LA BUENA GESTIN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

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LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
COMUNITARIAS
Community Solutions- NESB Community
Safety Proyecto de Desarrollo y Coordinación
Auspiciado por Illawarra Forum Inc.
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ÍNDICE

• Diseño de la estructura de su organización.
• Funciones y responsabilidades generales de su
  comité de administración.
• Funciones y responsabilidades de los titulares.
• Sub-comités.

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LA ESTRUCTURA DE SU ORGANIZACIÓN

• Dibuje un mapa que incluya
• Miembros del comité de administración.
• Metas y valores de la organización.
• Órganos de financiación y otras fuentes de
  fondos.
• Miembros de la organización.
• Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios.
• Organizaciones gubernamentales y no
  gubernamentales importantes.
• Servicios prestados.
• Proyectos principales.
• Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la
  organización.

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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ

• Responsabilidad general
• Legales
• Financieras (incluye planificación)
• Gestión de los empleados y voluntarios
• Políticas y procedimientos
• Locales y equipo
• Representación y cabildeo
• Consulta a la comunidad

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RESPONSABILIDAD GENERAL

• Los comités de administración
• Son el órgano encargado de la gestión de la
  organización.
• Suelen ser elegidos durante una Asamblea General
  Anual.
• Tienen la responsabilidad jurídica del
  funcionamiento general de la organización.

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RESPONSABILIDADES LEGALES (1)

• Velar por que la organización
• Funcione según la Constitución.
• Cumpla con la NSW Association Incorporation Act
  1984.
• Funcione según las leyes y reglamentación del
  Gobierno Federal de Australia y de los Gobiernos
  Estatales y Municipales p.ej.
• Protección del menor
• Derechos de autor
• Salud e higiene ocupacionales (OHS)
• Impuestos
• Ley de Privacidad

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RESPONSABILIDADES LEGALES (2)

• Velar por que la organización
• Cumpla con sus responsabilidades legales como
  empleador.
• Se desempeñe de conformidad con los contratos de
  financiación firmados por la organización.
• Demuestre gestión responsable mediante sistemas
  contables apropiados y buenas prácticas.
• Cumpla con su Deber legal de prudencia y
  diligencia hacia sus clientes y empleados.

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RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (1)

• Velar por que la organización
• Cuente con fondos suficientes para funcionar.
• Obtenga financiación periódica
• subsidios gubernamentales/privados, colectas de
  fondos, etc.
• Cumpla con los acuerdos de financiación
• Gestión responsable, fondos utilizados para
  clientes/ servicios/ zonas geográficas
  beneficiarias, etc.

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RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (2)

• Velar por
• La preparación y aprobación de planes financieros
  y presupuestos.
• La utilización de un buen sistema de contabilidad
  y el registro actualizado y correcto de los
  ingresos y gastos.
• La supervisión y ajuste periódicos de los gastos,
  según sea necesario.
• La preparación de una Declaración anual de
  ingresos y gastos.
• La auditoría de la Declaración anual de ingresos
  y gastos, según las exigencias de la ley y las
  buenas prácticas.

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GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (1)

• Descripciones actualizadas del empleo para todo
  el personal.
• Buenos procedimientos de contratación (Igualdad
  de oportunidad de empleo) y gestión de empleados
  y voluntarios.
• Apoyo, formación y supervisión de empleados y
  voluntarios.

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GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (2)

• Responsables de la prestación de
• Condiciones de trabajo adecuadas y seguras para
  empleados y voluntarios.
• Procedimientos adecuados para el examen del
  rendimiento y para atender las quejas.
• Comunicación con trabajadores y voluntarios.
• Cumplimiento de los laudos y leyes laborales
  pertinentes.

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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

• Velar por
• La formulación y actualización de políticas y
  procedimientos estándar, según sea necesario.
• La aplicación apropiada de políticas y
  procedimientos.

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LOCALES Y EQUIPO

• Proporcionar los locales, instalaciones y
  recursos físicos necesarios.
• Mantener y administrar las propiedades y recursos
  de conformidad con las leyes y reglamentos
  pertinentes
• Legislación de salud e higiene ocupacionales

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REPRESENTACIÓN Y CABILDEO

• Representar a la organización ante la comunidad.
• Promover las metas, servicios y logros de la
  organización.
• Realizar actividades de cabildeo, presentando
  ante los políticos las cuestiones fundamentales a
  que se enfrentan la organización y los
  clientes/grupos beneficiarios/comunidad.

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CONSULTA A LA COMUNIDAD

• Comunicarse con las personas y grupos atendidos
  por la organización.
• Establecer redes en el sector de servicios
  comunitarios.
• Comunicarse con personalidades de importancia
  clave en la comunidad local.

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• FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
• DE
• LOS TITULARES

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ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN

• Miembros ordinarios.
• Ejecutivo
• Presidente
• Tesorero
• Secretario
• Miembro ejecutivo de enlace con la Administración
  Pública.
• Subcomités.
• Comités o grupos de estudio ad hoc.
• Comités asesores.

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MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (1)

• Apoyar las metas de la organización.
• Concurrir periódicamente a las reuniones del
  comité y contribuir al debate.
• Ser puntual y leer las actas, orden del día y
  otra información.
• Hacerse cargo de responsabilidades determinadas
  según sea necesario.
• Mantener la confidencialidad.
• Compartir la responsabilidad general en el
  funcionamiento de la organización.
• Participar en los procesos de planificación y
  evaluación de la organización.

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MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (2)

• Mantenerse informados sobre cuestiones relativas
  a la organización.
• Apoyar a otros miembros del comité de
  administración en sus responsabilidades.
• Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las
  metas de la organización.
• Concurrir a programas de formación/desarrollo.
• Representar a la organización y promoverla.
• Participar en delegaciones ante órganos de
  financiación y participar en las actividades de
  cabildeo.

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PRESIDENTE

• Manejar las actividades del Comité de
  administración
• incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas
  del comité, velar por el cumplimiento de las
  reglas de la constitución, hablar en nombre del
  comité, etc.
• Desempeñarse como representante oficial y
  portavoz de la organización.
• Desempeñarse en nombre del comité de
  administración y/o la asociación en casos de
  emergencia.

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SECRETARIO/A

• Trata con la correspondencia recibida y enviada
  por la organización.
• Se encarga de mantener los archivos y registros
  oficiales de la organización al día, en orden y
  disponibles cuando sean necesarios.
• Vela por que el comité formule por escrito
  políticas y procedimientos apropiados para la
  organización y por que éstos se mantengan al día
  y se pongan en práctica.

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TESORERO/A

• Prepara un presupuesto
• Supervisa los presupuestos y el flujo de fondos
• Mantiene las cuentas de ingresos y gastos
• Presenta informes financieros periódicos al
  comité
• Se encarga de la preparación, auditoría y
  presentación de las cuentas anuales (Declaración
  de ingresos y gastos) ante la Asamblea General
  Anual
• Vela por que los fondos y activos se administren
  correctamente

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MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE CON LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA

• Notifica a la NSW Office of Fair Trading
  (Secretaría de defensa de la competencia) de
  cualquier cambio en los asuntos oficiales de la
  organización, su constitución y su situación
  financiera.
• Lleva un registro de los miembros del comité.
• Presenta una Declaración anual de ingresos y
  gastos.

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SUB-COMITÉS

• Son pequeños grupos de trabajo
• Establecidos para realizar tareas que requieren
  experiencia/conocimientos o tiempo
• Responden ante el Comité de administración
• El Comité de administración puede invitar a los
  empleados, miembros del comité y otras personas a
  formar parte de los sub-comités.
• Están subordinados a las decisiones del Comité de
  administración.

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SUB-COMITÉS AD HOC Y ASESORES

• Sub-comité ad hoc
• Creado para un solo propósito
• Trata con cuestiones específicas
• Se disuelve una vez terminada su tarea
• Sub-comité asesor
• Se desempeña como observador o experto
• Produce recomendaciones para el Comité de
  administración

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RECURSOS (1)

• Para obtener mayor información sobre
• (todos consultados el 6 de junio de 2005)
• Reglas modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/
  association/modelrules.html
• Constitución de la asociación en
  sociedadwww.fairtrading.nsw.gov.au
• Deber legal de prudencia y diligencia
  www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au
  
• Cuestiones laborales www.industrialrelations.nsw.
  gov.auwww.ja.com.auwww.employersfirst.org.au
• Confidencialidad y Privacidad www.privacy.gov.au/
  act/privacyact

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RECURSOS (2)

• Para obtener mayor información sobre
• Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN,
  etc. www.ato.gov.au
• Organizaciones comunitarias y sus políticas,
  procedimientos, buen gobierno y gestión,
  cuestiones financieras y de planificación
  Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au
• Asociación de Servicios Comunitarios Locales.
  www.lcsa.org.au
• Volunteering Illawarra tel. [phone].
• Organizaciones comunitarias y su financiación y
  cuestiones financieras, liderazgo, cuestiones
  administrativas, de seguros y gestión del riesgo.
• Our Community. www.ourcommunity.com.au