Telefnica Soluciones

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Telefónica Soluciones
La Digitalización como recurso para la Gestión
Documental

• 24/09/2003

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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Introducción evolución de la TI
Tecnología posibilitante
La promesa
El cambio
El negocio interconectado en red
Reasignación de relaciones externas Transforma
ción organizacional Rediseño de procesos y
cargos de negocios Aprendizaje de eficiencia en
las tareas
La red Computación interempresarial Infoestr
uctura empresarial Computación en grupos de
trabajo Multimedia personal
La empresa ampliada
La empresa integrada
El equipo de alto desempeño
El individuo efectivo
Fuente New Paradigm Learning Corporation
4
Introducción los SIG no cubren todas las
necesidades
CG
CP
ERP GEST. DOC.
V
P
F
RH
C
Gestión documental tradicional
Gestión del conocimiento
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Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional

• Pérdida de tiempo en la generación de documentos
  compartidos.
• Pérdida de valor por no generar una base de
  conocimiento de la empresa.
• Gasto en materiales, accesorios y equipos de
  impresión por no poder compartir documentos
  electrónicamente
• Gasto en espacio y material para el
  almacenamiento de documentos físicos.
• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de
  papel impreso.
• Archivo descentralizado cada ordenador y cada
  cajón se convierten en un archivo.
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y
  de información de los mismos.
• Mayores tiempos y costes de distribución de
  documentos.
• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la
  documentación.
• Pérdida de documentos.
• Falta de seguridad y confidencialidad en el
  acceso a la información.

GENERACIÓN
ARCHIVO
BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN
MANTENIMIENTO
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Mejores Prácticas en la Gestión Documental

• Como consecuencia de las ineficiencias en la
  Gestión Documental tradicional las organizaciones
  están implantando Iniciativas de Gestión
  Electrónica de Documentos.

GENERACIÓN
BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN
Repositorio Central Herramientas de Gestión
Documental
ARCHIVO
MANTENIMIENTO
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Implantación de una Gestión Electrónica de
Documentos

• Una Iniciativa de Gestión Electrónica de
  Documentos incluye las siguientes fases
• Organización de la información de la empresa.
• Definición de políticas y estrategias de
  organización
• Digitalización de la documentación
• OCR e indexación de toda la documentación.
• Publicación de la documentación a la
  organización.
• Gestión y mantenimiento de la documentación.

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Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica de
Documentos
Beneficios
Reducción de gastos.
Implantación Gestión Electrónica de Documentos
9
Implantación de una Gestión Electrónica de
Documentos
PUBLICACIÓN, GESTIÓN y MANTENIMIENTO
DIGITALIZACIÓN, OCR E INDEXACIÓN
ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO

• Auditoría de información.
• Estrategia de gestión del conocimiento.
• Mapa de conocimiento.
• Definición de políticas y procedimientos.
• Organización de archivos.

• Digitalización de documentos e imágenes.
• OCR.
• Captura de información.
• Indexación y clasificación.
• QA de indexaciones automáticas.

• Publicación personalizada de la información a
  múltiples usuarios.
• Gestión de archivos.
• Mantenimiento integral de la gestión documental.

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Herramientas de Gestión Documental
BIBLIOTECAS VIRTUALES

• Catalogación de fondos
• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico
• Publicación/Consulta de fondos digitales
• Préstamos/Adquisiciones

Internet Intranet
Base de Datos Documental (textos, imágenes, vide
o, sonido, otros)
GESTION DE ARCHIVOS
GESTORES DE CONTENIDO

• Organización física de los archivos
• Descripción/Indización de materiales
• Expurgo/Depuración

GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO

• Gestión de autorizaciones.
• Definición de los flujos de trabajo
• Creación de documentos modelo
• Vinculación de documentos al proceso

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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Qué es la Digitalización

• Expresar datos en formato digital. (RAE)
• Convertir una magnitud física o una señal en una
  secuencia de números según ciertas reglas
  (Diccionario Vox)
• Operación de transformar algo analógico
  entendido como algo físico y real- en algo
  digital entendido como conjunto de unidades
  lógicas denominadas bits.
• Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o
  texto) en un formato que podamos almacenar y
  modificar con el ordenador.
• Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas
  tomadas de una escena o escaneadas de documentos
  (fotografías, manuscritos, textos impresos e
  ilustraciones).

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Por qué Digitalizar
La creciente necesidad de información ha
provocado la necesidad de almacenar acceder y
distribuir documentación.

• Elimina el extravío de documentos.
• Permite un acceso rápido y fácil a la
  información.
• Permite almacenar información en múltiples
  formatos electrónicos.
• Controla el acceso a la información.
• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de
  documentos.
• Permite simultaneidad de usuarios en el mismo
  documento.

• Protege la información
• Agiliza el servicio a los clientes.
• Permite una fácil distribución de documentos vía
  Internet o intranet.
• Protege los documentos contra la acción de
  agentes externos y deterioro de los mismos.
• Optimiza el espacio físico convirtiendo montones
  de papel en soportes ópticos.

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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Aspectos Fundamentales de la Digitalización

• Formato de las Imágenes
• Resolución de las Imágenes
• Calidad de las Imágenes
• Memoria que ocupa una imagen
• Compresión de las Imágenes
• OCR La conversión de documentos escritos a
  documentos electrónicos

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1. Formato de las Imágenes

• Algunos de los factores que se debe tener en
  cuenta a la hora de elegir un formato de archivo
  para visualización son los siguientes
• Resolución.
• Calidad de imagen.
• Cantidad de memoria que ocupa.
• Nivel de compresión.
• Hay múltiples formatos de archivo disponibles en
  el mercado. Podemos saber el formato de una
  imagen gracias a su extensión. Estos son algunos
  de los más utilizados
• TIFF mejor resolución y compatible con IBM y
  Mac.
• GIF y JPEG los más comunes para las imágenes de
  acceso Web.
• PDF se usa frecuentemente para imprimir y ver
  documentos de
• múltiples páginas.

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1. Formato de las Imágenes
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2. Resolución de las Imágenes

• Es el número de píxeles mostrados en la imagen
  por las unidades de longitud.
• Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi),
  aunque también es muy habitual medirla en Puntos
  por Pulgada (dpi)
• La resolución es directamente proporcional al
  numero de Píxeles que se usen para representar
  cada unidad de área.
• La resolución, en ocasiones, marca la calidad de
  la imagen, aunque para determinar la resolución
  de una imagen hay que tener en cuenta el medio de
  distribución final.

• Imagen de alta resolución
• Mayor número de píxeles para representar cada
  unidad.
• Reproduce más detalle
• Hay transiciones de color más sutiles.

• Imagen de baja resolución
• Menor número de píxeles para representar cada
  unidad.
• Reproduce menos detalles.
• Hay menos transiciones de color.

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3. Calidad de las Imágenes

• La calidad de las imágenes no siempre viene
  representada por el uso de una resolución mayor.
• Para obtener una buena calidad lo primero es
  tener en cuenta el tipo de documento escaneado.
• Los píxeles sólo representan la información que
  tiene el documento. No hay que pensar que por
  muchos ppp que se le pongan a un documento va a
  tener mejor calidad.
• Actualmente, los software gráficos permiten
  retocar las imágenes con el finalidad de mejorar
  los documentos originales se puede eliminar
  manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al
  texto.

• EJEMPLO
• Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200
  ppp.
• Esta página sólo se va a leer en un monitor de
  ordenador.
• 90 de los píxeles han sido desechados.
• La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.

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4. Memoria que ocupa una imagen

• La memoria que ocupan los documentos está en
  relación con la resolución que se utilice en el
  escaneado de los documentos.
• A continuación se muestra una tabla que resume la
  cantidad de memoria que ocupan algunos documentos
  a diferentes resoluciones y colores

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4. Memoria que ocupa una imagen
Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio
22
FOTO DE 24 MB
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5. Compresión de las Imágenes

• Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los
  archivos para facilitar su almacenamiento,
  procesamiento y transmisión.
• Existen técnicas de compresión estándar y
  patentadas.
• Se recomienda usar técnicas estándar porque son
  totalmente compatibles con cualquier software de
  recuperación.
• Se caracteriza por tener o no tener pérdida de
  información del documento original
• Compresión sin pérdida no desecha información, y
  por tanto cuando se descomprime la imagen es
  idéntica al original. (Utilizado para el
  escaneado bitonal)
• Compresión con pérdida compensa o desecha
  información menos importante basada en un
  entendimiento de la percepción visual. (Utilizado
  para el escaneado tonal).

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6. OCR

• OCR (Optical Character recognition) Software
  de reconocimiento óptico de caracteres.
• Convierte una documento escaneada en texto.

• Ventajas
• Posibilita las búsquedas a texto libre por todo
  el texto del documento.
• Indización automática puede directamente
  capturar información del texto.
• Se puede manipular, corregir o insertar
  comentarios, como a cualquier documento de texto
  normal.

• Inconvenientes
• Tiene muchas limitaciones.
• No reconoce documentación escrita, o por lo menos
  en bajo porcentaje.
• Necesita un tiempo de entrenamiento bastante
  importante.
• El nivel de éxito no es muy alto incluso con
  softwares muy potentes.

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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Proceso de Digitalización
1. Preparación de los Documentos
4. Grabación de las imágenes
2. Proceso de Escaneado
3. Indización de los Documentos
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1. Preparación de los documentos

• En esta fase se deben realizar fundamental estas
  dos tareas
• Limpiar los documentos de elementos externos y
  acomodarlos para poder ser escaneados
• Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas,
  etc.
• Desdoblar los documentos.
• Separar los documentos por lotes para ser
  procesados más fácilmente. Los criterios para
  separar los documentos pueden ser
• Tamaños y formatos
• Características de los documentos como por
  ejemplo, el color o si están impresos o
  manuscritos.
• Resoluciones

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2. Proceso de Digitalización

• Escaneado de los documentos
• Los documentos se introducen en las unidades de
  captura (caso de escáner de alto volumen)
• Se supervisa que la entrada de documentos se haga
  de una forma correcta.
• Se revisa la calidad con la que salen las
  imágenes que se van procesando.
• Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los
  documentos en su estado original.
• Tratamiento de la imágenes por medio de software
  especializados. Estos softwares permiten
• Visualizar las una imágenes ya digitalizadas.
• Manipular las imágenes ya sea para mejorar su
  calidad, modificar su contenido o cambiar su
  apariencia. Las parametrizaciones habituales son
• Formato de la imagen Resolución o tamaño que se
  quiere conseguir.
• Color de la imagen B/N, color o escala de
  grises.
• Página a doble cara o sencilla, etc.

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3. Indización de los Documentos

• Una vez digitalizadas las imágenes, lo más
  habitual es someterlas a un proceso de
• indización. Existen varios fundamentalmente tres
  formas de indizar
• Indización manual una vez que la imagen ha sido
  procesada, se sacan los términos clave por los
  que luego va a ser recuperado el documento.
• Captura de índices de forma automática se
  entrena al escáner para que capture algunos
  términos que siempre se encuentran en el mismo
  lugar de la páginas (muy útil en formularios).
  Para esto hay que someter los documentos a un
  OCR.
• Marcadores Sólo en el caso de que la imagen se
  encuentre en formato PDF. Este sistema te permite
  poner un marcadores en las palabras por las que
  se quiere recuperar el documento.

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4. Grabación de las imágenes

• El dispositivo de grabación se elegirá en función
  de
• Uso posterior de las imágenes
• Frecuencia con la que se vayan a consultar las
  imágenes
• Volumen de documentos escaneados y peso de los
  mismos.
• Tipo de acceso que se desea tener on line / off
  line.
• Los dispositivos más utilizados son
• CD-ROM
• DVD
• Cintas magnéticas
• Servidores

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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Tipos de Escáner
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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Tipología de Documentos
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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

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Fotografía Digital

• Entendemos por Fotografía Digital aquellas
  tomadas con cámaras digitales.
• Tiene gran aceptación por parte de los
  profesionales.

VENTAJAS
INCONVENIENTES

• Es una tecnología relativamente inmadura.
• La calidad es suficiente para la mayoría de los
  trabajos profesionales pero es inferior a la que
  se puede conseguir con materiales químicos.

• El formato digital se basa en el almacenamiento
  de la imagen mediante dígitos.
• Se mantendrá inalterable a lo largo del tiempo.
• La reproducción puede ser repetida tantas veces
  como se desee.
• Los duplicados son de la misma calidad que los
  originales.
• Se pueden realizar retoques informáticos.

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Agenda

• Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
• Digitalización.
• Aspectos Fundamentales
• Proceso de digitalización
• Tipos de Escáner.
• Tipología de documentos.
• Fotografía Digital.
• Conclusiones

38
Conclusiones

• La digitalización es una herramienta muy útil
  dentro de un Sistema de Gestión Documental.
• Para llevar a cabo la digitalización es
  necesario realizar un estudio previo que nos
  permita saber
• - Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de
  documentos, tamaños, etc.)
• - Cómo lo vamos a digitalizar (resolución,
  formato, calidad, etc.)
• - Para qué vamos a digitalizar (acceso más
  rápido, archivado menos costoso, etc.)

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Conclusiones

• Los principales beneficios de la digitalización
  son
• - Acceso mucho más rápido a la documentación.
• - Ahorro de espacio físico en las oficinas.
• - Copia de la documentación original,
  inalterable a lo largo del tiempo.
• La digitalización es un proceso costoso y
  complicado ya que requiere de una buena
  tecnología software y hardware.

40
(No Transcript)