueda y referencia

Cómo encontrar la Función BUSCARV
10
  • Funciones de búsqueda y referencia

La función BuscarV busca un valor específico en
la primera columna de una matriz y nos será útil
siempre que nuestros datos estén ordenados por
columnas. La función devuelve el valor buscado en
la misma fila de la columna especificada en uno
de los argumentos. BUSCARV(Valor_
buscadoMatriz_buscar_enIndicador_columnasOrdena
do) A r g u m e n t o s a) Valor_ buscado es
el valor que se busca en la primera columna de la
matriz, que puede ser un valor o una cadena de
texto.
11
  • Funciones de búsqueda y referencia

b) Matriz_buscar_en es la matriz de información
donde se buscan los datos. Se debe utilizar una
referencia a un rango o un nombre de rango para
referirse a esa matriz. c) Indicador_columnas es
el número de la columna de la Matriz_buscar_en
desde la cual debe devolver el valor
coincidente. d) Ordenado éste es un campo
opcional. Es un valor lógico que puede ser
VERDADERO o FALSO.
12
  • Funciones de búsqueda y referencia

Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite,
la función devuelve un valor aproximado, es
decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá
un valor inmediatamente menor que Valor_buscado
que encuentre en la matriz. Si el argumento
Ordenado es FALSO, devuelve el valor buscado y si
no encontrara ningún valor, devolverá el valor de
error N/A. Si queremos que localice un valor
exactamente igual, pondremos entonces, FALSO.
13
  • Funciones de búsqueda y referencia

Argumentos de la función BUSCARV
14
  • Funciones de búsqueda y referencia

En cuanto a la función BUSCARH, ésta se utilizará
cuando tenemos una matriz ordenada por filas.
Esta función buscará un valor en la fila superior
de una tabla o de una matriz de valores y
devolverá un valor en la misma columna de la fila
especificada como tercer argumento. La sintaxis
es como sigue BUSCARH(Valor_ buscadoMatriz_busc
ar_enIndicador_filasOrdenado) A r g u m e n
t o s
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  • Funciones lógicas o condicionales.

El uso de estas funciones proporciona
flexibilidad, debido a que permiten que una celda
o rango adopte distintos valores en función de
cuáles sean los valores de otras celdas, ya sean
de la misma hoja, de otras hojas del mismo libro
o de libros diferentes. En su formato más simple,
la sintaxis de la función lógica es SI
(condiciónacción 1 acción 2) Por tanto, el
valor que se la asignará a la celda que contenga
esta fórmula será el que derive de la acción 1,
si la condición es cierta, y el de la acción 2
en caso de que la condición sea falsa.
16
  • Funciones lógicas o condicionales.

Para construir las condiciones se usan los
operadores lógicos gt gt lt
lt ltgt mayor mayor o igual
igual menor o igual menor
distinto Excel evalúa la condición y devuelve
VERDADERO su la condición se cumple y FALSO. en
caso contrario. Se pueden usar números, rótulos
o fórmulas para construir condiciones, todo
dependerá del problema concreto que queramos
resolver.
17
  • Funciones lógicas o condicionales.

El condicional SI puede, a su vez, incluir
funciones condicionales, pudiendo así anidar
(usar una función condicional como argumento de
otra función condicional) hasta siete veces, de
forma que la flexibilidad a la hora de resolver
los modelos de hoja de cálculo es muy
amplia. SI (condición 1 SI(condición 2
acción 1, acción 2) acción 3)
V
V
F
F
18
  • Referencias internas y externas.
  • Referencia interna En Excel podemos hacer
    referencias al contenido de una celda que se
    encuentre en otra hoja del mismo libro, a esto lo
    llamamos referencia interna. La celda a la que se
    hace referencia puede contener valores, textos,
    fórmulas, etc. y también podrán realizarse
    operaciones con ellos.
  • La sintaxis que se escribirá en la barra de
    fórmulas para hacer referencia en cualquier celda
    de la Hoja 1 al contenido de la celda A1 de la
    Hoja 2, por ejemplo Hoja2!A1

19
  • Referencias internas y externas.

Un procedimiento más simple es tener abiertos
ambos libros simultáneamente y cuando queramos
introducir la referencia externa, pulsamos con el
ratón encima de ella, cambiando de libro activo,
por lo que se escribirá automática y
correctamente esta referencia. Referencia
externa es la referencia a una celda o rango de
otros libros o a un nombre definido en otro
libro.
20
  • Referencias internas y externas.

Su sintaxis empieza por una comilla sencilla ('),
la ruta donde se encuentra almacenado el libro en
cuestión, el nombre de dicho libro y su extensión
entre corchetes, el nombre de la hoja, otra
comilla simple, el símbolo de admiración (!) y el
rango de celdas que se deseen referenciar. 'RUTAN
OMBRELIBRO.xlsNOMBRE HOJA'!RANGO
21
  • Cómo proteger una celda, una hoja...
  • En Excel es posible proteger una hoja, una celda
    o un libro por varios motivos, por ejemplo
  • Para evitar que, accidentalmente, modifiquemos el
    contenido de la hoja, libro o celda en cuestión.
  • Para evitar que otras personas puedan introducir
    y/ modificar datos o borrar fórmulas muy
    complejas.
  • Para evitar que otras personas puedan acceder a
    los datos contenidos en una hoja de cálculo. Esta
    opción se activa mediante contraseña.

22
  • Cómo proteger una celda, una hoja...
  • -Para limitar el acceso a una hoja de cálculo se
    utilizan los siguientes comandos
  • MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER HOJA
  • Aquí tenemos dos opciones
  • NO poner contraseña y darle a ACEPTAR. En este
    caso, para poder acceder de nuevo a la hoja de
    cálculo y modificarla bastará con realizar la
    siguiente operación mediante los comandos
    HERRAMIENTAS/OPCIONES/PROTEGER/DESPROTEGER HOJAS

23
  • Cómo proteger una celda, una hoja...
  • Incluir una contraseña. En este caso, tendremos
    que colocar una contraseña, la cual tendremos que
    escribirla dos veces. De este modo, la hoja no
    será visible a no ser que introduzcamos la
    contraseña.
  • -Para proteger un libro de Excel
  • La protección de los libros de Excel permite
    restringir la modificación de la estructura de un
    libro,pero no restringe el acceso al contenido de
    las hojas de cálculo que sí pueden modificarse.
    Esta opción se activa mediante los comandos
    MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER LIBRO

24
  • Cómo proteger una celda, una hoja...

También podemos colocar, opcionalmente, una
contraseña. A través de esta contraseña será
posible modificar la estructura del libro. De la
misma forma, se puede desactivar la protección
mediante los comandos MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/
DESPROTEGER LIBRO Si le hemos puesto contraseña,
la pedirá y a partir de allí, una vez
desprotegido, se podrá modificar la estructura
y/o ventanas del libro.
25
  • Cómo proteger una celda, una hoja...

-Para proteger determinadas celdas de una hoja de
cálculo Cuando trabajamos con una hoja de cálculo
constantemente, sucede que utilizamos fórmulas,
plantillas, etc., las cuales en muchos casos no
deseamos que sean modificadas, por nosotros
accidentalmente o por otros usuarios de la
misma. De esta forma, cuando protegemos una HOJA
DE CÁLCULO, estamos protegiendo TODAS LAS CELDAS.
26
  • Cómo proteger una celda, una hoja...

Esto es así porque Excel trae, por defecto, la
opción de proteger todas las celdas de una hoja
cuando activamos la protección de hojas. Sin
embargo, para desproteger las celdas que NO
contengan fórmulas, o que podrán ser modificadas,
antes de proteger la hoja deberemos desactivar la
opción de protección que contiene mediante los
comandos MENU/FORMATO/CELDAS/PROTEGER Y
desactivaremos la opción Bloqueada
27
  • Cómo proteger una celda, una hoja...

Esto lo realizaremos para cada celda o conjunto
de celdas que queramos desproteger,es decir, que
se desean o puedan ser modificadas posteriormente
por cualquier usuario. Por lo tanto, esta
operación deberá realizarse en las celdas que
contengan datos que puedan variar y ANTES de
proteger la hoja.
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  • Cómo insertar imágenes, cuadros de texto...

En una hoja de cálculo también podemos introducir
imágenes ya sea desde archivo, prediseñadas, de
Word Art y autoformas. Para insertar imágenes en
la hoja de cálculo se utilizan los siguientes
comandos MENU/INSERTAR/IMAGEN Y seleccionamos
qué tipo de imagen deseamos insertar.
29
  • Cómo insertar imágenes, cuadros de texto...

Si la imagen a insertar está dentro de un
archivo, habrá que especificar la ubicación de
éste. La primera carpeta que se abre es la de
Mis imágenes, pero puede desplegarse la pestaña
donde dice Buscar en y seleccionar la ubicación
correcta de la imagen. Para insertar las imágenes
prediseñadas que trae Office, dibujos, cuadros de
texto etc. lo mejor es activar la Barra de
Herramientas de Dibujo
30
  • Cómo insertar imágenes, cuadros de texto...

Si no está visible, puede activarse mediante los
siguientes comandos MENU/VER/BARRA DE
HERRAMIENTAS Y activamos la opción DIBUJO.
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  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel

Una de las prestaciones del paquete Office
consiste en la compatibilidad entre las
diferentes aplicaciones que lo componen. Por
ejemplo, se pueden importar archivos desde Word
a Excel. Por ejemplo, tenemos una tabla en Word y
queremos trasladarla a Excel para realizar
cálculos con su contenido. Lo único que tenemos
que hacer es copiar la tabla en el portapapeles y
pegarla en la hoja de cálculo con el pegado
especial, como texto o texto unicode.
32
  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel

Mediante estos comandos MENU/EDICION/PEGADO
ESPECIAL También se podría realizar la operación
contraria si tenemos un archivo de Excel y lo
pasamos a Word. Se actúa de la misma manera,
copiando la tabla en el portapapeles y luego para
copiarlo en el Word, nos situamos en la hoja y le
damos a pegado especial, en este caso,
seleccionaríamos el formato RTF, el cual guarda
las características de fuentes y tablas.
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  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel
  • También existen otros formatos de pegado
    especial.
  • Al pasar un documento de Excel a Word
  • Si pegamos como Hoja de Cálculo de Microsoft
    Excel Objeto estaríamos pegando todo el libro
    dentro de la hoja de word, con lo cual, podríamos
    modificar cualquier dato o fórmula desde allí,
    sin necesidad de volver a la hoja de cálculo
    original, modificarla y repetir la operción de
    Copiar y Pegado Especial.

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  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel

Si pegamos como Texto sin formato, se copia solo
el texto, sin formato de fuentes, ni de tablas,
ni colores... Si pegamos como Imagen, se copia
como si fuera una foto, con lo cual no se podrá
modificar ningún parámetro del documento. Si
pegamos como mapa de bits es también un formato
de imagen mejorada. Ocupa muchísima memoria y
espacio en disco, pero la imagen es exactamente
igual a la que se ha copiado.
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  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel
  • Al pasar un documento de Word a Excel
  • Si pegamos como Objeto Documento Microsoft Word
    estaremos copiando, dentro de la hoja de cálculo,
    el mismo documento pero en formato word, con lo
    cual se podrá acceder a cambiar cualquier dato
    del mismo desde la hoja de cálculo, sin tener que
    ir al documento original. El problema es que
    generalmente este formato ocupa más espacio en
    disco.

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  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel
  • Al pasar un documento de Word a Excel
  • Si pegamos como Imagen (metarchivo mejorado), se
    copia como una imagen vectorial, lo cual, a la
    hora de utilizar impresoras de alta resolución
    queda mejor que el mapa de bits, ocupando mucho
    menor espacio en disco. No se podrá modificar
    ningún parámetro del documento con este formato.

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  • Cómo importar un archivo a/desde el formato de
    Excel
  • Al pasar un documento de Word a Excel
  • Si pegamos con Formato HTML se inserta el
    contenido del portapapeles con formato de
    hipertexto (igual que el que se utiliza para las
    páginas web)
  • Finalmente, si pegamos como Texto Unicode o
    Texto, insertaremos como texto, sin conservar el
    aspecto de tabla, fuentes, etc.

38
  • Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo.
  • Podemos introducir comentarios en una hoja de
    cálculo para
  • Explicar el contenido de una celda, el resultado
    de una fórmula, etc.
  • Introducir o agregar notas referentes al
    contenido de las celdas, para aclarar o explicar
    lo que queramos, con respecto a ese trabajo.

39
  • Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo.
  • Para introducir comentarios debemos situarnos en
    la celda donde queramos introducirlo y luego
  • Utilizar los comandos
  • MERNU/INSERTAR
  • Y hacemos clic en Comentario
  • Ó utilizar el botón derecho del ratón y hacer
    clic en Insertar Comentario.

40
  • Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo.

Nos aparece entonces un cuadro de texto en color
amarillo, el que debemos rellenar con las
aclaraciones o comentarios pertinentes. La celda
en la cual se ha introducido un comentario
quedará marcada de color rojo en el extremo
superior derecho y en cuanto nos situemos encima
con el cursor aparecerá el comentario. El
comentario podrá estar siempre visible si,
situándonos sobre la celda que lo contiene, le
damos con el botón derecho del ratón a Mostrar
comentario.
41
  • Cómo introducir comentarios en la hoja de cálculo.

Para ocultar el comentario y hacerlo sólo
visible cuando pulsemos sobre él, habremos de
hacer clic en Ocultar comentario.
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