Buscando Indicadores de Desempeo

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Buscando Indicadores de Desempeño
Sistema de Evolución y Alerta de Proyectos -
SEAP Semáforo Versión 1.0
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Temario

• Resumen ideas principales
• Por qué utilizar SEAP? Beneficios
• Explicación del sistema
• Necesidades del sistema
• Resumen

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Resumen ideas principales

• SEAP es un sistema de indicadores, que es un
  mecanismo sistemático y permanente de monitoreo
  del avance, resultado y alcance de la operación
  diaria, para evaluar el cumplimiento del quehacer
  institucional, a través de indicadores y metas.
• Permite observar la evolución de la ejecución de
  los proyectos

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Por qué utilizar SEAP? - Beneficios

• Permite medir los resultados de la ejecución de
  los proyectos que se encuentran enmarcados en los
  ejes estratégicos que se han propuesto para su
  posterior análisis, evaluación y corrección en
  caso de ser necesario.
• Muestra y alerta a simple vista sobre como se
  está ejecutando un proyecto.
• Alerta sobre la necesidad de tomar medidas
  correctivas en caso de que los resultados que se
  obtienen sean distintos respecto a lo que se
  había previsto en una primera instancia (desvío).

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Explicación del Sistema

• Para que el sistema funcione, se requiere que
  cada organismo planifique los proyectos que
  piensa implementar, teniendo en cuenta tanto
  variables endógenas como exógenas (recordar la
  matriz FODA), previendo la cantidad que se piensa
  producir en cada período durante los cuales se
  ejecuta cada proyecto.
• Los únicos datos que el usuario debe ingresar al
  sistema son la cantidad real que se produce en
  cada período (que es un dato que se logra una vez
  cumplido ese período) y lo que se pretende
  producir en cada período (es un dato que se debe
  ingresar al principio del proyecto).

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Explicación del Sistema Vista del SEAP
Esta es la vista que aparece una vez abierto el
archivo. En las Columnas N a H aparece la
expresión Div/0! que significa que se está
queriendo calcular algo sobre 0 (cuestión que
matemáticamente no existe). Esto ocurre porque
las mencionadas columnas están preparadas para
brindar un resultado que por el momento no está
completo. No hay que darle importancia ya que a
medida que se vaya completando la columna G, la
expresión se irá modificando por los cocientes
resultantes. En las columnas N hasta P, no
aparece ningún gráfico de barras. El mismo
surgirá a medida que se vayan completando los
datos
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Explicación del Sistema - continuación
Ejes Indica los ejes que han sido
definidos Tecnología Gestión Difusión Informaci
ón
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Explicación del Sistema - continuación
Objetivo Indica los objetivos que fueron
consensuados y en los cuales deben enmarcarse los
proyectos. Los objetivos guardan estrecha
relación con los ejes. En el ejemplo para el eje
propuesto un objetivo es Fortalecer los
proyectos de conectividad implementados en todo
el interior provincial
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Explicación del Sistema - continuación

• Indicador Muestra los indicadores propuestos.
  Deben encuadrarse en alguna de las siguientes
  categorías
• Eficiencia - Calidad
• Eficacia - Mix entre ella
• Para el ejemplo se seleccionó un indicador de
  eficiencia Porcentaje de conectividades
  realizadas en el período.

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Explicación del Sistema - continuación
Fórmula Muestra la fórmula del indicador. En el
ejemplo la fórmula es Total conectividades /
Total previsto. El resultado de este cociente se
muestra en la columna Cálculo (H)
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Explicación del Sistema - continuación
Período Indica los períodos en los cuales se va
a desarrollar el proyecto y en las cuales se
procede a calcular la evolución del proyecto.
Puede medirse en días, meses, años, etc. En el
ejemplo los distintas etapas van de 1 a 6 (meses,
años, etc.)
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Explicación del Sistema - continuación
Cantidad Es una de las dos columnas en las
cuales el usuario debe ingresar los datos. Es el
numerador de la fórmula (columna D) Se ingresa la
cantidad de producto que se logró en un
período. Es un dato que se logra una vez
finalizado el período. En el ejemplo Período 1
90 conexiones Período 4 0 conexiones Período
2 100 conexiones Período 5 0
conexiones Período 3 50 conexiones Período 6
80 conexiones
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Explicación del Sistema - continuación
Previsto Es la otra columna que debe ser
completada por el usuario. Indica la cantidad de
producto que se ESTIMA se logrará en cada
período. Es un dato que debe ingresarse al
inicio del proyecto. Es el denominador de la
fórmula (Columna D) En el ejemplo se estima que
en cada período se realizarán 100 conexiones por
cada período
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Explicación del Sistema - continuación
Cálculo Indica en porcentaje, el cumplimiento
del objetivo en el período. Es el resultado de la
fórmula del indicador (Columna D) En el ejemplo
los resultado son Período 1 90 (90/100)
Período 4 0 (0/100) Período 2 100
(100/100) Período 5 0 (0/100) Período 3 50
(50/100) Período 6 80 (80/100)
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Explicación del Sistema - continuación
Meta Parcial Indica el grado de avance que se
pretende obtener hasta un determinado período
sobre el total previsto. Se calcula
automáticamente en función de la cantidad
acumulada prevista hasta el período sobre la
cantidad total prevista. Ambos datos se obtienen
de la columna G. En el ejemplo Período 1 16,67
(100/600) Período 4 66,67 (400/600) Período 2
33,33 (200/600) Período 5 83,33
(500/600) Período 3 50,00 (300/600) Período 6
100,00 (600/600)
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Explicación del Sistema - continuación
Grado de Avance Indica la cantidad realmente
producida hasta un período sobre el total
previsto. Se calcula automáticamente en función
de la cantidad producida hasta el período
(columna F) sobre el total previsto (columna
G). En el ejemplo Período 1 15,00
(90/600) Período 4 40,00 (240/600) Período 2
31,67 (190/600) Período 5 40,00
(240/600) Período 3 40,00 (240/600) Período 6
53,33 (320/600)
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Explicación del Sistema - continuación
Avance Parcial Indica el grado de avance que se
produjo realmente, comparando lo producido hasta
el período con lo planificado hasta ese mismo
momento. Se calcula automáticamente en función
de la cantidad producida hasta el período
(columna F) sobre el total previsto hasta el
período (columna G). En el ejemplo Período 1
90,00 (90/100) Período 4 60,00
(240/400) Período 2 95,00 (190/200) Período 5
48,00 (240/500) Período 3 80,00
(240/300) Período 6 53,33 (320/600)
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Explicación del Sistema - continuación
Desvío Ofrece un impacto visual que alerta sobre
la marcha del proyecto. El resultado que se
obtiene es la diferencia entre el 100 y el
avance parcial (columna K). El semáforo estará
en VERDE si el desvío es menor o igual a 0,15
AMARILLO si está entre 0,16 y 0,50 ROJO si
es mayor o igual a 0,51 En el ejemplo Período
1 0,10 (100-90) Período 4 0,40
(100-60) Período 2 0,05 (100-95) Período 5
0,52 (100-48) Período 3 0,20
(100-80) Período 6 0,47 (100-53,33)
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Explicación del Sistema - continuación
Fuente Cita la fuente de donde se obtienen los
datos para la realización de los cálculos.
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Explicación del Sistema - continuación
Gráfico Muestra de manera gráfica la comparación
entre lo que se había previsto realizar en cada
período y lo que efectivamente se realizó. A
mayor distancia entre las líneas, mayor es el
desfasaje entre lo previsto y lo realizado.
También permite observar como fue la tendencia a
lo largo del proyecto.
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Necesidades del Sistema

• Que los proyectos se encuadren en los ejes y
  objetivos propuestos.
• Buscar dentro de las categorías propuestas, el
  indicador adecuado, el más representativo que nos
  permita sacar las mejores conclusiones.
• Que se prevea la cantidad de períodos en el cual
  se va a desarrollar el proyecto.
• Una vez finalizado un período, completar el dato
  sobre la cantidad producida en ese período.
• Al inicio del proyecto se debe completar la
  cantidad que se estima se producirá en cada
  período.
• Analizar los resultados y tomar medidas
  correctivas en caso de ser necesario.
• Hacer propuestas de mejora al sistema para
  enriquecerlo.

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Resumen

• El objetivo es realizar una primera aproximación
  a un sistema de indicadores y alertas.
• Permite observar como evoluciona la ejecución de
  un proyecto.
• Otorga la posibilidad de evaluación de un
  proyecto y ver si se cumple en tiempo y forma
• Alerta sobre la desviación respecto a lo
  planificado de manera de poder tomar medidas
  correctivas a tiempo.
• Se cuadra en los lineamientos consensuados.
• Se deben cargas sólo un par de datos para poder
  obtener los distintos resultados