Algunos Ejemplos del Mal Manejo de los Archivos en las Entidades Pblicas y sus Efectos en el Ejercic - PowerPoint PPT Presentation

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Algunos Ejemplos del Mal Manejo de los Archivos en las Entidades Pblicas y sus Efectos en el Ejercic

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Se crean riesgos en la salud de los trabajadores (alergias ) ... Se generan riesgos a la salud e integridad de los trabajadores y conservaci n de ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Algunos Ejemplos del Mal Manejo de los Archivos en las Entidades Pblicas y sus Efectos en el Ejercic


1
Algunos Ejemplos del Mal Manejo de los Archivos
en las Entidades Públicas y sus Efectos en el
Ejercicio del Derecho de Acceso a la Información
  • Ricardo Corcuera Molina
  • Coordinador de Proyectos
  • Instituto Prensa y Sociedad - IPYS

2
En Materia de Valoración de las Labores de
Archivo y de su Personal
  • Se desvalora la función de los archivos y de su
    personal
  • Se considera que el personal de los archivos son
    los menos valiosos de las entidades (castigados)
  • No se destina un presupuesto para la mejora de
    los archivos (falta de equipos y de materiales de
    trabajo).
  • No se incluye a las oficinas de archivo dentro de
    los organigramas estructurales de las entidades
  • No se permite conocer a qué área pertenece esta
    oficina y relación con otras oficinas o áreas
  • No existe claridad en las funciones de esta
    oficina y las obligaciones de su personal.

3
En Materia del Espacio Físico, Materiales,
Infraestructura y Ubicación
  • Espacios muy reducidos
  • No es posible guardar toda la información que
    produce la entidad (se elimina la información más
    antigua o es enviada a depósitos
  • Se crean condiciones inseguras para los
    trabajadores por tratar de ganar cada espacio de
    los ambientes (se colocan muebles sobre el
    escritorio de los trabajadores).
  • Poca iluminación y ventilación
  • Se crean riesgos en la salud de los trabajadores
    (alergias )
  • Los documentos se deterioran (hongos y polvo).

4
En Materia del Espacio Físico, Materiales,
Infraestructura y Ubicación
  • Muebles muy antiguos e insuficientes
  • Los documentos son ubicados en lugares no
    apropiados para su conservación (colocados en el
    suelo y en baños)
  • Se generan riesgos a la salud e integridad de los
    trabajadores y conservación de los documentos
    (muebles oxidados y a punto de caerse)
  • Elección de los ambientes en espacios inseguros
  • Los ambientes presentan deficiencias en
    infraestructura que amenazan la conservación de
    los documentos (falta de techos, convivencia con
    tuberias de agua, etc.).

5
En Materia de Funcionamiento de los Archivos
  • No existen procedimientos internos en las
    entidades públicas que permitan desarrollar
    correctamente las funciones de archivo
  • No existe una forma de archivas documentos común
    a todas las oficinas de una entidad (cada
    secretaria archiva según su comodidad)
  • No existe un procedimiento común de manejo de la
    documentación en los archivos (riesgo de pérdida
    de documentos).
  • No se considera a la información electrónica como
    información que también debe ser archivada
  • Pérdida de información de las computadoras (por
    virus o desperfectos de las máquinas o por
    borrado de la información a propósito)
  • Se pierde una oportunidad de entregar información
    a través de correo electrónico.
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